SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
FSSR
:
PK.UITM.FSSR.(P).03
No. Keluaran
:
02
No. Pindaan
:
02
Tarikh Kuatkuasa
:
22/09/2013
Muka Surat
:
1/19
KA
W AL
PROSEDUR PROSES AUDIT DALAM
No. Rujukan
KU
M EN
TE
R
PROSEDUR AUDIT DALAM PK.UITM.FSSR (P).03 Disemak
Diluluskan
O
Disediakan
D
Tanda tangan
Prof Dr. Hj. D’zul Haimi Md. Zain (A.I.S)
Ketua Sistem Audit
Timbalan Dekan (Akademik)
Dekan
12/01/2016
12/01/2016
12/01/2016
AN
Dr. Arba’iyah Ab. Aziz
Linda Abd Hamid
SA
LI
Jawatan
N
Nama
Tarikh
1
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
PROSEDUR PROSES AUDIT DALAM
:
PK.UITM.FSSR.(P).03
No. Keluaran
:
02
No. Pindaan
:
02
Tarikh Kuatkuasa
:
22/09/2013
Muka Surat
:
2/19
W AL
FSSR
No. Rujukan
R
KA
REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL
TE
Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan - pindaan yang dinyatakan di
M EN
dalamnya.
02/01
22/09/2013
02/01
N
LI
Muka
O
22/09/2013
No. Para
D
No. Keluaran/ Pindaan
Surat
Bentuk Pindaan
4.5
07/18
perubahan perkataan kepincangan kepada ‘Ketidakpatuhan’
4.8
08/18
Perubahan penggunaan English ke Bahasa Melayu
AN
Tarikh
KU
MUKA SURAT DIPINDA
02/01
4.8
08/18
Perubahan perkataan kepincangan kepada ‘ketidakpatuhan’.
22/09/2013
02/01
5.0
09/18
Penambahan dan pengemaskinian beberapa singkatan
10-16/18
Penambahan dan pengemaskinian singkatan dan tanggungjawab serta tindakan.
SA
22/09/2013
22/09/2013
02/01
6.0
Tarikh Diluluskan
2
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
FSSR
PROSEDUR PROSES AUDIT DALAM
:
02
No. Pindaan
:
02
Tarikh Kuatkuasa
:
22/09/2013
Muka Surat
:
3/19
18/18
Penambahan Lampiran 8.1,8.4, 8.6
02/02
Muka hadapan
Perubahan pada nama Dekan dan Timbalan Dekan (Akademik) pada muka surat hadapan prosedur
18/05/2015
02/02
4/18
12/01/2016
02/02
hadapan
W
18/05/2015
8.0
No. Keluaran
KA
02/01
PK.UITM.FSSR.(P).03
R
22/09/2013
:
AL
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan
TE
Perubahan muka surat pada isi kandungan prosedur
SA
LI
N
AN
D
O
KU
M
EN
Tarikh baru dimasukkan dan Tanda tangan digital dimasukkan
3
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
PROSEDUR PROSES AUDIT DALAM
:
PK.UITM.FSSR.(P).03
No. Keluaran
:
02
No. Pindaan
:
02
Tarikh Kuatkuasa
:
22/09/2013
Muka Surat
:
4/19
W
AL
FSSR
No. Rujukan
MUKASURAT
KA
KANDUNGAN
TE
R
1. Objektif
EN
2. Skop
5 6
KU
M
3. Dokumen Rujukan
5
O
4. Definisi
10
D
5. Singkatan
7-9
N
AN
6. Tanggungjawab dan Tindakan
18
SA
LI
7. Rekod Kualiti
11 - 17
8. Lampiran
19
4
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
FSSR
:
PK.UITM.FSSR.(P).03
No. Keluaran
:
02
No. Pindaan
:
02
Tarikh Kuatkuasa
:
22/09/2013
Muka Surat
:
5/19
OBJEKTIF
KA
1.0
W
AL
PROSEDUR PROSES AUDIT DALAM
No. Rujukan
R
Prosedur ini menyediakan garis panduan untuk memastikan Audit Dalam FSSR
SKOP
KU
2.0
M
EN
Kualiti (SPK) FSSR secara berterusan.
TE
dijalankan bagi menilai prestasi keberkesanan pelaksanaan Sistem Pengurusan
Prosedur ini digunapakai bagi semua aktiviti Audit Dalam FSSR. Ia diterima
O
pakai oleh Wakil Pengurusan (WP), Ketua Sistem Audit (KSA) dan Pasukan
D
Auditor Dalam dan pegawai yang telah dilantik untuk merancang dan
AN
melaksanakan serta menilai tahap keberkesanan Audit Dalam (AD) ke atas
SA
LI
N
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) FSSR.
