SOKONGAN KEWANGAN
Halaman: 1/7 No. Semakan: 01
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P004 PROSEDUR PEMBELIAN TERUS 1.0
No. Isu: 02 Tarikh: 22/08/2011
TUJUAN
SKOP
W A
2.0
L
Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan tatacara, bidang tugas dan tanggungjawab bagi proses pembelian terus.
Tajuk Dokumen Arahan Perbendaharaan AP (166-206 dan 229-300) Pekeliling Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa Surat Pekeliling Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa Surat Arahan Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa Pekeliling Kontrak Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa Peraturan Kewangan dan Perakaunan UPM Pekeliling Bendahari, Peraturan dan Tatacara Pengurusan Perolehan Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja Manual FAMS Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Belian Arahan Kerja Penilaian Prestasi Syarikat Arahan Kerja Penyediaan Permohonan Pesanan Belian Dan Daftar Serahan Melalui Modul Purchasing Garis Panduan Terimaan dan Pengesahan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja Garis Panduan Perkhidmatan Diserah Urus (Outsourcing) Kepada Pihak Luar
U
M
EN
T
ID
Kod Dokumen AP (166-206 dan 229-300) Rujuk laman sesawang http://www.treasury.gov.my Rujuk laman sesawang http://www.treasury.gov.my Rujuk laman sesawang http://www.treasury.gov.my Rujuk laman sesawang http://www.treasury.gov.my
K
DOKUMEN RUJUKAN
A
3.0
T ER
K
A
Skop prosedur ini merangkumi semua perolehan Universiti yang bernilai sehingga RM50,000 bagi bekalan/perkhidmatan dan RM20,000 bagi kerja. Prosedur ini merangkumi cara-cara lantikan syarikat, penyediaan permohonan pesanan belian, penyediaan pesanan belian, kaedah merekod terimaan bekalan/perkhidmatan/kerja dan penilaian prestasi ke atas syarikat.
D
O
K
Bil. 3 Tahun 2009
OPR/BEN/AK005/BUY UPM/SOK/KEW/AK002/BUY UPM/SOK/KEW/AK003/BUY SOK/KEW/GP009/BUY SOK/KEW/GP011/BUY
SOKONGAN KEWANGAN
Halaman: 2/7 No. Semakan: 01
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P004 PROSEDUR PEMBELIAN TERUS
TERMINOLOGI DAN SINGKATAN
: Fixed Asset Management System : Manual Sistem Pengurusan Aset Tetap UPM (FAMS) : Jawatankuasa Teknikal
KPTJ PK
: Ketua Pusat Tanggungjawab : Pegawai Kewangan yang bergred dari W41 dan ke atas di bawah Skim Perkhidmatan SSM : Purchase Order (Pesanan Belian) : Dokumen untuk kelulusan perolehan oleh PTJ : Pusat Tanggungjawab : Pegawai Tadbir yang bergred dari N41 dan ke atas di bawah Skim Perkhidmatan SSM : Pembantu Tadbir Pusat Tanggungjawab : Pembantu Tadbir Kewangan : Requisition Order (Permohonan Pembelian) : Standard Accounting for Government Agencies : Sistem Saraan Malaysia : Syarikat/individu yang telah melaksanakan perolehan bekalan/perkhidmatan/kerja kepada Universiti
Ketua Pusat Tanggungjawab, pegawai dan staf yang terlibat dengan perolehan di PTJ perlu mematuhi dan bertanggungjawab menentukan prosedur ini dipatuhi serta memastikan peruntukan mencukupi dalam melaksanakan perolehan tersebut.
O D
K
TANGGUNGJAWAB
K
5.0
U
M
EN
T
ID
A
K
PO PO held PTJ PT PTPTJ PTK RO SAGA SSM Syarikat
A
FAMS Manual FAMS JKT
T ER
4.0
Surat perwakilan tugas/kuasa bagi pegawai yang diberi kuasa Garis Panduan Kelulusan Perolehan ICT
L
SOK/ICT/GP03/Perolehan ICT
Tarikh: 22/08/2011
W A
Terkini
No. Isu: 02
SOKONGAN KEWANGAN
Halaman: 3/7 No. Semakan: 01
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P004 PROSEDUR PEMBELIAN TERUS
Tarikh: 22/08/2011
CARTA ALIR
D
O
K
U
M
EN
T
ID
A
K
T ER
K
A
W A
L
6.0
No. Isu: 02
SOKONGAN KEWANGAN
Halaman: 4/7 No. Semakan: 01
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P004 PROSEDUR PEMBELIAN TERUS 7.0
No. Isu: 02 Tarikh: 22/08/2011
PROSES TERPERINCI Tindakan
Tanggungjawab
W A
L
7.1 Mula
T ER
K
7.2.1 Input maklumat permohonan perolehan dan cetak PO held melalui sistem SAGA dengan merujuk Arahan Kerja Penyediaan Permohonan Pesanan Belian Dan Daftar Serahan Melalui Modul Purchasing (UPM/SOK/KEW/AK003/BUY).
