SALINAN DOKUMEN TERKAWAL

SALINAN DOKUMEN TERKAWAL No. Rujukan

PROSEDUR KUALITI OPERASI PROSEDUR PERANCANGAN PEROLEHAN DAN PEMBAYARAN BEKALAN, PERKHIDMATAN / KERJA-KERJA

Tarikh Kuatkuasa

: 22/09/2013

Muka Surat

: 1/16

KA

W AL

FSSR

No. Keluaran No. Pindaan

PK. UiTM. FSSR.(O).28 : 02 : 02 :

N AN

D

O

KU

M EN

TE

R

PROSEDUR PERANCANGAN PEROLEHAN DAN PEMBAYARAN BEKALAN, PERKHIDMATAN SERTA KERJA-KERJA PK.UiTM.FSSR.(O).28

Disemak oleh

Diluluskan oleh

Nama

Prof. Madya Anuar Haji Sirat

Dr. Arba’iyah Ab. Aziz

Prof. Dr. Hj. D’zul Haimi Md. Zain (A.I.S)

Jawatan

Pensyarah Kanan

Timbalan Dekan (Akademik)

Dekan

12/01/2016

12/01/2016

12/01/2016

LI

Disediakan oleh

SA

Tandatangan

Tarikh

1

SALINAN DOKUMEN TERKAWAL PROSEDUR KUALITI OPERASI PROSEDUR PERANCANGAN PEROLEHAN DAN PEMBAYARAN BEKALAN, PERKHIDMATAN / KERJA-KERJA

:

No. Keluaran No. Pindaan Tarikh Kuatkuasa

: 22/09/2013

Muka Surat

: 2/16

W AL

FSSR

PK. UiTM. FSSR.(O).28 : 02 : 02

No. Rujukan

KA

REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL

R

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen

TE

ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan di dalamnya.

MUKA SURAT DIPINDA No.Keluaran

No.

/ Pindaan

Para

02/01

1/16

O

KU

18/05/2015

Muka surat

M EN

Tarikh

D N AN

02/01

SA

12/01/2016

Diluluskan

Perubahan nama Dekan Prof. Dr. Haji Mustaffa Halabi Haji Azahari kepada Prof. Dr. Hj. D’zul Haimi Md. Zain (A.I.S)

1/16

Perubahan nama Timbalan Dekan Akademik Prof. Madya Hamidin Haji

LI

18/05/2015

Bentuk Pindaan

Abdullah kepada Dr. Arba’iyah Ab. Aziz

02/02

Hadapan

Tarikh baru dan Tandatangan Digital dimasukkan.

2

SALINAN DOKUMEN TERKAWAL PROSEDUR KUALITI OPERASI


PK. UiTM. FSSR.(O).28 : 02 : 02 :

Tarikh Kuatkuasa

: 22/09/2013

Muka Surat

: 3/16

KA

W AL

FSSR

PROSEDUR PERANCANGAN PEROLEHAN DAN PEMBAYARAN BEKALAN, PERKHIDMATAN / KERJA-KERJA

No. Rujukan

MUKASURAT

TE

R

KANDUNGAN

M EN

1. Objektif 2. Skop

O D

N AN

4. Definisi

KU

3. Rujukan

4 4 4 5-7 8-9

6. Tanggungjawab dan Tindakan

9 - 12

SA

LI

5. Singkatan

7. Rekod Kualiti 8. Lampiran

13 14 - 15

3

SALINAN DOKUMEN TERKAWAL :


: 22/09/2013

Muka Surat

: 4/16

W AL


FSSR

PK. UiTM. FSSR.(O).28 : 02 : 02

No. Rujukan

PROSEDUR KUALITI OPERASI

KA

1. OBJEKTIF

R

Prosedur ini bertujuan untuk memaklumkan garis panduan terkini bagi

TE

perancangan perolehan dan pembayaran bekalan, perkhidmatan atau

M EN

kerja-kerja yang telah ditetapkan oleh FSSR.

KU

2. SKOP

Prosedur ini digunapakai bagi aktiviti penyediaan dokumen perancangan

O

perolehan dan pembayaran bekalan, perkhidmatan atau kerja-kerja

N AN

D

menepati keperluan FSSR.

