OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
Halaman: 1/12
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI)
No. Semakan: 02
Kod Dokumen: UPM/OPR/HEPA/P001 PROSEDUR PELAKSANAAN AKTIVITI OLEH PELAJAR
1.0
No. Isu: 02 Tarikh: 09/05/2012
TUJUAN Prosedur ini menerangkan proses pelaksanaan permohonan untuk mengadakan aktiviti oleh pelajar.
2.0
SKOP
KA
DOKUMEN RUJUKAN
Tajuk Dokumen
Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 (Akta 30)
Terkini
Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971, Perlembagaan Universiti Putra Malaysia 1998 (P.U.A 106)
Terkini
Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971, Kaedah-kaedah Universiti Putra Malaysia (Tatatertib Pelajar-pelajar) 2005 (P.U.A 499)
TI EN
KU
-
M
Terkini
AK
Terkini
D
TE
R
Nombor Dokumen
O
OPR/HEPA/AK002/SPP
D
3.0
W
AL
Prosedur ini merangkumi proses yang perlu dilaksanakan dalam permohonan, kelulusan, pemantauan dan laporan aktiviti oleh pelajar.
Buku Panduan Pelaksanaan Aktiviti oleh Pelajar www.hep.upm.edu.my Arahan Kerja Pelaksanaan Aktiviti oleh Pelajar (Pembantu Tadbir (P/O))
OPR/HEPA/AK005/SPP
Arahan Kerja Pelaksanaan Aktiviti oleh Pelajar (KBHEP)
OPR/HEPA/AK006/SPP
Arahan Kerja Pelaksanaan Aktiviti oleh Pelajar (Dekan UPMKB)
OPR/HEPA/AK007/SPP
Arahan Kerja Pelaksanaan Aktiviti oleh Pelajar (TNC HEPA)
OPR/HEPA/AK008/SPP
Arahan Kerja Pelaksanaan Aktiviti oleh Pelajar (Panel Pembentangan)
OPR/HEPA/GP001/SPP
Garis Panduan Bantuan Aktiviti Pelajar
OPR/HEPA/GP002/SPP
Garis Panduan Pelantikan Pegawai Pemantau dan Kaedah Pemantauan Aktiviti Pelajar
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
Halaman: 2/12
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI)
No. Semakan: 02
Kod Dokumen: UPM/OPR/HEPA/P001 PROSEDUR PELAKSANAAN AKTIVITI OLEH PELAJAR
TERMINOLOGI / SINGKATAN Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) Dekan Kampus Bintulu Ketua Bahagian Hal Ehwal Pelajar Panel Pembentangan Pegawai Penyelaras Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) Bahagian Hal Ehwal Pelajar Pusat Tanggungjawab
AL
: : : : : : : :
W
TNC (HEPA) Dekan UPMKB KBHEP PPG PPY PT (P/O) BHEP PTJ
R
TANGGUNGJAWAB
AK
TE
TNC (HEPA), Dekan, Pengetua, KBHEP dan PPG bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan.
O
KU
M
EN
TI
D
Sesiapa yang terlibat di dalam proses permohonan ini perlu mematuhi prosedur ini.
