SALINAN DOKUMEN TERKAWAL

SALINAN DOKUMEN TERKAWAL PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN

PROSEDUR TINDAKAN PEMBETULAN

: PK. UiTM. FSSR.(P).06

No. Keluaran

: 02

No. Pindaan

: 02

Tarikh Kuatkuasa

: 22/09/2013

Muka Surat

:

1/10

KA

W AL

FSSR

No. Rujukan

O

KU

M EN

TE

R

PROSEDUR TINDAKAN PEMBETULAN PK.UiTM.FSSR(P).06

Disemak oleh

Diluluskan oleh

N AN

D

Disediakan oleh

SA

Nama

LI

Tandatangan

Jawatan

Tarikh

Pn. Azliah Othman

Dr. Arba’iyah Ab. Aziz

Prof. Dr. Hj. D’zul Haimi Md Zain (A.I.S)

Timbalan Pendaftar

Timbalan Dekan (Akademik)

Dekan

12/01/2016

12/01/2016

12/01/2016

1




No. Keluaran

: 02

No. Pindaan

: 02

Tarikh Kuatkuasa

: 22/09/2013

Muka Surat

:

2/10

W

AL

FSSR

No. Rujukan

KA

REKOD PINDAAN

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan

R

dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan yang

TE

dinyatakan di dalamnya.

MUKA SURAT DIPINDA No.Keluaran

No.

/ Pindaan

Para

1

4.1

O

N AN

1

D

1

1

SA 22/09/ 2013 22/09/ 2013

Ringkasan

Diluluskan

Pindaan Aduan Pelanggan (AP) ke e-Aduan (e-Ad)

5.0

5

TD ke TD(A)

5.0

5

LAF ke JAF

5.0

5

Ketua Program ke Koordinator

LI

22/09/ 2013 22/09/ 2013 22/09/ 2013

5&6

KU

22/09/ 2013

Muka surat

M EN

Tarikh

Program 1

5.0

5

Ko dibatalkan

1

5.0

5

KU – Ketua Unit ke KSA – Ketua Sistem Audit

22/09/ 2013

1

22/09/ 2013

1

6.0

6

Laporan AP ke Laporan e-Ad

7.0

8

7 tahun ke 3-5 2

SALINAN DOKUMEN TERKAWAL


FSSR

No. Rujukan


No. Keluaran

: 02

No. Pindaan

: 02

Tarikh Kuatkuasa

: 22/09/2013

Muka Surat

:

3/10

AL

PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN

22/09/ 2013

8.0

8

8.2 Format

KA

1

W

tahun

Borang Laporan

R

Penyiasatan ke

TE

8.1 Borang

8.0

8

8.3 Format

KU

1

Cadangan

M

22/09/ 2013

EN

Cadangan Baru/

Borang Tindakan

O

Kualiti Pembetulan ke

D N AN

SA

LI

22/09/ 2013

12/01/20 16

1

Pindaan Kualiti

8.2 Borang Laporan Penyiasatan 8.0

8

Tambahan (8.3 Borang Tindakan Pembetulan)

2

hadapan

Nama Timbalan Pendaftar baru dimasukkan dan Tanda tangan digital dimasukkan

3




No. Keluaran

: 02

No. Pindaan

: 02

Tarikh Kuatkuasa

: 22/09/2013

Muka Surat

:

4/10

W

AL

FSSR

No. Rujukan

MUKASURAT

TE

R

KA

KANDUNGAN

EN

1. Objektif

M

2. Skop

O

N AN

5. Singkatan

D

4. Definisi

KU

3. Dokumen Rujukan

LI

6. Tanggungjawab dan Tindakan

5

5

6

6

7

8-9

10

8. Lampiran

10

SA

7. Rekod Kualiti

4


FSSR


No. Keluaran

: 02

No. Pindaan

: 02

Tarikh Kuatkuasa

: 22/09/2013

Muka Surat

:

5/10

AL


No. Rujukan

KA

W

1. OBJEKTIF

Prosedur ini adalah bertujuan untuk memastikan tindakan pembetulan

R

terhadap sebarang ketidakpatuhan atau kelemahan yang dikenalpasti di

TE

dalam sistem pengurusan kualiti FSSR tidak berulang dan punca

EN

ketidakpatuhan dihindari sepenuhnya dengan berkesan.

