OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT NAIB CANSELOR UPM/OPR/PNC-PPK/P001 PROSEDUR PENGURUSAN MAJLIS RASMI UNIVERSITI
1.0
Halaman: 1/14 No. Semakan: 02 No. Isu: 02 Tarikh: 14/08/2011
TUJUAN Prosedur ini menerangkan kaedah pengurusan Majlis Rasmi Universiti Putra Malaysia yang dikendalikan oleh Pejabat Pemasaran dan Komunikasi.
2.0
SKOP
KA
DOKUMEN RUJUKAN
Tajuk Dokumen/ Edisi/ Tahun
-
-Protokol Di Malaysia Tradisi & Amalan/2001 (terkini)
-
AK
TE
R
Nombor Dokumen
TI
D
-Manual Pengurusan Majlis UPM
KU
M
EN
-
O
-
D
3.0
W
AL
Prosedur ini merangkumi aktiviti perancangan, pelaksanaan, pemantauan dan penambahbaikan untuk pengurusan semua majlis rasmi Universiti Putra Malaysia iaitu termasuklah majlis rasmi umum, majlis syarahan inaugural dan majlis menandatangani MoU/MoA yang dikendalikan oleh PPK
-Minit Mesyuarat Pihak Pengurusan UPM ke-260, pada 18 April 2007 [Minit 260.09 (B)]; Bahan Penerbitan bagi Majlis Rasmi UPM -Minit Mesyuarat Pihak Pengurusan UPM ke-265, pada 13 Jun 2007 [Minit 265.09 (B)]; Perlaksanaan Program Menandatangani Memorandum Persefahaman antara UPM dan Kementerian Pertanian dan Industri Asas Tani
-
-Garis Panduan Pengurusan Persidangan, Bengkel, Simposium, Seminar dan Kolokium
-
-Petikan Catatan Mesyuarat Khas Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) Jemaah Dekan
OPR/PNC-PPK/GP01/MAJLIS RASMI OPR/PNC-PPK/GP02/INAUGURAL OPR/PNC-PPK/GP03/MoUMoA OPR/PNC-PPK/AK01
- Garis Panduan Majlis Rasmi Universiti (Umum) - Garis Panduan Majlis Syarahan Inaugural - Garis Panduan Majlis Menandatangani MoU/MoA - Arahan Kerja Publisiti dan Media
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT NAIB CANSELOR UPM/OPR/PNC-PPK/P001 PROSEDUR PENGURUSAN MAJLIS RASMI UNIVERSITI
4.0
Halaman: 2/14 No. Semakan: 02 No. Isu: 02 Tarikh: 14/08/2011
TERMINOLOGI DAN GLOSARI : Lembaga Pengarah Universiti : Jawatankuasa Pengurusan Universiti
LPU JPU PPK
: Naib Canselor : Pejabat Pemasaran dan Komunikasi
Ketua Entiti
: Pengarah/ Timbalan Pengarah/ Ketua Bahagian
PT
: Pegawai Tadbir
PgKNC
: Pegawai Khas Naib Canselor
PTJ
: Pusat Tanggungjawab
KPTJ
: Ketua Pusat Tanggungjawab
PTPTJ
: Pegawai Tadbir Pusat Tanggungjawab
KPTM
: Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia
MoU
: Memorandum Persefahaman
MoA
: Memorandum Perjanjian
TI
D
AK
TE
R
KA
W
AL
NC
: : Merujuk kepada semua majlis rasmi Universiti Putra Malaysia iaitu majlis rasmi umum, majlis syarahan inaugural dan majlis menandatangani MoU/MoA yang dikendalikan oleh Pejabat Pemasaran dan Komunikasi melibatkan Canselor, Pro Canselor, Lembaga Pengarah Universiti, Pihak Pengurusan Universiti, Menteri Kabinet dan Orang Kenamaan sama ada di dalam atau di luar kampus.
