SOKONGAN KEWANGAN
Halaman: 1/8 No. Semakan: 01
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW-BYR/P008 PROSEDUR PEMBAYARAN TUNTUTAN STAF
No. Isu: 02 Tarikh: 22/08/2011
TUJUAN Prosedur ini disediakan untuk menerangkan tatacara pembayaran bagi tuntutan staf yang berjawatan tetap dan kontrak sahaja.
2.0
SKOP Skop prosedur merangkumi semua bayaran tuntutan kepada staf menggunakan panjar wang runcit dan tuntutan yang dibuat melalui sistem e- claim.
W A
L
1.0
K
A
DOKUMEN RUJUKAN
Tajuk Dokumen Perintah – perintah Am
T ER
Kod Dokumen
Peraturan Kewangan dan Perakaunan UPM
A
K
Pekeliling Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa Surat Pekeliling Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa Arahan Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa
K
U
Batching
:
Payment Entry KPTJ PA Pentadbir
:
Pembekal
:
PK
:
PTJ PTK PPPTJ
: : :
O D
Surat Arahan berkuatkuasa
Perbendaharaan
berkaitan
yang
TERMINOLOGI DAN SINGKATAN
M
3.0
EN
T
ID
Rujuk laman sesawang http://bursar.upm.edu.my/ Rujuk laman sesawang http://bursar.upm.edu.my/ Rujuk laman sesawang http://bursar.upm.edu.my/ Rujuk laman sesawang http://bursar.upm.edu.my/
: : :
Baucar-baucar dikumpul mengikut Payment Entry (tidak melebihi 5 baucar) Laporan Transaksi Baucar Ketua Pusat Tanggungjawab Penolong Akauntan Pegawai UPM yang bergred 41 dan ke atas di bawah Skim Perkhidmatan SSM Syarikat atau individu yang telah melaksanakan perolehan bekalan/perkhidmatan/kerja/kepada Universiti Pegawai Kewangan yang bergred dari W41 dan ke atas di bawah Skim Perkhidmatan SSM Pusat Tanggungjawab Pembantu Tadbir Kewangan Pembantu Pentadbir yang terdiri daripada pegawai UPM yang bergred 40 dan ke bawah, di bawah Skim Perkhidmatan SSM di Pusat Tanggungjawab
SOKONGAN KEWANGAN
Halaman: 2/8 No. Semakan: 01
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW/P008 PROSEDUR PEMBAYARAN TUNTUTAN STAF Kod Pusat Tanggungjawab Standard Accounting For Government Agencies
W A
TANGGUNGJAWAB Semua yang terlibat adalah bertanggungjawab dalam menentukan prosedur ini dipatuhi dan dilaksanakan.
D
O
K
U
M
EN
T
ID
A
K
T ER
K
A
4.0
: :
Tarikh: 22/08/2011
L
Pusat Kos SAGA
No. Isu: 02
SOKONGAN KEWANGAN
Halaman: 3/8 No. Semakan: 01
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW/P008 PROSEDUR PEMBAYARAN TUNTUTAN STAF
Tarikh: 22/08/2011
CARTA ALIR
W A
L
6.0
No. Isu: 02
7.1
7.2
T ER
Kenalpasti Jumlah Tuntutan
K
A
Mula
7.3
Tidak lengkap
K
Hantar Dokumen Ke Pejabat Bendahari
7.4
ID
Lengkap
A
Terima Dan Semak Dokumen?
7.5
T
Penyediaan baucar
7.6
Kelulusan Baucar
7.7
Batching
7.8
Kemaskini Baucar
7.9
Kaedah Bayaran
7.10
D
O
K
U
M
EN
Pengesahan Baucar
Tamat
SOKONGAN KEWANGAN
Halaman: 4/8 No. Semakan: 01
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW/P008 PROSEDUR PEMBAYARAN TUNTUTAN STAF
7.0
No. Isu: 02 Tarikh: 22/08/2011
PROSES TERPERINCI Tanggungjawab
Mula
7.2
Kenalpasti Jumlah Tuntutan Tuntutan Tidak Melebihi RM100.00
PPPTJ
K
7.2.1
A
7.1
W A
L
Tindakan
T ER
Semua tuntutan bayaran balik yang tidak melebihi RM100.00 (kecuali tuntutan pergigian) sila rujuk Garis Panduan Pembayaran Tanpa Pesanan Belian (SOK/KEW/GP014/BYR )di langkah 3.5.4 Tuntutan Melebihi RM100.00
A
K
7.2.2
Daftar masuk ke sistem e-Claim (http://bursar2.upm.edu.my) dengan merujuk Manual Tuntutan Staf Melalui sistem e-Claim (M030)
(ii)
Isi maklumat tuntutan mengikut jenis/borang tuntutan.
