DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

Halaman: 1/23 No. Semakan: 02

PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07 ARAHAN KERJA Tarikh: 09/05/2012 PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN 1.0 TUJUAN

A

W A

L

Arahan Kerja ini bertujuan untuk menerangkan tatacara pelaksanaan cuti yang dikategorikan di bawah Cuti-Cuti Lain (CCL) iaitu Cuti Rehat selepas berkursus lebih 12 (Dua Belas) bulan, Cuti atas sebab Kecemasan Am, Kemudahan Cuti Haji, Kemudahan Cuti Menjaga Anak dan Cuti Tanpa Gaji bagi pegawai yang mengikuti Pasangan Mereka Bertugas atau Berkursus Di dalam atau Di luar Negeri.

K

2.0 SKOP

T ER

Arahan Kerja ini meliputi penerimaan, kelulusan, pemakluman dan pelaporan permohonan CCL.

A

Tajuk Dokumen

ID

Nombor Dokumen

K

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Cuti

T

Perintah-Perintah Am (Bab C)

EN

Pekeliling Perkhidmatan Bilangan Peraturan Mengenai Kelayakan Cuti Haji Di 4 Tahun 1984 Bawah Perintah-Perintah Am 34 dan 35, Bab ‘C’

Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 9 Tahun 1991

Pelaksanaan Sistem Saraan Baru Berdasarkan Laporan Jawatankuasa Khas Kabinet mengenai Gaji Sektor Awam 1991.


Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan

Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 14 Tahun 2007

Penjelasan Mengenai Perkara Perkhidmatan Dalam Melaksanakan Pemberian Kemudahan Cuti Menjaga Anak


Kemudahan Cuti Menjaga Anak

O D

Peraturan Memberikan Kebenaran Tidak Hadir Kerja Atas Sebab-Musabab Kecemasan Am

K

U

M




PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07 ARAHAN KERJA Tarikh: 09/05/2012 PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN

E-Panduan Kemudahan Cuti

-

Panduan Cuti On Web (Kerani)

-

Panduan Cuti On Web (Umum)

T ER

K

A

W A

-

:

Cuti-cuti Lain

CR

:

Cuti Rehat

CB

:

ID

A

CCL

T

Cuti Bersalin Cuti Haji Cuti Gantian

:

Cuti Tanpa Gaji

CTGMA

:

Cuti Tanpa Gaji Menjaga Anak

CTGMP

:

Cuti Tanpa Gaji Mengikut Pasangan

PTJ

:

Pusat Tanggungjawab

NC

:

Naib Canselor

PEND

:

Pejabat Pendaftar

KB

:

Ketua Bahagian

KPTJ

:

Ketua Pusat Tanggungjawab

KS

:

Ketua Seksyen

KJ

:

Ketua Jabatan

PT

:

Pegawai Tadbir (Pejabat Pendaftar)

O

U

CTG

M

:

K

EN

:

CG

D

K

4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN

CH

L

Cuti Tanpa Gaji bagi pegawai yang mengikuti Pekeliling Perkhidmatan Bilangan Pasangan Mereka Bertugas atau Berkursus Di 29 Tahun 2009 dalam atau Di luar Negeri



PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07 ARAHAN KERJA Tarikh: 09/05/2012 PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN :

Pegawai Tadbir (Pusat Tanggungjawab)

PL

:

Pegawai Pelulus

PS

:

Pegawai Penyokong

PT(P/O)

:

Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pejabat Pendaftar

PYM

:

Pegawai yang Melaksana Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pusat Tanggungjawab Setiausaha Pejabat Pusat Tanggungjawab Pembantu Makmal Pembantu Perpustakaan Penolong Pegawai Sains Penolong Pegawai Tadbir Penolong Pengurus Asrama Pegawai Sains

EN

5.0 TANGGUNGJAWAB

T

ID

A

K

T ER

K

A

W A

L

PT PTJ

U

M

Naib Canselor, Pendaftar, Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Ketua Seksyen Pengesahan, Cuti dan Persaraan dan Ketua Pusat Tanggungjawab adalah bertanggungjawab untuk menentukan arahan kerja ini dilaksanakan.

D

O

K

Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi arahan kerja ini.



PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07 ARAHAN KERJA Tarikh: 09/05/2012 PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN 6.0 CARTA ALIR Mula

Kenal Pasti Jenis CCL

Isi Borang Permohonan

Hantar Borang Permohonan

Terima dan Semak Permohonan


Tidak

7.19

Tidak

T

7.13

W A

Dapatkan Sokongan KPTJ/KJ

A

7.55

Tidak

7.56

Disokong ? Ya

7.40

7.57

Majukan Borang Pemohonan

Majukan Borang Permohonan 7.29

Ya

7.58

7.41

Semak Kelayakan dan Baki CTGMP

Semak Kelayakan dan Baki CTGMA 7.42

7.30

7.59

Tidak Layak?

