OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI Kod Dokumen : UPM/OPR/PKU/P004 PROSEDUR PEMBERIAN UBAT
1.0
Halaman : 1 / 8 No. Semakan : 02 No. Isu : 02 Tarikh : 30/01/2012
TUJUAN Prosedur ini menerangkan cara pemberian ubat di PKU dengan menggunakan sistem e-Klinik.
2.0
SKOP
R
TE
AK
TERMINOLOGI / SINGKATAN
D
4.0
O
KU
M
EN
OPR/PKU/GP04/MMU OPR/PKU/AK04/DDA -
Tajuk Dokumen Senarai Utama Nama dan Harga Ubat Garis Panduan Pengendalian Pelanggan Secara Manual Garis Panduan Membungkus dan Melabel Ubat Arahan Kerja Pemberian ubat psikotropik Akta Dadah Berbahaya 1952 (AKTA 234) Malaysian Laws On Poisons And Sales Of Drugs Manual e-Klinik
D
No. Rujukan OPR/PKU/SU04/Harga Ubat OPR/PKU/GP13/PPSM
KA
DOKUMEN RUJUKAN
TI
3.0
W
AL
Prosedur ini merangkumi cara pemberian ubat kepada semua pelanggan yang mendapatkan rawatan di PKU.
DR iDEC JT KJ KS PHIMS PJR PK PKU PPF PPTM PTM PT(P/O) PT(KEW)
: : : : : : : : : : : : : :
Pegawai Perubatan Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi Jururawat Terlatih Ketua Jururawat Ketua Seksyen Pharmacy Information Management System Penyelia Jururawat Pejabat Ketua Pusat Kesihatan Universiti Penolong Pegawai Farmasi Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Pegawai Teknologi Maklumat Pembantu Tadbir (Pekeranian/Operasi) Pembantu Tadbir (Kewangan)
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI Kod Dokumen : UPM/OPR/PKU/P004 PROSEDUR PEMBERIAN UBAT
No. Semakan : 02 No. Isu : 02 Tarikh : 30/01/2012
TANGGUNGJAWAB Ketua bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan KS, PPF , PJR, KJ, JT bertanggungjawab memastikan prosedur pemberian ubat ini dilaksanakan. Semua pihak yang terlibat dalam proses pemberian ubat ini perlu mematuhi prosedur ini.
O
KU
M
EN
TI
D
AK
TE
R
KA
W
AL
Jika sistem e-Klinik tergendala, rujuk Garis Panduan Pengendalian Pelanggan Secara Manual (OPR/PKU/GP13/PPSM).
D
5.0
Halaman : 2 / 8
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI Kod Dokumen : UPM/OPR/PKU/P004 PROSEDUR PEMBERIAN UBAT
No. Semakan : 02 No. Isu : 02 Tarikh : 30/01/2012
CARTA ALIR
7.1 MULA
AL
7.2 KENAL PASTI PELANGGAN
TE
7.4
R
KA
W
7.3 SEMAK PRESKRIPSI
TI
D
AK
BOLEH ACCEPT
O
KU
M
EN
7.6 SEDIA UBAT
7.7 SEMAK UBAT
D
6.0
Halaman : 3 / 8
7.8 PANGGIL DAN SAHKAN PELANGGAN
7.9 BERI UBAT
7.10 TAMAT
7.5 BERI MAKLUMBALAS
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI Kod Dokumen : UPM/OPR/PKU/P004 PROSEDUR PEMBERIAN UBAT
No. Semakan : 02 No. Isu : 02 Tarikh : 30/01/2012
PROSES TERPERINCI Tindakan
Tanggungjawab
7.1
Mula
7.2
Kenalpasti Pelanggan
PPF/ JT
7.2.1 Klik nama pelanggan pada skrin “Alert Queue”. Semak Preskripsi
PPF/ JT
AL
7.3
Boleh “Accept”?