D
O
KU
M
EN
Majlis Rasmi
5.0
TANGGUNGJAWAB Ketua Entiti/PT/KPTJ/PTPTJ bertanggungjawab menentukan prosedur ini dilaksanakan semasa mengendalikan Majlis Rasmi Universiti Putra Malaysia. Sesiapa yang mengendalikan Majlis Rasmi Universiti Putra Malaysia bertanggungjawab mematuhi prosedur ini.
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT NAIB CANSELOR UPM/OPR/PNC-PPK/P001 PROSEDUR PENGURUSAN MAJLIS RASMI UNIVERSITI 6.0
CARTA ALIR
7.1 Mula
KA
TE
R
7.3 Rancang Majlis
W
AL
7.2 Kenal Pasti Majlis
TI
7.5 Pindaan? Ya
KU
D
Ya
7.8 Laksanakan Raptai
O
7.7 Setuju?
Tidak
M
EN
7.6 Runding Pindaan
D
AK
7.4 Buat Persediaan Majlis
Tidak
7.9 Tepati Perancangan? Tidak Ya 7.11 Laksana Majlis
7.12 Sediakan Laporan
7.13 Tamat
7.10 Tindakan Pembetulan
Halaman: 3/14 No. Semakan: 02 No. Isu: 02 Tarikh: 14/08/2011
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT NAIB CANSELOR UPM/OPR/PNC-PPK/P001 PROSEDUR PENGURUSAN MAJLIS RASMI UNIVERSITI 7.0
Halaman: 4/14 No. Semakan: 02 No. Isu: 02 Tarikh: 14/08/2011
PROSES TERPERINCI Tindakan
Tanggungjawab
7.1
Mula
7.2
Kenal Pasti Majlis 7.2.1 Majlis Rasmi Universiti (Umum)
Ketua Entiti/ PTPPK/ KPTJ/ PTPTJ
KA
Rancang Majlis Ketua Entiti/ 7.3.1 Majlis Rasmi Universiti (Umum). Rujuk Garis PTPPK/ KPTJ/ PTPTJ Panduan Majlis Rasmi Universiti Umum (OPR/PNCPPK/GP01/MAJLIS RASMI)
AK
TE
R
7.3
W
7.2.3 Majlis Menandatanggani MoU/MoA
AL
7.2.2 Majlis Syarahan Inaugural
EN
TI
D
7.3.2 Majlis Syarahan Inaugural. Rujuk Garis Panduan Majlis Syarahan Inaugural (OPR/PNCPPK/GP02/INAUGURAL)
Buat Persediaan Majlis Ketua Entiti/ (Sila gunakan Borang Laporan Penilaian Majlis Rasmi Universiti PTPPK/ KPTJ/ PTPTJ (Post Mortem) – OPR/PNC-PPK/BR03/POST MORTEM yang bersesuaian untuk dijadikan sebagai panduan)
D
7.4
O
KU
M
7.3.3 Majlis Menandatanggani MoU/MoA. Rujuk Garis Panduan Majlis MoU/MoA (OPR/PNCPPK/GP03/MoUMoA)
7.4.1 Buat persediaan majlis mengikut senarai semak; i) Senarai Semak Majlis Rasmi Umum (OPR/PNC-PPK/SS01/UMUMMoAMoA) ii) Senarai Semak Majlis Syarahan Inaugural (OPR/PNC-PPK/SS02/INAUGURAL) iii) Senarai Semak Buku Program (OPR/PNC-PPK/SS04/BP) (jika buku program disemak oleh PPK) iv) Senarai Semak Atur Acara (OPR/PNC-PPK/SS05/AC) (jika atur cara majlis disemak oleh PPK)
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT NAIB CANSELOR UPM/OPR/PNC-PPK/P001 PROSEDUR PENGURUSAN MAJLIS RASMI UNIVERSITI
Halaman: 5/14 No. Semakan: 02 No. Isu: 02 Tarikh: 14/08/2011
7.4.2 Sekiranya majlis melibatkan media sila rujuk Arahan Kerja Publisiti dan Media (OPR/PNCPPK/AK01) 7.5
Ada Pindaan?
