VYSOKÁ ŠKOLA POLYTECHNICKÁ JIHLAVA Obor Finance a řízení
Výběr ekonomického systému pro malou firmu bakalářská práce
Autor: Jitka Flegelová DiS. Vedoucí práce: Mgr. Hana Vojáčková Jihlava 2012
Anotace Cílem bakalářské práce je seznámení s problematikou výběru ekonomického systému pro malé firmy. Teoretická část popisuje hodnocení investice, kritéria výběru a životní cyklus systému. Praktická část obsahuje výběr a implementaci ekonomického systému pro konkrétní firmu. Následuje popis problémů při práci v programu a možnosti jejich řešení.
Klíčová slova Ekonomický systém, software, investice, životní cyklus aplikace, pobočkové zpracování dat
Annotation The aim of the Bachelor´s work is to meet a problem of choosing an economical software for small companies. The theoretical part explains the assessment of an investment, criteria selection and the software life cycle. The practical part contains a selection and an economical software implementation for a specific company. It is followed by problems description of the software and their solution posibilities.
Key words Economic system, software, investment, life cycle application, branch data processing
Poděkování Na tomto místě bych chtěla poděkovat vedoucí práce Mgr. Haně Vojáčkové za cenné rady a odborné připomínky během tvorby bakalářské práce. Ráda bych poděkovala také své rodině a přátelům, kteří mne při vypracování této práce i v průběhu celého studia podporovali.
Prohlašuji, že předložená bakalářská práce je původní a zpracoval/a jsem ji samostatně. Prohlašuji, že citace použitých pramenů je úplná, že jsem v práci neporušil/a autorská práva (ve smyslu zákona č. 121/2000 Sb., o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů, v platném znění, dále též „AZ“). Souhlasím s umístěním bakalářské práce v knihovně VŠPJ a s jejím užitím k výuce nebo k vlastní vnitřní potřebě VŠPJ . Byl/a jsem seznámen/a s tím, že na mou bakalářskou práci se plně vztahuje AZ, zejména § 60 (školní dílo). Beru na vědomí, že VŠPJ má právo na uzavření licenční smlouvy o užití mé bakalářské práce a prohlašuji, že s o u h l a s í m s případným užitím mé bakalářské práce (prodej, zapůjčení apod.). Jsem si vědom/a toho, že užít své bakalářské práce či poskytnout licenci k jejímu využití mohu jen se souhlasem VŠPJ, která má právo ode mne požadovat přiměřený příspěvek na úhradu nákladů, vynaložených vysokou školou na vytvoření díla (až do jejich skutečné výše), z výdělku dosaženého v souvislosti s užitím díla či poskytnutím licence. V Jihlavě dne ...................................................... Podpis
Obsah Úvod - Podnikový informační systém .............................................................................. 8 1 Výběr ekonomického systému................................................................................ 10 1.1. Kritéria výběru................................................................................................ 11 1.1.1 Velikost a právní forma podniku ............................................................ 12 1.1.2 Využitelnost systému dle zaměření podnikání ....................................... 12 1.1.3 Cena ........................................................................................................ 12 1.1.4 Přizpůsobivost systému uživateli............................................................ 12 1.1.5 Uživatelské rozhraní ............................................................................... 13 1.1.6 Uživatelské příručky a nápověda............................................................ 13 1.1.7 Technické vybavení ................................................................................ 13 1.1.8 Možnost rozšíření produktu .................................................................... 13 1.1.9 Přechod na síťovou verzi ........................................................................ 14 1.1.10 Doplňkové služby - aktualizace, technická podpora a servis ................. 14 1.1.11 Zálohování a bezpečnost dat................................................................... 14 1.1.12 Recenze v odborné literatuře, zkušenosti dalších uživatelů ................... 15 1.1.13 Demoverze programu ............................................................................. 15 1.2 Hodnocení investice........................................................................................ 15 1.2.1 Kapitálové výdaje ................................................................................... 16 1.2.2 Odhad budoucích peněžních příjmů ....................................................... 17 1.2.3 Stanovení diskontní míry firmy .............................................................. 17 1.2.4 Určení současné hodnoty očekávaných peněžních příjmů ..................... 18 1.2.5 Nákladové metody .................................................................................. 19 1.2.6 Metoda čisté současné hodnoty investice ............................................... 20 1.2.7 Metoda doby splacení ............................................................................. 21 1.3 Životní cyklus aplikací podnikové informatiky.............................................. 22 1.3.1 Plánování a příprava aplikace ................................................................. 22 1.3.2 Analýza a návrh aplikace........................................................................ 23 1.3.3 Implementace aplikace ........................................................................... 23 1.3.4 Příprava na zavedení do provozu............................................................ 23 1.3.5 Provoz aplikace....................................................................................... 23 1.3.6 Další rozvoj a optimalizace aplikace ...................................................... 24 2 Charakteristika firmy .............................................................................................. 25 2.1 Charakteristika účetnictví firmy ..................................................................... 25 2.1.1 Stav účetnictví před výběrem nového systému Stereo Ježek software s.r.o........................................................................................................... 26 2.1.2 Požadavky společnosti............................................................................ 27 3 Výběr ekonomického systému................................................................................ 29 3.1. Nejdůležitější agendy a jejich popis ............................................................... 29 3.2. Ekonomický systém Stereo............................................................................. 31 3.3. Ekonomický systém Money S3 ...................................................................... 36 3.3.1 Money S3 Start verze Premium .............................................................. 37 3.3.2 Účetní centrála a účetní klient ................................................................ 40 3.4 Ekonomický a informační systém Pohoda...................................................... 42 3.4.1 Pohoda Premium..................................................................................... 42 3.4.2 Pohoda PZD - Pobočkové zpracování dat účetní/klient ......................... 46 4 Hodnocení investice - Money S3 a Pohoda Premium ............................................ 47 4.1 Kapitálové výdaje ........................................................................................... 47
4.2 Odhad budoucích peněžních příjmů ............................................................... 47 4.3 Stanovení diskontní míry ................................................................................ 48 4.4 Výpočet současné hodnoty očekávaných peněžních příjmů........................... 48 4.5 Hodnocení efektivnosti investic...................................................................... 50 4.5.1 Srovnání pomocí absolutních hodnot ..................................................... 50 4.5.2 Metoda doby splacení ............................................................................. 50 4.5.3 Diskontování budoucích hodnot nákladů ............................................... 52 4.5.4 Metoda čisté současné hodnoty .............................................................. 52 5 Pohoda – pobočkové zpracování dat v praxi .......................................................... 54 6 Řešení nedostatků ekonomického systému............................................................. 57 6.1 Přechod na SQL verzi programu Pohoda se síťovým připojením .................. 57 6.2 Hosting aplikací.cz.......................................................................................... 57 7 Vyhodnocení programů Stereo, Money S3 a Pohoda Premium ............................. 59 7.1 Srovnání Money S3 Premium a Pohoda Premium ......................................... 60 7.2 Problémy po instalaci programu Pohoda Premium ........................................ 61 7.3 Řešení problémů ............................................................................................. 61 Závěr ............................................................................................................................... 62 Použitá literatura ............................................................................................................. 64 Seznam obrázků.............................................................................................................. 65 Seznam tabulek ............................................................................................................... 65 Seznam příloh ................................................................................................................. 65
Úvod - Podnikový informační systém Na fungování podniku působí řada vlivů. Firmu ovlivňuje zejména makro i mikroprostředí, ve kterém se nachází. Důležitá je také např. velikost a množství konkurenčních firem, spolehlivost a množství dodavatelů. Další velmi významný vliv mají požadavky zákazníků, cena a kvalita substitutů. Nelze ani opomíjet legislativní a daňové rozhodování státu, demografické, kulturní, sociální, technologické nebo přírodní prostředí. V prostředí dochází neustále ke změnám, které se díky vyspělé informační technologii neustále zrychlují. Mění se např. požadavky zákazníků. Co byl zákazník ochoten nakupovat před rokem, nemusí za stejných podmínek akceptovat dnes, má už vyšší nároky na produkt. Konkurence se také neustále vyvíjí, roste nebo klesá počet firem na daném trhu atd. Podnik musí být schopen dostatečně pružně reagovat na všechny změny. Čím lépe a rychleji bude schopen se přizpůsobit novým podmínkám, tím více bude prosperovat a získá tzv. konkurenční výhodu. Podnik potřebuje kvalitní management, který bude rozhodovat o změnách strategie podniku. K jejich rozhodování je nutný propracovaný podnikový informační systém. Výběr ekonomického systému pro malou firmu jsem si zvolila jako téma své bakalářské práce, protože jsem již několikrát měla příležitost zúčastnit se implementace nového informačního systému do podniku. Tento proces je náročný časově i finančně. Pokud není vybrán vhodný systém, nemusí proces dopadnout úspěšně. Firma má v investici vázané finanční prostředky a je proto nutné výběr informačního systému velmi dobře zvážit. Pokud je systém vhodně zvolen a odborně implementován, může firma výrazně zefektivnit výkon celé organizace. Prostředky vložené do investice se rychle vrátí a firma může zvýšenou produktivitu využít k dalšímu svému růstu. Cílem bakalářské práce je přiblížit složitost výběru vhodného ekonomického a informačního systému. Pro firmu je důležité si stanovit základní podmínky, které by měl ekonomický systém splňovat a zhodnotit, zda bude investice dostatečným přínosem pro danou organizaci.
8
Teoretická část je proto zaměřena na popis kritérií, podle kterých je možné zvolit správný produkt pro danou firmu. Důležitou součástí výběru informačního systému je také hodnocení efektivnosti investice. Tato problematika je popsána v další podkapitole. Teoretická část je zakončena popisem životního cyklu aplikací, který umožňuje neustálý rozvoj informačních technologií podniku. Praktická část bakalářské práce je zaměřena na výběr vhodného ekonomického systému pro menší společnost zabývající se internetovým obchodováním. Jedná se o firmu se specifickými požadavky. Firma je provázána s externí účetní společnosti, která vede účetní a personální agendu. V této části práce je popsána historie firmy, současný stav účetnictví i požadavky na ekonomický systém. Dále jsou na základě požadavků firmy porovnány vybrané ekonomické systémy. Následuje zhodnocení investice pomocí několika vhodných metod hodnocení efektivnosti. Poslední kapitoly poukazují na některé problémy, které se mohou objevit po implementaci u konkrétní společnosti a naznačí možností, jak nevyhovující stav řešit.
9
1 Výběr ekonomického systému V dnešní době existuje mnoho ekonomických a informační systémů. Je poměrně složité zjistit, který z nich je nejvhodnější pro konkrétní firmu. Problematice výběru informačního systému je nutné věnovat velkou pozornost. Výběr softwaru ovlivní nejen strategické řízení firmy, ale má vliv i na řízení dílčích procesů (např. sledování kvality produkce nebo efektivnosti pracovních sil). Vhodně vybraný informační systém musí být také správně obsluhován, aby vložené finanční prostředky mohly být maximálně využity k zefektivnění řízení firmy. U velkých podniků je dnes již nutností zavedení ERP systému. Střední a malé podniky většinou využívají některou z nabídek ekonomických systémů. Drobní podnikatelé si vystačí s účetním softwarem. ERP - Enterprise Resource Planning Jedná se o komplexní řízení všech procesů v podniku. ERP umožňuje vytvářet a také aktualizovat složité databáze (např. zákazníků, zboží, dodavatelů). ERP dokáže realizovat procesy operačního charakteru např. sledovat celý obchodní případ (nákup a prodej zboží apod.) (Gála, 2009). Lze sledovat nejen výrobu, ale také např. skladové hospodaření, efektivitu práce, vývoj prodeje. ERP urychluje informační tok mezi jednotlivými pobočkami a odděleními. Velkou výhodou je komunikace se zákazníky a dodavateli. Dochází k zautomatizování objednávání zboží. ERP umožňuje tvořit různé statistiky, přehledy nebo analýzy např. přehled prodeje zboží (Gála, 2009). Díky tomu dochází k zefektivnění všech procesů, protože chyby v procesech lze rychleji a snadněji nalézt a začít včas řešit. ERP systém se vždy tvoří na míru společnosti, aby mohl plně vyhovovat všem požadavkům. Jeho nevýhodou je delší doba vytvoření a zavedení ERP ve společnosti. ERP systém je finančně náročný, proto si ho mohou zatím dovolit pouze velké firmy. Příkladem ERP může být např. ABRA Gx od ABRA Software a.s., BYZNYS Win od J.K.R. spol. s r.o., SAP od SAP ČR, spol. s r.o., Helios Red a Orange od Asseco Solutions, a.s. ASW - Aplikační software Jedná se většinou o účetní, obchodní nebo ekonomický software, který obsahuje výstupy i pro manažerské řízení podniku. Aplikace se skládají z databází, informačních
10
a komunikačních technologií, které jsou většinou společné pro více aplikací (Gala, 2009). Je finančně méně náročný. V praxi se nejvíce používá název ekonomický systém. Proto ve své práci budu převážně používat tento pojem. Mezi nejprodávanější ekonomické systémy patří např. Pohoda od Stormware s.r.o., Money S3 od Cígler software, a.s., Účto od Tichý a spol. V bakalářské práci se budu dále věnovat pouze tomuto druhu informačního systému. Možnosti pořízení informačního systému do firmy Koupit si hotový produkt např. účetní program nebo software pro řízení celého podniku (ERP). V tomto případě je nutné aplikační software následně přizpůsobit dle potřeb zákazníka (Gala, 2009). Firma si pořídí software a k němu si dokoupí další potřebné agendy nebo si nechá vytvořit na míru potřebný doplněk k základní verzi programu. Další možností je vývoj specializovaného „jednoúčelového“ software, který je vytvořen dle požadavků určitého zákazníka. Tato možnost se využije v případě, že vhodný produkt neexistuje nebo není dostatečně kompatibilní s potřebami zákazníka. Je nutné vše od začátku vyvinout, navrhnout tzn. provést kastomizaci. Jedná se např. o programy pro banky, veřejnou správu (Gala, 2009). Poslední možností je kombinace předchozích dvou možností. Využije se typový aplikační software a specifické funkce zákazníka se zajistí softwarem vyvinutým na zakázku (Gala, 2009).
1.1.
Kritéria výběru
Ekonomických systémů je na trhu velmi mnoho. Vybrat správný produkt, který by vyhovoval specifickým požadavkům firmy, se zdá být složité. Každý podnik má jiné požadavky na program. Pro jednu firmu bude software plně vyhovující a pro druhou bude nepoužitelný, protože nevyhovuje jeho potřebám. Aby firma vybrala správný ekonomický systém je nutné si proto stanovit kritéria, podle kterých si firma bude program vybírat.
11
1.1.1 Velikost a právní forma podniku Někteří výrobci i dodavatelé mají na svých stránkách pro snadnější orientaci rozděleny produkty podle velikosti firmy. Menší firma nepotřebuje vést stejně rozsáhlou a podrobnou agendu jako velké organizace. Důležitá je i právní forma podniku. Jsou softwary, které si neporadí se všemi formami podnikání. Některé programy nedovedou zpracovat daňovou evidenci, jiné rozpočtovou nebo příspěvkovou organizaci. Firma takto může zúžit výběr. Přesto zůstává produktů stále hodně. Na trhu je k dispozici pro malé až střední podniky přes 80 produktů.