KU

M

2. SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh FSSR sekiranya terdapat ketidakpatuhan

SA

LI

N AN

D

O

kelemahan yang dikenalpasti dalam Sistem Pengurusan Kualiti.

5




No. Keluaran

: 02

No. Pindaan

: 02

Tarikh Kuatkuasa

: 22/09/2013

Muka Surat

:

6/10

W

AL

FSSR

No. Rujukan

MK.FSSR.UiTM.01)

i) Seksyen 5.6

-

Kajian Semula Pengurusan

ii) Seksyen 8.4

-

TE

R

-

Analisis Data

EN

3.1 Manual Kualiti

KA

3. DOKUMEN RUJUKAN

-

M

iii) Seksyen 8.5.2

Prosedur Kawalan Dokumen

3.3

Prosedur Analisis Data

- PK.UiTM.FSSR (P) 03

- PK.UiTM.FSSR (P) 03

N AN

D

O

KU

3.2

Tindakan Pembetulan

4.0 DEFINISI

e-Aduan

SA

LI

4.1

4.2

Makluman atau maklumbalas yang diterima melalui e-mail atau secara atas talian oleh pelanggan yang membuat aduan yang berkaitan dengan prose pengurusan FSSR.

Laporan Penemuan Hasil Audit Dokumen yang mengandungi laporan mengenai penemuan yang diterima oleh Ketua Sistem Audit terhadap pihak yang diaudit (Auditee). Ianya menerangkan penemuan hasil audit

6




No. Keluaran

: 02

No. Pindaan

: 02

Tarikh Kuatkuasa

: 22/09/2013

Muka Surat

:

7/10

AL

FSSR

No. Rujukan

W

dalam sistem kualiti dan mencadangkan penambahbaikan

KA

kepada sistem tersebut.

R

5. SINGKATAN -

Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan

AKD

-

Audit Kualiti Dalaman

Dekan

-

Dekan FSSR

TD(A)

-

Timbalan Dekan (Akademik)

JAF

-

Jawatankuasa Akademik Fakulti

Ko

-

WP

-

TP

-

EN

M

KU

Koordinator Program

O

Wakil Pengurusan Timbalan Pendaftar

D -

N AN

e-Ad

TE

MKSP

Aduan Pelanggan

-

Laporan Penemuan Hasil Audit

PYB

-

Pegawai Yang Bertanggungjawab

KSA

-

Ketua Sistem Audit

PAD

-

Pegawai Audit Dalam

SA

LI

LPHA

7



FSSR

No. Rujukan


No. Keluaran

: 02

No. Pindaan

: 02

Tarikh Kuatkuasa

: 22/09/2013

Muka Surat

:

8/10

AL

PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN

TINDAKAN

KA

TANGGUNGJAWAB

W

6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

1. Arahkan Ko/WP/TP bagi mengenalpasti kecacatan

R

D

TE

atau ketidakpatuhan yang telah berlaku dan perlu diambil tindakan pembetulan dalam Sistem

EN

Pengurusan Kualiti berdasarkan kepada laporan yang diterima seperti berikut:

M

a) Laporan LPHA

KU

b) Laporan e-Ad

SA

LI

N AN

D

O

c) Keputusan MKSP atau arahan khusus daripada Dekan FSSR, TD(A) FSSR atau TP.

d) Rekod ketidakpatuhan / perkhidmatan yang tidak memenuhi spesifikasi. e) Teguran dan arahan pengurusan atasan UiTM. f) Cadangkan penambahbaikan yang diterima daripada PYB melalui perbincangan dan Borang Cadangan Baru/Cadangan Pindaan Dokumen Kualiti (Lampiran 1).

g) Laporan Pencapaian Dasardan Objektif Kualiti. h) Laporan Pencapaian Dasardan Objektif Kualiti. 2. Membuat siasatan ke atas ketidakpatuhan yang dikenalpasti dengan menggunakan Borang Laporan Penyiasatan (Lampiran 2).

8




No. Keluaran

: 02

No. Pindaan

: 02

Tarikh Kuatkuasa

: 22/09/2013

Muka Surat

:

9/10

AL

FSSR

No. Rujukan

3. Siasat dan kenalpasti punca ketidakpatuhan atau

W

PAD

KA

kelemahan dengan menggunakan Quality Improvement Tools yang sesuai.

