DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

SO SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA KONGAN PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 02 ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI SEPARUH GAJI/ CUTI TANPA GAJI/LANJUTAN

Halaman: 1/15 No. Semakan: 02 No. Isu: 02 Tarikh: 09/05/2012

1.0 TUJUAN

W A

L

Arahan Kerja ini bertujuan untuk menerangkan tatacara pengurusan Cuti Separuh Gaji (CSG), Cuti Tanpa Gaji (CTG) dan permohonan lanjutan daripada bercuti separuh gaji dan tanpa gaji staf berjawatan tetap.

K

A

2.0 SKOP

T ER

Arahan Kerja ini meliputi permohonan, penerimaan, pengurusan dan kelulusan CSG dan CTG termasuk permohonan pelanjutan. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Tajuk Dokumen

A

K

Nombor Dokumen

Cuti

ID

Perintah Am Bab C

Pelaksanaan Sistem Saraan Baru Berdasarkan Laporan Jawatankuasa Khas Kabinet Mengenai Gaji Sektor Awam

Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2002

Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan

U

M

EN

T

Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 9 Tahun 1991

D

O

K

Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2009 -

Kesan Keatas Perkhidmatan Bagi Pegawai Yang Diluluskan Cuti Bergaji Penuh/Cuti Separuh Gaji dan Cuti Tanpa Gaji E-Panduan Kemudahan Cuti



4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN :

Cuti Separuh Gaji

CTG Lanjutan

: :

Cuti Tanpa Gaji Permohonan Melanjutkan Tempoh Cuti Separuh Gaji/Cuti Tanpa Gaji

e-IHRAMS

:

Sistem Bersepadu Pengurusan Sumber Manusia (Integrated Human Resource Management Systems)

e-Cuti NC PEND

: : :

Sistem Pengurusan Cuti Staf Naib Canselor Pejabat Pendaftar

KB

:

Ketua Bahagian

KS

:

Ketua Seksyen

KPTJ KJ

: :

Ketua Pusat Tanggungjawab Ketua Jabatan

PT

:

Pegawai Tadbir (Pejabat Pendaftar)

PT PTJ

:

Pegawai Tadbir (Pusat Tanggungjawab)

M U

PS

K

PT(P/O)

D

O

PYM

W A

A

K

T ER

K

A

ID

T

EN

PTJ PL

L

CSG

:

Pusat Tanggungjawab

:

Pegawai Pelulus

:

Pegawai Penyokong

:

Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pejabat Pendaftar Pegawai yang Melaksana Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pusat Tanggungjawab Setiausaha Pejabat Pusat Tanggungjawab Pembantu Makmal Pembantu Perpustakaan Penolong Pegawai Sains Penolong Pegawai Tadbir Penolong Pengurus Asrama Pegawai Sains

:



L

5.0 TANGGUNGJAWAB

D

O

K

U

M

EN

T

ID

A

K

K

T ER

Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi arahan kerja ini.

A

W A

Naib Canselor, Pendaftar, Ketua Bahagian, Ketua Seksyen Pengesahan, Cuti dan Persaraan dan Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab untuk menentukan arahan kerja ini dilaksanakan.



6.0 CARTA ALIR

L

7.1

Mula

7.2

7.15

Perlu Lanjutan?

7.3

Terima Borang Permohonan

7.16

Tidak

Lapor Diri Bertugas

A

Isi Borang Permohonan

W A

A

Semak Borang Permohonan

Tidak

Isi Borang Permohonan (Lanjutan)

7.5

Hantar Borang Permohonan

7.18


7.19

Ya Majukan Permohonan ke Pejabat Tidak Pendaftar

7.7

K

Dapat Sokongan KPTJ/KJ ?

Maklum Permohonan Tidak Disokong

7.20

Maklum Permohonan Tidak Disokong dan Lapor Diri

A

ID

7.9

Ya

Majukan Permohonan Ke Pejabat Pendaftar

7.22

Semak Baki Kelayakan

7.23

T

Tidak

7.7 7.8

7.21

Tidak


Laksana Pemantauan

7.17

T ER

7.6

7.4

K

Ya

EN

Layak?

Ya

7.12

7.24

D

7.25

Tidak Masih Ada Baki ?

Lulus?