1.1.2 Využitelnost systému dle zaměření podnikání Dalším důležitým kritériem je využitelnost systému. Nabídky systémů jsou pestré. Není vždy nutné koupit drahý ekonomický systém, který má velké množství rozmanitých funkcí. Je nutné zohlednit, zda všechny nabízené funkce firma využije. Stanovit si požadavky, které operace musí systém zvládnout a které pro firmu nejsou důležité. Např. výrobní firma potřebuje kvalitně propracovanou agendu skladů. Obchodní firma naopak preferuje propojení agend závazků a pohledávek s objednávkami. Velký důraz klade také např. na propracovaný adresář obchodních partnerů.
1.1.3 Cena Měla by patřit mezi významná kritéria výběru. Koupě ekonomického systému je pro každý podnik důležitou a ne vždy levnou záležitostí. Jedná se o rozhodnutí na delší časové období. Firma získá produkt, který jí umožní lépe organizovat práci i provádět strategická rozhodnutí. Proto je dobré si při výběru ekonomického systému zvolit odpovídající finanční limit a na jeho základě vybrat několik programů odpovídající základním požadavkům firmy.
1.1.4 Přizpůsobivost systému uživateli Výrobce
ekonomického
systému
dodávají
dle
Dočkalové
(2008)
produkt
ve standardizované podobě. Při práci si každý uživatel potřebuje upravit program podle svých potřeb tak, aby práce v ekonomickém systému byla pohodlnější a efektivnější. Čím je program přizpůsobivější individuálním požadavkům, tím je práce v něm rychlejší.
12
1.1.5 Uživatelské rozhraní Dalším důležitým kritériem je způsob používání ekonomického systému. Ovládání by mělo být intuitivní, snadno zapamatovatelné a ve všech agendách stejné. Např. pokud program používá standardizované klávesové zkratky jako při běžné práci ve Windows, usnadní tím mnoha uživatelům práci a zaškolení obsluhy bude rychlejší (Dočkalová, 2008).
1.1.6 Uživatelské příručky a nápověda Firma k zakoupenému ekonomickému systému dostává většinou manuál nebo příručku v knižní podobě nebo na CD pro usnadnění orientace v programu. Zde nalezne návod k obsluze. Někteří výrobci mají i audiovizuální ukázky řešení některých problémů svých zákazníků na svých webových stránkách. U složitějších ekonomických systémů výrobce zajišťuje za úplatu školení a semináře. Zde se uživatel rychleji naučí ovládat zakoupený program. Semináře jsou zaměřené na základní užívání programu nebo na detailní probrání složitější agendy, např. mzdy. Důležitá je i nápověda při řešení problémů. Orientace v nápovědě by měla být snadná a přehledná. Vše k danému problému by mělo být rychle k nalezení (Dočkalová., 2008). V některých ekonomických systémech lze nápovědu vyvolat v programu přímo v místě problému.
1.1.7 Technické vybavení Velmi důležitým kritériem je náročnost ekonomického systému na technické vybavení firmy. Zejména je potřeba zkontrolovat velikost operační paměti, typ procesoru, velikost pevného disku nebo rozlišení obrazovky. Jedná se vedle koupě samotného produktu o další investici, proto je nutné při kalkulaci počítat i s těmito výdaji.
1.1.8 Možnost rozšíření produktu Prosperující firma se postupně rozrůstá a mění se i požadavky na ekonomický systém. Je nutné zohlednit možné budoucí změny již při výběru programu. Je potřeba vybrat systém, který umožňuje rozšíření produktu o nové agendy nebo za zvýhodněnou cenu nabízí vyšší verzi produktu (Dočkalová, 2008).
13
1.1.9 Přechod na síťovou verzi Úzce souvisí s předchozím kritériem. Menší firmě může nyní stačit jedna pracovní stanice. S rozšířením společnosti by práce na jedné nebo více individuálních stanicích již nemusela vyhovovat. Je dobré se při výběru zajímat o možnostech přechodu práce na jednotlivých PC na propojení do sítě.
1.1.10 Doplňkové služby - aktualizace, technická podpora a servis Mezi nejvýznamnější služby patří údržba softwaru. V dnešní době dochází stále častěji ke změnám v legislativě, mění se právní a daňové předpisy apod. Firma potřebuje mít účetnictví stále v souladu s legislativou. Je proto nutné, aby výrobce zajišťoval potřebné aktualizace systému nebo průběžné úpravy dle požadavků zákazníka (Gála, 2009). S údržbou softwaru úzce souvisí projekční služby, které se zabývají analýzou informačního systému, změnami programových modulů a jejich kontrolou testováním (Gála, 2009). V případě problémů s programem je dobré, když výrobce zajišťuje i technickou podporu. Většina dodavatelů zajišťuje hot-line, kde operátor zodpovídá na běžné problémy uživatelů. Někteří výrobci umožňují i vzdálené připojení technika na plochu uživatele a vyřešení problému bez nutnosti složitého cestování k zákazníkovi. Šetří se tím čas i peníze (Gála, 2009). Mezi další služby patří možnost školení obsluhy buď ve školících centrech nebo je možné domluvit i školení přímo na pracovišti zaměstnavatele. Důležitou službou jsou i konzultační služby. Souvisí zejména s funkcemi programových modulů. Jedná se třeba o řešení problémů s přístupovými právy nebo s nedostatečnou dobou odezvy programu. Konzultant také pomáhá klientovi s výběrem vhodného produktu, jeho další optimalizací a instalací (Gála, 2009).
1.1.11 Zálohování a bezpečnost dat Ve větších firmách s daty pracuje mnoho uživatelů. Každý má na starosti konkrétní agendu a ostatní agendy ke své práci nepotřebuje. Často ani není žádoucí, aby v jiných agendách pracoval. Je nutné zabezpečit data před zneužitím nebo nechtěnému přepsání či smazání. U některých ekonomických systémů je možné vyřešit tento problém 14
zadáním uživatelských kont a nastavením přístupových hesel. Každý uživatel se přihlašuje do systému pod svým heslem a má nastavena práva užívání. Nepotřebné agendy jsou znepřístupněny. Neomezený přístup by měl mít pouze správce ekonomického systému popř. v menších firmách účetní nebo majitel firmy. Důležité je provádět pravidelnou údržbu a zálohování dat. Zálohování by mělo být prováděno nejen na jednotlivých stanicích, ale záloha by měla být především na serveru, dalším PC nebo na externím pevném disku. Ekonomický systém musí být uzpůsoben tak, aby údržba i zálohování bylo jednoduché a netrvalo příliš dlouhou dobu.
1.1.12 Recenze v odborné literatuře, zkušenosti dalších uživatelů V některých případech mohou dle Dočkalové (2008) pomoci při výběru i zkušenosti jiných uživatelů. Na internetu se nachází množství diskuzí, kde jsou srovnávány výhody i nevýhody jednotlivých ekonomických systémů. Při hodnocení programů dle recenzí a dle zkušeností uživatelů je třeba dbát na již dříve zmiňovanou zásadní okolnost – co jednomu podniku plně vyhovuje, nemusí vyhovovat druhému podniku.
1.1.13 Demoverze programu Někteří výrobci ekonomických systémů umožňují vyzkoušení demoverze nebo startovací verze s omezeným počtem zápisů do programu nebo časově omezené. Využití demoverzí je výhodné jak pro kupujícího tak pro výrobce systému. Uživatel si může vyzkoušet plně funkční program ještě před koupí. Zjistí si, které agendy programu využije, co mu vyhovuje a co chybí a může dořešit nesrovnalosti s výrobcem. Výrobce doladěním ekonomického systému před koupí předejde pozdějším reklamacím nebo vrácením programu.
1.2 Hodnocení investice Po zhodnocení výše uvedených hledisek zůstane ve výběru pouze několik ekonomických systémů. Mezi nimi je potřeba zvolit nejvýhodnější variantu pro firmu. Při porovnávání je možné použít různé metody hodnocení např. metodu čisté současné hodnoty, metodu vnitřního výnosového procenta, metodu doby splacení nebo diskontování budoucích hodnot nákladů. Pro potřeby této bakalářské práce byly
15
vybrány a v teoretické části popsány pouze metody, které byly použity i v praktické části k hodnocení vybraných ekonomických systémů. Každá investice si vyžaduje určitý kapitál, který firma musí obětovat za účelem budoucího užitku např. snížení nákladů, zvýšení zisku. Je nutné předem pečlivě zvážit, kolik prostředků si firma může dovolit investovat a za jakých podmínek. Dále je nutné zohlednit možné riziko spojené s investicí a dobu návratnosti vložených prostředků. Dle Synka (2001) závisí výběr metody na efektu, kterého chce firma docílit. Pokud je cílem snížení nákladů, použijí se metody hodnotící investice podle výše nákladů. Tyto metody však většinou nezahrnují celkovou efektivnost investice. Je-li cílem zvýšit zisk, použije se ziskové kritérium. Zisk patří mezi účetní veličiny a nevyjadřuje skutečný tok peněz (cash flow) v průběhu času. Cash flow patří mezi velmi dobré ukazatele efektu investice. Metody se dále rozdělují na statické a dynamické. Statické metody nepoužívají k hodnocení faktor času. Dynamické metody zohledňují časový faktor. Vstupní údaje jsou přepočítávány na stejnou časovou základnu diskontováním. U investic, které mají krátkou dobu životnosti nebo nejsou finančně tak náročné, je možné použít jednodušší statické metody. U ostatních investic je výhodnější použít dynamické metody (Synek, 2001). Nejprve je nutné zjistit jednorázové náklady na investici. Potom následuje odhad budoucích výnosů a možného rizika. Dále je nutné vypočítat náklady na kapitál vlastního podniku a současnou hodnotu očekávaných výnosů tzn. stanovit diskontní míru.
1.2.1 Kapitálové výdaje Firma musí určit, jaké výdaje bude mít při pořízení investice. Mezi výdaje se počítá cena pořízení investice, dopravné, náklady na instalaci a další náklady spojené s pořízením investice. Investice způsobí změny v pracovním kapitálu. Může dojít ke zvýšení objemu oběžného majetku např. k přírůstku zásob na skladě v případě nákupu nového výkonnějšího stroje. Většinou vzrostou i krátkodobé závazky. Firma nakupuje více materiálu a surovin u dodavatelů a má vyšší krátkodobé dluhy. Z hlediska cash flow je nutné investiční výdaje snížit o přírůstek krátkodobých závazků a zvýšit o přírůstek oběžného majetku. 16
Kapitálové výdaje dle Synka (2001) tvoří pořizovací cena investice, zvýšení čistého pracovního kapitálu, daňové vlivy a výdaje spojené s likvidací a prodejem investice. Pokud pořízení investice trvá více než rok, je nutné náklady diskontovat na stejnou časovou základnu a také přihlédnout k inflaci.
1.2.2 Odhad budoucích peněžních příjmů Odhad budoucích peněžních příjmů je velmi obtížný, protože je může ovlivnit řada faktorů. Mezi nejvýznamnější patří např. čas, změny podmínek na trhu nebo inflace. Celkové peněžní příjmy z investice tvoří čistý příjem neboli cash flow, který získáme z investice. Cash flow vychází z tržeb, od kterých se odečítají výdaje. Tržby jsou peněžním výnosem za prodané produkty firmy (např. výrobky, služby, zboží). Mezi výdaje patří např. platby za materiál, suroviny, služby, energie, mzdy. Mezi výdaje však nepatří odpisy, které je nutné přičíst k výslednému cash flow. Dále je potřeba z nákladů vyloučit úroky z úvěrů. Jejich výše je již zohledněna při diskontování peněžních příjmů na současnou hodnotu. Výpočet čistého zisku tedy zobrazuje odhad budoucích nákladů a tržeb (Synek, 2001). Investice většinou způsobuje přírůstek zásob. Růst tržeb zase zvyšuje pohledávky. Tím se zvyšují aktiva, která vyvolávají potřebu dalších finančních prostředků. Změna čistého pracovního kapitálu je rozdílem mezi přírůstkem provozních aktiv a přírůstkem provozních pasiv. Kladný výsledek této hodnoty naznačuje, že jsou potřeba další finanční zdroje. Rozpočet cash flow musí zohlednit i změny při vyřazení investice z provozu po ukončení její životnosti a daňové vlivy. Při hodnocení investice se cash flow často zobrazuje v tabulce, kde jsou zachyceny výdaje a příjmy na investici v jednotlivých letech životnosti (Synek, 2001).
1.2.3 Stanovení diskontní míry firmy Financování investice je potřeba krýt kapitálem firmy. Každý kapitál má své náklady, které je nutné zohlednit při hodnocení investice. Je možné využít vlastní nebo cizí kapitál. Vlastní kapitál Nákladem vlastního kapitálu je dle Synka (2001) výnos z jiné investice (náklad ztracené příležitosti, např. termínovaný vklad), výnos z kapitálu (např. dividendy) nebo míra 17
výnosnosti stanovené specifickými postupy (např. CAPM, APT). Při financování investice je zadržován zisk ve prospěch investice. V tohoto důvodu je nutné, aby investice dosahovala alespoň současnou výnosnost kapitálu. Výnosnost je nutné odhadnout. Lze vycházet z předpokládaného růstu ceny akcií nebo z minulé výše dividend. ke = dividendy/cena akcií + růst ceny akcií nebo růst dividend K zjištění diskontní míry je možné využít např. CAPM (Capital Assets Pricing Model). Při výpočtu se vychází z průměrné výnosnosti akcií, bezrizikové úrokové míry apod. Je možné využít následující vzorce: Očekávaná výnosnost = bezriziková úroková míra + inflační prémie + riziková prémie Tržní riziková prémie = výnosnost celého portfolia akcií – výnosnost bezrizikových cenných papírů Očekávaná výnosnost = úroková míra státních obligací + tržní riziková prémie Cizí kapitál Investici je možné financovat cizím kapitálem. Většinou se jedná o úvěr. Nákladem kapitálu je úrok z úvěru. Výnos z investice by měl být vyšší než je úrok z úvěru. Při využití cizího kapitálu je možné počítat s daňovým štítem. Úroky z úvěru se upraví na úroky po zdanění. Úroková míra po zdanění = nominální úroková míra x (1 – daňová sazba) U nákladnějších investic se často využívá kombinovaný způsob financování, kdy část finančních prostředků je z vlastních zdrojů a část z cizích zdrojů. Kapitálové náklady se potom počítají podle jednotlivých kapitálových složek na financování. Vlastní i cizí kapitál je nutné vždy ocenit v tržních cenách. Rizikovější investice je nutné diskontovat vyšší úrokovou mírou (Synek, 2001).
