OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: OPR/PSAS/GP03/SLB
Tujuan
K A W A
1.0
L
GARIS PANDUAN SEWA LACI BERKUNCI
Garis panduan ini bertujuan untuk menerangkan kaedah dan proses kerja yang terlibat dalam urusan penyewaan, pembaharuan sewa, pembatalan sewa dan pemantauan sewa laci berkunci. 2.0
Kadar Bayaran
3.0
T ER
Sewa Bulanan = RM2.00 (Had masa sewaan tidak melebihi 3 bulan). Kelayakan Pelanggan:
4.0
A K
Laci berkunci ialah untuk kegunaan mahasiswa dan kakitangan UPM yang berdaftar sebagai ahli Perpustakaan. Proses Kerja
T
Tanggungjawab
Terima permohonan daripada pelanggan.
PPKn/PP
4.1.2
Ambil kunci laci berkunci.
PPKn/PP
4.1.3
Isi Borang Permohonan Sewa Laci Berkunci (OPR/PSAS/BR03/SLB) di dalam pangkalan data Lotus Notes kecuali PKBS.
PPKn/PP
4.1.4
Terima bayaran dan serahkan kunci dan bil tunai (salinan putih) untuk sewa laci berkunci kepada pelanggan. Maklumkan pelanggan tarikh akhir sewa laci berkunci.
PPKn/PP
4.1.5
Simpan salinan bil tunai merah dan kuning dalam laci berkunci. Wang kutipan disimpan dalam peti simpanan wang. [Rujuk GP Kutipan Wang
PPKn/PO
M
4.1.1
U O K D
Tindakan
EN
Langkah
ID
4.1 Penyewaan Laci Berkunci
NO.SEMAKAN : 01 NO.ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 01/04/2011
1 drp. 5
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: OPR/PSAS/GP03/SLB
L
GARIS PANDUAN SEWA LACI BERKUNCI
K A W A
(OPR/PSAS/GP03/KW) untuk proses penyerahan wang kepada Ketua Bahagian]. 4.1.6
Masukkan maklumat sewa laci di rekod pelanggan di dalam sistem VIRTUA.
PPKn/PP
ID
A K
T ER
a) Pada modul Sirkulasi, tekan kekunci F2. b) Pada skrin ‘Patron Access’, pilih ‘Alternate’, taip nombor matrik, dan klik ‘OK’. c) Pada skrin ‘Patron Information’, pilih ‘Card Format’. d) Klik ‘Edit’. e) Pada skrin ‘MARC Editor’, klik kanan tetikus dan pilih ‘Add tag’. f) Taipkan 500. g) Pada medan 500, masukkan nombor rujukan sewa laci dan tarikh tamat tempoh sewaan. h) Tekan F11. Failkan Borang Permohonan Sewa Laci Berkunci (OPR/PSAS/BR03/SLB) dalam Log Rekod Sewa Laci Berkunci (OPR/PSAS/BL03/SLB).
PPKn/PP
EN
T
4.1.7
Langkah
Tindakan
4.2.1
Terima permohonan untuk melanjutkan sewa laci.
PPKn/PP
4.2.2
Semak Log Rekod Sewa Laci Berkunci (OPR/PSAS/BL03/SLB). Pastikan pelanggan telah membayar semua sewa tertunggak.
PPKn/PP
4.2.3
Cop pembatalan pada Borang Permohonan Sewa Laci Berkunci (OPR/PSAS/BR03/SLB). Pastikan
PPKn/PP
D
O K
U
M
4.2 Pembaharuan Sewa
NO.SEMAKAN : 01 NO.ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 01/04/2011
Tanggungjawab
2 drp. 5
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: OPR/PSAS/GP03/SLB
L
GARIS PANDUAN SEWA LACI BERKUNCI
K A W A
pelanggan telah membayar semua sewa tertunggak. Minta pelanggan isi catatan kepuasan pelanggan terhadap perkhidmatan.
Isi Borang Permohonan Sewa Laci Berkunci (OPR/PSAS/BR03/SLB) yang baharu dan kemaskini maklumat pelanggan dalam pangkalan data Lotus Notes kecuali di PKBS.
