PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH
Halaman: 1/12 No. Semakan: 04
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/PS/P008 PROSEDUR PENYEDIAAN KERTAS SOALAN PEPERIKSAAN AKHIR 1.0
No. Isu: 02 Tarikh: 14/08/2012
TUJUAN Prosedur ini menerangkan cara penyediaan kertas soalan peperiksaan akhir program pengajian prasiswazah.
AL
SKOP
KA W
2.0
DOKUMEN RUJUKAN
EN
Kod Dokumen
TI
D
3.0
AK
TE R
Prosedur ini merangkumi aktiviti pengedaran notis penyediaan kertas soalan/ skema jawapan peperiksaan akhir, penyediaan kertas soalan/ skema jawapan peperiksaan akhir, moderasi, penyemakan kertas soalan/ skema jawapan peperiksaan akhir, percetakan kertas soalan, penyimpanan kertas soalan peperiksaan akhir pengambilan kertas soalan peperiksaan akhir, dan penyerahan buku jawapan kepada Penyelaras Kursus (PK)/ pensyarah berkaitan.
UPM/PGR/MK/001
KU M
-
D
O
PU/PS/GP007
4.0
-
Tajuk Dokumen
Manual Kualiti Universiti Putra Malaysia Quality Management Systems - Requirements MS ISO 9001:2008 Minit Mesyuarat Senat UPM (berkaitan) Garis Panduan Peperiksaan Kalendar Akademik
TERMINOLOGI/ SINGKATAN AKD JPSSJ Ketua PTJ
: : :
KJ KPPP Moderator
: : :
Moderasi : kertas soalan
Bahagian Akademik Jawatankuasa Penyemakan Soalan dan Skema Jawapan. Dekan Fakulti, Pengarah Pusat Asasi Sains Pertanian dan Pengarah Pusat Inovasi, Keusahawanan dan Pembangunan Pelajar Ketua Jabatan di Fakulti Ketua Pentadbiran Pengajian Prasiswazah Pensyarah yang dilantik oleh KJ untuk tujuan moderasi soalan ujian/peperiksaan akhir Penetapan tahap tinggi rendah soalan dari aspek kesukaran dan pencapaian hasil pembelajaran (LO) yang telah ditetapkan bagi
PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH
Halaman: 2/12 No. Semakan: 04
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/PS/P008 PROSEDUR PENYEDIAAN KERTAS SOALAN PEPERIKSAAN AKHIR
: : :
TNC (A & A) UPM
: :
AL
Pegawai Tadbir Bahagian Akademik Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) Bahagian Akademik Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) Pusat Tanggungjawab Pegawai Tadbir Pusat Tanggungjawab Pusat Tanggungjawab Timbalan Dekan (Akademik)/ Timbalan Pengarah yang menguruskan hal Akademik Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) Universiti Putra Malaysia
EN
KU M
TANGGUNGJAWAB
O
TNC (A&A), Ketua PTJ dan KPPP bertanggungjawab memastikan Prosedur Penyediaan Kertas Soalan Peperiksaan Akhir ini dilaksanakan.
D
5.0
TI
D
PT PTJ PTJ TDA
KA W
: : :
setiap kursus yang lebih dari satu kumpulan agar soalan yang dihasilkan adalah sama dan seragam. Pegawai yang dilantik untuk mengawal selia ujian/ peperiksaan Pensyarah yang mengajar kursus berkenaan Peperiksaan Akhir Semester Penyelaras Kursus Program Bacelor, Diploma dan Asasi Sains Pertanian
TE R
: : : : :
Tarikh: 14/08/2012
AK
peperiksaan akhir Pengawas Pensyarah Peperiksaan PK Program Pengajian Prasiswazah PT PT (P/O) PT (P/O) PTJ
No. Isu: 02
Sesiapa yang terlibat mesti mematuhi prosedur ini.
PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH
Halaman: 3/12 No. Semakan: 04
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/PS/P008 PROSEDUR PENYEDIAAN KERTAS SOALAN PEPERIKSAAN AKHIR
Tarikh: 14/08/2012
Mula
7.2
Edar Notis Penyediaan Kertas Soalan/ Skema Jawapan
7.3
Sedia Kertas Soalan/Skema Jawapan
7.4
Perlu Moderasi? Tidak
7.6
Semak Kertas Soalan/ Skema Jawapan
7.7
Pindaan?