PTPTJ/PTK (Zon/Seksyen Kewangan)
A
7.2 Penyediaan Permohonan Pesanan Belian
K
7.3 Dapatkan Sebut Harga
T
7.4 Pilih dan Lantik Syarikat
ID
A
7.3.1 Dapatkan sebut harga daripada syarikat yang berkelayakan.
Pemohon/Pegawai yang diberikuasa (PTJ/Zon/Seksyen Kewangan)
M
EN
7.4.1 Buat penilaian ke atas sebut harga dan pilih serta lantik syarikat.
Pemohon
U
7.5 Penyediaan Pesanan Belian PA/PTK (Zon/Seksyen Kewangan)
7.5.2 Jika lengkap, sedia pesanan belian dengan merujuk Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Belian (OPR/BEN/AK005/BUY) dan dapatkan kelulusan pegawai yang diberikuasa serta serah pesanan belian kepada syarikat.
PA/PTK (Zon/Seksyen Kewangan)
D
O
K
7.5.1 Semak maklumat dan dokumen sokongan untuk permohonan pesanan belian. Jika tidak lengkap kembalikan untuk pembetulan. Lampirkan Memo Pembetulan Dokumen Kewangan (OPR/BEN/DF030/BUY), jika dokumen dikembalikan ke PTJ.
SOKONGAN KEWANGAN
Halaman: 5/7 No. Semakan: 01
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P004 PROSEDUR PEMBELIAN TERUS
No. Isu: 02 Tarikh: 22/08/2011
7.6 Serah Pesanan Belian Kepada Syarikat Pemohon/ PTK (Zon/Seksyen Kewangan)
W A
L
7.6.1 Rujuk Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Belian (OPR/BEN/AK005/BUY) (para 4)
PTJ
T ER
K
7.7.1 Terima dan pastikan bekalan/ perkhidmatan/kerja adalah mengikut butiran dalam pesanan belian. Rujuk Garis Panduan Terimaan dan Pengesahan Bekalan/ Perkhidmatan/ Kerja (SOK/KEW/GP009/BUY).
A
7.7 Terima Bekalan/Perkhidmatan/Kerja
ID
A
K
7.7.2 Jika bekalan yang diterima adalah aset dan inventori, rekod terimaan tersebut di dalam sistem FAMS dengan merujuk Manual FAMS.
T
7.8 Penilaian Prestasi Syarikat
Pemohon/Pegawai yang diberikuasa
U
M
EN
7.8.1 Pastikan penilaian prestasi dibuat ke atas setiap syarikat/kontraktor yang telah melaksanakan bekalan/perkhidmatan/kerja. Rujuk Arahan Kerja Penilaian Prestasi SyarikatUPM/SOK/KEW/AK002/BUY.
Pemohon/Pegawai yang diberikuasa
7.8.3 Input maklumat ke dalam Modul Prestasi Pembekal. Rujuk Arahan Kerja Penilaian Prestasi Syarikat (UPM/SOK/KEW/AK002/BUY).
Pemohon/Pegawai yang diberikuasa
7.8.4 Sedia laporan penilaian, rujuk Penilaian Prestasi UPM/SOK/KEW/AK002/BUY.
PK/PKA Seksyen Perolehan
D
O
K
7.8.2 Sekiranya bekalan/perkhidmatan/kerja yang diterima tidak sempurna, buat penilaian ke atas syarikat tersebut untuk tindakan sewajarnya.
Arahan Kerja Syarikat-
SOKONGAN KEWANGAN
Halaman: 6/7 No. Semakan: 01
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P004 PROSEDUR PEMBELIAN TERUS
PTK (Zon/Seksyen Kewangan)
PTK (Zon/Seksyen Kewangan)
PTJ
K
Salinan Pesanan Belian (Kod PTJ)
PTJ
PTJ
PTJ
T
SOK/KEW/DF035/BUY – Nota Pulangan Barang (NPB)
PTJ
PTJ
U
SOK/KEW/DF036/BUY – Nota Aduan Perkhidmatan/Kerja
D
O
K
4.
M
EN
3.
Kuasa Melupus PK
3 Tahun PTJ
Ketua PTJ
1 Tahun
PTJ
Ketua PTJ
1 Tahun
ID
A
Salinan Dokumen Kontrak
L
Salinan Pesanan Belian (Nama Zon/Seksyen Kewangan)
Tempat dan Tempoh Simpanan Pejabat Bendahari
W A
1.
Tanggungjawab Menyelenggara
A
Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail
K
Bil
2.
Tarikh: 22/08/2011
REKOD KUALITI
T ER
8.0
No. Isu: 02
PTJ
Ketua PTJ
1 Tahun
PTJ
PTJ
PTJ 1 Tahun
Ketua PTJ
SOKONGAN KEWANGAN
Halaman: 7/7 No. Semakan: 01
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P004 PROSEDUR PEMBELIAN TERUS
Tarikh: 22/08/2011
SEJARAH SEMAKAN No. CPD
02
00
-
02
01
SOK:Kew 03/2011
Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat Pengurusan kali ke-5/2011
Disedia dan Disemak
Dilulus/ Diluluskan Semula
Tarikh Kuatkuasa
Bendahari
WP
03/01/2011
WP
22/08/2011
Bendahari
K T ER K A ID T EN M U K O D
L
No. Semakan
A
No. Isu
W A
9.0
No. Isu: 02
