SALINAN DOKUMEN TERKAWAL PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
PROSEDUR KAWALAN REKOD
: PK. UITM.FSSR.(P). 02
No. Keluaran
: 02
No. Pindaan
: 02
Tarikh Kuatkuasa
:
Muka Surat
: 1/10
22/09/2013
R
KA
W AL
FSSR
No. Rujukan
O
KU
M EN
TE
PROSEDUR KAWALAN REKOD PK.UiTM.FSSR.(P).02
Disemak oleh
Diluluskan oleh
Pn. Azliah Othman
Dr. Arba’iyah Ab. Aziz
Prof. Dr. Hj. D’zul Haimi Md Zain (A.I.S)
Timbalan Pendaftar
Timbalan Dekan (Akademik)
Dekan
12/01/2016
12/01/2016
12/01/2016
LI
T/tangan
N AN
D
Disediakan oleh
SA
Nama
Jawatan
Tarikh
1
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
PROSEDUR KAWALAN REKOD
FSSR
No. Rujukan
: PK. UITM.FSSR.(P). 02
No. Keluaran
: 02
No. Pindaan
: 02
Tarikh Kuatkuasa
:
Muka Surat
: 2/10
22/09/2013
AL
REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL
W
Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen untuk memastikan salinan dokumen
KA
ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan.
Muka surat 4
21/9/2013
01
2
4
21/9/2013
01
4
5
21/9/2013
01
6
7
21/9/2013
01
7
Penambahbaikkan pada objektif.
Definisi
M
KU O
02
Diluluskan
Penambahbaikkan pada skop.
10
hadapan
Tanggungjawab tindakan Perubahan pada tempoh simpanan rekod kualiti Nama Timbalan Pendaftar baru dimasukkan dan Tanda tangan digital dimasukkan
SA
LI
N AN
12/01/2016
Ringkasan Pindaan
TE
No. Para 1
EN
21/9/2013
No. Pindaan 01
D
Tarikh
R
MUKA SURAT DIPINDA
2
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
PROSEDUR KAWALAN REKOD
FSSR
No. Rujukan
: PK. UITM.FSSR.(P). 02
No. Keluaran
: 02
No. Pindaan
: 02
Tarikh Kuatkuasa
:
Muka Surat
: 3/10
22/09/2013
AL
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
MUKASURAT
KA
W
ISI KANDUNGAN Objektif
2.
Skop
3.
Dokumen Rujukan
4.
Definisi
5.
Singkatan
6.
Tanggungjawab dan Tindakan
7.
Rekod Kualiti
8.
Lampiran
4 4 4-5 5 6 7-9 10 10
SA
LI
N AN
D
O
KU
M
EN
TE
R
1.
3
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
PROSEDUR KAWALAN REKOD
: PK. UITM.FSSR.(P). 02
No. Keluaran
: 02
No. Pindaan
: 02
Tarikh Kuatkuasa
:
Muka Surat
: 4/10
22/09/2013
OBJEKTIF
KA
1.0
W
AL
FSSR
No. Rujukan
Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan bagaimana semua rekod di FSSR
2.0
EN
TE
R
dapat disediakan, dikawal dengan teratur dan sistematik.
SKOP
M
Prosedur ini digunapakai di FSSR untuk menyedia, menyimpan, dan mengawal
KU
semua rekod bagi memastikan sistem pengurusan rekod lebih kemas dan
D
DOKUMEN RUJUKAN MK. FSSR. 02
-
Manual Kualiti
Seksyen 4.2.3
-
Kawalan Dokumen
LI
N AN
3.0
O
berkualiti.
-
Kawalan Rekod
SA
Seksyen 4.2.4
DOKUMEN SOKONGAN DS.UITM.FSSR.05
-
Perintah-perintah Am dan Arahan Perkhidmatan – Arahan Perkhidmatan Bab 3 dan 4.
DS.UiTM.FSSR.03
-
Surat Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 1997 – Peraturan Pemeliharaan Rekod-rekod Kerajaan. 4
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
PROSEDUR KAWALAN REKOD
-
No. Keluaran
: 02
No. Pindaan
: 02
Tarikh Kuatkuasa
:
Muka Surat
: 5/10
Panduan Perlaksanaan Fail Klasifikasi Perkara UiTM.
4.1
Rekod
:
R
DEFINISI
Akta Rahsia Rasmi
TE
4.0
-
KA
DS.UiTM.FSSR.07
22/09/2013
AL
DS.UiTM.FSSR.06
: PK. UITM.FSSR.(P). 02
W
FSSR
No. Rujukan
Rekod yang disediakan untuk tujuan rujukan dan sebagai objective evidence
EN
yang disimpan, dikawal dan dilupuskan (jika perlu) dalam meaksanakan Sistem
Pelupusan
:
KU
4.2
M
Kualiti.