LI

3. RUJUKAN

MK.UiTM.FSSR.01

-

Manual Kualiti

3.2

Seksyen 5.0

-

Tanggungjawab Pengurusan

3.3

Seksyen 5.1

-

Komitmen Pengurusan

3.4

Seksyen 8.2.2

-

Audit Kualiti Dalam

3.5

Seksyen 8.5

-

Penambahbaikan

3.6

Seksyen 8.5.4

-

Penambahbaikan Organisasi

SA

3.1

yang berterusan

4


FSSR


: 22/09/2013

Muka Surat

: 5/16

Pengguna

TE

4.1

KA

DEFINISI

R

4.0

:

W AL


PK. UiTM. FSSR.(O).28 : 02 : 02

No. Rujukan

4.2

M EN

Pelajar, Pensyarah, Pembantu Makmal, Juruteknik Mesyuarat

4.3

KU

Mesyuarat Jawatankuasa Teknikal FSSR Pasukan Petugas

Ketua Unit

N AN

4.4

D

O

Pasukan yang dilantik oleh Wakil Pengurusan FSSR

LI

Koordinator Program, Ketua Audit Dalam

SA

4.5

Perolehan

Proses mendapatkan bekalan, perkhidmatan atau kerja-kerja untuk memenuhi keperluan FSSR bagi menjalankan fungsi dan operasinya dengan terkawal dan berkesan.

4.6

Bekalan Adalah barangan yang dibekal bagi menjalankan sesuatu aktiviti, program atau projek. Contoh bekalan adalah seperti barang makmal/penyelidikan,

bahan

binaan,

makanan,

pakaian,

kenderaan dan kelengkapan pejabat. 5



Tarikh Kuatkuasa

: 22/09/2013

Muka Surat

: 6/16

W AL

FSSR

Perkhidmatan Adalah

khidmat

tenaga

manusia

KA

4.7



PK. UiTM. FSSR.(O).28 : 02 : 02 :

atau

kepakaran

untuk

TE

dikategorikan seperti berikut :-

R

melaksanakan dan menyiapkan sesuatu projek tertentu dan boleh

M EN

(a) Perkhidmatan Fasiliti

Perkhidmatan yang berkaitan dengan bangunan, kemudahan, infrastruktur, kawasan luaran seperti perkhidmatan mencuci

KU

bangunan, penyelenggaraan kawasan luaran, infrastruktur dan

D

O

seumpamanya.

(b) Perkhidmatan Am

N AN

Perkhidmatan lain selain daripada perkhidmatan fasiliti dan perkhidmatan perunding seperti sewa mesin fotostat, makanan

SA

LI

bermasak, pengiklanan dan seumpamanya.

4.8

Kerja Adalah merupakan perolehan yang melibatkan kerja-kerja perundingan, perundingan rekabentuk dan pembuatan.

4.9

Pembelian Terus Perolehan bekalan atau perkhidmatan bagi sesuatu PTJ, yang bernilai sehingga RM50,000.00 setahun bagi setiap jenis item.

6



Tarikh Kuatkuasa

: 22/09/2013

Muka Surat

: 7/16

W AL


FSSR

Pelawaan Sebut Harga Rasmi

KA

4.10


PK. UiTM. FSSR.(O).28 : 02 : 02 :

Adalah proses mempelawa vendor yang berkelayakan untuk

R

mengemukakan sebut harga bagi perolehan bekalan atau

TE

perkhidmatan yang bernilai melebihi RM50,000.00 hingga RM500,000.00 bagi setiap pelawaan; dan perolehan kerja

4.11

KU

setiap pelawaan.

M EN

awam yang bernilai RM20,000.00 hingga RM500,000.00 bagi

Pelawaan Tender

O

Adalah proses mempelawa vendor yang berkelayakan dengan

D

sebaran meluas melalui akhbar harian utama untuk menyertai tawaran bagi perolehan bekalan, perkhidmatan atau kerja-kerja

SA

LI

N AN

yang bernilai melebihi RM500,000.00 bagi setiap pelawaan.

7

SALINAN DOKUMEN TERKAWAL

: 22/09/2013

Muka Surat

: 8/16

W AL

Tarikh Kuatkuasa

Wang Panjar Runcit

KA

4.12

:



FSSR

PK. UiTM. FSSR.(O).28 : 02 : 02

No. Rujukan


Bermaksud sejumlah wang yang diperuntukkan untuk tujuan bagi

RM500.00

satu

resit

TE

melebihi

R

pembelian kecil yang diperlukan SEGERA, bernilai tidak pembelian.

Walau

bagaimanapun, bagi barang yang memerlukan kelulusan mendapat

M EN

jawatankuasa khas seperti pen drive bersaiz 1G yang perlu kelulusan

Jawatankuasa

Penilaian

Peralatan diperolehi

(JPPK),

kelulusan

JPPK

hendaklah

sebelum

pembelian

dibuat.