Lulus? Ya

7.43

7.44

7.32

7.60

Mohon Kelulusan Kuasa Tertentu


Maklum Keputusan Kuasa Tertentu

Tidak Layak?

Ya

Ya

7.31

Tidak

7.61

Tidak Lulus?

Lulus?

Laksana Pemantauan Ya

M

EN

Pemohon Bercuti

7.38

Disokong ?

7.28

Tidak

Tidak

Maklum Keputusan KPTJ/KJ

7.37

Tidak

Ya


7.12

7.54


7.39

Semak Kelayakan

ID

Sokong/Lulus? Ya

7.27

Layak?

Tidak

7.36


Majukan Borang Permohonan

7.20

Dapatkan Sokongan dan Kelulusan KPTJ/KJ

7.26

K

7.10

Ya


7.53

Hantar Borang Pemohonan


Ya


7.52

Isi Borang Pemohonan

7.35


Disokong ?


Layak?

Ya


7.25

7.18

7.8

7.11

7.24

7.17

7.7

7.9


Dapatkan Pengesahan Kejadian

Tidak

Layak? 7.23

A

Maklum / Lapor ke PTJ 7.16


7.34


7.6

7.51

CTG Mengikut Pasangan Bertugas/ Berkursus di Dalam Atau Di Luar Negeri (CTGMP)

T ER

Lapor Diri Bertugas

7.33

Kemudahan Cuti Menjaga Anak (CTGMA)

7.22

7.15

7.5

Ada Baki CR Yang Di Simpan

Ya

7.21

Kemudahan Cuti Haji (CH)

K

Cuti Atas Sebab Kecemasan Am

Tidak

7.4

7.2

7.14

7.3

CR Selepas Berkursus Lebih 12 Bulan

L

7.1

7.62

Ya

7.45



7.63

U

7.46

Habiskan CR Yang Layak

Pemohon Bercuti

7.64

K

7.47

Laksana Pemantauan

Laksana Pemantauan

O

7.65 7.48

7.49

Tidak

Lapor Diri Bertugas

D

Lanjut CTGMA ?

Pemohon Memulakan CTGMP Tidak

7.66

Ya

7.50

Pemohon Lanjut CTGMA

Y a

7.68

Pemohon Lanjut CTGMP 7.69

Kemaskini Rekod

Tamat

7.70

7.67 Lapor Diri Bertugas

Lanjut CTGMP ?



PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07 ARAHAN KERJA Tarikh: 09/05/2012 PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN 7.0 PROSES TERPERINCI Tanggungjawab

Mula

7.2

Kenalpasti Jenis CCL

Pemohon/PYM

T ER

K

A

7.2.1 Kenalpasti jenis cuti CCL yang hendak dipohon berdasarkan syarat-syarat kelayakan. Rujuk: E-Panduan Kemudahan Cuti; Pekeliling Perkhidmatan.

W A

7.1

L

Tindakan

CR Selepas Berkursus Lebih 12 (Dua Belas) Bulan

U

7.3

M

EN

T

ID

A

K

Jika memohon : Cuti Rehat Selepas Berkursus Lebih 12 (Dua Belas) Bulan, ikut langkah 7.3; Kebenaran Tidak Hadir Kerja Atas Sebab Kecemasan Am, ikut langkah 7.14; Kemudahan Cuti Haji, ikut langkah 7.21; Kemudahan CTG Menjaga Anak, ikut langkah 7.33; dan CTG Mengikut Pasangan Kerana Berkursus atau Bertugas di Dalam atau di Luar Negeri ikut langkah 7.51.

D

O

K

7.3.1 Semak dengan PYM rekod baki CR yang disimpan.

7.4

7.3.2 Pastikan ada baki CR maksima sebanyak tujuh (7) hari sebelum memulakan Cuti Berkursus Lebih 12 (dua belas) bulan.

Pemohon/PYM Pemohon/PYM

Ada Baki CR Yang Disimpan? 7.4.1 Jika ya, ikut langkah 7.6.

Pemohon/PYM

7.4.2 Jika tidak, ikut langkah 7.5 dan 7.69.

Pemohon/PYM




7.6

Lapor Diri Bertugas Lapor diri di kursus/belajar.

PTJ

setelah

menamatkan

7.5.2

Dapatkan pengesahan lapor diri bertugas semula daripada KPTJ/KJ.