D
5.0
Tarikh: 09/05/2012
KA
4.0
No. Isu: 02
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
Halaman: 3/12
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI)
No. Semakan: 02
Kod Dokumen: UPM/OPR/HEPA/P001 PROSEDUR PELAKSANAAN AKTIVITI OLEH PELAJAR
CARTA ALIR
Sedia Kertas Kerja 7.1 Terima Dokumen Lengkap 7.2
KA
W
AL
Penyediaan Jadual Pembentangan 7.3
D
Ya
TE
Sokong? 7.5
AK
Tidak
R
Pembentangan Kertas Kerja 7.4
O
M
KU
Tidak
EN
TI
Kelulusan Program 7.6
D
6.0
Lulus? 7.7
Ya
Rekod Dalam Sistem e-PAMA 7.8
Surat Keputusan Permohonan dan Lantikan Pegawai Pemantau 7.9
Pindaan ? 7.10
Tidak Laksana Aktiviti 7.11
Terima Laporan Pelaksanaan Aktiviti 7.12
Tamat 7.13
Ya
No. Isu: 02 Tarikh: 09/05/2012
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
Halaman: 4/12
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI)
No. Semakan: 02
Kod Dokumen: UPM/OPR/HEPA/P001 PROSEDUR PELAKSANAAN AKTIVITI OLEH PELAJAR
7.0
Tarikh: 09/05/2012
PROSES TERPERINCI Tindakan
7.1
No. Isu: 02
Tanggungjawab
Sedia Kertas Kerja Pelajar
AL
Penyediaan kertas kerja aktiviti pelajar
R
Terima Dokumen Permohonan Lengkap
Pelajar menghantar dokumen permohonan di Seksyen Pembangunan Pelajar, BHEP pada minggu pertama dan ketiga setiap bulan.
b.
Terima Kertas Kerja dalam bentuk Hardcopy dan Softcopy, Borang Permohonan Kelulusan Aktiviti Pelajar (OPR/HEPA/BR01/SPP), Borang Maklumat Penceramah/Panel/Pembentang Kertas Kerja/Pembimbing (OPR/HEPA/BR04/SPP) (jika berkaitan) dan semak dokumen permohonan daripada pelajar.
c.
Rekod dalam Buku Log Permohonan Kelulusan Aktiviti Pelajar dan serah Senarai Semak Penyerahan dan Penerimaan Dokumen (OPR/HEPA/BR21/SPP) kepada pelajar dan ikut langkah 7.3
AK
TE
a.
Pelajar
PT(P/O)
PT(P/O)
D
O
KU
M
EN
TI
D
7.2
KA
W
(Rujuk Panduan Pelaksanaan Aktiviti Pelajar di dalam laman web www.hep.upm.edu.my)
7.3
7.4
Penyediaan Jadual Pembentangan Kertas Kerja a.
Menyediakan jadual pembentangan kertas kerja.
PT(P/O)
b.
Maklum kepada pelajar jadual pembentangan kertas kerja melalui notis pada minggu kedua dan keempat setiap bulan.
PT(P/O)
Pembentangan Kertas Kerja a.
Salah seorang Ahli Jawatankuasa tertinggi membentangkan kertas kerja kepada Panel Pembentangan.
Pelajar
b.
Panel Pembentangan memberi ulasan dan tindakan sokongan permohonan kelulusan aktiviti pelajar pada Borang Permohonan Kelulusan Aktiviti Pelajar (OPR/HEPA/BR01/SPP).
Ketua Panel Pembentangan
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
Halaman: 5/12
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI)
No. Semakan: 02
Kod Dokumen: UPM/OPR/HEPA/P001 PROSEDUR PELAKSANAAN AKTIVITI OLEH PELAJAR
No. Isu: 02 Tarikh: 09/05/2012
(Rujuk Arahan Kerja Pelaksanaan Aktiviti Oleh Pelajar (Panel Pembentangan) – UPM/OPR/HEPA/AK008/SPP)
Jika sokong, ikut langkah 7.6
Ketua Panel Pembentangan/ Penyelaras BHEP
b.
Jika tidak sokong, maklumkan kepada pemohon dan tamat.
PT(P/O)
W
AL
a.
KA
Kelulusan Program
Ulas dan beri keputusan permohonan kelulusan aktiviti pelajar.
b.
Kelulusan di UPM Kampus Serdang
TNC(HEPA)/ DEKAN UPMKB/ KBHEP
TI
KBHEP
EN
1) Kelulusan KBHEP
D
AK
TE
R
a.
KU
M
(i) Jika kelulusan perbelanjaan penganjuran < RM1000.00 atau; (ii) Jika program dalam kampus atau; (iii) Jika program berisiko rendah 2) Kelulusan TNC (HEPA)
O
7.6
Sokong?