Ketua Entiti/ PTPPK/ KPTJ/ PTPTJ
7.5.1 Jika Ya, ikut langkah 7.6 7.5.2 Jika Tidak, ikut langkah 7.8
AL
Runding Pindaan
W
7.6
Ketua Entiti/ PTPPK/ KPTJ/ PTPTJ
D
Setuju?
TI
7.7
AK
TE
R
KA
7.6.1 Lakukan perundingan berkaitan pindaan yang hendak dibuat. Contoh: i) Pindaan terhadap tarikh majlis ii) Pertukaran tempat majlis
Ketua Entiti/ PTPPK/ KPTJ/ PTPTJ
EN
7.7.1 Jika Ya, ikut langkah 7.3
Laksanakan Raptai
D
O
7.8
KU
M
7.7.2 Jika Tidak, ikut langkah 7.13 Ketua Entiti/ PTPPK/ KPTJ/ PTPTJ
Sediakan buku gerak kerja pentadbiran untuk melaksanakan raptai, sila rujuk garis panduan penyediaan buku gerak kerja pentadbiran dengan menggunakan Manual Pengurusan Majlis UPM 7.9
Tepati Perancangan?
Ketua Entiti/ PTPPK/ KPTJ/ PTPTJ
7.9.1 Jika Ya, ikut langkah 7.11 7.9.2 Jika Tidak, ikut langkah 7.10 7.10
Tindakan Pembetulan 7.10.1 Tentukan dan ambil tindakan pembetulan mengikut masa yang bersesuaian. Di antara tindakan pembetulan ialah:
Ketua Entiti/ PTPPK/ KPTJ/ PTPTJ
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT NAIB CANSELOR UPM/OPR/PNC-PPK/P001 PROSEDUR PENGURUSAN MAJLIS RASMI UNIVERSITI
Halaman: 6/14 No. Semakan: 02 No. Isu: 02 Tarikh: 14/08/2011
i) Pengacara Majlis menarik diri di saat akhir, dapatkan khidmat pengacara majlis universiti yang lain. ii) Tetamu Kehormat tidak hadir, dapatkan wakil dan ubah susunan tetamu mengikut susunan keutamaan. Isikan borang laporan pembetulan majlis rasmi universiti selepas membuat tindakan pembetulansekiranya berkaitan Borang Laporan Pembetulan Majlis Rasmi Universiti (OPR/PNCPPK/BR01/PEMBETULAN).
Laksana Majlis
KA
7.11
W
AL
7.10.2
Sediakan Laporan
Mesyuarat Post Mortem hendaklah dijalankan (jika perlu) oleh penganjur. Laporan Post Mortem perlu menggunakan Borang Laporan Penilaian Majlis Rasmi Universiti (Post Mortem) OPR/PNCPPK/BR02/POST MORTEM
7.12.1
D
O
KU
M
EN
7.12.1
TI
D
7.12
AK
TE
R
7.11.1 Uruskan majlis mengikut susunan dalam Buku Gerak Kerja Pentadbiran.
Semua pihak yang terlibat
7.12.2
7.13
Tamat
Sekiranya majlis tersebut dikendalikan sepenuhnya oleh PPK dapatkan maklum balas daripada tetamu dengan mengedarkan Borang Kajian Kepuasan Pelanggan bagi Majlis Rasmi Universiti (OPR/PNCPPK/BR03/PELANGGAN). Sekiranya majlis tersebut di bawah tanggungjawab PTJ dan dibantu oleh PPK, dapatkan maklum balas daripada pelanggan (PTJ) dengan mengedarkan Borang Kajian Kepuasan Pelanggan (PTJ) bagi Majlis Rasmi Universiti (OPR/PNC-PPK/BR04/PTJ).
