OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P002
Halaman: 1/8 No. Semakan: 02 No. Isu: 02
PROSEDUR PEROLEHAN BAHAN MONOGRAF Tarikh: 30/01/2012 DAN MEDIA 1.0
TUJUAN Menerangkan kaedah melaksanakan kerja-kerja perolehan bahan Perpustakaan melalui proses pembelian dan hadiah.
2.0
SKOP
KA
DOKUMEN RUJUKAN
R
3.0
W
AL
Prosedur ini terpakai untuk pemerolehan bahan monograf dan media melalui permohonan daripada pegawai akademik, pustakawan, pengguna atau pemilihan bahan-bahan yang dihantar oleh pembekal.
AK
Sistem Virtua Virtua Online Documentation Dasar Perkembangan Koleksi Nielsen Book Data Global Books In Print (GBIP) Arahan Kerja Pesanan Bahan Monograf dan Media Arahan Kerja Penerimaan Bahan Monograf dan Media Arahan Kerja Penerimaan Bahan Hadiah Garis Panduan Pengendalian Bahan ‘On Approval’ Garis Panduan Pemilihan dan Penilaian Pembekal Bahan Monograf dan Media
Bahagian Pembangunan Koleksi Fresh Order (Pesanan terus) Ketua Bahagian Pembangunan Koleksi / Ketua Perpustakaan Cawangan Naskhah Tambahan Perpustakaan Kampus Bintulu Sarawak Pembantu Perpustakaan Pembantu Perpustakaan Kanan Perpustakaan Perubatan dan Sains Kesihatan Perpustakaan Sultan Abdul Samad Universiti Putra Malaysia
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P002
Halaman: 2/8 No. Semakan: 02 No. Isu: 02
PROSEDUR PEROLEHAN BAHAN MONOGRAF Tarikh: 30/01/2012 DAN MEDIA
TANGGUNGJAWAB
O
KU
M
EN
TI
D
AK
TE
R
KA
W
AL
KB bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Semua yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini.
D
5.0
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P002
Halaman: 3/8 No. Semakan: 02 No. Isu: 02
D
O
KU
M
EN
TI
D
AK
TE
R
KA
W
AL
PROSEDUR PEROLEHAN BAHAN MONOGRAF Tarikh: 30/01/2012 DAN MEDIA
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P002
Halaman: 4/8 No. Semakan: 02 No. Isu: 02
PROSEDUR PEROLEHAN BAHAN MONOGRAF Tarikh: 30/01/2012 DAN MEDIA PROSEDUR TERPERINCI Tanggungjawab
Tindakan Mula
7.2
Terima Permohonan daripada Pengguna atau Bahan-Bahan ‘On Approval’ daripada Pembekal yang telah Dibuat Pemilihan.
Pustakawan/PP
W
AL
7.1
Semak Sistem Virtua Untuk Mengesan Sama Ada Bahan telah Sedia Ada dalam Koleksi.
PP
D
AK
7.3
TE
R
KA
7.2.1 Rujuk Garis Panduan Pengendalian Bahan ‘On Approval’ (OPR/PSAS/GP01/BOA) bagi bahan-bahan ‘On Approval’.
EN
TI
7.3.1 Jika ada, ikut langkah 7.4.
Buat Keputusan Sama Ada Naskhah Tambahan Diperlukan?
Pustakawan
O
7.4
KU
M
7.3.2 Jika bahan tiada dalam koleksi, ikut langkah 7.6.
7.4.1 Jika tidak perlu, ikut langkah 7.5.
D
7.0
7.4.2 Jika perlu, ikut langkah 7.6. 7.5
Maklum kepada Pemohon (Jika Perlu). Seterusnya Ikut Langkah 7.14.
Pustakawan
7.6
Tentukan Sama Ada Perlu Dibuat Pembelian atau Pohon Hadiah.
Pustakawan
7.6.1 Jika perlu buat pembelian, dapatkan senarai harga bagi permohonan bahan “fresh order” daripada pembekal yang dilantik. Seterusnya, ikut langkah 7.9. 7.6.2 Jika perlu pohon hadiah, ikut langkah 7.7.
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P002
Halaman: 5/8 No. Semakan: 02 No. Isu: 02
PROSEDUR PEROLEHAN BAHAN MONOGRAF Tarikh: 30/01/2012 DAN MEDIA Tindakan
Tanggungjawab
7.7
Kenalpasti Organisasi untuk Dapatkan Bahan dan Uruskan Permohonan Hadiah.
Pustakawan
7.8
Pastikan Sama Ada Permohonan Hadiah Diterima atau Tidak.
PP/Pustakawan
W
AL
7.8.1 Jika ya, ikut langkah 7.12.
R
Uruskan Pesanan Bahan
TE
7.9
KA
7.8.2 Jika tidak, ikut langkah 7.9.
Pustakawan
TI
D
AK
7.9.1 Rujuk Garis Panduan Pemilihan dan Penilaian Pembekal Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/GP01/PPP) bagi pemilihan pembekal.
PP
Adakah Bahan yang Dipesan Diterima?
KU
7.10
M
EN
7.9.2 Rujuk Arahan Kerja Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/AK01) bagi penyediaan pesanan.
PP
D
O
7.10.1 Jika ya, ikut langkah 7.12. 7.10.2 Jika tidak, ikut langkah 7.11. 7.11
Lakukan Peringatan/Pembatalan: a. Beri peringatan kepada pembekal sekiranya tidak mendapat maklum balas daripada pembekal (atau); b. Buat pembatalan pesanan : i.
ii. iii.
Batalkan rekod pesanan dalam sistem Virtua dan pada borang pesanan salinan pemohon dan salinan jabatan. Maklumkan pembatalan kepada pemohon dengan menghantar borang pesanan salinan pemohon. Failkan borang pesanan salinan jabatan yang telah dibatalkan.
PP/Pustakawan
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P002
Halaman: 6/8 No. Semakan: 02 No. Isu: 02
PROSEDUR PEROLEHAN BAHAN MONOGRAF Tarikh: 30/01/2012 DAN MEDIA Tindakan 7.12
Tanggungjawab
Laksanakan Penerimaan Bahan
PPKn/PP
Lakukan Penilaian Prestasi Pembekal
W
7.13
AL
(Rujuk Arahan Kerja Penerimaan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/AK02)) (Rujuk Arahan Kerja Penerimaan Bahan Hadiah (OPR/PSAS/AK03))
O
KU
M
EN
TI
D
AK
Tamat.
D
7.14
TE
R
KA
(Rujuk Garis Panduan Pemilihan dan Penilaian Pembekal Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/GP01/PPP))
KB/Pustakawan
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P002
Halaman: 7/8 No. Semakan: 02 No. Isu: 02
PROSEDUR PEROLEHAN BAHAN MONOGRAF Tarikh: 30/01/2012 DAN MEDIA
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail PP
5.
Log Pesanan Bahan Monograf dan Media • Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM) UPM/PSAS/BPK/8.1.205
