VYSOKÁ ŠKOLA POLYTECHNICKÁ JIHLAVA Obor Finance a řízení

VYSOKÁ ŠKOLA POLYTECHNICKÁ JIHLAVA Obor Finance a řízení

Řízení nákupní logistiky ve firmě ŽĎAS, a.s. Bakalářská práce

Autor: Tomáš Kluch Vedoucí práce: Ing. Martina Kuncová, Ph.D. Jihlava 2013

Anotace Tato bakalářská práce je zaměřena na řízení logistických procesů zejména v oblasti nákupu s cílem tyto procesy prověřit a optimalizovat ve firmě ŽĎAS, a.s., Žďár nad Sázavou. Teoretická část je zaměřena obecně na vlastní pojem a poslání logistiky. Jsou zde zmíněny známé možnosti využití metod nebo nástrojů pro řízení a rozhodování. V praktické části jsou mapovány procesy v úseku Logistika ŽĎAS, a.s. Jsou zde popsány i používané nástroje pro řízení úseku. Praktická část dále obsahuje možnosti zlepšení podpory řízení nákupu v úseku Logistika zejména v oblasti poptávky. Je zde popsána analýza a návrh možné realizace podpory tohoto procesu. Vytvořené podklady lze využít pro rozšíření informačního systému.

Klíčová slova: logistika, řízení nákupu, podpora procesu, poptávka, dodavatel Abstract This thesis is focus on managing of logistic processes especially in area of procurement and its goals are investigate and optimize these processes in ŽĎAS, Inc. Žďár nad Sázavou. The theoretical part is focused on logistics concept and its function in general. The activities which are needed to be done in procurement function are described. In the practical part the processes in Logistic section of ŽĎAS, Inc are moped. The tools used for section management are also described there. The practical part contains options for improving support of managing of procurement in Logistic, especially in Demand section. The analysis and the proposal for a possible support implementation of these process are added. The created documents can be used to extend the information system.

Key words: logistic, procurement management, process support, demand, supplier

Tímto děkuji paní Ing. Martině Kuncové Ph.D. za cenné připomínky a rady při zpracování této bakalářské práce. Dále bych chtěl poděkovat vedoucímu odboru Nákup úseku Logistika ŽĎAS, a.s. Ing. Stanislavu Jouklovi za poskytnutí potřebných materiálů a informací pro zpracování mé bakalářské práce.

Prohlašuji, že předložená bakalářská práce je původní a zpracoval jsem ji samostatně. Prohlašuji, že citace použitých pramenů je úplná, že jsem v práci neporušil autorská práva (ve smyslu zákona č. 121/2000 Sb., o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů, v platném znění, dále též „AZ“). Souhlasím s umístěním bakalářské práce v knihovně VŠPJ a s jejím užitím k výuce nebo k vlastní vnitřní potřebě VŠPJ . Byl jsem seznámen/a s tím, že na mou bakalářskou práci se plně vztahuje AZ, zejména § 60 (školní dílo). Beru na vědomí, že VŠPJ má právo na uzavření licenční smlouvy o užití mé bakalářské práce a prohlašuji, že s o u h l a s í m s případným užitím mé bakalářské práce (prodej, zapůjčení apod.). Jsem si vědom toho, že užít své bakalářské práce či poskytnout licenci k jejímu využití mohu jen se souhlasem VŠPJ, která má právo ode mne požadovat přiměřený příspěvek na úhradu nákladů, vynaložených vysokou školou na vytvoření díla (až do jejich skutečné výše), z výdělku dosaženého v souvislosti s užitím díla či poskytnutím licence. V Jihlavě dne ..................................................... Podpis

Obsah 1

Úvod a cíle bakalářské práce .............................................................................................. 8

2

Nákupní logistika ............................................................................................................... 9

3

4

2.1

Pojem Logistika ........................................................................................................... 9

2.2

Strategická úloha nákupu ............................................................................................. 9

2.3

Nákupní činnosti organizace ..................................................................................... 10

2.4

Nákupní politika firmy .............................................................................................. 10

2.5

Analýza a volba dodavatele ....................................................................................... 11

2.6

Poptávka a hodnocení nabídky .................................................................................. 12

2.7

Hodnocení dodavatelů ............................................................................................... 13

2.8

Funkce informačních systémů v logistice ................................................................. 14

Akciová společnost ŽĎAS ............................................................................................... 16 3.1

Základní údaje ŽĎAS, a.s.......................................................................................... 16

3.2

Předmět podnikání organizace................................................................................... 17

3.3

Organizační struktura ŽĎAS, a.s. .............................................................................. 18

3.4

Úsek Logistika ........................................................................................................... 19

Řízení nákupu ve ŽĎAS, a.s. – analýza současného stavu .............................................. 21 4.1

Řízení číselníku materiálu ......................................................................................... 22

4.2

Požadavky na zajištění............................................................................................... 24

4.2.1

Požadavky na zajištění jednicového materiálu pro výrobky ŽĎAS .................. 24

4.2.2

Požadavky na zajištění režijního materiálu ........................................................ 24

4.2.3

Požadavky na zajištění služby ............................................................................ 25

4.2.4

Požadavky na dokumentaci ................................................................................ 25

4.3

Hodnocení způsobilosti dodavatelů ........................................................................... 25

4.4

Poptávka – výběrové řízení ....................................................................................... 26

4.5

Zkoušení nových nakupovaných materiálů ............................................................... 27

4.6

Vystavení návrhu smlouvy ........................................................................................ 27

4.7

Uzavření smlouvy ...................................................................................................... 28

4.8

Příjem zboží ............................................................................................................... 28

4.9

Splnění požadovaných služeb .................................................................................... 29

4.10 5

Neustálé zlepšování procesu .................................................................................. 29

Hodnocení podpory a fungování procesů Nákupu ........................................................... 30 5.1

Řízení číselníku materiálu ......................................................................................... 30

5.2

Požadavky na zajištění............................................................................................... 30

5.3

Hodnocení způsobilosti dodavatelů ........................................................................... 31

5.4

Poptávka – výběrové řízení ....................................................................................... 31

5.5

Zkoušení nových nakupovaných materiálů ............................................................... 33

5.6

Vystavení návrhu smlouvy ........................................................................................ 33

5.7

Uzavření smlouvy ...................................................................................................... 33

5.8

Příjem zboží ............................................................................................................... 33

5.9

Splnění požadovaných služeb .................................................................................... 33

5.10 6

Neustálé zlepšování procesu .................................................................................. 33

Možnosti zlepšení procesu poptávky a jeho podpora....................................................... 35 6.1

Hlavní entity procesu ................................................................................................. 35

6.2

Popis procesu – vývojový diagram ............................................................................ 36

6.3

Návrh datového modelu............................................................................................. 38

6.4

Plnění databázových tabulek ..................................................................................... 41

6.5

Návrh stavové tabulky ............................................................................................... 44

6.6

Role v úloze Poptávky ............................................................................................... 44

6.6.1

Referent nákupu ................................................................................................. 44

6.6.2

Vedoucí nákupu .................................................................................................. 45

6.6.3

Přehledy .............................................................................................................. 45

6.7

Začlenění poptávky do modulu MTZ ........................................................................ 45

6.8

Formulář pro poptávku .............................................................................................. 46

6.9

Formulář pro vyhodnocení nabídek ........................................................................... 48

7

Závěr................................................................................................................................. 50

8

Použitá literatura .............................................................................................................. 51

9

Další použité zdroje .......................................................................................................... 51

10

Seznam tabulek ................................................................................................................ 52

11

Seznam obrázků ............................................................................................................... 52

1 Úvod a cíle bakalářské práce Zpracování bakalářské práce na téma „Řízení nákupní logistiky ve firmě ŽĎAS, a.s.“ vychází z poznatků, které jsem získal na semestrální praxi v této akciové společnosti. Zde jsem měl možnost seznámit se s jejím výrobním programem, organizací a službami, které zajišťuje úsek Logistika. ŽĎAS, a.s., je velkou strojírenskou firmou, která je pro region strategická. Její roční obrat přesáhl v minulém roce 3 miliardy Kč. Pracuje zde přibližně 2 500 zaměstnanců. Samotná Logistika v současné době zaměstnává asi 200 lidí. U prosperující firmy tohoto rozsahu je předpoklad, že je dobře organizovaná, má zmapované všechny svoje procesy a využívá informační systém na vysoké úrovni. U firmy ŽĎAS, a.s., tomu opravdu tak je. Veškeré procesy, které souvisí se zajištěním výroby, jsou popsány v příslušných směrnicích, podnikových normách a příručkách. Firma je držitelem certifikace pro systém managementu dle norem EN ISO 9001:2008, EN ISO 3834-2, EN ISO 14001:2004 a BS OHSAS 18001:2007. Používaný informační systém ve firmě je z velké části budovaný vlastními silami tzv. „na míru“ dle požadavků uživatelů. Nakupované moduly jsou většinou pouze ty, které jsou svázány s legislativou ČR anebo se přímo nedotýkají výroby (modul Personalistika a mzdy, Docházkový systém, Stravovací systém a další.). Aplikace, které slouží pro podporu procesů v úseku Logistika, jsou dle mého názoru poměrně na vysoké úrovni. Využívají se zde moduly pro Řízení nákupu, Řízení skladů, Řízení číselníku materiálů, Řízení dopravy. Důležitým nástrojem je i modul pro pokročilé plánování výroby (APS1). Pro zpracování různých přehledů, tabulek a grafů se zde využívá i MS Office, zejména MS Excel. I přes poměrně dobrou podporu nástrojů pro řízení procesů v úseku Logistika, jsem se rozhodl toto prostředí analyzovat a pokusit se v praktické části bakalářské práce naleznout slabá místa, navrhnout případná zlepšení procesů a vytvořit podklady využitelné pro doplnění chybějící funkcionality informačního systému firmy.

