SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Halaman: 1/23 No. Semakan: 02
PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07 ARAHAN KERJA Tarikh: 09/05/2012 PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN 1.0 TUJUAN
A
W A
L
Arahan Kerja ini bertujuan untuk menerangkan tatacara pelaksanaan cuti yang dikategorikan di bawah Cuti-Cuti Lain (CCL) iaitu Cuti Rehat selepas berkursus lebih 12 (Dua Belas) bulan, Cuti atas sebab Kecemasan Am, Kemudahan Cuti Haji, Kemudahan Cuti Menjaga Anak dan Cuti Tanpa Gaji bagi pegawai yang mengikuti Pasangan Mereka Bertugas atau Berkursus Di dalam atau Di luar Negeri.
K
2.0 SKOP
T ER
Arahan Kerja ini meliputi penerimaan, kelulusan, pemakluman dan pelaporan permohonan CCL.
A
Tajuk Dokumen
ID
Nombor Dokumen
K
3.0 DOKUMEN RUJUKAN
Cuti
T
Perintah-Perintah Am (Bab C)
EN
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan Peraturan Mengenai Kelayakan Cuti Haji Di 4 Tahun 1984 Bawah Perintah-Perintah Am 34 dan 35, Bab āCā
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 9 Tahun 1991
Pelaksanaan Sistem Saraan Baru Berdasarkan Laporan Jawatankuasa Khas Kabinet mengenai Gaji Sektor Awam 1991.
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2002
Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan
Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 14 Tahun 2007
Penjelasan Mengenai Perkara Perkhidmatan Dalam Melaksanakan Pemberian Kemudahan Cuti Menjaga Anak
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 15 Tahun 2007
Kemudahan Cuti Menjaga Anak
O D
Peraturan Memberikan Kebenaran Tidak Hadir Kerja Atas Sebab-Musabab Kecemasan Am
K
U
M
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 1 Tahun 1986
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Halaman: 2/23 No. Semakan: 02
PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07 ARAHAN KERJA Tarikh: 09/05/2012 PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN
E-Panduan Kemudahan Cuti
-
Panduan Cuti On Web (Kerani)
-
Panduan Cuti On Web (Umum)
T ER
K
A
W A
-
:
Cuti-cuti Lain
CR
:
Cuti Rehat
CB
:
ID
A
CCL
T
Cuti Bersalin Cuti Haji Cuti Gantian
:
Cuti Tanpa Gaji
CTGMA
:
Cuti Tanpa Gaji Menjaga Anak
CTGMP
:
Cuti Tanpa Gaji Mengikut Pasangan
PTJ
:
Pusat Tanggungjawab
NC
:
Naib Canselor
PEND
:
Pejabat Pendaftar
KB
:
Ketua Bahagian
KPTJ
:
Ketua Pusat Tanggungjawab
KS
:
Ketua Seksyen
KJ
:
Ketua Jabatan
PT
:
Pegawai Tadbir (Pejabat Pendaftar)
O
U
CTG
M
:
K
EN
:
CG
D
K
4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN
CH
L
Cuti Tanpa Gaji bagi pegawai yang mengikuti Pekeliling Perkhidmatan Bilangan Pasangan Mereka Bertugas atau Berkursus Di 29 Tahun 2009 dalam atau Di luar Negeri
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Halaman: 3/23 No. Semakan: 02
PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07 ARAHAN KERJA Tarikh: 09/05/2012 PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN :
Pegawai Tadbir (Pusat Tanggungjawab)
PL
:
Pegawai Pelulus
PS
:
Pegawai Penyokong
PT(P/O)
:
Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pejabat Pendaftar
PYM
:
Pegawai yang Melaksana Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pusat Tanggungjawab Setiausaha Pejabat Pusat Tanggungjawab Pembantu Makmal Pembantu Perpustakaan Penolong Pegawai Sains Penolong Pegawai Tadbir Penolong Pengurus Asrama Pegawai Sains
EN
5.0 TANGGUNGJAWAB
T
ID
A
K
T ER
K
A
W A
L
PT PTJ
U
M
Naib Canselor, Pendaftar, Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Ketua Seksyen Pengesahan, Cuti dan Persaraan dan Ketua Pusat Tanggungjawab adalah bertanggungjawab untuk menentukan arahan kerja ini dilaksanakan.
D
O
K
Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi arahan kerja ini.
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Halaman: 4/23 No. Semakan: 02
PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07 ARAHAN KERJA Tarikh: 09/05/2012 PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN 6.0 CARTA ALIR Mula
Kenal Pasti Jenis CCL
Isi Borang Permohonan
Hantar Borang Permohonan
Terima dan Semak Permohonan
Terima dan Semak Permohonan
Tidak
7.19
Tidak
T
7.13
W A
Dapatkan Sokongan KPTJ/KJ
A
7.55
Tidak
7.56
Disokong ? Ya
7.40
7.57
Majukan Borang Pemohonan
Majukan Borang Permohonan 7.29
Ya
7.58
7.41
Semak Kelayakan dan Baki CTGMP
Semak Kelayakan dan Baki CTGMA 7.42
7.30
7.59
Tidak Layak?