7.5.3

Ikut langkah 7.69.

Pemohon/PYM

W A

L

7.5.1

Pemohon/ PT PTJ/PYM/ KPTJ/KJ

A K T ER

7.5


Pemohon/PYM


ID

7.7

A

K

7.6.1 Isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 01 (Permohonan Cuti Rehat) jika ada baki CR yang disimpan sebelum berkursus atau cuti belajar yang melebih 12 (Dua Belas) bulan.

PYM

Pemohon


U

7.8

M

EN

T

7.7.1 Hantar borang permohonan yang telah lengkap diisi kepada PYM di PTJ. Lampirkan borang pengesahan lapor diri yang telah diperakui oleh KPTJ/KJ.

D

O

K

7.8.1 Terima dan semak borang permohonan yang dilampirkan dengan dokumen sokongan.

7.9

7.8.2 Jika tidak lengkap, minta pemohon melengkapkan.

PYM

PYM

Layak? 7.9.1 Jika ya, ikut langkah 7.10 7.9.2 Jika tidak, ikut langkah 7.69.

PT PTJ/PYM Pemohon/PYM



PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07 ARAHAN KERJA Tarikh: 09/05/2012 PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN 7.10

Dapatkan Sokongan dan Kelulusan KPTJ/KJ 7.10.1 Dapatkan sokongan dan kelulusan daripada KPTJ/KJ. Sokong/Lulus ?

PT PTJ/PYM

A

7.11.1 Jika ya, ikut langkah 7.12.

T ER

Maklum Keputusan KPTJ/KJ

K

7.11.2 Jika tidak, ikut langkah 7.69. 7.12

K

7.12.1 Maklum keputusan kepada pemohon dengan mengemukakan salinan borang permohonan.

T

Pemohon Bercuti

EN

7.13.1 Pemohon bercuti mengikut tarikh dan baki kelayakan CR yang telah diluluskan.

PYM

Pemohon

PYM

U

Cuti Atas Sebab Kecemasan Am

K

7.14.1 Kenal pasti Cuti atas sebab Kecemasan Am jika mengalami kejadian berikut yang menghalang perjalanan ke tempat kerja: tanah runtuh; jambatan runtuh; banjir; gempa bumi; bencana alam; perintah berkurung; dan perintah sekatan am.

O D

PYM

M

7.13.2 Ikut langkah 7.69. 7.14

Pemohon/PYM

ID

A

7.12.2 Masukkan borang permohonan yang asal ke dalam Fail Cuti Staf. 7.13

L

W A

7.11

KPTJ/KJ/ PT PTJ/PYM

Pemohon/PYM



PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07 ARAHAN KERJA Tarikh: 09/05/2012 PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN Rujuk:

Maklum/Lapor ke PTJ

Pemohon

Dapatkan Pengesahan Kejadian

T ER

7.16

K

A

7.15.1 Hubungi PTJ (telefon, e-mel dll) untuk makluman kejadian.

W A

7.15

L


Pemohon

ID


7.17.1 Isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 20 (Perakuan Tidak Hadir Ke Pejabat atas sebab-sebab Kecemasan Am) dalam tempoh tiga (3) hari bekerja setelah hadir bertugas semula.

Pemohon/PYM

7.17.2 Beri kenyataan pada ruangan ulasan di borang jika permohonan dibuat melebihi tiga (3) hari bekerja setelah hadir bertugas semula.

Pemohon/PYM


D

O

7.18

K

U

M

EN

T

7.17

A

K

7.16.1 Dapatkan surat perakuan pengesahan kejadian kecemasan am daripada Pegawai Daerah/ Penghulu/ Pejabat Polis/ Jabatan Penerangan/ Jabatan Kebajikan atau Media Massa untuk menyokong pemberian pelepasan/cuti.

7.19

7.18.1 Hantar borang permohonan lengkap disertakan surat/dokumen pengesahan kejadian kecemasan am kepada PT PTJ/PYM di PTJ.

Pemohon

Terima dan Semak Permohonan 7.19.1 Terima dan semak borang permohonan yang dilampir dengan surat/dokumen pengesahan kejadian kecemasan am.

