Verslag van de 17e vergadering van de Raad van toezicht van De Haagse Scholen, stichting voor primair en speciaal openbaar onderwijs, op 13 februari 2014 Aanwezig zijn: - van de Raad van toezicht: de dames E.D.C.M. Lambrechts en C.J. Kloosterman-Taal en de heren N.Ph. Geelkerken (vz) en M. Schoon - van het bestuurskantoor: de heren W. Hendricks, J.D.H.M. Willenborg en P. Gunneweg Afwezig: de heer A.F. Westerhof van de Raad van toezicht Gasten bij de agendapunten 5 en 6 zijn Tingue Klapwijk (leerkracht van het jaar 2013) en Theo Kosterink (sedert 1 december 2013 bovenschools directeur bij DHS)
De vergadering begint met een nadere kennismaking met Tingue Klapwijk, leerkracht op Montessorischool Valkenbos en in oktober 2013 gekozen tot PO leerkracht van het jaar 2013. Sinds de voordracht door een collega in het voorjaar van 2013 en haar verkiezing in oktober leeft Tingue in een roes. Ze schuift aan bij allerlei overleggen, evenementen en TV en radio optredens. Heel leuk en leerzaam. Het voelt nog steeds als een enorme eer, maar ook wel als “druk”. Er wordt toch anders naar je gekeken. De RvT leden spreken waardering uit voor alles wat Tingue doet, zowel als leerkracht op Valkenbos (want dat “gewoon” door) als voor haar rol als leerkracht van het jaar. Daarmee is zij toch ook een visitekaartje voor DHS. Namens de RvT overhandigt Philip haar een bos bloemen en wenst haar nog veel succes. Na de kennismaking met Tingue is het de beurt aan Theo Kosterink. Theo heeft al een lange carrière van 33 jaar bij het openbaar onderwijs in Den Haag achter de rug en is per 1 december 2013 benoemd als bovenschools directeur bij DHS, als opvolger van Wim Smink, die per augustus 2014 stopt. Theo zal de komende maanden geleidelijk de bovenschoolse taken van Wim overnemen. De RvT wenst ook Theo veel succes en houdt, net als dat nu gebruikelijk is met Saskia en Wim, graag periodiek contact met hem. 1. Opening en mededelingen - Wiely meldt de laatste stand van zaken rond het advies van de GMR over de Governance notitie. Dat advies is er nog steeds niet. Tijdens een recent overleg met de voorzitter en secretaris GMR werd een aantal nieuwe punten ingebracht. De GMR wil een verdere duiding van de invulling van de functie onderwijsinhoudelijk beleidsmedewerker, een verdere duiding van de ambitie en op welke wijze de voorgestelde governance oplossing wordt gemonitord. Wiely zal hierover op korte termijn contact met de voorzitter GMR opnemen en wederom verzoeken zo spoedig mogelijk met een advies te komen (actie Wiely, z.s.m.). - Ursie is aanwezig geweest bij de receptie op de Van Ostadeschool t.g.v. de uitreiking (2e keer) van het predicaat Excellente School. Het viel op dat er o.a. iets minder media aandacht was dan de eerste keer. - Wiely meldt de stand van zaken nieuwbouw/uitbreiding Annie M.G. Schmidtschool. Er is door de MR een (negatief) advies uitgebracht, maar in de formulering zit “enige ruimte”. 1
Na overleg met de schooldirectie wordt momenteel een glossy folder vervaardigd, met daarin alle relevante informatie, in de hoop daarmee te voldoen aan de MR-wens van een totaalplan. De MR krijgt vervolgens opnieuw de gelegenheid om vóór eind maart 2014 advies uit te brengen. 2. Vaststelling verslag van 7 november 2013 Tekstueel en naar aanleiding van: - Jo meldt bij blz. 2 (onderwijskwaliteit) dat DHS waarschijnlijk zal deelnemen aan een pilot Zelfevaluatie van de RI. Dit in het kader van de ontwikkeling van een nieuw toezichtkader 2020. - Charline merkt bij punt 6 op blz. 3 op dat bij het werkbezoek aan de Cor Emous door sommige personeelsleden nog wel wat zorgen zijn geuit t.a.v. de geplande oprichting van en overdracht van de school aan VierTaal, maar de sfeer op school is wel positief en constructief. 3. Vaststelling verslag van 12 december 2013 Naar aanleiding van: de RvT leden hopen dat nog voor het vertrek van Ina Burema, weer met de RvT van VO Haaglanden kan worden gesproken. Hoewel VOH aan de beurt is om het initiatief te nemen, wordt afgesproken dat contact vanuit DHS wordt gezocht (actie Wiely, vóór augustus 2014). 