VYSOKÁ ŠKOLA HOTELOVÁ V PRAZE 8, SPOL. S R. O.
Ksenia Kazachenko Analýza nabídky kongresových sálů v hotelech Plzně
Bakalářská práce
2015
Analýza nabídky kongresových sálů v hotelech Plzně Bakalářská práce
Ksenia Kazachenko
Vysoká škola hotelová v Praze 8, spol. s r. o. Katedra Hotelnictví
Studijní obor: Hotelnictví Vedoucí bakalářské práce: Ing. Bc. Jan Chromý, Ph.D. Datum odevzdání bakalářské práce: E-mail:
[email protected]
Praha 2015
Bachelor’s Dissertation
Analysis of Convention Hall Offer in Plzeň hotels Ksenia Kazachenko
The Institute of Hospitality Management in Prague 8, Ltd. Department of Hotel Management
Major: Hotel Management Thesis Advisor: Ing. Bc. Jan Chromý, Ph.D. Date of Submission: E-mail:
[email protected]
Prague 2015
Čestné prohlášení
Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci na téma Analýza nabídky kongresových sálů v hotelech Plzně zpracovala samostatně a veškerou použitou literaturu a další podkladové materiály, které jsem použila, uvádím v seznamu použitých zdrojů a že svázaná a elektronická podoba práce je shodná. V souladu s § 47b zákona č. 552/2005 Sb., o vysokých školách v platném znění souhlasím se zveřejněním své bakalářské práce, a to v nezkrácené formě, v elektronické podobě ve veřejně přístupné databázi Vysoké školy hotelové v Praze 8, spol. s r. o.
…..…………………………………. jméno a příjmení autora V ….................................... dne
Abstrakt KAZACHENKO, Ksenia. Analýza nabídky kongresových sálů v hotelech Plzně. Bakalářská práce, Vysoká škola hotelová v Praze 8, spol. s. r. o., Ing. Bc. Jan Chromý, Ph.D., Praha 2015. Počet stran: 61.
Hlavním cílem mé bakalářské práce je zjištění počtu a kapacity kongresových sálů a jejich prozkoumání v hotelech ve městě Plzeň. Objektem mého průzkumu jsou kongresové hotely s konferenčními místnostmi s poskytováním kongresových služeb. Práce je rozdělená na tři části: teoretickou, praktickou (vlastní výsledky) a návrhovou. Teoretická část se zabývá službami kongresového cestovního ruchu všeobecně, jeho rozvojem a také technickým vybavením kongresových sálů. Praktická část se zabývá analýzou, charakteristikou a srovnáním konferenčních místností. Návrhová část obsahuje zkoumání a řešení problémů vzniklých při analýze kongresových hotelů a vlastní pohled na mnou zkoumanou problematiku.
Klíčová slova: business turistika, incentiva, kongresový sál, MICE, hotel
Abstrakt
The main aim of my thesis is to determine the number and capacity of congress halls and exploring conference halls in these hotels in Plzen. The objects of my research are congress hotels with meeting rooms with the provision of conference services. The work is divided into three parts: theoretical, practical (own results) and proposal. The theoretical part deals with the services of conference tourism in general, its development and technical equipment of congress halls. The practical part deals with the analysis, characterization and comparison of conference rooms. The proposal part includes research and solving problems formed during the analyzing of congress hotels and my own view on the examined issue.
Key words: business tourism, incentive, congress hall, MICE, hotel
Poděkování Rada bych poděkovala především vedoucímu své bakalářské práce, panu Ing. Bc. Janu Chromému, Ph.D. za jeho cenné rady, pomoc a čas, který mi věnoval při řešení dané problematiky. Rovněž bych chtěla poděkovat své rodině za pomoc, podporu a trpělivost během psaní této práce.
