PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
Halaman: 1/6 No. Semakan: 00
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/AK05/02
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN PERMOHONAN SAMBUNGAN BIASISWA/BANTUAN KEWANGAN PENGAJIAN SISWAZAH
L
Tarikh: 03/01/2011
W A
Rujuk prosedur:
1.
AKTIVITI
T ER
BIL.
K
A
Pengurusan Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah (UPM/PU/S/P016)
TINDAKAN
Terima dan semak permohonan yang diterima. Pastikan: pelajar melengkapkan diperlukan;
semua
maklumat
yang
PTO SPS
b) permohonan memenuhi syarat kelayakan permohonan sambungan biasiswa/bantuan kewangan pengajian siswazah seperti berikut:
PTO SPS
T
ID
A
K
a)
Biasiswa Pembantu Penyelidik Siswazah (GRA)
EN
i.
D
O
K
U
M
(a) Setiap permohonan sambungan GRA mesti dihantar ke SPS selewat-lewatnya lima (5) minggu selepas tarikh akhir minggu peperiksaan atau satu tarikh lain yang ditetapkan oleh Sekolah Pengajian Siswazah. (b) Status pengajian adalah “Baik”. (c) Setiap permohonan mesti mendapat sokongan daripada Penasihat/Pengerusi Jawatankuasa Penyeliaan/Ketua Projek Penyelidikan dan Dekan Fakulti/Pengarah Institut di mana geran penyelidikan ditempatkan.
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
Halaman: 2/6 No. Semakan: 00
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/AK05/02
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN PERMOHONAN SAMBUNGAN BIASISWA/BANTUAN KEWANGAN PENGAJIAN SISWAZAH
L
AKTIVITI
TINDAKAN
ID
A
K
T ER
K
A
(d) Dibiayai oleh geran penyelidikan yang dimiliki oleh Penyelia/Pengerusi/Ahli Jawatankuasa Penyeliaan Tesis pelajar berkenaan. Geran penyelidikan untuk permohonan sambungan GRA mestilah mempunyai baki sekurangkurangnya RM10,000 per pelajar semasa pelantikan. Bagi geran penyelidikan yang baharu diluluskan atau sekiranya wang penyelidikan yang diperuntukkan masih belum dimasukkan ke dalam akaun, pemohon perlu mengemukakan dokumen berikut bersama dengan permohonan yang dihantar kepada SPS:
W A
BIL.
Tarikh: 03/01/2011
EN
T
i) Salinan surat kelulusan geran penyelidikan; dan/atau;
U
M
ii) Surat pengesahan daripada Ketua Projek Penyelidikan berkenaan tempoh bila peruntukan projek penyelidikan tersebut dijangka akan diterima.
D
O
K
(e) Bilangan pelajar yang boleh ditaja bergantung kepada syarat pihak penaja geran penyelidikan yang berkenaan. (f) Pelajar mestilah tidak menerima mana-mana biasiswa/bantuan kewangan atau bekerja semasa pemohonan dibuat atau selepas permohonan diluluskan. (g) Pelajar yang berstatus “Percubaan” atau “Menangguh Pengajian” tidak layak untuk memohon GRA
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
Halaman: 3/6 No. Semakan: 00
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/AK05/02
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN PERMOHONAN SAMBUNGAN BIASISWA/BANTUAN KEWANGAN PENGAJIAN SISWAZAH
L
AKTIVITI
TINDAKAN
A
(h) Semester pengajian pelajar bagi permohonan sambungan mestilah:
W A
BIL.
Tarikh: 03/01/2011
T ER
K
(i) Ijazah Master - tidak melebihi 6 semester pengajian.
(ii) Ijazah PhD - tidak melebihi 10 semester pengajian.
A
K
ii. Elaun Penyelidikan Siswazah Khas (S-GRA)
T
ID
(a) Skim ini terbuka kepada semua pelajar siswazah dengan tesis yang mengikuti pengajian secara sepenuh masa di UPM.
M
EN
(b) Permohonan bagi skim ini boleh dibuat sepanjang semester, dengan syarat, pelajar mendaftar pengajian bagi semester tersebut.
D
O
K
U
Setiap permohonan mesti mendapat sokongan daripada Penasihat/Pengerusi Jawatankuasa Penyeliaan dan/atau Ketua Projek Penyelidikan dan Dekan Fakulti/Pengarah Institut di mana geran penyelidikan ditempatkan.