1

APS - Advanced Planning & Scheduling - Pokročilé plánování a rozvrhování

8

2 Nákupní logistika 2.1 Pojem Logistika V dnešní době je dle mého názoru pojem „Logistika“ již poměrně zaběhlý a při jeho vyslovení je znalému člověku jasné, že se nejedná o „pouhé“ zásobování materiálem, ale že jde o strategické řízení celého dodavatelského řetězce. Pojem logistika je odvozen od řeckého slova Logos, což znamená slovo, rozum, řeč, počítání.2 Evropské logistické asociace se vyjadřují k pojmu Logistika takto: „Logistika je organizace, plánování, řízení a výkon toků zboží vývojem a nákupem počínaje, výrobou a distribucí podle objednávky finálního zákazníka konče tak, aby byly splněny všechny požadavky trhu při minimálních nákladech a minimálních kapitálových výdajích.“ 3

2.2 Strategická úloha nákupu Strategickou úlohou nákupu jsou činnosti související se získáváním zdrojů, které podporují celkové cíle podniku a přispívají ke strategickému úspěchu firmy. Pracovníci nákupu musí zajišťovat kontakt s vnějším prostředím – s dodavatelským trhem. Díky těmto kontaktům je možné získávat důležité informace o trendech, nových technologiích, materiálech a službách. Tyto informace může firma využít pro nové tržní příležitosti. Nedílnou součástí procesu nákupu je řízení systému dodavatelů a vztahů s dodavateli. Tyto činnosti lze shrnout do těchto bodů4: •

výběr dodavatelů

•

hodnocení a průběžné zajišťování zdrojů

•

řízení podle kvality

•

plánování nákupu a související průzkum trhu.

2

Xenie LUKOSZOVÁ, Řízení nákupu. Ostrava: VŠB - technická univerzita Ostrava, 2000. ISBN 80-7078-674-4. Logistika - efektivní řízení materiálových toků [online]. 2008 [cit. 2012-11-14]. Dostupné z: http://www.logistika.cz 4 Douglas M. LAMBERT, James R. STOCK a Lisa M. ELLRAM. Logistika. Praha: Computer Press, 2000. ISBN 80-7226-221-1. 3

9

Důležitý je i vztah k ostatním funkčním celkům podniku. Je třeba pro ostatní oddělení firmy poskytovat informace o nabízených materiálech a službách. Funkce nákupu je mnohdy zapojena do důležitých rozhodovacích procesů.

2.3 Nákupní činnosti organizace Dříve se na oblast nákupu nahlíželo jako na obslužnou – podpůrnou funkci. Zodpovědnost spočívala zejména v plnění požadavků výroby, popř. jiných interních oddělení na nákup materiálu. Nebylo nutností zkoumat oprávněnost požadavků, nebyla ani snaha budovat dlouhodobé vztahy s dodavateli nebo rozumět potřebám koncových zákazníků. 5 V současné době se dají úkoly nákupu shrnout do těchto oblastí6: •

zjištění požadavku

•

základní údaje o potřebě

•

specifikace požadovaných položek

•

hledání dodavatele

•

posuzování nabídek

•

výběr dodavatele

•

objednávka

•

zhodnocení nákupu.

2.4 Nákupní politika firmy Aktivity firmy, které jsou spojeny s nákupem, lze charakterizovat jako činnosti, které vedou k zajišťování hmotných a nehmotných činitelů, jež jsou nezbytné k provádění výrobních a nevýrobních činností podniku. V rámci firmy se snaží nákupní logistika zodpovědět základní otázky: •

5 6

Co nakoupit?

Douglas M. LAMBERT, James R. STOCK a Lisa M. ELLRAM. Logistika. Praha: Computer Press, 2000. ISBN 80-7226-221-1. Xenie LUKOSZOVÁ, Řízení nákupu. Ostrava: VŠB - technická univerzita Ostrava, 2000. ISBN 80-7078-674-4.

10

•

Kdy nakoupit a jak mnoho?

•

Kde nakoupit?

Tyto otázky souvisí s problematikou řízení zásob a řízením dodavatelů. Pro zodpovězení otázky „co nakoupit“ musíme hledat odpověď v samotných potřebách firmy. Faktory, které ovlivňují kupní rozhodnutí: •

cena zboží (služeb)

•

okruh zboží (služeb), který se na trhu vyskytuje

•

objem disponibilních finančních prostředků firmy.

Kdy a jak mnoho potřebného materiálu (služby) nakoupit, nám v současné době většinou stanovuje informační systém, ve kterém požadavky na nákup vznikají. V otázce kde nakoupit hraje důležitou roli nákupčí, který nese zodpovědnost za výběr dodavatelů. Při rozhodování o dodavateli musí být brány v úvahu také další faktory jako dovoz, služby, prostory a úroveň kvality v oblasti působení firmy, cena, termíny.7

2.5 Analýza a volba dodavatele Této fázi nákupu je třeba věnovat patřičnou pozornost. Chybná předvolba dodavatele může vést ke ztrátám, které lze těžko likvidovat během vlastního nákupního procesu. Při analýze potencionálních dodavatelů se zpravidla shromažďují tyto informace8: •

všeobecné podnikové informace

•

specifické informace k nakupovanému produktu

•

nástroje kondiční a servisní politiky dodavatele

•

stávající dodavatelsko-odběratelské vztahy.

Výsledkem analýzy je tvorba potencionálního okruhu dodavatelů, kteří jsou schopni zajistit dodávky nakupovaných položek a to z pohledu kvality, dodacích lhůt, požadované technologie, služeb, atd. V neposlední řadě má dnes váhu i certifikace dodavatele.

7 8

Marie JUROVÁ, Logistika. Brno: Fakulta podnikatelská VUT Brno, 1998. ISBN 80-214-1268-2. Gustav TOMEK a Věra VÁVROVÁ, Řízení výroby a nákupu. Praha: Grada Publishing, a.s., 2007. ISBN 978-80-247-1479-0.

11

2.6 Poptávka a hodnocení nabídky Poptávka by měla obsahovat zejména následující údaje9: •

označení materiálu (služby)

•

požadované množství (celkové nebo dílčí dodávky)

•

požadované vlastnosti materiálu

•

způsob požadovaného zpracování

•

očekávané záruky, služby, případně rozsah dodávek

•

požadavky na balení

•

dodací a platební podmínky, místo převzetí

•

očekávané rabaty, skonta, slevy.

Jako doplněk mohou být poskytnuty další popisy k použití materiálu, výkresy apod. Nedílnou součástí poptávky jsou i kontakty na nákupčího. Po obdržení nabídek se hodnotí zejména tato kritéria: •

zaručená cena na příjmu zboží odběratele

•

spolehlivost dodávky, termín, možnost regulace dodávek

•

úroveň kvality, trvalost v kvalitě, záruky

•

servis, místo plnění.

Nabídka dodavatele může mít cenu členěnou na základní nákupní cenu, čistou nákupní cenu (jsou zahrnuty rabaty, slevy) a zaručenou cenu na příjmu dodavatele (součástí je i cena dopravy, náklady na balení, možnosti vracení obalů, pojištění, náklady za příslušenství, celní poplatky, dovozní výdaje).

9

Gustav TOMEK a Věra VÁVROVÁ, Řízení výroby a nákupu. Praha: Grada Publishing, a.s., 2007. ISBN 978-80-247-1479-0.

12

Pro hodnocení nabídek lze využít bodové hodnocení nebo scoring s model.

