OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P002
Halaman: 1/8 No. Semakan: 02 No. Isu: 02
PROSEDUR PEROLEHAN BAHAN MONOGRAF Tarikh: 30/01/2012 DAN MEDIA 1.0
TUJUAN Menerangkan kaedah melaksanakan kerja-kerja perolehan bahan Perpustakaan melalui proses pembelian dan hadiah.
2.0
SKOP
KA
DOKUMEN RUJUKAN
R
3.0
W
AL
Prosedur ini terpakai untuk pemerolehan bahan monograf dan media melalui permohonan daripada pegawai akademik, pustakawan, pengguna atau pemilihan bahan-bahan yang dihantar oleh pembekal.
AK
Sistem Virtua Virtua Online Documentation Dasar Perkembangan Koleksi Nielsen Book Data Global Books In Print (GBIP) Arahan Kerja Pesanan Bahan Monograf dan Media Arahan Kerja Penerimaan Bahan Monograf dan Media Arahan Kerja Penerimaan Bahan Hadiah Garis Panduan Pengendalian Bahan ‘On Approval’ Garis Panduan Pemilihan dan Penilaian Pembekal Bahan Monograf dan Media
D
O
OPR/PSAS/AK02
D
OPR/PSAS/AK03 OPR/PSAS/GP01/BOA OPR/PSAS/GP01/PPP 4.0
Tajuk Dokumen
TI
KU
M
EN
OPR/PSAS/DR01/DPK OPR/PSAS/AK01
TE
Kod Dokumen
TERMINOLOGI/SINGKATAN BPK FO KB NT PKBS PP PPKn PPSK PSAS UPM
: : : : : : : : :
Bahagian Pembangunan Koleksi Fresh Order (Pesanan terus) Ketua Bahagian Pembangunan Koleksi / Ketua Perpustakaan Cawangan Naskhah Tambahan Perpustakaan Kampus Bintulu Sarawak Pembantu Perpustakaan Pembantu Perpustakaan Kanan Perpustakaan Perubatan dan Sains Kesihatan Perpustakaan Sultan Abdul Samad Universiti Putra Malaysia
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P002
Halaman: 2/8 No. Semakan: 02 No. Isu: 02
PROSEDUR PEROLEHAN BAHAN MONOGRAF Tarikh: 30/01/2012 DAN MEDIA
TANGGUNGJAWAB
O
KU
M
EN
TI
D
AK
TE
R
KA
W
AL
KB bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Semua yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini.
D
5.0
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P002
Halaman: 3/8 No. Semakan: 02 No. Isu: 02
D
O
KU
M
EN
TI
D
AK
TE
R
KA
W
AL
PROSEDUR PEROLEHAN BAHAN MONOGRAF Tarikh: 30/01/2012 DAN MEDIA
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P002
Halaman: 4/8 No. Semakan: 02 No. Isu: 02
PROSEDUR PEROLEHAN BAHAN MONOGRAF Tarikh: 30/01/2012 DAN MEDIA PROSEDUR TERPERINCI Tanggungjawab
Tindakan Mula
7.2
Terima Permohonan daripada Pengguna atau Bahan-Bahan ‘On Approval’ daripada Pembekal yang telah Dibuat Pemilihan.
Pustakawan/PP
W
AL
7.1
Semak Sistem Virtua Untuk Mengesan Sama Ada Bahan telah Sedia Ada dalam Koleksi.
PP
D
AK
7.3
TE
R
KA
7.2.1 Rujuk Garis Panduan Pengendalian Bahan ‘On Approval’ (OPR/PSAS/GP01/BOA) bagi bahan-bahan ‘On Approval’.
EN
TI
7.3.1 Jika ada, ikut langkah 7.4.
Buat Keputusan Sama Ada Naskhah Tambahan Diperlukan?
Pustakawan
O
7.4
KU
M
7.3.2 Jika bahan tiada dalam koleksi, ikut langkah 7.6.
7.4.1 Jika tidak perlu, ikut langkah 7.5.
D
7.0
7.4.2 Jika perlu, ikut langkah 7.6. 7.5
Maklum kepada Pemohon (Jika Perlu). Seterusnya Ikut Langkah 7.14.
Pustakawan
7.6
Tentukan Sama Ada Perlu Dibuat Pembelian atau Pohon Hadiah.
Pustakawan
7.6.1 Jika perlu buat pembelian, dapatkan senarai harga bagi permohonan bahan “fresh order” daripada pembekal yang dilantik. Seterusnya, ikut langkah 7.9. 7.6.2 Jika perlu pohon hadiah, ikut langkah 7.7.
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P002
Halaman: 5/8 No. Semakan: 02 No. Isu: 02
PROSEDUR PEROLEHAN BAHAN MONOGRAF Tarikh: 30/01/2012 DAN MEDIA Tindakan
Tanggungjawab
7.7
Kenalpasti Organisasi untuk Dapatkan Bahan dan Uruskan Permohonan Hadiah.