PPF/ JT
D
7.4
AK
TE
R
KA
W
7.3.1 Semak jenis ubat yang dipreskripsi. 7.3.2 Pastikan nama ubat, dos ubat, kekerapan mengambil ubat, tempoh yang diminta oleh DR adalah betul dan bersesuaian. 7.3.3 Pastikan bekalan ubat ada.
7.5
O
KU
M
EN
TI
7.4.1 Jika ya, cetak sticker, terus ke 7.6. 7.4.2 Jika mesin sticker tidak berfungsi, tulis secara manual pada kertas sticker. 7.4.3 Jika tidak, klik “Reject” untuk maklum kepada DR. Beri Maklum Balas
D
7.0
Halaman : 4 / 8
PPF/ JT
7.5.1 Hubungi DR atau reject order dan beri alasan ubat tidak dapat disediakan. 7.5.2 Ulang semula langkah 7.3 setelah dapat maklum balas dari DR. 7.6
Sedia Ubat 7.6.1 Sediakan ubat mengikut jumlah yang tertera pada skrin e-Klinik. 7.6.2 Masukkan ubat dalam plastik tetapi jangan tampal sticker di plastik ubat.
PPF/ JT
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI Kod Dokumen : UPM/OPR/PKU/P004 PROSEDUR PEMBERIAN UBAT
Halaman : 5 / 8 No. Semakan : 02 No. Isu : 02 Tarikh : 30/01/2012
Sekiranya ubat yang diperlukan adalah jenis ubatan terkawal, PPF atau JT perlu rekod dalam Buku Log Ubatan Psikotropik dan pastikan baki ubat di dalam sistem e-Klinik sama dengan fizikal dan buku log. Seterusnya JT atau PPF terlibat perlu menandatangani buku log tersebut. Rujuk Arahan Kerja Pemberian Ubat Psikotropik (OPR/PKU/AK04/DDA)
7.6.4
VERIFIER PERTAMA (PPF atau JT yang mulamula menerima arahan dari DR melalui sistem e-Klinik) memastikan ubat-ubat yang disediakan adalah seperti yang terdapat pada skrin.
7.6.5
Tandatangan “INITIAL” VERIFIER PERTAMA pada sebelah kiri sticker.
7.6.6
Hantar ubat ke kaunter depan. Ini dilakukan oleh “runner”.
PPF/JT/PPK
KU
VERIFIER KEDUA (PPF atau JT) pastikan Ubat yang dihantar ke kaunter adalah sama dengan yang tertera di skrin.
O
7.7.1
M
Semak Ubat
D
7.7
EN
TI
D
AK
TE
R
KA
W
AL
7.6.3
7.7.2
VERIFIER KEDUA perlu semak ubat yang disediakan dan nama ubat pada sticker adalah sama seperti di dalam skrin e-klinik. “INITIAL” pada sebelah kanan sticker sebelum menampal sticker pada plastik ubat.
7.7.3
Bagi ubatan terkawal VERIFIER KEDUA perlu menandatangani Buku Log Ubatan Psikotropik.
PPF/ JT
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI Kod Dokumen : UPM/OPR/PKU/P004 PROSEDUR PEMBERIAN UBAT
No. Semakan : 02 No. Isu : 02 Tarikh : 30/01/2012
Panggil Dan Sahkan Pelanggan
PPF/ JT
Klik nombor panggilan pelanggan pada skrin “Pharmacy Queue”.
7.8.2
Tanya nama pelanggan dan pastikan nama sama dengan sticker yang dicetak.
7.8.3
Pastikan nombor panggilan pelanggan dan nama pelanggan adalah sama seperti yang tertera pada skrin sistem e-Klinik.
7.8.4
Bagi pelanggan yang mengambil ubat penyakit kronik PPF dan JT hendaklah menyemak ’Treatment Book’ atau rekod ubat terdahulu di dalam sistem e-Klinik dan memastikan ia adalah sama dengan ubat yang disediakan.
W
AL
7.8.1
D
Beri Ubat
Serah ubat dan beri penerangan cara-cara penggunaan yang betul kepada pelanggan.
7.9.2
Beritahu pelanggan jika berlaku kesan sampingan selepas makan ubat, perlu datang semula secepat mungkin. Sila bawa bersama ubat-ubatan yang dimakan.