5
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
PROSEDUR PROSES AUDIT DALAM
:
PK.UITM.FSSR.(P).03
No. Keluaran
:
02
No. Pindaan
:
02
Tarikh Kuatkuasa
:
22/09/2013
Muka Surat
:
6/19
DOKUMEN RUJUKAN
KA
3.0
W
AL
FSSR
No. Rujukan
TE
Manual Kualiti
Input Kaji Semula Pengurusan
MK. UiTM. FSSR. 01 Seksyen 5.6.2
ii) Kepuasan Pelanggan
Seksyen 8.2.1 Seksyen 8.2.2
O
iii) Audit Dalam
Seksyen 8.2.3
v) Pemantauan dan Pengukuran Produk
Seksyen 8.2.4
AN
D
iv) Pemantauan dan Pengukuran Proses
Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi
N
3.2.
RUJUKAN
KU
M
i)
EN
3.1.
R
JENIS DOKUMEN
PK.UiTM.FSSR.(P).04
SA
LI
Spesifikasi
3.3.
3.4.
Prosedur Tindakan Pembetulan PK.UiTM.FSSR.(P).05 Prosedur Tindakan Pencegahan PK.UiTM.FSSR.(P).06
6
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
FSSR
:
PK.UITM.FSSR.(P).03
No. Keluaran
:
02
No. Pindaan
:
02
Tarikh Kuatkuasa
:
22/09/2013
Muka Surat
:
7/19
4.1
KA
DEFINISI
Audit Dalam
R
4.0
W
AL
PROSEDUR PROSES AUDIT DALAM
No. Rujukan
TE
Pemeriksaan yang dijalankan oleh PAD bagi menilai sama ada Sistem Pengurusan Kualiti FSSR dilaksanakan dengan terkawal dan berkesan
EN
seperti yang dirancang. Audit Dalam dijalankan dua (2) kali setahun dan
M
dirancang dengan mengambilkira status dan kepentingan sesuatu proses
KU
dan bidang yang akan diaudit selain daripada mengambilkira hasil audit yang lepas. Kriteria, skop, dan kaedah audit akan ditentukan oleh
4.2
AN
D
O
Pasukan Audit Dalam (PAD).
Auditee
SA
LI
N
Semua staf UiTM yang melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti UiTM.
4.3
Auditor Dalam Staff UiTM yang berkelayakan, terlatih dan dilantik menganggotai PAD. Perlantikan Auditor Dalam dibuat oleh Dekan FSSR bagi tempoh dua (2) tahun.
7
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
FSSR
:
PK.UITM.FSSR.(P).03
No. Keluaran
:
02
No. Pindaan
:
02
Tarikh Kuatkuasa
:
22/09/2013
Muka Surat
:
8/19
Audit Susulan
KA
4.4
W
AL
PROSEDUR PROSES AUDIT DALAM
No. Rujukan
Audit yang dilaksana bagi menilai keberkesanan tindakan pembetulan
R
terhadap ketidakpatuhan di dalam SPK FSSR semasa pelaksanaan Audit
EN
Ketidakpatuhan
M
4.5
TE
Dalam.
KU
Ketidakcekapan dan ketidakberkesanan pelaksanaan Sistem Pengurusan
Senarai Semak Audit
AN
4.6
D
O
Kualiti FSSR seperti yang telah dirancang dan ditetapkan.
Satu senarai perkara yang perlu diaudit di dalam format khas bagi
SA
LI
N
membantu Auditor Dalam semasa pengauditan.
4.7
Nota Auditor Nota bertulis Auditor Dalaman mengikut format khas yang telah ditetapkan.
4.8
Laporan Penemuan Hasil Audit (LPHA) Laporan yang menerangkan penemuan audit menurut kategori yang berkenaan iaitu : 8
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
PROSEDUR PROSES AUDIT DALAM
:
PK.UITM.FSSR.(P).03
No. Keluaran
:
02
No. Pindaan
:
02
Tarikh Kuatkuasa
:
22/09/2013
Muka Surat
:
9/19
Major Noncomformity
Sebarang
(Major NC)
akan
ketidakpatuhan
KA
1.
W
AL
FSSR
No. Rujukan
menjejaskan
yang Sistem
R
Pengurusan Kualiti FSSR secara
Minor Noncomformity (Minor NC)
KU
M
boleh
O
Pemerhatian
N
AN
D
3.
ketidakpatuhan menjejaskan
yang Sistem
Pengurusan Kualiti FSSR secara tidak langsung. Sebarang yang
ketidakpatuhan perlu
pelaksanaannya
kecil
dikemaskini dari
masa
ke
semasa.
RC (Requires Correction)
Memerlukan Pembetulan.
5.
SFI (Scope for Improvement)
Skop untuk Penambahbaikan
6.
XFSSR
Isu-isu yang perlu dikemaskini oleh
SA
LI
4.
Sebarang
EN
2.
TE
langsung.
FSSR untuk penilaian Audit Dalam pada sesi audit seterusnya.