Ketua Entiti/ PTPPK/ KPTJ/ PTPTJ
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
No. Semakan: 02
PEJABAT NAIB CANSELOR UPM/OPR/PNC-PPK/P001
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN MAJLIS RASMI UNIVERSITI 8.0
Halaman: 7/14
Tarikh: 14/08/2011
REKOD KUALITI
Bil Kod Fail, Tajuk Fail, dan Senarai Rekod
Tanggungjawab Menyelenggara
PTPO
PT
O
KU
M
EN
W KA R TE AK
TI
D
UPM/OPR/PNC-PPK/P001/6.1 (MAJLIS) Senarai Semak Majlis Rasmi Universiti (OPR/PNCPPK/SS01/UMUMMoUMoA) Senarai Semak Buku Program (OPR/PNC-PPK/SS04/BP) (jika buku program disemak oleh PPK) Senarai Semak Atur Acara Majlis (OPR/PNC-PPK/SS05/AC (jika atur cara disemak oleh PPK) Buku program/ atur acara Buku gerak kerja pentadbiran Surat jemputan media (jika berkaitan) Senarai tetamu jemputan dan pengesahan kehadiran (jika jemputan dibuat oleh PPK) Teks ucapan final (jika berkaitan) Borang Laporan Pembetulan Majlis Rasmi Universiti sekiranya berkaitan (OPR/PNCPPK/BR01/PEMBETULAN) Borang Laporan Penilaian Majlis Rasmi Universiti (postmortem) (OPR/PNC-PPK/BR02/POST MORTEM)
AL
UPM/OPR/PNC-PPK/P001/6.1 (Aktiviti) (Nama Aktiviti)
D
1.
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail
Borang Kajian Kepuasan Pelanggan bagi Majlis Rasmi Universiti
Tempoh dan Tempat Simpanan 3 tahun / PPK
Kuasa Melupus
Ketua PTJ
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
No. Semakan: 02
PEJABAT NAIB CANSELOR UPM/OPR/PNC-PPK/P001
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN MAJLIS RASMI UNIVERSITI
W KA R
UPM/OPR/PNC-PPK/P001/10.1 Syarahan Inaugural
O
KU
M
EN
TI
D
AK
TE
PTPO
Senarai semak Majlis Syarahan Inaugural (OPR/PNCPPK/SS02/INAUGURAL) Buku program/ atur cara Buku gerak kerja pentadbiran Surat jemputan media (jika berkaitan) Borang Laporan Pembetulan Majlis Rasmi Universiti sekiranya berkaitan (OPR/PNCPPK/BR01/PEMBETULAN) Borang Laporan Penilaian Majlis Rasmi Universiti (postmortem) (OPR/PNCPPK/BR02/POST MORTEM) Borang Kajian Kepuasan Pelanggan (PTJ) bagi Majlis Rasmi Universiti (OPR/PNC-PPK/BR04/PTJ) Salinan buku syarahan inaugural Lain-lain yang berkaitan
D
2.
Tarikh: 14/08/2011
AL
(OPR/PNCPPK/BR03/PELANGGAN ) (jika majlis dikendalikan sepenuhnya oleh PPK) Borang Kajian Kepuasan Pelanggan (PTJ) bagi Majlis Rasmi Universiti (OPR/PNC-PPK/BR04/PTJ) (jika majlis dibantu oleh PPK) Lain-lain yang berkaitan
Halaman: 8/14
PT
3 tahun / PPK
Ketua PTJ
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
No. Semakan: 02
PEJABAT NAIB CANSELOR UPM/OPR/PNC-PPK/P001
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN MAJLIS RASMI UNIVERSITI UPM/OPR/PNC-PPK/P001/10.2 Syarahan Awam
PTPO
PT
O
KU
M
EN
W KA R TE AK
TI
D
(OPR/PNC/PPK/SS01/UMUMMoU MoA) Senarai Semak Buku Program (OPR/PNC-PPK/SS04/BP) (jika buku program disemak oleh PPK) Senarai Semak Atur Cara Majlis (OPR/PNC-PPK/SS05/AC (jika atur cara disemak oleh PPK) Buku program/ atur cara Buku gerak kerja pentadbiran Surat jemputan media (jika berkaitan) Senarai tetamu jemputan dan pengesahan kehadiran(jika jemputan dibuat oleh PPK) Teks ucapan final (jika berkaitan) Borang Laporan Pembetulan Majlis Rasmi Universiti sekiranya berkaitan (OPR/PNCPPK/BR01/PEMBETULAN) Borang Laporan Penilaian Majlis Rasmi Universiti (postmortem) (OPR/PNC-PPK/BR02/POST MORTEM)
AL
Senarai Semak Majlis Rasmi Universiti
D
3.
