SALINAN DOKUMEN TERKAWAL PROSEDUR KUALITI OPERASI
PERANCANGAN DAN PROMOSI PROGRAM
: PK. UITM.FSSR.(0).04
No. Keluaran
: 02
No. Pindaan
: 02
Tarikh Kuatkuasa
: 22/09/2013
Muka Surat
: 1/11
W AL
FSSR
No. Rujukan
N AN
D
O
KU
M EN
TE
R
KA
PROSEDUR PERANCANGAN DAN PROMOSI PROGRAM PK.UiTM.FSSR.(O).04
Disediakan oleh
Diluluskan oleh
En. Danuri Sakijan
Dr. Arba’iyah Ab Aziz
Prof. Dr. Hj. D’zul Haimi Md. Zain (A.I.S)
Pengerusi Misi Akademik FSSR
Timbalan Dekan FSSR (Akademik)
Dekan FSSR
12/01/2016
12/01/2016
12/01/2016
SA
LI
T/tangan
Disemak oleh
Nama
Jawatan Tarikh
1
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL PROSEDUR KUALITI OPERASI
PERANCANGAN DAN PROMOSI PROGRAM
FSSR
No. Rujukan
: PK. UITM.FSSR.(0).04
No. Keluaran
: 02
No. Pindaan
: 02
Tarikh Kuatkuasa
: 22/09/2013
Muka Surat
: 2/11
REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL
W AL
Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang
KA
dinyatakan .
MUKA SURAT DIPINDA Muka surat 5
01/09/13
02
4
5
01/09/13
02
4
5
01/09/13
02
5
6
01/09/13 01/09/13
02 02
6 6
01/09/13
02
SA
Diluluskan
surat
digital dimasukkan
KU
M EN
Muka
Pindaan pada definisi Promosi. Pindaan pada definisi Misi Akademik. Penambahan definisi Unit Komunikasi Korporat. Pindaan dalam format singkatan yang digunakan. Pindaan pada tindakan JMA. Penambahan tanggungjawab dan tindakan Unit Komunikasi Korporat. Penambahan jumlah lampiran: Carta Alir. Tarikh dan Tanda tangan
7 7
O
N AN 02
LI
12/01/16
8
Ringkasan Pindaan
R
No. Para 4
TE
01/09/13
No. Pindaan 02
D
Tarikh
11
hadapan
2
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
PERANCANGAN DAN PROMOSI PROGRAM
FSSR
No. Rujukan
: PK. UITM.FSSR.(0).04
No. Keluaran
: 02
No. Pindaan
: 02
Tarikh Kuatkuasa
: 22/09/2013
Muka Surat
: 3/11
W AL
PROSEDUR KUALITI OPERASI
ISI KANDUNGAN Objektif
2.
Skop
3.
Dokumen Rujukan
4.
Definisi
5.
Singkatan
6.
Tanggungjawab dan Tindakan
7.
Rekod Kualiti
8.
Lampiran
4 4
4-5 5 6 7-10 10 11
SA
LI
N AN
D
O
KU
M EN
TE
R
KA
1.
MUKA SURAT
3
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL PROSEDUR KUALITI OPERASI
: PK. UITM.FSSR.(0).04
No. Keluaran
: 02
No. Pindaan
: 02
Tarikh Kuatkuasa
: 22/09/2013
Muka Surat
: 4/11
W AL
PERANCANGAN DAN PROMOSI PROGRAM
FSSR
No. Rujukan
1. OBJEKTIF
KA
Prosedur ini bertujuan untuk memberi garis panduan dalam merancang promosi
R
program, menyediakan jadual promosi dan melaksanakan promosi mengikut
TE
ketetapan yang telah diluluskan bagi memastikan Sistem Pengurusan Kualiti Fakulti dikenali dan dimanfaatkan oleh orang awam dalam menjalankan peranan sebagai
M EN
gerbang utama (gateway) penyebaran maklumat.
KU
2. SKOP
O
Prosedur ini digunapakai oleh staf Fakulti semasa merancang, menyedia dan
N AN
D
melaksanakan program promosi dengan menepati Sistem Pengurusan Kualiti.