9
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
FSSR
:
PK.UITM.FSSR.(P).03
No. Keluaran
:
02
No. Pindaan
:
02
Tarikh Kuatkuasa
:
22/09/2013
Muka Surat
:
10/19
KA
SINGKATAN -
Universiti Teknologi MARA
NC
-
Naib Canselor UiTM
P
-
Pengerusi
NP
-
Naib Pengerusi
D
-
Dekan FSSR
WP
-
Wakil Pengurusan Kualiti FSSR
KSA
-
Ketua Sistem Audit
PAD
-
Pasukan Audit Dalam
MKSP
-
Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan
AD
-
Audit Dalam
SSA
-
D
O
KU
M
EN
TE
R
UiTM
Senarai Semak Audit
AN
5.0
W
AL
PROSEDUR PROSES AUDIT DALAM
No. Rujukan
LAD
Laporan Audit Dalam
-
Laporan Penemuan Audit
N
LPA
-
-
Laporan Penemuan Hasil Audit
LPP
-
Log Penilaian Penemuan
AS
-
Audit Susulan
JAD
-
Jadual Audit Dalam
JKK
-
Jawatankuasa Jaminan Kualiti
JKAD
-
Jawatankuasa Audit Dalam
PE
-
Pegawai Eksekutif
PYB
-
Pegawai yang Bertanggungjawab
PTJ
-
Pusat Tanggungjawab
SA
LI
LPHA
10
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
FSSR
:
PK.UITM.FSSR.(P).03
No. Keluaran
:
02
No. Pindaan
:
02
Tarikh Kuatkuasa
:
22/09/2013
Muka Surat
:
11/19
TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
KA
6.0
W
AL
PROSEDUR PROSES AUDIT DALAM
No. Rujukan
TINDAKAN
TE
R
TANGGUNGJAWAB
1. Lantik KSA dan Auditor Dalam.
EN
D
WP
2. Bincang dengan JJK untuk pelaksanaan Audit
M
Dalam FSSR.
KU
3. Pastikan perancangan Audit Dalam dijalankan mengikut
jadual
pelaksanaan
yang
telah
D
O
dipersetujui.
SA
LI
N
AN
4. Dapatkan persetujuan PNC INQKA untuk jadual Audit Tahunan FSSR. 5. Tentukan objektif audit, skop dan kriteria. 6. Bentuk PAD dan agihkan tugas. 7. Semak dan Kaji LPHA. 8. Pastikan tindakan pembetulan dan pencegahan telah
dilaksanakan
oleh
Auditee
secara
berkesan. 9. Dapatkan KSA untuk membuat Audit Susulan dan tutup penemuan jika telah diselesaikan.
11
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
PROSEDUR PROSES AUDIT DALAM
:
PK.UITM.FSSR.(P).03
No. Keluaran
:
02
No. Pindaan
:
02
Tarikh Kuatkuasa
:
22/09/2013
Muka Surat
:
12/19
AL
FSSR
No. Rujukan
W
10. Rancang dan sediakan bidang tugas PAD.
KSA
KA
11. Sediakan JAD dan Skop Pengauditan.
R
12. Kemukakan JAD dan skop pengauditan kepada
TE
WP untuk mendapatkan kelulusan. 13. Meluluskan JAD dan Skop Pengauditan. persiapan
EN
14. Buat
untuk
melaksanakan
pengauditan dengan :
M
a. Memahami
proses
pelaksanaan
Sistem
KU
Pengurusan Kualiti FSSR.
b. LPHA terdahulu.
O
c. Dokumen – dokumen yang berkaitan
SA
LI
N
AN
D
d. Manual Kualiti.
15. Sediakan Senarai Semak Audit (SSA). 16. Sediakan Auditor’s TOOL (iaitu Manual Kualiti, Prosedur Kualiti yang terlibat, Senarai Semak, Borang LPA, alat tulis dan sebagainya). 17. Maklumkan melalui memo atau notis kepada Auditee
mengenai
pengauditan
yang
akan
dijalankan seminggu lebih awal. A. Sebelum Hari Pengauditan B. Tentukan PAD membuat persediaan sewajarnya, dengan menyediakan SSA dan borang LPA yang secukupnya. 12
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
PROSEDUR PROSES AUDIT DALAM
:
PK.UITM.FSSR.(P).03
No. Keluaran
:
02
No. Pindaan
:
02
Tarikh Kuatkuasa
:
22/09/2013
Muka Surat
:
13/19
W
AL
FSSR
No. Rujukan
KA
B. Pelaksanaan Pengauditan
18. Adakan mesyuarat pembukaan dengan Auditee.
keberkesanan
dengan dan
menyemak
R
PAD
tahap
TE
19. Selia
kawalan
tahap Sistem
Pengurusan Kualiti FSSR serta rekod-rekod
EN
yang berkaitan.
