Verslag van de 21e vergadering van de Raad van toezicht van De Haagse Scholen, stichting voor primair en speciaal openbaar onderwijs, op 17 september 2014 Aanwezig zijn: - van de Raad van toezicht: de dames E.D.C.M. Lambrechts en C.J. Kloosterman-Taal en de heren N.Ph. Geelkerken (vz) en M. Schoon - van het bestuurskantoor: de heren W. Hendricks, J. Willenborg, P. Mouthaan en P. Gunneweg Afwezig m.b.: A. Westerhof
1. Opening en mededelingen Wiely sluit later aan in verband met de crematieplechtigheid van Henk Aerns. Wiely en Peter Mouthaan maken binnenkort kennis met de nieuwe accountant, de heer Visser. Een kennismaking met de RvT wordt nog gepland (RvT vergadering of auditcommissie). Als gevolg van de uitspraak van de LGC start per 1-1-2015 een nieuwe kleutergroep op de Annie M.G.Schmidt, locatie Jacob de Graefflaan. Het mediationtraject over het vervolg (uitbreiding / nieuwbouw) start eind september. Saskia Schenning en Rubi Hendriks nemen vanuit DHS deel. Tijdens de retraite (6-11) wordt o.a. het nieuwe ambitiestatement besproken. Wim Galjee van Academia Aemstel wordt daarvoor uitgenodigd (Actie Wiely / Peter G., z.s.m.) De notitie Werkkostenregeling ligt momenteel om advies bij de GMR en de MR bestuurskantoor. Het huidige DHS beleid rond werkkosten wordt doorgezet, waardoor over 2015 wel een overschrijding en dus een eindheffing (ca. € 80.000,00) wordt voorzien. Zoals vorige keer al afgesproken wordt indien nodig een aparte RvT vergadering voor de stichting peuterspeelzalen DHS belegd. Voor wat betreft de extra zetel in de RvT op voordracht van de cliëntenraad wordt afgesproken deze voorlopig niet in te vullen, maar wel te proberen deze in de loop van het schooljaar (als de stichting wat meer “volume” heeft) open te stellen (naar aparte actielijst RvT SPDHS, (Actie Wiely / Peter G.). Jo meldt een redelijk rustige start van het schooljaar, er zijn / worden meerdere nieuwe gebouwen opgeleverd. Ursie probeert aanwezig te zijn bij de opening BBS Erasmus en Charline bij de opening van de Valkenbosschool op 15 oktober. In het besloten deel zal de recente onrust in de Schilderswijk worden besproken. 2. Vaststelling verslag van 17 juli 2014 Met inachtneming van een kleine tekstuele aanpassing t.a.v. de projectgroep VierTaal wordt het verslag verder ongewijzigd vastgesteld. 3. Ingekomen post GMR De GMR is dit schooljaar nog niet bijeen geweest, er is ook geen ingekomen post.
1
4. Halfjaarrapportage 2014 Wiely geeft aan dat deze rapportage in financieel opzicht een stevige afwijking laat zien van de prognose. In de audticommissie is hierbij al uitvoerig stil gestaan (zie bijlage bij dit verslag). Belangrijkste vragen voor nu zijn hoe de tegenvallers zijn op te vangen en wat dit betekent voor de toekomst. Eén van de afspraken, die in de AC al is aangekondigd en door de RvT wordt onderschreven is dat de meerjarenbegroting 2015-2018 op korte termijn zal worden herzien en dat deze (opnieuw) met de AC en RvT zal worden besproken (Actie Wiely / Peter M., nov-dec 2014). In deze herziene begroting worden tevens de (eventuele) gevolgen van de nieuwe CAO en Prinsjesdag verwerkt. De begrotingstool waar de scholen mee werken is al “versoberd” aan de inkomstenkant, dit om verdere problemen te voorkomen. Desgevraagd deelt Wiely mee dat het huidige tekort is op te vangen, maar dat niet uit te sluiten valt dat op bepaalde type scholen problemen in de teambezetting zullen ontstaan. Hiervoor zullen scenario’s moeten worden ontwikkeld. Behalve bovenstaande meldt Wiely nog een andere tegenvaller: het leerlingenaantal per 1 oktober 2014 zal naar verwachting zo’n 300 – 350 lager uitvallen dan vorig jaar. Indien deze verwachting uitkomt betekent dit een forse afname van de rijksbekostiging. Ook deze tegenvaller zal in de herziene begroting moeten worden verwerkt. De teldatum wordt afgewacht, maar een stevige analyse, inclusief verbetermaatregelen, is nodig. Deze zal voor de eerstvolgende RvT worden