AK
Ya
Cetak Kertas Soalan
7.10
Simpan Kertas Soalan
EN
KU M
Soalan Bocor?
O 7.15
7.8
TI
7.9
7.11
Pinda Kertas Soalan/ Skema Jawapan
D
Tidak
7.5
Laksana Moderasi
TE R
Ya
KA W
7.1
AL
CARTA ALIR
D
6.0
No. Isu: 02
Ya
Sebelum Peperiksaan?
7.12 Tidak
Ya
Tidak Laksana Peperiksaan
Laksana Tindakan Kawalan Ketidakpatuhan Produk
Guna soalan set kedua (2) 7.14
7.16
Penyerahan Buku Jawapan
7.17
Periksa Buku Jawapan dan Buat Penilaian
7.18
Tamat
Ya
7.13
PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH
Halaman: 4/12 No. Semakan: 04
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/PS/P008 PROSEDUR PENYEDIAAN KERTAS SOALAN PEPERIKSAAN AKHIR 7.0
Tarikh: 14/08/2012
PROSES TERPERINCI Tanggungjawab
7.1
Mula
7.2
Edar Notis Penyediaan Kertas Soalan/ Skema Jawapan
AL
Tindakan
Sedia Kertas Soalan/ Skema Jawapan
TE R
KA W
Edar notis penyediaan kertas soalan/ skema jawapan peperiksaan akhir kepada pensyarah selewat-lewatnya pada minggu kelapan (8) dan hantar salinan kepada Bahagian Akademik UPM. 7.3
No. Isu: 02
PK/Pensyarah
7.4.1
Sekiranya kursus melibatkan lebih dari seorang pensyarah buat moderasi kertas soalan dan skema jawapan
PK/Pensyarah
Jika Ya, ikut langkah 7.5
D
7.4.2
KU M
Perlu Moderasi?
O
7.4
EN
TI
D
AK
Sediakan dua set (set pilihan dan set simpanan) kertas soalan/ skema jawapan yang berbeza bagi setiap kursus dengan merujuk silibus kursus berkenaan selewat-lewatnya pada minggu ke 10 (kesepuluh). (Rujuk : Garis Panduan Peperiksaan (PU/PS/GP007) – Para 6.1.2 Penyediaan Kertas Soalan dan Skema Jawapan).
Ketua PTJ/TDA
7.4.3 7.5
Jika Tidak, ikut langkah 7.6
Laksana Moderasi 7.5.1
Lantik moderator bagi kursus yang mempunyai lebih dari satu kumpulan dan berlainan pensyarah.
KJ
7.5.2
Buat moderasi kertas soalan/ skema jawapan melalui perbincangan dengan pensyarah berkaitan dengan mengambil kira keseimbangan soalan mengikut silibus, kesesuaian dan kejelasan soalan, dan ketepatan skema jawapan.
KJ/PK
PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH
Halaman: 5/12 No. Semakan: 04
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/PS/P008 PROSEDUR PENYEDIAAN KERTAS SOALAN PEPERIKSAAN AKHIR
No. Isu: 02 Tarikh: 14/08/2012
Rekodkan hasil perbincangan dengan menggunakan Senarai Semak Penyediaan Kertas Soalan Peperiksaan Akhir (PU/PS/SS01/PEP) dan serahkan senarai semak berkenaan kepada KJ untuk mendapat pengesahan.
Moderator/PK
7.5.4
Jika ada perbezaan pendapat yang tidak dapat diselesaikan antara moderator dengan pensyarah kursus, lantik seorang arbitrator untuk menangani masalah tersebut.
TDA/KJ
7.5.5
Sedia dan serah kertas soalan/ skema jawapan yang telah dimoderasi kepada KJ. (Rujuk : Garis Panduan Peperiksaan - PU/PS/GP007) Para 6.1.2 Penyediaan Kertas Soalan dan Skema Jawapan))
PK/Pensyarah
Semak Kertas Soalan/ Skema Jawapan
TI
D
7.6
AK
TE R
KA W
AL
7.5.3
Maklum kepada Ketua PTJ, Kertas Soalan/ Skema Jawapan yang belum diterima dan ambil tindakan susulan. Lengkapkan Log Penerimaan Kertas Soalan/ Skema Jawapan (PU/PS/LG14/PEP)
TDA/KJ
7.6.2
Buat semakan soalan/ skema jawapan pada minggu ke 11 (kesebelas).