Lulus? Ya
7.43
7.44
7.32
7.60
Mohon Kelulusan Kuasa Tertentu
Mohon Kelulusan Kuasa Tertentu
Maklum Keputusan Kuasa Tertentu
Tidak Layak?
Ya
Ya
7.31
Tidak
7.61
Tidak Lulus?
Lulus?
Laksana Pemantauan Ya
M
EN
Pemohon Bercuti
7.38
Disokong ?
7.28
Tidak
Tidak
Maklum Keputusan KPTJ/KJ
7.37
Tidak
Ya
Mohon Kelulusan Kuasa Tertentu
7.12
7.54
Terima dan Semak Permohonan
7.39
Semak Kelayakan
ID
Sokong/Lulus? Ya
7.27
Layak?
Tidak
7.36
Dapatkan Sokongan KPTJ/KJ
Majukan Borang Permohonan
7.20
Dapatkan Sokongan dan Kelulusan KPTJ/KJ
7.26
K
7.10
Ya
Dapatkan Sokongan dan Kelulusan KPTJ/KJ
7.53
Hantar Borang Pemohonan
Terima dan Semak Permohonan
Ya
Terima dan Semak Permohonan
7.52
Isi Borang Pemohonan
7.35
Hantar Borang Permohonan
Disokong ?
Hantar Borang Permohonan
Layak?
Ya
Isi Borang Permohonan
7.25
7.18
7.8
7.11
7.24
7.17
7.7
7.9
Hantar Borang Permohonan
Dapatkan Pengesahan Kejadian
Tidak
Layak? 7.23
A
Maklum / Lapor ke PTJ 7.16
Isi Borang Permohonan
7.34
Isi Borang Permohonan
7.6
7.51
CTG Mengikut Pasangan Bertugas/ Berkursus di Dalam Atau Di Luar Negeri (CTGMP)
T ER
Lapor Diri Bertugas
7.33
Kemudahan Cuti Menjaga Anak (CTGMA)
7.22
7.15
7.5
Ada Baki CR Yang Di Simpan
Ya
7.21
Kemudahan Cuti Haji (CH)
K
Cuti Atas Sebab Kecemasan Am
Tidak
7.4
7.2
7.14
7.3
CR Selepas Berkursus Lebih 12 Bulan
L
7.1
7.62
Ya
7.45
Maklum Keputusan Kuasa Tertentu
Maklum Keputusan Kuasa Tertentu
7.63
U
7.46
Habiskan CR Yang Layak
Pemohon Bercuti
7.64
K
7.47
Laksana Pemantauan
Laksana Pemantauan
O
7.65 7.48
7.49
Tidak
Lapor Diri Bertugas
D
Lanjut CTGMA ?
Pemohon Memulakan CTGMP Tidak
7.66
Ya
7.50
Pemohon Lanjut CTGMA
Y a
7.68
Pemohon Lanjut CTGMP 7.69
Kemaskini Rekod
Tamat
7.70
7.67 Lapor Diri Bertugas
Lanjut CTGMP ?
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Halaman: 5/23 No. Semakan: 02
PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07 ARAHAN KERJA Tarikh: 09/05/2012 PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN 7.0 PROSES TERPERINCI Tanggungjawab
Mula
7.2
Kenalpasti Jenis CCL
Pemohon/PYM
T ER
K
A
7.2.1 Kenalpasti jenis cuti CCL yang hendak dipohon berdasarkan syarat-syarat kelayakan. Rujuk: E-Panduan Kemudahan Cuti; Pekeliling Perkhidmatan.
W A
7.1
L
Tindakan
CR Selepas Berkursus Lebih 12 (Dua Belas) Bulan
U
7.3
M
EN
T
ID
A
K
Jika memohon : Cuti Rehat Selepas Berkursus Lebih 12 (Dua Belas) Bulan, ikut langkah 7.3; Kebenaran Tidak Hadir Kerja Atas Sebab Kecemasan Am, ikut langkah 7.14; Kemudahan Cuti Haji, ikut langkah 7.21; Kemudahan CTG Menjaga Anak, ikut langkah 7.33; dan CTG Mengikut Pasangan Kerana Berkursus atau Bertugas di Dalam atau di Luar Negeri ikut langkah 7.51.
D
O
K
7.3.1 Semak dengan PYM rekod baki CR yang disimpan.
7.4
7.3.2 Pastikan ada baki CR maksima sebanyak tujuh (7) hari sebelum memulakan Cuti Berkursus Lebih 12 (dua belas) bulan.
Pemohon/PYM Pemohon/PYM
Ada Baki CR Yang Disimpan? 7.4.1 Jika ya, ikut langkah 7.6.
Pemohon/PYM
7.4.2 Jika tidak, ikut langkah 7.5 dan 7.69.
Pemohon/PYM
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Halaman: 6/23 No. Semakan: 02
PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07 ARAHAN KERJA Tarikh: 09/05/2012 PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN
7.6
Lapor Diri Bertugas Lapor diri di kursus/belajar.