Lapor Diri Bertugas

Ya Mohon Kelulusan Kuasa Tertentu

Ya

Maklum Permohonan Lulus

7.13

7.27

7.14

7.28

Maklum Permohonan Tidak Lulus dan Lapor Diri

Lulus? Pemohon Memulakan Cuti

7.26

Tidak

O

K

7.10

7.11

Tidak

U

Maklum Permohonan Tidak Lulus

M

Mohon Kelulusan Kuasa Tertentu

Ya Maklum Permohonan Lulus

7.29

Pemohon Melanjutkan CSG/CTG

7.30

A

7.31

Kemaskini Rekod

Tamat

7.32



7.0 PROSES TERPERINCI

Mula

Tanggungjawab

7.2

Isi Borang Permohonan

A

7.1

W A

L

Tindakan

Pemohon/PYM

7.2.2 Isi borang, sertakan dokumen lengkap dan hantar kepada PYM. Rujuk: Perintah Am Bab C; E-Panduan Kemudahan Cuti

Pemohon/PYM

Terima Borang Permohonan

EN

7.3

T

ID

A

K

T ER

K

7.2.1 Cetak borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Permohonan Cuti Separuh Gaji/ Tanpa Gaji/Lanjutan) dari laman sesawang Pejabat Pendaftar.

7.3.1 Terima borang permohonan.

Pemohon/PT PTJ/PYM

K

U

M

7.3.2 Kemukakan permohonan tiga (3) minggu sebelum tarikh memulakan CSG/CTG/ Lanjutan.

PYM

D

O

7.3.3 Beri kenyataan pada ruangan ulasan di borang, jika permohonan dikemukakan kurang daripada tempoh dinyatakan pada 7.3.2.

7.4

Pemohon/PYM

Semak Borang Permohonan 7.4.1 Semak borang permohonan CSG yang disertakan surat perakuan oleh Pegawai Perubatan.

PT PTJ/PYM

7.4.2 Semak borang permohonan CTG yang disertakan dokumen sokongan (jika perlu).

PT PTJ/PYM

SO SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA KONGAN PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 02 ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI SEPARUH GAJI/ CUTI TANPA GAJI/LANJUTAN 7.5

No. Isu: 02 Tarikh: 09/05/2012

W A

L

KPTJ/KJ/PS/PL/ PYM Pemohon/ PT PTJ/PYM

K

T ER

Maklum Permohonan Tidak Disokong

A

7.5.2 Jika tidak, ikut langkah 7.6.

PT PTJ/PYM

7.6.2 Masukkan borang permohonan asal ke dalam Fail Cuti Staf.

PYM

A

K

7.6.1 Hantar salinan borang permohonan jika tidak mendapat sokongan KPTJ/KJ kepada pemohon.

Majukan Permohonan ke Pejabat Pendaftar

ID

7.7

No. Semakan: 02

Dapat Sokongan KPTJ/KJ ? 7.5.1 Jika ya, ikut langkah 7.7.

7.6

Halaman: 6/15

EN

T

7.7.1 Majukan borang permohonan yang telah lengkap beserta dokumen sokongan yang disokong oleh KPTJ/KJ ke Pejabat Pendaftar.

PT (P/O)

Laksana Pemantauan

D

O

7.8

K

U

M

7.7.2 Semak syarat dan kelayakan pemohon. Rujuk: Perintah Am Bab C; E-Panduan Kemudahan Cuti

PT PTJ/PYM

7.8.1 Pantau rekod kelayakan CSG yang diambil oleh staf supaya tidak melebihi jumlah maksimum kelayakan seratus lapan puluh (180) hari sepanjang tempoh perkhidmatan.

PT /PT (P/O)

7.8.2 Pantau rekod kelayakan CTG yang diambil oleh staf supaya tidak melebihi jumlah maksimum kelayakan tiga ratus enam puluh (360) hari sepanjang tempoh perkhidmatan.

PT /PT (P/O)

SO SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA KONGAN PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 02 ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI SEPARUH GAJI/ CUTI TANPA GAJI/LANJUTAN 7.9

No. Semakan: 02 No. Isu: 02 Tarikh: 09/05/2012

Layak ? PT /PT (P/O)

W A

L

7.9.1 Jika ya, ikut langkah 7.10. 7.9.2 Jika tidak, ikut langkah 7.31.

PT (P/O)


A

7.10

Halaman: 7/15

7.11

Lulus ?