Obrázek 1:: Využití scoring s modelu při předvýběru ru dodavatelů Zdroj: Gustav TOMEK a Věra V VÁVROVÁ, Řízení výroby a nákupu, str. 288

Vlastní rozhodnutí o výběru ěru ru dodavatele je proces, na kterém se nepodílí jenom referent nákupu, ale je to zpravidla celý tým složený ze zástupců zástupc různých ůzných útvarů, útvar kteří mohou posoudit nabídku z pohledu kvality, splňovaných spl parametrů, ceny, včasnosti vč dodávky, splatnosti, prověření ení smluvních vztahů vztah a dalších faktorů.10

2.7 Hodnocení odnocení dodavatelů Kritéria hodnocení zahrnují nejen předpoklady p edpoklady dodavatelské schopnosti, ale i výsledky skutečné né realizace dodávek. Mezi hlavní sledovaná kritéria patří pat 11:

10 11

•

kvalita ita (bezchybné produkty, spolupráce při p plánování a řízení ízení kvality, certifikace)

•

náklady áklady (tvorba ceny, platební podmínky, úroveň úrove ceny)

•

dodavatelská odavatelská spolehlivost (dodržení množství, dodací pohotovost)

•

technické echnické schopnosti (nové technologie, vstřícnost vst k požadovaným adovaným změnám) zm

Douglas M. LAMBERT, James R. STOCK a Lisa M. ELLRAM. Logistika.. Praha: Computer Press, 2000. ISBN 80-7226-221-1. 80 Gustav TOMEK a Věra VÁVROVÁ, Řízení výroby a nákupu. nákupu. Praha: Grada Publishing, a.s., 2007. ISBN 978-80-247-1479-0. 978

13

•

dodavatelský odavatelský servis (technická podpora, záruky, příprava příprava materiálu, balení, manipulace s obaly)

•

komunikace s dodavatelem (přijatelnost (p vzájemných vztahů)

•

ostatní statní (vzdálenost dodavatele, ohleduplnost k životnímu prostředí, prostř dodržování předpisů, apod.).

Na základě uvedených kritérií se vytváří vytvá í pro každého (významného) dodavatele tzv. „Karta dodavatele“. V dnešní doběě se předpokládá př uložení těchto karet v elektronické podobě. podob Při větším počtu tu nakupovaných položek ve firmě, firm je vhodné dodavatele kategorizovat i podle strategického významu a podle objemu odebíraného zboží (služeb). Portfolio dodavatelů lze vyjádřit vyjádř i graficky:

Obrázek 2: Portfolio dodavatelů Zdroj: Gustav TOMEK a Věra V VÁVROVÁ, Řízení výroby a nákupu, str.. 295

2.8 Funkce informačních čních systém systémů v logistice Pro správné řízení ízení a rozhodování jsou v logistice velmi důležité ležité aktuální informace, které se získávají z informačního ního systému. V oblasti nákupu se jedná hlavněě o požadavky na zajištění zajišt materiálu a služeb, informace o nakupovaných položkách, objednávkách, poptávkách, dodavatelích. Dalšími důležitými ůležitými ležitými informacemi jsou stavy zásob (skladové hospodářství) hospodá a vazby na plánování a řízení výroby a umožnění umožn komunikace s okolím.

14

Hlavním cílem logistického informačního systému je vytvořit informační prostředí, v němž bude možné plánovat a koordinovat všechny logistické aktivity. Základní funkce informačního systému ve firmě můžeme shrnout takto12: •

správa číselníků a katalogů (materiálové karty, dodavatelé, referenti nákupu, atd.)

•

řízení nákupu (požadavky na zajištění materiálu a služeb, objednávky, údaje o dodavatelích)

•

řízení skladů (skladová evidence, příjmy, výdeje, inventury, reklamace, apod.)

•

plánování potřeby materiálu (vychází z nabídek obchodního úseku, ze zpracované konstrukční dokumentace, z požadavků středisek, z kapacitního plánování výroby, udržování pojistných zásob, apod.)

•

komunikace s okolím (udržování kontaktů, komunikace vnitřní i vnější).

K základním funkcím informačního systému patří i systémové funkce – zálohování, obnova dat při havárii systému, řízení přístupových práv, apod. Tyto funkce jsou většinou zajišťovány centralizovaně nad celým informačním systémem.

12

Marie JUROVÁ, Logistika. Brno: Fakulta podnikatelská VUT Brno, 1998. ISBN 80-214-1268-2.

15

3 Akciová společnost ŽĎAS Akciová společnost ŽĎAS se sídlem ve městě Žďár nad Sázavou, zahájila svoji výrobu před více než 60 lety. V současné době má cca 2500 zaměstnanců a objem výroby za rok 2011 představuje cca 125 milionů eur. ŽĎAS patří do skupiny firem Železiarne Podbrezová Group, jejímž lídrem je přední světový výrobce ocelových trubek Železiarne Podbrezová a.s. Podbrezová, Slovenská republika.

3.1 Základní údaje ŽĎAS, a.s. Tabulka 1: Základní údaje ŽĎAS, a.s. Zdroj: ŽĎAS, a.s. [online]. 2012 [cit. 2012-11-15]. Dostupné z: http://www.zdas.cz/cs/

Obchodní název:

ŽĎAS, a.s.

Sídlo:

Strojírenská 6, 591 71 Žďár nad Sázavou, Česká republika

IČO:

46347160

DIČ:

CZ46347160

Právní forma:

akciová společnost

Zahájení výroby:

27. 8. 1951

Založení akciové společnosti:

30. 4. 1992

Výrobní program firmy ŽĎAS, a.s., je zaměřen na výrobu odlitků, výkovků, ingotů, tvářecích strojů, kovacích lisů, zařízení na zpracování šrotu, zařízení na zpracování válcovaných výrobků a dále nástrojů, určeným především pro automobilový průmysl. Výroba probíhá ve vlastních výrobních halách se strojním vybavením k provádění těžkého i lehkého obrábění, montáže a testování jednotlivých výrobků. Moderní základna projekce a vývoje společně s certifikacemi dle EN ISO 9001:2008 a EN 729-2, EN ISO 140001:2004 a OHSAS 18001:200713 a dalšími výrobkovými

13

Získané certifikáty se týkají oblasti kvality, environmentu, bezpečnosti a ochrany zdraví.

16

a procesními certifikáty a kvalifikovaným personálem dle mezinárodně uznávaných standardů jsou zárukou kvality a spolehlivosti výrobků firmy ŽĎAS.14

3.2 Předmět podnikání organizace Předmět podnikání ŽĎAS, a.s. zahrnuje hlavní okruhy výrobního programu, na kterých vytváří v rámci svého podnikání přidanou hodnotu. Jedná se zejména o tyto oblasti15: •

výzkum, vývoj, výroba a odbyt tvářecích strojů, válcovacích a hutních zařízení a agregátů, nástrojů a nářadí včetně řídicích systémů a automatizace

•

vývoj, výroba a odbyt výrobků strojírenské metalurgie, zejména odlitků, výkovků a výlisků ze železných i neželezných kovů a plastů

•

projektová a konstrukční činnost

•

výroba modelů, obalů a jiných výrobků ze dřeva

•

výroba a odbyt elektrické a tepelné energie

•

doplňkové činnosti související s provozem společnosti – v rozsahu udělených živnostenských listů a koncesních listin.

14 15

ŽĎAS, a.s. [online]. 2012 [cit. 2012-11-15]. Dostupné z: http://www.zdas.cz/cs/ Interní směrnice Z – 1/02 Organizační řád

17

3.3 Organizační struktura ŽĎAS, a.s. Akciová společnost ŽĎAS má úsekové uspořádání. Výrobní úseky (Výroba a Technika) jsou dále členěny na provozy (metalurgie, strojírny, nástroje, energetika), odbory, oddělení. Nejmenšími organizačními jednotkami jsou referáty. Obslužné úseky se člení na odbory, oddělení a referáty. Řídícími orgány společnosti jsou: •

valná hromada

•

představenstvo

•

dozorčí rada.

Obrázek 3: Organizační struktura ŽĎAS, a.s. Zdroj: Interní směrnice Z – 1/02 Organizační řád

18

3.4 Úsek Logistika Úsek Logistika je ve ŽĎAS, a.s. důležitým článkem firmy. Přes tento útvar jsou soustřeďovány všechny vstupy do firmy, ať už se jedná o nákup materiálu nebo služeb. Díky současnému vlastníkovi jsou téměř všechny vstupy centralizované, což přináší větší přehled o nákupních aktivitách firmy, ale má to i pozitivní vliv na vstupní náklady při pořizování potřebných materiálů a služeb. Úsek je řízen ředitelem logistiky a zaměstnává v současné době asi 200 pracovníků.