4.2.5
Terima bayaran dan serah bil tunai (salinan putih) untuk sewa laci berkunci kepada pelanggan. Maklumkan pelanggan tarikh akhir sewa laci berkunci.
PPKn/PP
4.2.6
Simpan salinan bil tunai merah dan kuning dalam laci berkunci. Wang kutipan disimpan dalam peti simpanan wang. [Rujuk GP Kutipan Wang (OPR/PSAS/GP03/KW) untuk proses penyerahan wang kepada Ketua Bahagian]
PPKn//PO
4.2.7
Sunting maklumat sewa laci di rekod pelangan di dalam sistem VIRTUA:
PPKn/PP
PPKn/PP
D
O K
U
M
EN
T
ID
A K
T ER
4.2.4
4.2.8
a) Pada modul Sirkulasi, tekan kekunci F2. b) Pada skrin ‘Patron Access’, pilih ‘Alternate’, taip nombor matrik, dan klik ‘OK’. c) Pada ‘Patron Information’, pilih ‘Card Format’. d) Klik ‘Edit’. e) Pada skrin ‘MARC Editor’, sunting tarikh tempoh sewa pada tag 500. f) Jika perlu, klik tag 043, klik kanan tetikus, pilih ‘Delete Tag’ dan klik ‘Yes’. g) Tekan F11.
Failkan Borang Permohonan Sewa Laci Berkunci (OPR/PSAS/BR03/SLB) dalam Log Rekod Sewa Laci Berkunci (OPR/PSAS/BL03/SLB).
NO.SEMAKAN : 01 NO.ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 01/04/2011
PPKn/PP
3 drp. 5
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: OPR/PSAS/GP03/SLB
L
GARIS PANDUAN SEWA LACI BERKUNCI
Langkah
Tindakan
K A W A
4.3 Memulangkan Kunci
Tanggungjawab
Terima kunci daripada pelanggan.
4.3.2
Semak borang Permohonan Sewa Laci Berkunci (OPR/PSAS/BR03/SLB) di dalam pangkalan data Lotus Notes kecuali di PKBS. Pastikan pelanggan telah membayar sewa tertunggak.
PPKn/PP
4.3.3
Cop pembatalan pada Borang Permohonan Sewa Laci Berkunci (OPR/PSAS/BR03/SLB). Minta pelanggan isi catatan kepuasan pelanggan terhadap perkhidmatan.
PPKn/PP
4.3.4
Simpan kunci di kabinet kunci. Sekiranya pelanggan menghilangkan kunci, denda akan dikenakan sebanyak RM10.00. [Rujuk GP Kutipan Wang (OPR/PSAS/GP03/KW) untuk proses penyerahan wang kepada Ketua Bahagian].
PPKn/PP/PO
PPKn/PP
EN
T
ID
A K
T ER
4.3.1
Buang maklumat sewa laci di rekod pelanggan di dalam sistem VIRTUA:
D
O K
U
M
4.3.5
NO.SEMAKAN : 01 NO.ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 01/04/2011
PPKn/PP
a) Pada modul Sirkulasi, tekan kekunci F2. b) Pada skrin ‘Patron Access’ pilih ‘Alternate’, taip nombor matrik, dan klik ‘OK’. c) Pada ‘Patron Information’, pilih ‘Card Format’. d) Klik ‘Edit’. e) Pada skrin ‘MARC Editor’, buang tag 500 dan tag 043, jika perlu. f) Tekan F11.
4 drp. 5
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: OPR/PSAS/GP03/SLB
4.4 Pemantauan
K A W A
L
GARIS PANDUAN SEWA LACI BERKUNCI
Tindakan
4.4.1
Semak borang Permohonan Sewa Laci Berkunci (OPR/PSAS/BR03/SLB) sentiasa di dalam pangkalan data Lotes Notes kecuali di PKBS dan menghantar email peringatan atau telefon sebelum tamat tempoh. Sekat rekod pelanggan di dalam sistem Virtua sekiranya ada yang tertunggak.
4.4.2
Uruskan penggantian kunci yang hilang.
Tanggungjawab
PPKn/PP
PPKn/PO
D
O K
U
M
EN
T
ID
A K
T ER
Langkah
NO.SEMAKAN : 01 NO.ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 01/04/2011
5 drp. 5