PTJ
setelah
menamatkan
7.5.2
Dapatkan pengesahan lapor diri bertugas semula daripada KPTJ/KJ.
7.5.3
Ikut langkah 7.69.
Pemohon/PYM
W A
L
7.5.1
Pemohon/ PT PTJ/PYM/ KPTJ/KJ
A K T ER
7.5
Isi Borang Permohonan
Pemohon/PYM
Hantar Borang Permohonan
ID
7.7
A
K
7.6.1 Isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 01 (Permohonan Cuti Rehat) jika ada baki CR yang disimpan sebelum berkursus atau cuti belajar yang melebih 12 (Dua Belas) bulan.
PYM
Pemohon
Terima dan Semak Permohonan
U
7.8
M
EN
T
7.7.1 Hantar borang permohonan yang telah lengkap diisi kepada PYM di PTJ. Lampirkan borang pengesahan lapor diri yang telah diperakui oleh KPTJ/KJ.
D
O
K
7.8.1 Terima dan semak borang permohonan yang dilampirkan dengan dokumen sokongan.
7.9
7.8.2 Jika tidak lengkap, minta pemohon melengkapkan.
PYM
PYM
Layak? 7.9.1 Jika ya, ikut langkah 7.10 7.9.2 Jika tidak, ikut langkah 7.69.
PT PTJ/PYM Pemohon/PYM
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Halaman: 7/23 No. Semakan: 02
PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07 ARAHAN KERJA Tarikh: 09/05/2012 PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN 7.10
Dapatkan Sokongan dan Kelulusan KPTJ/KJ 7.10.1 Dapatkan sokongan dan kelulusan daripada KPTJ/KJ. Sokong/Lulus ?
PT PTJ/PYM
A
7.11.1 Jika ya, ikut langkah 7.12.
T ER
Maklum Keputusan KPTJ/KJ
K
7.11.2 Jika tidak, ikut langkah 7.69. 7.12
K
7.12.1 Maklum keputusan kepada pemohon dengan mengemukakan salinan borang permohonan.
T
Pemohon Bercuti
EN
7.13.1 Pemohon bercuti mengikut tarikh dan baki kelayakan CR yang telah diluluskan.
PYM
Pemohon
PYM
U
Cuti Atas Sebab Kecemasan Am
K
7.14.1 Kenal pasti Cuti atas sebab Kecemasan Am jika mengalami kejadian berikut yang menghalang perjalanan ke tempat kerja: tanah runtuh; jambatan runtuh; banjir; gempa bumi; bencana alam; perintah berkurung; dan perintah sekatan am.
O D
PYM
M
7.13.2 Ikut langkah 7.69. 7.14
Pemohon/PYM
ID
A
7.12.2 Masukkan borang permohonan yang asal ke dalam Fail Cuti Staf. 7.13
L
W A
7.11
KPTJ/KJ/ PT PTJ/PYM
Pemohon/PYM
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Halaman: 8/23 No. Semakan: 02
PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07 ARAHAN KERJA Tarikh: 09/05/2012 PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN Rujuk:
Maklum/Lapor ke PTJ
Pemohon
Dapatkan Pengesahan Kejadian
T ER
7.16
K
A
7.15.1 Hubungi PTJ (telefon, e-mel dll) untuk makluman kejadian.
W A
7.15
L
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 1 Tahun 1986
Pemohon
ID
Isi Borang Permohonan
7.17.1 Isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 20 (Perakuan Tidak Hadir Ke Pejabat atas sebab-sebab Kecemasan Am) dalam tempoh tiga (3) hari bekerja setelah hadir bertugas semula.
Pemohon/PYM
7.17.2 Beri kenyataan pada ruangan ulasan di borang jika permohonan dibuat melebihi tiga (3) hari bekerja setelah hadir bertugas semula.
Pemohon/PYM
Hantar Borang Permohonan
D
O
7.18
K
U
M
EN
T
7.17
A
K
7.16.1 Dapatkan surat perakuan pengesahan kejadian kecemasan am daripada Pegawai Daerah/ Penghulu/ Pejabat Polis/ Jabatan Penerangan/ Jabatan Kebajikan atau Media Massa untuk menyokong pemberian pelepasan/cuti.
7.19
7.18.1 Hantar borang permohonan lengkap disertakan surat/dokumen pengesahan kejadian kecemasan am kepada PT PTJ/PYM di PTJ.
Pemohon
Terima dan Semak Permohonan 7.19.1 Terima dan semak borang permohonan yang dilampir dengan surat/dokumen pengesahan kejadian kecemasan am.
PT PTJ/PYM
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Halaman: 9/23 No. Semakan: 02
PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07 ARAHAN KERJA Tarikh: 09/05/2012 PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN 7.20
Dapatkan Sokongan dan Kelulusan KPTJ/KJ
W A PYM
K
A
7.20.2 Rekod kelulusan permohonan ke dalam Sistem e-Cuti dan masukkan borang permohonan ke dalam Fail Cuti Staf.
KPTJ/KJ PT PTJ/PYM
L
7.20.1 Hantar borang permohonan yang lengkap untuk dapat sokongan dan kelulusan daripada KPTJ/KJ.
7.21
T ER
7.20.3 Ikut langkah 7.69 Kemudahan Cuti Haji (CH)
Pemohon/PYM
T
ID
A
K
7.21.1 Kenal pasti syarat dan kelayakan untuk memohon Kemudahan CH dan buat permohonan. Rujuk: Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 1984; Perintah Am Bab C; dan E-Panduan Kemudahan Cuti.
