SOKONGAN KEWANGAN PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: SOK/KEW/GP017/BYR GARIS PANDUAN PEMBAYARAN GAJI DAN ELAUN MELALUI SISTEM E-IHRMS 1.0
TUJUAN Garis panduan ini disediakan untuk rujukan Pusat Tanggungjawab (PTJ) dan Pejabat Bendahari mengenai tatacara pembayaran gaji atau elaun
2.0
SKOP
Terima maklumat dalam talian dan dokumen dari pemohon / PTJ / agensi
Maklumat gaji dalam talian yang diinput oleh Pejabat Pendaftar melalui Sistem e-IHRMS
EN
TI
(a)
AK
Terima maklumat dalam talian dan dokumen seperti berikut dari Pejabat Pendaftar / pemohon / agensi bagi staf tetap:-
D
3.1.1
TE
R
3.1
W
TATACARA TERPERINCI
KA
3.0.
AL
Garis panduan ini merangkumi semua jenis pembayaran gaji staf tetap dan sementara.
Penyata lantikan baru
D
O
KU
M
(b)
NO. SEMAKAN : 01 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 22/08/2011
(c)
Arahan perubahan gaji.
(d)
Arahan potongan gaji.
(e)
Maklumat pendaftaran Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP) dan Pertubuhan Keselamatan Sosial (SOCSO) dari Pejabat Pendaftar
(f)
Borang Arahan Kemasukan Gaji Bulanan Ke Akaun Bank/ Pertukaran Nombor Akaun Bank (SOK/KEW/BR020/BYR)
(g)
Borang Tuntutan Bayaran (SOK/KEW/BR021/BYR).
(h)
Borang Kelulusan Membuat Kerja Lebih Masa Melebihi 1/3
Kerja
Lebih
Masa
1 drp. 15
SOKONGAN KEWANGAN PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: SOK/KEW/GP017/BYR GARIS PANDUAN PEMBAYARAN GAJI DAN ELAUN MELALUI SISTEM E-IHRMS Daripada Gaji Pokok/Kerja Kecemasan (SOK/KEW/BR021/BYR). (i)
Borang Tuntutan Elaun Basikal (SOK/KEW/BR021/BYR).
(j)
Borang Tuntutan Elaun Motorsikal (SOK/KEW/BR036/BYR)
(k)
Lain-lain arahan bayaran/potongan yang berkaitan dengan gaji.
Cop tarikh terima pada tuntutan/dokumen tersebut.
muka
surat
hadapan
borang
3.1.3
Semua maklumat dalam talian dan dokumen yang diterima sehingga ke tarikh yang ditetapkan di dalam Jadual Proses Gaji hendaklah diproses untuk bayaran gaji pada bulan yang berkenaan.
Gaji tetap perlu dibayar mengikut jadual yang diluluskan oleh Bendahari berasaskan pekeliling yang dikeluarkan oleh Jabatan Akauntan Negara pada setiap hujung tahun.
Semakan dokumen dan maklumat dalam talian
KU
3.3
M
EN
TI
3.2.1
AK
Peraturan dan tempoh pembayaran gaji
D
3.2
TE
R
KA
W
AL
3.1.2
D
O
3.3.1
Pastikan jenis arahan dan kelaskan dokumen mengikut kategori seperti di langkah 3.1.1 di atas:(a)
NO. SEMAKAN : 01 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 22/08/2011
Penyata lantikan baru. Pastikan:i)
Nombor staf.
ii)
Ejaan nama dan nombor kad pengenalan sama seperti salinan kad pengenalan yang dilampirkan.
iii)
Status caruman KWSP/ SOCSO/ Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN) / Pencen.
iv)
Matagaji dan elaun adalah selaras dengan tangga gaji SSM dan lain-lain skim yang berkaitan
2 drp. 15
SOKONGAN KEWANGAN PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: SOK/KEW/GP017/BYR GARIS PANDUAN PEMBAYARAN GAJI DAN ELAUN MELALUI SISTEM E-IHRMS v)
Tarikh lantikan sama dengan Surat Lapor Diri dari PTJ
vi)
Penyata telah disahkan oleh pegawai Bahagian Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar Butir-butir dalam Penyata Lantikan Baru adalah sama dengan maklumat dalam talian yang telah kemaskini oleh Pejabat Pendaftar melalui Sistem IHRMS. Untuk tindakan semakan sila rujuk Manual Pemprosesan Gaji Melalui e-Integrated Human Resources Management System (e-IHRMS) (M011).