TNC(HEPA)
D
7.5
(i) Jika kelulusan perbelanjaan penganjuran ≥ RM1000.00 atau; (ii) Jika program luar kampus atau; (iii) Jika program berisiko tinggi c.
Kelulusan di UPM Kampus Bintulu Kelulusan aktiviti di UPM Kampus Bintulu akan diluluskan oleh Dekan. (Rujuk Arahan Kerja Pelaksanaan Aktiviti Oleh Pelajar (KBHEPOPR/HEPA/AK005/SPP), Arahan Kerja Pelaksanaan Aktiviti Oleh Pelajar (TNC (HEPA)- OPR/HEPA/AK007/SPP) dan Arahan Kerja Pelaksanaan Aktiviti Oleh Pelajar (Dekan UPMKB)- OPR/HEPA/AK006/SPP).
DEKAN UPMKB
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
Halaman: 6/12
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI)
No. Semakan: 02
Kod Dokumen: UPM/OPR/HEPA/P001 PROSEDUR PELAKSANAAN AKTIVITI OLEH PELAJAR 7.7
7.8
Lulus ?
Tarikh: 09/05/2012 TNC(HEPA)/ DEKAN UPMKB/ KBHEP
a.
Jika lulus, ikut langkah 7.8
b.
Jika tidak lulus, maklumkan kepada pemohon dan tamat.
Rekod Dalam Sistem e-PAMA PT(P/O)
AL
Rekodkan maklumat aktiviti yang telah diluluskan dalam sistem e-PAMA.
W
Surat Keputusan Permohonan dan Lantikan Pegawai Pemantau
Sediakan Surat Keputusan Permohonan dan Surat Lantikan Pegawai Pemantau kepada pemohon untuk ditandatangani oleh Penyelaras BHEP.
b.
Edarkan Surat Keputusan Permohonan dan Surat Lantikan Pegawai Pemantau kepada pemohon dalam tempoh tiga (3) hari bekerja selepas pembentangan kertas kerja.
KA
a.
PT(P/O) / Penyelaras BHEP
PT(P/O)
D
AK
TE
R
7.9
No. Isu: 02
Jika ada pindaan, isi Borang Permohonan Pindaan Aktiviti Pelajar (OPR/HEPA/BR11/SPP). Ikut langkah 7.5
Pelajar
D
O
a.
M
Pindaan?
KU
7.10
EN
TI
(Rujuk Arahan Kerja Pelaksanaan Aktiviti Oleh Pelajar (Pembantu Tadbir (P/O) – UPM/OPR/HEPA/AK002/SPP)
Dapatkan ulasan dan sokongan daripada Penyelaras BHEP. b. 7.11
Jika tidak, ikut langkah 7.11
Laksana Aktiviti Laksana aktiviti mengikut perancangan dan mematuhi peraturan semasa universiti.