Obsah Úvod ....................................................................................................................................... 9 1
Teoretická část.............................................................................................................. 10 1.1
Kongresová turistika jako specializovaný segment trhu cestovního ruchu .......... 10
1.1.1
Kongresová turistika a její zvláštnosti ............................................................ 10
1.1.2
Typy schůzek .................................................................................................. 13
1.1.3
Geografie kongresového cestovního ruchu ................................................... 15
1.2
Kongresový cestovní ruch v České republice ........................................................ 19
1.2.1
Nabídka kongresových sálů ........................................................................... 20
1.2.2
Teorie organizace kongresové turistiky v hotelu ........................................... 21
1.2.3
Pojem kongresový sál .................................................................................... 22
1.2.4
Příprava a konání konferenčních akcí v hotelu .............................................. 23
1.2.5
Příprava obsluhování kongresových akcí. ...................................................... 25
1.2.6
Uspořádaní interiéru jednacích místností ..................................................... 25
1.2.7
Styly rozmístění .............................................................................................. 26
1.2.8
Požadavky
na
vybavení
konferenčních
místností
v mezinárodních
kongresových hotelech................................................................................................. 27
2
1.2.9
Akustická a ozvučovací technika .................................................................... 27
1.2.10
Osvětlení ........................................................................................................ 28
1.2.11
Překladatelské zařízení .................................................................................. 29
1.2.12
Prezentační technika...................................................................................... 30
1.2.13
Shrnutí............................................................................................................ 30
Analytická část .............................................................................................................. 31 2.1
Plzeňský kraj .......................................................................................................... 32
7
2.1.1
Hromadná ubytovací zařízení Plzně ............................................................... 33
2.1.2
Analýza kongresových hotelů a jejich sálů .................................................... 36
2.2
Dotazníkový výzkum.............................................................................................. 40
2.2.1
Hodnocení výzkumu....................................................................................... 51
Návrhová část ............................................................................................................... 52 Závěr .................................................................................................................................... 53 Seznam použité literatury .................................................................................................... 55 Seznam grafů a tabulek ....................................................................................................... 60
8
Úvod V současné době hotely vysoce oceňují MICE průmysl jako zdroj vysokého, a co je nejdůležitější, stabilního, na sezóně prakticky nezávislého příjmu. Proto nešetří peníze na zlepšení služeb, vybudování nových prostor pro akce a modernizaci již existujících. Čím dál více hotelů si uvědomuje, jakou ekonomickou výhodu může přinášet provádění různých tematických akcí - od vědeckých konferencí a obchodních fór s velkým počtem účastníků až po obchodní jednání a vzdělávací semináře malého rozsahu. Při přilákání zákazníků těchto akcí každý hotel vychází ze svých možností - počtu pokojů, počtu a kapacity zasedacích místností, existence potřebných pomocných místností, výkonu restauračního komplexu. A zde je třeba střízlivě zhodnotit své schopnosti uspokojit požadavky pořadatelů různých akcí, aby se optimálně naplnily dostupné prostory a zároveň bylo poskytnuto příjemné pracovní prostředí pro všechny účastníky. Téma kongresové turistiky v současné době je dost aktuální. Po prozkoumání historie a unikátního geografického rozložení Plzně jsem si vybrala za téma bakalářské práce Analýzu nabídky kongresových sálů v hotelech Plzně, v níž jsem chtěla podrobněji prostudovat kongresovou turistiku a všechny její složky konkrétně v daném městě. Cílem mé práce je analyzovat nabídku kongresových sálů v hotelech Plzni a zjistit, zda-li všechny hotely, které v této práci budu zkoumat, mají v nabídce kongresové služby. Dále chci pomocí vlastního průzkumu zjistit počet hotelů s kongresovými službami, jejich celkovou kapacitu a také v neposlední radě jejich polohu. Jelikož se ve své bakalářské práci zabývám hotely Plzně, tak dále budu pracovat s hypotézami: 1. Většina mnou zkoumaných hotelů má kongresový sál. 2. Zkoumané hotely většinou nabízejí odpovídající balíčky kongresových služeb. 3. Zkoumané hotely většinou umožňují konání konferencí pro lidi tělesně postižené. Hlavní důvod, proč jsem si zvolila právě kongresové sály v hotelech Plzně, souvisí s mou budoucí prací. Chtěla bych vlastnit hotel a pohybovat se v tomto odvětví. A proto bych chtěla získat co nejvíce užitečných informací z této sféry. 9
1 Teoretická část
1.1 Kongresová turistika jako specializovaný segment trhu cestovního ruchu
1.1.1 Kongresová turistika a její zvláštnosti Poprvé se začalo o kongresové turistice jako o novém druhu podnikání cestovního ruchu mluvit počátkem 80. let 20. století, kdy business cesty začaly být považovány za samostatný druh cestování, kromě toho se rychle rozvíjející. Během 80. let a první poloviny 90. let kongresový cestovní ruch jako druh podnikání cestovního ruchu nabral obrátky a začal přitahovat soustředěnou pozornost odborníků. V roce 1992 Světová organizace cestovního ruchu1 ve spolupráci s OSN (Organizací spojených národů) zpracovala doporučení o statistice cestovního ruchu, kde se služební nebo business turistika projevovala jako „Výlet s obchodními a profesními cíli se záměrem bez úmyslu se zapojit do činnosti placené ze zdrojů v navštěvovaném místě ". Tato definice poskytuje příležitost ohraničit sféru činnosti, obsazenou obchodní turistikou obecně, a určit její jednotlivé části, které zahrnují: Business turistika - obchodní cesta (přibližně 75 - 78% z celkového počtu); Kongresově - výstavní turistika nebo činnost související s pořádáním kongresů, výstav, veletrhů, konferencí a dalších akcí (asi 12% podíl na trhu obchodních cest); Incentivní turistika – povzbuzující cesty pro zaměstnance firem (10-15% z celkového počtu služebních cest). Často je pro tyto činnosti místo pojmu "business turistika" používán anglický termín - zkratka – MICE (Event marketing). Jak uvádějí různé informační zdroje, MICE akce – to jsou obchodní jednání, cestování, konference pořádané v rámci společnosti pro své zaměstnance. Zahrnují také firemní akce a oslavy. Tyto aktivity mají motivační charakter,
1
Zdroj: World Tourism Organization UNWTO. Dostupné na internetu: < http://www2.unwto.org/>.
