OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI) Kod Dokumen: UPM/OPR/HEPA/P002 PROSEDUR PELAKSANAAN PERKHIDMATAN SESI KAUNSELING INDIVIDU SECARA BERSEMUKA 1.0
Halaman: 1/6 No. Semakan: 01 No. Isu: 02 Tarikh: 22/08/2011
TUJUAN Prosedur ini menerangkan proses perlaksanaan perkhidmatan sesi kaunseling individu secara bersemuka kepada klien.
SKOP
AL
2.0
AK
TE
DOKUMEN RUJUKAN
Tajuk Dokumen Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 (Akta 30) Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971, Terkini Perlembagaan Universiti Putra Malaysia 1998 (P.U.A 106) Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971, KaedahTerkini kaedah Universiti Putra Malaysia (Tatatertib pelajarpelajar) 2005 (P.U.A 499) Terkini Akta Kaunselor 580,1998 UPM/HEPA/BHEP/SKP/B001 Kad Sulit Klien OPR/HEPA/BR22/SKP Borang Persetujuan Termaklum OPR/HEPA/BR23/SKP Borang Penilaian Perkhidmatan Arahan Kerja Perlaksanaan Perkhidmatan Sesi UPM/OPR/HEPA/AK006/SKP Kaunseling Individu Secara Bersemuka (Pembantu Tadbir Kaunter) Arahan Kerja Perkhidmatan Sesi Kaunseling Individu UPM/OPR/HEPA/AK007/SKP Secara Bersemuka (Pegawai Psikologi)
O
KU
M
EN
TI
D
Nombor Dokumen Terkini
D
3.0
R
KA
W
Prosedur ini menerangkan langkah-langkah yang perlu dilaksanakan dalam proses memberikan perkhidmatan sesi kaunseling individu secara bersemuka kepada klien.
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI) Kod Dokumen: UPM/OPR/HEPA/P002 PROSEDUR PELAKSANAAN PERKHIDMATAN SESI KAUNSELING INDIVIDU SECARA BERSEMUKA
No. Semakan: 01 No. Isu: 02 Tarikh: 22/08/2011
SINGKATAN DAN DEFINISI TNC (HEPA) BHEP KBHEP SKP KSKP Kaunselor
: : : : : :
PTK Klien FPSM KB
: : : :
Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) Bahagian Hal Ehwal Pelajar Ketua Bahagian Hal Ehwal Pelajar Seksyen Kaunseling Pelajar Ketua Seksyen Kaunseling Pelajar Pegawai Psikologi yang ditempatkan di Seksyen Kaunseling Pelajar dan mempunyai kelayakan profesional dalam mengendalikan sesi kaunseling Pembantu Tadbir Kaunter Pelajar Universiti Putra Malaysia Fakulti Pertanian Sains Makanan Kampus Bintulu
KA
R
TE
AK TI
D
TANGGUNG JAWAB
O
KU
M
EN
Timbalan Naib Canselor (HEP dan Alumni), Dekan FPSM, KBHEP dan KSKP bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan oleh semua Kaunselor, Pembantu Tadbir SKP dan klien semasa melalui proses perkhidmatan sesi kaunseling individu.
D
5.0
W
AL
4.0
Halaman: 2/6
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI) Kod Dokumen: UPM/OPR/HEPA/P002 PROSEDUR PELAKSANAAN PERKHIDMATAN SESI KAUNSELING INDIVIDU SECARA BERSEMUKA 6.0
CARTA ALIR
Halaman: 3/6 No. Semakan: 01 No. Isu: 02 Tarikh: 22/08/2011
7.1 Mula
W
R
KA
7.3 Isi Borang Temujanji
AL
7.2 Menerima Klien
TE
7.4 Semak Status
Kali Pertama
TI
D
AK
Klien
D
O
KU
M
EN
7.5 Isi Kad Sulit Klien
Susulan
7.6 Lengkap Ya
7.7
Laksana Sesi Tidak
7.8
Pengesahan Sesi
7.9 Isi Borang Penilaian
8.0 Tamat
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI) Kod Dokumen: UPM/OPR/HEPA/P002
Halaman: 4/6 No. Semakan: 01 No. Isu: 02
PROSEDUR PELAKSANAAN PERKHIDMATAN SESI KAUNSELING INDIVIDU SECARA BERSEMUKA 7.0
Tarikh: 22/08/2011
PROSES TERPERINCI Tindakan
Tanggungjawab
Mula
7.2
Menerima Klien
AL
7.1
Isi Borang Temujanji
R
7.3
Klien
TE
Isi borang temujanji untuk tujuan rekod.