SA
LI
3. DOKUMEN RUJUKAN
Bil
No. Rujukan
Jenis
3.1
MK.UiTM.FSSR.01
Manual Kualiti
3.2
Perkara 7.0
Pengzahiran Produk
3.2
Seksyen 7.2.1
Penentuan keperluan yang berkaitan dengan produk 4
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL PROSEDUR KUALITI OPERASI
PERANCANGAN DAN PROMOSI PROGRAM
FSSR
Perkara 7.2.3
: PK. UITM.FSSR.(0).04
No. Keluaran
: 02
No. Pindaan
: 02
Tarikh Kuatkuasa
: 22/09/2013
Muka Surat
: 5/11
Komunikasi dengan pelanggan
W AL
3.3
No. Rujukan
Promosi
:
R
4.1
KA
4. DEFINISI
TE
Promosi adalah program untuk memperkenalkan misi akademik fakulti melalui aktiviti-aktiviti seperti lawatan akademik ke sekolah, pameran, roadshow,
M EN
demonstrasi hasilan seni dan hebahan (melalui media cetak dan elektronik, laman web, direktori, prospektus). Misi Akademik Fakulti
:
KU
4.2
Misi Akademik Fakulti melaksanakan promosi program akademik melalui aktiviti-
D
O
aktiviti peringkat Universiti dan Kementerian Pendidikan seperti “Selangkah ke UiTM”, “Jom masuk ‘U’” dan sesi taklimat akademik dan kerjaya secara berkala.
N AN
Selain itu, Misi Akademik Fakulti juga turut melaksanakan promosi di atas permintaan/permohonan daripada pihak luar melalui Fakulti dengan kerjasama
SA
LI
pihak Galeri Seni Nur Zahirah. 4.3
Unit Komunikasi Korporat
:
Unit Komunikasi Korporat membantu di dalam hal ehwal perlaksanaan program Fakulti atas arahan Dekan fakulti khasnya dari segi hebahan maklumat.
5
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL PROSEDUR KUALITI OPERASI
: PK. UITM.FSSR.(0).04
No. Keluaran
: 02
No. Pindaan
: 02
Tarikh Kuatkuasa
: 22/09/2013
Muka Surat
: 6/11
W AL
PERANCANGAN DAN PROMOSI PROGRAM
FSSR
No. Rujukan
KA
5. SINGKATAN UiTM
: Universiti Teknologi Mara
5.2
FSSR
: Fakulti Seni Lukis dan Seni Reka
5.3
JMA
: Jawatankuasa Misi Akademik
5.4
KoKK
: Koordinator Unit Komunikasi Korporat
5.5
UKK FSSR
: Unit Komunikasi Korporat Fakulti Seni Lukis dan Seni
PrG
5.8
JK UKK FSSR
O
5.7
: Jabatan Komunikasi Korporat : Pereka Grafik / Penolong Grafik / Pelukis Grafik
D
JKK
: Ahli Jawatan Kuasa Komunikasi Korporat Fakulti Seni Lukis dan Seni Reka
SA
LI
N AN
5.6
KU
Reka
M EN
TE
R
5.1
6
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
PERANCANGAN DAN PROMOSI PROGRAM
FSSR
No. Rujukan
: PK. UITM.FSSR.(0).04
No. Keluaran
: 02
No. Pindaan
: 02
Tarikh Kuatkuasa
: 22/09/2013
Muka Surat
: 7/11
W AL
PROSEDUR KUALITI OPERASI
6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
KA
Misi Akademik – Tanggungjawab dan Tindakan
Tanggungjawab JMA
Tindakan
1. Merancang jadual untuk melaksanakan aktiviti promosi
TE
seperti yang ditetapkan.
R
6.1
2. Melaksanakan/memenuhi penjadualan promosi seperti :
M EN
a. Mengenal pasti aktiviti, tarikh, tempat dan produk yang dipromosi bersesuaian dengan kumpulan pelanggan sasaran melalui: agihan tugas, jadual promosi dan
KU
jemputan/ demonstrasi dan pameran.
O
3. Menyediakan anggaran kos berdasarkan aktiviti yang
D
dirancang.
N AN
4. Menyediakan bahan-bahan promosi seperti risalah, pen dan buku nota.
SA
LI
5. Mengenal pasti maklumat yang tepat dan terkini.
Setiausaha JMA
6. Melantik Ahli Jawatan Kuasa / petugas. 7. Menyediakan jadual bertugas. 8. Mengadakan mesyuarat dan mendapatkan pengesahan mesyuarat serta kelulusan Dekan.
