Verslag van de 2e vergadering van de Raad van toezicht van De Haagse Scholen, stichting voor primair en speciaal openbaar onderwijs, op 10 november 2011. Aanwezig zijn - van de Raad van toezicht: de dames C.J. Kloosterman-Taal en J. Rinses en de heren N.Ph. Geelkerken (voorzitter) en A.F. Westerhof; - van het bestuurskantoor: de heren W. Hendricks, J. Willenborg, P. Mouthaan (bij ag.punt 3) en P. Gunneweg. Afwezig met kennisgeving: de heer A.E.H.L. Burgers van den Bogaert 1. Opening en mededelingen. Wiely meldt van de SO-directeuren een brief te hebben ontvangen die namens de RvT’s van instellingen met een SO-aanbod aan de minister wordt verzonden. Onderwerp: aandacht voor de uitvoeringsproblemen Passend Onderwijs. Het verzoek van de directeuren is of de RvT DHS deze brief wil ondersteunen. Afgesproken wordt eerst te checken of dit de actie van de PO-raad niet doorkruist (actie Wiely, z.s.m.). Wiely meldt tevens dat het rijk momenteel convenanten sluit met (grote) gemeenten over VVE en VSD. Voor Den Haag gaat het daarbij om vele miljoenen die snel “weg gezet” moeten worden. Dit in contrast met de voorgenomen bezuinigingen op Passend Onderwijs. 2. Vaststelling verslag 29 september 2011 Tekstueel: pag.3: “de regeling beoordelings- en …….. komt eraan” moet concreter: een eerste concept wordt 19-1-2012 besproken met het scholenveld. Pag.3 laatste alinea: VO moet zijn Raad van toezicht VO. Verder geen opmerkingen. N.a.v.: pag.3: de procedure werving hoofd HRM is afgerond. Per januari 2012 start Caroline Wigmans bij DHS. Zij heeft ervaring in HRM functies in verschillende instellingen in de zorg en rondt binnenkort een masteropleiding Personeel en Arbeid af. Met inachtneming hiervan wordt het verslag + actielijst vastgesteld. 3. 1e Halfjaarrapportage 2011 Arne meldt dat de eerste bijeenkomst van de audit commissie over de halfjaarrapportage goed is verlopen: zeer deskundige mensen, een goed en constructieve sfeer en direct al een goede taakverdeling. De benoemingsbrieven voor de externe leden moeten nog worden opgesteld (actie Peter, z.s.m.). De afspraak voor nadere kennismaking met Charline en Philip is gemaakt: 1 december 2011. De adviezen van de audit commissie zijn in de nazending aan alle RvT leden verzonden en worden nog kort door gelopen. * Afgesproken is de 1e halfjaarrapportage voortaan eerder (september) gereed te hebben. Het late tijdstip dit jaar is m.n. veroorzaakt door late berichtgeving vanuit het ministerie OCW. Het advies van de commissie om de halfjaarrapportage goed te keuren wordt door de RvT overgenomen. * V.w.b. aanbestedingen neemt de RVT de suggestie over aan te haken bij bijv. de gemeente Den Haag. * N.a.v. de opmerkingen over de verzuimcijfers in de rapportage meldt Wiely, dat de cijfers eerder voor DHS al aanleiding zijn geweest een pilot met 3 scholen te starten. Deze pilot loopt nog te kort om al resultaten te kunnen zien. Verwacht wordt in januari 2012 iets meer te kunnen melden. De RvT is van mening dat het aanbeveling verdient ook naar de toekomst te kijken: moet je bijv. niet naar een andere ARBO-zorg met een andere aanpak, andere instrumenten? 1