1.2.4 Určení současné hodnoty očekávaných peněžních příjmů Hodnota peněz se v průběhu času mění. Dnešní koruna má větší hodnotu než koruna v budoucnosti. Z tohoto důvodu je nutné všechny očekávané cash flow z investice přepočítat na stejnou časovou základnu. Většinou se za základnu považuje rok pořízení
18
investice. Budoucí očekávané peněžní toky se přepočítají na současnou hodnotu. Výsledkem výpočtu je peněžní částka, kterou je nyní potřeba investovat, aby ji firma získala v dané době zpět zvýšenou o budoucí výnosy. n
SHCF = Σ
CFt (1 + k)t
=
CF1 + CF2 + (1 + k)1 (1 + k)2
…
+
CFn (1 + k)n
t=1
SHCF – současná hodnota cash flow v období t CFt – očekávaná hodnota cash flow v období t (t = 1 až n) k – míra kapitálových nákladů na investici t – období 1 až n (roky) n – očekávaná životnost investice v letech IN – náklady na investici Hodnota vložená do investice se musí během své životnosti zaplatit. SHCF ≥ IN. Při porovnávání více investic je výhodnější varianta, která bude mít vyšší zhodnocení vloženého kapitálu. Při výpočtu cash flow je nezbytné zohlednit vliv inflace a všechny veličiny upravit podle její výše (Synek, 2001).
1.2.5 Nákladové metody Srovnání pomocí absolutních hodnot Jedná se o nejjednodušší srovnávací metodu. Porovnávají se absolutní hodnoty jednorázových a provozních nákladů. Výhodnější je varianta, u které je součet všech nákladů nižší (Synek, 2001). Diskontování budoucích hodnot nákladů Tato metoda bere v úvahu faktor času. Budoucí náklady se přepočítají pomocí odúročitele (diskontní míry). Metoda se využívá zejména v případech, kdy jsou roční provozní náklady v jednotlivých letech odlišné. Pokud jsou roční provozní náklady
19
stejné, lze využít tzv. zásobitel. Výhodnější je vždy varianta s nižšími celkovými náklady (Synek, 2001).
1.2.6 Metoda čisté současné hodnoty investice Dle Synka (2001) se jedná o nejpřesnější metodu při hodnocení investice. Zohledňuje faktor času použitím diskontního počtu. Klade důraz na peněžní příjmy a výdaje. Porovnává je však i z hlediska rozložení v průběhu určitého časového úseku. Čistá současná hodnota (dále jen ČSHI) se vypočítá jako rozdíl mezi současnou hodnotou očekávaných příjmů a náklady na investici.
n
ČSHI = SHCF – IN nebo
ČSHI =
Σ
CFt (1 + k)t
- IN
t=1
ČSHI – čistá současná hodnota investice SHCF – současná hodnota cash flow CF – očekávaná hodnota cash flow v období t IN – náklady na investici k – diskontní sazba firmy t – období 1 až n n – doba životnosti investice Pokud je ČSHI rovna nule, firma dosáhla požadované míry výnosnosti z investice. Záporný výsledek poukazuje na investici, která by měla nízký výnos a není vhodné do ní vkládat finanční prostředky. Kladný výsledek vyjadřuje investici, která převyšuje stanovenou míru výnosnosti a je vhodné ji přijmout. V případě, kdy je výrazný rozdíl mezi rozložením peněžních příjmů a investičními náklady, je tato metoda nejvýhodnější. Často je ČSHI doplněna o index výnosnosti neboli index současné hodnoty. Index se vypočítá jako podíl současné hodnoty cash flow a nákladů na investici.
20
IV =
SHCF IN
IV – index výnosnosti SHCF – současná hodnota cash flow IN – náklady na investici Pokud index výnosnosti je vyšší než jedna, lze investici přijmout. Výpočet není nutné provádět, pokud je současná hodnota investice kladná. Index je možné využít při výběru z více možných variant investic. Výhodnější je investice, která má vyšší index výnosnosti (Synek, 2001).
1.2.7 Metoda doby splacení Tato metoda se dle Synka (2001) zaměřuje na zjištění doby návratnosti investice. Jedná se o okamžik, kdy se výdaje vložené do investice firmě zaplatí zpět. Doba životnosti investice by měla být delší než doba splacení. Výhodnější je investice, která má kratší dobou splacení. Při rovnoměrných příjmech během celé doby životnosti investice lze využít vzorec: DS =
NI CF
DS – doba splacení investice v rocích NI – náklady na investici CF – roční cash flow Při nerovnoměrně rozložených příjmech se doba splacení vypočítá postupným kumulováním ročních částek cash flow, až se sečtené částky cash flow rovnají investičním nákladům. Metoda nepočítá dle Synka (2001) s rozložením výnosů v čase. Tuto nevýhodu lze odstranit diskontováním. Je možné diskontovat příjmy procentem nákladů na investici nebo požadovanou diskontní sazbou. Metoda počítá výnosy jen do doby splacení. Nezahrnuje do výpočtů výnosy po době splacení až do konce životnosti investice.
21
Výhodou je poskytnutí informace o riziku a likviditě investice. Výpočet ukazuje, jak dlouho bude mít firma vázán kapitál v investici. Doba splacení také naznačuje, jak velké riziko firma ponese. Pokud se náklady firmě vrátí během krátké doby, bude riziko menší než u investice, kde bude kapitál vázán po dlouhou dobu (Synek, 2001).
1.3 Životní cyklus aplikací podnikové informatiky Informatika v podniku prochází trvalým rozvojem. Dochází k rozvoji komunikačních i informačních technologií a změnám v legislativě. Uživatel mění své požadavky na informační systém. Díky těmto změnám je nutný také postupný rozvoj aplikací podnikové informatiky (Gála, 2009). Životní cyklus aplikace dle Gály (2009) zahrnuje tyto fáze: 1) plánování a příprava aplikace 2) analýza a návrh aplikace 3) implementace aplikace 4) příprava na zavedení do provozu 5) provoz aplikace 6) další rozvoj a optimalizace aplikace Aplikace prochází postupně výše uvedenými fázemi a nakonec se vrátí na začátek cyklu a prochází fázemi znovu na vyšší úrovni, neustále se zdokonaluje. Z tohoto důvodu se používá termín životní cyklus aplikace (Gála, 2009).
1.3.1 Plánování a příprava aplikace Zavedení nové aplikace vychází z požadavků uživatelů na aplikaci a provádí se na základě informační strategie rozvoje podniku. Nejprve jde o pouze o záměr aplikaci řešit. Na konci této fáze musí být zřejmé, zda je vhodné aplikaci realizovat a s jakými funkcemi a cíly (Gála, 2009). Mezi etapy této fáze patří vstupní analýza, plánování projektu aplikace, výběr dodavatele aplikace a úvodní studie.
22
1.3.2 Analýza a návrh aplikace V této fázi dochází k analýze potřeb podniku. Je nutné zjistit současný stav informatiky v podniku a navrhnout řešení aplikace z obsahového pohledu. Je nutné detailněji popsat, jaké funkce bude aplikace poskytovat, jaká data bude zpracovávat a které procesy bude podporovat (Gála, 2009).
1.3.3 Implementace aplikace Implementace dle Gály (2009) obsahuje přesnou specifikaci jednotlivých programových modulů. Dále k implementaci patří i tvorba a testování prototypů aplikace a kastomizace funkcí nebo vývoj specializovaných modulů. Jedná se o technologickou realizaci navržených řešení. Výsledkem této fáze je předání vytvořené aplikace do provozu.
1.3.4 Příprava na zavedení do provozu V této fázi dochází k vytvoření plánu a harmonogramu zavedení aplikace do provozu. Je nutné určit jednotlivé činnosti, stanovit termíny jejich zahájení a ukončení. Podstatné je rozhodnout, zda bude původní aplikace ihned ukončena a dojde k okamžitému přechodu k nové aplikaci nebo bude přechod pozvolný. Po těchto krocích dochází k instalaci aplikace a další potřebné technologické infrastruktury. Poté je možné začít s migrací dat. Je potřeba vytvořit konverze z původních databází nebo vytvořit stávající databáze znovu. Zároveň je nutné proškolit obsluhu aplikací. Po úspěšném zavedení do provozu se vytvoří předávací protokoly, které jsou formálním ukončením projektu (Gála, 2009).
1.3.5 Provoz aplikace V této fázi probíhá běžný provoz. Provádí se běžné údržbové operace a provozní servis. Jsou většinou nezbytné také permanentní konzultační služby (help desk), které pomáhají řešit běžné problémy uživatelů. Dochází k monitorování aplikace, eviduje se využití zdrojů aplikace, monitorují se chyby a výpadky. Tvoří se provozní statistiky a zaznamenávají se další požadavky na změny. Na základě požadavků uživatelů dochází k dalšímu vývoji aplikace (Gála, 2009).
23
1.3.6 Další rozvoj a optimalizace aplikace Další rozvoj aplikace znamená dle Gály (2009) většinou průběžné úpravy podle požadavků uživatelů nebo vedení společnosti. Nejprve jsou požadavky analyzovány, je vyhodnocena jejich prospěšnost pro podnik a zváženy náklady na změnu aplikace. Dále je nutné rozhodnout, zda nový požadavek lze zrealizovat jako dílčí změnu aplikace nebo bude nutná specifikace nového projektu. Vždy je však nutné znovu analyzovat a definovat, jaké budou nové funkce, datové vstupy a výstupy, případně další změny v provozu aplikace nebo v technologické infrastruktuře. Při rozsáhlejších změnách dochází k zadání nového projektu a životní cyklus aplikace se dostává znovu na začátek do první fáze. Celý cyklus se uzavírá a bude se opakovat.
24
2 Charakteristika firmy Společnost 1.ACW-TECH s.r.o. je právnická osoba zapsaná v obchodním rejstříku. Jedná se o menší rodinnou firmu s 5 zaměstnanci. Společnost vznikla 3. 3. 2003 pod obchodním jménem Continental Wood, s.r.o. 15. 6. 2005 došlo ke změně obchodního jména na současné 1.ACW-TECH s.r.o. Společnost se zabývá internetovým obchodem tj. nákupem a prodejem zboží dle internetových objednávek zákazníků. Firma vlastní 4 internetové obchody s širokým sortimentem zboží a má také provozovnu, kde je možné si zboží vyzvednout. Společnost prezentuje zboží dodavatelů na svých internetových stránkách, nabízí široké spektrum produktů v mnoha patrech. Firma se zaměřuje na zákazníky, kteří hledají cenově výhodné zboží. Zákazníci chtějí koupit zboží levněji než v kamenném obchodě, preferují rychlé dodání, velký výběr zboží různého sortimentu. Jen zřídka vyhledávají stejný obchod, orientují se hlavně aktuální cenou konkrétního produktu, menší váhu má kvalita ostatních služeb (možnost vyzkoušení si zboží, platební a dodací podmínky, možnosti reklamace nebo vrácení zboží apod.). Firma v době výběru ekonomického systému využívala účetní software Stereo od firmy Ježek software s.r.o. (dále jen Stereo). V tomto softwaru pořizovala pouze data týkající se skladového hospodářství. Veškeré doklady byly evidovány u externí účetní firmy, která vedla kompletní účetnictví. Stávající účetní software již přestal vyhovovat potřebám firmy. Zejména vedení skladového hospodářství nebylo na dostatečné úrovni. Vedení společnosti potřebovalo snadný a přehledný přístup k manažerským sestavám, aby bylo možné lépe řídit firmu a flexibilněji provádět důležitá rozhodnutí. Účetní software Stereo pracuje v prostředí DOS a neumožňuje export výstupů do jiných programů např. Access, MS Excel, PDF. Tento software také není kompatibilní s vyššími verzemi Windows. V programu Stereo je možné jednoduše měnit vložené doklady, může dojít snadno ke změně podkladů pro daňové výkazy.
2.1
Charakteristika účetnictví firmy
Firma vede podvojné účetnictví. Jedná se o plátce daně z přidané hodnoty. Zásoby účtuje metodou A.
25
Společnost v průběhu účetního období platí následující daně a poplatky: •
Daň z přidané hodnoty (základní i snížená sazba),
•
Silniční daň (firma má vlastní služební vůz),
•
Dovozní cla (dovoz zboží ze zahraničí),
•
Daň z příjmů právnických osob,
•
Daň z příjmů fyzický osob (zaměstnanci).
2.1.1 Stav účetnictví před výběrem nového systému Stereo Ježek software s.r.o. Přijaté a vydané faktury Firma
nakupuje
zboží
u velkoobchodů,
převážně
u dalších
internetových
zprostředkovatelů, výjimečně přímo od výrobce ze zahraničí. Od nákupu v zahraničí se nyní ustupuje. Zboží je sice podstatně levnější, ale jsou problémy s reklamací zboží a dochází k velkému časovému zpoždění mezi úhradou zboží a jeho dodáním. Ročně má firma cca. 2 500 přijatých faktur. Vydané faktury jsou dle počtu vystavených dokladů nejrozsáhlejší. Ročně je vystaveno cca. 15 000 až 20 000 dokladů. Protože se jedná převážně o jednorázové nákupy, tak se z provozních důvodů na faktury většinou neuvádí celá adresa konkrétního zákazníka. Vystavování faktur je rychlejší, ale při vyřizování reklamací vznikají často problémy s dohledáním správného dokladu. Nezbytnou součástí agendy je i vystavování dobropisů. K nevyzvednutým zásilkám je nutné zrušit již vytvořené doklady. Někdy dojde k výměně zboží nebo změně objednávky. Vše je nutné zohlednit v účetnictví a vystavit příslušné doklady. Banka a pokladna Firma má prodejnu, kde je možné si převzít zboží a zaplatit v hotovosti. K jednotlivým paragonům je nutné opět vystavit faktury a zaúčtovat úhrady v pokladně. Dále se v pokladně promítají další platby v hotovosti – nákup kancelářských potřeb, pohonných hmot, pomocného obalového materiálu, čistících prostředků apod.
26
Firma dosud nevyužívá internetové bankovnictví. Platby jsou sice hrazeny přes homebanking, ale bankovní výpisy jsou ručně zadávány do programu. Výpisy tvoří cca. 2 000 položek měsíčně. Je časově velmi náročné všechny platby ručně spárovat. Většina plateb se spáruje poměrně snadno podle variabilního symbolu. Měsíčně přesto zůstane cca. 200 plateb nespárovaných. K těmto platbám je nutné dohledat, co k čemu patří. V programu Stereo je to dost obtížné. Během měsíce dochází k výměnám. Někdy se nedodá všechno zboží, které je zaplacené převodem. Zákazník má možnost zboží vrátit do 14 dnů nebo reklamovat. Tyto nesrovnalosti je potřeba řešit včas a s co nejmenšími komplikacemi. Vyhledávání dokladů v programu Stereo je zbytečně pracné a zdlouhavé. Tento stav je nutné změnit. Externí zpracování účetnictví Další oblastí je komunikace s externí účetní firmou. Účetní firma zpracovává veškerou agendu, daňová přiznání, kontroluje stav účetnictví, zpracovává mzdy apod. Vystavené faktury jsou jako jediné vystavovány ve firmě a zasílány v datovém souboru do účetní firmy. Ostatní doklady jsou měsíčně dovezeny do externí účtárny, kde dochází k jejich zaúčtování a archivování. Při jakékoliv reklamaci je nutné se obrátit na pracovníky účtárny, kteří musí potřebný doklad dohledat v evidenci, naskenovat a zaslat zpět do firmy. Tento stav je naprosto nevyhovující oběma stranám. Firma bude i nadále spolupracovat s účetní firmou, proto je potřeba zvolit ekonomický systém, který bude vyhovovat oběma firmám nebo bude možné výstupy z jedné firmy exportovat do druhé.