AL
vii)
Arahan Perubahan berikut:-
Gaji
merangkumi
perkara-perkara
AK
(b)
TE
R
KA
W
viii) Perkiraan tunggakan gaji dan elaun yang terperinci bagi pegawai lantikan baru yang tidak dapat menerima gaji pada bulan ia melaporkan diri
Bersara
TI
D
i)
Berhenti
iii)
Meninggal dunia
iv)
Dipinjamkan ke badan/ jabatan kerajaan yang lain
v)
Tahan gaji
vi)
Cuti separuh gaji
vii)
Cuti tanpa gaji
D
O
KU
M
EN
ii)
viii) Cuti belajar bergaji penuh
NO. SEMAKAN : 01 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 22/08/2011
ix)
Cuti belajar separuh gaji
x)
Maklumat dalam talian yang melibatkan perubahan matagaji.
3 drp. 15
SOKONGAN KEWANGAN PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: SOK/KEW/GP017/BYR GARIS PANDUAN PEMBAYARAN GAJI DAN ELAUN MELALUI SISTEM E-IHRMS Pastikan:(i)
Nama dan nombor staf adalah sama dengan rekod senarai staf di dalam e-IHRMS .
(ii)
Perubahan yang hendak dibuat samada perubahan gaji atau elaun serta bayaran tunggakan adalah mengikut senarai perubahan gaji yang dibenarkan. Arahan Perubahan Gaji yang diterima telah ditandatangani oleh pegawai Pejabat Pendaftar. Sediakan perkiraan terperinci jika perubahan melibatkan bayaran tunggakan.
KA
Semak arahan gaji yang melibatkan perubahan matagaji dan perubahan elaun dengan maklumat dalam talian yang telah diinput oleh pihak Pendaftar. Untuk membuat semakan, sila rujuk Manual Pemprosesan Gaji Melalui e-Integrated Human Resources Management System (e-IHRMS) (M011).
Arahan Potongan Gaji.
EN
(c)
TI
D
AK
TE
R
(iv)
W
AL
(iii)
i)
Nama, nombor staf, nombor kad pengenalan adalah sama dengan rekod senarai nama staf di dalam IHRMS
ii)
Potongan adalah tersenarai dalam jenis potongan yang dibenarkan.
iii)
Perkiraan terperinci jika ada potongan tertunggak
iv)
Cara potongan yang hendak digunakan iaitu samada berdasarkan :-
D
O
KU
M
Pastikan:-
‘Had Baki’ (potongan gaji secara ansuran setiap bulan sehingga baki kosong) atau ‘Had Tarikh’ (potongan gaji secara ansuran sehingga ke satu tarikh yang ditetapkan) atau
NO. SEMAKAN : 01 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 22/08/2011
4 drp. 15
SOKONGAN KEWANGAN PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: SOK/KEW/GP017/BYR GARIS PANDUAN PEMBAYARAN GAJI DAN ELAUN MELALUI SISTEM E-IHRMS potongan secara tetap. Potongan sekali sahaja. v)
Arahan bayaran yang lain/ maklumat KWSP/ SOCSO/ LHDN / penukaran nombor akaun.
AL
(d)
Arahan Potongan Gaji telah ditandatangani oleh pegawai Pejabat Pendaftar, agensi, KPTJ atau pegawai UPM sendiri.
KA
W
Pastikan :-
Nama dan nombor staf adalah sama dengan rekod senarai staf.
ii)
Perubahan yang dibuat samada bayaran atau potongan adalah mengikut senarai perubahan/ potongan yang dibenarkan
TI
D
AK
TE
R
i)
Perkiraan terperinci hendaklah disediakan jika arahan melibatkan bayaran atau potongan tertunggak.
iv)
Arahan perubahan atau potongan gaji yang diterima telah ditandatangani oleh pegawai atau agensi/ pihak berkuasa yang mengeluarkan arahan.
D
O
KU
M
EN
iii)
(e)
Borang Tuntutan Lebih Masa – untuk tuntutan lebih masa, pastikan Borang Tuntutan Bayaran Kerja Lebih Masa (SOK/KEW/BR021/BYR) dan Borang Kelulusan Membuat Kerja Lebih Masa Daripada Gaji Pokok (SOK/KEW/BR022/BYR) jika perlu, yang telah lengkap diisi.
3.3.2
Sekiranya dokumen dan maklumat dalam talian yang mempunyai kesilapan atau tidak lengkap, kembalikan ke langkah 3.1 untuk tindakan pembetulan.