M
EN
TI
7.9.1
D
O
KU
7.9
AK
TE
R
KA
7.8
Halaman : 6 / 8
7.9.3
7.10
Tamat
Bagi staf/ pesara/ tanggungan UPM, minta dan catatkan jumlah harga ubat pada borang. Borang Kadar Bayaran (OPR/PKU/BR13/Bayar) perlu diserahkan kepada Unit Kewangan untuk tindakan selanjutnya apabila telah lengkap dengan jumlah harga.
PPF/ JT
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI Kod Dokumen : UPM/OPR/PKU/P004 PROSEDUR PEMBERIAN UBAT 8.0
Halaman : 7 / 8 No. Semakan : 02 No. Isu : 02 Tarikh : 30/01/2012
REKOD KUALITI
Bil.
Kod Fail, Tajuk Fail Dan Senarai Rekod
1.
Pangkalan Data “PHIMS Screen” (Elektronik)
2.
UPM/PKU/300-1/7/1
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail PTM/PPTM
Tangungjawab Menyelenggara PTM/PPTM
PJR/KJ/PPF/JT
PJR/KJ/PPF/JT
PPF/PT(P/O)
PPF/PT(P/O)
Tempat dan Tempoh Simpanan Server di iDEC, UPM Kekal Unit Farmasi 5 tahun
Kuasa Melupus Naib Canselor Ketua
Buku Log Ubatan Psikotropik UPM/PKU/04/First Aid
Unit Farmasi 1 tahun
Ketua
PPF/PT(P/O)
Unit Farmasi 1 tahun
Ketua
PPF/JT/PT(P/O)
PPF/JT/PT(P/O)
Unit Farmasi 1 tahun
Ketua
PPF/JT/PT(P/O)
PPF/JT/PT(P/O)
Unit Farmasi 5 tahun
Ketua
PPF/JT/PT(P/O)
PPF/JT/PT(P/O)
Unit Farmasi 1 tahun
Ketua
4.
TE
R
KA
W
Fail Rekod Bekalan Keluar First Aid Kit Surat-surat permohonan bekalan ubat first aid
AL
3.
UPM/PKU/04/Malaria
PPF/PT(P/O)
UPM /PKU/04/Ubat Masuk
KU
5.
M
D TI
EN
Surat-surat permohonan ubat antimalaria Borang Permohonan Ubat Anti Malaria (OPR/PKU/BR04/MAL)
AK
Fail Rekod Ujian Darah G6PD Malaria
D
O
Fail Rekod Bekalan Ubat Masuk ke Farmasi Salinan Borang Pengeluaran Bekalan (OPR/PKU/BR05/PB) 6.
UPM /PKU/04/Bekalan Rawatan Fail Rekod Bekalan Rawatan Masuk Ke Farmasi
7.
Salinan Borang Pengeluaran Bekalan (OPR/PKU/BR05/PB) UPM/PKU/300-2/3/1 Fail Rekod Suhu Peti Sejuk Borang Rekod Suhu Peti Sejuk (OPR/PKU/BR13/Suhu)
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI Kod Dokumen : UPM/OPR/PKU/P004 PROSEDUR PEMBERIAN UBAT 9.0
Halaman : 8 / 8 No. Semakan : 02 No. Isu : 02 Tarikh : 30/01/2012
SEJARAH SEMAKAN No. Semakan
No. CPD
Kelulusan Mesyuarat
Disedia/ Disemak Oleh
Disahkan Oleh
Tarikh Kuatkuasa
02
00
-
Keluaran Pertama untuk satu persijilan
Ketua
WP
03/01/2011
02
01
PKU - 8/2011
Mesyuarat Pengurusan PKU bil. 5/2011
Ketua
WP
22/08/2011
02
02
PKU - 2/2012
Mesyuarat Pengurusan PKU bil. 11/2011
Ketua
WP
30/01/2012
D
O
KU
M
EN
TI
D
AK
TE
R
KA
W
AL
No. Isu