2.1.2 Požadavky společnosti Ekonomický systém by měl zohlednit základní legislativní podmínky. Zároveň je nutné zachovat zpracování dokladů u externí účetní firmy. Část dokladů se bude zpracovávat ve firmě 1.ACW-TECH s.r.o. Ekonomický systém musí být akceptovatelný pro obě firmy nebo musí být zajištěno přehrávání dat z jednoho systému do druhého. Požadavky společnosti 1.ACW-TECH s.r.o. •
Manažerské funkce, možnost tisku různých statistických a ekonomických sestav popř. grafů.
•
Umožnění zadávání velkého množství dat bez zpomalení systému. 27
•
Možnost exportu výstupů do dalších programů např. MS Excel, PDF pro další zpracování a analýzy.
•
Propracované skladové hospodářství, snadné vkládání nových zásob do skladu, přehledné sledování pohybů na skladě a snadné vyfiltrování hledané položky např. kvůli reklamaci dodaného zboží.
•
Homebanking – zpracování bankovních výpisů elektronicky přenosem dat z banky, urychlení vkládání těchto dat.
•
Zajištění převodu dat mezi dvěmi účetními jednotkami, po předání dat účetní jednotce zabránění změn v datech ve firmě.
•
Využití objednávkových formulářů pro stahování objednávek z webových stránek firmy přímo do ekonomického systému.
•
Možnost rozšíření licence na více počítačů, zavedení síťového připojení.
•
Pořizovací cena ekonomického systému musí být max. 20 000 Kč.
Požadavky externí účetní firmy •
Možnost účtování více firem v jednom ekonomickém systému.
•
Umožnění zpracování účetnictví i daňové evidence.
•
Import a export dat klientů.
28
3 Výběr ekonomického systému Vzhledem k výše popsaným požadavkům a možnostem obou firem byly vybrány ekonomické systémy Pohoda od firmy Stormware s.r.o., Money S3 od firmy Cígler Software s.r.o. a Duel od firmy Ježek Software s.r.o. Ekonomické systémy Pohoda a Money S3 byly vybrány z důvodu možnosti stahování objednávek z internetových obchodů. Firma by ušetřila hodně času při vystavování dokladů. Duel je systém od stejné společnosti, jako je firmou používané Stereo. Využívá stejných klávesových zkratek a je uzpůsoben tak, aby pro uživatele softwaru Stereo byl přechod na nový systém co nejsnadnější. Bohužel v době výběru nového ekonomického systému ještě systém Duel nebyl dostatečně propracován, nefungoval homebanking a nebylo plně funkční skladové hospodářství. Z výše uvedených důvodů byl nakonec Duel vyřazen z výběru. Pro firmu 1.ACW-TECH s.r.o. patří mezi nejdůležitější agendy Sklady, Pohledávky, Závazky, Objednávky, Banka, Pokladna. Při porovnání ekonomických systému jsem se proto zaměřila na nejvíce využívané funkce těchto agend.
3.1. Nejdůležitější agendy a jejich popis Sklady Firma nabízí na svých internetových stránkách desítky tisíc zboží svých dodavatelů. Většina zakázek je jednorázových. Zboží se naskladní a prodá často jen jedenkrát. Firma nutně potřebuje dobře propracované skladové hospodářství. Nezbytným požadavkem na ekonomický systém je schopnost vést skladovou evidenci metodou A. Při evidenci metodou B se zboží již při nákupu zaúčtuje rovnou do spotřeby. Firma nemá během účetního období přehled o skladových zásobách a jejich průběžných pohybech. Evidence zboží metodou A umožňuje vedení podrobné a přesné skladové evidence. Zboží je naskladňováno do skladu na účet 132 a teprve při prodeji je zaúčtováno do spotřeby. Firma má přesný přehled o nákupech, prodejích a skladových zásobách jednotlivých položek skladu.
29
Nutností je rychlé a bezproblémové zadávání nového zboží do skladu. Program musí mít výborné propojení agendy pohledávek a závazků s agendou skladů. Vytvoření skladových karet musí být snadné. Důležité je v této agendě filtrování dokladů. Při reklamacích nebo nesrovnalostech mezi objednaným, dodaným zbožím a fakturou je nutné dohledat příslušné zboží ve skladu a dle pohybů zjistit další údaje. Musí být snadné dohledat ke zboží fakturu zaslanou zákazníkovi i fakturu od dodavatele, aby bylo možné pružně reagovat na požadavky zákazníků. Pohledávky Každý den se expeduje zboží cca. 50 až 100 zákazníkům. K tomu je nutné vytvořit požadovaný počet daňových dokladů. I zde platí, že většina zákazníků nenakupuje opakovaně. V adresáři je nutné zadávat stále nové adresy. Vybraný ekonomický systém by měl být schopen stahovat objednávky z webových stránek firmy, vytvořit karty zákazníků v adresáři firem a spárovat zboží z objednávek se zbožím ve skladě. Velmi důležitá je rychlá a snadná filtrace dokladů. Zákazníci se na firmu obracejí při reklamacích dodaného zboží nebo při různých nesrovnalostech. Jedná se zejména o reakce zákazníků na nedodání veškerého objednaného zboží, dodání jiného než objednaného zboží, rozdíl částky na faktuře a na objednávce atd. Při řešení všech těchto komplikací je nutné dohledat příslušný doklad podle různých kritérií. Někdy zákazník uvede číslo faktury nebo objednávky, které slouží jako variabilní symbol. V tomto případě, je dohledání dokladu snadné. Často však zákazníci uvádí pouze příjmení nebo jenom název zboží. Při reklamacích, kdy se jedná o záležitosti i dva roky staré, je dohledání dokladů problematické a proto je nutné, aby byl ekonomický systém schopen dohledat i starší doklady dle různých parametrů. Závazky Firma spolupracuje s několika dodavateli. Většina pochází z České republiky. Několik faktur ročně je zahraničních. Firma potřebuje mít přehled o jednotlivých dodavatelích a úhradách přijatých faktur nejlépe pomocí tiskových sestav ekonomického systému. I zde je potřeba filtrování při dohledávání dokladů a zboží. Někdy se stane, že nesouhlasí zboží na vystavené faktuře s dodaným zbožím a je nutné dohledat a fyzicky zkontrolovat přijatou fakturu od konkrétního dodavatele daného sortimentu.
30
Banka Firma má dva bankovní účty. První slouží k běžným transakcím. Posílají se zde úhrady dodavatelům a přicházejí platby od odběratelů za zboží zaslané na dobírku nebo zboží zaplacené předem. Měsíčně je cca. 2 000 pohybů na účtu. Ruční zadávání je velmi neefektivní. Zabere mnoho času. Vybraný ekonomický systém by měl umožňovat homebanking pro urychlení práce. Druhý účet slouží k placení dobropisů a vracení chybně zaslaných peněz za zboží předem. Někdy zákazník objedná a hned zaplatí zboží, které není skladem a není možné ho dodat. Transakcí je poměrně málo, zde stačí ruční zadávání dat. Pokladna Většina přijatých faktur je hrazena na dobírku, tj. dochází k platbě při přijetí zboží. Jsou zde hrazeny faktury pro zákazníky, kteří si zboží vyzvedli a zaplatili osobně na prodejně. V této agendě je důležité rychlé dohledání příslušného dokladu určeného k úhradě.
3.2. Ekonomický systém Stereo Stereo je ekonomický systém firmy Ježek Software s.r.o.. Na webových stránkách výrobce je možné se dočíst, že se jedná o software určený pro vedení administrativní agendy malých a středních firem. V programu Stereo je možné účtovat podvojné účetnictví. Pro daňovou evidenci výrobce nabízí produkt Účto. Účetní software Stereo mohou využívat podnikatelské subjekty, ale také rozpočtové a příspěvkové organizace, politické strany apod. Ovládání softwaru je velmi jednoduché. Je možné si upravit nastavení dle požadavků klienta. Pracuje pod operačním systémem MS-DOS. Správně funguje pouze ve 32bitových verzích Windows. Lze zakoupit licenci k jednomu pracovnímu stanovišti nebo využít síťového připojení. Cena ekonomického systému záleží na počtu zakoupených agend (www.jezeksw.cz) . Je možné si zakoupit následující agendy: •
Účetnictví
•
Mzdy
•
Sklady 31
•
Analýzy
•
Majetek
•
Kancelář – k licenci zdarma
Pořizovací cena je vyšší než u Money S3 nebo Pohoda Premium. Výhodou je možnost využít servisní služby a aktualizace zdarma. U ekonomických systémů Money i Pohody jsou tyto služby zpoplatněny. Sklady Program dokáže vést odděleně velké množství skladů. Je možné využít metodu účtování A i B. Program používá k výpočtu skladové ceny váženého aritmetické průměru. Sklady lze dělit podle dodavatelů, sortimentu, druhu výroby apod. Program neumožňuje fakturovat najednou z více skladů. Každá položka na skladě má svojí skladovou kartu. Na ní jsou uvedeny veškeré informace o položce (např. název, sklad, minimální a maximální počet na skladě, ceny pro různé odběratele). Je zde možné nastavit automatické objednávky při poklesu skladové zásoby pod minimální hranici. Skladové položky je možné evidovat pomocí šarží a výrobních čísel. Zboží je možné naskladnit pomocí příjemky. Další možností je zapsání přijaté faktury a automatické vytvoření příjemky z faktury. Stejným způsobem dochází k vyskladnění zboží. Pohyby na skladě lze sledovat za neuzavřené období v seznamu pohybů. Každý řádek obsahuje datum, počáteční stav, příjem, výdej, počet kusů a skladovou cenu.
32
Obrázek 1 Stereo - Vyhledávání zboží ve skladu (vlastní zdroj)
Účetní deník Účetní deník je nejpodstatnější agendou softwaru Stereo. Zde jsou chronologicky uspořádané záznamy přenášené z ostatních agend (např. Bankovní výpisy, Mzdy, Závazky a pohledávky). V agendě je také možné přímo pořizovat, opravovat nebo mazat zápisy účetních případů. Všechny změny v účetním deníku jsou uloženy a je možné si je kdykoliv prohlédnout. Filtrování dokladů je poměrně zdlouhavé, jak ukazuje následující obrázek.
Obrázek 2 Stereo - vyhledávání dokladu (vlastní zdroj)
33
Závazky a pohledávky Agenda slouží k sledování pořízených dokladů. Jedná se většinou o přijaté nebo vystavené faktury. Zapisují se zde i některé další závazky a pohledávky firmy. V agendě lze automaticky provádět zaúčtování. Dále je možné v agendě proúčtovat vzájemné zápočty, provést úhrady dokladů apod. Vyhledávání jednotlivých dokladů je stejně časově náročné jako v účetním deníku. K filtrování dokladů lze využít jednoduchý nebo složitější filtr. Je možné nastavit různé podmínky (datum, variabilní symbol, číslo dokladu apod.). Banka Banku tvoří Bankovní výpisy a Převodní příkazy. Převodní příkazy V této agendě dochází k vystavování příkazů k úhradě. Příkaz se vystavuje výběrem ze závazků. Lze provést i hromadný příkaz k úhradě. Bankovní výpisy Agenda slouží k jednoduchému zaúčtování bankovních výpisů a jejich provázání s evidovanými doklady. Položky celého výpisu lze pořídit najednou, provést jejich kontrolu a teprve poté je zaúčtovat (přenést) do účetního deníku. Program Stereo umožňuje nahrávání bankovních výpisů pomocí homebankingu. Zásobník dokladů Agenda zásobník dokladů slouží k urychlení práce s programem. Obsahuje opakované, vzorové a připravené doklady. Zde je možné si předepsat stále se opakující závazky a pohledávky (např. nájemné, zálohy el. energie nebo plynu, leasingové splátky). Dále jsou zde šablony, které lze použít k rychlejšímu zápisu dokladů v jiných agendách.
34
Obrázek 3 Stereo - Úhrady dokladů bankou (vlastní zdroj)
Pokladna Pokladna slouží pro práci s hotovostními doklady a k vedení pokladní evidence. Pořízené pokladní doklady je možné ponechat v pokladně, postupně zapisovat další a zaúčtování a přenos do účetního deníku provést později. Sestavy účetnictví V programu lze zjistit celkový obraz o hospodaření účtované firmy pomocí sestav za určité časové období. Jedná se hlavně o rozvahu a výsledovku. Dále je možné čerpat údaje z hlavní knihy, výkazu zisků a ztrát nebo z knih analytické evidence. Agenda Analýzy Firma může částečně řešit problém s nedostatečnými výstupy z účetnictví pro řízení firmy pomocí nadstavbového modulu Analýzy. Jedná se o přehledy o hospodaření firmy, které mají podrobnější členění. Výkazy lze sestavit podle mnoha různých kritérií bez ohledu na provedené závěrky (vybrat pouze některé účty, střediska, výkony apod.). Pomocí modulu lze sledovat vývoj zisku v čase podle předem zvolených podmínek. Tato agenda řeší i další problém, kterým je nemožnost exportu dat do jiných programů. Agenda analýzy umožňuje export dat do dalších programů (např. v MS Excel), kde lze pokračovat v práci s daty.
35
Program umožňuje export dat z ekonomického systému Stereo u klienta do externího media účetní firmy. Je možné omezeně využívat přenosu dat a zpracování dalších účetních dokladů v externí účetní firmě. Je však nutný osobní kontakt při přenosu dat a nelze uzavřít u klienta období, aby se zabránilo nechtěnému přepisu dat nebo zápisu do již zpracovaného období.
3.3. Ekonomický systém Money S3 Podklady o ekonomickém systému Money S3 jsem čerpala z webových stránek www.money.cz. Firma Cígler software s.r.o. je výrobcem produktu Money S3. Jedná se o účetní a ekonomický software. Je vhodný zejména pro podnikatele nebo malé podniky různých typů odvětví. Dokáže zpracovávat i účetnictví neziskových organizací nebo škol. Umožňuje vést účetnictví i daňovou evidenci a zároveň obsahuje nástroje pro jednoduché řízení malého podniku. Je jedním z nejpoužívanějších softwarů v České republice. Mezi základní agendy Money S3 patří: Fakturace, Mzdy, Pokladna, Banka, Sklady, Objednávky. Výrobce Money S3 nabízí k produktu zdarma i další užitečné funkce jako homebanking, editor tiskových sestav, import a export dat. Umožňuje propojení pokladny s internetovými obchody. Obsluha programu je v prostředí MS Windows. K základnímu ekonomickému systému Money S3 je možné dokoupit další agendy např. Kniha jízd, Aktivní saldo nebo Účetní centrála. Zákazník si kupuje licenci, která opravňuje uživatele k využívání programu na jedné pracovní stanici. K užívání programu na více pracovních stanicích lze zakoupit více licencí. Jednoduché je i rozšiřování programu. Zákazník si vybere vyhovující vyšší verzi softwaru a bude mu doúčtován rozdíl mezi již zakoupeným produktem a vyšší verzí programu (www.money.cz). Výrobce nabízí produktová školení, aktualizace i servis. Money S3 je možné si vyzkoušet v podobě produktu START, který je zdarma ke stažení na stránkách výrobce. Dále se zde nachází i videokurz, kde je možné si prohlédnout některé základní operace potřebné při práci s programem. Výrobce slibuje snadné ovládání i jednoduchost a přehlednost programu.