PEMOHON
Semak maklumat tuntutan yang diinput. Cetak dan hantar borang permohonan secara online
Hantar Dokumen ke Pejabat Bendahari
K
7.3
U
M
(iv)
EN
(iii)
T
ID
(i)
Kemukakan tuntutan beserta dokumen sokongan untuk pengesahan dan kelulusan KPTJ serta lengkapkan Daftar Format Perakuan Penerimaan Dokumen Tuntutan Bayaran Daripada Staf (SOK/KEW/DF034/BYR)
7.3.1
Kemukakan tuntutan beserta dokumen sokongan yang telah disahkan ke Pejabat Bendahari Zon/Seksyen Kewangan mengikut lokasi dengan merujuk laman sesawang http://www.bursar.upm.edu.my/
D
O
7.3.1
7.4
PEMOHON/PPPTJ
Terima Dan Semak Dokumen 7.4.1
Tuntutan Melebihi RM100.00 Hingga RM500.00
PA/PTK
SOKONGAN KEWANGAN
Halaman: 5/8 No. Semakan: 01 No. Isu: 02 Tarikh: 22/08/2011
Semak dokumen tuntutan dan pastikan lengkap. Lengkapkan Daftar Format Perakuan Penerimaan Dokumen Tuntutan Bayaran Daripada Staf (SOK/KEW/DF034/BYR),
(iii)
Luluskan tuntutan melalui sistem e-Claim merujuk ARAHAN KERJA TUNTUTAN STAF MELALUI SISTEM eCLAIM (UPM/SOK/KEW/AK010/BYR) , dan lengkapkan Daftar Format Pengesahan Dan Perakuan Bayaran (OPR/BEN/DF060/BYR),
(iv)
Kemukakan tuntutan beserta dokumen sokongan ke Kaunter Bendahari III di Bangunan Pentadbiran atau Pejabat Zon / Seksyen Kewangan yang di kenal pasti
(v)
Terima tunai daripada Pegawai Pembayar
(vi)
Tandatangan Baucer Kecil sebagai perakuan terimaan.
T ER
K
A
ID
(i)
Semak dokumen tuntutan dan pastikan lengkap
EN
Sediakan baucar bayaran dengan merujuk ARAHAN KERJA TUNTUTAN STAF MELALUI SISTEM e-CLAIM (UPM/SOK/KEW/AK010/BYR) Pengesahan Baucar
O D 7.7
7.6.1
Serah baucar dan dokumen pembayaran kepada PK/PA/PTK untuk pengesahan mengikut had kuasa yang telah diluluskan.
PK/PA/PTK
Kelulusan Baucar 7.7.1
7.8
PTK
K
U
7.5.1
7.6
PA/PTK
Sah dan lulus tuntutan melalui sistem e- claim dengan merujuk ARAHAN KERJA TUNTUTAN STAF MELALUI SISTEM e-CLAIM (UPM/SOK/KEW/AK010/BYR) Penyediaan Baucar
M
(ii)
7.5
PEMOHON
Tuntutan Melebihi RM500.00
T
7.4.2
K
A
W A
(i) (ii)
L
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW/P008 PROSEDUR PEMBAYARAN TUNTUTAN STAF
Serah baucar dan dokumen pembayaran kepada PK/PA/PTK untuk kelulusan mengikut had kuasa yang telah ditetapkan.
PK/PA
Batching PTK 7.8.1
Rujuk Garis Panduan Pembayaran Tanpa Pesanan Belian (SOK/KEW/GP014/BYR) para 3.8 untuk tatacara batching.
SOKONGAN KEWANGAN
Halaman: 6/8 No. Semakan: 01
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW/P008 PROSEDUR PEMBAYARAN TUNTUTAN STAF
Kaedah Bayaran
T ER
Tamat
D
O
K
U
M
EN
T
ID
A
K
7.11
Bayaran akan dibuat melalui EFT atau cek
K
7.10.1
PTK SEKSYEN KEWANGAN PERAKAUAN
L
Kemaskini baucar berpandukan Arahan Kerja kemaskini Baucar (OPR/BEN/AK009/AKN).
W A
7.9.1
7.10
Tarikh: 22/08/2011
Kemaskini Baucar
A
7.9
No. Isu: 02
PTK SEKSYEN KEWANGAN PERAKAUAN
SOKONGAN KEWANGAN
Halaman: 7/8 No. Semakan: 01
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW/P008 PROSEDUR PEMBAYARAN TUNTUTAN STAF
Tarikh: 22/08/2011
REKOD KUALITI
Buku Daftar Batching Baucar/Jernal
PTK Seksyen Kewangan Perakaunan
(Baucar Pembayaran Asal)
PTK
K
3.
ID T
K
U
M
EN
OPR/BEN/DF047/BYR Daftar Format Arahan Memberhentikan Bayaran Ke Atas Cek
O
Pengurus Zon/Ketua Seksyen
PTK
Pejabat Bendahari 7 Tahun
Arkib Negara
PTK
Pejabat Bendahari 1 Tahun
PK
Pejabat Bendahari 1 Tahun
PK
A
OPR/BEN/DF030/BYR Daftar Format Memo Pembetulan Dokumen Kewangan
D
Pejabat Bendahari 1 Tahun
T ER
2.
4.
Kuasa Melupus
A
PTK
Tempat dan Tempoh Simpanan
PTK
L
1.
Tanggungjaw ab Menyelengga ra PTK
W A
Bil
Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail
K
8.0
No. Isu: 02
PTK
SOKONGAN KEWANGAN
Halaman: 8/8 No. Semakan: 01
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW/P008 PROSEDUR PEMBAYARAN TUNTUTAN STAF
Tarikh: 22/08/2011
SEJARAH SEMAKAN
00
-
02
01
SOK:Kew 07/2011
Keluaran Pertama Untuk Satu Persijilan Mesyuarat Pengurusan kali ke5/2011
Disediakan dan Disemak Bendahari Bendahari
K A ID T EN M U K O D
Diluluskan/ Diluluskan semula
Tarikh Kuatkuasa
WP
03/01/2011
WP
22/08/2011
L
02
Kelulusan Mesyuarat
W A
No. CPD
A
No. Semakan
T ER
No. Isu
K
9.0
No. Isu: 02