M
20. Kumpulkan bukti objektif secara bertulis melalui
KU
proses temuduga, pemeriksaan dokumen dan rekod secara terpilih serta mengesan sebarang
O
kepincangan ke atas sistem pelaksaan SPK
SA
LI
N
AN
D
FSSR.
C. Selepas Pengauditan. 21. Sediakan LPA mengikut format laporan yang disediakan. 22. Adakan
mesyuarat
penutup
untuk
membincangkan dan memaklumkan penemuan audit. 23. Laksanakan AS yang dipersetujui. 24. Kemaskini Borang LPHA. 25. Buat analisis dan rumusan mengenai tahap keberkesanan,
tindakan
pencegahan
dan
tindakan pembetulan yang telah dibuat oleh Auditee.
13
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
26. Jika
No. Keluaran
:
02
No. Pindaan
:
02
Tarikh Kuatkuasa
:
22/09/2013
Muka Surat
:
14/19
tidak
serahkan
berkesan, kepada
bincang
Auditee
AL
PROSEDUR PROSES AUDIT DALAM
PK.UITM.FSSR.(P).03
semula
W
FSSR
:
untuk
KA
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan
dan
diadakan
R
pembetulan berdasarkan kepada cadangan baru.
TE
27. Selenggara log Laporan Tindakan Pembetulan.
EN
28. Selenggara log Laporan Tindakan Pencegahan.
M
29. Sediakan LPHA berdasarkan kepada LPA dan
KU
serahkan kepada WP.
O
30. Failkan semua tindakan pembetulan yang telah
31. Failkan semua tindakan pencegahan yang telah diambil dalam Fail Tindakan Pencegahan.
SA
LI
N
AN
D
diambil dalam Fail Tindakan Pembetulan.
14
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
PROSEDUR PROSES AUDIT DALAM
:
PK.UITM.FSSR.(P).03
No. Keluaran
:
02
No. Pindaan
:
02
Tarikh Kuatkuasa
:
22/09/2013
Muka Surat
:
15/19
AL
FSSR
No. Rujukan
32. Bincang dengan Auditee mengenai sebarang
W
PAD
KA
cadangan pembetulan dan penambahbaikan
R
terhadap Sistem Pengurusan Kualiti FSSR.
untuk
TE
33. Tetapkan tarikh yang dipersetujui oleh Auditee menyelesaikan
tindakan
pencegahan,
EN
tindakan pembetulan dan Audit Susulan.
M
34. Catatkan butir – butir penemuan audit dengan borang
cadangan
penambahbaikan
LPA
dan
kenalpasti tindakan
O
KU
menggunakan
AN
D
pembetulan yang sewajarnya untuk Auditee.
36. Buat pembetulan atau penambahbaikan seperti mana yang telah dipersetujui dengan PAD.
SA
LI
N
Auditee
35. Pastikan Auditee menantangani Borang LPA.
15
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
PROSEDUR PROSES AUDIT DALAM
:
PK.UITM.FSSR.(P).03
No. Keluaran
:
02
No. Pindaan
:
02
Tarikh Kuatkuasa
:
22/09/2013
Muka Surat
:
16/19
W
AL
FSSR
No. Rujukan
38. Hantar Memo Cadangan Lawatan kepada PTJ
KA
Admin SePADU
TE
R
yang diaudit.
Ketua PTJ/Auditee
39. Beri maklumbalas berkenaan cadangan tarikh AD.
41.
Hantar Pelan AD kepada PTJ.
D
O
KU
Admin SePADU
M
EN
40. Buat persiapan untuk AD.
42. Kendali Mesyuarat Pembukaan di PTJ.
SA
LI
N
AN
PAD
43. Laksanakan
AD
mengesahkan
dengan maklumat
mengumpul serta
dan
bentuk
penemuan audit. 44. Sediakan rumusan AD PTJ yang diaudit. 45. Laksana Mesyuarat Penutup untuk maklumkan rumusan dan sebarang ketidakpatuhan di PTJ. 46. Sediakan Laporan Penemuan dan Laporan Ketidakpatuhan (jika ada) melalui SePADU.
16
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
PROSEDUR PROSES AUDIT DALAM
:
PK.UITM.FSSR.(P).03
No. Keluaran
:
02
No. Pindaan
:
02
Tarikh Kuatkuasa
:
22/09/2013
Muka Surat
:
17/19
W
AL
FSSR
No. Rujukan
47. Semak dan sahkan Laporan Penemuan PAD
KA
KSA
dari SePADU.
R
48. Hantar kepada PTJ/Auditee.
TE
49. Sediakan Ringkasan Eksekutif AD apabila
EN
semua Laporan Penemuan PAD diterima.
50. Semak senarai penemuan di dalam SePADU.
M
Ketua PTJ
KU
51. Laksana tindakan pembetulan (jika ada) dan kemaskini di dalam SePADU.
ketidakpatuhan.