7.12
Penyelaras BHEP
Pelajar
Terima Laporan Pelaksanaan dan Pemantauan Terima dokumen laporan aktiviti pelajar, borang soal selidik aktiviti pelajar (OPR/HEPA/BR25/SPP) dan dokumen tuntutan kewangan (jika berkaitan) yang lengkap daripada pelajar dalam tempoh 14 hari bekerja selepas aktiviti dilaksanakan. (Rujuk Arahan Kerja Pelaksanaan Aktiviti Oleh Pelajar (Pembantu Tadbir (P/O) - OPR/HEPA/AK002/SPP dan Buku Panduan Pelaksanaan Aktiviti Oleh
PT(P/O)
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
Halaman: 7/12
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI)
No. Semakan: 02
Kod Dokumen: UPM/OPR/HEPA/P001 PROSEDUR PELAKSANAAN AKTIVITI OLEH PELAJAR Pelajar)
O
KU
M
EN
TI
D
AK
TE
R
KA
W
AL
Tamat
D
7.13
No. Isu: 02 Tarikh: 09/05/2012
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
Halaman: 8/12
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI)
No. Semakan: 02
Kod Dokumen: UPM/OPR/HEPA/P001 PROSEDUR PELAKSANAAN AKTIVITI OLEH PELAJAR
Lokasi
Penyenggara
PPY/PT(P/O)
Bilik ISO,BHEP/ Unit Inovasi dan Kreatif/ Unit Perhubungan dan Aktiviti Pelajar
M
EN
W KA R TE AK D
TI
Salinan Surat Keputusan Permohonan Salinan Surat Lantikan Pegawai Pemantau Kertas Kerja Cadangan Borang Permohonan Kelulusan Aktiviti Pelajar (OPR/HEPA/BR01/SPP) Senarai Semak Penyerahan dan Penerimaan Dokumen (OPR/HEPA/BR21/SPP) Borang Laporan Aktiviti Pelajar (OPR/HEPA/BR02/SPP) Borang Maklumat Penceramah/ Panel/ Pembentang Kertas Kerja/ Pembimbing (OPR/HEPA/BR04/SPP) – jika berkaitan Borang Akuan Jamin Diri (OPR/HEPA/BR05/SPP) – jika berkaitan Borang Permohonan Pindaan Aktiviti Pelajar (OPR/HEPA/BR11/SPP) – jika berkaitan
AL
Fail Aktiviti Pelajar
KU
1.
Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod UPM/HEPA/BHEP/(Lokasi) / (Kod Persatuan/Kelab/Kolej)
O
Bil.
Tarikh: 09/05/2012
REKOD KUALITI
D
8.0
No. Isu: 02
Tempoh Simpanan 2 tahun
Kuasa Melupus KBHEP Rincih
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
Halaman: 9/12
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI)
No. Semakan: 02
Kod Dokumen: UPM/OPR/HEPA/P001 PROSEDUR PELAKSANAAN AKTIVITI OLEH PELAJAR
Bil. 2.
Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
UPM/OPR/HEPA/P001/(Nama PTJ)
Lokasi
Penyenggara
PPY/PT(P/O) PTJ
Bilik ISO PTJ
No. Isu: 02 Tarikh: 09/05/2012 Tempoh Simpanan 2 tahun
Kuasa Melupus Ketua PTJ Rincih
W KA R TE AK D
D
O
KU
M
EN
TI
Salinan Surat Keputusan Permohonan Salinan Surat Lantikan Pegawai Pemantau Kertas Kerja Cadangan Borang Permohonan Kelulusan Aktiviti Pelajar (OPR/HEPA/BR01/SPP) Senarai Semak Penyerahan dan Penerimaan Dokumen (OPR/HEPA/BR21/SPP) Borang Laporan Aktiviti Pelajar (OPR/HEPA/BR02/SPP) Borang Maklumat Penceramah/ Panel/ Pembentang Kertas Kerja/ Pembimbing (OPR/HEPA/BR04/SPP) – jika berkaitan Borang Akuan Jamin Diri (OPR/HEPA/BR05/SPP) – jika berkaitan Borang Permohonan Pindaan Aktiviti Pelajar (OPR/HEPA/BR11/SPP) – jika berkaitan
AL
Fail Aktiviti Pelajar
3.
UPM/OPR/HEPA/SPP/JPKK/(Tahun) Fail Jadual Pembentangan Kertas Kerja Jadual Pembentangan Kertas Kerja
PT(P/O)
Seksyen Pembangunan Pelajar
2 tahun
KBHEP Rincih
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
Halaman: 10/12
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI)
No. Semakan: 02
Kod Dokumen: UPM/OPR/HEPA/P001 PROSEDUR PELAKSANAAN AKTIVITI OLEH PELAJAR
Bil. 4.
Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod UPM/HEPA/BHEP/(Lokasi)/PP a. Fail Pinjaman Peralatan Rekreasi
Lokasi
Penyenggara
PT(P/O)
Unit Aktiviti Pelajar
Borang Pinjaman Peralatan Rekreasi (OPR/HEPA/BR22/SPP) Salinan Surat Keputusan Permohonan
No. Isu: 02 Tarikh: 09/05/2012 Tempoh Simpanan
Kuasa Melupus
2 tahun
KBHEP
Unit Informasi dan Teknologi
2 tahun
KBHEP Rincih
PT(P/O)
EN
TI
c. Fail Pinjaman Peralatan Seni dan Budaya
D
AK
TE
R
Borang Pinjaman Peralatan Teknikal (OPR/HEPA/BR23/SPP) Salinan Surat Keputusan Permohonan
PT(P/O)
KA
b. Fail Pinjaman Peralatan Teknikal
W
AL
Rincih
Unit Inovasi dan Kreatif
2 tahun
KBHEP Rincih
D
O
KU
M
Borang Pinjaman Peralatan Seni dan Budaya (OPR/HEPA/BR24/SPP) Salinan Surat Keputusan Permohonan 5.
UPM/HEPA/BHEP/(Lokasi)/PK
PT(P/O)
Fail Permohonan Penggunaan Kemudahan
Unit Inovasi dan Kreatif/ Unit Aktiviti Pelajar
2 tahun
Seksyen Tadbir Urus, BHEP
2 tahun
KBHEP Rincih
Borang Permohonan Penggunaan Kemudahan (OPR/HEPA/BR18/SPP) 6.
UPM/HEPA/BHEP/STU/ATC Fail Permohonan Alat Tulis/Cenderamata Pelajar Borang Permohonan Alat Tulis/ Cenderamata Pelajar (OPR/HEPA/BR12/SPP
PT(P/O)
KBHEP Rincih
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
Halaman: 11/12
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI)
No. Semakan: 02
Kod Dokumen: UPM/OPR/HEPA/P001 PROSEDUR PELAKSANAAN AKTIVITI OLEH PELAJAR
Bil.
7.
Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Salinan Surat Keputusan Permohonan UPM/HEPA/BHEP/UKEN/TK
Lokasi
Penyenggara
PT(P/O)
Unit Kenderaan, BHEP
No. Isu: 02 Tarikh: 09/05/2012 Tempoh Simpanan
Kuasa Melupus
2 tahun
KBHEP
Fail Tempahan Kenderaan
Rincih
W KA R TE
PT(P/O)
AK
Buku Log Permohonan Kelulusan Aktiviti Pelajar
O
KU
Dalam Talian (e-PAMA)
D
9.
M
EN
TI
D
8.
AL
Borang Permohonan Perkhidmatan Kenderaan dan Jentera Universiti (SOK/PYG/BR19) Salinan Surat Keputusan Permohonan
Ketua Seksyen Pembangunan Pelajar
Seksyen Pembangunan Pelajar /Unit Inovasi dan Kreatif / Unit Aktiviti Pelajar
2 tahun
Seksyen Pembangunan Pelajar
5 tahun
KBHEP Rincih
KBHEP Naiktaraf
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
Halaman: 12/12
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI)
No. Semakan: 02
Kod Dokumen: UPM/OPR/HEPA/P001 PROSEDUR PELAKSANAAN AKTIVITI OLEH PELAJAR
Tarikh: 09/05/2012
SEJARAH SEMAKAN No. CPD
02
00
-
02
01
1/2011
02
02
17/2012
Kelulusan Mesyuarat
Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat Semakan Keberkesanan Pengurusan HEPA kali ke-2/2011 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses Kali ke4 2/2012
Disedia dan Disemak
Dilulus/ Diluluskan Semula
Tarikh Kuatkuasa
TNC (HEPA)
WP
03/01/2011
TNC (HEPA)
WP
22/08/2011
WP
09/05/2012
AL
No. Semakan
TNC (HEPA)
D
O
KU
M
EN
TI
D
AK
TE
R
KA
No. Isu
W
9.0
No. Isu: 02