K

7.11.2 Jika ya, ikut langkah 7.13.

T ER

K

7.10.1 Hantar borang permohonan beserta surat rasmi untuk memohon kelulusan daripada Kuasa Tertentu (Naib Canselor/Pendaftar).

Maklum Permohonan Tidak Lulus

ID

7.12

PT/PT (P/O) PT/PT (P/O)

A

7.11.3 Jika tidak, ikut langkah 7.12 dan 7.31.

NC/Pendaftar/ PT/ PT(P/O)

EN

T

7.12.1 Hantar surat rasmi kepada pemohon dan KPTJ/KJ untuk maklumkan permohonan tidak diluluskan.

PT/PT (P/O)

PT (P/O)


U

7.13

M

7.12.2 Ikut langkah 7.31.

PT/PT (P/O)

7.13.2 Sedia Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai ke Pejabat Bendahari bagi tujuan pelarasan gaji CSG atau pemberhentian gaji yang melibatkan CTG dalam tempoh lima (5) hari bekerja setelah permohonan yang diluluskan diterima.

PT (P/0)

7.13.3 Rekod maklumat pemohon serta CSG/CTG ke dalam Sistem e-IHRAMS.

PT (P/0)

D

O

K

7.13.1 Hantar surat rasmi kepada pemohon dan KPTJ/KJ untuk maklum permohonan telah lulus.

tarikh


Tarikh: 09/05/2012

L

K

T ER


K

Lapor Diri Bertugas

Pemohon

A

Perlu Lanjutan? 7.15.1 Jika ya, ikut langkah 7.17.

7.16

No. Isu: 02

Pemohon Memulakan Cuti 7.14.1 Ambil CSG/CTG mengikut tarikh dan tempoh yang telah diluluskan.

7.15

No. Semakan: 02

W A

7.14

Halaman: 8/15

Pemohon/PT PTJ/PYM

Pemohon/PYM

T

ID

A

7.16.1 Cetak dan isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/ Cuti Tanpa Gaji/Lanjutan).

Pemohon/PYM

Pemohon/KPTJ/ KJ/PTPTJ/PYM

7.16.3 Hantar borang lapor diri ke Pejabat Pendaftar.

Pemohon/PYM

M

EN

7.16.2 Dapatkan pengesahan lapor diri bertugas semula daripada KPTJ/KJ.

PT (P/O)

D

O

K

U

7.16.4 Sedia Penyata Perubahan Pendapatan seseorang Pegawai ke Pejabat Bendahari untuk mengaktifkan semula gaji dalam tempoh lima (5) hari bekerja daripada tarikh borang diterima.

7.17

Isi Borang Permohonan (Lanjutan) 7.17.1 Cetak dan isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Permohonan Cuti Separuh Gaji/Tanpa Gaji/Lanjutan) dari laman sesawang Pejabat Pendaftar jika hendak melanjutkan CSG/CTG.

Pemohon/PYM

7.17.2 Kemuka permohonan lanjutan tiga (3) minggu sebelum tarikh hendak melanjutkan CSG/CTG.

Pemohon


Hantar Borang Permohonan

Tarikh: 09/05/2012

Pemohon/PYM

Pemohon/PYM

T ER

K

A

7.18.1 Hantar borang permohonan yang lengkap beserta dokumen sokongan untuk dapatkan sokongan KPTJ/KJ.

No. Isu: 02

W A

7.18

No. Semakan: 02

L

7.17.3 Beri kenyataan pada ruangan ulasan di borang, jika permohonan dikemukakan kurang daripada tempoh dinyatakan pada 7.17.2.

Halaman: 9/15

Pemohon/PYM PT (P/O)


ID

7.19

A

K

7.18.2 Hantar borang permohonan yang lengkap beserta dokumen sokongan melalui e-mel/ faksimili/pos ke PTJ jika berada di luar kawasan ibu pejabat/luar negeri, untuk dapatkan sokongan KPTJ/KJ.

PT PTJ/PYM


M

7.20

EN

T

7.19.1 Semak borang permohonan lanjutan CSG/CTG yang lengkap beserta dokumen sokongan untuk dapatkan sokongan KPTJ/KJ.

K

U

7.20.1 Jika ya, ikut langkah 7.22.

D

O


7.21

KPTJ/KJ/PS/PL/ PYM Pemohon/ PT PTJ/PYM

Maklum Permohonan Tidak Disokong dan Lapor Diri 7.21.1 Hantar salinan borang permohonan (e-mel/ faksimili/pos jika berada di luar kawasan ibu pejabat/luar negeri) kepada pemohon jika tidak mendapat sokongan KPTJ/KJ.