3.3.3
Bagi pegawai lantikan baru yang belum mepunyai nombor ahli KWSP/SOCSO hendaklah mengisi borang Pendaftaran ahli (KWSP 3
NO. SEMAKAN : 01 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 22/08/2011
5 drp. 15
SOKONGAN KEWANGAN PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: SOK/KEW/GP017/BYR GARIS PANDUAN PEMBAYARAN GAJI DAN ELAUN MELALUI SISTEM E-IHRMS (AHL) dan borang Pendaftaran Pekerja (Borang 2) beserta salinan kad pengenalan. Hantar borang pendaftaran tersebut ke agensi yang berkaitan untuk mendapatkan nombor ahli. 3.3.4
Penyediaan dan pengesahan data Semua maklumat perubahan gaji staf hendaklah dilengkapkan dalam borang /cop (Rujuk para 3.4.2)
3.4.2
Bagi gaji staf, sediakan borang/cop ‘INPUT’ seperti berikut:-
W
AL
3.4.1
KA
3.4
Bagi pegawai lantikan baru sediakan Borang Pemberitahuan Pekerja Baru (CP22) dan hantarkan ke LHDN
INPUT GAJI : e-IHRMS NO.STAF:
DARI
HINGGA
TARIKH AKHIR
D
O
KU
M
EN
TI
D
AK
TE
R
BLN/TAHUN: NAMA: ELAUN/POTONGAN KOD AMAUN TP/SK HB/HT
(a)
CATITAN: DISAHKAN:
DILULUSKAN:
Bulan/Tahun Masukkan bulan/tahun untuk bayaran gaji bulan berkenaan. BLN 0
NO. SEMAKAN : 01 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 22/08/2011
4
THN 2
0
1
0
6 drp. 15
SOKONGAN KEWANGAN PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: SOK/KEW/GP017/BYR GARIS PANDUAN PEMBAYARAN GAJI DAN ELAUN MELALUI SISTEM E-IHRMS (b)
Nama Masukkan nama staf berkenaan berpandukan dokuman yang diterima. Contoh : Nur Fatimah binti Ahmad
(c)
Nombor Staf
AL
Contoh : A02010
R
KA
W
Ruang pertama sehingga ketiga boleh diisi dengan abjad berikut:-
TI
D
AK
TE
A - Perkhidmatan Pengurusan Dan Profesional NA - Perkhidmatan Sokongan T - Tutor SEM - Perkhidmatan Secara Sementara K - Perkhidmatan Secara Kontrak PX - Pekerja Am Rendah Elaun / Potongan.
D
O
KU
M
EN
(d)
Dikhaskan untuk mengisi butir – butir bayaran tungggakan gaji dan elaun. Butir – butir yang diisi adalah seperti berikut:i)
Kod elaun
ii)
Amaun
iii)
Paymode:TP SK HB HT
NO. SEMAKAN : 01 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 22/08/2011
: Bayaran tetap : Bayaran sekali : Had baki (bayaran sehingga ke satu jumlah yang ditetapkan : Had tarikh (bayaran sehingga ke satu tarikh yang ditetapkan)
7 drp. 15
SOKONGAN KEWANGAN PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: SOK/KEW/GP017/BYR GARIS PANDUAN PEMBAYARAN GAJI DAN ELAUN MELALUI SISTEM E-IHRMS iv) Kod lebih masa seperti berikut:Gandaan
Hari
101 102 103 104 105
1 1/8 1.25 1.50 1.75 2
Hari biasa siang Hari biasa malam Hari Ahad siang Hari Ahad malam Hari Kelepasan Am
AL
Kod
Tempoh Masukkan bulan dan tahun kerja lebih masa dibuat.
vi)
Jumlah Jam Masukkan jumlah jam berdasarkan borang tuntutan lebih masa mengikut kod yang dibenarkan.
