Verslag van de 15e vergadering van de Raad van toezicht (de jaarlijkse retraite) van De Haagse Scholen, stichting voor primair en speciaal openbaar onderwijs, op 7 november 2013 Aanwezig zijn: - van de Raad van toezicht: de dames E.D.C.M. Lambrechts en C.J. Kloosterman-Taal en de heren N.Ph. Geelkerken (vz), A.F. Westerhof en M. Schoon - van het bestuurskantoor: de heren W. Hendricks, J.D.H.M. Willenborg en P. Gunneweg en bij het middag gedeelte mw. C. Wigmans (hoofd HRM)
1. Opening en mededelingen -
-
-
-
Wiely meldt de laatste financiële ontwikkelingen als gevolg van het Coalitieakkoord. Er komt (in 2013) zo’n 3 miljoen extra, niet begroot geld binnen. Goed nieuws voor PO natuurlijk, maar voorzichtigheid bij inzet is geboden, omdat het geld waarschijnlijk vanaf 2014 gelabeld wordt. Geen verplichtingen aangaan die je volgend jaar niet meer waar kunt maken. Het extra geld schept hoge verwachtingen: de sector zal resultaten moeten laten zien. Veel besturen (geldt gelukkig niet voor DHS) komen bovendien in de problemen, omdat zij eerder voor ontslagbeleid hebben gekozen en al wachtgeldverplichtingen hebben, waar nu veel van het extra geld aan op zal gaan. Het pensioenakkoord betekent ook een meevaller (premieverlaging). Een en ander geeft wellicht mogelijkheden voor facilitering (in de vorm van vervanging) van scholing / professionalisering. Dit onderwerp komt ook in het middag gedeelte ter sprake. Wiely heeft nog meer goed nieuws: de Kleutertoets is “weg gestemd” in de Tweede Kamer. De ter informatie meegezonden notitie “Intern toezicht en ondersteuning” wordt als informatief en helder beoordeeld. Verder geen opmerkingen of toevoegingen. Wiely doet kort verslag van het lustrum en de daarop ontvangen reacties. Die zijn, bijna zonder uitzondering, zeer positief. Een zeer geslaagd evenement, met een goed en afwisselend inhoudelijk en feestelijk programma. Enige dissonant was het (weinig professionele) gedrag van enkele aanwezigen tijdens de lezing van Juliette Walma van der Molen. Wiely heeft met Juliette gesproken over het vervolg. Zij heeft o.a. scholen begeleid, die in een paar jaar van (zeer) zwak naar excellent zijn gegaan. Het overleg heeft enkele interessante tips en ideeën opgeleverd. Behalve een terugblik op 5 jaar DHS markeert het lustrumcongres ook de start van een nieuwe periode, die in het teken van de talentontwikkeling staat. Komend jaar wordt, mede als opmaat naar de nieuwe schoolplanperiode, een nieuw ambitiestatement opgesteld. Tingue Klapwijk, leerkracht van de Montessorischool Valkenbos is op 5 oktober gekozen tot beste leerkracht van NL in het primair onderwijs! De RvT leden feliciteren haar en nodigen haar uit om een keer kort kennis te komen maken. Men is benieuwd van haar te horen wat zij in de dagelijkse praktijk belangrijk vindt. Ook is men benieuwd hoe zij tegen haar rol als ambassadeur van het onderwijs, maar in het bijzonder van DHS, aankijkt (Actie Wiely / Peter G. i.o.m. Tingue, feb. 2014). Jo meldt dat de 28 schoolbesturen op 6 november het Ondersteuningsplan van het samenwerkingsverband SPPOH hebben vrijgegeven voor overleg met de gemeente. 1
-
Jo meldt tevens de nieuwe naam van de cluster 2 instelling in oprichting: “Viertaal”. Tot slot is het jaarverslag van DHS ook nog eens bij de 5 genomineerden voor de Dyade bestuursbokaal voor het beste jaarverslag in de categorie PO. (NB.: inmiddels is bekend geworden dat “we” eervol tweede zijn geworden).
2. Vaststelling verslag van 19 september 2013 Tekstueel: Charline vraagt wat er met het rapport Techniek gebeurt. Wiely geeft aan dat dit als deelaspect bij de verdere behandeling van “Talentontwikkeling” aan de orde komt. Wiely meldt dat de Governance notitie aan de GMR is voorgelegd, ook daar is de “span of control” vraag aan de orde gekomen. De notitie komt ook op 14 november aan de orde komt tijdens de managementbijeenkomst. Het besluit rond samenvoeging van Het Startpunt FB en de Prinses Marijke is aan de gemeente(raad) gezonden, maar er is tot heden niet gereageerd. Er mag van uit gegaan worden dat er dus geen vragen zijn en men akkoord is.