Surat

kelulusan

KU

Komputer

berkenaan

O

pembelian tersebut hendaklah dikemukakan bersama resit

SA

LI

N AN

D

pembelian dan dikepilkan dengan sub baucer.

8



Tarikh Kuatkuasa

: 22/09/2013

Muka Surat

: 9/16

KA

SINGKATAN -

Fakulti Seni Lukis & Seni Reka

D

-

Dekan

PTJ

-

Pusat Tanggungjawab

WP

-

Wakil Pengurusan FSSR

TP

-

Timbalan Pendaftar

KO

-

Koordinator Program

PTK(P)

-

JT

-

KU

M EN

TE

R

FSSR

O

Pembantu Tadbir Kanan (Perkeranian)

PM

-

Pembantu Makmal

PT

-

Pembantu Tadbir

PB

-

Penolong Bendahari

UKZ 12

-

Unit Kewangan Zon 12

JKKP

-

Jawatankuasa Khas

BPPP

-

Bahagian Pengurusan Perolehan Pejabat

SA

N AN

D

Juruteknik

LI

5.0


W AL

FSSR


PK. UiTM. FSSR.(O).28 : 02 : 02 :

Bendahari AJKPP

-

Ahli Jawatankuasa Perolehan Peralatan

9


FSSR


: 22/09/2013

Muka Surat

: 10/16

TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN Perancangan Perolehan

R

6.1

TE

6.0

:

W AL


PK. UiTM. FSSR.(O).28 : 02 : 02

No. Rujukan

KA


TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

1. Merancang perolehan bekalan dan perkhidmatan /

M EN

KO/JT/PM

kerja-kerja mengikut keperluan dan jumlah peruntukan yang telah diagihkan.

KU

2. Memastikan ruang dan kemudahan infrastruktur bagi menempatkan barang yang hendak

O

diperolehi telah disediakan.

SA

LI

N AN

D

3. Mengenalpasti staf yang akan mengendalikan

D

barang (peralatan) yang hendak dibeli.

4. Tentukan kaedah perolehan berdasarkan peraturan yang ditetapkan. 5. Penyediaan spesifikasi bekalan / perkhidmatan dan penentuan anggaran harga. 6. Permohonan peruntukan. 7. Mendapatkan kelulusan dekan bagi perancangan perolehan yang diperlukan.

10


FSSR

6.2


: 22/09/2013

Muka Surat

: 11/16

Perolehan Secara Pembelian Terus

TINDAKAN

R

TANGGUNGJAWAB

:

W AL


PK. UiTM. FSSR.(O).28 : 02 : 02

No. Rujukan

KA


1. Mengisi borang cadangan bekalan mengikut

TE

JT/PM/PT

spesifikasi keperluan dengan anggaran harga. 2. Mendapatkan sokongan borang cadangan

M EN

KO

bekalan.

3. Pengesahan kelulusan pembelian bekalan.

JT/PM/PT

4. Mengisi borang pelawaan sebut harga.

KU

D

5. Membuat pelawaan kepada pembekal. 6. Membuka dan mengesahkan dokumen sebutharga

N AN

D

WPF/TP/PTK(P)

O

PT

SA

LI

KO/JT/PM

JKKP

yang diterima daripada Pembekal.

7. Analisa sebut harga. 8. Semakan dan pengesahan borang analisa sebut harga oleh jabatan perlu membuat pemilihan pembekal mengikut harga yang terendah dan menepati spesifikasi. 9. Pengesahan Jawatankuasa Khas bagi borang analisa sebut harga diperlukan jika berkaitan.

D

10. Mendapatkan pengesahan Dekan bagi dokumen lengkap perolehan.

PT

11. Penghantaran dokumen ke Unit Kewanga Zon 12 untuk pengeluaran Pesanan Tempatan.

11


FSSR


: 22/09/2013

Muka Surat

: 12/16

KA

Perolehan Secara Sebutharga Rasmi / Tender TINDAKAN

R

TANGGUNGJAWAB

1. Penyediaan spesifikasi keperluan bekalan,

KO/JT/PM

TE

6.3

:

W AL


PK. UiTM. FSSR.(O).28 : 02 : 02

No. Rujukan

perkhidmatan atau kerja-kerja mengikut

M EN

keperluan.

2. Semakan spesifikasi. 3. Mendapatkan kelulusan spesifikasi daripada

JKKP

KU

Jawatankuasa Khas (sila rujuk Lampiran 1).

4. Dokumen lengkap perolehan akan di hantar ke

UKZ12

D

O

Unit Kewangan Zon 12.