9. Memohon peruntukan pembelian peralatan, bahan-bahan pameran dan sediakan borang PB, borang kenderaan, peruntukan makan (petugas) dan TAPA (Tabung Amanah Pelajar).
JMA
10. Menjalankan aktiviti promosi yang dirancang seperti penyediaan booth dan peralatan. 7
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL PROSEDUR KUALITI OPERASI
PERANCANGAN DAN PROMOSI PROGRAM
FSSR
No. Rujukan
: PK. UITM.FSSR.(0).04
No. Keluaran
: 02
No. Pindaan
: 02
Tarikh Kuatkuasa
: 22/09/2013
Muka Surat
: 8/11
11. Melaksanakan tugas berdasarkan jadual seperti yang
W AL
ditentukan. 12.Menyediakan laporan keberkesanan hasil promosi untuk dibentangkan dalam Mesyuarat Post-Mortem seperti berikut: maklumat dan reka bentuk.
KA
a. Semak bahan promosi yang bercetak mengikut kerepatan
R
b. Semak bahan-bahan persembahan sama ada bertepatan
TE
dengan maklumat serta mengikut garis panduan yang
M EN
bersesuaian dengan aktiviti promosi pada masa hadapan. c. Kenal pasti jenis-jenis aktiviti dan nilai tambah yang perlu diberi fokus pada masa hadapan.
KU
13.Menilai keberkesanan hasil promosi melalui petunjukpetunjuk perbandingan semasa promosi berjalan. 14. Menyediakan laporan penilaian dan membentangkan kepada
O
Pengerusi JMA
SA
LI
N AN
D
Dekan Fakulti.
8
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL PROSEDUR KUALITI OPERASI
No. Keluaran
: 02
No. Pindaan
: 02
Tarikh Kuatkuasa
: 22/09/2013
Muka Surat
: 9/11
KA
Unit Komunikasi Korporat
Tanggungjawab
1. Memantau keperluan penyelenggaraan dan penambahbaikan laman web fakulti.
R
KoKK
Tindakan
TE
6.2
: PK. UITM.FSSR.(0).04
W AL
PERANCANGAN DAN PROMOSI PROGRAM
FSSR
No. Rujukan
2. Mengenalpasti aktiviti promosi / program fakulti.
M EN
3. Mendapatkan maklumat aktiviti promosi / program:a) Aktiviti / Tarikh / Tempat / Masa b) Konsep
KU
c) VIP
4. Membantu dalam mereka bentuk, penyelenggaraan dan
O
PrG
D
penambahbaikan laman web fakulti.
N AN
5. Mengenalpasti keperluan khidmat rekaan grafik bagi tujuan hebahan (Borang Khidmat Rekaan Grafik).
SA
LI
6. Merekabentuk bahan-bahan yang diperlukan seperti banner, bunting, risalah, cenderahati & sijil.
7. Mendapatkan kelulusan Dekan untuk setiap rekaan yang dicadangkan. 8. Membentangkan rekaan yang telah diluluskan oleh Dekan bagi sebarang penambahbaikan sebelum dihebahkan melalui:a) Media elektronik : Laman Web Fakulti, e-mel, dsb. b) Media cetak
KoKK
9. Mengenalpasti keperluan sidang akhbar aktiviti / program. 10. Mencadangkan cenderahati korporat fakulti. 11. Menghubungi JKK bagi tujuan sidang akhbar. 9
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL PROSEDUR KUALITI OPERASI
PERANCANGAN DAN PROMOSI PROGRAM
FSSR
No. Rujukan
: PK. UITM.FSSR.(0).04
No. Keluaran
: 02
No. Pindaan
: 02
Tarikh Kuatkuasa
: 22/09/2013
Muka Surat
: 10/11
12. Menyediakan kit media aktiviti / program dan menyerahkan kit
W AL
media kepada AJK yang berkenaan. 13. Mengenalpasti AJK yang ditugaskan untuk menyediakan teks ucapan.
KA
14. Mendapatkan, mengedit teks ucapan serta mendapatkan kelulusan Dekan sebelum diserahkan kepada pegawai yang
R
bertanggungjawab:-
TE
a) Pengerusi Aktiviti / Program
M EN
b) PA VIP
15. Menyediakan kompilasi media bercetak untuk diserahkan kepada Pengerusi sebagai laporan akhir. 17. Bertindak sebagai wakil UKK di peringkat jabatan.