PT PTJ/PYM





W A PYM

K

A

7.20.2 Rekod kelulusan permohonan ke dalam Sistem e-Cuti dan masukkan borang permohonan ke dalam Fail Cuti Staf.

KPTJ/KJ PT PTJ/PYM

L

7.20.1 Hantar borang permohonan yang lengkap untuk dapat sokongan dan kelulusan daripada KPTJ/KJ.

7.21

T ER

7.20.3 Ikut langkah 7.69 Kemudahan Cuti Haji (CH)

Pemohon/PYM

T

ID

A

K

7.21.1 Kenal pasti syarat dan kelayakan untuk memohon Kemudahan CH dan buat permohonan. Rujuk: Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 1984; Perintah Am Bab C; dan E-Panduan Kemudahan Cuti.

PYM


EN

7.22

Pemohon/PYM


D

O

7.23

K

U

M

7.22.1 Isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 07 (Permohonan Cuti Haji) sebaik sahaja menerima jadual penerbangan dari Tabung Haji atau agensi berkaitan.

7.24

7.23.1 Hantar borang permohonan lengkap yang disertakan jadual penerbangan dari Tabung Haji atau agensi kepada PYM di PTJ.

Pemohon/PYM

Terima dan Semak Permohonan 7.24.1 Terima dan semak borang permohonan yang dilampirkan dokumen sokongan.

PT PTJ/PYM

7.24.2 Hantar borang permohonan untuk dapatkan sokongan.

PYM




Disokong? KPTJ/KJ/PYM

L



A

7.26

PYM

W A

7.25.2 Jika tidak, ikut langkah 7.69.

T ER

K

7.26.1 Majukan borang permohonan yang lengkap dan telah mendapat sokongan KPTJ/KJ ke Pejabat Pendaftar.

Semak Kelayakan

A

7.27

PYM

K

7.26.2 Masukkan salinan borang permohonan ke dalam Fail Cuti Staf.

PT PTJ/PYM

PT/PT(P/O)

Layak?

K

7.28

U

M

EN

T

ID

7.27.1 Buat penyemakan syarat dan kelayakan pemohon melalui rekod di Fail Pegawai dan Sistem e-IHRAMS. Rujuk : Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 1984; Perintah Am Bab C; dan E-Panduan Kemudahan Cuti.

D

O


7.29


PT/PT(P/O) PT(P/O)

Mohon Kelulusan Kuasa Tertentu 7.29.1 Hantar borang permohonan beserta surat rasmi untuk memohon kelulusan daripada Kuasa Tertentu iaitu Pendaftar kecuali kelulusan CH dalam kalangan ahli Jawatankuasa Pengurusan Universiti (JPU) diluluskan oleh Naib Canselor.

PT /PT (P/O)




Lulus? PT/PT(P/O)

L


7.31


PT/PT(P/O)

7.32

T ER

K

A

7.31.1 Hantar surat rasmi kepada pemohon dan KPTJ/KJ untuk maklum keputusan permohonan (lulus/tidak diluluskan).

W A

PT(P/O)


Laksana Pemantauan

PT/PT (P/O)

PYM

Kemudahan Cuti Menjaga Anak (CTGMA)

T

7.33

ID

7.32.2 Ikut langkah 7.69

A

K

7.32.1 Pantau rekod pengambilan CH yang diambil oleh staf supaya tidak melebihi jumlah layak sepatutnya.

Pemohon/PYM

O

K

U

M

EN

7.33.1 Kenalpasti syarat dan kelayakan untuk memohon Kemudahan CTGMA dan buat permohonan. Rujuk: Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 15 Tahun 2007; Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 14 Tahun 2007; dan E-Panduan Kemudahan Cuti.

D

7.34

Layak ?

7.34.1 Jika ya, ikut langkah 7.35. 7.34.2 Jika tidak, ikut langkah 7.69.

7.35

PT PTJ/PYM PYM

Isi Borang Permohonan 7.35.1 Isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Permohonan Cuti Separuh Gaji/Tanpa Gaji/Lanjutan) dalam tempoh 30 (tiga puluh) hari sebelum tamatnya cuti bersalin.

Pemohon/PYM





Pemohon/PYM


T ER

7.37

K

A

7.36.1 Hantar borang permohonan lengkap yang disertakan dengan sijil perakuan bersalin kepada PYM di PTJ.

W A

7.36

Pemohon/PYM

L

7.35.2 Beri kenyataan pada ruangan ulasan di borang, jika permohonan tidak dikemukakan seperti tempoh yang dinyatakan pada 7.35.1.


A

7.38

ID

7.38.1 Hantar borang permohonan yang telah lengkap untuk dapat sokongan daripada KPTJ/KJ.

T

Disokong?