JPSSJ
D
O
KU M
EN
7.6.1
7.6.3
7.7
Rekodkan semakan kertas soalan/ skema jawapan menggunakan Borang Semakan Soalan/ Skema Jawapan Peperiksaan Akhir (PU/PS/BR16/PEP)
KJ
Pindaan? Borang Semakan Soalan/ Skema Jawapan Peperiksaan Akhir (PU/PS/BR16/PEP) yang memerlukan pindaan kepada PK/Pensyarah berkenaan. 7.7.1
Jika Ya, ikut langkah 7.8
7.7.2
Jika Tidak, ikut langkah 7.9
KJ
PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH
Halaman: 6/12 No. Semakan: 04
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/PS/P008 PROSEDUR PENYEDIAAN KERTAS SOALAN PEPERIKSAAN AKHIR
Tarikh: 14/08/2012
Pinda Kertas Soalan/ Skema Jawapan 7.8.1
Pinda Kertas soalan/ Skema Jawapan peperiksaan akhir berdasarkan cadangan JPSSJ.
PK/Pensyarah
7.8.2
Sedia dan serah kertas soalan/ skema jawapan yang telah dipinda kepada KJ untuk pengesahan (Rujuk : Garis Panduan Peperiksaan - PU/PS/GP007) Para 6.1.2 Penyediaan Kertas Soalan dan Skema Jawapan)
PK/Pensyarah
7.8.3
Serah Skema Jawapan kepada TDA. Lengkapkan Log Penerimaan Kertas Soalan/ Skema Jawapan (PU/PS/LG14/PEP).
KJ
7.8.4
Serah Kertas Soalan dan Borang Permohonan Mencetak Kertas Soalan dan Keperluan Ujian/ Peperiksaan (PU/PS/BR01/PEP) kepada PT PTJ
KJ
7.8.5
Rekodkan kertas soalan yang diterima dalam Senarai Semak Penerimaan Kertas Soalan Ujian/ Peperiksaan Akhir (PU/PS/SS02/PEP).
7.8.6
Simpan dan pastikan keselamatan kertas soalan dan skema jawapan ujian/ peperiksan akhir.
PT PTJ
O
Maklumkan kepada Ketua Jabatan kertas soalan yang belum dihantar untuk dicetak.
D
7.8.7
KU M
EN
TI
D
AK
TE R
KA W
AL
7.8
No. Isu: 02
7.9
TDA/PT PTJ
PT PTJ
Cetak Kertas Soalan 7.9.1
Cetak Kertas Soalan mengikut keperluan di Borang Permohonan Mencetak Kertas Soalan dan Keperluan Ujian/ Peperiksaan (PU/PS/BR01/PEP) .
PT (PTJ)/ PT(P/O) PTJ
7.9.2
Pastikan keselamatan kertas soalan semasa proses pencetakan. Lengkapkan Log Percetakan Kertas Soalan Ujian/Peperiksaan (PU/PS/LG01/PEP) (Rujuk : Garis Panduan Peperiksaan (PU/PS/GP007) - Para 6.1.3 Percetakan Kertas soalan dan Para 6.1.4 Keselamatan Kertas Soalan)
PT PTJ/PT (P/O) PTJ
PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH
Halaman: 7/12 No. Semakan: 04
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/PS/P008 PROSEDUR PENYEDIAAN KERTAS SOALAN PEPERIKSAAN AKHIR 7.10
AL
Soalan Bocor?
D
Sebelum Peperiksaan?
EN
TI
7.12.1 Jika soalan bocor sebelum peperiksaan, ikut langkah 7.14
KU M
7.12.2 Jika Tidak, ikut langkah 7.13 7.13
Ketua PTJ
AK
7.11.3 Jika Tidak, ikut langkah 7.15
PT (PTJ)/KJ
TE R
7.11.2 Jika Ya, ikut langkah 7.12
KA W
7.11.1 Pastikan kertas soalan disimpan dengan selamat supaya tidak berlaku kebocoran.
7.12
Tarikh: 14/08/2012
Simpan Kertas Soalan Simpan dan susun kertas soalan didalam sampul berlakri mengikut tarikh peperiksaan dalam peti keselamatan di bilik Khas/ Pejabat TDA hingga hari peperiksaan.