vii)
Tempoh Untuk diisi bagi paymode yang mengenakan Had Tarikh (HT)
EN
TI
D
AK
TE
R
KA
W
v)
D
O
KU
M
viii) Kod potongan Dikhaskan untuk mengisi butir potongan:(a) (b)
Kod Rujukan
(c)
Amaun
(d)
Paymode TP SK HT
NO. SEMAKAN : 01 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 22/08/2011
: Tetap (potongan tetap) : Sekali (potongan sehingga ke satu tarikh yang ditetapkan) : Had Tarikh (potongan sehingga ke satu tarikh yang ditetapkan)
8 drp. 15
SOKONGAN KEWANGAN PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: SOK/KEW/GP017/BYR GARIS PANDUAN PEMBAYARAN GAJI DAN ELAUN MELALUI SISTEM E-IHRMS HB : Had Baki (potongan secara ansuran sehingga baki selesai)
(b)
Rujukan
(c)
Amaun
(d)
Paymode:-
: Tetap (potongan tetap) : Sekali (potongan sehingga ke satu tarikh yang ditetapkan) : Had Tarikh (potongan sehingga ke satu tarikh yang ditetapkan) : Had Baki (potongan secara ansuran sehingga baki selesai)
TE
TP SK
W
Kod
KA
(a)
AL
Kod potongan Dikhaskan untuk mengisi butir potongan:-
R
ix)
EN
TI
D
AK
HT
Rujukan Ruang ini disediakan untuk mencatitkan nombor ahli dan nombor akaun potongan.
xi)
Amaun Gunakan ruangan ini apabila menggunakan cara HB dan jumlah yang tercatit adalah ansuran terakhir dan telah diselaraskan mengikut baki hutang.
M
x)
KU O D 3.4.3
3.5
HB
Pembantu Tadbir Kewangan yang menyediakan input hendaklah memastikan laporan diluluskan oleh PK/PA/PTK yang telah diberi kuasa.
Kelulusan data 3.5.1
NO. SEMAKAN : 01 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 22/08/2011
Dapatkan kelulusan setelah penyemakan keseluruhan dokumen/ borang dilakukan.
9 drp. 15
SOKONGAN KEWANGAN PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: SOK/KEW/GP017/BYR
3.5.2
Kemasukkan data melalui sistem e-IHRMS 3.6.1
Masukkan data ke sistem e-IHRMS berdasarkan Manual Pemprosesan Gaji Melalui e-Integrated Human Resources Management System (e-IHRMS) (M011).
3.6.2
Pastikan Input gaji yang telah dimasukan ke sistem e-IHRMS, hendaklah difailkan mengikut susunan fakulti, jabatan, nama mengikut abjad.
KA
Cetak dan semak senarai edit transaksi
Cetak Senarai Edit Transaksi berdasarkan Manual Pemprosesan Gaji Melalui e-Integrated Human Resources System (e-IHRMS) (M011).
3.7.2
Semak Laporan Transaksi dan pastikan maklumat pada laporan sama dengan input gaji seperti di proses 3.4.
3.7.3
Sekiranya butir-butir di Laporan Transaksi dan input gaji didapati sama, sahkan Laporan Transaksi dengan menandatangani laporan berkenaan. Teruskan ke langkah 3.8.
R
3.7.1
O
KU
M
EN
TI
D
AK
TE
3.7
W
AL
3.6
GARIS PANDUAN PEMBAYARAN GAJI DAN ELAUN MELALUI SISTEM E-IHRMS Sekiranya data didapati tidak lengkap atau mempunyai ralat, kembali semula ke langkah 3.3 untuk tindakan pembetulan.
D
3.7.4
3.8
Jika terdapat kesilapan maklumat apabila dibuat perbandingan antara laporan transaksi dengan input gaji, kembali ke langkah 3.6.
Proses Gaji, Cetak dan semak Laporan bayaran gaji. 3.8.1
Laksanakan proses gaji berasaskan manual Pemprosesan Gaji Melalui e-Integrated Human Resources System (e-IHRMS) (UPM/BEN/BYR/A011)
3.8.2
Cetak laporan bayaran gaji (Arahan Pembayaran) dan laporan – laporan sokongan yang lain berdasarkan Manual Pemprosesan Gaji Melalui e-Integrated Human Resources Management System (IHRMS) (M011). Laporan – laporan yang dicetak adalah seperti berikut :-
NO. SEMAKAN : 01 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 22/08/2011
10 drp. 15
SOKONGAN KEWANGAN PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: SOK/KEW/GP017/BYR GARIS PANDUAN PEMBAYARAN GAJI DAN ELAUN MELALUI SISTEM E-IHRMS a. Arahan Pembayaran. Laporan PT
c.
Laporan Penyediaan Cek
d.
Jadual Caruman KWSP
e.
Senarai Caruman PERKESO.
f.
Penyata Potongan Cukai.
g.
Senarai Potongan Lain
h.
Laporan Pencen.
i.