PT PTJ/PYM


PYM

U

M



K

7.40


PT PTJ/PYM

7.40.2 Masuk salinan borang permohonan ke dalam Fail Cuti Staf.

PYM

O D

KPTJ/KJ PT PTJ/PYM

EN

7.39

PT PTJ/PYM

K

7.37.1 Terima dan semak borang yang dilampir dengan Sijil Perakuan Bersalin.



PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07 ARAHAN KERJA Tarikh: 09/05/2012 PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN Semak Kelayakan dan Baki CTGMA

PT/PT(P/O)

Layak? 7.42.1 Jika ya, ikut langkah 7.43.


A

7.43

PT/PT(P/O)


PT(P/O)

M

U

K

Maklum Keputusan Kuasa Tertentu 7.45.1 Hantar surat rasmi kepada pemohon dan KPTJ/KJ untuk maklum keputusan permohonan (lulus/tidak diluluskan).

PT/PT(P/O)

7.45.2 Sedia Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai dan hantar ke Pejabat Bendahari bagi tujuan pemberhentian gaji dalam tempoh lima (5) hari bekerja setelah permohonan yang diluluskan diterima.

PT/PT(P/O)

7.45.3 Rekod maklumat pemohon serta tarikh CTGMA ke dalam Sistem e-IHRAMS.

PT(P/O)

O D

PT/PT(P/O)

EN

Lulus?


7.45

PT(P/O)

T

ID

7.43.1 Hantar borang permohonan beserta surat rasmi untuk mohon kelulusan daripada Kuasa Tertentu (Naib Canselor/Pendaftar). 7.44

PT/PT(P/O)

K


T ER

7.42

K

A

7.41.2 Semak baki kelayakan yang boleh diambil jika pemohon pernah diluluskan CTGMA supaya tidak melebihi jumlah layak sepatutnya.

PT/PT(P/O)

L

7.41.1 Buat penyemakan melalui rekod di Fail Pegawai, Sistem e-IHRAMS dan juga Sistem e-Cuti syarat dan kelayakan pemohon.

W A

7.41



PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07 ARAHAN KERJA Tarikh: 09/05/2012 PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN Pemohon Bercuti tempoh

yang

Pemohon

L

7.46.1 Mulakan CTGMA mengikut diluluskan seperti berikut:

Laksana Pemantauan

7.47.1 Pantau rekod pengambilan Kemudahan CTGMA yang diambil oleh staf supaya tidak melebihi jumlah kelayakan maksimum 1,825 hari (5 tahun) sepanjang tempoh perkhidmatan.

PT/PT(P/O)

7.47.2 Kemaskini rekod di Sistem e-IHRAMS dan Fail Pegawai.

PT(P/O)

T

ID

A

K

7.47

T ER

K

A

tempoh kemudahan CTGMA akan bermula pada tarikh selepas tamatnya tempoh CB bagi pegawai yang menggunakan kemudahan CB; tempoh kemudahan CTGMA akan bermula pada tarikh pegawai melahirkan anak bagi pegawai yang telah menggunakan sepenuhnya kemudahan CB.

W A

7.46

Lanjut CTGMA?

EN

7.48

K

U

M

7.48.1 Jika ya, ulang semula langkah 7.35 hingga langkah 7.50.

O


D

7.49

NC/Pendaftar/ KPTJ/KJ/PT PTJ/PYM/PT/PT(P/O)/ Pemohon Pemohon/PYM

Lapor Diri Bertugas 7.49.1 Isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/Cuti Tanpa Gaji/Lanjutan).

Pemohon/PYM

7.49.2 Dapatkan pengesahan lapor diri bertugas semula daripada KPTJ/KJ.

Pemohon/PYM

7.49.3 Majukan borang lapor diri yang telah disahkan oleh KPTJ/KJ ke Pejabat Pendaftar.

Pemohon/PYM




W A

7.49.5 Ikut langkah 7.69

PYM

A

Pemohon Lanjut CTGMA

K

7.50

PT/PT(P/O)

L

7.49.4 Sedia Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai dan hantar ke Pejabat Bendahari untuk mengaktifkan semula gaji dalam tempoh lima (5) hari bekerja dari tarikh borang lapor diri diterima.

Pemohon

7.50.2 Mula CTGMA sehingga tempoh yang telah diluluskan.

Pemohon

K

T ER

7.50.1 Terima surat kelulusan permohonan untuk melanjutkan CTGMA dari Pejabat Pendaftar.

PT/PT(P/O)

7.50.4 Rekod tarikh pelanjutan CTGMA ke dalam Sistem e-IHRAMS dan Fail Pegawai.

PT(P/O)

M

EN

T

ID

A

7.50.3 Sedia Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai dan hantar ke Pejabat Bendahari untuk lanjutkan pemberhentian gaji dalam tempoh lima (5) hari bekerja dari tarikh permohonan yang diluluskan diterima.