53. Laksanakan tindakan pembetulan.
LI
N
PYB
AN
D
WP/PYB
O
52. Buat analisis dan kenalpasti punca
SA
WP
PAD
54. Pastikan Tindakan Pembetulan telah diambil dengan berkesan.
55. Laksana audit susulan. 56. Sahkan Tindakan Pembetulan. 57. Kemaskini Laporan Ketidakpatuhan.
17
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
PROSEDUR PROSES AUDIT DALAM
:
PK.UITM.FSSR.(P).03
No. Keluaran
:
02
No. Pindaan
:
02
Tarikh Kuatkuasa
:
22/09/2013
Muka Surat
:
18/19
REKOD KUALITI
KA
7.0
W
AL
FSSR
No. Rujukan
Tempoh Simpanan
Bilik Dokumen Kualiti FSSR, Aras 5
5 tahun
Bilik Dokumen Kualiti FSSR, Aras 5
5 tahun
Bilik Dokumen Kualiti FSSR, Aras 5
5 tahun
600-FSSR (PT.12/10/6)
Bilik Dokumen Kualiti FSSR, Aras 5
5 tahun
600-FSSR (PT.12/10/4)
Bilik Dokumen Kualiti FSSR, Aras 5
5 tahun
R
Lokasi
Jenis/Rekod
Rujukan
TE
Bil.
Fail Am Audit Dalam
600-FSSR (PT.12/7)
2.
Audit Dalam – Fail Kerja
3.
Minit Mesyuarat MKSP
4.
Minit Mesyuarat Audit Dalam
5.
PDCA – Laporan Tindakan / Pembetulan
M
EN
1.
O
KU
600-FSSR (PT.12/10/2)
6.
SA
LI
N
AN
D
600-FSSR (PT.12/10/5)
Laporan Audit Dalam
600-FSSR (PT.12/10/7)
Bilik Dokumen Kualiti FSSR, Aras 5
5 tahun
7.
Laporan Audit Luar
600-FSSR (PT.12/10/8)
Bilik Dokumen Kualiti FSSR, Aras 5
5 tahun
18
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
FSSR
:
PK.UITM.FSSR.(P).03
No. Keluaran
:
02
No. Pindaan
:
02
Tarikh Kuatkuasa
:
22/09/2013
Muka Surat
:
19/19
LAMPIRAN
R
KA
8.0
W
AL
PROSEDUR PROSES AUDIT DALAM
No. Rujukan
Carta Alir Proses Audit Dalam
2.
Contoh Borang Senarai Semak Audit (DL.UiTM.AD02)
3.
Contoh Borang Perincian Penilaian (DL.UiTM.AD04)
4.
Contoh Borang Laporan Audit Dalam
5.
Contoh Laporan Ketidakpatuhan
6.
Contoh Borang Penilaian Penemuan
7.
Contoh Log Laporan Tindakan Pembetulan (DL.UiTM.TPMBT01)
8.
Contoh Log Laporan Tindakan Pencegahan (DL.UiTM.TPCGH01)
9.
Contoh Borang Tindakan Pembetulan / Pencegahan (DL.UiTM.TPMBT03)
SEPADU
SA
LI
N
AN
D
O
KU
M
EN
TE
1.
19
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL CARTA ALIR PROSEDUR AUDIT DALAMAN PK. UiTM. FSSR (P).03 TANGGUNG JAWAB
CARTA ALIR
PROSES KERJA
REKOD/AP/PA
Lantik PAD
WP
Bincang dengan JJK untuk pelaksanaan Audit Dalam FSSR.
WP
Pastikan perancangan Audit Dalam dijalankan mengikut jadual pelaksanaan yang telah dipersetujui
KSA
Rancang dan sediakan bidang tugas PAD. Sediakan JAD dan skop pengauditan. Kemukakan JAD kepada WP untuk mendapatkan kelulusan.
WP
Maklumkan kepada KSA dan satu salinan kepada WP mengenai JAD dan skop pengauditan melalui memo
EN
TE
R
KA
W
D
AL
MULA
KU
M
Buat persiapan untuk melaksanakan pengauditan dan sediakan keperluan yang berkenaan
AN
D
O
Sebelum Hari Pengauditan Tentukan PAD membuat persediaan sewajarnya, dengan menyediakan SSA dan borang LPA yang secukupnya
SA
LI
N
KSA
PAD
Pelaksanaan Pengauditan Adakan mesyuarat pembukaan dengan Auditee. Selia PAD dengan menyemak tahap keberkesanan dan tahap kawalan Sistem Pengurusan Kualiti FSSR serta rekod-rekod yang berkaitan. Kumpulkan bukti objektif secara bertulis melalui proses temuduga, pemeriksaan dokumen dan rekod secara terpilih serta mengesan sebarang kepincangan ke atas sistem pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti FSSR
Bincang dengan Auditee mengenai sebarang cadangan pembetulan dan penambahbaikan terhadap Sistem Pengurusan Kualiti FSSR
sambungan 20
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL TANGGUNG JAWAB
CARTA ALIR
PROSES KERJA
REKOD/AP/PA
sambungan
PAD
Pastikan Auditee menandatangani Borang LPA
AUDITEE
Buat pembetulan atau penambahbaikan seperti mana yang telah dipersetujui dengan PAD.
