OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/AK07 ARAHAN KERJA PEMPROSESAN BAHAN MONOGRAF 1.0
Halaman: 1/9 No. Semakan: 02 No. Isu: 02 Tarikh: 14/08/2012
TUJUAN Menerangkan proses yang dijalankan setelah bahan monograf dibekalkan kepada Perpustakaan untuk membolehkan kemudahkesanan bahan-bahan perpustakaan oleh pengguna dan memastikan bahan dan rekod yang diproses adalah betul dan tepat. SKOP
AL
2.0
DOKUMEN RUJUKAN
TE R
3.0
KA W
Meliputi semua bahan monograf yang diterima di Perpustakaan kecuali bahan bahasa asing, tesis, laporan projek dan bahan hadiah.
Kod Dokumen
Tajuk Dokumen
Sistem Virtua
Virtua Online Documentation
UPM/OPR/PSAS/P004
Arahan Kerja Pemprosesan Bahan Media
TI
UPM/OPR/PSAS/AK06
Prosedur Pengkatalogan dan Klasifikasi Bahan
D
-
AK
-
EN
UPM/OPR/PSAS/AK08
KU M
OPR/PSAS/GP01/ILB
Garis Panduan Identifikasi dan Melabel Bahan Garis Panduan Penerimaan Bahan Koleksi Khas
OPR/PSAS/DR01/DKT
Dasar Pengkatalogan
OPR/PSAS/DR01/PKT
Panduan Pengkatalogan
O
OPR/PSAS/GP04/KKH
D
4.0
Arahan Kerja Penerimaan Bahan Baru
TERMINOLOGI/SINGKATAN AC BMA BPK CIP KB
: : : : :
OC PAP PKBS PPV PP PPKn PPP PPSK
: : : : : : : :
Additional Copy (Naskhah Tambahan) Bahagian Media dan Arkib Bahagian Pembangunan Koleksi Cataloging in Publication (Pengkatalogan Dalam Penerbitan) Ketua Bahagian Pembangunan Koleksi / Ketua Perpustakaan Cawangan / Ketua Bahagian Sistem dan Teknologi Maklumat Original Cataloging (Pengkatalogan Asal) Pembantu Am Pejabat Perpustakaan Kampus Bintulu Sarawak Perpustakaan Perubatan Veterinar Pembantu Perpustakaan Pembantu Perpustakaan Kanan Penolong Pegawai Perpustakaan Perpustakaan Perubatan dan Sains Kesihatan
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/AK07 ARAHAN KERJA PEMPROSESAN BAHAN MONOGRAF
No. Semakan: 02 No. Isu: 02 Tarikh: 14/08/2012
TANGGUNGJAWAB
O
KU M
EN
TI
D
AK
TE R
KA W
AL
KB bertanggungjawab mempastikan prosedur ini dilaksanakan. Semua yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini.
D
5.0
Halaman: 2/9
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/AK07 ARAHAN KERJA PEMPROSESAN BAHAN MONOGRAF
Halaman: 3/9 No. Semakan: 02 No. Isu: 02 Tarikh: 14/08/2012
6.0 Carta Alir Arahan Kerja Pemprosesan Bahan Monograf
7.1
Terima bahan yang telah siap identifikasi
7.2
Lakukan proses pengkatalogan
7.3
KA W
TE R 7.4
AK
Cetak/taip label nombor panggilan bahan
AL
Mula
7.5
TI
D
Tampal label nombor panggilan pada bahan
7.6 7.8
7.7 Ada
Ada pembetulan?
O
KU M
EN
Lakukan proses semakan akhir
D
Tiada Masukkan judul ke dalam “New Book List”
7.9
Asingkan bahan mengikut Bahagian/ Koleksi
7.10
Maklumkan kepada pemohon
7.11
Hantar bahan ke Bahagian/Koleksi
7.12
Tamat
7.13
Isi Borang Pembetulan Rekod Katalog/Nombor Panggilan
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/AK07 ARAHAN KERJA PEMPROSESAN BAHAN MONOGRAF 7.0
Halaman: 4/9 No. Semakan: 02 No. Isu: 02 Tarikh: 14/08/2012
PROSEDUR TERPERINCI Tanggungjawab
Tindakan Mula
7.2
Terima Bahan yang Siap Diberi Identifikasi daripada PPKn/PP/PAP beserta Borang Log Identifikasi Bahan (OPR/PSAS/BR01/LIB), dan Borang Pesanan Bahan Monograf Dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM) Salinan Jabatan dan Salinan Pemohon. Isi Ruangan Berkaitan dan Failkan Borang Log Identifikasi Bahan (OPR/PSAS/BR01/LIB) ke Dalam Log Proses Identifikasi Bahan (OPR/PSAS/BL01/PIB). Pastikan Bahan Dapat Disiapkan Dalam Tempoh 3 Bulan dari Tarikh Penerimaan.