Pustakawan
7.8
Pastikan Sama Ada Permohonan Hadiah Diterima atau Tidak.
PP/Pustakawan
W
AL
7.8.1 Jika ya, ikut langkah 7.12.
R
Uruskan Pesanan Bahan
TE
7.9
KA
7.8.2 Jika tidak, ikut langkah 7.9.
Pustakawan
TI
D
AK
7.9.1 Rujuk Garis Panduan Pemilihan dan Penilaian Pembekal Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/GP01/PPP) bagi pemilihan pembekal.
PP
Adakah Bahan yang Dipesan Diterima?
KU
7.10
M
EN
7.9.2 Rujuk Arahan Kerja Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/AK01) bagi penyediaan pesanan.
PP
D
O
7.10.1 Jika ya, ikut langkah 7.12. 7.10.2 Jika tidak, ikut langkah 7.11. 7.11
Lakukan Peringatan/Pembatalan: a. Beri peringatan kepada pembekal sekiranya tidak mendapat maklum balas daripada pembekal (atau); b. Buat pembatalan pesanan : i.
ii. iii.
Batalkan rekod pesanan dalam sistem Virtua dan pada borang pesanan salinan pemohon dan salinan jabatan. Maklumkan pembatalan kepada pemohon dengan menghantar borang pesanan salinan pemohon. Failkan borang pesanan salinan jabatan yang telah dibatalkan.
PP/Pustakawan
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P002
Halaman: 6/8 No. Semakan: 02 No. Isu: 02
PROSEDUR PEROLEHAN BAHAN MONOGRAF Tarikh: 30/01/2012 DAN MEDIA Tindakan 7.12
Tanggungjawab
Laksanakan Penerimaan Bahan
PPKn/PP
Lakukan Penilaian Prestasi Pembekal
W
7.13
AL
(Rujuk Arahan Kerja Penerimaan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/AK02)) (Rujuk Arahan Kerja Penerimaan Bahan Hadiah (OPR/PSAS/AK03))
O
KU
M
EN
TI
D
AK
Tamat.
D
7.14
TE
R
KA
(Rujuk Garis Panduan Pemilihan dan Penilaian Pembekal Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/GP01/PPP))
KB/Pustakawan
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P002
Halaman: 7/8 No. Semakan: 02 No. Isu: 02
PROSEDUR PEROLEHAN BAHAN MONOGRAF Tarikh: 30/01/2012 DAN MEDIA
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail PP
5.
Log Pesanan Bahan Monograf dan Media • Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM) UPM/PSAS/BPK/8.1.205
KB
AL
4.
Laporan Penilaian Prestasi Pembekal • Borang Penilaian Prestasi Pembekal (OPR/PSAS/BR01/PPP) OPR/PSAS/BL01/PSM
Kuasa Melupus
W
3.
Laporan Penilaian Prestasi Pembekal • Borang Penilaian Prestasi Pembekal (OPR/PSAS/BR01/PPP) UPM/PSAS/PKBS/8.14.203
Tempat dan Tempoh Simpanan BPK 1 Tahun
KA
2.
Laporan Penilaian Prestasi Pembekal • Borang Penilaian Prestasi Pembekal (OPR/PSAS/BR01/PPP) UPM/PSAS/PPSK/8.11.209
PP
PP
PP
R
UPM/PSAS/BPK/8.1.301
PPSK
KB
1 Tahun
PP
PP
EN
TI
1.
Tanggungjawab Menyelenggara
TE
Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
AK
Bil
REKOD KUALITI
D
8.0
PBKS
KB
D
O
KU
M
1 Tahun
Pustakawan/ PPP/PP
Pustakawan/ PPP/PP
UPM/PSAS/PPSK/8.11.207
PP
PP
UPM/PSAS/PKBS/8.14.44c Surat-Menyurat
BPK
KB
1 Tahun PP
PP
Laporan Pembekal 7.
KB
6 Bulan
Laporan Dari Pembekal 6.
BPK PPSK PKBS BKK
PPSK
KB
1 Tahun PP
PP
PKBS 1 Tahun
KB
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P002
Halaman: 8/8 No. Semakan: 02 No. Isu: 02
PROSEDUR PEROLEHAN BAHAN MONOGRAF Tarikh: 30/01/2012 DAN MEDIA 9.0
SEJARAH SEMAKAN No. Semakan
No. CPD
Kelulusan Mesyuarat
Disedia dan Disemak
Dilulus/ Diluluskan Semula
Tarikh Kuatkuasa
02
00
-
Keluaran Pertama untuk satu persijilan
Ketua Pustakawan
WP
03/01/2011
02
01
OPR(PSAS)2/2011
Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses
Ketua Pustakawan
WP
22/08/2011
02
02
OPR(PSAS)1/2012
Mesyuarat Pengurusan Khas 1/2012
Ketua Pustakawan
WP
30/01/2012
W
KA
R TE AK D TI EN M KU O D
AL
No. Isu