Er is vanuit de opleiding strategisch management door Maarten van Gelderen onderzoek gedaan en ook zijn andere besturen bezocht die bijv. werken met een particuliere ARBO-zorg: wel duurder, maar ook met meer druk en dat levert uiteindelijk wel winst op. Afgesproken wordt: - in januari/februari 2012 een tussenrapportage van de DHS pilot ziekteverzuim aan de RvT te presenteren (actie Jo/hoofd HRM, vóór 23 feb.2012) - het onderwerp ziekteverzuim in april / mei 2012 een keer als thema in de RvT te agenderen en daarbij een plan van aanpak te presenteren dat o.a. ingaat op: - mogelijke andere ARBO-zorg, - mogelijke acties bij werk gerelateerd verzuim (conflicten achterhalen, gesprekstraining directeuren) - nadere analyse via ARBOdienst van werk gerelateerd verzuim - maatregelen voor de korte termijn - maatregelen voor de langere termijn - mogelijk bonus – malus systeem - mogelijkheden binnen de CAO - koppeling aan de gesprekkencyclus - mogelijkheden leeftijdsfasebewust p-beleid (actie Wiely / Jo / hoofd HRM, mei/juni 2012) * De audit commissie van april 2012 wordt een themabijeenkomst over huisvesting met een vervolg in de RvT, waarbij o.a. zal worden ingegaan op integrale aanbestedingen (niet alleen bouw, maar ook onderhoud e.d.), de rol die van de gemeente naar de schoolbesturen gaat, etc. (actie Wiely / René, april 2012) * T.a.v. de opmerkingen over ruimte in de “flexibele schil” is door Wiely uitgelegd welke kosten daar deel van uit maken en waar dus bezuinigingen wel of niet mogelijk zijn. Het advies van de commissie om in tijden van bezuiniging goed te kijken naar eventuele ruimte hierin wordt overgenomen. * Tot slot wordt gediscussieerd over de financiële risico’s bij huisvesting, waaronder de niet declarabele huisvestingskosten, zoals gemeld in de risicoparagraaf. Het blijkt een structureel probleem, o.a. veroorzaakt door het feit dat de gemeente bij (nieuw)bouwprojecten geen post “onvoorzien” accepteert. Ook de andere besturen lopen tegen dit probleem aan. Landelijk wordt gewerkt aan een rapport, dat inzicht moet geven in de uitgaven door gemeenten voor onderwijs huisvesting. De verwachting is dat bij gemeenten veel geld anders besteed wordt en Den Haag hierbij t.o.v. de andere (grote) gemeenten ongunstig afwijkt. Afgesproken wordt dat de besturen dit probleem nogmaals bij de wethouder zullen aankaarten (actie Wiely, z.s.m.). Behalve over de halfjaarrapportage heeft de commissie advies uitgebracht ter zake het aangaan van buitenbegrotelijke financiële verplichtingen. De commissie is van mening dat dit eigenlijk niet voor zou mogen komen en heeft daarom geadviseerd de volgende handelwijze vast te leggen: * Is er sprake van nieuw beleid, dan zal dit altijd eerst worden voorgelegd aan de RvT. * Is er sprake van extra uitgaven voor bestaand beleid die niet in de begroting zijn voorzien, maar geen negatieve invloed hebben op het uiteindelijke begrotingsresultaat (omdat de lasten te compenseren zijn binnen de vastgestelde begroting), dan hoeven deze vooraf niet aan de RvT worden voorgelegd. * Is er sprake van extra uitgaven voor bestaand beleid die niet in de begroting zijn voorzien, maar wel een negatieve invloed hebben op het uiteindelijke begrotingsresultaat (omdat zij niet te compenseren zijn binnen de vastgestelde begroting), dan dienen deze wel vooraf aan de RvT te worden voorgelegd. Ook deze adviezen van de commissie worden door de RvT overgenomen. 2