Úsek Logistika

Sekretariát

Celní a spediční služby

Plán a ekonomika

Expedice výrobků

Doprava a služby

Nákup

Příprava materiálu

Obrázek 4: Organizační schéma úseku Logistika Zdroj: Interní směrnice Z – 1/02 Organizační řád

Mezi hlavní organizační útvary logistiky patří: •

odbor Nákup (eviduje požadavky na zajištění materiálu a služeb, zajišťuje poptávkové a výběrové řízení, opatřování dodávek, hodnocení a výběr dodavatelů, uzavírání smluv, vyřizuje reklamace a zpracovává dílčí plány nákupu)

•

odbor Příprava materiálu (zajišťuje přípravu materiálu dělením, moření dílů, zpracovává technologické podklady pro dělení materiálu, provádí označení dodávek dle předepsaného postupu 19

•

odbor Expedice výrobků (zajišťuje konzervaci, balení a expedici výrobků)

•

odbor Plán a ekonomika (zajišťuje zpracování rozpočtů úseku, středisek, zpracování finančních toků v úseku, tvorbu plánů a další činnosti související s hospodařením úseku)

•

provoz Doprava a služby (zajišťuje drážní a silniční dopravu, telekomunikační služby, ostrahu, údržbu zeleně a komunikací, požární ochranu, zdravotní a záchrannou službu)

•

oddělení Sklady (zajišťuje příjem, skladování a výdej dodávek, provádí kontrolu skladovatelnosti dodávek, provádí označení dodávek dle předepsaného postupu, provádí inventarizace zásob)

•

oddělení Celní a spediční služby (odpovídá za celní služby, provádí statistiky odeslaného a přijatého zboží, zajišťuje dopravu výrobků ŽĎAS, a.s.)

•

16

sekretariát (odpovídá za vedení administrativy útvaru). 16

Interní směrnice Z – 1/02 Organizační řád

20

4 Řízení nákupu ve ŽĎAS, a.s. – analýza současného stavu Firma ŽĎAS, a.s. patří ve svém regionu ke strategickým společnostem. Výrobní program je poměrně různorodý, firma dokáže zajistit dodávky složitých strojírenských celků, kvalitní výkovky, odlitky, nástroje, ale je schopna vyhovět i požadavkům na menší nebo speciální dodávky (modely, ozubená kola, turbíny, atd.). Vzhledem k tomu, že se v této firmě jedná zejména o kusovou zakázkovou výrobu je i zajištění logistiky poměrně náročné a má velký vliv na konkurenceschopnost společnosti. Jelikož úsek Logistika ve ŽĎAS, a.s. pokrývá více oblastí (nákup, příprava materiálu, celní služby, expedice, doprava, telekomunikační služby, ekonomika) zvolil jsem pro svoji práci pouze jeden z hlavních segmentů úseku – řízení nákupu. Domnívám se, že by nebylo účelné snažit se zmapovat všechny oblasti logistiky a za každou cenu hledat slabá místa. Nebylo by to ani časově zvládnutelné a práce by pravděpodobně neměla ani efektivní přínos. Během praxe, kterou jsem ve ŽĎAS, a.s. absolvoval, jsem získal informace zejména z oblasti nakupování a ty jsem se snažil podrobněji analyzovat s cílem poukázat na možnosti zlepšení procesu a navrhnout případné úpravy informačního systému, které by pomohly proces nákupu podpořit. Zástupci odboru Nákup poukázali na malou podporu procesu řízení poptávky, proto i moje práce popisuje tuto část podrobněji. V následujících kapitolách jsou zmapovány jednotlivé procesy nákupu ve ŽĎAS, a.s. Podklady pro zpracování analýzy současných procesů nákupu ve firmě (kapitola 4) jsem čerpal jednak z interních směrnic (zejména z OS 74 01 LNÁ Nakupování), další užitečné informace jsem získal při mé praxi přímo od zaměstnanců firmy.

21

4.1 Řízení číselníku materiálu Každý materiál (tj. surovina, polotovar, nebo zboží), který má být ve firmě používán, musí být zařazen jako materiálová karta do číselníku materiálu. Samotný požadavek na založení nové materiálové karty a jeho vyřízení je ve firmě důsledný a poměrně složitý proces, kterého se zúčastňují čtyři články (útvary): •

žadatel (referent konstrukce, technologie, nákupu, normalizace) – specifikuje požadavek na nákup, upřesňuje množství a požadovaný předběžný termín použití položky; po vyřízení požadavku žadatel schvaluje, že opravené a doplněné údaje vyhovují jeho potřebám a položka je zařazena mezi platné materiálové karty

•

referent nákupu – posuzuje požadavek z pohledu zajištění, doplňuje dodací údaje materiálové karty včetně limitní ceny

•

technický garant – posuzuje požadavek z pohledu technického popisu, zajišťuje začlenění do skupin. Kontroluje, zda již neexistuje použitelná náhrada

•

pracovník controllingu – posuzuje navrženou limitní cenu materiálové položky, v případě potřeby provádí ve spolupráci s referentem nákupu hromadné přecenění položek.

Výkovky, odlitky a externí dodávky jsou zakládány v systému technické přípravy výroby referenty konstrukce a do číselníku materiálu jsou přenášeny automatizovaně. Zakládání položek dodaných zákazníkem jsou v režii pracovníků konstrukce a úseku Obchod. Z níže uvedené tabulky vyplývá, že pracovníci logistiky společně s ostatními odbornými útvary spravují poměrně velký počet materiálových karet, což je časově náročné na udržení kvality limitních cen, dodavatelů a dalších navazujících činností. Proto jsou položky dále rozděleny z hlediska znaku použití (doporučovaný výběr, materiál do vyčerpání stavu zásob, materiál dodaný zákazníkem, režijní materiál, nedoporučovaný výběr, obtížně využitelný materiál, zrušené položky).

22

Tabulka 2: Počty položek v číselníku materiálu – říjen 2012 Zdroj: Odbor Informatika ŽĎAS, a.s.

Číslo NS 11 12 13 14 15 16 17 18 31 32 33 34 35 36 37 44 45 47 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 63 65 66 71 77 78 84 85

Název nákupní skupiny Profilová ocel Plechy Děrované plechy Trubky Tažná ocel Dráty Barevné kovy Pásová ocel Výrobky z ropy, barvy, plyny Pružiny, oblouky, svařovací a spojovací materiál, lana Hydraulika, pneumatika, součásti potrubí Elektromateriál, čidla, štítky Pryž, PVC, hadice, sklo, ochranné prostředky Komunální nářadí Výrobky z dovozu Externí dodávky – kryty Externí dodávky – svařence Externí dodávky – štítky Odlitky nakupované mimo odlitků z barevných kovů Odlitky nakupované z barevných kovů Výkovky nakupované Odlitky ocelové vlastní výroby Výkovky vyráběně ve ŽĎAS, a.s. Výrobky ze dřeva Keramika Šrot Řezivo Ingoty Písky Paliva Náhradní díly SAZ Náhradní díly pro energetiku Kancelářské potřeby, papír Materiál dodaný zákazníkem Díly pro generální opravy strojů vyrobených ve ŽĎAS, a.s. Zdravotnický materiál Výpočetní technika a příslušenství Celkem

Počet položek 1128 648 27 950 142 36 329 15 1553 6387 15423 13397 13635 20142 8712 532 1241 2 1896 1944 2689 3236 13583 150 1444 3227 3971 34471 57 3 595 214 1616 16143 6766 125 1828 178257

23

4.2 Požadavky na zajištění Základním předpokladem pro nákup je vytvoření požadavku ze strany žadatele. Nezbytné atributy požadavku jsou: •

specifikace požadavku

•

množství – rozsah

•

termín zajištění.

Rozdělení požadavků ve ŽĎAS, a.s. je následující: •

požadavky na zajištění jednicového materiálu pro výrobky ŽĎAS

•

požadavky na zajištění režijního materiálu

•

požadavky na zajištění služby

•

požadavky na dokumentaci.

4.2.1 Požadavky na zajištění jednicového materiálu pro výrobky ŽĎAS Požadavky na jednicový materiál17 vyplývají z konstrukční a technologické dokumentace a vznikají automaticky při konstrukčním nebo technologickém schválení výrobku, popřípadě při změnovém řízení. Termíny pro zajištění vyplývají z plánování ve výrobě. Řízení požadavků se odehrává v informačním systému ŽĎAS v modulu MTZ18. Lze požadovat pouze položky, které existují v číselníku materiálu.

4.2.2 Požadavky na zajištění režijního materiálu Požadavky na zajištění spotřebního – režijního materiálu19 pro jednotlivá střediska vstupují určení pracovníci odborných útvarů přímo do modulu MTZ. Potvrzením vedoucí útvaru souhlasí s nákupem a cenou. Při vstupu požadavku musí být určena specifikace, množství a termín pro zajištění materiálu. Lze požadovat pouze položky, které existují v číselníku materiálu.