4. Ingekomen post GMR Verslag en nieuwsbrief geven geen aanleiding voor opmerkingen, zie wel mededeling hiervoor inzake Governance. 5. en 6. Kennismaking met Tingue Klapwijk en Theo Kosterink Zie hiervoor. 7. Voortgang / stand van zaken VierTaal Jo licht de meegezonden informatie toe. Het proces bevindt zich in een spannende fase. In april 2014 moet worden besloten over de verdere route, uiteindelijk per augustus 2015 leidend tot overdracht van de Cor Emousschool aan VierTaal. Er wordt in allerlei deelwerkgroepen o.a. gesproken over de financiële aspecten, de personele gevolgen, het toezicht en de inrichting van de medezeggenschap in de nieuwe instelling. De besprekingen verlopen in het algemeen in een positieve sfeer. Knelpunten zijn o.a. nog dat twee van de partners “ontslagbeleid” hebben en de anderen “werkgelegenheidsbeleid” en er wordt door DHS nog met de andere partners gezocht naar een oplossing voor een tekort in de meerjarenbegroting van de Cor Emous (VSO-afdeling). Geconstateerd wordt dat het een enorme (bureaucratische) operatie is, waarbij nauwelijks nog een relatie met het belang voor kinderen kan worden gezien. Wiely geeft aan dat ook in PO-raad verband twijfels zijn over de nut en noodzaak van de hele operatie, maar dat terugdraaien geen optie meer is en het benaderen van de onderwijsspecialisten in het parlement ook weinig zin meer heeft. Maarten adviseert te proberen de evaluatie van Passend Onderwijs in de tijd naar voren te halen en ervoor te zorgen dat daarbij naar de goede dingen worden gekeken. Wellicht geeft dat nog gelegenheid voor enige aanpassing. Ursie meldt dat de Onderwijsraad gevraagd is te adviseren over de samenwerking passend 2
onderwijs en jeugdzorg. Kansen, risico’s en ijkpunten worden geïnventariseerd. Als DHS hierop nog iets wil inbrengen houdt Ursie zich aanbevolen (Actie Jo, z.s.m.). 8. Voortgang oprichting stichting Peuterspeelzalen DHS De oprichting van de Stichting Peuterspeelzalen DHS is nabij, bijna alle voorbereidende activiteiten zijn rond. Momenteel voert KPMG het due diligence onderzoek uit en naar verwachting kan in april 2014 besluitvorming plaatsvinden. Als het KPMG onderzoek tijdig gereed is zullen mogelijk een extra bijeenkomst van de auditcommissie en de RvT begin april worden ingelast (Actie, indien nodig, Peter G., z.s.m.). Eventuele opmerkingen bij de meegezonden stukken (concept statuten e.d.) graag naar DHS (Marianne Wolters), (Actie allen, z.s.m.) 9. Plannen van aanpak n.a.v. tevredenheidmetingen 2013 De plannen van aanpak naar aanleiding van de tevredenheidmetingen personeel scholen, schooldirecties en medewerkers bestuurskantoor worden, na een korte toelichting van Wiely, geaccordeerd door de RvT. Voor wat betreft de meting onder de schooldirecteuren wordt nog kort stil gestaan bij de minder positieve score inzake werkdruk. Dit kan mogelijk worden verklaard doordat veel nieuwe directeuren moeten wennen aan hun andere rol en bijkomende verantwoordingseisen. Afgesproken is dat nader onderzocht wordt wat werkdruk veroorzaakt alsmede de gevoelde spanning tussen werk en privé. De bovenschoolse directeuren stellen deze onderwerpen aan de orde in hun periodieke gesprekken met de directeuren. Terugkoppeling van de resultaten van die gesprekken volgt (Actie Wiely, 2e helft 2014). Het tevredenheidonderzoek onder ouders is nog niet op alle scholen uitgevoerd. De rapportage daarover en het plan van aanpak volgen later dit voorjaar (Actie Wiely, april/mei 2014). 10. Rondvraag Charline vraagt of de geplande RvT vergadering van 3 juni 2014 in plaats van om 17.00 uur om 16.00 uur kan beginnen. Wordt uitgezet via de email (Actie Peter G., z.s.m.). Philip verzoekt nog dit schooljaar een overleg van de RvT met (een delegatie van) de GMR te plannen (Actie Wiely, vóór augustus 2014). Wiely meldt dat hij is verhinderd voor het laatste deel van de eendaagse van de GMR op 14-2, waarbij ook de RvT is uitgenodigd. Afspraak volgende keer in overleg maken. Ursie en Charline kijken terug op een prima bezoek aan De Leeuwerikhoeve: een fantastische school met goede opbrengsten, een gedreven directeur en team. Complimenten aan iedereen van de school! Binnenkort volgt een bezoek aan Het Galjoen.