Senarai Caruman Pencen.
j.
Edit Jumlah Kawalan.
k.
Reconciliation Report.
l.
Penyata Gaji
M
EN
TI
D
AK
TE
R
KA
W
AL
b.
Vot Analisa.
n.
Senarai bank.
o.
Senarai Cek Persendirian
p.
Senarai Cek 413.
q.
Senarai Pendapatan Bulanan
r.
Senarai Lantikan Baru, Berhenti, Bersara dan Meninggal
D
O
KU
m.
3.8.3
Sekiranya jumlah debit dan kredit dalam laporan PT (General Ledger Posting Transaction) tidak sama, kembali ke proses 3.6 untuk tindakan pembetulan.
3.8.4
Pastikan jumlah AP (Arahan Pembayaran), Laporan PT dan laporan
NO. SEMAKAN : 01 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 22/08/2011
11 drp. 15
SOKONGAN KEWANGAN PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: SOK/KEW/GP017/BYR GARIS PANDUAN PEMBAYARAN GAJI DAN ELAUN MELALUI SISTEM E-IHRMS penyediaan cek mestilah sama jumlahnya. Sekiranya terdapat ralat, kembali semula ke langkah 3.6 3.8.5
3.8.6
Proses dan cetak laporan Penyata Pendapatan Tahunan (Borang EC), Penyata Potongan Tahunan dan Senarai Pendapatan Bulanan.
KA
Laksanakan proses untuk mengeluarkan laporan-laporan seperti berikut :-
TE
R
3.9.1
W
AL
3.9
Semak penyata bayaran gaji serta laporan – laporan sokongan bagi pembayaran gaji bulan berkenaan. Pastikan jumlah bayaran gaji dalam Arahan Pembayaran sama jumlah bayaran melalui cek termasuk jumlah jernal. Sekiranya terdapat ralat di Arahan Pembayaran kembali ke langkah 3.6 untuk tindakan pembetulan.
Penyata Pendapatan Tahunan (Borang EC)
b)
Penyata Potongan Tahunan
c)
Senarai Pendapatan Bulanan
EN
Laporan Senarai Pendapatan Bulanan hendaklah dicetak selepas sahaja proses selesai dilaksanakan.
KU
M
3.9.2
TI
D
AK
a)
D
O
3.9.3
3.10
3.11
Penyata Pendapatan Tahunan (Borang EC) dan Penyata Potongan Tahunan hendaklah dicetak dan diedarkan kepada staf sebelum 31 Mac pada tahun berikutnya.
Kemaskini data bayaran gaji dari sistem e-IHRMS ke sistem SAGA. 3.10.1
Sekiranya tiada ralat, maklumkan kepada pihak IDEC untuk mengemaskini data bayaran gaji.
3.10.2
Data bayaran gaji yang telah dikemaskini ke dalam sistem SAGA hendaklah dibuat baucar melalui sistem SAGA bagi penyedian cek.
Penyediaan multiple jernal 3.11.1
NO. SEMAKAN : 01 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 22/08/2011
Bagi pembayaran gaji staf sediakan multiple journal berpandukan
12 drp. 15
SOKONGAN KEWANGAN PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: SOK/KEW/GP017/BYR GARIS PANDUAN PEMBAYARAN GAJI DAN ELAUN MELALUI SISTEM E-IHRMS Arahan Kerja Penyediaan Jernal (OPR/BEN/AKN024/AKN) Penyediaan baucar Bagi pembayaran gaji staf, kumpulkan semua laporan yang dicetak dilangkah 3.8.
3.12.2
Sediakan baucar gaji menggunakan Baucar Pembayaran (BEN/BYR/DF01) berasaskan Manual Penyediaan Baucar Melalui Modul Cash Book (M005).
3.12.3
Untuk pengesahan dan kelulusan baucar, rujuk Prosedur Pembayaran Tanpa Pesanan Belian (UPM/SOK/KEW-BYR/P009).
AL
3.12.1
Batching
TE
R
3.13
KA
W
3.12
Kumpul baucar mengikut Payment Entry. Pastikan setiap baucar telah disahkan dan diluluskan serta laporan Arahan Pembayaran, laporan PT dan laporan penyediaan cek dilampirkan.
3.13.2
Rekod dalam buku daftar batching baucar/ jernal perkara-perkara berikut:-
M
EN
TI
D
AK
3.13.1
Nombor Payment Entry
(b)
Jumlah Payment Entry
(c)
Bilangan Baucar
(d)
Tarikh Batching
(e)
Ruang untuk tandatangan penerimaan oleh Seksyen Perakaunan Kewangan.