17

Jednicový materiál – veškerý materiál, ze kterého je vyroben výsledný produkt firmy, v rámci kalkulace se zahrnuje do přímých nákladů 18 MTZ – Materiálně technické zabezpečení 19 Režijní materiál – pomocný materiál, který využívají jednotlivá střediska k zajištění svých činností

24

4.2.3 Požadavky na zajištění služby Požadavky na služby (údržba, servis, opravy, apod.) jsou specifikovány rovněž přímo do modulu MTZ podobně jako požadavky na režijní materiál. Požadovanou službu lze vybrat z číselníku a je možné ji doplnit textem.

4.2.4 Požadavky na dokumentaci V případě potřeby zajišťuje úsek Logistika k materiálovým položkám průvodní dokumentaci (Bezpečnostní listy, Návody k obsluze, Katalogové listy, apod.). Dokumentace se zajišťuje v požadované jazykové mutaci. Specifikace vychází z požadavků na shodu výrobků ŽĎAS, a.s. s příslušnými normami.

4.3 Hodnocení způsobilosti dodavatelů Nákup ve firmě je povolen pouze od dodavatelů založených do Registru obchodních partnerů. Založení obchodního partnera je proces, do kterého jsou zapojeny i další odborné útvary. Referenti MTZ mohou do tohoto registru přispívat doplňujícími informacemi o svých dodavatelích. Informace o způsobilosti dodavatele je v tomto registru pouze základní: •

způsobilý bez výhrad

•

způsobilý s výhradami

•

nezpůsobilý.

Hodnocení dodavatelů se provádí 1x ročně. Příležitostní dodavatelé, malí dodavatelé s nákupem do 1 mil. Kč/rok se hodnotit nemusí. Hodnocení dodavatelů tvoří referenti nákupu u významných dodavatelů v MS Excel, kde jsou sledována různá kritéria podle druhu komodity. Například v rámci metalurgie jsou rozhodující tato kritéria: •

certifikace

•

jakost

•

termíny plnění

•

cena

25

•

splatnost.

Váhové rozdělení určuje čuje následující obrázek.

certifikace

Váhové rozdělení vlivu kritérií

jakost

termíny plnění

cena

22

A

22

11

33

11 0

splatnost

nevyužito 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Obrázek 5: Kritéria ritéria pro hodnocení dodavatelů dodavatel u významných materiálů ů pro metalurgii Zdroj: Odbor Nákup ŽĎAS, a.s.

4.4 Poptávka – výběrové ěrové řřízení Poptávka na materiál se provádí na základě základ požadavku na založení nové materiálové karty do číselníku materiálu. Poptávka na službu vychází z požadavkůů jednotlivých středisek. st Poptávka se provádí z těchto chto důvodů: dů •

za účelem zjištění ění potencionálního dodavatele

•

za účelem zjištění ění dostupnosti požadované dodávky

•

před ed vystavením návrhu kupní smlouvy. smlouvy

Specifikace musí být uvedena zadáním potřebných pot parametrů,, které má dodávka plnit, aby dodavatel mohl nabídnout ut odpovídající technické řešení. Výběrové řízení ízení se neprovádí v těchto případech: •

při hodnotě nákupu do 50 tis Kč K

•

při nákupu podle uzavřřené rámcové kupní smlouvy

•

existence xistence pouze jednoho vhodného dodavatele. dodavatele

26

Naopak výběrové řízení se musí provádět u všech komponent strojírenských výrobků s cenou nad 100 tis Kč. Výběr dodavatele musí být na základě obdržených nabídek od nejméně tří dodavatelů, přičemž dva musí mít dominantní postavení na českém nebo evropském trhu. Výběr dodavatele musí proběhnout při respektování základních kritérií jako je cena, kvalita, termín dodání a platební podmínky. Poptávky jsou evidovány v MS Excel.

4.5 Zkoušení nových nakupovaných materiálů Zkoušky se provádějí na základě požadavku příslušného vedoucího pracovníka ŽĎAS, který potřebuje provedení zkoušky pro své navazující činnosti anebo pokud dodavatel signalizuje lepší užitné vlastnosti při nižších nákladech. Účastníci procesu: •

žadatel o zkoušku (vytváří požadavek)

•

referent odpovědný za nákup (přezkoumává požadavky, eviduje protokoly)

•

odborný zaměstnanec zajišťující požadovanou zkoušku (řídí a vyhodnocuje zkoušku)

•

vedoucí odboru Nákup (rozhoduje o zahájení zkoušky, projednává závěrečný protokol)

•

ředitel pro Logistiku ((je informován o procesu).

4.6 Vystavení návrhu smlouvy Návrh smlouvy se vystavuje pouze tehdy, pokud již byly schváleny všechny potřebné údaje pro dodávku (materiál, termín, množství, dodavatel), nebo dohodnuty podmínky pro Rámcovou smlouvu. V případě první dodávky rozhodujících dílů (většinou výkovky nebo odlitky) od nového dodavatele se doplňuje do návrhu smlouvy „Doplňkový technický předpis“ a v rámci platebních podmínek je sjednaná platba až po převzetí výrobku vstupní kontrolou ve ŽĎAS, a.s. Návrh smlouvy sestavuje referent zajišťující nákup, kontrolu zajišťuje vedoucí nákupu, návrh schvaluje kompetentní zaměstnanec (dle rozsahu požadované dodávky). 27

4.7 Uzavření smlouvy U velkých nebo důležitých dodávek se připravuje harmonogram a průběžná kontrola plnění dodávky. Smlouva se projedná, prověří se údaje smlouvy, vyznačí a provedou se případné změny a přejde se k podpisu smlouvy.

4.8 Příjem zboží Příjem zboží se provádí v těchto krocích: •

hlášení o dodání zásilky

•

evidence zásilky, předání informace skladníkovi

•

vážení zásilky

•

provedení kvantitativní přejímky

•

předání informací o dodávce příslušnému referentovi

•

založení předběžné příjemky do IS

•

rozhodnutí o vratnosti obalu

•

provedení kvalitativní přejímky

•

reklamace případné neshody

•

označení materiálu a uložení do skladu

•

zajištění bezpečnostního listu

•

předání průvodní dokumentace žadateli

•

vystavení a předání příjemky do úseku Finance

Výsledkem příjemky je vyreklamování veškerého vadného zboží, uskladnění a zaúčtování pouze kvalitní dodávky, předání informací ostatním systémům o dostupnosti zboží na skladě.

28

4.9 Splnění požadovaných služeb Požadované služby se realizují dle následujících kroků: •

referent nákupu zajišťuje součinnost žadatele a dodavatele služby

•

po provedení služby se provede kontrola a převzetí služby a potvrzení faktury.

Předpokladem pro zajištění služby je zaevidování a proškolení dodavatelské firmy před zahájením její činnosti.

4.10 Neustálé zlepšování procesu Pro zlepšování procesu Nakupování jsou stanovena následující sledovaná kritéria: •

spolupráce s dodavatelem (externí audity, hodnocení dodavatelů, rámcové smlouvy, atd.)

•

výběrová řízení jako nástroj pro snížení cen nákupu materiálu, polotovarů, subdodávek, surovin a služeb

•

reklamace nakupovaného zboží - plán, vyhodnocování, opatření

•

vzdělávání referentů zásobování - školení, workshopy, semináře.

29

5 Hodnocení podpory a fungování procesů Nákupu Tato kapitola vychází z vlastních poznatků, které jsem získal ve firmě při mé semestrální praxi.

5.1 Řízení číselníku materiálu Vzhledem k rozmanitosti výroby ve ŽĎAS, a.s. a dlouhodobé existenci firmy se nachází v číselníku materiálových položek velké množství materiálů a polotovarů – v současné době je to kolem 180 000 materiálových karet. V číselníku materiálu se nachází mnoho položek, které byly použity pouze jednorázově. Tyto položky ale není možné fyzicky z databáze zrušit, jelikož mají vazbu na konstrukční rozpisky, některé jsou požity v nabídkách výrobků ŽĎAS, a.s. a je tedy nutné jejich materiálovou kartu zachovat. Jednou z možností redukce spravovaných položek je zneplatnění materiálových karet, u kterých se již nepředpokládá budoucí využití. Překážkou je ale mnohdy zbývající zásoba na skladě. Dalším problémem velkého množství položek číselníku materiálu je vedle jejich správy i způsob hledání potřebných materiálů. Z těchto důvodů, byly zavedeny různé pomocné skupiny materiálů, které postupným výběrem umožňují uživatelům filtrovat a tím lépe hledat požadované materiály. Vzhledem k tak velkému rozsahu číselníku materiálu je prospěšné, že se ve ŽĎAS, a.s. věnuje této problematice i vnitřní legislativa, které popisuje způsob zakládání a správu položek. Co se týká IT podpory tohoto procesu, lze konstatovat, že je na dobré úrovni. Všichni uživatelé, kteří pracují s materiálovými kartami, ať už je to zakládání, správa materiálových karet nebo jejich používání v konstrukčních rozpiskách nebo nabídkách, mají pro tuto činnost k dispozici v rámci informačního systému potřebné úlohy.