PYM
Isi Borang Permohonan
EN
7.22
Pemohon/PYM
Hantar Borang Permohonan
D
O
7.23
K
U
M
7.22.1 Isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 07 (Permohonan Cuti Haji) sebaik sahaja menerima jadual penerbangan dari Tabung Haji atau agensi berkaitan.
7.24
7.23.1 Hantar borang permohonan lengkap yang disertakan jadual penerbangan dari Tabung Haji atau agensi kepada PYM di PTJ.
Pemohon/PYM
Terima dan Semak Permohonan 7.24.1 Terima dan semak borang permohonan yang dilampirkan dokumen sokongan.
PT PTJ/PYM
7.24.2 Hantar borang permohonan untuk dapatkan sokongan.
PYM
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Halaman: 10/23 No. Semakan: 02
PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07 ARAHAN KERJA Tarikh: 09/05/2012 PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN 7.25
Disokong? KPTJ/KJ/PYM
L
7.25.1 Jika ya, ikut langkah 7.26.
Majukan Borang Permohonan
A
7.26
PYM
W A
7.25.2 Jika tidak, ikut langkah 7.69.
T ER
K
7.26.1 Majukan borang permohonan yang lengkap dan telah mendapat sokongan KPTJ/KJ ke Pejabat Pendaftar.
Semak Kelayakan
A
7.27
PYM
K
7.26.2 Masukkan salinan borang permohonan ke dalam Fail Cuti Staf.
PT PTJ/PYM
PT/PT(P/O)
Layak?
K
7.28
U
M
EN
T
ID
7.27.1 Buat penyemakan syarat dan kelayakan pemohon melalui rekod di Fail Pegawai dan Sistem e-IHRAMS. Rujuk : Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 1984; Perintah Am Bab C; dan E-Panduan Kemudahan Cuti.
D
O
7.28.1 Jika ya, ikut langkah 7.29.
7.29
7.28.2 Jika tidak, ikut langkah 7.69.
PT/PT(P/O) PT(P/O)
Mohon Kelulusan Kuasa Tertentu 7.29.1 Hantar borang permohonan beserta surat rasmi untuk memohon kelulusan daripada Kuasa Tertentu iaitu Pendaftar kecuali kelulusan CH dalam kalangan ahli Jawatankuasa Pengurusan Universiti (JPU) diluluskan oleh Naib Canselor.
PT /PT (P/O)
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Halaman: 11/23 No. Semakan: 02
PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07 ARAHAN KERJA Tarikh: 09/05/2012 PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN 7.30
Lulus? PT/PT(P/O)
L
7.30.1 Jika ya, ikut langkah 7.31.
7.31
Maklum Keputusan Kuasa Tertentu
PT/PT(P/O)
7.32
T ER
K
A
7.31.1 Hantar surat rasmi kepada pemohon dan KPTJ/KJ untuk maklum keputusan permohonan (lulus/tidak diluluskan).
W A
PT(P/O)
7.30.2 Jika tidak, ikut langkah 7.69.
Laksana Pemantauan
PT/PT (P/O)
PYM
Kemudahan Cuti Menjaga Anak (CTGMA)
T
7.33
ID
7.32.2 Ikut langkah 7.69
A
K
7.32.1 Pantau rekod pengambilan CH yang diambil oleh staf supaya tidak melebihi jumlah layak sepatutnya.
Pemohon/PYM
O
K
U
M
EN
7.33.1 Kenalpasti syarat dan kelayakan untuk memohon Kemudahan CTGMA dan buat permohonan. Rujuk: Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 15 Tahun 2007; Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 14 Tahun 2007; dan E-Panduan Kemudahan Cuti.
D
7.34
Layak ?
7.34.1 Jika ya, ikut langkah 7.35. 7.34.2 Jika tidak, ikut langkah 7.69.
7.35
PT PTJ/PYM PYM
Isi Borang Permohonan 7.35.1 Isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Permohonan Cuti Separuh Gaji/Tanpa Gaji/Lanjutan) dalam tempoh 30 (tiga puluh) hari sebelum tamatnya cuti bersalin.
Pemohon/PYM
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Halaman: 12/23 No. Semakan: 02
PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07 ARAHAN KERJA Tarikh: 09/05/2012 PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN
Hantar Borang Permohonan
Pemohon/PYM
Terima dan Semak Permohonan
T ER
7.37
K
A
7.36.1 Hantar borang permohonan lengkap yang disertakan dengan sijil perakuan bersalin kepada PYM di PTJ.
W A
7.36
Pemohon/PYM
L
7.35.2 Beri kenyataan pada ruangan ulasan di borang, jika permohonan tidak dikemukakan seperti tempoh yang dinyatakan pada 7.35.1.