36
Z nabízených kompletů produktu Money S3 nejlépe vyhovuje požadavkům firmy varianta Money S3 Premium. Jako jediná umožňuje vedení skladové evidence metodou A. Produkt nemá žádná omezení počtu zapisovaných dokladů nebo zaměstnanců pro vedení mzdové agendy. Money S3 splňuje požadavky na bezpečnost dat i jednoduchost a rychlost zálohování.
3.3.1 Money S3 Start verze Premium Program Money S3 Premium obsahuje následující agendy: •
Podvojné účetnictví
•
Daňová evidence
•
Adresář
•
Majetek
•
Fakturace
•
Objednávky
•
Personalistika a mzdy (bez omezení)
•
Sklady a objednávky (metoda A, B)
Zdarma je možné využít i další funkce např. Evidence majetku, Výkazy Intrastat, Editor tiskových sestav, Kniha jízd. Pro firmu jsou důležité i další součásti produktu např. Homebanking, Internetové obchody nebo Import a export dat. Výrobce nabízí další zajímavé agendy nebo utility např. Poštmistr pro komfortní spolupráci s Českou poštou s.p. při odesílání zásilek zákazníků nebo Dynamic Report 2 pro okamžitý přehled stavu skladu, závazků i pohledávek(www.money.cz). Filtrování dokladů Money S3 umožňuje vlastní nastavení filtrů pro často hledané výrazy. Pro běžné filtrování položek lze využít vyhledávací okénko, které se objeví při psaní hledaného výrazu. Bohužel tento způsob vyhledávání nelze použít vždy. Při hledání dokladu k úhradě v seznamu neuhrazených pohledávek a závazků je nutné projít všechny doklady. Je možné vybírat pouze mezi jednotlivými záložkami viz Obrázek 4 . 37
Obrázek 4 Money S3 - Pokladna - Seznam neuhrazených dokladů (vlastní zdroj)
Pro firmu s velkým množstvím vytvořených dokladů a s každodenním zjišťováním různých dat je schopnost programu bezproblémově vyhledávat podle různých parametrů nezbytná. V agendách pokladna i banka je důležité rychlé dohledání dokladu. Omezení vyhledávání u Money S3 je nutné brát při výběru ES v potaz. Sklady V Money S3 je možné vést neomezené množství skladů, které lze rozdělovat na jednotlivé skladové skupiny. Skupiny umožňují přehlednější hledání zboží v jinak rozsáhlých seznamech. Skladové hospodářství lze vést metodou A i B. Nákupní cena je počítána pomocí váženého průměru nebo metodou FIFO. Na skladové kartě se nastaví základní prodejní cena a lze stanovit až čtyři množstevní slevy. Vystavené skladové doklady lze filtrovat, prohlížet nebo opravovat přímo v této agendě. Při vyhledávání skladové zásoby se objeví vyhledávací okénko, které umožní rychlé nalezení hledaného výrazu. Fakturace Faktury jsou evidovány ve dvou seznamech jako přijaté a vystavené faktury. Doklady lze vystavovat prosté nebo s položkami s vazbou na objednávky a sklady. Faktury lze tisknout ve více variantách (faktura, dodací list atd.). Číslování dokladů je automatické, tvorba dobropisů je snadná. Při pořizování dokladů lze využít šablon k urychlení práce v programu. Šablona neboli typ dokladu se používá na opakující se operace např. nákup zboží, režijní náklady apod. Při pořízení dokladu se automaticky vyplní některé řádky
38
formuláře např. doba splatnosti, způsob platby, předkontace, členění DPH dle nastavení v šabloně.
Obrázek 5 Money S3 Využití šablony při pořizování dokladu (vlastní zdroj)
U faktur s položkami se lze pomocí klávesové zkratky Ctrl+S dostat do skladové evidence, zde zvolit příslušný sklad a vybrat požadované zboží. Program řeší i problém hromadné fakturace. Faktura se vystaví běžným způsobem, pouze v adresáři se označí více adres. Banka V agendě banka lze uhradit závazky nebo pohledávky pomocí aplikace homebanking nebo ručně. Při ručním zadávání je možné ze seznamu dokladů určených k likvidaci vybrat příslušný doklad a urychlit práci v této agendě. Vždy je však nutné zvolit předkontaci a při úhradách volit členění bez vlivu na DPH. Členění je shodné ve všech dokladech v agendě a předkontace by mohla být také nastavená automaticky podle druhu úhrady závazku nebo pohledávky. Jedná se o stále se opakující operace, které při větším zadávání dat zdržují zbytečně práci. Tuto problematiku lze vyřešit nastavením šablony a při zadávání nového dokladu zvolit potřebný typ dokladu nebo pomocí uživatelské konfigurace. Úhrada dokladů je poměrně rychlá pokud je znám variabilní symbol. Po zadání variabilního symbolu nebo poklepání v místě symbolu
se objeví
seznam neuhrazených dokladů, ze kterých uživatel vybere potřebný doklad. Bohužel v seznamu nefunguje vyhledávací okénko. Při hledání dokladu je nutné projít celý
39
seznam. Pro firmu s velkým počtem dokladů by vyhledání bylo zbytečně zdlouhavé. Po výběru hledaného dokladu a zadání hrazené částky je při správně nastavené konfiguraci mnoho políček předem vyplněno. Stačí všechna políčka zkontrolovat, případně upravit a pomocí klávesové zkratky uložit.
Obrázek 6 Money S3 Agenda Banka - úhrada dokladu (vlastní zdroj)
Pokladna V Money S3 je možné vést neomezený počet pokladen v různých měnách. Úhrada dokladů probíhá stejně jako u banky. Po zadání variabilního symbolu nebo výběru ze seznamu neuhrazených dokladů se vyplní potřebná další políčka (datum vystavení, předkontace, členění DPH apod.). Vše může být přednastaveno v uživatelské konfiguraci. Urychlí se tím podstatně práce v této agendě. Ani zde nelze v seznamu dokladů určených k likvidaci filtrovat.
3.3.2 Účetní centrála a účetní klient Spolupráci firmy 1.ACW-TECH s.r.o. a externí účetní firmy je možné řešit pomocí agendy účetní centrála, kterou lze k vybranému produktu dokoupit. Účetní firma si pořídí agendu účetní centrála a může ji využívat pro všechny své klienty. Společnost 1.ACW-TECH s.r.o. si pořídí agendu účetní klient, která je platná pro všechny zakoupené licence firmy. Účetní centrála a účetní klient umožňují vystavovat doklady
40
ve firmě a zasílat je ke zpracování do externí účetní firmy prostřednictvím e-mailu, odesláním na FTP server nebo na externím paměťovém médiu. Účetní firma může hned data zpracovávat. Šetří se čas obou spolupracujících firem. Z firmy se přenáší faktury přijaté a vydané bez vazby na sklad, pokladní doklady, adresy dodavatelů a odběratelů, seznamy účtů, předkontací. Všechny přenesené doklady se uzamknou, aby je nebylo možné bez vědomí účetního změnit. V účetní firmě se načtou přenesená data a je možné je ihned zpracovávat, rozúčtovat, měnit zaúčtování, spárovat úhrady atd. Po úpravě je možné zaslat data zpět firmě pro přehled o úhradách faktur. Výhody pro firmu 1.ACW-TECH s.r.o.: •
pořizování primárních dokladů v prostorách firmy, účetnictví kontroluje a spravuje účetní firma,
•
není nutné jezdit do účetní firmy a předávat velké množství dokladů v papírové podobě, pořizování kopií nebo složitého dohledávání dokladů založených v účtárně,
•
účtárna provádí úhrady dokladů, zápočty apod. a posílá zpracovaná data zpět, firma má včas přehled o hospodaření podniku,
•
není nutné předávat zálohu celé agendy jako v případě práce v programu Stereo a čekání na zpracování a zaslání zpět,
•
export a import dat lze realizovat kdykoliv, není nutné přerušovat práci.
Výhody pro externí účetní firmu: •
není nutné znovu pořizovat doklady firmy, pouze se importují data do centrály,
•
účtárna nemusí třídit a archivovat množství dokladů firmy,
•
práce se stejnými daty u firmy i v účtárně,
•
uzamčení vystavených dokladů ve firmě umožňuje účetnímu ručit za správné vedení účetnictví firmy, nemůže dojít k dodatečným změnám v dokladech firmy.
41
3.4 Ekonomický a informační systém Pohoda Firma Stormware s.r.o. nabízí ekonomický a informační systém Pohoda. Na webových stránkách prodejce se o tomto produktu dozvíme, že se jedná o komplexní účetní a ekonomický software pro malé, střední a větší firmy. Umožňuje vést účetnictví i daňovou evidenci. Software využijí plátci i neplátci DPH. Systém je vhodný pro živnostníky, podnikatele a společnosti, ale i pro příspěvkové a neziskové organizace (www.stormware.cz). Firma vytvořila řadu variant ekonomického systému Pohoda. Jednotlivé varianty mají umožnit podnikatelským subjektům vybrat si produkt, který bude plně vyhovovat jejich potřebám. Zvolený ekonomický systém bude složený pouze z agend, které ke své práci potřebují a jen za tyto agendy firma zaplatí. Orientace v produktech je jednoduchá, lze si přímo označit agendy, které firma potřebuje a je jí nabídnuta optimální varianta. Podmínky firmy nejvíce splňuje produkt Pohoda Premium.
3.4.1 Pohoda Premium Na webových stránkách prodejce se dočteme, že Pohoda Premium obsahuje mimo jiné následující agendy: •
Účetnictví (Účetní deník, Pokladna, Banka)
•
Adresář
•
Fakturace (Faktury přijaté, Faktury vydané, Objednávky)
•
Sklady
•
Majetek
•
Mzdy
V této verzi lze vést kompletní účetnictví včetně mezd bez omezení a skladového hospodářství vedeného metodou A i B. Lze vést více firem, ale verze Premium neumožňuje vést daňovou evidenci. Zakoupený produkt je možné upravit k představám zákazníka, využívat internetové obchodování apod.
42
Ovládání systému je velmi intuitivní, je podporována interaktivní nápověda. K produktu jsou dodávány 2 publikace, které mají usnadnit práci se systémem. Navíc lze za poplatek využívat zákaznickou podporu prostřednictvím e-mailu, telefonu nebo vzdáleného připojení na plochu uživatele. Prodejce nabízí pro lepší a rychlejší zorientování v systému odborná školení ve svých školících střediscích. Na svých webových stránkách má mnoho videokurzů, které uživatelům pomohou řešit řadu problémů a nejasností při práci s programem. Filtrování dokladů Pohoda má velmi dobře propracované vyhledávání dokladů. V každé agendě je vyhledávací okénko. Při hledání jakéhokoliv textu nebo čísla stačí přemístit se na správný sloupec a začít psát hledaný výraz. Pokud uživatel nezná přesný výraz, stačí napsat pouze část. Program vyfiltruje z celé databáze všechny výrazy obsahující daný text nebo číslo. Lze využít složené vyhledávání. Je možné postupně přidávat k prvnímu výrazu další a tím postupně zužovat výběr.
Obrázek 7 Pohoda Premium – filtrace dokladu (vlastní zdroj)
Agendy jsou dobře propracované, snadno se v nich orientuje, vyhledávání ve fakturách nebo skladu je rychlé. Upravování programu pro potřeby uživatele je snadné. Lze navolit práva pro různé uživatele, upravit parametry podle potřeby konkrétní firmy (účetní osnova, devizové kurzy, nastavení parametrů, sazeb apod.). Sklady Pohoda umožňuje vedení neomezeného množství skladů v různém rozčlenění na skupiny. Podporuje evidenci nejen zboží, služeb nebo materiálu, ale dovede si poradit 43
i se složenými zásobami tj. zásobami tvořenými více položkami. U jednotlivých skladových položek lze nastavit měrné jednotky, hmotnost, přidat obrázek pro internetové obchodování, doplnit údaje o výrobci atd. Je možné zaznamenat limit pro maximální nebo minimální množství daného zboží na skladě. Stejně jako u Money S3 umožňuje používat šarže a výrobní čísla. Lze nastavit slevy a různé cenové hladiny. Účtování je možné metodou A nebo B. Agenda sestavuje i výkazy pro Intrastat a zajišťuje jejich elektronické odeslání. Intrastat je sběr dat, který sleduje statistiku obchodu se zbožím mezi všemi členskými státy EU. Zásoby jsou evidovány v ceně pořizovací, která obsahuje cenu pořízení (cena zboží, spotřební daň a clo) a vedlejší pořizovací náklady (např. doprava). Vedlejší náklady jsou rozpočítány podle podílu jednotlivých položek na faktuře. Pohoda používá stejně jako Money S3 metodu váženého aritmetického průměru. Cena zboží na skladě se přepočítává po každém příjmu. Lze přepočítat i ručně. Všechny příjmy na sklad i výdeje ze skladu je možné sledovat v pohybech. Zde lze velmi snadno najít podle názvu, kódu nebo jména zákazníka vystavenou nebo přijatou fakturu. Je možné se snadno přenést do příslušné agendy a prohlédnout a vytisknout si vyfiltrovaný doklad. Agenda Sklady obsahuje i formulář Reklamace. Zde si uživatel může evidovat veškeré reklamace od zákazníků i vůči dodavatelům. Lze průběžně sledovat stav reklamací od jejich počátku až do vyřízení reklamačního řízení.
Fakturace Faktury lze vystavovat jednoduché bez položek nebo s položkami. Při zadávání lze rovněž využít šablony jako u Money S3 pro urychlení práce. Další pomůckou je kopírování již dříve zadaného dokladu a upravení neshodných položek. Faktury s položkami lze zadávat pomocí kódů. Další možností je přesunout se klávesovou zkratkou z faktury přímo do skladové evidence. Zde lze snadno a rychle dohledat položku popř. vytvořit novou skladovou kartu a vrátit se zpět k vystavování faktury. Vše urychlují klávesové zkratky, proto je zadávání dokladů opravdu rychlé. Je také možné pořizovat doklady z příjemek nebo objednávek. Pohoda umožňuje i hromadnou fakturaci více odběratelům.