Proses melupus rekod/dokumen kualiti yang melebihi tempoh yang telah
Mengindeks
N AN
4.3
D
O
ditetapkan, sebagaimana yang tercatat di dalam Akta Arkib Negara 1996.
:
Proses penyusunan rekod supaya ia lebih sistematik dan teratur.
LI
Klasifikasi Rekod :
Nombor rujukan yang ditentukan berdasar kepada klasifikasi dan identifikasi
SA
4.4
rekod.
5
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
PROSEDUR KAWALAN REKOD
: PK. UITM.FSSR.(P). 02
No. Keluaran
: 02
No. Pindaan
: 02
Tarikh Kuatkuasa
:
Muka Surat
: 6/10
22/09/2013
KA
W
AL
FSSR
No. Rujukan
5.0 SINGKATAN -
Dekan
TP
-
Tombalan Pendaftar
PE
-
Pegawai Eksekutif
DS
-
Dokumen Sokongan
PTO
-
Pembantu Tadbir Operasi
PYB
-
Pegawai yang berkenaan
SA
LI
N AN
D
O
KU
M
EN
TE
R
D
6
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
PROSEDUR KAWALAN REKOD
FSSR
: PK. UITM.FSSR.(P). 02
No. Keluaran
: 02
No. Pindaan
: 02
Tarikh Kuatkuasa
:
Muka Surat
: 7/10
22/09/2013
TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
1. Mengarahkan PYB untuk mengenalpasti dan
KA
D
W
5.0
No. Rujukan
AL
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
R
mewujudkan Sistem Rekod Kualiti mengikut Arahan
TE
Perkhidmatan Bab 4 dan Bab 5.
2. Menerima arahan daripada D untuk mewujudkan
EN
PYB
Sistem Rekod.
M
3. Mengenalpasti rekod dan fail yang perlu diadakan.
KU
4. Mengarah PTO yang berkenaan untuk membuka fail
D
O
baru sekiranya diperlukan.
A. Pembukaan Fail
SA
LI
N AN
PTO
5. Buka fail hijau bagi kategori Sulit dan fail putih bagi kategori Terbuka. 6. Tentukan nombor fail berdasarkan kepada system fail UiTM. Nombor dan tajuk perkara dicatatkan di kulit fail. 7. Fail-fail diklasifikasikan kepada 6 kategori: 100 – Pentadbiran 200 – Bangunan dan Harta 300 – Peralatan dan Harta 400 – Kewangan 500 – Perjawatan 600 – Hal Ehwal Peperiksaan dan Fungsi Khas
7
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
PROSEDUR KAWALAN REKOD
FSSR
No. Rujukan
: PK. UITM.FSSR.(P). 02
No. Keluaran
: 02
No. Pindaan
: 02
Tarikh Kuatkuasa
:
Muka Surat
: 8/10
22/09/2013
minit dan tali hijau yang tersedia.
AL
8. Memastikan fail baru yang dibuka mempunyai kertas
KA
catatkan dalam kertas minit.
W
9. Failkan surat dan dokumen yang berkaitan serta
10. Kemaskini Senarai Rekod Fail (Lampiran 1).
TE
R
11. Pastikan rekod disimpan di Bilik Fail.
PTO
B. Pengedaran Fail
EN
12. Terima arahan daripada PYB untuk mendapatkan fail
M
yang dikehendaki.
KU
13. Dapatkan fail berkenaan dari Bilik Fail dan catatkan pergerakan fail pada kulit dan doket fail (Lampiran 2).
D
O
14. Pastikan doket disusun mengikut kategori yang telah ditetapkan.
SA
LI
N AN
15. Serahkan fail yang diperlukan kepada PYB. 16. Pastikan fail yang berkenaan dikembalikan.
C. Pemulangan / Penyerahan Fail 17. Terima fail daripada PYB. 18. Catatkan penerimaan fail pada kulit dan doket fail. 19. Pastikan fail disiman di tempat yang telah disediakan.
PTO
D. Penutupan Fail, Pembukaan Jilid Baru dan Pembukaan Fail Sementara / Sampul Kecil. 20. Tutup fail yang telah mencapai had kandungan 100 helaian kertas atau melebihi ketebalan 2.5 cm (yang
8
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
PROSEDUR KAWALAN REKOD
FSSR
No. Rujukan
: PK. UITM.FSSR.(P). 02
No. Keluaran
: 02
No. Pindaan
: 02
Tarikh Kuatkuasa
:
Muka Surat
: 9/10
22/09/2013
AL
mana lebih awal). 21. Fail yang telah ditutup disimpan dalam Bilik Fail yang
W
telah disediakan.
KA
22. Buka fail jilid susulan.
23. Buka fail sementara/ sampul kecil jika fail asal tidak
R
dapat dikesan setelah usaha-usaha pengesanan
TE
dibuat.
24. Masukkan fail sementara/ sampul kecil ke dalam fail
M
EN
asal apabila fail asal ditemui.