Borang Kajian Kepuasan Pelanggan bagi Majlis Rasmi Universiti (OPR/PNCPPK/BR03/PELANGGAN) (jika majlis dikendalikan sepenuhnya oleh PPK) Borang Kajian Kepuasan Pelanggan (PTJ) bagi Majlis
Halaman: 9/14
Tarikh: 14/08/2011
3 tahun / PPK
Ketua PTJ
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
Halaman: 10/14
PEJABAT NAIB CANSELOR UPM/OPR/PNC-PPK/P001
No. Semakan: 02 No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN MAJLIS RASMI UNIVERSITI
Tarikh: 14/08/2011
Rasmi Universiti (OPR/PNC-PPK/BR04/PTJ) (jika majlis dibantu oleh PPK) Lain-lain yang berkaitan
UPM/OPR/PNC-PPK/P001/13.1.2 Majlis MoU/MoA Dalam Negara
W KA R TE AK
D
TI
EN
M
KU
O
Borang Kajian Kepuasan Pelanggan bagi Majlis Rasmi Universiti (OPR/PNCPPK/BR03/PELANGGAN)
PT
AL
PTPO
Senarai Semak Majlis Rasmi Universiti (OPR/PNCPPK/SS01/UMUMMoUMoA) Senarai Semak Buku Program (OPR/PNC-PPK/SS04/BP) (jika buku program disemak oleh PPK) Senarai Semak Atur Acara Majlis (OPR/PNCPPK/SS05/AC) (jika atur cara disemak oleh PPK) Buku program/ atur acara Buku gerak kerja pentadbiran Surat jemputan media (jika berkaitan) Senarai tetamu jemputan dan pengesahan kehadiran (jika jemputan dibuat oleh PPK) Teks ucapan final (jika berkaitan) Borang Laporan Pembetulan Majlis Rasmi Universiti sekiranya berkaitan (OPR/PNCPPK/BR01/PEMBETULAN) Borang Laporan Penilaian Majlis Rasmi Universiti (postmortem) (OPR/PNC-PPK/BR02/POST MORTEM)
D
4.
3 tahun / PPK
Ketua PTJ
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
Halaman: 11/14
PEJABAT NAIB CANSELOR UPM/OPR/PNC-PPK/P001
No. Semakan: 02 No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN MAJLIS RASMI UNIVERSITI
Tarikh: 14/08/2011
KU
M
EN
UPM/OPR/PNCPPK/P001/13.2.2 Majlis MoU/MoA Luar Negara
O
Senarai Semak Majlis Rasmi Universiti (OPR/PNCPPK/SS01/UMUMMoUMoA)
D
5.