Dapatkan Sokongan KPTJ/KJ
A
7.38
ID
7.38.1 Hantar borang permohonan yang telah lengkap untuk dapat sokongan daripada KPTJ/KJ.
T
Disokong?
PT PTJ/PYM
7.39.2 Jika tidak, ikut langkah 7.69.
PYM
U
M
7.39.1 Jika ya, ikut langkah 7.40.
Majukan Borang Permohonan
K
7.40
7.40.1 Majukan borang permohonan yang lengkap dan telah mendapat sokongan KPTJ/KJ ke Pejabat Pendaftar.
PT PTJ/PYM
7.40.2 Masuk salinan borang permohonan ke dalam Fail Cuti Staf.
PYM
O D
KPTJ/KJ PT PTJ/PYM
EN
7.39
PT PTJ/PYM
K
7.37.1 Terima dan semak borang yang dilampir dengan Sijil Perakuan Bersalin.
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Halaman: 13/23 No. Semakan: 02
PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07 ARAHAN KERJA Tarikh: 09/05/2012 PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN Semak Kelayakan dan Baki CTGMA
PT/PT(P/O)
Layak? 7.42.1 Jika ya, ikut langkah 7.43.
Mohon Kelulusan Kuasa Tertentu
A
7.43
PT/PT(P/O)
7.44.2 Jika tidak, ikut langkah 7.69.
PT(P/O)
M
U
K
Maklum Keputusan Kuasa Tertentu 7.45.1 Hantar surat rasmi kepada pemohon dan KPTJ/KJ untuk maklum keputusan permohonan (lulus/tidak diluluskan).
PT/PT(P/O)
7.45.2 Sedia Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai dan hantar ke Pejabat Bendahari bagi tujuan pemberhentian gaji dalam tempoh lima (5) hari bekerja setelah permohonan yang diluluskan diterima.
PT/PT(P/O)
7.45.3 Rekod maklumat pemohon serta tarikh CTGMA ke dalam Sistem e-IHRAMS.
PT(P/O)
O D
PT/PT(P/O)
EN
Lulus?
7.44.1 Jika ya, ikut langkah 7.45.
7.45
PT(P/O)
T
ID
7.43.1 Hantar borang permohonan beserta surat rasmi untuk mohon kelulusan daripada Kuasa Tertentu (Naib Canselor/Pendaftar). 7.44
PT/PT(P/O)
K
7.42.2 Jika tidak, ikut langkah 7.69.
T ER
7.42
K
A
7.41.2 Semak baki kelayakan yang boleh diambil jika pemohon pernah diluluskan CTGMA supaya tidak melebihi jumlah layak sepatutnya.
PT/PT(P/O)
L
7.41.1 Buat penyemakan melalui rekod di Fail Pegawai, Sistem e-IHRAMS dan juga Sistem e-Cuti syarat dan kelayakan pemohon.
W A
7.41
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Halaman: 14/23 No. Semakan: 02
PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07 ARAHAN KERJA Tarikh: 09/05/2012 PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN Pemohon Bercuti tempoh
yang
Pemohon
L
7.46.1 Mulakan CTGMA mengikut diluluskan seperti berikut:
Laksana Pemantauan
7.47.1 Pantau rekod pengambilan Kemudahan CTGMA yang diambil oleh staf supaya tidak melebihi jumlah kelayakan maksimum 1,825 hari (5 tahun) sepanjang tempoh perkhidmatan.
PT/PT(P/O)
7.47.2 Kemaskini rekod di Sistem e-IHRAMS dan Fail Pegawai.
PT(P/O)
T
ID
A
K
7.47
T ER
K
A
tempoh kemudahan CTGMA akan bermula pada tarikh selepas tamatnya tempoh CB bagi pegawai yang menggunakan kemudahan CB; tempoh kemudahan CTGMA akan bermula pada tarikh pegawai melahirkan anak bagi pegawai yang telah menggunakan sepenuhnya kemudahan CB.
W A
7.46
Lanjut CTGMA?
EN
7.48
K
U
M
7.48.1 Jika ya, ulang semula langkah 7.35 hingga langkah 7.50.
O
7.48.2 Jika tidak, ikut langkah 7.49.
D
7.49
NC/Pendaftar/ KPTJ/KJ/PT PTJ/PYM/PT/PT(P/O)/ Pemohon Pemohon/PYM
Lapor Diri Bertugas 7.49.1 Isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/Cuti Tanpa Gaji/Lanjutan).
Pemohon/PYM
7.49.2 Dapatkan pengesahan lapor diri bertugas semula daripada KPTJ/KJ.
Pemohon/PYM
7.49.3 Majukan borang lapor diri yang telah disahkan oleh KPTJ/KJ ke Pejabat Pendaftar.
Pemohon/PYM
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Halaman: 15/23 No. Semakan: 02
PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07 ARAHAN KERJA Tarikh: 09/05/2012 PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN
W A
7.49.5 Ikut langkah 7.69
PYM
A
Pemohon Lanjut CTGMA
K
7.50
PT/PT(P/O)
L
7.49.4 Sedia Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai dan hantar ke Pejabat Bendahari untuk mengaktifkan semula gaji dalam tempoh lima (5) hari bekerja dari tarikh borang lapor diri diterima.