geagendeerd (Actie Wiely, vóór 6-11-2014) Maarten loopt vervolgens het advies van de AC nog kort door. De datum van de themabijeenkomst dinsdag 18 november. Behalve Maarten en Arne sluiten ook Charline en Ursie aan, alsmede enkele GMR-leden. De AC onderschrijft, gezien de uitkomsten van het halfjaarverslag, in haar advies de noodzaak om de meerjarenbegroting 2015-2018 aan te passen, zodat ook de gevolgen van de nieuwe CAO kunnen worden verwerkt. De RvT leden delen de zorg die Wiely ook in PO-raad verband heeft geuit, dat door de berichtgeving in de media een beeld ontstaat, dat er heel veel extra geld naar het onderwijs gaat. Ook rond het sectorale bestuursakkoord wordt dat beeld weer opgeroepen (door o.a. de voorzitter van de PO-raad). Wat niet of onvoldoende vermeld wordt is dat de rijksbekostiging (bijv. de loonontwikkeling) al jaren achter loopt bij de uitgaven en dat er sprake is van een “stapeling” van akkoorden met steeds dezelfde middelen. Wiely heeft een passage van deze strekking ook opgenomen in de aanbiedingsbrief bij de meerjarenbegroting aan de gemeente. Een laatste punt waarbij apart stilgestaan wordt is het ziekteverzuim. In de AC is hier aandacht voor gevraagd. De verzuimcijfers zijn nu redelijk stabiel maar we moeten dit goed blijven monitoren. Het instrumentarium daarvoor is er en is op zich goed ingebed bij de scholen. Er is recent een voorstel in het bestuursoverleg inzake het inrichten van een vervangingspool besproken. Er wordt aanvullend nog gekeken naar de organisatievorm en naar omvang en risico-inschatting. Een uitgewerkt voorstel komt terug in de e.v. RvT (Actie Wiely / Caroline, nov. 2014).
2
5. Stand van zaken ambitiestatement DHS 2015-2020 Jo doet verslag van de uitkomsten van de evaluatie huidige ambitiestatement. De meeste doelstellingen zijn geheel of gedeeltelijk gehaald, maar: - er is weinig echte innovatie tot stand gekomen; - scholen willen graag meer kennis uitwisselen en delen, bestaande mogelijkheden (PLG’s e.d.) verder uitbreiden en faciliteren; Een belangrijk winstpunt is ook dat geconstateerd is dat de afgelopen jaren veel meer een concern-gevoel is ontstaan. Voor wat betreft het nieuwe ambitiestatement zijn in diverse gremia de eerste voorbereidingen gedaan. Een regiegroep onder leiding van Wim Galjee en Jurrian Blokland van Academia Aemstel heeft een eerste concept met hoofdthema’s en subthema’s opgeleverd, dat recent ook is bekeken en aangevuld door bestuur, bovenschools directeuren en afdelingshoofden. Belangrijkste aanvulling is de toevoeging van de thema’s maatschappelijke verbinding en betrokkenheid. Binnenkort vindt bespreking in / met het voltallige directeuren overleg plaats (25-9) en de verwachting is dat de grote lijn wel breed gedragen wordt. Philip heeft ook een gesprek met Wim Galjee gehad evenals de voorzitter van de GMR. Afgesproken wordt in de volgende vergadering met de gehele RvT te kijken naar de ambities voor de komende jaren, inclusief een reflectie op wat er nu ligt. Uiteindelijk is het de bedoeling dat in de loop van het vierde kwartaal 2014 een projectplan wordt opgesteld met uitgewerkte doelen, targets, actiepunten, etc. 6. Rondvraag Hier wordt geen gebruik van gemaakt.
3
Doorlopende actielijst Raad van Toezicht De Haagse Scholen vanaf augustus 2011 Actie 10-11-7
20-12-5
Wat Aandacht voor communicatie school – ouders en verbetering informatiegehalte website Evaluatie toezichtkader RvT
Door wie Wiely / bovenschoolse directeuren Peter
30-5-3
Schoolbezoeken RvT
allen
12-12-3
Kansen voor DHS door aanspreekbare onderwijsconcepten Werkkostenregeling via AC naar RvT
Peter G.
Governance opmerkingen uit sectoranalyse betrekken bij zelfevaluatie Agendering concept ambitiestatement in RvT Brief aan gemeente DH inzake voorgenomen bestuursoverdracht Cor Emous
allen
Medio 2014 op agenda (nieuw ambitiestatement?) z.s.m., ligt tot begin okt. bij GMR en MR kantoor Najaar 2014
Wiely / Peter G.
Retraite 6-11-14
Wiely / Peter G.