44
Banka Pohoda podporuje funkci homebanking. Výpisy v elektronické podobě lze snadno načíst do programu Pohoda. Program provede spárování, zaúčtování a likvidaci položek. Nespárované zůstanou položky, u kterých je více dokladů k úhradě se stejným variabilním symbolem, variabilní symbol chybí, neshoduje se částka na výpisu s částkou k úhradě atd. Agenda je přehledná a je zde stejně jako v ostatních agendách snadné filtrování položek podle různých parametrů (variabilní symbol, č. účtu, datum přijetí platby apod.). Jednoduchá je i příprava příkazů k úhradě, které lze tisknout nebo odeslat elektronicky do banky.
Obrázek 8 Pohoda - Banka - úhrada dokladu (vlastní zdroj)
Pokladna Při pořizování nového dokladu si uživatel zvolí, zda chce vytvořit doklad např. na drobné nákupy za hotové nebo zda potřebuje provést úhradu nějakého dokladu. Pokud zná variabilní symbol, může zvolit expresní likvidaci. Program sám prohledá seznam neuhrazených pohledávek a závazků a vybere správný doklad. Uživatel pouze zkontroluje údaje a zadá datum úhrady. Pokud není znám variabilní symbol, provádí se úhrada dokladů pomocí likvidace s plným výběrem ze seznamu dokladů k úhradě. Zde je možné dohledat doklad podle libovolných parametrů (příjmení, částka, datum splatnosti, apod.).
45
3.4.2 Pohoda PZD - Pobočkové zpracování dat účetní/klient Při obchodním jednání bylo navrženo řešení pro firmu 1.ACW-TECH s.r.o. i spolupracující externí účetní firmu. Jedná se o produkt pobočkové zpracování dat, který je možné zakoupit k vybrané variantě ekonomického sytému Pohoda. Při tomto řešení je část dokladů zpracovávána na pobočce tj. ve firmě 1.ACW-TECH s.r.o. Další data by se zpracovávala na centrále, která by byla v účetní firmě. Pobočkové zpracování dat funguje podobně jako účetní centrála a účetní klient u Money S3. Na webových stránkách prodejce se dozvíme, že PZD je určena pro spolupráci účetní jednotky s externím účetním. Firma zpracovává pouze základní prvotní doklady, např. faktury či pokladní doklady, nebo může program využívat ve větším rozsahu např. včetně banky, skladové evidence, objednávek. Vytvořené doklady jsou předávány pomocí balíčků účetnímu, který data zkontroluje. V případě potřeby je opraví a provede zaúčtování. Účetní takto upravená a doplněná data posílá zpět do firmy. Účetní i firma stále pracují v aktuální účetní databázi. Nedochází tedy k narušení práce firmy v období, kdy firma pošle balíček s daty a čeká na opravy účetního. Výhody pro obě firmy jsou totožné jako u Money S3.
46
4 Hodnocení investice - Money S3 a Pohoda Premium Firma se rozhoduje mezi dvěmi variantami ekonomických systémů Money S3 Premium a Pohoda Premium. Při hodnocení obou systémů je významných hlediskem cena produktu a efekt, který investice do ekonomického systému přinese. Firma má omezené finanční prostředky, proto se rozhodla nejprve zakoupit jednu licenci vybraného produktu a po třech letech užívání by chtěla přikoupit další dvě licence. Firma bude spolupracovat s externí účetní firmou prostřednictvím pobočkového zpracování dat (Pohoda Premium) nebo využije produkt Klient/Centrála (Money S3). V příloze 1 jsou vyčísleny celkové výdaje, které by investice měla zahrnovat. Údaje byly čerpány z webových stránek výrobců softwarů. Uvedené ceny jsou platné k 29. 10. 2012 a mohou se lišit od aktuálních cen. V příloze 1 jsou zahrnuty jednorázové výdaje i běžné provozní výdaje v průběhu provozu systému. Firma předpokládá délku užívání produktu minimálně na 10 let. Jedná se o nákup nehmotného majetku do 60 000 Kč. Firma nebude investici odepisovat. Všechny výdaje na pořízení investice je možné dát v daném roce do nákladů.
4.1
Kapitálové výdaje
Kapitálové výdaje tvoří výdaje, které by firma vynaložila od nákupu po spuštění informačního systému (viz příloha 1). Výdaje za nákup licence, školení, aktualizace a nákup dalších licencí lze snadno získat z webových stránek výrobců. Pouze výdaje za implementaci byly odhadnuty managementem firmy 1.ACW-TECH s.r.o. dle předběžných konzultací se zástupci firem Stormware s.r.o. a Cígler software s.r.o. Pro porovnání jsou přidány kapitálové výdaje produktu Stereo od Ježek Software s.r.o.
4.2
Odhad budoucích peněžních příjmů
Management firmy předpokládá, že nový ekonomický systém zefektivní práci nejen na pozici účetní (fakturantky), ale i na dalších pracovních místech. Rychlejší a snazší zadávání dat umožní účetní zpracovat během pracovní doby více dokladů. Efektivnější vyhledávání dokladů podle různých parametrů zrychlí práci pracovnice reklamačního oddělení. Bude možné vyřídit více reklamací a telefonátů zákazníků během stejné pracovní doby. Management firmy bude mít díky stále aktuální databázi přehled
47
o závazcích, pohledávkách, skladových pohybech atd. Díky tomu bude možné pružně reagovat na změny v tržním prostředí. Díky změnám v efektivitě chodu firmy bude možné vyřídit větší objem zakázek a přijmout na částečný úvazek novou pracovní sílu do skladu. Také se zvýší závazky vůči dodavatelům za dodané zboží. Externí účetní firma nebude muset dojíždět do firmy, aby nahrála data. Uspoří čas i finanční prostředky za pohonné hmoty. Všechny tyto změny by měly ročně přinést zvýšení příjmů oběma firmám minimálně 10 000 Kč. V prvním roce se počítá se s počátečním snížením výkonnosti díky neznalosti nového systému a nutnosti nejprve vložit a upravit data z předchozího programu. V tomto roce management nepočítá se zvýšením příjmů. Po zakoupení dalších dvou licencí se odhaduje zvýšení ročních příjmů o 15 000 Kč. Firmy neuvažují vzhledem k rychlému zastarávání aplikací o prodeji softwaru po ukončení jeho životnosti.
4.3
Stanovení diskontní míry
Firma se rozhodla hradit investici z vlastních zdrojů. Vlastní kapitál by firma mohla investovat jiným způsobem např. nákupem cenných papírů. Úroková míra státních dluhopisů se pohybuje kolem 4 procent. K této úrokové míře je nutné přičíst tržní rizikovou prémii. Výnosnost akcií se průměrně pohybuje kolem 9 procent. Po odečtení bezrizikových cenných papírů dostaneme 5 procent. Výsledná úroková míra je tedy celkem 9 procent. Investice by měla dosáhnout minimálně této výše ročního výnosu. Řešení Tržní riziková prémie = výnosnost celého portfolia akcií – výnosnost bezrizikových cenných papírů = 9 – 4 = 5 Očekávaná výnosnost = úroková míra státních obligací + tržní riziková prémie Očekávaná výnosnost = 4 + 5 = 9 procent
4.4
Výpočet současné hodnoty očekávaných peněžních příjmů
Na základě předchozích údajů jsem sestavila přehled předpokládaných peněžních toků v jednotlivých letech (viz tabulka 1). Budoucí peněžní toky je nutné přepočítat na stejnou časovou základnu, kterou bude rok pořízení investice.
48
tabulka 1 Cash flow investice (vlastní zdroj)
Rok 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Celkem
Money S3 Premium Příjmy Výdaje Rozdíl 0 26955 -26955 10000 7660 2340 10000 7660 2340 10000 13640 -3640 15000 9240 5760 15000 9240 5760 15000 9240 5760 15000 9240 5760 15000 9240 5760 15000 9240 5760 15000 9240 5760 135000 120595 14405
Pohoda Premium Příjmy Výdaje Rozdíl 0 30640 -30640 10000 6440 3560 10000 6440 3560 10000 7950 2050 15000 7810 7190 15000 7810 7190 15000 7810 7190 15000 7810 7190 15000 7810 7190 15000 7810 7190 15000 7810 7190 135000 106140 28860
Řešení
n
Σ
SHCF =
CFt (1 + k)t
t=1
=
2340 (1 + 0,09)1
+
2340 (1 + 0,09)2
+ …
5760 (1 + 0,09)10
+
tabulka 2 Výpočet současné hodnoty budoucích peněžních toků (vlastní zdroj) Money S3 Premium Cash flow Odúročitel SHCF
Rok 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Celkem
2 340 Kč
(1+0,09)1
2 340 Kč
(1+0,09)
2
(1+0,09)
3
(1+0,09)
4
(1+0,09)
5
(1+0,09)
6
(1+0,09)
7
(1+0,09)
8
(1+0,09)
9
-3 640 Kč 5 760 Kč 5 760 Kč 5 760 Kč 5 760 Kč 5 760 Kč 5 760 Kč
5 760 Kč (1+0,09) 41 360 Kč
10
Pohoda Premium Cash flow Odúročitel SHCF
2 147 Kč
3 560 Kč (1+0,09)1
3 266 Kč
1 970 Kč
3 560 Kč (1+0,09)
2
2 996 Kč
2 050 Kč (1+0,09)
3
1 583 Kč
7 190 Kč (1+0,09)
4
5 094 Kč
7 190 Kč (1+0,09)
5
4 673 Kč
7 190 Kč (1+0,09)
6
4 287 Kč
7 190 Kč (1+0,09)
7
3 933 Kč
7 190 Kč (1+0,09)
8
3 608 Kč
7 190 Kč (1+0,09)
9
3 310 Kč
10
3 037 Kč 35 788 Kč
-2 811 Kč 4 081 Kč 3 744 Kč 3 434 Kč 3 151 Kč 2 891 Kč 2 652 Kč 2 433 Kč 23 691 Kč
7 190 Kč (1+0,09) 59 500 Kč
Současná hodnota cash flow (SHCF) je u obou softwaru kladná, obě varianty jsou pro firmu přijatelné. Dále je patrné, že investice do ekonomického systému Pohoda
49
Premium je výhodnější. Program Pohoda Premium přinese firmě užitek ve výši 35 788 Kč, u Money S3 Premium je to jen 23 691 Kč.
4.5
Hodnocení efektivnosti investic
Pro hodnocení efektivnosti investic jsem vybrala několik často používaných metod hodnocení. Náklady na investici jsou poměrně přesně známé a při porovnávání investic v malých firmách stále často používané. Z tohoto důvodu jsem vybrala několik metod, které se týkají právě nákladů. Ze statických metod jsem vybrala porovnání dle absolutních hodnot a metodu doby splacení. Z dynamických metoda jsem zvolila diskontování budoucích hodnot nákladů a metodu čisté současné hodnoty.
4.5.1 Srovnání pomocí absolutních hodnot Mnoho drobných podnikatelů stále ještě počítá své investice pouze podle investičních nákladů. Proto jsem provedla srovnání obou ekonomických systémů podle tohoto hlediska. Celkový objem nákladů lze vyčíst z přílohy 1. Pokud by firma brala v úvahu pouze náklady na pořízení softwaru, vybrala by si program Money S3 Premium, výdaje jsou 26 955 Kč. Výdaje na pořízení ekonomického systému Pohoda Premium jsou ve výši 30 640 Kč. Z tohoto úzkého pohledu by bylo výhodnější pořídit si levnější program Money S3 Premium. Pokud se k výdajům na pořízení připočtou výdaje provozní, vychází výhodněji nákup systému Pohoda Premium, celkové výdaje jsou ve výši 106 140 Kč. U Money S3 Premium jsou výdaje výši 120 595 Kč. Při tomto jednoduchém porovnání vychází výhodněji Pohoda Premium.
4.5.2 Metoda doby splacení Peněžní tok se v průběhu užívání investice mění. Doba splacení se zjistí pomocí postupného sčítání cash flow jednotlivých roků (viz tabulka 3) až do doby, kdy se zaplatí finanční prostředky vložené do investice.
50
tabulka 3 Metoda doby splacení - porovnání Money S3 a Pohoda (vlastní zdroj)
Rok 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Celkem
Money S3 Premium cash flow (CF) kumul. CF -26 955 Kč -26 955 Kč 2 340 Kč -24 615 Kč 2 340 Kč -22 275 Kč -3 640 Kč -25 915 Kč 5 760 Kč -20 155 Kč 5 760 Kč -14 395 Kč 5 760 Kč -8 635 Kč 5 760 Kč -2 875 Kč 5 760 Kč 2 885 Kč 5 760 Kč 8 645 Kč 5 760 Kč 14 405 Kč 41 360 Kč x
Pohoda Premium cash flow (CF) kumul. CF -30 640 Kč -30 640 Kč 3 560 Kč -27 080 Kč 3 560 Kč -23 520 Kč 2 050 Kč -21 470 Kč 7 190 Kč -14 280 Kč 7 190 Kč -7 090 Kč 7 190 Kč 100 Kč 7 190 Kč 7 290 Kč 7 190 Kč 14 480 Kč 7 190 Kč 21 670 Kč 7 190 Kč 28 860 Kč 59 500 Kč X
Řešení Dle údajů v tabulce je zřejmé, že se peněžní prostředky v případě Money S3 Premium vrátí za více než 7 let a v případě Pohody Premium za více než 6 let. Ještě je potřeba zjistit, kolik měsíců navíc se bude investice splácet. Money S3: 2 875/ 5 760 = 0,499 roku, tj. 6 měsíců Pohoda: 7 090/ 7 190 = 0,986 roku, tj. 11,8 měsíců Z tabulka 4 je na první pohled patrné, že dříve se zaplatí investice do programu Pohoda Premium a to za 6 let a 11,8 měsíců. Finanční prostředky vložené do programu Money S3 Premium se vrátí za 7 let a 6 měsíců. Dle této metody je výhodnější investice do ekonomického systému Pohoda Premium.
51
4.5.3 Diskontování budoucích hodnot nákladů tabulka 4 Diskontování budoucích hodnot nákladů Money S3 Premium Náklady Odúročitel SHCF
Rok 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Celkem
26 955 Kč
(1+0,09)0
7 660 Kč
(1+0,09)
1
(1+0,09)
2
(1+0,09)
3
(1+0,09)
4
(1+0,09)
5
(1+0,09)
6
(1+0,09)
7
(1+0,09)
8
(1+0,09)
9
7 660 Kč 13 640 Kč 9 240 Kč 9 240 Kč 9 240 Kč 9 240 Kč 9 240 Kč 9 240 Kč 9 240 Kč 93 640 Kč
(1+0,09)
10
Pohoda Premium Náklady Odúročitel SHCF
26 955 Kč
30 640 Kč (1+0,09)0
30 640 Kč
7 028 Kč
6 440 Kč (1+0,09)
1
5 908 Kč
6 440 Kč (1+0,09)
2
5 420 Kč
7 950 Kč (1+0,09)
3
6 139 Kč
7 810 Kč (1+0,09)
4
5 533 Kč
7 810 Kč (1+0,09)
5
5 076 Kč
7 810 Kč (1+0,09)
6
4 657 Kč
7 810 Kč (1+0,09)
7
4 272 Kč
7 810 Kč (1+0,09)
8
3 920 Kč
7 810 Kč (1+0,09)
9
3 596 Kč
10
3 299 Kč 47 820 Kč
6 447 Kč 10 533 Kč 6 546 Kč 6 005 Kč 5 510 Kč 5 055 Kč 4 637 Kč 4 254 Kč 3 903 Kč 59 917 Kč
7 810 Kč (1+0,09) 75 500 Kč
Tato metoda přihlíží pouze k nákladům, které jsou z větší části známy ještě před zahájením projektu. Tato metoda lze zpřesnit diskontováním nákladů na časovou základnu v roce pořízení investice. Z tabulka 4 je patrné, že nákup programu Money S3 Premium bude nákladnější než koupě programu Pohoda Premium. Dle této metody lze investovat finanční prostředky do obou ekonomických systémů, ale výhodnější bude pořízení programu Pohoda Premium.