5.2 Požadavky na zajištění Požadavky na jednicový materiál vznikají v modulu Technická přípravy výroby automatizovaně při konstrukčním, popřípadě technologickém schválení výrobku anebo

30

po schválení konstrukční nebo technologické změny. Materiálová spotřeba je počítána programem, požadované termíny pro zajištění jsou přebírány z modulu Obchod. Po přijetí požadavků na materiál do modulu MTZ probíhá intervalově bilancování požadavků a to ve vztahu k volným zásobám a vystaveným objednávkám. Jednotliví referenti nákupu mají potom k dispozici přehled nezajištěných požadavků, na základě kterého vystavují potřebné objednávky. Výhodou je i automatické promítání změn termínů výrobků ŽĎAS, a.s. do požadavků na materiál. Referent nákupu může tyto změny sledovat a následně pružně reagovat na případnou úpravu objednávky materiálu. Obdobným způsobem jsou evidovány a vyřizovány požadavky na režijní materiál pro střediska. Zde je pouze rozdíl v tom, že případné změny požadovaných termínů provádí žadatel po dohodě s referentem nákupu přímo v modulu MTZ. Požadavky na služby jsou členěny dle klasifikace produkce, což přispívá k unifikaci a přehlednosti požadovaných služeb. Veškeré činnosti pro řízení požadavků na zajištění materiálu a služeb jsou podporovány propracovaným softwarem vytvořeným na zakázku ŽĎAS, a.s. Pracovníci logistiky v této oblasti mají dostatečnou podporu, v současné době se zde nejeví prostor na změny procesu, případné úpravy IS.

5.3 Hodnocení způsobilosti dodavatelů Hodnocení způsobilosti dodavatelů procesně sice odpovídá postupům, které jsou uváděny v odborné literatuře, nicméně by bylo vhodné vlastní hodnocení dodavatelů zakomponovat do informačního systému ŽĎAS, a.s., aby byly zajištěny vazby na Registr obchodních partnerů a modul MTZ (poptávky, objednávky, atd.) s umožněním výstupu vytvořených přehledů do MS Excel.

5.4 Poptávka – výběrové řízení Proces řízení poptávky nemá ve ŽĎAS, a.s. dostatečnou podporu. V současné době je možné využít v rámci informačního systému pouze úlohu, která umožňuje vygenerovat číslo poptávky, vybrat k této poptávce možného dodavatele z registru obchodních partnerů a připojit specifikaci položek, které se poptávají. Vytvořenou poptávku lze vytisknout 31

(jako dopis) a odeslat, popřípadě je možné vygenerovat email se specifikací požadovaných položek a rozeslat vybraným dodavatelům. Po obdržení reakcí poptaných dodavatelů, vytváří každý referent MTZ individuálně tabulku do MS Excel s cílem obdržené nabídky porovnat. Pro každou poptávku vzniká jeden sešit MS Excel. V dalších krocích provádí určený tým vyhodnocení nabídek a doporučí nejvhodnějšího dodavatele. Vedoucí odboru Nákup společně s ředitelem Logistiky provedou rozhodnutí o navrženém dodavateli. Toto rozhodnutí je zaznamenáno do sešitu MS Excel, vytištěno, podepsáno a archivováno u referenta nákupu. Hlavní nedostatky současného stavu: •

V používaném systému není k dispozici informace o stavu poptávky – referent nákupu musí ručně dohledávat ve své poště anebo v adresáři, kde jsou uloženy vytvořené MS Excel se zpracovanými poptávkami.

•

Nejsou jednotné formuláře pro poptávku a její vyhodnocení.

•

V současné době se evidují pouze poptávky na materiál, bylo by vhodné umožnit vytváření poptávek i na služby.

•

Chybí přehledové úlohy o zpracovaných poptávkách, vyhledávání např. podle: •

čísla poptávky

•

data založení, odeslání, rozhodnutí poptávky

•

dodavatele

•

poptávané položky

•

referenta.

Podpora tohoto procesu je v současné době nevyhovující. Z tohoto důvodu je této problematice věnovaná kapitola 6, kde jsou popsány možnosti zlepšení podpory včetně návrhu podkladů pro realizaci úprav informačního systému.

32

5.5 Zkoušení nových nakupovaných materiálů V této oblasti se dá konstatovat, že vlastní proces zkoušení probíhá bez větších problémů. V rámci zlepšení evidence prováděných zkoušek by bylo vhodné ukládat vytvořené protokoly zkoušek do elektronické podoby. Ve firmě existuje Systém na správu dokumentů, kde se v současné době ukládají různé druhy dokumentace (provozní ke strojům, průvodní k výrobkům ŽĎAS, dokumentace od dodavatelů, a další).

5.6 Vystavení návrhu smlouvy Této oblasti byla ve ŽĎAS, a.s. věnovaná velká pozornost zejména v době, kdy firmu převzal současný vlastník Železiarne Podbrezová a.s. Proces je propracovaný s veškerou podporou informačního systému.

5.7 Uzavření smlouvy Zde lze konstatovat podobně jako v předchozí kapitole, že proces uzavření smlouvy je dobře propracovaný a podporovaný informačním systémem.

5.8 Příjem zboží Jednotlivé kroky, které se provádějí při příjmu zboží, odpovídají potřebám firmy i legislativě. V rámci zkvalitnění procesu by bylo vhodné zvážit využití zpracované části informačního systému, která se týká navazující věcné likvidace materiálových faktur.

5.9 Splnění požadovaných služeb Tato část je z velké části závislá na dobré organizaci práce referenta nákupu při komunikaci a součinnosti s dodavatelem služeb.

5.10 Neustálé zlepšování procesu Tento proces vychází zejména z požadavků EN ISO 9001:2008, kde by nebylo možné bez neustálého zlepšování procesů ve firmě získat certifikaci. Sledované ukazatele jsou prakticky plněny.

33

Vedle sledovaných kritérií, která jsou uvedena v analýze procesů, je snaha vedení úseku Logistika sledovat a vyhodnocovat další ukazatele, které pomáhají celý proces nakupování zlepšit. Jedná se zejména o sledování těchto ukazatelů: •

významní dodavatelé (dle příjmů)

•

rozdělení nákupů dle komodit

•

sledování objemu nákupu dle počtu položek, dle objemu v Kč

•

vyhodnocování strategických položek

•

vývoj cen – meziročně

•

sledování největších cenových rozdílů (položkově).

34

6 Možnosti zlepšení procesu poptávky a jeho podpora Následující podkapitoly se zabývají novým řešením poptávkového a nabídkového řízení ve ŽĎAS, a.s.

6.1 Hlavní entity procesu Poptávkové řízení je proces, kde hlavními entitami jsou poptávka, položky poptávky, dodavatelé, nabídky dodavatelů a členové výběrové komise.

Obrázek 6: Vazby základních entit v rámci poptávkového řízení Zdroj: Vlastní návrh

Vazby základních entit jsou následující: •

„Poptávka“ může obsahovat několik „Položek poptávky“ (materiálové nebo služby)

•

„Poptávka“ může být rozeslána více „Dodavatelům“

•

„Poptávka“ může být vyhodnocována několika „Členy komise“

•

„Položka poptávky“ může mít několik „Nabídek dodavatelů“

•

„Dodavatel“ může nabízet více „Položek poptávky“.

35

6.2 Popis procesu – vývojový diagram Samotný proces poptávkového a nabídkového řízení je již popsán v předchozích kapitolách. Následující vývojový diagram tento proces znázorňuje graficky po jednotlivých krocích, navíc je doplněn o stavy, které mohou při poptávkovém řízení nastat.

Obrázek 7: Popis procesu poptávkového řízení – vývojový diagram 1. část Zdroj: Interní směrnice ŽĎAS, a.s. OS 74 01 LNÁ, upraveno a přizpůsobeno novému řešení

36

Obrázek 8: Popis procesu poptávkového řízení – vývojový diagram 2. část Zdroj: Interní směrnice ŽĎAS, a.s. OS 74 01 LNÁ, upraveno a přizpůsobeno novému řešení

37

6.3 Návrh datového modelu Tato kapitola se zabývá návrhem datového modelu, který obsahuje tabulky s potřebnými datovými položkami pro poptávkové a nabídkové řízení.

Obrázek 9: Návrh datového modelu poptávkového řízení Zdroj: Vlastní návrh (zpracováno v MS Access 2007)

Navrhované řešení předpokládá, že uvedené tabulky budou doplněny do databáze Informix, kterou ve ŽĎAS, a.s. využívají pro všechny aplikace, týkající se celého průběhu obchodního případu včetně řízení nákupu a skladového hospodářství.