Nadere bespreking concept bedrijfsplan SPDHS (gaat naar aparte actielijst, zie vlg. punt) Waar nodig gescheiden agenda’s en vergaderingen RvT DHS en RVT SPDHS Benoemingsbrieven externe leden AC SPDHS
Peter G.
Brief is verzonden; afhandeling is in handen van het college B&W per sept.2014 Najaar 2014
Peter G.
Vanaf sept.2014
Peter G.
Reflectie op ambitiestatement 2015-2020 Herziene meerjarenbegroting 2015-2018 Analyse teldatum 1-10-2014, incl. prognose 2015 Voorstel inrichting DHSvervangingspool
Wiely / Peter G.
Sept. 2014; is gebeurd, dus afgedaan 6 nov. 2014
Wiely / Peter M.
Nov-dec. 2014
Wiely
6 nov. 2014
Wiely / Caroline
6 nov. 2014
3-6-1
3-6-2
3-6-3 17-7-1
17-7-2
17-7-3
17-7-4
17-9-1 17-9-2 17-9-3 17-9-4
Peter G.
Wanneer Continu aandachtspunt 1 x per jaar; retraite najaar 2014 2013-2014
4
Actie Retraite 10-11-11 10-11-R4 Retraite 7-11-13 7-11-R2 7-11-R4
Wat
Door wie
Wanneer
Mogelijk instellen van een “raad van advies”
allen
PM
Vensters PO
Peter G.
Rol medezeggenschap bij oprichting nieuwe stichting DHSPsz
Peter G. / Marianne
Najaar 2014, nadat Vensters “gevuld” is z.s.m. na oprichting stichting en installatie cliëntenraad; gaat naar aparte actielijst
5
Bijlage, zijnde het advies van de Auditcommissie (AC), bij het verslag van de Raad van Toezicht DHS van 17 september 2014 v.w.b. agendapunt 4 (halfjaarverslag 2014) Bij de start van de bespreking wordt kort stilgestaan bij de themabijeenkomst van 18 november 2014, gewijd aan het onderwerp inkoop. Vanuit de RvT en de GMR is belangstelling getoond voor deelname. De voorbereiding wordt gedaan vanuit het bestuur. In ieder geval zal Berenschot, dat DHS helpt met het inrichten van een nieuwe inkoopprocedure, een toelichting geven. Vervolgens zal een bespreking plaatsvinden aan de hand van concrete voorstellen. In aanvulling op de onderwerpen die blijkens de analyse van Berenschot extra aandacht vragen zoals de inkoop van ICT hardware en de inkoop van externe dienstverlening, wordt vanuit een van de leden van de AC ook genoemd de verleggingsregeling btw op ICT inkoop. Die was bij DHS nog niet bekend. De voorzitter van het CvB geeft aan dat die zal worden meegenomen. Tevens wordt vastgesteld dat de beide externe leden van de AC hebben ingestemd met hun benoeming in de AC van de Stichting Peuterspeelzalen DHS. Deze benoeming zal door de Raad van Toezicht schriftelijk worden bevestigd. Indien nodig zal na de reguliere vergadering van de AC voortaan aansluitend een aparte vergadering worden bestemd voor overleg over zaken de Stichting Peuterspeelzalen DHS aangaande. Tot slot wordt melding gemaakt van een nieuwe accountant die namens KPMG het controlerend team komt versterken. In de komende RvT zal ook de kennismaking met RvT en AC aan bod komen, het liefst voor de interim controle in november aanstaande. Maarten en Arne zullen ook op gezette tijden buiten de voltallige Raad van Toezicht en AC om overleg hebben met de accountant. Halfjaarverslag 2014 Toelichting: De AC heeft het halfjaarverslag 2014 uitvoerig besproken. Tijdens de bespreking is door het CvB en de controller een nadere toelichting gegeven, waarbij specifiek ingegaan is op leerlingaantallen, het ziekteverzuim, de personeelsreductie, de huisvestingslasten, alsmede ontwikkelingen in de bekostiging. De AC is tevreden over de heldere en uitvoerige rapportage en de positieve berichten over de ontwikkeling met betrekking tot de onderwijskwaliteit. Dat geldt voor zowel de snel ingelopen achterstand in de cito-scores van DHS ten opzichte van de G4 en ten opzichte van het landelijk gemiddelde, als in het feit dat er nu geen (zeer) zwakke scholen meer in het bestand zitten. De financiële prognose voor het eind van het jaar, zo constateert de commissie, valt echter fors buiten de verwachte uitkomst in de begroting 2014. Was er eerder een tekort op de staat van baten en lasten begroot van ca 2 mio, de raming laat nu een tekort van 4,5 mio zien. De AC maakt zich evenals het CvB op basis van de gepresenteerde gegevens echter ook zorgen over de financiële ontwikkelingen in de volgende jaren met onzekere rijksbekostiging, de kosten van de CAO en hogere personeelslasten. 6