4.5.4 Metoda čisté současné hodnoty Tato metoda patří mezi preferované metody hodnocení investic. Vychází ze současné hodnoty cash flow (SHCF). K SHCF je nutné připočítat peněžní tok prvního roku. Money S3 ČSHI = SHCF – IN = 23 691 – 26 955 = - 3 264 Kč Pohoda Premium ČSHI = SHCF – IN = 35 788 – 30 640 = 5 148 Kč Z výpočtů je zřejmé, že je výhodnější druhá varianta tj. investice do programu Pohoda Premium. Zaplatí se investiční výdaje a zároveň bude dosažen užitek ve výši 5 148 Kč. Investice do programu Money S3 nepřinese dostatečný užitek, nebudou uhrazeny ani investiční výdaje. Výhodnější je proto investice do Pohody Premium.
52
Money S3 Premium IV =
SHCF IN
=
23 788 = 26 955
0,883
= −11,70%
IV =
SHCF IN
=
35 788 = 30 640
1,168
=
Pohoda Premium
16,80%
Index výnosnosti potvrzuje předchozí výpočet. V případě Money S3 Premium hodnota indexu nedosahuje jedna. Není vhodné vkládat finanční prostředky do této investice. U softwaru Pohoda Premium je výsledek vyšší než jedna. Je možné přijmout investici, koupit ekonomický systém Pohoda Premium .
53
5 Pohoda – pobočkové zpracování dat v praxi Oba programy vyhovovaly stanoveným požadavkům. Po pečlivém zvážení obou variant byla nakonec vybrána Pohoda Premium s pobočkovým zpracováním dat (dále jen PZD). Externí účetní firma potřebuje ke své práci i daňovou evidenci, která je pouze ve verzi Pohoda Komplet. I když nejsou varianty shodné, je možné využívat PZD. Pohoda je pro účetní firmu zajímavá, protože je nejrozšířenějším systémem mezi menšími a středními firmami a ovládání je přívětivější a interaktivní nápověda je propracovanější než u Money S3. Navíc výrobce Pohody nabídl pracovníkům účetní firmy proškolení v programu zdarma a oběma firmám servis na další rok zdarma. Obchodním zástupcem firmy Stormware s.r.o. bylo při jednání vysvětleno, co vše obnáší pobočkové zpracování dat. Byla navržena možnost spolupráce s externí účetní firmou s využitím PZD. Byly zdůrazněny výhody tohoto řešení a stručně vysvětlena omezení při práci v PZD. Po instalaci však uživatelé na pobočce neustále naráží na nějaké omezení, o kterém se při jednáních nemluvilo. Firma o nich nevěděla nebo si neuvědomovala, že mohou natolik znevýhodnit práci v programu. Dochází k častým drobným či větším problémům, které musí pobočka (firma) řešit. Dále jsou uvedeny některé z nich. Pobočka výběr funkcí
Externí účtárna výběr funkcí
Obrázek 9 Omezení funkcí při pobočkovém zpracování dat (vlastní zdroj)
Hromadné zaúčtování dat Při běžném zpracování dat nelze využívat některé jinak běžně dostupné funkce např. hromadné zaúčtování dokladů. Firma se zabývá internetovým obchodováním, má několik tisíc bankovních pohybů měsíčně. Několik set z nich tvoří bankovní poplatky a několik desítek bankovní výběry. Tyto doklady není možné hromadně zaúčtovat, musí
54
se proto účtovat na centrále. Nelze také měnit globální nastavení agend např. zaokrouhlování částky úhrady na fakturách, předdefinování textu, který chce firma uvádět na dokladech nebo nastavení automatické úhrady faktur za hotové zapsané do pokladny. Vše se musí nastavovat v centrále, která nemá tak detailní informace o potřebách dané firmy, aby byla schopna odhadnout, co je kde potřeba nastavit. Uzavření dokladů po odeslání dat Po odeslání dat do externí účtárny dochází k uzavření dokladů. Na pobočce nelze měnit žádné záznamy. To je pochopitelné. Když účetní jednou doklady zkontroluje, nemělo by se do nich zasahovat. Bohužel ale nelze měnit ani takové detaily jako je změna nebo doplnění adresy např. zákazník potřebuje doplnit IČ a DIČ nebo opravit jiný údaj v adresáři. Firma má měsíčně cca. 1 500 vydaných faktur, při tomto množství je těžké vše stihnout opravit v daném měsíci před odesláním dat účetní firmě. Banka Po odeslání balíčku také nelze měnit údaje na bankovním výpisu. Firma využívá homebanking. Stahuje bankovní výpisy prostřednictvím internetu elektronicky. Většina plateb se spáruje s pohledávkami nebo závazky. Měsíčně zůstane přibližně 200 neidentifikovaných
plateb,
které
je
nutné
dohledat.
Jedná
se
zejména
o nevyzvednuté zásilky, mylné platby, platby předem placené převodem, ke kterým zatím chybí doklad. Pokud se vše nestihne dohledat, po odeslání balíčku se opět musí řešit na centrále. Pokladna Další zvláštností je, že po uzavření měsíce po DPH nelze provádět úhrady faktur v agendě pokladna. Nejprve je nutné uzavřené období otevřít a poté provést úhrady a znovu období uzavřít. Úhrady nemají vliv na DPH a u jiného softwaru jsem se s touto zvláštností nesetkala. Tento problém se netýká jen pobočkového zpracování dat, ale je shodný ve všech verzích ekonomického systému Pohoda. Aktualizace Problém nastává s každou aktualizací systému. Je nutné přerušit práci na pobočce a poslat data do centrály. Po přehrání dat musí externí účetní osobně na pobočku, nahrát aktualizaci na svém počítači a poté zaktualizovat i data na pobočce. Pohoda posílá
55
aktualizace několikrát měsíčně. Realizace tohoto postupu dost omezuje výhody, které by pobočkové zpracování dat mělo oběma firmám přinášet. S aktualizacemi jsou spojené i další potíže. Při aktualizaci velmi často dojde na pobočce ke zmizení vlastního nastavení např. vymazání nově vytvořeného typu úhrady uživatelem nebo se přestane zobrazovat uzamčení účetního období atd. Na centrále vše funguje bez potíží. Přetížení databáze Práce v agendách je s přibývajícími záznamy stále pomalejší. Zejména vyhledávání a párování bankovních operací je velmi zdlouhavé. Vyfiltrování dokladu dle variabilního čísla trvá někdy i dvě minuty. Při provozu také stále častěji dochází k výpadkům programu. Software přestane reagovat na příkazy a je nutné ho ukončit, někdy i restartovat počítač. Při konzultaci s technikem výrobce se firma dozvěděla, že Pohoda Premium má svá omezení a nelze do ní vkládat libovolný počet dat, i když na hotline lince výrobce se dozvíte opačnou informaci. PZD je dle mého názoru výhodné pro externí účetní firmu. Pracuje s plnohodnotnou verzí programu. Má jistotu, že data, která již byla zkontrolována, jsou v pořádku. Firma nemá moc možností cokoliv v účetnictví měnit. Nemůže dostatečně využívat možností produktu a je ve velké míře odkázána na centrálu. Změnou pracovní pozice fakturantka na účetní se změnili možnosti a požadavky firmy. Nyní se téměř všechny doklady kromě mezd vystavují na pobočce a účtárna jen provádí namátkovou kontrolu a případné korekce vystavených dokladů. Počet záznamů se od pořízení ekonomického systému zdvojnásobil a není možné dále využívat pobočkové zpracování dat.
56
6 Řešení nedostatků ekonomického systému Pobočkové zpracování dat přestává plnit svoji původní funkci a je nutné tuto situaci řešit. Po několika jednáních s firmou Stormware s.r.o. jsou navrženy možnosti řešení stávajícího stavu. Jsou navrženy následující varianty.
6.1
Přechod na SQL verzi programu Pohoda se síťovým připojením
Jedná se o technologii klient-server. Systém umožňuje práci více uživatelů současně a je stabilnější. Správu dat, přístup k databázovému úložišti a operace s databází zajišťuje SQL server. Po síti se přenáší méně dat, zvyšuje se bezpečnost a snižuje se možnost poškození databáze chybou sítě. Síťové připojení mezi účetní firmou a 1.ACW-TECH s.r.o. umožňuje, aby obě firmy mohly pracovat zároveň s aktuálními daty. V 1.ACW-TECH s.r.o. by byly některé funkce omezeny dle jednotlivých uživatelů, aby nemohla být již zkontrolována data svévolně měněna libovolným uživatelem. Pouze účetní by měla možnost dle vlastního uvážení nebo po konzultaci s účtárnou měnit data ve fakturách. Data by byla uložena na společném serveru, který by byl instalován u jedné z firem. Výhody Mezi výhody tohoto řešení patří, že by firma mohla lépe využít možností ekonomického systému. Zvýší se uživatelský komfort práce s daty. Účetní firma bude mít přístup k aktuálnímu účetnictví dle svých potřeb. Nebude muset čekat, až jí budou aktuální data poslána prostřednictvím balíčku. Nevýhody Nevýhodou řešení je nutnost pořídit nové technické vybavení. Síťová verze znamená přechod na SQL verzi programu Pohoda a další výdaje na nákup nové licence pro firmu 1.ACW-TECH s.r.o. i pro externí účetní firmu.
6.2
Hosting aplikací.cz
Jedná se o pronájem prostoru na vzdáleném serveru. Uživatel se připojuje na jakémkoliv počítači prostřednictvím sítě internetu. Bezpečnost dat je zajištěna pomocí
57
uživatelského jména a hesla. Pronajímatel prostoru zajišťuje funkčnost, bezpečnost, aktualizace a zálohování dat. Firma platí pouze poplatek za počet přístupů (připojení) k serveru. Při změně počtu zaměstnanců může změnit množství placených přístupů. Výhody Firma nemusí investovat do drahého technického vybavení. Stačí i starší PC s připojením k internetu nebo lze používat tzv. tenké klienty. Jedná se o přístroj, který neobsahuje pevný disk a slouží pouze k připojení k vzdálenému serveru. Jeho výhodou je nízká spotřeba energie. Je možné se připojovat odkudkoliv, firma může ušetřit peníze za pronájem kancelářských prostor, stačí menší skladové prostory pro příjem a výdej zboží. Odpadá starost se zálohováním a zabezpečením dat před odcizením. Pronajímatel rovněž zabezpečuje průběžné aktualizace programu. Nevýhody Uživatel je závislý na připojení k internetu. Pokud dojde k výpadku nelze se připojit do systému. Pronajímatel hlídá připojení a při problémech se snaží včas reagovat na výpadek a řešit záležitost s providerem firmy. Další nevýhodou je pomalejší zavádění nových aplikací. Je nutné nejprve prověřit, zda budou fungovat ve virtuálním prostředí. Přechod k jinému provozovateli hostingu je složitější. Cena hostingu se pohybuje cca. 600 až 1 000 Kč za jeden přístup. Firma by potřebovala jeden až dva přístupy pro své pracovníky a jeden přístup je nutný pro externí účetní firmu. Tato varianta je pro firmu výhodnější a je uskutečnitelná. Nyní probíhají jednání s obchodními zástupci firmy Stormware s.r.o., která musí zajistit soulad programu Pohoda s hostingovou agenturou.
58
7 Vyhodnocení programů Stereo, Money S3 a Pohoda Premium Na základě požadavků firmy 1.ACW-TECH s.r.o. a dalších zvolených kritérií jsem vypracovala tabulku uvedenou v příloze 2. Porovnávala jsem důležité funkce vybraných agends v programech Stereo, Money S3 Premium a Pohoda Premium. Průzkum jsem prováděla zápisem shodných dokladů a další práci s nimi ve všech zkoumaných softwarech. Nejprve jsem u všech programů upravila uživatelské nastavení, aby zadávání dokladů bylo co nejjednodušší a nejrychlejší. Zapsala jsem padesát dokladů do agend přijatých a vydaných faktur. Hodnotila jsem rychlost a snadnost zápisu do programu včetně využití klávesových zkratek nebo zadávání nových adres do adresáře. Potom jsem počítala čas potřebný k vyfiltrování deseti dokladů v daných agendách. Dále jsem provedla úhradu dokladů v pokladně a pomocí bankovních výpisů. Zde jsem hodnotila rychlost vyhledání dokladu k úhradě a celkovou rychlost zápisu. Při průzkumu jsem použila hodnocení pomocí stupnice od 1 do 10, kdy 1 znamená nejhorší a 10 nejlepší vlastnost zkoumaného jevu. Dále jsem použila slovní hodnocení, které hodnotí způsobilost programu u zkoumaného jevu. Program Stereo byl využit ke srovnání další dvou ekonomických systémů. Proto je ve všech kritériích uvedeno hodnocení 5. Všechny zkoumané ekonomické systémy jsou schopny rozšířit software pomocí dokoupení další licence i přejít na síťovou verzi programu. U všech produktů je splněna podmínka poskytování servisní služby a aktualizace produktu při změnách v legislativě. Požadavky na evidenci skladu pomocí metody A zpracování výpisů pomocí homebanking jsou schopné zajistit všechny zkoumané programy. Ekonomické systémy zvládnou export dat do dalších aplikací. Ze softwaru Stereo nelze exportovat data do jiného programu. Tento problém lze vyřešit zakoupením agendy analýzy, která však cenu produktu zvýší o 3 tisíce Kč. Všechny produkty je možné si nejprve vyzkoušet prostřednictvím demoverze. Z uvedených souhrnných údajů vyplývá, že ve všech zkoumaných vlastnostech je nejlépe hodnocen ekonomický systém Pohoda. V agendách pohledávky a závazky je
59
rozdíl mezi programy Money S3 a Pohoda velmi malý. Stejně tak v ostatních parametrech dopadly oba ekonomické systémy dost podobně. Money S3 měl nižší hodnocení hlavně díky pomalejšímu vyhledávání dokladů ve skladu, bance a pokladně a delšímu času při zápisu nového dokladu v různých agendách. Výrazný rozdíl je mezi programy Stereo a Pohoda. Stereo téměř ve všech zkoumaných parametrech vychází hůře a navíc je cenově nejdražší. V dalším porovnání se budu zabývat pouze hodnocením dalších dvou softwarů a detailnějším zhodnocením porovnávaných parametrů.