10
podílejí se na vytváření a podpoře korporativního ducha, napomáhají sjednotit pracovníky a spolu s tím ukazují klientům a partnerům stav organizace (Chromý, a kol. 2012). Existuje několik typů MICE organizací, jejichž separace dochází k cílovému účelu:
Meetings – obchodní jednání;
Incentives – povzbuzující zájezdy pro zaměstnance, partnery a zákazníky;
Conferences – organizace konferencí, účast na výstavách;
Events – Organizace firemních akcí.
MICE akce poskytují vynikající příležitost jak spojit práci a volný čas, což přispívá ke kolektivní jednotě, zvyšování úrovně úřední spolupráce, rozšíření perspektiv a silné motivaci spolupracovníků. Jedním z rysů tohoto trhu je, že je úzce integrován s ostatními odvětvími ekonomiky, jako jsou hotelnictví, trh pronájmu prostorů, trh pro vízové podpory cestování, zajištění bezpečnosti a poskytování zábav pro účastníky akcí a všechny druhy překladů. Poslední servis má zvláštní význam na akcích s účastí cizinců. Někdy je obtížné rozlišit mezi různými typy obchodního cestovního ruchu, protože účast na konferenci může být souběžně oceňována jako povzbuzení (incentivní turistika), jako práce (kongresová turistika) i jako konání schůzí a jednání během výstavy nebo konference – je charakteristickým rysem business turistiky. Obvykle organizace, které se účastní na kongresech a používají je za účelem povzbuzení a motivování svých zaměstnanců, financují za tímto účelem doplňující akci pro své zaměstnance. To jsou obvykle bankety, rauty a výlety. Organizace dalšího programu sleduje jak vnitřní cíle (stimulace zaměstnanců), tak i vnější (vliv na specifické zákazníky, dodavatele, distributory). Obyčejně země, které se úspěšně rozvíjejí v kongresově-výstavním cestovním ruchu, mají reputaci lídrů ve vědeckých a technických oblastech, jsou na dobré úrovni v oblasti medicíny, módy, designu, vzdělávání atd. To vše jim umožňuje přilákat především profesionály a tím pak postupně zvyšovat počet návštěvníků. Důležitou podmínkou pro přilákání členů kongresově-výstavních akcí je míra ekonomického rozvoje země, která organizuje výstavu, a zejména úroveň rozvoje nových technologií, dopravní
11
infrastruktury, telekomunikací, hotelů atd. (Rynok kongressnogo turizma. Konjunktura tovarnych rynkov, 2007, s. 77-78). Kongresová turistika je speciálním druhem podnikání a druhem veletržního cestovního ruchu. Organizace kongresů má mnoho společného s organizací výstavní činnosti a má také á řadu požadavků na infrastrukturu a organizátory. Kongresové akce jsou v menším rozsahu než výstavní činnosti, ale mají více kvalifikovaný a náročný tým. Podle výnosnosti kongresové akce ustupují výstavním, poněvadž jsou určeny pro menší počet účastníků. Nicméně na rozdíl od výstav, konferencí, a to zejména mezinárodních, se zaměřují na exkluzivní služby, a tím poskytují nejlepší vytíženost luxusním hotelům ve městě. Kromě organizování a vedení konferencí a seminářů zahrnuje kongresová turistika přijímání delegací, pracovních skupin, profesionálních a dalších návštěvníků, jakož i poskytování dalších služeb, jako je stravování, ubytování a kulturní program. Aby hotel fungoval na kongresovém trhu, musí mít k dispozici odpovídající zařízení a vybavení pro uskutečňování pracovních akcí, jednání a schůzek. To však ještě není kompletní seznam požadavků pro tyto hotely. Musí dále poskytovat různé druhy stravování, nabízet hostům výběr z bufetových restaurací, kaváren a luxusních restaurací. (Rynok kongressnogo turizma. Konjunktura tovarnych rynkov, 2007, s. 78-79). Kongresové hotely jsou postaveny především pro uspokojení potřeb business