D
klien
menggunakan
EN
Semak status berkomputer.
AK
Semak Status Klien
TI
7.4
PTK
KA
W
Minta kad matrik pelajar untuk direkodkan bagi tujuan pendaftaran.
sistem
maklumat
Jika klien pertama kali kaunseling, ikut Langkah 7.5
b.
Jika klien tersebut pernah mempunyai rekod kaunseling dan memerlukan sesi susulan, ikut Langkah 7.7
M
a.
PTK
perkhidmatan
D
O
KU
mendapatkan
klien
7.5
Isi Kad Sulit Klien Isi kad sulit klien untuk tujuan rekod.
7.6
7.7
Klien
Lengkap? a.
Jika ya, ikut Langkah 7.7
b.
Jika tidak, ulang semula Langkah 7.5
Laksana Sesi Laksana sesi kaunseling individu secara bersemuka bersama klien.
Kaunselor
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI) Kod Dokumen: UPM/OPR/HEPA/P002
Halaman: 5/6 No. Semakan: 01 No. Isu: 02
PROSEDUR PELAKSANAAN PERKHIDMATAN SESI KAUNSELING INDIVIDU SECARA BERSEMUKA 7.8
Tarikh: 22/08/2011
Pengesahan Sesi Tandatangan kehadiran sesi.
7.9
Klien
Isi Borang Penilaian Klien
TE AK
REKOD KUALITI
TI
8.0
Tamat
D
8.0
R
KA
W
AL
Isi Borang Penilaian Perkhidmatan Seksyen Kaunseling Pelajar bagi tujuan analisis mutu perkhidmatan Seksyen Kaunseling Pelajar atau Isi Borang Maklumbalas Penamatan Sesi Kaunseling Invidividu Secara Bersemuka bagi kes penamatan sesi dengan kaunselor.
Penyenggara
Tempoh Simpanan
SKP, BHEP
Kaunselor/ PTK/ PTR
5 Tahun
Kaunselor/ PTK/ PTR
5 Tahun
EN
Lokasi
KU
D
Fail Sulit Klien
O
UPM/HEPA/BHEP/SKP/ (No. Matrik)
Kuasa Melupus
M
Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Kad Sulit Klien (UPM/HEPA/BHEP/SKP/B001) Borang Persetujuan Termaklum (OPR/HEPA/BR22/SKP) Borang Penilaian Perkhidmatan (OPR/HEPA/BR23/SKP)
TNC (HEPA), KBHEP
UPM/(KOD PTJ)/BHEP/ (No. Matrik) Fail Sulit Klien Kad Sulit Klien (UPM/(Kod PTJ)/BHEP/B001) Borang Persetujuan Termaklum (OPR/(KOD PTJ)/BR22) Borang Penilaian Perkhidmatan (OPR/(KOD PTJ)/BR23)
BHEP KB
DEKAN FPSM
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI) Kod Dokumen: UPM/OPR/HEPA/P002 PROSEDUR PELAKSANAAN PERKHIDMATAN SESI KAUNSELING INDIVIDU SECARA BERSEMUKA
9.0
Halaman: 6/6 No. Semakan: 01 No. Isu: 02 Tarikh: 22/08/2011
SEJARAH SEMAKAN No. Semakan
No. CPD
Kelulusan Mesyuarat
Disedia dan Disemak
Dilulus/ Diluluskan Semula
Tarikh Kuatkuasa
02
01
-
Keluaran Pertama untuk satu persijilan
TNC (HEPA)
WP
22/08/2011
D
O
KU
M
EN
TI
D
AK
TE
R
KA
W
AL
No. Isu