CTG Mengikut Pasangan Bertugas/Berkursus di Dalam atau di Luar Negeri (CTGMP)

D

O

K

7.51

PYM

U

7.50.5 Ikut langkah 7.69.

7.51.1 Kenalpasti syarat dan kelayakan untuk memohon CTGMP dan buat permohonan. Rujuk: Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 29 Tahun 2009; E-Panduan Kemudahan Cuti.

Pemohon/PYM



PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07 ARAHAN KERJA Tarikh: 09/05/2012 PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN Isi Borang Permohonan

L

Pemohon/PYM

A

7.52.1 Isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 15 (Permohonan Cuti Tanpa Gaji bagi pegawai yang mengikut Pasangan Bertugas atau Berkursus Di dalam atau Di luar Negeri) dua (2) minggu sebelum hendak memulakan CTGMP.

W A

7.52

7.53

T ER

K

7.52.2 Beri kenyataan pada ruangan ulasan di borang, jika permohonan dikemukakan kurang daripada tempoh yang dinyatakan pada 7.52.1. Hantar Borang Permohonan

Pemohon/PT PTJ/PYM

T


EN

7.54

ID

A

K

7.53.1 Hantar borang permohonan lengkap yang disertakan dengan surat arahan bertugas atau diluluskan berkursus oleh Ketua Jabatan kepada PT PTJ/PYM di PTJ.

Pemohon/PYM


U

7.55

PT PTJ/PYM

M

7.54.1 Terima dan semak borang permohonan serta pastikan dilampir dengan dokumen sokongan.

PYM

O

K

7.55.1 Hantar borang permohonan yang lengkap untuk dapat sokongan daripada KPTJ/KJ.

D

7.56

Disokong? 7.56.1 Jika ya, ikut langkah 7.57.


KPTJ/KJ/ PT PTJ/PYM PYM



PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07 ARAHAN KERJA Tarikh: 09/05/2012 PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN Majukan Borang Permohonan

Semak Kelayakan dan Baki CTGMP

K

7.58

PYM

A

7.57.2 Masuk salinan borang permohonan ke dalam Fail Cuti Staf.

PT PTJ/PYM

L


W A

7.57

PT/PT(P/O)

7.58.2 Semak baki kelayakan dan tempoh diluluskan CTGMP yang telah diambil jika pemohon pernah diluluskan CTGMP supaya tidak melebihi jumlah layak sepatutnya.

PT/PT(P/O)

7.59

ID

A

K

T ER

7.58.1 Buat penyemakan syarat dan kelayakan pemohon melalui rekod di Fail Pegawai dan Sistem e-IHRAMS.

Layak?

EN

T

7.59.1 Jika ya, ikut langkah 7.60


PT/PT(P/O) PT(P/O)

M

7.60. Mohon Kelulusan Kuasa Tertentu

Lulus?

D

O

7.61

NC/Pendaftar/ PT/PT(P/O)

K

U

7.60.1 Hantar borang permohonan beserta surat rasmi untuk mohon kelulusan daripada Kuasa Tertentu (Naib Canselor/Pendaftar).

7.61.1 Jika ya, ikut langkah 7.62. 7.61.2 Jika tidak, ikut langkah 7.69.

7.62

PT/PT(P/O) PT(P/O)

Maklum Keputusan Kuasa Tertentu 7.62.1 Hantar surat rasmi kepada pemohon dan KPTJ/KJ untuk maklum keputusan permohonan (lulus/tidak diluluskan).

PT/PT(P/O)




L

A

7.62.3 Rekod maklumat pemohon serta tarikh CTG ke dalam Sistem e-IHRAMS.

PT/PT(P/O)

W A

7.62.2 Sedia Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai dan hantar ke Pejabat Bendahari bagi tujuan pemberhentian gaji dalam tempoh lima (5) hari bekerja setelah permohonan yang diluluskan diterima.

Habiskan CR Yang Layak

T ER

7.63

K

7.62.4 Ikut langkah 7.64 bagi permohonan lanjut CTGMP.

PT(P/O)

PT PTJ/PYM

A

K

7.63.1 Semak baki CR pada tahun semasa di Sistem e-Cuti dan jika ada baki maklum kepada pemohon supaya menghabiskan CR yang masih layak sebelum memulakan CTGMP.