3
Doorlopende actielijst Raad van Toezicht De Haagse Scholen vanaf augustus 2011 Actie 10-11-7
20-12-5 20-12-7 30-5-1
30-5-2 30-5-3 11-7-1
11-7-3
19-9-7
19-9-8
Wat Aandacht voor communicatie school – ouders en verbetering informatiegehalte website Evaluatie toezichtkader RvT
Door wie Wiely / bovenschoolse directeuren Peter
Toezichtkader verwerken in jaarplanning RvT Toelichtende tekst bij overzicht verantwoording gemeentelijke subsidies Expliciete vermelding inzake Code Goed Bestuur Schoolbezoeken RvT Risico-analyse DHS o.a. financiële gevolgen afschaffing BAPO Meerjarenbegroting ter overleg naar gemeente DH
Wiely / Peter
Overleg / onderzoek KPMG naar risico’s en voorwaarden dienstverlening Notitie peuterwerk en DHS
Arnold / Peter M.
Peter G. allen Wiely
Peter G.
Wiely
Wiely
12-12-2
Plan van aanpak n.a.v. tevredenheid peilingen 2013
Wiely
12-12-3
Kansen voor DHS door aanspreekbare onderwijsconcepten Gesprek met vz GMR t.a.v. advies GMR inzake governance Afspraak maken met RvT VO Haaglanden Tips / aandachtspunten samenwerking Passend Onderwijs en Jeugdzorg Mogelijk extra RvT i.v.m. besluitvorming stichting peuterspeelzalen Opmerkingen bij concept stukken stg. PSZ naar Marianne Wolters
Peter G.
13-02-1 13-02-2 13-02-3
13-02-4
13-02-5
Wanneer Continu aandachtspunt 1 x per jaar; op agenda feb.2014 z.s.m., op agenda 24-4-2014 In jaarrekening 2013
In bestuursverslag / RvT verslag 2013 2013-2014 Is besproken in auditcie. 17-2; op RvT agenda 24-4 Is gebeurd; geen reactie, dus afgedaan z.s.m., zie ook bij 11-7-1 7-11-2013 op agenda, zie ook 07-11-R3/4 Voorjaar 2014, is besproken 13-2, dus afgedaan Medio 2014 op agenda
Wiely
z.s.m.
Wiely
Vóór aug.2014
Jo
z.s.m.
Peter G.
z.s.m. is inmiddels niet meer nodig z.s.m.
allen
4
13-02-6
Wiely
Najaar 2014
Wiely
Juni 2014
Peter G.
Vóór aug. 2014, voorstel GMR 3-6
Wat
Door wie
Wanneer
Mogelijk instellen van een “raad van advies”
allen
PM
Periodiek melden van aansluiting nieuwe SWV’en
Jo / Peter
Als DHS nieuwe aansluiting is aangegaan
Uitnodigen Tingue Klapwijk (als ambassadeur DHS) in RvT
Peter G.
7-11-R2
Vensters PO
Peter G.
7-11-R3
Advies over scheiding rechtsfiguren stg. DHS en stg. DHS-Psz door KPMG Rol medezeggenschap bij oprichting nieuwe stichting DHSPsz Gesprek over HRM onderwerpen met schooldirecteuren
Wiely
Feb.2014, is gebeurd, dus afgedaan Medio 2014, nadat Vensters “gevuld” is Op agenda RvT 24-4-2014
13-02-7 13-02-8
Actie Retraite 10-11-11 10-11-R4 Retraite 8-11-12 8-11-R4
Retraite 7-11-13 7-11-R1
7-11-R4
7-11-R5
Terugkoppeling resultaat gesprekken met directeuren Rapport + PvA oudertevredenheid 2013 Overleg RvT - GMR
Peter G. / Marianne
z.s.m., zie vorige punt
Wiely / Caroline
2014
5