Pustakawan/PPP/ PPKn/PP
TE R
KA W
AL
7.1
D
O
KU M
EN
TI
D
AK
a. Bahan OC diterima oleh Pustakawan b. Bahan CIP Dan AC diterima oleh Pustakawan/PPP/PPKn/PP c. Bagi bahan monograf beserta CD/DVD di PPSK, terima bahan yang telah siap diberi identifikasi dan dibuat penduaan (rujuk Arahan Kerja Pemprosesan Bahan Media (UPM/OPR/PSAS/AK06) pada langkah 7.6 hingga 7.9). Catat judul bahan, nombor item, nombor panggilan, nombor aksesen (rujuk Log Rekod Nombor Aksesen Bahan BPD (OPR/PSAS/BL05/RNA)), format bahan dan tarikh aksesen dan format bahan pada casing CD/DVD dalam kertas nota. Tampal nombor aksesen dan format bahan pada casing CD/DVD.
7.3
Lakukan Proses Pengkatalogan Bahan. (Rujuk Prosedur Pengkatalogan dan Klasifikasi Bahan (UPM/OPR/PSAS/P004)). 7.3.1
Isi ruangan berkaitan pada Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM).
7.3.2
Serah bahan yang siap dikatalog kepada PPKn/PP beserta Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM) dan rekodkan jumlah bahan dalam Log Penyerahan Bahan Untuk Taip Nombor Panggilan (OPR/PSAS/BL01/TNP).
Pustakawan/PPP/ PPKn/PP
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/AK07 ARAHAN KERJA PEMPROSESAN BAHAN MONOGRAF
Halaman: 5/9 No. Semakan: 02 No. Isu: 02 Tarikh: 14/08/2012
Tindakan 7.4
Tanggungjawab
Cetak/Taip Label Nombor Panggilan Bahan. (Rujuk Garis Panduan Identifikasi dan Melabel Bahan (OPR/PSAS/GP01/ILB)).
PPKn/PP
TE R
Tampal Label Nombor Panggilan pada Bahan. (Rujuk Garis Panduan Identifikasi dan Melabel Bahan (OPR/PSAS/GP01/ILB)).
PPKn/PP/PAP
AK
7.5
KA W
AL
7.4.1 Isi ruangan berkaitan pada Borang Log Proses Melabel dan Semakan Akhir (OPR/PSAS/BR01/LMS) dan Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM). Bagi PPSK, serahkan bahan siap dicetak/taip label nombor panggilan beserta borang kepada PAP.
Lakukan Proses Semakan Akhir Bahan yang Siap Diproses.
O
7.6.1 Catat penerimaan pada Borang Log Proses Melabel dan Semakan Akhir (OPR/PSAS/BR01/LMS). 7.6.2 Semakan dibuat ke atas setiap bahan beserta rekod dalam sistem Virtua kepada perkara-perkara berikut:a. Maklumat bahan pada rekod MARC adalah betul, dengan merujuk kepada bahan-bahan rujukan pengkatalogan yang digunakan, jika perlu. b. Maklumat bahan pada ‘item information’ adalah betul mengikut keperluan Panduan Pengkatalogan (OPR/PSAS/DR01/PKT). c. Bahan telah dilabel dengan betul. d. Bahan dicop hak milik dan ditampal slip pinjaman dengan betul.
D
7.6
KU M
EN
TI
D
7.5.1 Isi ruangan berkaitan pada Borang Log Proses Melabel dan Semakan Akhir (OPR/PSAS/BR01/LMS) dan Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM). Serahkan bahan siap ditampal label nombor panggilan beserta borang kepada pegawai bertanggungjawab. Penyelaras Pengkatalogan / Pustakawan
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/AK07 ARAHAN KERJA PEMPROSESAN BAHAN MONOGRAF
Halaman: 6/9 No. Semakan: 02 No. Isu: 02 Tarikh: 14/08/2012
Tindakan
Tanggungjawab
Ada Pembetulan?
Penyelaras Pengkatalogan / Pustakawan
TE R
7.7
KA W
AL
7.6.3 Isi ruangan semakan akhir pada Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM) dan Borang Log Proses Melabel dan Semakan Akhir (OPR/PSAS/BR01/LMS). Failkan Borang Log Proses Melabel dan Semakan Akhir (OPR/PSAS/BR01/LMS) ke dalam Log Proses Melabel dan Semakan Akhir (OPR/PSAS/BL01/LMS). 7.6.4 Sertakan Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM) (salinan pemohon), bagi bahan Koleksi Berbintik Merah.
D
Isi Borang Pembetulan Rekod Katalog/Nombor Panggilan (OPR/PSAS/BR01/PRK).
TI
7.8
AK
7.7.1 Jika ada, ikut langkah 7.8. 7.7.2 Jika tiada, terus ke langkah 7.9.
Penyelaras Pengkatalogan / Pustakawan
O
Masukkan Judul ke dalam “New Book List” pada Sistem Virtua, Jika Perlu.
D
7.9
KU M
EN
7.8.1 Jika pembetulan rekod MARC dan rekod item, ulang langkah 7.3. 7.8.2 Jika pembetulan label nombor panggilan, ulang langkah 7.4.
