DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

PROSEDUR

No. Rujukan

: PK.UiTM.(P).07

Muka Surat

: 1/10

KUALITI PENGURUSAN UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA

MESYUARAT KAJI SEMULA PENGURUSAN

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

PROSEDUR

No. Rujukan

: PK.UiTM.(P).07

Muka Surat

: 2/10



REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan di dalamnya.

HALAMAN DIPINDA Tarikh

15 Nov 2016

No. Pindaan

02

No. Para

Muka Surat

4-9

Bentuk Pindaan Pindaan nama jawatankuasa dan setiausaha mesyuarat


Diluluskan

PROSEDUR

No. Rujukan

: PK.UiTM.(P).07

Muka Surat

: 3/10



KANDUNGAN

MUKASURAT

1.0

Objektif

2.0

Skop

4

3.0

Rujukan

4

4.0

Definisi

4

5.0

Singkatan

5

6.0

Tanggungjawab dan Tindakan

6

7.0

Rekod Kualiti

9

8.0

Lampiran

10

4


PROSEDUR

No. Rujukan

: PK.UiTM.(P).07

Muka Surat

: 4/10



1.0

OBJEKTIF Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan mesyuarat kaji semula pengurusan dilaksanakan secara terancang dan berkesan.

2.0

SKOP Prosedur ini digunapakai oleh Pengurusan Atasan UiTM semasa merancang dan melaksanakan mesyuarat kaji semula pengurusan.

3.0

RUJUKAN JENIS DOKUMEN

LOKASI

Manual Kualiti UiTM

InQKA

RUJUKAN MK.UITM.01

Seksyen 5.6 - Kaji Semula Pengurusan 5.6.1 - Am 5.6.2 - Input Kaji Semula 5.6.3 - Output Kaji Semula

4.0

DEFINISI 4.1

Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan Mesyuarat yang bertujuan untuk mengkaji semula keberkesanan perlaksanaan sistem pengurusan kualiti UiTM.

4.2

Mesyuarat Jawatankuasa Kajian Semula Pengurusan (JKSP)

Mesyuarat yang bertujuan untuk membantu MKSP dengan meneliti semua laporan berkaitan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) dan membuat rumusan

kepada

Wakil

Pengurusan

membentangkannya di dalam MKSP.


(WP)

yang

akan

PROSEDUR

No. Rujukan

: PK.UiTM.(P).07

Muka Surat

: 5/10



5.0

SINGKATAN NC

-

Naib Canselor

TNC

-

Timbalan Naib Canselor

MKSP

-

Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan

JKSP

-

Mesyuarat Jawatankuasa Kaji Semula Pengurusan

UiTM

-

Universiti Teknologi MARA

MEU

-

Majlis Eksekutif Universiti

WP

-

Wakil Pengurusan

TP

-

Timbalan Pendaftar

PPK

-

Penolong Pendaftar Kanan

PYB

-

Pegawai Yang Bertanggungjawab

LAD

-

Laporan Audit Dalam

AMP

-

Aduan dan Maklumbalas Pelanggan

LAL

-

Laporan Audit Luar


PROSEDUR

No. Rujukan

: PK.UiTM.(P).07

Muka Surat

: 6/10



6.0

TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN A. Tindakan Sebelum MKSP

WP

1. Rancang dan tetapkan jadual MKSP pada awal tahun.

WP

2. Maklumkan perancangan kepada TP Canseleri dan PNC InQKA.

PNC InQKA

3. Rancang dan tetapkan jadual JKSP pada awal tahun

PPK INQKA

4.

Maklumkan perancangan kepada TP Canseleri dan PTJ


PROSEDUR

No. Rujukan

: PK.UiTM.(P).07

Muka Surat

: 7/10



PNC InQKA

5. Sediakan agenda JKSP merangkumi perkara-perkara berikut : i.

Laporan Audit Dalam.

ii. Laporan Audit Luar iii. Aduan dan Maklum balas Pelanggan. iv. Prestasi proses dan dan keakuran produk – Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi. v. Status Tindakan Pencegahan dan Pembetulan. vi. Tindakan susulan daripada Kaji Semula Pengurusan yang lepas – Minit MKSP. vii. Perubahan yang memberi kesan kepada Sistem Pengurusan Kualiti UiTM. viii. Cadangan untuk penambahbaikan. ix. Status pencapaian objektif Kualiti UiTM. PPK INQKA

6. Keluarkan notis mesyuarat kepada semua ahli sekurangkurangnya 14 hari bekerja sebelum mesyuarat.

PPK INQKA

7. Kumpulkan daripada PYB semua laporan lengkap seperti yang dinyatakan dalam Seksyen 5.6.2 Manual Kualiti.

B. Pengendalian Mesyuarat

PNC InQKA 8. Mempengerusikan mesyuarat


PROSEDUR

No. Rujukan

: PK.UiTM.(P).07

Muka Surat

: 8/10



PYB

9. Bentangkan laporan yang dinyatakan pada 5(i) hingga 5(ix).

PPK INQKA

10. Catat perbincangan dan hasil mesyuarat C. Tindakan Selepas Mesyuarat JKSP

PPK INQKA

11. Siapkan minit mesyuarat dan edarkan dalam tempoh 30 hari bekerja dari tarikh mesyuarat. 12. Rekodkan sesalinan minit mesyuarat dan laporan yang diterima dalam fail berkenaan.

13. Merumuskan hasil mesyuarat dan bentangkan kepada WP

D. Pengendalian Mesyuarat MKSP NC

WP

14. Mempengerusikan mesyuarat MKSP

15. Membentangkan rumusan hasil mesyuarat JKSP kepada MEU yang bertindak sebagai ahli MKSP

Pengarah Sistem Kualiti dan Kecemerlangan Operasi

16.

Catat perbincangan dan hasil mesyuarat

E. Tindakan Selepas MKSP


PROSEDUR

No. Rujukan

: PK.UiTM.(P).07

Muka Surat

: 9/10



Pengarah Sistem Kualiti dan Kecemerlangan Operasi

17.

Siapkan minit mesyuarat dan edarkan dalam tempoh 30 hari bekerja dari tarikh mesyuarat serta satu salinan kepada PNC InQKA

18.

Rekodkan sesalinan minit mesyuarat dan laporan yang diterima ke dalam fail berkenaan.

7.0

REKOD KUALITI JENIS/ BIL.

LOKASI

Fail Minit Mesyuarat

DRK.UiTM.

InQKA

3 Tahun

Jawatankuasa Kajian Semula

JKSP.01

InQKA

3 Tahun

REKOD 1.

TEMPOH

RUJUKAN

SIMPANAN

Pengurusan 2.

Fail Minit Mesyuarat Kaji Semula

DRK.UiTM.

Pengurusan

MKSP.01


PROSEDUR

No. Rujukan

: PK.UiTM.(P).07

Muka Surat

: 10/10



8.0

LAMPIRAN 8.1

Carta Alir Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan (DL.UiTM.MKSP01)

8.2

Contoh Format Minit MKSP

(DL.UiTM.MKSP02)

8.3

Contoh Laporan Pencapaian Dasar dan Objektif Kualiti (DL.UiTM.MKSP03)

8.4

Contoh Laporan Penemuan Hasil Audit (DL.UiTM.AD04)

8.5

Contoh Log/Laporan Tindakan Pencegahan (DL.UiTM.TPCGH02)

8.6

Contoh Log/Laporan Tindakan Pembetulan (DL.UiTM.TPMBT02)


DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

Recommend Documents