7.11
No. Isu: 02
Ketua PTJ Ketua PTJ
Laksana Tindakan Kawalan Ketidakpatuhan Produk Ketua PTJ
D
O
Sekiranya kebocoran dikesan selepas peperiksaan laksana tindakan kawalan ketidakpatuhan produk (Rujuk: Prosedur Kawalan Ketidakpatuhan Produk (UPM/PGR/P003)) 7.14
Guna Soalan Set Kedua (2) 7.14.1 Cetak kertas soalan simpanan dan ikut langkah 7.9 7.14.2 Pastikan Peperiksaan dilaksanakan mengikut jadual yang ditetapkan.
PT PTJ
PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH
Halaman: 8/12 No. Semakan: 04
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/PS/P008 PROSEDUR PENYEDIAAN KERTAS SOALAN PEPERIKSAAN AKHIR 7.15
No. Isu: 02 Tarikh: 14/08/2012
Laksana Peperiksaan Ketua Pengawas
KA W
AL
7.15.1 Ambil kertas soalan dan keperluan peperiksaan dalam tempoh satu (1) jam sebelum peperiksaan bermula. Lengkapkan Log Penyerahan dan Penerimaan Dokumen Peperiksaan dan Pemulangan Buku Jawapan Ujian/ Peperiksaan (Rujuk : PU/PS/LG02/PEP).
Ketua Pengawas
7.16.1 Arahkan pelajar meninggalkan dewan peperiksaan dengan meletakkan buku jawapan dan soalan ditempat masingmasing atau letak di tempat yang disediakan.
Ketua Pengawas
7.16.2 Kumpul dan semak bilangan kertas soalan dan buku jawapan selaras dengan bilangan calon yang hadir.
Ketua Pengawas/ Pengawas
7.16.3 Serahkan Buku Jawapan, Kertas Soalan dan Laporan Ketua Pengawas kepada PT PTJ.
Ketua Pengawas
7.16.4 Agihkan Buku Jawapan kepada PK/ Pensyarah. Lengkapkan Log Penyerahan & Penerimaan Dokumen Peperiksaan dan Pemulangan Buku Jawapan Ujian/ Peperiksaan (PU/PS/LG02/PEP).
PT PTJ
7.16.5 Agihkan Buku Jawapan kepada pensyarah jika terdapat lebih daripada seorang pensyarah yang mengajar kursus. Lengkapkan Log Penyerahan dan Penerimaan Dokumen Peperiksaan dan Pemulangan Buku Jawapan Ujian/ Peperiksaan (PU/PS/LG02/PEP).
PK
O
KU M
EN
TI
D
Penyerahan Buku Jawapan
D
7.16
AK
TE R
7.15.2 Laksanakan Peperiksaan mengikut jadual yang ditetapkan (Rujuk : Garis Panduan Peperiksaan (PU/PS/GP007) – Para 6.1.7 Tugas Dan Tanggungjawab Pengawas Peperiksaan dan Borang Kehadiran Pengawas (PU/PS/BR12/PEP))
PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH
Halaman: 9/12 No. Semakan: 04
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/PS/P008 PROSEDUR PENYEDIAAN KERTAS SOALAN PEPERIKSAAN AKHIR 7.17
Tarikh: 14/08/2012
Periksa Buku Jawapan dan Buat Penilaian
Simpan buku jawapan yang telah diperiksa dan diberi penilaian dalam tempat berkunci.
KA W
7.17.2
AL
7.17.1 Periksa Buku jawapan, beri markah dan rekodkan markah menggunakan pen berdakwat kekal dan penggunaan pensil adalah tidak dibenarkan (Rujuk : Prosedur pemarkahan dan Penggredan Kursus (UPM/PU/PS/P010)
O
KU M
EN
TI
D
AK
TE R
Tamat
D
7.18
No. Isu: 02
Pensyarah
PT PTJ
PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH
Halaman: 10/12 No. Semakan: 04
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/PS/P008 PROSEDUR PENYEDIAAN KERTAS SOALAN PEPERIKSAAN AKHIR 8.0
Tarikh: 14/08/2012
REKOD KUALITI
Bil
Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
1.