R

4. Rekodkan hasil siasatan dan cadangan tindakan

(Lampiran 3).

TE

pembetulan dalam Borang Tindakan Pembetulan

EN

5. Majukan hasil siasatan dan cadangan tindakan

M

pembetulan kepada WP atau TWP untuk

KU

mendapatkan kelulusan. 6. Teliti dan beri keputusan keatas cadangan

WP

SA

LI

PYB

N AN

D

O

pembetulan. Jika setuju, arahkan PYB

melaksanakan tindakan pembetulan.

Jika tidak setuju, ulangi tindakan 3.

7. Laksanakan tindakan pembetulan mengikut tempoh masa yang ditetapkan 8. Laporkan keberkesanan Tindakan Pembetulan dalam Borang Tindakan Pembetulan dan kemukakan kepada WP untuk pengesahan sebelum dibentangkan dalam Mesyuarat MKSP. 9. Laporkan di dalam mesyuarat MKSP.

TP

10. Simpan Borang Tindakan Pembetulan dan semua rekod berkaitan dalam Fail Tindakan Pembetulan.

9


FSSR

REKOD KUALITI

Bil.

Jenis/ Rekod

No. Keluaran

: 02

No. Pindaan

: 02

Tarikh Kuatkuasa

: 22/09/2013

Muka Surat

:

10/10

Rujukan

KA

W

7.


AL


No. Rujukan

Lokasi

Fail Am Audit Dalam

600-FSSR (PT.12/7)

2

Audit Dalam Pensijilan

600-FSSR (PT. 12/7/3)

3

Audit Dalam - Fail Kerja

6000-FSSR (PT.12/10/2)

4

Minit Mesyuarat MKSP

5

Fail Maklumbalas Pelanggan

8.

LAMPIRAN

Bah.PTD FSSR

TE

R

1

Tempoh Simpanan 3 – 5 Tahun 3 – 5 Tahun

Bah.PTD FSSR

3 – 5 Tahun

600-FSSR (PT. 12/10/5)

Bah.PTD FSSR

3 – 5 Tahun

600-FSSR (PT. 12/10/8)

Bah.PTD FSSR

3 – 5 Tahun

SA

LI

N AN

D

O

KU

M

EN

Bah.PTD FSSR

8.1

Borang Cadangan Baru/Cadangan Pindaan Kualiti - Lampiran 1

8.2

Borang Laporan Siasatan

- Lampiran 2

8.3

Borang Tindakan Pembetulan

- Lampiran 3

10


CARTA ALIR PROSEDUR TINDAKAN PEMBETULAN Tanggung jawab

Carta Alir Proses

Proses Kerja

Rekod

MULA D

AL

Arahkan KP/KO/KU bagi

W

mengenalpasti kecacatan atau ketidakpatuhan yang telah berlaku

KA

berdasarkan kepada laporan yang

TE

R

diterima.

Membuat siasatan ke atas

EN

ketidakpatuhan dengan

menggunakan Borang Laporan

KU

M

Penyiasatan. PAD

O

Siasat dan kenalpasti punca

Borang Tindakan Rekodkan hasil siasatan dan

Pembetulan

cadangan tindakan pembetulan.

SA

LI

N

AN

D

ketidakpatuhan.

Majukan hasil siasatan dan cadangan tindakan pembetulan kepada WP atau TWP untuk mendapatkan kelulusan.

Sambungan 11


Sambungan

WP

Teliti dan beri keputusan keatas cadangan pembetulan.Arahkan PYB melaksanakan tindakan

W

AL

pembetulan.

KA

PYB

Laksanakan tindakan pembetulan

TE

EN

ditetapkan.

R

mengikut tempoh masa yang

Laporkan keberkesanan Tindakan

M

Pembetulan dan kemukakan

KU

kepada WP untuk pengesahan

O

sebelum dibentangkan dalam

PD

SA

LI

N

AN

D

Mesyuarat MKSP.

Laporkan di dalam mesyuarat MKSP.

Simpan Borang Tindakan Pembetulan dan semua rekod berkaitan dalam Fail Tindakan Pembetulan.

TAMAT

12

SALINAN DOKUMEN TERKAWAL

Recommend Documents