EN
TE
R
KA
KSA
Selepas Pengauditan Sediakan LPA mengikut format laporan Adakan perbincangan dan memaklumkan penemuan audit
W
Catatkan butir-butir penemuan audit dengan menggunakan borang LPA dan kenalpasti cadangan penambahbaikan dan tindakan pembetulan yang sewajarnya untuk Auditee
AL
Tetapkan tarikh yang dipersetujui oleh Auditee untuk menyelesaikan tindakan pembetulan dan audit susulan.
M
Laksanakan AS yang dipersetujui. Kemaskini Borang LPHA
KU
Buat analisis dan rumusan mengenai tahap keberkesanan dan tindakan pembetulan yang telah dibuat oleh Auditee.
D
O
Bincang / Kaji semula dengan PAD untuk tindakan pembetulan, jika tidak berkesan, bincang semula dan serahkan kepada Auditee untuk diadakan pembetulan berdasarkan kepada cadangan baru
SA
LI
N
AN
KSA
WP
Selenggara log Laporan Tindakan Pembetulan dan sediakan LPHA berdasarkan kepada LPA dan serahkan kepada WP Failkan semua tindakan pembetulan yang telah diambil dalam Fail Tindakan Pembetulan
Semak dan kaji LPHA. Pastikan tindakan pembetulan telah dilaksanakan oleh Auditee. Dapatkan KSA untuk membuat Audit Susulan dan tutup penemuan jika telah diselesaikan.
TAMAT
21
Bil. Audit
:
No. Helaian
:
AUDITOR
:
Tarikh Auditee
: Respon/Penemuan
LI
N
AN
D
O
KU
M
EN
TE
R
Perkara untuk diperiksa
SA
PROSES : Bil Rujukan
KA
SENARAI SEMAK AUDIT
W
Institute of Quality & Knowledge Advancement UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
AL
DL.UiTM.AD02
Bukti
SA
LI
N
AN
D
O
KU
M
EN
TE
R
KA
W
AL
CONTOH LAPORAN PENEMUAN AUDIT DALAM
SA
LI
N
AN
D
O
KU
M
EN
TE
R
KA
W
AL
CONTOH LAPORAN KETIDAKPATUHAN
SA
LI
N
AN
D
O
KU
M
EN
TE
R
KA
W
AL
CONTOH LOG PENILAIAN PENEMUAN
Lampiran 8.4
DL.UiTM.AD04
Perincian Penilaian
Bilangan
Punca Ketidakpatuhan (untuk N dan I sahaja) Sistem Peralatan Manusia Jumlah
Bilangan
R TE
EN M
KU O D AN N LI SA InQKA/DL.UiTM.AD v. 2 rah/2007
Peratus
KA
Penemuan N I InQKA Jumlah
W
AL
Merangkumi o Penerangan tentang skop dan tujuan audit di bahagian atau proses yang diaudit o Bilangan Audit (berserta nombor rujukan) o Tarikh audit o Bahagian atau proses yang diaudit o Nama Auditor Dalaman o Ringkasan secara umum bagi bahagian atau proses yang diaudit termasuk statistik penemuan.
Peratus
Lampiran 8.4
DL.UiTM.AD04
AD BIL 5 (1/2006)
Auditee:
W
Auditor Dalaman:
.......................................................
AL
Bahagian:
R
KA
Proses/Aspek:
TE
Dilihat:
M
EN
Senarai bukti objektif
KU
Didapati:
O
Nyatakan penemuan termasuk: Kekuatan
o
Kelemahan dan ketidakpatuhan
o
Ruang penambahbaikan
o
Kesimpulan (termasuk keberkesanan atau kecekapan proses)
o
Cadangan-cadangan
SA
LI
N
AN
D
o
Nota berkaitan dengan log penilaian penemuan:
Tandatangan Auditor Dalaman ____________________________ (Nama:
)
____________________________ (Nama:
)
InQKA/DL.UiTM.AD v. 2 rah/2007
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN TINDAKAN PENCEGAHAN Log Tindakan Pencegahan
:
DL.UiTM.TPCGH01
AL
No. Rujukan
W
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Tindakan Pencegahan Yang Diambil
LI
N
AN
D
O
KU
M
EN
TE
R
Pegawai bertanggungjawab
Punca/Masalah
SA
Bil.