N AN

BPPB

Penyerahan dokumen oleh UKZ12.

6.

Penyerahan dokumen sebut harga kepada Fakulti.

7.

SA

LI

D/KP/JT/PM

5.

JKKP

Penyediaan dan pengesahan Analisa Teknikal untuk sebut harga rasmi / tender.

8.

Mendapatkan kelulusan Analisa Teknikal daripada Jawatankuasa Khas (sila rujuk Lampiran 1).

PT

9. Penghantaran dokumen ke Bahagian Perolehan.

12




Tarikh Kuatkuasa

: 22/09/2013

Muka Surat

: 13/16

Penerimaan dan Pembayaran

KA

6.4

:

W AL

FSSR

PK. UiTM. FSSR.(O).28 : 02 : 02

No. Rujukan


TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

Penerimaan bekalan dan perkhidmatan.

2.

Menyemak kualiti dan kuantiti bekalan dan

R

1.

TE

JT/PM

perkhidmatan.

Penerimaan dokumen lengkap (Inbois, Pesanan

M EN

3.

Tempatan dan Nota Hantaran). 4. Penyediaan borang perimaan barang /

JT/PM/PT

KU

pengesahan kerja.

5.

Mengujilari mesin / peralatan yang diterima oleh

D

O

AJKPP

4. Mendapatkan pengesahan Dekan. 5. Penghantaran dokumen ke Unit Kewangan Zon 12.

SA

LI

N AN

D/PT PT

Jawatankuasa Perolehan Peralatan jika berkaitan.

13

SALINAN DOKUMEN TERKAWAL :



Tarikh Kuatkuasa

: 22/09/2013

Muka Surat

: 14/16

Jenis/ Rekod

R

Bil.

REKOD KUALITI Rujukan

Lokasi

TE

7.

KA

W AL

FSSR

PK. UiTM. FSSR.(O).28 : 02 : 02

No. Rujukan


Fail Panjar Wang Runcit

400-FSSR (PT. 8/2)

7.2

Fail Sebut Harga/Tender

300-FSSR (PT. 8/5)

7.3

Fail Penyelenggaraan/ Pembaikan Peralatan Pejabat

7.4

Fail Pesanan/Bekalan/ Pembelian

M EN

7.1

Pentadbiran Am FSSR

Tempoh Simpanan 5-7 Tahun

5-7 Tahun

300-FSSR (PT. 19/1)

Pentadbiran Am FSSR

5-7 Tahun

300-FSSR (PT. 8/2)

Pentadbiran Am FSSR

5-7 Tahun

SA

LI

N AN

D

O

KU

Pentadbiran Am FSSR

14


FSSR

Tarikh Kuatkuasa

: 22/09/2013

Muka Surat

: 15/16

KA

LAMPIRAN Senarai Jawatankuasa Khas

8.2

Carta Alir Perancangan Perolehan

8.3

Carta Alir Prosedur Perolehan Secara Pembelian Terus

8.4

Carta Alir Prosedur Perolehan Secara Sebut Harga Rasmi / Tender

8.4

Carta Alir Prosedur Penerimaan dan Pembayaran

Lampiran 5

8.5

Borang-borang

Lampiran 6

KU

M EN

TE

R

8.1

Lampiran 1 Lampiran 2 Lampiran 3

Lampiran 4

SA

LI

N AN

D

O

8.0


PK. UiTM. FSSR.(O).28 : 02 : 02 :

W AL


No. Rujukan

15



PK. UiTM. FSSR.(O).28 : 02 : 02 :

Tarikh Kuatkuasa

: 22/09/2013

Muka Surat

: 16/16

W AL

FSSR


No. Rujukan

KA

LAMPIRAN 1

JAWATANKUASA - Jawatankuasa Penilaian dan Penggunaan Komputer - JPPICT/JTICT - Jawatankuasa Alat Pandang Dengar

TE

PERKARA Peralatan, Perisian dan Perkhidmatan ICT dan Alat Pandang Dengar

M EN

BIL 1

R

SENARAI JAWATANKUASA KHAS

Peralatan Elektronik

Jawatankuasa Teknikal Peralatan Elektronik

3

Peralatan Makmal Sains dan Teknologi

4

Kenderaan

5

Lain-lain peralatan dan perkhidmatan

Jawatankuasa Teknikal Peralatan Sains dan Teknologi mengikut bidang PTJ yang berkenaan Naib Canselor Jawatankusa yang dilantik mengikut keperluan dari masa ke semasa