7.1
Srovnání Money S3 Premium a Pohoda Premium
Práce s programem Money S3 a Pohoda je intuitivní, přehledná. Oba ekonomické systémy pracují v prostředí Windows. Zaúčtování dokladů je časově náročnější v Money S3, kde je nutné častěji používat myš a vyplnit více položek. V programu Pohoda je k dispozici v globálním nastavení možnost upravit si jednotlivý agendy podle požadavků uživatele. Při pořizování dokladů se potom automaticky vyplní přednastavená políčka. U Money S3 ke stejnému účelu slouží uživatelská konfigurace. Money S3 i Pohoda využívají klávesových zkratek pro urychlení práce. Ve formulářích se pohybuje pomocí myši nebo tabulátoru podobně jako v prostředí Windows. Pohoda má větší množství klávesových zkratek. Po zapamatování nejčastěji používaných zkratek je zadávání dokladů v ekonomickém systému Pohoda rychlejší. Ve formulářích v obou ekonomických systémech lze dle potřeby měnit zobrazené sloupce dat, aby byl seznam dat přehledný a zároveň ukazoval všechny potřebné údaje. Pohoda má mnoho funkcí z výroby nastavených podle nejčastějších požadavků klientů. Je více uživatelsky přívětivější. Uživatel nemusí zadávat tolik údajů při pořizování dat jako v Money S3. Vyhledávání dokladů je v obou programech stejné – pomocí vyhledávacího okénka. Stačí zadat hledané slovo nebo jeho část a program vyfiltruje všechny údaje obsahující daný výraz. Funkci lze využít i na postupné filtrování. Výborná je funkce šablon pro nastavení často hledaných výrazů v jednotlivých agendách. Mzdová agenda je dle názoru mzdového pracovníka účetní firmy průměrná. Lze používat pro jednoduché účtování mezd. Při náročnějších požadavcích na zpracování by bylo možné u softwaru Pohoda dokoupit produkt Pamica.
60
Pořizovací cena ekonomického systému Money S3 Premium je nižší než u systému Pohoda Premium. Na základě hodnocení efektivnosti obou programu různými metodami hodnocení však vychází levněji software Pohoda Premium. Finanční prostředky vložené do programu Money S3 Premium se vrátí za 7 let a 6 měsíců. Peněžní prostředky investované do programu Pohoda Premium se vrátí za 6 let a 11,8 měsíců. Při hodnocení metodou čisté současné hodnoty vychází investice do Money S3 Premium dokonce záporně. Pro firmu je výhodnější vložit finanční prostředky do nákupu ekonomického systému Pohoda Premium.
7.2
Problémy po instalaci programu Pohoda Premium
Po instalaci programu Pohoda Premium uživatelé na pobočce naráží na omezení, která ztěžují práci v programu. Dochází k drobným či větším problémům, které musí pobočka (firma) řešit. Při běžném zpracování dat nelze využívat některé jinak běžně dostupné funkce – např. hromadné zaúčtování dokladů, možnost změn v globálním nastavení. Vše se musí nastavovat v centrále. Po odeslání dat do externí účtárny dochází k uzavření dokladů. Na pobočce nelze měnit žádné záznamy např. doplnit údaj do adresáře. Po odeslání balíčku také nelze měnit údaje na bankovním výpisu. Po uzavření měsíce po DPH nelze provádět úhrady faktur v agendě pokladna. Při aktualizaci je nutné přerušit práci na pobočce a poslat data do centrály. Po přehrání dat musí externí účetní osobně na pobočku provést aktualizaci centrály i pobočky. Práce v agendách je s přibývajícími záznamy stále pomalejší. Při provozu také stále častěji dochází k výpadkům programu. Změnou pracovní pozice fakturantka na účetní se změnili možnosti a požadavky firmy.
7.3
Řešení problémů
Firma má na výběr z několika možností řešení současných problémů. Mezi nejpreferovanější patří přechod na SQL verzi produktu Pohoda Premium. Toto řešení však obnáší nákup další počítačové technologie. Další možností je řešit potíže s programem pomocí pronájmu prostoru na vzdáleném serveru a připojováním se do informačního systému z libovolného počítače. Obě firmy by platily měsíční poplatek za připojení k serveru. Odpadl by problém ochrany dat, zálohování, aktualizace apod.
61
Závěr Ve své práci jsem se zaměřila na přiblížení problematiky výběru ekonomického systému pro malou firmu se specifickými požadavky. Zaměřila jsem se na zhodnocení ekonomických systémů Stereo od Ježek software s.r.o., Money S3 od Cígler software s.r.o. a Pohoda od Stormware s.r.o. Na základě požadavků firmy 1.ACW-TECH s.r.o. a externí účetní firmy jsem vybrala nejdůležitější agendy daných produktů a zaměřila se na nejčastěji používané funkce těchto agend ve firmě 1.ACW-TECH s.r.o. Všechny zkoumané ekonomické systémy splnily požadavky na rozšíření software pomocí dokoupení další licence, přechod na síťovou verzi programu, poskytování servisní služby, aktualizace produktu při změnách v legislativě, evidenci skladu pomocí metody A, vedení daňové evidence, zpracování výpisů pomocí homebanking a možnost vyzkoušení demoverze produktu. Ekonomické systémy Money S3 a Pohoda zvládnou export dat do dalších aplikací. Ze softwaru Stereo lze exportovat data do jiného programu pouze při zakoupení agendy analýzy. Ve všech zkoumaných vlastnostech je nejlépe hodnocen ekonomický systém Pohoda Premium. V jednotlivých agendách je rozdíl mezi programy Money S3 a Pohoda malý. Stereo téměř ve všech zkoumaných parametrech vychází hůře a navíc je cenově nejdražší. Požadavek na spolupráci firmy 1.ACW-TECH s.r.o. s externí účetní firmou řeší program Money S3 pomocí dodatečné funkce účetní centrála a účetní klient. Software Pohoda Premium umožňuje totožnou službu pomocí pobočkového zpracování dat. Pořizovací cena ekonomického systému Money S3 Premium je nižší než u systému Pohoda Premium. Na základě hodnocení efektivnosti obou programu různými metodami hodnocení však vychází levněji software Pohoda Premium. Při hodnocení metodou čisté současné hodnoty vychází investice do Money S3 Premium dokonce záporně. Pro firmu je výhodnější vložit finanční prostředky do nákupu ekonomického systému Pohoda Premium. Po instalaci programu Pohoda Premium dochází na pobočce k problémům, které omezují řádné užívání zakoupeného softwaru. Při běžném zpracování dat nelze využívat některé jinak běžně dostupné funkce. Po odeslání dat do externí účtárny nelze na pobočce měnit žádné záznamy. Aktualizaci musí provést externí účetní osobně na 62
pobočce. Práce v agendách je s přibývajícími záznamy stále pomalejší. Při provozu také stále častěji dochází k výpadkům programu. Firma má více možností, jak řešit současné problémy. Mezi významné patří přechod na SQL verzi produktu Pohoda Premium, který vyžaduje nákup další počítačové technologie. Další možností je řešit potíže s programem pomocí pronájmu prostoru na vzdáleném serveru a připojováním se do informačního systému z libovolného počítače. Obě firmy by platily měsíční poplatek za připojení k serveru. Cíl práce byl splněn. Byly zhodnoceny vybrané ekonomické systémy podle všech kritérií. Programy byly porovnány i na základě efektivnosti pro obě firmy v průběhu dalších let. Byl vybrán vhodný ekonomický systém, který splňuje požadavky obou firem a zároveň bylo navrženo řešení poimplementačních problémů.
63
Použitá literatura Monografie DOČKALOVÁ, Petra. Kritéria výběru ekonomického systému. IT Systems [online]. 2008, roč. 2008, č. 11 [cit. 2012-11-06]. Dostupné z: http://www.systemonline.cz/ekonomicke-systemy/kriteria-vyberu-ekonomickehosystemu-1.htm GÁLA, Libor. Podniková informatika. 2. Praha : Grada, 2009. 496 s. ISBN 978-80-2472615-1. SYNEK, Miloslav. Manažerská ekonomika. 2., přeprac. a rozš. vyd. Praha: Grada, 475 s. ISBN 80-247-9069-6. VRANA, Ivan. Zásady a postupy zavádění podnikových informačních systémů: praktická příručka pro podnikové manažery. 1. vyd. Praha: Grada, 2005, 187 s. ISBN 80-247-1103-6. Internetové zdroje Ježek software s.r.o.: Ekonomické systémy STEREO a DUEL [online]. 2012 [cit. 201210-29]. Dostupné z: http://www.jezeksw.cz/ POHODA: ekonomický a informační systém [online]. 2012 [cit. 2012-10-29]. Dostupné z: http://www.stormware.cz/ POHODA plus: Hosting aplikaci.cz. Pohodaplus.cz [online]. 2011 [cit. 2012-10-28]. Dostupné z: http://www.pohodaplus.cz/hosting-hardware/hostingaplikaci-cz.aspx Stormware.cz [online]. 2012 [cit. 2012-10-29]. Účetní program Pohoda. Dostupné z WWW:
. Stormware.cz [online]. 2012 [cit. 2012-10-29]. Pohoda Premium. Dostupné z WWW:
. Stormware.cz [online]. 2012 [cit. 2012-10-29]. Pohoda PZD. Dostupné z WWW: . Účetní program Money S3, ERP a informační systémy S4 & S5: CÍGLER SOFTWARE [online]. 2012 [cit. 2012-10-29]. Dostupné z WWW: . 64
Seznam obrázků Obrázek 1 Stereo - Vyhledávání zboží ve skladu (vlastní zdroj) ................................... 33 Obrázek 2 Stereo - vyhledávání dokladu (vlastní zdroj) ................................................ 33 Obrázek 3 Stereo - Úhrady dokladů bankou (vlastní zdroj) ........................................... 35 Obrázek 4 Money S3 - Pokladna - Seznam neuhrazených dokladů (vlastní zdroj) ....... 38 Obrázek 5 Money S3 Využití šablony při pořizování dokladu (vlastní zdroj)............... 39 Obrázek 6 Money S3 Agenda Banka - úhrada dokladu (vlastní zdroj) .......................... 40 Obrázek 7 Pohoda Premium – filtrace dokladu (vlastní zdroj) ...................................... 43 Obrázek 8 Pohoda - Banka - úhrada dokladu (vlastní zdroj).......................................... 45 Obrázek 9 Omezení funkcí při pobočkovém zpracování dat (vlastní zdroj) .................. 54
Seznam tabulek tabulka 1 Cash flow investice (vlastní zdroj).................................................................. 49 tabulka 2 Výpočet současné hodnoty budoucích peněžních toků (vlastní zdroj) ........... 49 tabulka 3 Metoda doby splacení - porovnání Money S3 a Pohoda (vlastní zdroj)......... 51 tabulka 4 Diskontování budoucích hodnot nákladů........................................................ 52
Seznam příloh Příloha 1 – Porovnání výdajů na investici Příloha 2 – Porovnání ekonomických systémů
65
Seznam zkratek CF – cash flow ČSHI - čistá současná hodnota investice DPH – daň z přidané hodnoty ES – ekonomický systém PZD – pobočkové zpracování dat SHCF - současná hodnota cash flow
66
Příloha č. 1 Porovnání výdajů na investici (vlastní zdroj)
Náklady 1.ACW-TECH s.r.o. Nákup licence PZD/Klient Implementace Školení Praha Náklady na nákup softwaru Aktualizace a servisní služby Servis k PZD/Klient Náklady roční Náklady účetní firmy Nákup licence PZD/Centrála Implementace Náklady na nákup softwaru Aktualizace a servisní služby Servis k PZD/Centrála Náklady roční Náklady na nákup softwaru za obě firmy Náklady roční za obě firmy Rozšíření o další licence (síťové) Nákup 2. licence Nákup 3. licence Školení Praha Náklady na nákup nových licencí Aktualizace a servisní služby Náklady roční na nové licence Náklady na nákup nových licencí Náklady roční nových licencí
Money S3 Pohoda Premium Premium 11990 11980 990 0 2000 2000 1990 2480 16970 16460 3490 2760 190 0 3680 2760 Money S3 Pohoda Premium Komplet 5995 11180 2990 2000 1000 1000 9985 14180 3490 3220 490 460 3980 3680 26955 30640 7660 6440 2990 2990 1990 5980 1580 1580 5980 1580
1510 0 2480 1510 1370 1370 1510 1370
STEREO JežekSW 10800 Nelze 1000 1800 13600 X Nelze 0 STEREO JežekSW 18000 Nelze 1000 18000 X Nelze 0 31600 0 5400 2700 1800 8100 x 0 8100 0
Příloha č. 2 Porovnání ekonomických systémů (vlastní zdroj)
VŠEOBECNÉ POŽADAVKY Rychlost pořízení dat Využití klávesových zkratek Rozsáhlost nápovědy, uživatelské příručky Přizpůsobivost potřebám firmy Uživatelsky přívětivé prostředí Grafická úprava programu Součet Export dat do dalších aplikací Nároky na technické vybavení Daňová evidence Aktualizace, technická podpora, servis Možnost rozšíření produktu o další licence Umožnění přechodu na síťovou verzi produktu Možnost vyzkoušení demoverze Cena programu SKLADY Evidence zboží metodou A Snadnost vytvoření nové skladové karty Rychlost vyhledávání zboží Dohledání dokladů k reklamovanému zboží Součet POHLEDÁVKY Možnost stahování objednávek z internetu do programu Možnost filtrování dokladů podle více kritérií Délka trvání vytvoření dokladu Rychlost zavedení nového zákazníka do adresáře Rychlost vyhledání faktury Součet ZÁVAZKY Možnost filtrování dokladů podle více kritérií Rychlost vyhledávání dokladů Rychlost vkládání položek ze skladu Součet BANKA Možnost využití homebankingu Rychlost vyhledání dokladu k úhradě dle více kritérií Součet POKLADNA Rychlost vyhledání dokladu k úhradě Součet Součet celkem Odpověď ano celkem Cena programu
Money Stereo S3 Pohoda 5 5 6 5 6 9 5 8 8 5 7 8 5 7 9 5 10 10 30 43 50 Ne Ano Ano nízké průměrné průměrné Ano Ano Ano Ano Ano Ano Ano Ano Ano Ano Ano Ano Ano Ano Ano 31600 26955 30640 Ano 5 5 5 15
Ano 7 7 7 21
Ano 7 10 10 27
Ne Ano 5 5 5 15
Ano Ano 5 5 9 19
Ano Ano 5 5 9 19
Ano 5 5 10
Ano 9 5 14
Ano 9 7 16
Ano 5 5
Ano 6 6
Ano 8 8
5 5 80 9 31600
6 6 109 10 26955
7 7 127 10 30640