7.10
Asingkan Bahan Mengikut Bahagian / Unit. Perpustakaan Cawangan Terus ke Langkah 7.11.
Bagi
7.10.1 Asingkan dan serahkan Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM) (salinan jabatan dan salinan pemohon) kepada Pustakawan bertanggungjawab (termasuk yang diterima dari BMA).
Penyelaras Pengkatalogan / Pustakawan PPKn/PP/PAP
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/AK07 ARAHAN KERJA PEMPROSESAN BAHAN MONOGRAF
Halaman: 7/9 No. Semakan: 02 No. Isu: 02 Tarikh: 14/08/2012
Tindakan 7.11
Tanggungjawab
Maklumkan Kepada Pemohon Bahan Telah Siap Diproses dengan menghantar Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM) (salinan pemohon).
Pustakawan/PPKn /PP
Hantar Bahan yang Siap Dilabel dan Disemak ke Bahagian/Unit Yang Berkenaan dan Rekodkan dalam Log Penyerahan Bahan Keluar (OPR/PSAS/BL01/PBK).
TE R
7.12
KA W
AL
7.11.1 Failkan Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM) (salinan Jabatan) dalam Log Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/BL01/PSM).
O
Tamat
D
7.13
KU M
EN
TI
D
AK
Untuk proses seterusnya di Bahagian / Unit berkenaan, rujuk: Arahan Kerja Pemprosesan Bahan Media (UPM/OPR/PSAS/AK02). Arahan Kerja Penerimaan Bahan Baru (UPM/OPR/PSAS/AK08). Garis Panduan Penerimaan Bahan Koleksi Khas (OPR/PSAS/GP04/KKH).
PPKn/PP/PAP
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/AK07 ARAHAN KERJA PEMPROSESAN BAHAN MONOGRAF REKOD KUALITI
Bil
Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Sistem Virtua
2.
Rekod Katalog OPR/PSAS/BL01/PRK
PPP/ PPKn / PP
3.
Log Pembetulan Rekod Katalog/Nombor Panggilan • Borang Pembetulan Rekod Katalog / Nombor Panggilan (OPR/PSAS/BR01/PRK) OPR/PSAS/BL01/TNP
Tanggungjawab Menyelenggara KB
PPP/ PPKn / PP
PPP/ PPKn / PP
TE R
PPP/ PPKn / PP
D
AK
Log Penyerahan Bahan untuk Taip Nombor Panggilan
OPR/PSAS/BL01/PIB
PPP/ PPKn / PP
PPP/ PPKn / PP
TI
4.
KU M
EN
Log Proses Identifikasi Bahan • Borang Log Identifikasi Bahan (OPR/PSAS/BR01/LIB) 5.
OPR/PSAS/BL01/PBK
PPP / PPKn / PP / PAP
PPP / PPKn / PP / PAP
Pustakawan / PPP / PPKn / PP
Pustakawan / PPP/ PPKn / PP
D
O
Log Penyerahan Bahan Keluar
6
OPR/PSAS/BL01/PSM Log Pesanan Bahan Monograf dan Media • Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM)
No. Semakan: 02 No. Isu: 02 Tarikh: 14/08/2012
Tempat dan Tempoh Simpanan Server Virtua Kekal BPK PPSK PPV PKBS
Kuasa Melupus KB
KB
AL
1.
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail KB
KA W
8.0
Halaman: 8/9
2 Bulan BPK PPSK PPV KBS 1 Tahun BPK PPSK PPV PKBS 2 Bulan BPK PPSK PPV BKK PKBS 1 Tahun BPK PPSK PPV PKBS 6 Bulan
KB
KB
KB
KB
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/AK07 ARAHAN KERJA PEMPROSESAN BAHAN MONOGRAF
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail PPP / PPKn / PP
Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Bil 7.
OPR/PSAS/BL01/LMS
Tanggungjawab Menyelenggara PPP / PPKn / PP
Log Proses Melabel dan Semakan Akhir • Borang Log Proses Melabel dan Semakan Akhir (OPR/PSAS/BR01/LMS)
No. Semakan: 02 No. Isu: 02 Tarikh: 14/08/2012
Tempat dan Tempoh Simpanan BPK PPSK PPV PKBS
Kuasa Melupus KB
KA W
AL
2 Bulan
TE R
SEJARAH SEMAKAN No. Semakan
No. CPD
Kelulusan Mesyuarat
Disedia dan Disemak
Dilulus/ Diluluskan Semula
Tarikh Kuatkuasa
02
00
-
Keluaran Pertama untuk satu persijilan
Ketua Pustakawan
WP
03/01/2011
02
01
OPR (PSAS) – 2/2011
Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses
Ketua Pustakawan
WP
22/08/2011
02
02
OPR (PSAS) – 2/2012
Ketua Pustakawan
WP
14/08/2012
D
O
KU M
EN
TI
D
No. Isu
AK
9.0
Halaman: 9/9
Mesyuarat Pengurusan PSAS ke-34