Pemohon
7.50.2 Mula CTGMA sehingga tempoh yang telah diluluskan.
Pemohon
K
T ER
7.50.1 Terima surat kelulusan permohonan untuk melanjutkan CTGMA dari Pejabat Pendaftar.
PT/PT(P/O)
7.50.4 Rekod tarikh pelanjutan CTGMA ke dalam Sistem e-IHRAMS dan Fail Pegawai.
PT(P/O)
M
EN
T
ID
A
7.50.3 Sedia Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai dan hantar ke Pejabat Bendahari untuk lanjutkan pemberhentian gaji dalam tempoh lima (5) hari bekerja dari tarikh permohonan yang diluluskan diterima.
CTG Mengikut Pasangan Bertugas/Berkursus di Dalam atau di Luar Negeri (CTGMP)
D
O
K
7.51
PYM
U
7.50.5 Ikut langkah 7.69.
7.51.1 Kenalpasti syarat dan kelayakan untuk memohon CTGMP dan buat permohonan. Rujuk: Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 29 Tahun 2009; E-Panduan Kemudahan Cuti.
Pemohon/PYM
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Halaman: 16/23 No. Semakan: 02
PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07 ARAHAN KERJA Tarikh: 09/05/2012 PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN Isi Borang Permohonan
L
Pemohon/PYM
A
7.52.1 Isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 15 (Permohonan Cuti Tanpa Gaji bagi pegawai yang mengikut Pasangan Bertugas atau Berkursus Di dalam atau Di luar Negeri) dua (2) minggu sebelum hendak memulakan CTGMP.
W A
7.52
7.53
T ER
K
7.52.2 Beri kenyataan pada ruangan ulasan di borang, jika permohonan dikemukakan kurang daripada tempoh yang dinyatakan pada 7.52.1. Hantar Borang Permohonan
Pemohon/PT PTJ/PYM
T
Terima dan Semak Permohonan
EN
7.54
ID
A
K
7.53.1 Hantar borang permohonan lengkap yang disertakan dengan surat arahan bertugas atau diluluskan berkursus oleh Ketua Jabatan kepada PT PTJ/PYM di PTJ.
Pemohon/PYM
Dapatkan Sokongan KPTJ/KJ
U
7.55
PT PTJ/PYM
M
7.54.1 Terima dan semak borang permohonan serta pastikan dilampir dengan dokumen sokongan.
PYM
O
K
7.55.1 Hantar borang permohonan yang lengkap untuk dapat sokongan daripada KPTJ/KJ.
D
7.56
Disokong? 7.56.1 Jika ya, ikut langkah 7.57.
7.56.2 Jika tidak, ikut langkah 7.69.
KPTJ/KJ/ PT PTJ/PYM PYM
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Halaman: 17/23 No. Semakan: 02
PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07 ARAHAN KERJA Tarikh: 09/05/2012 PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN Majukan Borang Permohonan
Semak Kelayakan dan Baki CTGMP
K
7.58
PYM
A
7.57.2 Masuk salinan borang permohonan ke dalam Fail Cuti Staf.
PT PTJ/PYM
L
7.57.1 Majukan borang permohonan yang lengkap dan telah mendapat sokongan KPTJ/KJ ke Pejabat Pendaftar.
W A
7.57
PT/PT(P/O)
7.58.2 Semak baki kelayakan dan tempoh diluluskan CTGMP yang telah diambil jika pemohon pernah diluluskan CTGMP supaya tidak melebihi jumlah layak sepatutnya.
PT/PT(P/O)
7.59
ID
A
K
T ER
7.58.1 Buat penyemakan syarat dan kelayakan pemohon melalui rekod di Fail Pegawai dan Sistem e-IHRAMS.
Layak?
EN
T
7.59.1 Jika ya, ikut langkah 7.60
7.59.2 Jika tidak, ikut langkah 7.69.
PT/PT(P/O) PT(P/O)
M
7.60. Mohon Kelulusan Kuasa Tertentu
Lulus?
D
O
7.61
NC/Pendaftar/ PT/PT(P/O)
K
U
7.60.1 Hantar borang permohonan beserta surat rasmi untuk mohon kelulusan daripada Kuasa Tertentu (Naib Canselor/Pendaftar).
7.61.1 Jika ya, ikut langkah 7.62. 7.61.2 Jika tidak, ikut langkah 7.69.
7.62
PT/PT(P/O) PT(P/O)
Maklum Keputusan Kuasa Tertentu 7.62.1 Hantar surat rasmi kepada pemohon dan KPTJ/KJ untuk maklum keputusan permohonan (lulus/tidak diluluskan).
PT/PT(P/O)
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Halaman: 18/23 No. Semakan: 02
PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07 ARAHAN KERJA Tarikh: 09/05/2012 PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN
L
A
7.62.3 Rekod maklumat pemohon serta tarikh CTG ke dalam Sistem e-IHRAMS.
PT/PT(P/O)
W A
7.62.2 Sedia Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai dan hantar ke Pejabat Bendahari bagi tujuan pemberhentian gaji dalam tempoh lima (5) hari bekerja setelah permohonan yang diluluskan diterima.