UPM/(Kod PTJ)/600-3/1/5-(Kod Kursus)
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail
Penyelaras Kursus/ Pensyarah
Tempat dan Tempoh Simpanan
Pusat Dokumen dan Rekod Jabatan/ Fakulti
Kuasa Melupus
Ketua PTJ
AL
PT (P/O) PTJ
Tanggungjawab Menyelenggara
KA W
FAIL KURSUS SEMESTER
Keperluan Ujian dan Peperiksaan
Rincih 3 Tahun
Pusat Dokumen dan Rekod Jabatan/ Fakulti
Ketua PTJ
2 Tahun
D
O
KU M
EN
TI
Notis Penyediaan Kertas Soalan Peperiksaan Akhir Senarai Semak Penyediaan Kertas Soalan Peperiksaan Akhir (PU/PS/SS01/PEP) Borang Semakan Soalan/Skema Jawapan Peperiksaan Akhir (PU/PS/BR16/PEP) Log Penerimaan Kertas Soalan/Skema Jawapan (Peperiksaan Akhir) (PU/PS/LG14/PEP)
KJ/Pensyarah/ PT PTJ
AK
PT (P/O) PTJ
D
UPM/(Kod PTJ)/ 600-4/1/14
TE R
Kertas Soalan Peperiksaan Akhir dan Skema Jawapan yang telah dimoderasi/disemak 2.
No. Isu: 02
3.
UPM/(Kod PTJ)/600-4/1/2 PENYEDIAAN KERTAS SOALAN Borang Permohonan Mencetak Kertas Soalan dan keperluan peperiksaan (PU/PS/BR01/PEP) Senarai Semak Penerimaan Kertas Soalan Ujian/Peperiksaan Akhir (PU/PS/SS02/PEP) Log Pencetakan Kertas Soalan Ujian/ Peperiksaan (PU/PS/LG01/PEP) Log Penyerahan & Penerimaan
PT (P/O) PTJ
PT PTJ
Pusat Dokumen dan Rekod PTJ
Ketua PTJ
2 Tahun
Rincih
PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH
Halaman: 11/12 No. Semakan: 04
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/PS/P008 PROSEDUR PENYEDIAAN KERTAS SOALAN PEPERIKSAAN AKHIR Bil
Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
PT (P/O) PTJ
PT PTJ
UPM/(Kod PTJ)/600-4/1/13 PENGENDALIAN PEPERIKSAAN
AK
PT (P/O) AKD
EN
PENYEDIAAN KERTAS SOALAN
TI
D
UPM/600-4/1/2
O
KU M
Notis Penyediaan Kertas Soalan Peperiksaan Akhir Surat-surat berkaitan
D
5.
TE R
Perakuan Akta Rahsia Rasmi Borang Kehadiran Pengawas (PU/PS/BR12/PEP) Buku Jawapan Surat-surat berkaitan
KA W
4.
Tarikh: 14/08/2012 Tempat dan Tempoh Simpanan
AL
Dokumen Peperiksaan & Pemulangan Kertas Jawapan Ujian/Peperiksaan (PU/PS/LG02/PEP) Surat-surat berkaitan
No. Isu: 02
PT
Kuasa Melupus
Pusat Dokumen dan Rekod PTJ
KPPP
1 Tahun
Rincih
Pusat Dokumen dan Rekod
KPPP
5 Tahun
Rincih
PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH
Halaman: 12/12 No. Semakan: 04
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/PS/P008 PROSEDUR PENYEDIAAN KERTAS SOALAN PEPERIKSAAN AKHIR 9.0
No. Isu: 02 Tarikh: 14/08/2012
SEJARAH SEMAKAN Dilulus/ Diluluskan Semula
Tarikh Kuatkuasa
-
Keluaran Pertama
TNC (A&A)
WP
03/01/2011
01
55/2011
Mesyuarat Pengurusan Akademik 5/2011
TNC (A&A)
WP
12/09/2011
02
02
96/2011
Mesyuarat Pengurusan Akademik 6/2011
TNC (A&A)
WP
18/11/2011
02
03
35/2012
Mesyuarat Pengurusan Akademik 4/2012 (Khas)
TNC (A&A)
WP
09/05/2012
02
04
67/2012
Mesyuarat Pengurusan Akademik 7/2012 (Khas)
TNC (A&A)
WP
14/08/2012
02
KA W
00
TE R
02
AK
No. CPD
D
O
KU M
EN
TI
D
No. Isu
AL
Kelulusan Mesyuarat
Disedia dan Disemak
No. Semakan