SA

LI

N AN

D

O

KU

2

16

LAMPIRAN 2 SALINAN DOKUMEN TERKAWAL

CARTA ALIR PERANCANGAN PEROLEHAN

TANGGUNGJAWAB

CARTA ALIR

PROSES KERJA

RUJUKAN Pekeliling Bendahari Bil.8/2009

W AL

Mula

(Rujuk Laman Sesawang Pejabat Bendahari)

KA

Tentukan kaedah perolehan berdasarkan peraturan yang ditetapkan

TE

R

KP/JT/PM

D

LI

N

AN

D

O

KU

M EN

Pengesahan dan kelulusan Dekan

SA

Pekeliling Bendahari Bil.4/2012

Senaraikan bekalan, perkhidmatan atau kerja-kerja yang hendak diperolehi

KO/JT/PM

Tamat


CARTA ALIR PROSEDUR PEROLEHAN SECARA PEMBELIAN TERUS TANGGUNGJAWAB

CARTA ALIR

PROSES KERJA Mula Mengisi borang cadangan bekalan mengikut spesifikasi keperluan dengan anggaran harga

Pekeliling Bendahari Bil.4/2012 (Rujuk Laman Sesawang Pejabat Bendahari)

W AL

JT/PM/PT

RUJUKAN

Mendapatkan sokongan borang cadangan bekalan

R

KA

KO

Mendapatkan kelulusan borang cadangan bekalan daripada Dekan

M EN

TE

D

Mengisi borang pelawaan sebut harga

KU

JT/PM/PT

Membuat pelawaan kepada pembekal

AN

WPF/TP/PTK(P)

D

O

PT

Membuka dan pengesahan sebut harga

N

Mengisi borang analisa sebut harga untuk memilih pembekal

SA

LI

KO/JT/PM/PT

Semakan dan pengesahan borang analisa sebut harga dan penyediaan minit mesyuarat pemilihan pembekal

KO/JT/PM/PT

JKKP

Jika Perlu

Pengesahan Jawatankuasa Khas jika berkaitan


D

Mendapatkan kelulusan Dekan bagi dokumen lengkap perolehan

PT

W AL

Hantar kepada Unit Kewangan Zon 12 untuk keluaran pesanan tempatan

SA

LI

N

AN

D

O

KU

M EN

TE

R

KA

Tamat

SALINAN DOKUMEN TERKAWAL LAMPIRAN 4 CARTA ALIR PROSEDUR PEROLEHAN SECARA SEBUT HARGA RASMI / TENDER TANGGUNGJAWAB

CARTA ALIR

PROSES KERJA Mula Penyediaan spesifikasi keperluan bekalan, perkhidmatan atau kerjakerja mengikut keperluan

Mendapatkan kelulusan spesifikasi daripada Jawatankuasa Khas

UKZ12

Hantar ke Bendahari Unit Kewangan Zon 12

BPPB

Diiklankan oleh Bahagian Perolehan di dalam jangka masa 7 - 21 hari. Dokumen sebut harga rasmi / tender akan dihantar ke Fakulti Seni Lukis & Seni Reka untuk tindakan lanjut

KU

M EN

TE

R

KA

JKKP

LI

N

AN

D

O

KO/JT/PM

D/KO/JT/PM

SA

JKKP

PT


W AL

KO/JT/PM

RUJUKAN

Terima dokumen sebut harga daripada Bahagian Perolehan UiTM

Penyediaan dan pengesahan Analisa Teknikal untuk sebut harga rasmi / tender di dalam jangka masa 14 hari Mendapatkan pengesahan dokumen daripada Jawatankuasa Khas jika berkaitan

Hantar kepada Bahagian Perolehan

Tamat


CARTA ALIR PROSEDUR PENERIMAAN DAN PEMBAYARAN

TANGGUNGJAWAB

CARTA ALIR


PROSES KERJA

RUJUKAN

Mula


Terima bekalan dan perkhidmatan

JT/PM

Semak kualiti dan kuantiti bekalan dan perkhidmatan

JT/PM

Terima dokumen lengkap (Inbois, Pesanan Tempatan dan Nota Hantaran)

KA

R

TE

M EN

Penyediaan borang terimaan barang atau pengesahan kerja

KU

JT/PM/PT

Jika Perlu

D

O

AJK JPP

SA

LI

N

AN

D

PT


W AL

JT/PM

Mengujilari mesin yang diterima oleh Jawatankuasa Perolehan Peralatan (Jika Berkaitan) Mendapatkan pengesahan Dekan Hantar ke Bendahari Unit Kewangan Zon 12 untuk proses Bayaran

Tamat

SALINAN DOKUMEN TERKAWAL

Recommend Documents