W KA R TE AK
TI
D
Borang Kajian Kepuasan Pelanggan (PTJ) bagi Majlis Rasmi Universiti (OPR/PNC-PPK/BR04/PTJ) (jika majlis dibantu oleh PPK) Salinan dokumen MoU/MoA (bagi majlis MoU/MoA sahaja) Minit mesyuarat atau arahan yang berkaitan Lain-lain yang berkaitan
AL
(jika majlis dikendalikan sepenuhnya oleh PPK) Borang Kajian Kepuasan Pelanggan bagi Majlis Rasmi Universiti (OPR/PNCPPK/BR03/PELANGGAN) (jika majlis dikendalikan sepenuhnya oleh PPK)
Senarai Semak Buku Program (OPR/PNC-PPK/SS04/BP) (jika buku program disemak oleh PPK) Senarai Semak Atur Acara Majlis (OPR/PNC-PPK/SS05/AC) (jika atur cara disemak oleh PPK) Buku program/ atur acara Buku gerak kerja pentadbiran Surat jemputan media (jika berkaitan) Senarai tetamu jemputan dan pengesahan
PTPO
PT
3 tahun / PPK
Ketua PTJ
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
Halaman: 12/14
PEJABAT NAIB CANSELOR UPM/OPR/PNC-PPK/P001
No. Semakan: 02 No. Isu: 02
O
KU
Borang Kajian Kepuasan Pelanggan (PTJ) bagi Majlis Rasmi Universiti (OPR/PNC-PPK/BR04/PTJ) (jika majlis dibantu oleh PPK) Salinan dokumen MoU/MoA (bagi majlis MoU/MoA sahaja) Minit mesyuarat atau arahan yang berkaitan Lain-lain yang berkaitan
D
5.
W KA R TE AK D
M
EN
TI
kehadiran(jika jemputan dibuat oleh PPK) Teks ucapan final (jika berkaitan) Borang Laporan Pembetulan Majlis Rasmi Universiti -sekiranya berkaitan (OPR/PNCPPK/BR01/PEMBETULAN) Borang Laporan Penilaian Majlis Rasmi Universiti (post-mortem) (OPR/PNCPPK/BR02/POSTMORTEM) Borang Kajian Kepuasan Pelanggan bagi Majlis Rasmi Universiti (OPR/PNCPPK/BR03/PELANGGAN) (jika majlis dikendalikan sepenuhnya oleh PPK)
Tarikh: 14/08/2011
AL
PROSEDUR PENGURUSAN MAJLIS RASMI UNIVERSITI
PTPO
PT
3 tahun / PPK
Ketua PTJ
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
Halaman: 13/14
PEJABAT NAIB CANSELOR UPM/OPR/PNC-PPK/P001
No. Semakan: 02 No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN MAJLIS RASMI UNIVERSITI UPM/OPR/PNC-PPK/P001/6.1.1 Borang Kepuasan Pelanggan
PTPO
W KA R TE AK D
TI EN M KU O
PT
AL
Borang Kajian Kepuasan Pelanggan bagi Majlis Rasmi Universiti (OPR/PNCPPK/BR03/PELANGGAN) (jika majlis dikendalikan sepenuhnya oleh PPK) Borang Kajian Kepuasan Pelanggan (PTJ) bagi Majlis Rasmi Universiti (OPR/PNC-PPK/BR04/PTJ) (jika majlis dibantu oleh PPK)
D
6.
Tarikh: 14/08/2011
3 tahun / PPK
Ketua PTJ
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
Halaman: 14/14
PEJABAT NAIB CANSELOR UPM/OPR/PNC-PPK/P001
No. Semakan: 02
PROSEDUR PENGURUSAN MAJLIS RASMI UNIVERSITI
No. Isu: 02 Tarikh: 14/08/2011
9.0 SEJARAH SEMAKAN
00
-
02
01
CPD 14/2011
02
02
OPR 2/2012
Keluaran pertama untuk satu persijilan Mesyuarat Jawatankusa Semakan Keberkesanan Proses Operasi Sokongan, Pejabat Naib Canselor Kali Pertama Mesyuarat Ketua-ketua Bahagian Pejabat Naib Canselor Kali Ke-17
TE AK D TI EN M KU O D
Tarikh Kuat Kuasa
TWP PP
WP
03/01/2011
TWP PP
WP
22/08/2011
WP
31/07/2012
AL
02
Kelulusan Mesyuarat
Dilulus / Diluluskan Semula
W
No. CPD
Disedia dan Disemak
KA
No. Semakan
R
No. Isu
TWP PP