Habiskan CR Yang Layak
T ER
7.63
K
7.62.4 Ikut langkah 7.64 bagi permohonan lanjut CTGMP.
PT(P/O)
PT PTJ/PYM
A
K
7.63.1 Semak baki CR pada tahun semasa di Sistem e-Cuti dan jika ada baki maklum kepada pemohon supaya menghabiskan CR yang masih layak sebelum memulakan CTGMP.
PT(P/O)
PYM
7.63.3 Cetak penyata cuti, sahkan dan fail dalam Fail Cuti Staf.
PYM
7.64
EN
T
ID
7.63.2 Luput baki CR yang tidak dihabiskan pada tahun semasa di Sistem e-Cuti.
Laksana Pemantauan
D
O
K
U
M
7.64.1 Pantau rekod pengambilan CTGMP yang diambil oleh staf. Tempoh CTG terhad kepada tiga (3) tahun sahaja atau selama tempoh berkhidmat/berkursus pasangan pegawai, mana yang lebih pendek; CTG yang berikutnya hanya boleh dipohon selepas kembali berkhidmat selama satu (1) tahun dari tarikh CTG sebelumnya tamat.
7.64.2 Kemaskini rekod di Sistem e-IHRAMS dan Fail Pegawai. 7.65
PT/PT(P/O)
PT/PT(P/O)
Pemohon Memulakan CTGMP 7.65.1 Mula CTGMP mengikut tarikh dan tempoh yang telah diluluskan.
Pemohon
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Halaman: 19/23 No. Semakan: 02
PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07 ARAHAN KERJA Tarikh: 09/05/2012 PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN Lanjut CTGMP?
Pemohon
A
7.66.2 Jika tidak, ikut langkah 7.67. Lapor Diri Bertugas
K
7.67
NC/Pendaftar/ KPTJ/KJ/PT PTJ/PYM/PT/PT(P/O)/ Pemohon
W A
7.66.1 Jika ya, ulang semula langkah 7.52 hingga 7.68 kecuali pada langkah 7.63 dan 7.65.
L
7.66
Pemohon/PYM
7.67.2 Dapatkan pengesahan lapor diri bertugas semula daripada KPTJ/KJ.
Pemohon/PYM
7.67.3 Majukan borang lapor diri yang telah disahkan oleh KPTJ/KJ ke Pejabat Pendaftar.
Pemohon/PYM
7.67.4 Sedia Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai dan hantar ke Pejabat Bendahari untuk mengaktifkan semula gaji dalam tempoh lima (5) hari bekerja dari tarikh borang lapor diri diterima.
PT/PT(P/O)
Pemohon Lanjut CTGMP
M
7.68
EN
T
ID
A
K
T ER
7.67.1 Isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/Cuti Tanpa Gaji/Lanjutan).
K
U
7.68.1 Terima surat kelulusan permohonan untuk melanjutkan CTGMP dari Pejabat Pendaftar.
Pemohon Pemohon
7.68.3 Sedia Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai dan hantar ke Pejabat Bendahari untuk lanjutkan pemberhentian gaji dalam tempoh lima (5) hari bekerja dari tarikh permohonan yang diluluskan diterima.
PT/PT(P/O)
D
O
7.68.2 Mula CTGMP sehingga tempoh yang telah diluluskan.
7.68.4 Rekod tarikh pelanjutan CTGMP ke dalam Sistem e-IHRAMS. 7.68.5 Ikut langkah 7.69
PT(P/O)
PYM
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Halaman: 20/23 No. Semakan: 02
PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07 ARAHAN KERJA Tarikh: 09/05/2012 PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN Kemaskini Rekod
PT (P/O)/PYM
T ER
K
A
7.69.2 Masukkan permohonan yang tidak diluluskan ke dalam Sistem e-Cuti selewat-lewatnya tiga (3) hari bekerja selepas keputusan diterima.
PT (P/O)/PYM
L
7.69.1 Masukkan kelulusan permohonan CR selepas berkursus lebih 12 (Dua Belas) bulan, Cuti atas sebab Kecemasan Am, CH, CTGMA dan CTGMP ke dalam Sistem e-Cuti/e-IHRAMS selewat-lewatnya tiga (3) hari selepas kelulusan diterima.