3. Ingekomen post GMR De RvT is akkoord met de uitnodiging voor de GMR-bijeenkomst op 14-2-2014.
4. Presentatie onderwijskwaliteit Jo presenteert de onderwijsresultaten. Uit de overzichten kunnen allerlei conclusies worden getrokken, maar vergelijken is lastig zo niet onmogelijk. Iedereen goochelt met de cijfers en scores en er is geen eenduidigheid in wat en wie wordt meegeteld. Enkele voorzichtige conclusies zijn dat: - DHS (en ook BOOR) nog iets achter blijft bij de rest en het landelijk gemiddelde, - DHS wel “inloopt” op het landelijk gemiddelde en dus over de hele linie beter gaat scoren, - grotere scholen iets beter lijken te scoren dan kleinere scholen, - de grootte van de groep 8 (aantal getoetste leerlingen) de scores erg vertekent en - dat scholen die uit een verbetertraject komen moeite hebben met de borging van de verbeteringen. De discussie die volgt gaat vervolgens voornamelijk over het instrument CITO eindtoets en het feit dat dit, ooit ontwikkeld als hulpmiddel voor basisschool leerkrachten om een goede VO-verwijzing te kunnen geven, steeds meer een “afreken instrument” voor onderwijskwaliteit is geworden. Wat we hier ook van vinden, dit is wel de werkelijkheid van dit moment. DHS is veel meer voorstander van een lerende organisatie, die instrumenten als zelfevaluatie gebruikt en behaalde resultaten kan uitleggen. En van een veel bredere benadering, waarbij o.a. ook de sociaal emotionele ontwikkeling van kinderen in de kwaliteitsbeoordeling wordt betrokken. Scholen moet ook meer “eigenaar” worden van kwaliteitszorg. Het is een slechte zaak als scholen hun programma verengen, omdat alles gericht is op een goede CITO Eindtoets. 2
Enkele conclusies: DHS blijft het ambitiestatement trouw, d.w.z. we staan voor een brede (talent)ontwikkeling van en bij kinderen waarin, naast aandacht voor de cognitieve vakken, ook aandacht is voor culturele, sportieve en technische ontplooiing. Het PO zou, liefst in PO-raad verband, moeten streven naar strakkere afspraken over gebruik van toetsen en beoordeling van resultaten. Met daarin meer aandacht voor het “verhaal achter de scores” en uniformiteit in de scores die je presenteert. In bovenstaande zou de ontwikkeling van Vensters PO als toekomstig benchmark instrument een rol kunnen spelen. Vensters PO is onlangs gepresenteerd, maar bevat nog kinderziektes en is nog verre van volledig. De CITO-eindtoets wordt wel als relevante indicator gezien. Daarom hecht de RvT aan een stijgende lijn op deze score. Afgesproken wordt Vensters PO een keer te agenderen als het iets meer ontwikkeld en gevuld is (Actie Peter G., medio 2014).
5. Peuterwerk en DHS Over dit onderwerp is eerder in de RvT gesproken. Thans wordt gevraagd in te stemmen met de voorgestelde lijn. De risico’s (financieel en personeel) zijn aanvaardbaar. Er wordt gestart in Scheveningen. De Tweemaster is enthousiast, later wordt uitbreiding voorzien naar bijv. Leeuwerikhoeve en Notenkraker. Vooralsnog betreft het een dusdanig marginale omvang dat geen doorberekening van overhead plaatsvindt. Door de RvT wordt gevraagd de financiële situatie (incl. eventuele risico’s, vermenging, kosten bestuurders, etc.) direct vanaf het begin heel erg duidelijk te hebben en daarom KPMG te vragen een advies uit te brengen. Afgesproken wordt dit uiteindelijk ook in de auditcommissie te brengen (Actie Wiely, z.s.m.) De RvT leden onderschrijven unaniem de gekozen lijn van twee gescheiden rechtsfiguren, tenzij de accountant daar anders over adviseert. Voor wat betreft de medezeggenschap wordt niet geopteerd voor een cliëntenraad, de concept statuten dienen hierop aangepast te worden. Verder moet (juridisch) worden uitgezocht of en zo ja welke rol hier is voor de GMR van DHS. Vooralsnog lijkt adviesrecht in verband met samenwerking met een niet-onderwijsinstelling aan de orde. Afgesproken wordt hierop in een volgende vergadering terug te komen (Actie Peter G., feb.2014) 6. Rondvraag / w.v.t.t.k. Charline en Ursie melden een prettig en nuttig schoolbezoek aan Het Volle Leven. Charline is ook, in het kader van de instelling cluster 2 i.o., naar de Cor Emousschool geweest: sfeer is positief en constructief. Er zijn nog wel wat zorgen bij het personeel maar er is vertrouwen in een goed verloop.