KA
LOG TINDAKAN PENCEGAHAN ( Jangkamasa)
Tarikh Siap
Tarikh Susulan
Status
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN TINDAKAN PEMBETULAN Log Tindakan Pembetulan
:
DL.UiTM.TPMBT01
AL
No. Rujukan
W
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Tindakan Pembetulan Yang Diambil
LI
N
AN
D
O
KU
M
EN
TE
R
Pegawai bertanggungjawab
Punca/Masalah
SA
Bil
KA
LOG TINDAKAN PEMBETULAN ( Jangkamasa)
Tarikh Siap
Tarikh Susulan
Status
DL.UiTM.TPMBT03
Borang Tindakan Pembetulan/Pencegahan Bahagian 1: Laporan Penemuan/Masalah Nama pegawai yang melaporkan masalah::
Nombor telefon: E-mail: Tarikh Laporan:
W
AL
Apakah masalah?:
Bila berlaku?
KA
Di mana berlaku?
TE
R
Apakah tindakan yang telah diambil (jika ada)?
Arahan: Sila lengkapkan Bahagian 1 dan hantar borang ini kepada Wakil Pengurusan/Ketua Bahagian 2: Tindakan Wakil Pengurusan/Ketua Jabatan SPK UiTM No Rujukan Log:
M
Tarikh diterima:
EN
Jabatan
D
O
KU
Adakah ini ketidakpatuhan SPK? (ya atau tidak berserta ulasan. Nyatakan rujukan SPK atau klausa ISO)
AN
Adakah ini ketidakpatuhan Bahagian atau Fakulti ? Bahagian_________ Fakulti_______________ Pegawai yang bertanggungjawab mengambil tindakan ke atas ketidakpatuhan: Tarikh (Nama pegawai)
SA
LI
N
Bahagian 3: Tindakan Pegawai Bertanggungjawab (PYB)) Tindakan pembetulan jangka pendek yang diperlukan:
Pegawai yang mengambil tindakan pembetulan (Jangka pendek) : (Nama pegawai)
Keluaran Julai 2009
Tarikh perlu diselesai:
Tarikh selesai:
DL.UiTM.TPMBT03
Tindakan Pegawai Bertanggungjawab (PYB) Apakah punca sebenar masalah?
R
KA
W
AL
Tindakan jangkapanjang yang perlu diambil:
Tarikh selesai:
M
EN
Ketidakpatuhan ditutup
Tarikh perlu diselesai:
TE
Pegawai yang mengambil tindakan pembetulan (Jangka panjang) : (Nama pegawai)
KU
__________________________________________________ Tandatangan (Wakil Pengurusan/Ketua Jabatan)
_______________ Tarikh
O
Arahan: Kemaskini log tindakan pembetulan
AN
D
Bahagian 4: Sekiranya melibatkan perubahan kepada Manual Kualiti Korporat dan Prosedur Kualiti Korporat
LI
N
Apakah terdapat cadangan untuk meminda Dokumen Kualiti (jika ada)?
SA
Bahagian 5: Keberkesanan Tindakan Pembetulan/Pencegahan. Untuk diisi oleh Wakil pengurusan/ketua Jabatan sekurang-kurangnya 3 bulan selepas tindakan di ambil. Adakah tindakan pembetulan/pencegahan untuk menyelesaikan masalah secara berkesan (masalah tidak lagi berulang) dalam mengatasi punca sebenar masalah berlaku? (Jelaskan bagaimana kesimpulan dibuat)
Keluaran Julai 2009
Dato' Prof Ir Dr SAHOL HAMID Abu Bakar, FASc
I
D.Phil. (C.Eng)(Sussex), MSc. (C.Eng)(Colorado), MSc. (Econ)(Colorado), BEng (Firms.) (ITM), FIEM, P.Eng
NAIB CANSELOR VICE CHANCELLOR
Canseleri Chancellery Aras 6, Canseleri Tuanku Syed Sirajuddin Universiti Teknologi MARA 40450 Shah Alam Selangor D. Ehsan, MALAYSIA Tel: +603 5544 2001/2222 Palm: +603 5544 2030/2223 E-mel:
[email protected] vcTosalam.uitm.edu.my
Rujukan Tarikh
UNIVERSITI n TEKNOLOGI 14111> MARA
PEMENANG ti menraa h Kual iti
: 600-CAN (InQKA 12/1) : 31 Januari 2012
20.48
EN
Ybhg. Datuk/Dato'/Datin/Prof./Tuan/Puan,
TE
R
Assalamu'alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
KA
W
AL
Semua Ketua Jabatan/ Bahagian/Pusat/Unit Dekan-Dekan Fakulti/Rektor Kampus-Kampus Universiti Teknologi MARA
KU
M
MAKLUMAN MENGENAI PENGGUNAAN SISTEM E-PELAPORAN AUDIT DALAM UITM (SePADU)
D
O
Sukacita dimaklumkan bahawa Mesyuarat Lembaga Kualiti Bil 02/2011 telah bersetuju supaya pelaporan Audit Dalam dibuat melalui Sistem e-Pelaporan Audit Dalam UiTM (SePADU) dan penggunaannya dipanjangkan ke semua PTJ mulai Januari 2012.