PT(P/O)

PYM

7.63.3 Cetak penyata cuti, sahkan dan fail dalam Fail Cuti Staf.

PYM

7.64

EN

T

ID

7.63.2 Luput baki CR yang tidak dihabiskan pada tahun semasa di Sistem e-Cuti.

Laksana Pemantauan

D

O

K

U

M

7.64.1 Pantau rekod pengambilan CTGMP yang diambil oleh staf. Tempoh CTG terhad kepada tiga (3) tahun sahaja atau selama tempoh berkhidmat/berkursus pasangan pegawai, mana yang lebih pendek; CTG yang berikutnya hanya boleh dipohon selepas kembali berkhidmat selama satu (1) tahun dari tarikh CTG sebelumnya tamat.

7.64.2 Kemaskini rekod di Sistem e-IHRAMS dan Fail Pegawai. 7.65

PT/PT(P/O)

PT/PT(P/O)

Pemohon Memulakan CTGMP 7.65.1 Mula CTGMP mengikut tarikh dan tempoh yang telah diluluskan.

Pemohon



PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07 ARAHAN KERJA Tarikh: 09/05/2012 PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN Lanjut CTGMP?

Pemohon

A

7.66.2 Jika tidak, ikut langkah 7.67. Lapor Diri Bertugas

K

7.67

NC/Pendaftar/ KPTJ/KJ/PT PTJ/PYM/PT/PT(P/O)/ Pemohon

W A

7.66.1 Jika ya, ulang semula langkah 7.52 hingga 7.68 kecuali pada langkah 7.63 dan 7.65.

L

7.66

Pemohon/PYM

7.67.2 Dapatkan pengesahan lapor diri bertugas semula daripada KPTJ/KJ.

Pemohon/PYM

7.67.3 Majukan borang lapor diri yang telah disahkan oleh KPTJ/KJ ke Pejabat Pendaftar.

Pemohon/PYM

7.67.4 Sedia Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai dan hantar ke Pejabat Bendahari untuk mengaktifkan semula gaji dalam tempoh lima (5) hari bekerja dari tarikh borang lapor diri diterima.

PT/PT(P/O)

Pemohon Lanjut CTGMP

M

7.68

EN

T

ID

A

K

T ER

7.67.1 Isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/Cuti Tanpa Gaji/Lanjutan).

K

U

7.68.1 Terima surat kelulusan permohonan untuk melanjutkan CTGMP dari Pejabat Pendaftar.

Pemohon Pemohon

7.68.3 Sedia Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai dan hantar ke Pejabat Bendahari untuk lanjutkan pemberhentian gaji dalam tempoh lima (5) hari bekerja dari tarikh permohonan yang diluluskan diterima.

PT/PT(P/O)

D

O

7.68.2 Mula CTGMP sehingga tempoh yang telah diluluskan.

7.68.4 Rekod tarikh pelanjutan CTGMP ke dalam Sistem e-IHRAMS. 7.68.5 Ikut langkah 7.69

PT(P/O)

PYM



PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07 ARAHAN KERJA Tarikh: 09/05/2012 PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN Kemaskini Rekod

PT (P/O)/PYM

T ER

K

A

7.69.2 Masukkan permohonan yang tidak diluluskan ke dalam Sistem e-Cuti selewat-lewatnya tiga (3) hari bekerja selepas keputusan diterima.

PT (P/O)/PYM

L

7.69.1 Masukkan kelulusan permohonan CR selepas berkursus lebih 12 (Dua Belas) bulan, Cuti atas sebab Kecemasan Am, CH, CTGMA dan CTGMP ke dalam Sistem e-Cuti/e-IHRAMS selewat-lewatnya tiga (3) hari selepas kelulusan diterima.

W A

7.69

D

O

K

U

M

EN

T

ID

A

K

7.69.3 Masuk ke dalam Fail Cuti Staf/Fail Pegawai manamana rekod kualiti yang berkenaan: Borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 01 (Permohonan Cuti Rehat) yang lengkap bagi Anggota Keselamatan Bertugas Syif (AKBS) dan permohonan cuti yang diuruskan secara manual jika sistem e-Cuti tidak berfungsi; Borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 20 (Perakuan Tidak Hadir Ke Pejabat atas sebabsebab Kecemasan Am) Borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 07 (Permohonan Cuti Haji) Borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Permohonan Cuti Separuh Gaji/Tanpa Gaji/Lanjutan) Borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 15 (Permohonan Cuti Tanpa Gaji bagi pegawai yang Mengikuti Pasangan Bertugas atau berkursus Di dalam atau Di luar Negeri) Borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/Tanpa Gaji/Lanjutan). Surat rasmi kelulusan Kuasa Tertentu Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai. Tamat

7.70

PT (P/O)/PYM



PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07 ARAHAN KERJA Tarikh: 09/05/2012 PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN 8.0 REKOD KUALITI Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh Simpanan

PT (P/O)

Bilik Rekod Fail Pejabat Pendaftar

Sepanjang tempoh perkhidmatan

Arkib

PTJ

PTJ

A

K

T ER

Seksyen Pengurusan Rekod dan Data

U

K

2.