PT PTJ/PYM

7.21.2 Lapor diri bertugas di PTJ.

Pemohon/ PT PTJ/PYM


No. Isu: 02 Tarikh: 09/05/2012

PYM

Majukan Permohonan ke Pejabat Pendaftar

PT/PT (P/O)

T ER

K

A

7.22.1 Majukan borang permohonan lengkap beserta dokumen sokongan untuk melanjutkan CSG/CTG yang telah mendapat sokongan KPTJ/KJ ke Pejabat Pendaftar.

W A

7.22

No. Semakan: 02

L

7.21.3 Masukkan borang permohonan asal ke dalam Fail Cuti Staf.

Halaman: 10/15

PT/PT (P/O)

Semak Baki Kelayakan

ID

7.23

A

K

7.22.2 Semak syarat dan kelayakan pemohon. Rujuk: Perintah Am Bab C; E-Panduan Kemudahan Cuti

PT (P/O)

7.23.2 Semak baki kelayakan yang boleh di ambil supaya tidak melebihi jumlah layak sepatutnya.

PT (P/O)

U

Masih Ada Baki ?

K

7.24

M

EN

T

7.23.1 Buat penyemakan melalui rekod di Fail Pegawai dan Sistem e-IHRAMS jumlah pengambilan CSG/CTG yang pernah diluluskan.

D

O

7.24.1 Jika ya, ikut langkah 7.26

7.25

7.24.2 Jika tidak, ikut langkah 7.25 dan 7.21

PT/PT (P/O) Pemohon/PT (P/O) /PYM

Lapor Diri Bertugas 7.25.1 Cetak dan isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/ Cuti Tanpa Gaji/Lanjutan).

Pemohon/PYM



Pemohon/KPTJ/ KJ/PTPTJ/PYM Pemohon/PYM

7.25.3 Hantar borang lapor diri ke Pejabat Pendaftar.

PT/PT (P/O)

T ER

K

A

7.25.4 Sedia Penyata Perubahan Pendapatan seseorang Pegawai ke Pejabat Bendahari untuk mengaktifkan semula gaji dalam tempoh lima (5) hari bekerja daripada tarikh borang diterima.

W A

L

7.25.2 Dapatkan pengesahan lapor diri bertugas semula daripada KPTJ/KJ.

Halaman: 11/15


7.27

7.26.1 Hantar borang permohonan beserta surat rasmi untuk memohon kelulusan daripada Kuasa Tertentu (Naib Canselor/Pendaftar). Lulus ?

ID

T

7.27.1 Jika ya, ikut langkah 7.29

EN

7.27.2 Jika tidak, ikut langkah 7.28 dan 7.31

PT/PT (P/O) Pemohon/ PT (P/O)/PYM

M

Maklum Permohonan Tidak Lulus dan Lapor Diri 7.28.1 Hantar surat rasmi kepada pemohon dan KPTJ/KJ untuk maklumkan permohonan melanjutkan CSG/CTG tidak diluluskan oleh Kuasa Tertentu.

PT PTJ/PYM

7.28.2 Jika berada di luar kawasan ibu pejabat/luar negeri maklumkan melalui e-mel/telefon/ faksimili/pos kepada pemohon untuk maklumkan permohonan tidak dilulus oleh Kuasa Tertentu.

PT (P/O)/PYM

D

O

K

U

7.28

NC/Pendaftar/ PT/ PT(P/O)

A

K

7.26

SO SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA KONGAN PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 02 ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI SEPARUH GAJI/ CUTI TANPA GAJI/LANJUTAN 7.28.3 Lapor diri bertugas di PTJ.


Pemohon/PYM

W A

L

PT (P/O)


T ER

7.29

K

A

7.28.4 Sedia Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai ke Pejabat Bendahari bagi tujuan mengaktifkan semula gaji dalam tempoh lima (5) hari bekerja daripada tarikh borang lapor diri diterima.

PT/PT (P/O)

7.29.2 Sediakan Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai ke Pejabat Bendahari bagi tujuan pelarasan gaji CSG atau pemberhentian gaji yang melibatkan CTG dalam tempoh lima (5) hari bekerja daripada tarikh permohonan yang telah diluluskan diterima.