De in de rapportage opgenomen aannames m.b.t. deze drie elementen acht de AC niet realistisch genoeg. - De toelichting op de achtergrond van de verwachte overschrijding van de begroting aan het einde van het jaar en het verschil met het oorspronkelijk geraamde (negatieve) resultaat is herleidbaar. Toch is – na normalisatie van de cijfers voor de verwachte toename van de salariskosten – te zien dat met name aan de kostenkant enkele posten te licht zijn ingeschat. Het is zaak greep te blijven houden op de middelenbesteding (de bekostiging heeft het schoolbestuur niet in de hand), om te bewerkstelligen dat dit een eenmalige negatieve uitschieter is die zich in de volgende jaren niet weer voordoet. Op een aantal plaatsen in het halfjaarverslag is sprake van incidentele tegenvallers. De AC leest in de tekst van het halfjaarverslag dat deze tegenvallers toch iets ‘structureler’ zijn dan gedacht: ze hebben vaak een meerjarig effect op de financiën. De commissie acht het van belang dat het CvB maatregelen neemt om deze waar nodig te compenseren. - Het College van Bestuur zal, nadat de plannen op Prinsjesdag bekend zijn gemaakt en er enkele weken later meer duidelijkheid is over de effecten van de cao PO een doorrekening maken van de consequenties voor DHS. Dit kan leiden tot een herziene begroting 2015. Het CvB heeft in reactie op deze cijfers ten behoeve van de begrotingsvoorbereiding 2015 in het najaar reeds een aantal zaken soberder neergezet. - Bij de bespreking van de oorzaken voor de tegenvallende cijfers komen ook de vooralsnog tegenvallende leerlingaantallen aan bod. Hoewel er werk is gemaakt bij een aantal scholen (op het Zand) voor uitbreiding waardoor wachtlijsten kunnen worden weggewerkt, is de verminderde instroom elders in de stad nog zorgelijk. De AC acht het hoog op de agenda zetten van het thema leerlingwerving dan ook noodzakelijk. - De AC verwacht dat bij een blijvend herstellende economie ook de ziekteverzuimkosten weer versneld zullen stijgen; momenteel zijn ze redelijk stabiel tussen de 6,0 en 6,4%. Volgens het CvB zijn de procedures al eerder optimaal aangescherpt en zou nog eens onderzocht moeten worden of en met welke methoden het verzuim verder omlaag kan worden gebracht. - Uitvoerig is in de bijeenkomst gesproken over de ontwikkelingen in de bekostiging en de CAO PO. Het is, volgens het CvB, nu nog niet echt mogelijk inzicht te hebben in de concrete consequenties van de CAO PO en de (extra) gelden van het sectorakkoord. Vanuit de AC wordt wel aangegeven dat de CAO PO niet kostenneutraal is. Dat gevoegd bij de onzekerheden in het oplossen van de bovenformativiteit, de ontwikkeling van het ziekteverzuim en de leerlingaantallen, maken een goede planning en monitoring van de financiële ontwikkelingen in de komende jaren van cruciaal belang. Advies aan de RvT: De AC adviseert – met inbegrip van de afspraak dat door het CvB bezien wordt of een herziene (meerjaren)begroting moet worden gemaakt en daarover in gesprek te gaan met RvT en AC - de RvT in te stemmen met het halfjaarverslag 2014. Overige opmerkingen: Tijdens de bespreking wordt een aantal onderwerpen afzonderlijk benoemd:
7
•
•
•
Hoewel de Wet Werk en Zekerheid voor het openbaar onderwijs niet van toepassing is, volgens het CvB, is het wel van belang zicht te krijgen op de regelgeving en de verplichtingen omtrent de transitievergoedingen. Het CvB zal dit bestuderen. Desgevraagd wordt door het CvB toelichting gegeven op de voorstellen die momenteel worden voorbereid om te bezien of er een vervangingspool kan worden ingericht. Daarmee kan de stijging van de lasten van externe inhuur worden verlaagd en de zorg van schooldirecteuren worden verlicht. De (financiële) relaties met het Samenwerkingsverband Passend Onderwijs verdienen in hun consequenties op de langere termijn adequate aandacht. Ook het CvB ziet dat de geldstromen en de personeelsaantallen in de cijferopstellingen in bepaalde opzichten verwarrend kunnen werken.
8