D
O
JK KK FSSR
KU
16. Menyimpan satu salinan bagi simpanan UKK.
Fail Pameran/ Promosi
Lokasi 100-FSSR (PT.8/6)
Tempoh 5 tahun
SA
7.1
Jenis Rekod
LI
Bil
N AN
7.REKOD KUALITI
10
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL PROSEDUR KUALITI OPERASI
No. Keluaran
: 02
No. Pindaan
: 02
Tarikh Kuatkuasa
: 22/09/2013
Muka Surat
: 11/11
KA
LAMPIRAN
8.1
Minit Mesyuarat
Lampiran 1
8.2
Laporan Penilaian
8.3
Risalah jabatan/ fakulti
8.4
Carta Alir
R
Lampiran 2 Lampiran 3
TE
8.
: PK. UITM.FSSR.(0).04
W AL
PERANCANGAN DAN PROMOSI PROGRAM
FSSR
No. Rujukan
M EN
Lampiran 4
I. Carta Alir Proses Perancangan dan Promosi
KU
II. Carta Alir Pelaksanaan Promosi / Publisiti Program (Tanggungjawab Unit
O
Komunikasi Korporat)
D
III. Carta Alir Penyediaan Teks Ucapan
N AN
(Tanggungjawab Unit Komunikasi Korporat)
IV. Carta Alir Perhubungan Awam
SA
LI
(Tanggungjawab Unit Komunikasi Korporat)
V. Carta Alir Penyelenggaraan Laman Web
VI. Carta Alir Proses Bahan Bercetak VII. Carta Alir Penyelenggaraan Cenderahati
11
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
Lampiran 8.4.1: CARTA ALIR PROSES PERANCANGAN DAN PROMOSI Tanggung jawab
Carta Alir Proses
Proses Kerja
Rekod
MULA Penyediaan awal : Rancang aktiviti program
Sediakan penjadualan, guna 2 minggu tenaga khidmat, alatan dan
JMA
Kertas kerja
KA
produk yang dipohon.
Kertas kerja
W AL
JMA
Sediakan anggaran kos aktiviti. Kertas kerja
JMA
Sediakan bahan-bahan promosi yang mencukupi.
M EN
TE
R
JMA
2 minggu Memastikan bahan maklumat yang tepat dan mencukupi.
KU
JMA
O
JMA
JMA JMA
D
Panggil mesyuarat. Jemput Dekan/TD untuk hadir 2 minggu bersama.
N LI
SA
JMA
AN
JMA JMA
Lantikan petugas
7 hari
3 hari
Kertas kerja
Kertas kerja
Surat lantikan Surat jemputan & minit mesyuarat
Mohon peruntukan dan sediakan Borang Permohonan
Borang Borang Permohonan
Jalankan aktiviti yang dirancang.
Gambar
Adakan post-mortem
Minit mesyuarat
Laporan penilaian kepada Dekan
Laporan bertulis
SELESAI
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
Lampiran 8.4.2: CARTA ALIR PELAKSAAN PROMOSI / PUBLISITI PROGRAM (TANGGUNG JAWAB UNIT KOMUNIKASI KORPORAT) Tanggun g jawab
Carta Alir Proses
Proses Kerja
Rekod
Mendapatkan maklumat dan perincian program 14 hari
R
PrG
O
KU
JKK / UP
D
JKK / UP
SA
LI
N
AN
JKK / UP
7 hari
7 hari
Kertas kerja Borang Khidmat Grafik FSSR
Semakan
Dokumen maklum balas (e-mel rasmi)
TE
14 hari
Kertas kerja
Mendapatkan khidmat rekaan grafik
M EN
KoKK / JK KK FSSR
JKK / UP / KoKK / JK KK FSSR
Menentukan bahan promosi dan publisiti
KA
KoKK / JK KK FSSR
W AL
MULA
Kelulusan oleh KoKK / JK KK FSSR Membuat permohonan / menghantar rekaan dan spesifikasi
Borang JKK – BPW/UiTM/JKK bil (1) 2013 / Sebut harga oleh UP
Semakan Permohonan diluluskan Bahan publisiti dipamerkan dan dikumpulkan oleh JK KK FSSR bagi tujuan kompilasi SELESAI
Dokumen maklum balas (e-mel rasmi) dan bahan publisiti / promosi
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
