OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/AK10
No. Semakan: 00 No. Isu: 02 Tarikh: 03/01/2011
1.0
TUJUAN
K A W A
L
ARAHAN KERJA MEMBINA REKOD ITEM BAHAN TERBITAN BERSIRI
Halaman: 1/5
Menerangkan kaedah membina rekod item bahan terbitan bersiri bercetak yang telah dijilid dan sedia berjilid. 2.0
SKOP
3.0
T ER
Meliputi jurnal berjilid dan sedia berjilid yang dilanggan. DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen
Virtua Online Documentation
OPR/PSAS/GP01/ILB
Garis Panduan Identifikasi dan Melabel Bahan Dasar Pengkatalogan
T
ID
OPR/PSAS/DR02
A K
-
Tajuk Dokumen
TERMINOLOGI/SINGKATAN BTB
:
Bahagian Terbitan Bersiri
BKK
:
Bahagian Koleksi Khas
BS
:
Bahagian Sirkulasi
KB
:
Ketua Bahagian Terbitan Bersiri / Ketua Perpustakaan Cawangan
PAP
:
Pembantu Am Pejabat
PP
:
Pembantu Perpustakaan
PPSK
:
Perpustakaan Perubatan dan Sains Kesihatan
PPV
:
Perpustakaan Perubatan Veterinar
PSAS
:
Perpustakaan Sultan Abdul Samad
D
O K
U
M
EN
4.0
5.0
TANGGUNGJAWAB KB bertanggungjawab memastikan PP mengikut langkah-langkah dalam arahan kerja ini.
ARAHAN KERJA MEMBINA REKOD ITEM BAHAN TERBITAN BERSIRI
Halaman: 2/5 No. Semakan: 00 No. Isu: 02 Tarikh: 03/01/2011
Mula
7.1
7.2
7.3 Semak bahan
Tidak betul
Serah kepada PAP
A K
Betul
T ER
Terima bahan
K A W A
6.0 Carta Alir Arahan Kerja Membina Rekod Item Bahan Terbitan Bersiri
ID
Semak butiran bahan pada skrin ‘Holding’
7.4
7.5
Tekan butang ‘Add item’ dan masukan 7.6 butiran
Asingkan bahan mengikut lokasi
7.7 Bahan PPSK
Bahan BS / PPV / BKK Taip dan tampal label
7.8
D
O K
U
M
EN
T
Semak / catatkan no. panggilan
Tamat
7.9
L
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/AK10
Hantar ke PPSK
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/AK10
No. Isu: 02 Tarikh: 03/01/2011
PROSEDUR TERPERINCI
K A W A
7.0
No. Semakan: 00
L
ARAHAN KERJA MEMBINA REKOD ITEM BAHAN TERBITAN BERSIRI
Halaman: 3/5
Tindakan
Tanggungjawab
Mula
7.2
Terima Bahan yang Telah Dibuat Identifikasi beserta Borang Log Proses Penjilidan Jurnal (OPR/PSAS/BR02/JUR) daripada PAP.
7.3
Semak Bahan bagi Memastikan Bahan Tersebut telah Dibuat Identifikasi dengan Betul.
T ER
7.1
PP
PP
A K
i. Jika betul, ikut langkah 7.4. ii. Jika tidak betul, kembalikan bahan kepada PAP dan ikut langkah 7.2.
Semak Sistem Virtua Menggunakan ISSN / Judul / Nama Pengarang / Nombor Panggilan. Dapatkan Skrin ‘Holding’ dan Pastikan:
PP
M
EN
T
7.4
ID
Rujuk Garis Panduan Identifikasi dan Melabel Bahan (OPR/PSAS/GP01/ILB).
D
O K
U
7.5
a) ‘volume’ / keluaran bahan adalah betul. b) buang ‘status at bindery’ di ‘tag’ 960 (holding) bagi bahan yang telah dijilid.
Semak / Catat Nombor Panggilan Berpandukan Rekod MARC/ ‘Holding’ di Sudut Kiri Sebelah Bawah Helaian Pertama Bahan.
PP
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/AK10
No. Semakan: 00 No. Isu: 02 Tarikh: 03/01/2011
7.6
K A W A
L
ARAHAN KERJA MEMBINA REKOD ITEM BAHAN TERBITAN BERSIRI
Halaman: 4/5
Dapatkan Skrin ‘Item Information’ dengan Menekan Butang ‘Add Item’ dan Masukkan Butiran Seperti Berikut, bagi Bahan Berlokasi ‘Main-Serials’:
PP
A K
T ER
a) Units - Pilih “Free text”. - Masukkan vol./no./tahun. b) ‘Circulation Rules’ - Pilih ‘Use Loan Period’: 0. - ‘Allow Request’: pastikan tidak bertanda []. c) ‘Location’ - Pilih lokasi bahan. d) Imbas atau masukkan no. kod palang pada ruang ’Barcode’ dan pastikan ‘Status’ adalah ‘In Process’.
Asingkan Bahan Mengikut Lokasi.
PP
EN
7.7
T
ID
(Rujuk Sistem Virtua). Rujuk lampiran “Item Screen Information” dalam Dasar Pengkatalogan (UPM/PSAS/PB/DR08).
M
7.7.1 Bagi bahan PPSK, hantar kepada PPSK dan ikut langkah 7.9. 7.7.2 Bagi bahan dari BS, PPV dan BKK, ikut langkah 7.8.
D
O K
U
7.8
7.9
Taip dan Tampal Label Nombor Panggilan.
Rujuk Garis Panduan Identifikasi dan Melabel Bahan (OPR/PSAS/GP01/ILB). Tamat.
PP/PAP
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/AK10
No. Semakan: 00 No. Isu: 02 Tarikh: 03/01/2011
8.0
REKOD KUALITI Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Bil 1.
Sitem Virtua
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh Simpanan
Kuasa Melupus
KBSTM
KBSTM
Server Virtua
KBSTM
Kekal
OPR/PSAS/BL02/EDR
PAP
Log Rekod Edaran Jurnal Berjilid PPSK/PPV OPR/PSAS/BL02/PRO
PP
PAP
PP
A K
3.
T ER
Rekod ‘item’ 2.
K A W A
L
ARAHAN KERJA MEMBINA REKOD ITEM BAHAN TERBITAN BERSIRI
Halaman: 5/5
Log Proses Penjilidan Jurnal - Borang Penjilidan Bahan (OPR/PSAS/BR09/PBJ)
KB
2 Tahun BTB
KB
3 Tahun
ID
- Borang Log Proses Penjilidan Jurnal (OPR/PSAS/BR02/JUR)
BTB
EN
T
- Borang Senarai Jurnal Hantar Jilid (OPR/PSAS/BR02/JLD)
No. Semakan
No. CPD
Huraian Pindaan
Disemak Oleh
Disahkan Oleh
Tarikh Kuatkuasa
00
-
Keluaran Pertama untuk satu persijilan
KP
WP
03/01/2011
U
No. Isu
SEJARAH SEMAKAN
M
9.0
D
O K
02