M

EN

T

ID

SOK/BUM/BR01/B-Cuti 07 (Permohonan Cuti Haji) yang lengkap SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Permohonan Cuti Separuh Gaji/Tanpa Gaji/Lanjutan) yang lengkap SOK/BUM/BR01/B-Cuti 15 (Permohonan Cuti Tanpa Gaji bagi pegawai yang Mengikut Pasangan Bertugas atau Berkursus Di dalam atau Di luar Negeri) yang lengkap Surat permohonan CTG Surat kelulusan CTG Surat kelulusan permohonan CH Jadual penerbangan Haji Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai yang lengkap Dokumen sokongan CTG Mengikut Pasangan Bertugas atau Berkursus Di dalam atau Di luar negeri UPM/CUTI/(No. Staf)

Pendaftar

A

Fail Pegawai

W A

UPM/(No. Staf)

Kuasa Melupus

K

1.

Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

L

Bil

PT PTJ

D

O

Fail Cuti Staf SOK/BUM/BR01/B-Cuti 01 (Permohonan Cuti Rehat) yang lengkap bagi Anggota Keselamatan Bertugas Syif (AKBS) dan permohonan cuti yang diuruskan secara manual jika sistem e-Cuti tidak berfungsi SOK/BUM/BR01/B-Cuti 02 (Permohonan Cuti Tidak Berekod) yang lengkap SOK/BUM/BR01/B-Cuti 07 (Permohonan Cuti Haji) yang lengkap

Sepanjang tempoh perkhidmatan



PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07 ARAHAN KERJA Tarikh: 09/05/2012 PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN Bil

Tanggungjawab Menyelenggara

e-IHRAMS Sistem Bersepadu Pengurusan Sumber Manusia (Integrated Human Resource Management Systems)

D

O

3.

K

Kuasa Melupus

W A A K T ER K A

U

M

EN

T

ID

SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Permohonan Cuti Separuh Gaji/Tanpa Gaji/Lanjutan) yang lengkap SOK/BUM/BR01/B-Cuti 15 (Permohonan Cuti Tanpa Gaji bagi pegawai yang Mengikut Pasangan Bertugas atau berkursus Di dalam atau Di luar negeri) yang lengkap surat pengesahan kejadian kecemasan am daripada Pegawai Daerah, Penghulu, Pejabat Polis, Jabatan Penerangan, Jabatan Kebajikan, Media Massa Sijil Perakuan Bersalin Surat permohonan CTG Surat kelulusan CTG Surat kelulusan permohonan CH Jadual penerbangan Haji Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai yang lengkap Dokumen sokongan CTG Mengikut Pasangan Bertugas atau Berkursus Di dalam atau Di luar negeri Surat pengesahan lapor diri daripada Cuti Belajar/Berkursus Penyata Tahunan Cuti Staf

Tempat dan Tempoh Simpanan

L


Pegawai Teknologi Maklumat iDEC

iDEC



PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07 ARAHAN KERJA Tarikh: 09/05/2012 PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN Tempat dan Tempoh Simpanan

Pegawai Teknologi Maklumat iDEC

iDEC

PYM

PTJ

K T ER

No. CPD

02

00

Keseluruhan

02

01

SOK (BUM) 3/2011

02

02

Kelulusan Mesyuarat

ID

No. Semakan

Keluaran Pertama untuk satu pensijilan

EN

T

No. Isu

A

K

9.0 SEJARAH SEMAKAN

SOK (BUM) 3/2012

M

U K O D

PTJ

A

UPM/(kod PTJ /500-9/1 (Pengurusan Hal Ehwal Cuti) UPM/(kod PTJ /100-43/2/7 (Sistem e-Cuti)

Kuasa Melupus

L

e-Cuti Sistem Permohonan Cuti Online (www.putra.upm.edu.my)

4.

Tanggungjawab Menyelenggara


W A

Bil

Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses Kali ke-2 Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar kali Ke-231

Disedia/ Disemak Oleh KB Pengurusan Sumber Manusia KB Pengurusan Sumber Manusia KB Pengurusan Sumber Manusia

Disahkan Oleh

Tarikh Kuat kuasa

WP

15/02/2011

WP

08/08/2011

WP

09/05/2012

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

Recommend Documents