D
O
KU
(a)
3.13.3
Salinan asal bersama dokumen sokongan hendaklah di hantar kepada Seksyen Perakaunan Kewangan.
3.13.4
Salinan ke dua untuk simpanan fail pembantu tadbir kewangan bagi rujukan.
NO. SEMAKAN : 01 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 22/08/2011
13 drp. 15
SOKONGAN KEWANGAN PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: SOK/KEW/GP017/BYR
3.14.1
Penyediaan Cek Bagi tatacara penyediaan cek, rujuk Prosedur Pengurusan Cek (UPM/OPR/BEN-AKN/P005).
3.15.2
Bagi pembayaran melalui cek dan bank teruskan ke langkah 3.16 untuk tatacara penyediaan disket kepada bank dan agensi-agensi lain.
AL
3.15.1
Penyediaan disket
Sediakan disket mengikut panduan yang diberikan oleh bank berkenaan:-
TI
D
3.16.1
AK
3.16
TE
R
KA
3.15
Baucar yang telah dibatching akan di hantar ke Seksyen Perakaunan Kewangan untuk tujuan kemaskini. Baucar dikemaskini berpandukan Arahan Kerja Kemaskini Baucar (OPR/BEN/AK009/AKN).
W
3.14
GARIS PANDUAN PEMBAYARAN GAJI DAN ELAUN MELALUI SISTEM E-IHRMS Kemaskini Baucar
D
O
KU
b)
3.16.2
3.17
c)
CIMB Bank Berhad- Customer Autopay Kit
EN
M
a)
Maybank – Autocredit System Affin Bank Berhad – Autopay Affin Bank Berhad
Rujuk Manual Output ke Disket (M029) bagi lain-lain potongan bayaran gaji kepada agensi lain seperti Lembaga Tabung Haji, Lembaga Hasil Dalam Negeri, Biro Perkhidmatan Angkasa, SOCSO, KWSP, Etiqa Takaful / Insuran, Takaful Malaysia, Pinjaman Perumahan, Koperasi UPM, Perbadanan Persaraan dan Pusat Zakat Selangor.
Penyerahan cek dan disket 3.17.1
NO. SEMAKAN : 01 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 22/08/2011
Disket, cek dan penyata bayaran hendaklah diserahkan kepada pihak bank sekurangnya tiga (3) hari bekerja sebelum tarikh gaji dibayar.
14 drp. 15
SOKONGAN KEWANGAN PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: SOK/KEW/GP017/BYR
3.17.2
Pengedaran cek Bagi staf yang tidak mempunyai akaun bank, serahkan cek individu kepada pegawai yang berkenaan dan tandatangan di Senarai Bayaran Melalui Cek.
3.18.2
Hantar cek kepada agensi-agensi berikut pada tarikh yang ditetapkan;-
AL
3.18.1
KWSP
- sebelum atau pada 15 haribulan berikutnya
(b)
LHDN
- sebelum atau pada 10 haribulan berikutnya
(c)
SOCSO
- sebelum atau pada 30 haribulan berikutnya
KA
W
(a)
Pengesahan KPTJ ke atas senarai pendapatan Senarai pendapatan mengikut PTJ perlu dihantar kepada Ketua Pusat Tanggungjawab (KPTJ) untuk pengesahan dalam tempoh satu (1) hari bekerja sebelum tarikh gaji staf dibayar. Simpan satu (1) surat kepada PTJ dalam Fail Senarai Pendapatan Bulanan. Sekiranya terdapat perubahan selepas mendapat pengesahan KPTJ, pegawai yang bertanggungjawab perlu menyemak dan mengambil tindakan susulan.
3.20
D
O
KU
3.19.2
M
EN
TI
D
3.19.1
AK
3.19
TE
R
3.18
GARIS PANDUAN PEMBAYARAN GAJI DAN ELAUN MELALUI SISTEM E-IHRMS Simpan satu (1) salinan surat penyerahan ke bank dalam fail bank.
Kemaskini fail rekod pegawai 3.20.1
NO. SEMAKAN : 01 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 22/08/2011
Failkan input-input pembayaran gaji staf bagi bulan berkenaan ke dalam fail rekod individu bayaran gaji pegawai mengikut abjad. Fail hendaklah disimpan sepanjang tempoh perkhidmatan pegawai.
15 drp. 15