PT/PT (P/0)

EN

T

ID

A

K

7.29.1 Hantar surat rasmi kepada pemohon dan KPTJ/KJ untuk memaklumkan permohonan melanjutkan CSG/CTG telah diluluskan oleh Kuasa Tertentu.

PT (P/0)

U

Pemohon Melanjutkan CSG/CTG

K

7.30

tarikh

M

7.29.3 Rekod maklumat pemohon serta CSG/CTG ke dalam Sistem e-IHRAMS

Pemohon

D

O

7.30.1 Lanjut CSG/CTG mengikut tarikh dan tempoh yang telah diluluskan.

7.31

Kemaskini Rekod 7.31.1 Masuk ke dalam Fail Pegawai mana-mana rekod kualiti yang berkenaan: borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Permohonan Cuti Separuh Gaji/Tanpa Gaji/Lanjutan); surat rasmi kelulusan CSG/CTG;

PYM/PT (P/O)

Tamat.

D

O

K

U

M

EN

T

ID

A

K

7.32

T ER


W A

K

A

borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/ Cuti Tanpa Gaji/Lanjutan); dan Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai ke dalam Fail Cuti Staf di PTJ dan di Fail Pegawai Pejabat Pendaftar.

Halaman: 13/15

L




Tempat dan Tempoh Simpanan

PT (P/O)

Bilik Rekod Fail Pejabat Pendaftar

Pendaftar

Sepanjang tempoh perkhidmatan

Arkib

PTJ

PTJ

UPM/CUTI/(No. Staf)

U

2.

M

EN

T

ID

A

SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Borang Permohonan Cuti Separuh Gaji/ Cuti Tanpa Gaji/Lanjutan) yang lengkap Surat perakuan ahli keluarga terdekat sakit oleh Pegawai Perubatan Surat permohonan rasmi kelulusan Kuasa Tertentu Surat rasmi memaklumkan kelulusan Kuasa Tertentu Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai yang lengkap. SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/Cuti Tanpa Gaji) yang lengkap Surat rasmi kelulusan permohonan melanjutkan CSG/CTG

Seksyen Pengurusan Rekod dan Data

T ER

Fail Pegawai

A

UPM/(No. Staf)

Kuasa Melupus

W A

Tanggungjawab Menyelenggara

K

1.

Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

K

Bil

L

8.0 REKOD KUALITI

PYM

K

Fail Cuti Staf

D

O

SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Borang Permohonan Cuti Separuh Gaji/ Cuti Tanpa Gaji/Lanjutan) yang lengkap Surat perakuan ahli keluarga terdekat sakit oleh Pegawai Perubatan Surat permohonan rasmi kelulusan Kuasa Tertentu Surat rasmi memaklumkan kelulusan Kuasa Tertentu Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai yang lengkap.

Sepanjang tempoh perkhidmatan

Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Menyelenggara

Tarikh: 09/05/2012

Kuasa Melupus

K T ER

Pegawai Teknologi Maklumat iDEC

iDEC

T

ID

A

K

e-IHRAMS Sistem Bersepadu Pengurusan Sumber Manusia (Integrated Human Resource Management Systems)

No. Isu: 02

A

SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/Cuti Tanpa Gaji) yang lengkap Surat rasmi kelulusan permohonan melanjutkan CSG/CTG Penyata cuti sebelum dan selepas Cuti Separuh Gaji/Cuti Tanpa Gaji/Lanjutan yang telah disemak dan disahkan

3.

Tempat dan Tempoh Simpanan

No. Semakan: 02

W A

Bil

Halaman: 15/15

L


No. Semakan

02

00

Kelulusan Mesyuarat

Keseluruhan

Keluaran Pertama untuk satu pensijilan

01

SOK (BUM) 3/2011

Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses

02

02

SOK (BUM) 3/2012

Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar kali Ke-231

D

U K

02

M

No. CPD

O

No. Isu

EN

9.0 SEJARAH SEMAKAN

Disedia/ Disemak Oleh KB Pengurusan Sumber Manusia KB Pengurusan Sumber Manusia KB Pengurusan Sumber Manusia

Disahkan Oleh

Tarikh Kuat kuasa

WP

15/02/2011

WP

08/08/2011

WP

09/05/2012

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

Recommend Documents