E. Pelupusan Fail
KU
TP/ PE
25. Kenalpasti dan arahkan PTO untuk senaraikan fail
D
O
yang perlu dilupuskan seperti Lampiran 3. Rujuk PK.UiTM.FSSR. (P). 11.
SA
LI
N AN
26. PTO menghantar fail ke bahagian Arkib UiTM.
9
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
Jenis Rekod
No. Pindaan
: 02
Tarikh Kuatkuasa
:
Muka Surat
: 10/10
Rujukan
Lokasi
100-FSSR (PT.38/9)
2
Sistem Fail dan Perlaksanaan (Rekod Fail) Fail Rekod Aktif
3
Fail Rekod Tutup
100-FSSR (PT.38/9/2)
4
Fail Rekod Pelupusan
100-FSSR (PT.38/9/3)
8.0
LAMPIRAN
Bahagian Pentadbiran Bahagian Pentadbiran Bahagian Pentadbiran
EN
TE
100-FSSR (PT.38/9/1)
Bahagian Pentadbiran
Tempoh
10 tahun
10 tahun 10 tahun 10 tahun
D
O
KU
M
1
22/09/2013
W
Bil
: 02
KA
REKOD KUALITI
No. Keluaran
R
7.0
: PK. UITM.FSSR.(P). 02
AL
PROSEDUR KAWALAN REKOD
FSSR
No. Rujukan
Contoh Kad Keluar Fail
-
Lampiran 1
8.2
Contoh Kertas Minit Fail
-
Lampiran 2
Contoh Senarai Tutup Fail
-
Lampiran 3
Contoh Senarai Rekod Fail
-
Lampiran 4
8.3
SA
LI
8.4
N AN
8.1
10
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
CARTA ALIR PROSEDUR KAWALAN REKOD PK.UITM. FSSR (P). 02 Tanggung jawab
Carta Alir Proses
Proses Kerja
Rekod
MULA
Penyediaan Dokumen Kualiti Arahkan PYB mengenalpasti dan mewujudkan Sistem rekod Kualiti mengikut Arahan Perkhidmatan Bab 4 dan 5.
W
AL
D
KA
PYB
EN
TE
R
Terima arahan daripada D untuk mewujudkan Sistem Rekod. Kenalpasti rekod dan fail yang perlu diwujudkan. Arah PTO yang berkenaan untuk membuka fail baru apabila diperlukan.
Pembukaan Fail Buka fail hijau bagi kategori Sulit dan fail putih bagi kategori Terbuka.
KU
M
PTO
LI SA
PTO
PTO
Tentukan nombor fail berdasarkan system fail UiTM. Nombor dan tajuk perkara dicatatkan di kulit fail. Failfail diklasifikasikan kepada 6 kategori.
N
AN
D
O
PTO
Pastikan fail baru yang dibuka mempunyai kertas minit dan tali hijau yang tersedia. Failkan surat dan dokumen yang berkaitan serta catatkan pada kertas minit. Kemaskini Senarai Rekod Fail. Pastikan rekod disimpan di Bilik Fail.
Sambungan
11
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
Carta Alir Proses
Proses Kerja
Rekod
Sambungan
PTO
Pengedaran Fail Terima arahan daripada PYB untuk mendapatkan fail
PTO
Dapatkan fail berkenaan dari Bilik Fail dan catatkan pergerakan fail pada kulit fail dan doket fail.
W
PTO
AL
Tanggung jawab
KA
Pastikan fail yang berkenaan dikembalikan setelah digunakan.
R
PTO
Pemulangan / Penyerahan Fail Terima arahan daripada PYB untuk mendapatkan fail.
PTO
Catatkan terimaan fail pada kulit fail dan doket fail. Pastikan fail disimpan di tempat yang disediakan.
KU
M
EN
TE
PTO
Penutupan Fail, Pembukaan Jilid Baru dan Pembukaan Fail Sementara / Sampul Kecil Tutup fail yang telah mencapai had kandungan 100 helaian kertas atau melebihi ketebalan 2.5 cm (yang mana lebih awal).
PTO
LI SA
PTO
N
AN
D
O
PTO
Fail tutup disimpan dalam Bilik Fail yang telah disediakan. Buka fail jilid susulan. Buka fail sementara/sampul kecil jika fail asal tidak dapat dikesan setelah usaha-usaha pengesanan dibuat.
PTO Sambungan
12
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
Carta Alir Proses
Proses Kerja
Rekod
Sambungan
PTO
Pelupusan Fail Kenalpasti dan arahkan PTO untuk senaraikan fail yang perlu dilupuskan. PTO menghantar fail ke Bahagian Arkib UiTM.
PK. UITM. FSSR. (P). 11
KA
W
PTO
AL
Tanggung jawab
PTO
SA
LI
N
AN
D
O
KU
M
EN
TE
R
TAMAT
13