38

Uvedené tabulky nebudou v databázi figurovat samostatně, tabulka Dodavatel bude cílově propojena s již existujícími tabulkami Registru obchodních partnerů a tabulka Polozka bude mít vazby na stávající tabulku s materiálovými kartami. Využití tabulek bude následující: Tabulka Poptavka: Záznamy v této tabulce zahrnují hlavičkové údaje poptávky. Při založení nové poptávky se vygeneruje číslo poptávky, uloží se datum založení (aktuální datum), dle přihlášeného uživatele se naplní i autor poptávky (jeho osobní číslo) a nastaví se stav poptávky na „rozpracovaná“. Při zakládání poptávky je nutné dále určit, o jaký typ poptávky se jedná (materiál nebo služba), dále je třeba určit, v jaké měně mají být položky poptávky nabízeny. Pro tuto činnost se využijí pomocné tabulky (číselníky) Poptavka_typ (soustřeďuje možné typy poptávek – poptávka na materiál nebo poptávka na službu) a Mena (zde jsou uloženy možné měny, ve kterých lze zpracování nabídek požadovat). Další atributy této tabulky (odběratel, požadovaný termín zpracování nabídky, požadovaná dodací lhůta, požadované záruky) je možné vyplnit později pomocí funkčního tlačítka „Oprav“. Tyto údaje jsou společné pro všechny položky poptávky. Tabulka Polozka: Tato tabulka soustřeďuje všechny požadované položky v rámci dané poptávky. Může se jednat o požadované materiálové položky nebo služby (záleží na typu poptávky). Zde se specifikují položky, které jsou poptávány. Je možné vybrat již existující materiálovou kartu z centrálního číselníku materiálu. Pokud se jedná o nový materiál, který nebyl ve firmě zatím nikdy požadován, potom je možné identifikaci položky vyplnit do údajů nazev_polozky a popis_polozky. Důležité je také vyplnění měrné jednotky požadované položky. V dalším kroku je třeba u každé položky poptávky stanovit požadované množství. Údaj klasifikace lze využít u služeb pro přesnější kategorizaci požadované služby (jedná se o klasifikaci produkce, kterou dnes již ve ŽĎAS, a.s. používají). U materiálů se do tohoto údaje naplní číslo standardní klasifikace produkce, kterým je označena každá materiálová karta.

39

Tabulka Dodavatel: Tato tabulka slouží pro specifikaci poptávaných potencionálních dodavatelů. Tabulka bude mít vazbu na stávající Registr obchodních partnerů, takže bude možné specifikaci dodavatelů provádět výběrem z tohoto registru. V případě, že se bude jednat o nového dodavatele, je možné jeho identifikační údaje vyplnit ručně (atributy ICO, nazev_firmy, ulice, cislo_popisne, PSC, mesto). Údaje splatnost, dodaci lhuta, dopravne se budou plnit až po přijetí nabídek od dodavatelů. Jsou to společné údaje pro všechny nabízené položky. Tabulka Nabidka: Tabulka slouží pro vyplnění údajů k nabízeným položkám. Jedná se zejména o nabízenou cenu. Je zde možné využít i údaj poznamka, kde lze uvádět další informace o nabízené položce např. stav dodání výkovků a odlitků. V údaji jine_naklady lze vyčíslit další náklady spojené s dodáním požadované položky (např. clo, cena obalu, apod.). Údaj hodnoceni se použije až po jednání výběrové komise, která sice bude vycházet z nejlepších cen, ale může stanovit pořadí i například podle splatnosti faktur nebo termínu dodání. Z tohoto údaje bude patrné pořadí, které stanovila výběrová komise. Tabulka Člen_komise: V této tabulce bude uložen seznam účastníků výběrového řízení včetně informace o jejich postavení v týmu (člen, vedoucí, ředitel). Identifikace pracovníka je dána osobním číslem. Podle osobního čísla lze v již existujících tabulkách pracovníků dohledat jméno, příjmení, středisko, telefon, a další údaje zaměstnance.

40

6.4 Plnění databázových tabulek Následující část popisuje, jakým způsobem a při jakých událostech se budou plnit databázové tabulky, které bude aplikace používat. Navrhované tabulky byly konzultovány s pracovníky odboru Informatika. Tabulka Poptavka Atribut

Popis

poptavka_id

primární klíč – generuje se

poptavka_cislo

číslo poptávky, generuje se ve tvaru RR-XXX-NNNN20

datum_zalozeni

při založení poptávky se naplní aktuální datum

datum_odeslani

při odeslání poptávky se naplní aktuální datum

datum_schvaleni

při schválení poptávky se naplní aktuální datum

autor

při založení poptávky se naplní osobní číslo přihlášeného uživatele

odberatel_nazev

zde je možné při založení poptávky naplnit název odběratele, pro kterého je poptávaný sortiment určen

stav

plní se dle stavové tabulky (kapitola 6.4)

typ_id

typ poptávky – číselník, podrobný popis je uveden dále

mena_id

číselník – měna, ve které budou uváděny ceny v poptávce

zaruka

požadovaná záruka, údaj se plní v rocích

dodaci_lhuta

požadovaná dodací lhůta, údaj se plní ve dnech

termin_nabidky

požadovaný termín zpracování nabídky – datum

Tabulka Komise_clenove Atribut

Popis

poptavka_id

cizí klíč z tabulky Poptavka

osobni_cislo

osobní číslo člena komise – lze navázat na tabulku pracovníků

role

číselník – referent nákupu, vedoucí nákupu, ředitel

20

RR je poslední dvojčíslí aktuálního roku, XXX je číslo referátu, kam poptávka spadá, NNNN je pořadové číslo poptávky v rámci aktuálního roku a referátu.

41

Tabulka Polozka Atribut

Popis

polozka_id

primární klíč – generuje se

poptavka_id

cizí klíč z tabulky Poptavka

nazev_polozky

název materiálu nebo služby

popis_polozky

zde je možné naplnit popis poptávané položky a to v případě, že potřebná položka není v číselníku materiálu

klasifikace

klasifikace produkce služby nebo materiálu

mnozstvi

požadované množství

merna_jednotka

měrná jednotka požadované položky

Tabulka Dodavatel Atribut

Popis

dodavatel_id

primární klíč – generuje se

poptavka_id

cizí klíč z tabulky Poptavka

ICO

IČO poptávaného dodavatele

nazev_firmy

Název firmy poptávaného dodavatele

ulice

Ulice poptávaného dodavatele

cislo_popisne

Číslo popisné poptávaného dodavatele

PSC

PSČ poptávaného dodavatele

mesto

Město poptávaného dodavatele

dodaci_lhuta

Dodací lhůta přislíbená dodavatelem

splatnost

Splatnost faktury požadovaná dodavatelem

dopravne

Dopravné účtované dodavatelem

Poznámka: Tabulka obchodních partnerů již v informačním systému existuje, zde je pouze naznačena vazba, která se musí vytvořit. Výčet atributů rovněž není kompletní, stávající tabulka obchodních partnerů má větší rozsah (jsou zde další atributy a identifikátory).

42

Tabulka Nabidka Atribut

Popis

polozka_id

cizí klíč z tabulky Polozka

dodavatel_id

cizí klíč z tabulky Dodavatel

cena

nabízená cena položky

poznamka

možnost upřesnění dodávky – stav dodání výkovků, odlitků apod.

jiné_naklady

další náklady spojené s dodávkou (cla, obaly, apod.)

hodnoceni

pořadí položky v rámci jedné poptávky

Tabulka Typ_poptavky Atribut

Popis

typ_id

primární klíč – generuje se

kod

kód poptávky – číselník (S=služba, H = hutní materiál, N = nakupované výrobky, V = výkovky, O = odlitky)

popis

slovní popis (služba, hutní materiál, atd.)

Tabulka Mena Atribut

Popis

mena_id

primární klíč – generuje se

kod

kód měny (Kč, USD, atd.)

nazev

popis měny (koruna česká, dolar americký, atd.)

43

6.5 Návrh stavové tabulky Zde jsou uvedeny navrhované stavy, které se budou ukládat do tabulky Poptavka. Tabulka 3: Návrh stavové tabulky pro poptávkové řízení Zdroj: Vlastní návrh

Označení stavu

Název stavu

R

Rozpracovaná

O

Odeslaná

P

Připravena k posouzení

V

Vyhodnocená

S

Schválená

X

Storno

Prováděné kroky v rámci stavu Vygenerování poptávky včetně základních atributů (číslo poptávky, datum založení, autor, výběr typu poptávky). Specifikace položek. Výběr možných dodavatelů. Upřesnění požadovaných údajů Poptávka je odeslaná určeným dodavatelům. Poptávka má vyplněny reakce obeslaných dodavatelů. Stanovení členů výběrové komise. Poptávka je připravena pro výběrové řízení. Pracovním týmem je navržen nejvhodnější dodavatel. Návrh je schválen vedoucím odboru Nákup, ředitelem Logistiky. Poptávka je stornována (musí být vyplněn důvod zrušení poptávky).