W A
7.69
D
O
K
U
M
EN
T
ID
A
K
7.69.3 Masuk ke dalam Fail Cuti Staf/Fail Pegawai manamana rekod kualiti yang berkenaan: Borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 01 (Permohonan Cuti Rehat) yang lengkap bagi Anggota Keselamatan Bertugas Syif (AKBS) dan permohonan cuti yang diuruskan secara manual jika sistem e-Cuti tidak berfungsi; Borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 20 (Perakuan Tidak Hadir Ke Pejabat atas sebabsebab Kecemasan Am) Borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 07 (Permohonan Cuti Haji) Borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Permohonan Cuti Separuh Gaji/Tanpa Gaji/Lanjutan) Borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 15 (Permohonan Cuti Tanpa Gaji bagi pegawai yang Mengikuti Pasangan Bertugas atau berkursus Di dalam atau Di luar Negeri) Borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/Tanpa Gaji/Lanjutan). Surat rasmi kelulusan Kuasa Tertentu Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai. Tamat
7.70
PT (P/O)/PYM
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Halaman: 21/23 No. Semakan: 02
PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07 ARAHAN KERJA Tarikh: 09/05/2012 PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN 8.0 REKOD KUALITI Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh Simpanan
PT (P/O)
Bilik Rekod Fail Pejabat Pendaftar
Sepanjang tempoh perkhidmatan
Arkib
PTJ
PTJ
A
K
T ER
Seksyen Pengurusan Rekod dan Data
U
K
2.
M
EN
T
ID
SOK/BUM/BR01/B-Cuti 07 (Permohonan Cuti Haji) yang lengkap SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Permohonan Cuti Separuh Gaji/Tanpa Gaji/Lanjutan) yang lengkap SOK/BUM/BR01/B-Cuti 15 (Permohonan Cuti Tanpa Gaji bagi pegawai yang Mengikut Pasangan Bertugas atau Berkursus Di dalam atau Di luar Negeri) yang lengkap Surat permohonan CTG Surat kelulusan CTG Surat kelulusan permohonan CH Jadual penerbangan Haji Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai yang lengkap Dokumen sokongan CTG Mengikut Pasangan Bertugas atau Berkursus Di dalam atau Di luar negeri UPM/CUTI/(No. Staf)
Pendaftar
A
Fail Pegawai
W A
UPM/(No. Staf)
Kuasa Melupus
K
1.
Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
L
Bil
PT PTJ
D
O
Fail Cuti Staf SOK/BUM/BR01/B-Cuti 01 (Permohonan Cuti Rehat) yang lengkap bagi Anggota Keselamatan Bertugas Syif (AKBS) dan permohonan cuti yang diuruskan secara manual jika sistem e-Cuti tidak berfungsi SOK/BUM/BR01/B-Cuti 02 (Permohonan Cuti Tidak Berekod) yang lengkap SOK/BUM/BR01/B-Cuti 07 (Permohonan Cuti Haji) yang lengkap
Sepanjang tempoh perkhidmatan
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Halaman: 22/23 No. Semakan: 02
PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07 ARAHAN KERJA Tarikh: 09/05/2012 PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN Bil
Tanggungjawab Menyelenggara
e-IHRAMS Sistem Bersepadu Pengurusan Sumber Manusia (Integrated Human Resource Management Systems)
D
O
3.
K
Kuasa Melupus
W A A K T ER K A
U
M
EN
T
ID
SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Permohonan Cuti Separuh Gaji/Tanpa Gaji/Lanjutan) yang lengkap SOK/BUM/BR01/B-Cuti 15 (Permohonan Cuti Tanpa Gaji bagi pegawai yang Mengikut Pasangan Bertugas atau berkursus Di dalam atau Di luar negeri) yang lengkap surat pengesahan kejadian kecemasan am daripada Pegawai Daerah, Penghulu, Pejabat Polis, Jabatan Penerangan, Jabatan Kebajikan, Media Massa Sijil Perakuan Bersalin Surat permohonan CTG Surat kelulusan CTG Surat kelulusan permohonan CH Jadual penerbangan Haji Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai yang lengkap Dokumen sokongan CTG Mengikut Pasangan Bertugas atau Berkursus Di dalam atau Di luar negeri Surat pengesahan lapor diri daripada Cuti Belajar/Berkursus Penyata Tahunan Cuti Staf
Tempat dan Tempoh Simpanan
L
Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Pegawai Teknologi Maklumat iDEC
iDEC
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Halaman: 23/23 No. Semakan: 02
PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07 ARAHAN KERJA Tarikh: 09/05/2012 PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN Tempat dan Tempoh Simpanan
Pegawai Teknologi Maklumat iDEC
iDEC
PYM
PTJ
K T ER
No. CPD
02
00
Keseluruhan
02
01
SOK (BUM) 3/2011
02
02
Kelulusan Mesyuarat
ID
No. Semakan
Keluaran Pertama untuk satu pensijilan
EN
T
No. Isu
A
K
9.0 SEJARAH SEMAKAN
SOK (BUM) 3/2012
M
U K O D
PTJ
A
UPM/(kod PTJ /500-9/1 (Pengurusan Hal Ehwal Cuti) UPM/(kod PTJ /100-43/2/7 (Sistem e-Cuti)
Kuasa Melupus
L
e-Cuti Sistem Permohonan Cuti Online (www.putra.upm.edu.my)
4.
Tanggungjawab Menyelenggara
Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
W A
Bil
Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses Kali ke-2 Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar kali Ke-231
Disedia/ Disemak Oleh KB Pengurusan Sumber Manusia KB Pengurusan Sumber Manusia KB Pengurusan Sumber Manusia
Disahkan Oleh
Tarikh Kuat kuasa
WP
15/02/2011
WP
08/08/2011
WP
09/05/2012