Lampiran 8.4.3: CARTA ALIR PENYEDIAAN TEKS UCAPAN (TANGGUNG JAWAB UNIT KOMUNIKASI KORPORAT) Tanggung jawab
Carta Alir Proses
Proses Kerja
Rekod
KoKK
Mengenalpasti & mendapatkan teks ucapan
Kertas kerja
KA
14 hari
W AL
MULA
Suntingan oleh PTJ
Draf teks ucapan
KoKK
Semakan oleh KoKK
M EN
14 hari
TE
R
KoKK / PTJ
KU
KoKK
D
O
KoKK/ JK KK FSSR
SA
LI
N
AN
KoKK/ JK KK FSSR
3 hari
Draf teks ucapan
Kelulusan KoKK
Draf teks ucapan
Serahan kepada Pengerusi JK program dan PA VIP
Draf teks ucapan
Kompilasi SELESAI
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
Lampiran 8.4.3: CARTA ALIR PERHUBUNGAN AWAM (TANGGUNG JAWAB UNIT KOMUNIKASI KORPORAT) Tanggung jawab
Carta Alir Proses
Proses Kerja
Rekod
MULA
14 hari
Menyediakan kit media
Kit media / kertas kerrja
14 hari
Kit media
Kelulusan oleh Dekan Kit media / KoKK
M EN
Dekan / Tim. Dekan /KoKK
Semakan
TE
Dekan / Tim. Dekan /KoKK
R
KA
KoKK
Dokumen rasmi (e-mel)
W AL
KoKK / JKK
Menghubungi JKK dan menyerahkan ringkasan maklumat program
7 hari
KU
KoKK / JK KK FSSR
SA
LI
N
AN
D
O
KoKK / JK KK FSSR
Menyerahkan kit media kepada pihak media
Kit media
Kompilasi
Kit media
SELESAI
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
Lampiran 8.4.5: CARTA ALIR PENYELENGGARAAN LAMAN WEB Tanggung jawab
Carta Alir Proses
Proses Kerja
Rekod
MULA
14 hari
Website Standard Checklist / ver. 3 / 5 April 2010
Cadangan penambahbaikan
Borang Khidmat Grafik FSSR
Semakan (jika perlu)
M EN
PrG / KoKK
TE
14 hari
R
KA
KoKK / JK KK FSSR
Pemantauan (setiap 3 bulan)
W AL
KoKK
KoKK
Dokumen maklumbalas (e-mel rasmi)
Kelulusan KoKK
Dokumen maklumbalas (e-mel rasmi)
Dimuatnaik
Laman web
KU
3 hari
SA
LI
N
AN
D
O
PrG / KoKK/ JK KK FSSR
SELESAI
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
Lampiran 8.4.6: CARTA ALIR PROSES BAHAN BERCETAK Tanggung jawab
Carta Alir Proses
Proses Kerja
Rekod
MULA
14 hari
Menentukan konsep / idea / isi
14 hari
M EN
TE
UP/JMA/KoK K/JK KK FSSR
Khidmat rekaan grafik Draf rekaan / Borang Khidmat Grafik FSSR Semakan / Rundingan
R
PrG / JK KK FSSR
Sebut harga
KA
Mendapatkan sebut harga mengikut spesifikasi rekaan
UP
Kertas kerja
W AL
JMA / KoKK / JK KK FSSR
Dekan
KU
Kelulusan Dekan
30 hari
O
UP
SA
LI
N
AN
D
JMA/KoKK/J K KK FSSR
Draf rekaan / Borang Khidmat Grafik FSSR
Percetakan Serahan bahan bercetak SELESAI
Bahan bercetak
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
Lampiran 8.4.5: CARTA ALIR PENYEDIAAN CENDERAHATI Tanggung jawab
Carta Alir Proses
Proses Kerja
Rekod
MULA
KoKK / pembekal KoKK / Pembekal
30 hari
Lakaran /Model/Mock up
Mendapatkan sebut harga mengikut spesifikasi rekaan
Sebut harga
W AL
30 hari
Menentukan konsep / idea / isi
Sebut harga & spesifikasi
TE
R
Rundingan
KA
KoKK / PrG
Kelulusan oleh Dekan Surat kelulusan
M EN
Dekan
30 hari
Pembekal
SA
LI
N
AN
D
O
KU
KoKK/JK KK FSSR
Proses penghasilan
Borang Pembelian
Borang Serahan kepada UKK penerimaan SELESAI