LI
N
AN
Sehubungan dengan pelaksanaan ini, Proses Audit Dalam PTJ perlu dipinda bersesuaian dengan sistem ini. Semua laporan akan dijana oleh sistem secara automatik dan tiada lagi penggunaan borang secara manual (Borang Laporan Ketidakpatuhan, Borang Laporan Audit Dalam dan Borang Log Penilaian Penemuan).
SA
Bersama-sama ini disertakan Garis Panduan Pelaksanaan SePADU dan sebarang pertanyaan boleh diajukan kepada Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA) di talian 03-55225420, 03-55225574 atau 0355225418.
5. Kerjasama pihak Ybhg. Datuk/Dato'/Datin/Prof./Tuan/Puan untuk memanjangkan perkara ini kepada Pasukan Audit Dalam masing-masing adalah amat dihargai.
Sekian dan wassalam.
.. *(Sese‘........,... ....°."
Penolong Naib Canselor Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA)
SA
LI
N
AN
D
O
KU
M
EN
s.k
TE
R
KA
DATO' PROF. IR . DR. SAHOL HAMID ABU BAKAR, FASc Naib Canselor
W
AL
Yang benar
Garis Panduan Pelaksanaan SePADU
GARISPANDUAN PENGGUNAAN Sistem e-Pelaporan Audit Da lam WM (SePADU)
AL
1.0. Pendahuluan
KA
W
Pekeliling Naib Canselor Bil. 12/2010 bertarikh 29 Jun 2010 memaklumkan mengenai penamatan pensijilan ISO oleh badan-badan pensijilan luar. Namun begitu, Sistem Pengurusan Kualiti sedia ada akan diteruskan. Dengan itu, audit dalam ke atas sistem pengurusan kualiti adalah berjalan seperti biasa berdasarkan piawaian IS09001:2008.
M
EN
TE
R
Dalam meningkatkan mutu perkhidmatan dan sistem penyampaian maklumat, Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), SePADU telah dibangunkan bagi membantu Pasukan Audit Dalam setiap PTJ (Ketua Unit Pengurusan Kualiti (KUPQ), Ketua Sistem Audit (KSA), para Auditor Dalaman di setiap PTJ dan juga auditee yang terlibat) khususnya dalam membuat pelaporan audit dalam, menyemak penemuan audit dan menyimpan rekod penemuan audit dalam melalui sistem SePADU.
AN
D
O
KU
Penggunaan SePADU berkuatkuasa bagi audit dalam yang dilaksanakan dalam tahun 2012. Dengan penguatkuasaan ini, Prosedur Audit Dalam bagi setiap PTJ perlu dikemaskini. Borang Laporan Audit, Log Penemuan Audit, Borang Tindakan Pembetulan tidak perlu digunakan. Walaubagaimanapun, is boleh dijadikan lampiran kepada penemuan audit dalam yang dilakukan (sebagai permulaan, PTJ boleh menggunakan dan menyimpan borangborang manual ini sebagai rekod salinan).
N
2.0. Proses Pelaksanaan
SA
LI
Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan: KSA perlu menghubungi InQKA dengan memberi maklumat penting Pasukan Auditor Dalam mereka. Disertakan Borang Maklumat Pasukan Audit Dalam untuk diisikan. InQKA akan mendaftarkan pasukan auditor dalaman PTJ dan memberi 'peranan' mereka (samada sebagai Admin/KSA/TKSA/Auditor) 3. Setelah didaftarkan, sistem boleh dicapai melalui: Link: http://onyx.uitm.ed u my/S E PADU/uta ma. nsf/
Nota :
AL
Sila masukkan : User Name dan Password yang sama seperti User Name dan Password lotus notes (e-mail) anda. Klik pada PTJ anda * Gunakan pelayan Internet Explorer. * Akses hanya terbuka kepada auditor dalaman/ahli pasukan yang telah berdaftar sahaja.
KA
W
3.0. Untuk makluman, beberapa sesi penggunaan telah diadakan bagi memberi panduan kepada Pasukan Auditor Dalaman PTJ. Panduan penggunaan boleh didapati daripada:
TE
R
Manual pengguna (Modul Admin, KSA,Auditor dan Auditee) — boleh dimuaturun daripada sistem apabila pengguna berjaya mendaftar masuk sistem.
EN
Tutorial (dalam bentuk CD) - akan diedarkan kepada KSA PTJ.
SA
LI
N
AN
D
O
KU
M
3. Sebarang pertanyaan dan permasalahan boleh disalurkan kepada staf InQKA di talian : 03-55225420, 03-55225574 atau 03-55225418