6.6 Role v úloze Poptávky V úloze budou využívány následující role: •

referent nákupu

•

vedoucí nákupu

•

přehledy.

6.6.1 Referent nákupu Referent nákupu bude mít umožněno generovat poptávku, specifikovat položky poptávky, přiřazovat poptávané dodavatele, rozesílat poptávky. Dále bude provádět vstup údajů z obdržených nabídek, tisknout formuláře pro vyhodnocení nabídek, vstupovat výsledky výběrového řízení, používat přehledy.

44

6.6.2 Vedoucí nákupu Vedoucí nákupu bude moci oci provádět provád stejné činnosti innosti jako referent nákupu, dále bude mít možnost schvalovat realizovaná výběrová výb řízení.

6.6.3 Přehledy Pouze pasivní role s možností používání přehledů. p Tato role bude umožňovat ňovat i tisk přehledů, p popř. výstup do MS Excel.

6.7 Začlenění ní poptávky do modulu MTZ Úlohu navrhuji zařadit adit do modulu MTZ do skupiny úloh Doklady. Úloha bude figurovat pod názvem Poptávky a nabídky. Další členění ění menu bude následující:

Obrázek 10: Dekompozice úlohy Poptávky a nabídky Zdroj: Vlastní návrh

45

6.8 Formulář pro poptávku Úloha bude umožňovat generování poptávkových formulářů – pro každého dodavatele zvlášť (poptávky se budou lišit pouze adresou dodavatele).

Obrázek 11: Návrh formuláře pro poptávku Zdroj: Vlastní návrh

46

Obrázek 12: Příklad vyplněného formuláře pro poptávku Zdroj: Vlastní návrh

Používané informační technologie ve ŽĎAS, a.s. v současné době umožňují výstup formuláře do formátu XLS nebo PDF.

47

6.9 Formulář pro vyhodnocení nabídek Formulář lze využít pro vyhodnocování nabídek materiálu i služeb. Tento formulář bude možné vygenerovat po vstupu nabídek od všech dodavatelů, kteří byli osloveni v rámci dané poptávky. Vedle nabízených cen jednotlivých položek se zde zobrazí i následující vypočtené hodnoty: •

počet nabídnutých cen k dané položce

•

nejnižší nabídnutá cena dané položky

•

nejvyšší nabídnutá cena dané položky

•

průměrná cena poptávané položky

•

rozdíl mezi průměrnou a nejnižší cenou

•

možná úspora, která je daná rozdílem za nákup požadovaného množství za průměrnou cenu a za nákup požadovaného množství za nejnižší cenu.

Všechny uvedené hodnoty slouží dále jako podklad pro vyhodnocení nabídek dodavatelů. Jsou zde uvedeny i doplňující informace od dodavatelů, které rovněž mohou rozhodování ovlivnit (dodací lhůta, splatnost faktur, dopravné, jiné náklady). Úloha pro vyhodnocení nabídek bude automaticky zvýrazňovat nejnižší ceny barevně. Po vyhodnocení nabídek je možné zaznamenat závěry výběrové komise do pole Poznámka. Na základě tohoto hodnocení mohou určení členové představenstva (nebo jejich zástupci) rozhodnout o přípravě Návrhu smlouvy s vybranými dodavateli.

48

Obrázek 13: Příklad vyplněného formuláře pro vyhodnocení nabídek Zdroj: Návrh vychází ze současně používaného formuláře zpracovaného v MS Excel

49

7 Závěr Cílem bakalářské práce bylo analyzovat procesy pro řízení nákupu v úseku Logistika ŽĎAS, a.s., pokusit se naleznout v této části slabá místa, navrhnout případná zlepšení procesů, zejména v oblasti řízení poptávky a vytvořit podklady využitelné pro doplnění chybějící funkcionality informačního systému firmy. Výsledky bakalářské práce bych shrnul do těchto bodů: 1. Získání teoretických poznatků z použité odborné literatury s možností je porovnat se zavedenou praxí ve ŽĎAS, a.s. Zde lze konstatovat, že procesy v oblasti nákupu jsou na dobré úrovni. Tyto procesy podporuje informační systém, který je propracovaný, vytvořený dle požadavků pracovníků ŽĎAS, a.s. Při zpracování analýzy procesů v oblasti nákupu jsme došli společně s pracovníky Logistiky k závěru, že nejslabším článkem je poptávkové řízení. Této části jsem věnoval v praktické části větší prostor s cílem vypracovat podklady pro doplnění chybějící podpory v informačním systému. 2. Důležitým momentem je ta skutečnost, že vypracované podklady budou dále využity a předány odboru Informatika k realizaci software pro evidenci a podporu poptávkového a nabídkového řízení. Po zavedení těchto nových úloh budou mít pracovníci ŽĎAS, a.s. k dispozici kvalitnější informace o uskutečněných poptávkách a vyhodnocených nabídkách. Přehledové úlohy umožní okamžitě nabídnout informace o poptávkách a nabídkách ve vztahu k dodavatelům a poptávaným položkám. Dříve tyto informace nebyly dostupné anebo bylo poměrně časově náročné je dohledat. 3. Neméně důležité jsou i poznatky a zkušenosti, které jsem získal při mé semestrální praxi a při zpracování bakalářské praxe. Mohu konstatovat, že ŽĎAS, a.s. je prosperující firmou, která dosahuje dobrých hospodářských výsledků, procesy ve firmě má velmi dobře zmapované a podložené certifikací pro systémy řízení jakosti, bezpečnosti a environmentu. Setkal jsem se s pracovníky logistiky a informatiky, poznal jsem blíže výrobu v akciové společnosti ŽĎAS, seznámil jsem se s vnitřní legislativou. Získané zkušenosti určitě využiji v budoucím studiu nebo povolání. Závěrem bych uvedl, že díky vstřícnosti pracovníků logistiky a informatiky se mi podařilo získat potřebné informace a tím i naplnit stanovené cíle této bakalářské práce. 50

8 Použitá literatura JUROVÁ Marie, Logistika. ISBN 80-214-1268-2.

Brno:

Fakulta

podnikatelská

VUT

Brno,

1998.

LAMBERT Douglas M., STOCK James R. ELLRAM a Lisa M.. Logistika. Praha: Computer Press, 2000. ISBN 80-7226-221-1. LUKOSZOVÁ Xenie, Řízení nákupu. Ostrava: VŠB - technická univerzita Ostrava, 2000. ISBN 80-7078-674-4. TOMEK Gustav a VÁVROVÁ Věra, Řízení výroby a nákupu. Praha: Grada Publishing, a.s., 2007. ISBN 978-80-247-1479-0.

9 Další použité zdroje Interní směrnice ŽĎAS, a.s. Z-1/02 Organizační řád, OS 74 01 LNÁ Nakupování Logistika - efektivní řízení materiálových toků [online]. 2008 [cit. 2012-11-14]. Dostupné z: http://www.logistika.cz/ Podklady z odboru Informatika ŽĎAS, a.s. Podklady z odboru Nákup ŽĎAS, a.s. ŽĎAS, a.s. [online]. 2012 [cit. 2012-11-15]. Dostupné z: http://www.zdas.cz/cs/

51

10 Seznam tabulek Tabulka 1: Základní údaje ŽĎAS, a.s. ..................................................................................... 16 Tabulka 2: Počty položek v číselníku materiálu – říjen 2012 .................................................. 23 Tabulka 3: Návrh stavové tabulky pro poptávkové řízení ....................................................... 44

11 Seznam obrázků Obrázek 1: Využití scoring modelu při předvýběru dodavatelů .............................................. 13 Obrázek 2: Portfolio dodavatelů .............................................................................................. 14 Obrázek 3: Organizační struktura ŽĎAS, a.s. .......................................................................... 18 Obrázek 4: Organizační schéma úseku Logistika .................................................................... 19 Obrázek 5: Kritéria pro hodnocení dodavatelů u významných materiálů pro metalurgii ........ 26 Obrázek 6: Vazby základních entit v rámci poptávkového řízení............................................ 35 Obrázek 7: Popis procesu poptávkového řízení – vývojový diagram 1. část ........................... 36 Obrázek 8: Popis procesu poptávkového řízení – vývojový diagram 2. část ........................... 37 Obrázek 9: Návrh datového modelu poptávkového řízení ....................................................... 38 Obrázek 10: Dekompozice úlohy Poptávky a nabídky ............................................................ 45 Obrázek 11: Návrh formuláře pro poptávku ............................................................................ 46 Obrázek 12: Příklad vyplněného formuláře pro poptávku ....................................................... 47 Obrázek 13: Příklad vyplněného formuláře pro vyhodnocení nabídek .................................... 49

52