3
Na de lunch sluit Caroline Wigmans (Hoofd HRM) aan. Zij neemt via een PREZI de RvT leden mee langs een aantal HRM onderwerpen, t.w.: - Professionalisering - Flexibilisering - Verzuimaanpak - Leeftijdsfase beleid - Interne Bedrijfsvoering Professionalisering Caroline meldt de belangrijkste ontwikkelingen, waaronder het “Leren doen we samen”. Dit is goed ontvangen in de organisatie en er is bereidheid om mee te doen. Insteek is dat veel meer samen en van elkaar geleerd kan en moet worden. Een belemmering bij scholing is dat er in onderwijs wel veel opleidingsbudget is, maar daaruit geen vervanging kan worden bekostigd. Bovendien ontbreekt de planmatigheid van de scholing en de samenhang van scholing en de schoolontwikkeling in veel scholen. Bovenschools beleid en visie op schoolontwikkeling moeten worden gematcht. Dit wordt een belangrijk item in de volgende schoolplanperiode. Er worden twee stellingen geponeerd: 1 Leren is voor iedere medewerker een actief proces van reflecteren op eigen handelen, denken en doen. 2 Lerenden zullen zelf verantwoordelijkheid moeten nemen om waar mogelijk van werksituaties leersituaties te maken. Opmerkingen en adviezen: De RvT leden constateren dat o.a. door inzet van BARDO wel steeds meer verbinding ontstaat en de persoonlijke ontwikkeling van medewerkers gestructureerd wordt aangepakt. Op de vraag of de 3 jaars cyclus wellicht kan worden “versneld” wordt geantwoord dat we met het huidige beleid eerst alles op orde moeten krijgen en dan wellicht de ambitie kunnen bijstellen. Er moet veel meer een feed-back cultuur in de organisatie ontstaan en dat is nog lang niet overal het geval. Liever nu even doorgaan met het systeem van 1 x per jaar goed. Verplichtend opleggen van scholing zal wellicht contraproductief werken. Een sfeer van veiligheid is een voorwaarde. Aandacht voor professionalisering moet in het profiel van nieuwe schooldirecteuren komen en moet worden gestimuleerd op een coachende manier van leidinggeven. Wellicht kunnen thema’s of projecten helpen om het samen leren te bevorderen. Je zult moeten stimuleren en faciliteren, maar zorg ervoor dat het verhaal uit de mensen / scholen zelf komt en men het gevoel heeft / krijgt dat het normaal is dat je blijft leren en jezelf blijft ontwikkelen. DHS is actief in / met opleiden, bijv. via de Beroepenveld commissie, Opleiden in de school en recent een samenwerkingsproject met PABO HHS en Librij. In het kader van leren van elkaar wordt o.a. de mogelijkheden van Intranet als kennis- en uitwisselingsplatform genoemd. Dit is al onderdeel van de ICT visie-notitie. Geconstateerd wordt dat je wellicht meer “aan de voorkant” zou kunnen doen, dus hogere eisen stellen aan nieuw personeel. Bijv. door instroomtoetsen af te nemen en ontwikkelassessments als middel te faciliteren. Je moet uitstralen dat je de beste mensen wilt en die moet je kunnen binden met een goed pakket van begeleiding, scholing, etc. 4
Flexibilisering Caroline presenteert een drietal onderwerpen in dit verband, t.w. Mobiliteit, Match van vraag en aanbod en de Flexpoule. Er worden 2 stellingen besproken: 1. In het kader van mobiliteit en loopbaanstimulering gaat elke werknemer in elke functie iedere vijf jaar in de verplichte mobiliteit. 2. In het kader van mobiliteit en loopbaan stimuleer je vooral medewerkers die niet goed op hun plek zitten. Opmerkingen en adviezen: De RvT is in zijn algemeenheid voorstander van stimulerende mobiliteit. Dat geeft verfrissing en je raakt “verzuring” kwijt. Je kunt dit niet verplichten, het is veel meer cultuur/gedrag. Je zult dus een cultuur moeten creëren dat het normaal is dat je van tijd tot tijd wisselt van functie of plek. Stimuleren en gaan doen (op vrijwillige basis) en hopen dat een sneeuwbaleffect ontstaat. Wellicht is tijdelijke uitplaatsing (voor bijv. 1 jaar) een optie en zou je dat moeten gaan faciliteren. Verder zou mobiliteit een vast onderdeel in de gesprekkencyclus moeten zijn/worden. Dit veronderstelt wel dat je loopbaanbeleid formuleert, iets wat in het onderwijs niet gewoon is. Verzuimaanpak Er worden enkele kengetallen voor verzuim gepresenteerd. Het ziekteverzuim binnen DHS is dalend, de redenen hiervoor zijn niet exact aan te geven. Dat vereist meer onderzoek. Wel kan worden geconcludeerd dat het “er dicht op zitten” en “snel reageren” effect heeft. De interventies die DHS onderneemt samen met ARBO arts en via het Sociaal Medisch Overleg in aanwezigheid van een HRM-adviseur doen ertoe. Twee stellingen: 1. Het is de taak van de werkgever om actief bij te dragen aan de gezondheid van zijn medewerkers. 2. Duidelijke communicatie is de weg naar preventie. Opmerkingen: Goede communicatie is essentieel bij preventie van verzuim. Ook het faciliteren van gezond gedrag, zoals het verstrekken van vers fruit, korting op sportschoolabonnementen en acties in het kader van het convenant De Gezonde School kunnen bijdragen aan vermindering van verzuim. Leeftijdsfase beleid Een beleidsvoorstel over dit onderwerp is in het interne besluitvormingstraject. Na bespreking in de adviesgroep Personeel zijn enkele aanpassingen aangebracht. Het voorstel gaat nu via het Bestuursoverleg naar de GMR.