(c) Skim ini dibiayai oleh geran penyelidikan yang dimiliki oleh Penyelia/Pengerusi/Ahli Jawatankuasa Penyeliaan Tesis pelajar berkenaan. Bilangan pelajar yang boleh ditaja bergantung kepada syarat pihak penaja geran penyelidikan yang berkenaan.
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
Halaman: 4/6 No. Semakan: 00
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/AK05/02
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN PERMOHONAN SAMBUNGAN BIASISWA/BANTUAN KEWANGAN PENGAJIAN SISWAZAH
L
AKTIVITI
TINDAKAN
T ER
K
A
(d) Geran penyelidikan mestilah mempunyai baki yang mencukupi untuk menampung jumlah kadar elaun yang akan dibayar dalam tempoh pelantikan yang dicadangkan.
W A
BIL.
Tarikh: 03/01/2011
(e) Permohonan perlanjutan mesti dilakukan setiap semester. Semester pengajian bagi permohonan sambungan mestilah:
ID
A
K
(i) Ijazah Master - tidak melebihi 6 semester pengajian
T
(ii) Ijazah PhD - tidak melebihi 10 semester pengajian.
M
EN
[Pelajar boleh memohon pelanjutan melebihi tempoh yang dinyatakan di atas, dengan sokongan dan justifikasi penyelia.]
D
O
K
U
(f) Pemohon yang menerima mana-mana biasiswa/bantuan kewangan atau bekerja dengan kadar elaun kurang dari RM1,000.00 sebulan juga adalah layak untuk memohon. Walau bagaimanapun, kadar elaun yang layak diterima adalah bergantung kepada kadar biasiswa/bantuan kewangan sedia ada dengan jumlah terkumpul keduanya mestilah tidak melebihi RM1,500.00 bagi pelajar Master dan RM1,700.00 bagi pelajar PhD. Pemohon adalah bertanggungjawab untuk mengemukakan bukti bertulis tentang kadar elaun sedia ada yang mereka terima kepada Sekolah Pengajian Siswazah bersama dengan permohonan yang dihantar.
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
Halaman: 5/6 No. Semakan: 00
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/AK05/02
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN PERMOHONAN SAMBUNGAN BIASISWA/BANTUAN KEWANGAN PENGAJIAN SISWAZAH
L
AKTIVITI
TINDAKAN
T ER
K
A
(g) Pelantikan pelajar sebagai Pembantu Penyelidik di bawah skim ini hanya akan berkuatkuasa setelah surat tawaran rasmi dikeluarkan oleh SPS.
W A
BIL.
Tarikh: 03/01/2011
c) Permohonan yang tidak lengkap tidak akan diproses.
Masukkan/Kemaskini maklumat permohonan pelajar yang telah lengkap ke dalam i-GIMS (jika berkaitan).
3.
Cetak surat kelulusan permohonan kepada pelajar dalam tempoh berikut:
PTO SPS
GRA - dalam tempoh lima (5) hari bekerja selepas tarikh tutup permohonan.
EN
T
a)
PTO SPS
ID
A
K
2.
M
b) S-GRA - dalam tempoh lima (5) hari dari tarikh permohonan diterima. Serahkan surat kelulusan permohonan kepada PT untuk ditandatangan.
5.
Maklumkan kepada pelajar keputusan permohonan dan arahkan pelajar untuk mengambil surat jawapan permohonan dalam tempoh tiga (3) hari bekerja selepas surat berkenaan dicetak.
D
O
K
U
4.
PTO SPS
PTO SPS
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
Halaman: 6/6 No. Semakan: 00
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/AK05/02
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN PERMOHONAN SAMBUNGAN BIASISWA/BANTUAN KEWANGAN PENGAJIAN SISWAZAH
L
Tarikh: 03/01/2011
6.
Sediakan laporan berikut untuk dihantar kepada pihak Bendahari:
PT/PTO SPS
K
GRA - Laporan Senarai Nama Pelajar Yang Menerima Tawaran untuk dihantar kepada pihak Bendahari dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja selepas tarikh tutup penyerahan surat jawapan penerimaan tawaran.
T ER
a)
TINDAKAN
W A
AKTIVITI
A
BIL.
Kemaskini maklumat dalam fail pelajar, profil pelajar dalam iGIMS dan fail urusan biasiswa berkaitan.
D
O
K
U
M
EN
T
7.
ID
A
K
b) S-GRA - Laporan Penyata Arahan Bayaran perlu disediakan dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja selepas surat jawapan diterima daripada pelajar. PTO SPS