4. Voortgang “Zin in leren” Wiely licht de schriftelijke verslaglegging waar nodig mondeling toe. De keuze voor activiteiten is mede ingegeven door de opmerkingen van het (voormalige) bestuur: iets minder inzetten op zin/plezier en wat meer op leren/talentontwikkeling. Bovendien is gekeken naar activiteiten die de scholen niet te veel belasten. Een soortgelijke voortgangsrapportage is onlangs gepresenteerd aan de schooldirecteuren, waar e.e.a. enthousiast is ontvangen en heeft geleid tot diverse aanmeldingen voor activiteiten. Arne wijst erop dat de communicatie nog erg gericht is op huidige ouders en leerlingen en te weinig op potentiële ouders en leerlingen. De website zou bijvoorbeeld meer (zoek)informatie voor ouders moeten bevatten, het kan gebruiksvriendelijker, informatiever en meer “marketing wise”. Afgesproken wordt dat deze vraag in het overleg met Winkelman & van Hessen wordt meegenomen (actie Wiely / Peter, dec. 2011). Daarnaast verdient ook de “reguliere” communicatie tussen school en ouders aandacht. 5. Rondvraag De ingekomen brief van de GMR wordt kort besproken. Deze bevat een uitnodiging aan de RvT leden voor een GMR bijeenkomst in januari 2012. In beginsel wil de RvT wel op de uitnodiging ingaan maar daarnaast is behoefte aan een meer diepgaand gesprek met (een delegatie van) de GMR, bijvoorbeeld 1 x per jaar. De RvT wil weten wat er leeft bij ouders en personeel en de GMR is daarvoor een prima bron. Philip neemt hierover contact op met de voorzitter van de GMR om een dergelijk, verdiepend gesprek, gezamenlijk goed voor te bereiden (actie Philip, z.s.m.)
3
Doorlopende actielijst Raad van Toezicht De Haagse Scholen vanaf augustus 2011 Actie 29-9-1 29-9-3 29-9-4 29-9-5 29-9-7 29-9-8 29-9-10 29-9-11 10-11-1 10-11-2 10-11-3 10-11-4
10-11-5
10-11-6
10-11-7 10-11-8
Wat Definitieve besluitvorming over reserves en voorzieningen DHS Werkwijze en samenwerking RvT CvB Nadere uitwerking 1e acties corporate communicatieplan Nadere uitwerking Schilderswijk notitie Verslag over uitwerking onderwijsnotitie Bespreking 1e halfjaarverslag via auditcommissie Uitnodigen GMR delegatie voor inhoudelijk overleg Uitnodigen RvT VO Haaglanden in RvT Benoemingsbrieven externe leden audit cie Tussenrapportage pilot ziekteverzuim Plan van aanpak ziekteverzuim en ARBO-zorg Voorbereiden themabespreking huisvesting (eerst in audit, daarna RvT) Financiële risico’s / knelpunten onderwijshuisvesting bespreken met wethouder Andere aanpak externe communicatie en verbetering informatiegehalte website DHS Aandacht voor communicatie school – ouders Contact met voorzitter GMR ter voorbereiding van inhoudelijke bijeenkomst (zie ook 29-9-10)
Door wie Wiely
Wanneer December 2011
allen
afgedaan
Wiely /Peter
afgedaan
Wiely
z.s.m.
Jo / Peter
afgedaan
Peter M.
afgedaan
Philip
z.s.m.
Philip / Peter
Voorjaar 2012
Peter
z.s.m.
Jo / hoofd HRM Wiely / Jo / hoofd HRM
Februari 2012 Mei / juni 2012
Wiely / René J.
April 2012
Wiely en collega bestuurders
z.s.m.
Wiely / Peter / WvH
Start dec. 2011
Wiely / bovenschools directeuren Philip
z.s.m. z.s.m.
4
Actie Retraite 10-11-11 10-11-R1
10-11-R2
10-11-R3 10-11-R4 10-11-R5
Wat
Door wie
Wanneer
Onderzoeksvraag samenwerking DHS – kinderopvang formuleren en nadenken over extern bureau Voorbeelden beleidsrijke begrotingen vooruitlopend op aanzet strategisch meerjarenplan DHS Planning schoolbezoeken en inwerkprogramma nieuwe leden Mogelijk instellen van een “raad van advies” Onderwijskwaliteit op RvT agenda
Wiely
Vóór 31-12-2011
Wiely
2012 gericht op invoering in 2013
allen
Voorjaar 2012
allen
PM
Jo / Peter
periodiek
5