5
Interne Bedrijfsvoering Er wordt veel aandacht geschonken aan professionalisering van de HRM afdeling DHS. Zo volgen HRM-medewerkers een scholing adviesvaardigheden en wordt veel meer ingezet op juiste expertise, kennis en kunde. Ook worden werkprocessen efficiënter ingericht (gedigitaliseerd) en functioneren de adviseurs veel dichter bij het schoolproces. Er is een ondersteuningsformat voor de bovenschools directeuren ontwikkeld.
De RvT leden danken Caroline voor haar presentatie en heldere uitleg en zijn enthousiast over het idee om dit type gesprek een keer met enkele schooldirecteuren erbij te houden om meer feeling te krijgen met de praktijk van alledag (Actie Wiely / Caroline).
De retraite wordt afgesloten met een borrel en een diner.
6
Doorlopende actielijst Raad van Toezicht De Haagse Scholen vanaf augustus 2011 Actie 10-11-7
20-12-5 20-12-7 30-5-1
30-5-2 30-5-3 30-5-5 11-7-1 11-7-2 11-7-3 11-7-4
19-9-6 19-9-7
19-9-8
Wat Aandacht voor communicatie school – ouders en verbetering informatiegehalte website Evaluatie toezichtkader RvT Toezichtkader verwerken in jaarplanning RvT Toelichtende tekst bij overzicht verantwoording gemeentelijke subsidies Expliciete vermelding inzake Code Goed Bestuur Schoolbezoeken RvT Navragen actie DHS en lerarenregister Risico-analyse financiële gevolgen afschaffing BAPO Planning overlegmomenten RvT en GMR Meerjarenbegroting ter overleg naar gemeente DH Ontwikkelen verzuimpreventiebeleid en instellen centraal fonds Beknopte analyse klachten en bezwaren Overleg / onderzoek KPMG naar risico’s en voorwaarden dienstverlening Notitie peuterwerk en DHS
Door wie Wiely / bovenschools directeuren
Wanneer z.s.m.
Peter Wiely / Peter
1 x per jaar; op agenda feb.2014 z.s.m.
Arnold / Peter M.
In jaarrekening 2013
Peter G. allen Wiely / hfd. HRM
In bestuursverslag / RvT verslag 2013 2013-2014 z.s.m.
Wiely
z.s.m.
Peter G. / secr. GMR
ca. 2 x per jaar
Peter G. Wiely / HRM
Is gebeurd; nog geen reactie z.s.m.
Peter G.
z.s.m.
Wiely
z.s.m.
Wiely
7-11-2013 op agenda, zie ook 07-11-R3/4
7
Actie Retraite 10-11-11 10-11-R4 Retraite 8-11-12 08-11-R4
Retraite 7-11-13 7-11-R1 7-11-R2 7-11-R3
7-11-R4
7-11-R5
Wat
Door wie
Wanneer
Mogelijk instellen van een “raad van advies”
allen
PM
Periodiek melden van aansluiting nieuwe SWV’en
Jo / Peter
Als DHS nieuwe aansluiting is aangegaan
Uitnodigen Tingue Klapwijk (als ambassadeur DHS) in RvT Vensters PO
Peter G.
Feb.2014
Peter G. Wiely
Medio 2014, nadat Vensters “gevuld” is z.s.m.
Peter G. / Marianne
z.s.m.
Wiely / Caroline
2014
Advies over scheiding rechtsfiguren stg. DHS en stg. DHS-Psz door KPMG Rol medezeggenschap bij oprichting nieuwe stichting DHSPsz Gesprek over HRM onderwerpen met schooldirecteuren
8