klientely. Mají tendenci nabízet celou řadu souvisejících služeb: telekonference, sekretářské služby, všechny druhy překladu, faxy, e-maily a další komunikační služby. Kromě toho nezapomínají zde i na kvalitu služeb a vybavení pokojů. Stejně jako ostatní druhy business hotelů, penzionů, které se specializují na organizaci kongresů, mají klasifikaci ne nižší než čtyři hvězdičky. Ve stejné době ne všechny hotely, které obsluhují kongresové trhy, mají potřebné prostory nebo zařízení, které je nutné pro organizování a provádění rozsáhlých akcí. V tomto případě vzniká symbióza hotelu a kongresově-výstavního centra. To má obvykle k dispozici nejen prostory pro kongresy a konference, ale také dostatečné množství výstavní plochy a výstavního zařízení. Tak se
kongresově - výstavní centrum stává
generátorem podnikatelské činnosti v hotelech v okolí. (Rynok kongressnogo turizma. Konjunktura tovarnych rynkov, 2007, s. 80-81)
12
1.1.2 Typy schůzek Existuje několik typů kongresových akcí: Semináře a tréninky jsou organizovány pro odborníky z nejrůznějších průmyslových odvětví. Mohou mít formu přednášek, kulatých stolů atd. Je možná návštěva profilových podniků. Například seminář na téma "Výroba šumivých vín" zahrnuje seznámení s výrobou šumivého vína ve Francii, návštěvu továren a také ochutnávku vína. Po ukončení semináře se obvykle vydávají diplomy, certifikáty. (Kongressnyi turizm, 2005, s. 44). Obchodní setkání – je to opatření k přilákání potenciálních partnerů, investorů, dodavatele a odborníků v různých oblastech podnikání a vědy. Cíle schůzek mohou být různé: shánění partnera, výzkum pracovní zkušenosti, jednání atd. Požadavek na obchodní a výstavní cesty nebo veletrhy v posledních letech neustále roste. Velcí business-provozovatelé zajišťují návštěvy více než 100 výstav ročně. Mezi nejoblíbenější témata veletrhů patří
stavební, nábytkové, potravinové, počítačové, průmyslové
a vojenské. V poslední době výrazně vzrostl zájem o vysoce specializované výstavy. Zejména odborníci mají zájem nejenom o stavební výstavy, ale i o ty, které se zaměřují na určité druhy stavebních materiálů, zpracování kamene atd. (Kongressnyi turizm, 2005, s. 44). Kongres – je to rozsáhlé pravidelné oficiální setkání zástupců nekomerčních organizací, institucí, společností spotřebitelů, společenských organizací, výzkumných asociací a podnikatelských sdružení. (Kongressnyi turizm, 2005, s. 45). Sjezd – je to oficiální setkání delegátů, kteří mají určité pravomoci tvořit politiku a volby do řídících orgánů veřejných a politických sdružení, prováděné na pravidelných základech nebo podle speciální příležitosti. (Kongressnyi turizm, 2005, s. 45). Fórum – je rozsáhlé setkání pro nezávislé jednání o problémech veřejného zájmu a je obvykle doprovázeno výstavní expozicí nebo programem soutěží, seminářů a festivalů. ( Kongressnyi turizm, 2005, s. 45).
13
Summit – je to setkání hlav států nebo jejich zástupců, jejichž program jednání obsahuje řadu významných mezinárodních otázek, které jsou
předem dohodnuty
a zveřejněny. ( Kongressnyi turizm, 2005, s. 46). Shromáždění – je oficiálním setkáním členů mezinárodní organizace pro řešení aktuálních problémů, politické, legislativní a finanční činnosti organizace a voleb výkonných orgánů. (Kongressnyi turizm, 2005, s. 46). Konference – je setkání zástupců různých odvětví, profesí či organizací s předem schváleným
programem
jednání,
organizované
pro
výměnu
názorů
a hledání řešení problémů, týkajících se účastníků konferenci. (Kongressnyi turizm, 2005, s. 46). Symposium – je to setkání odborníků z jednoho nebo více souvisejících vědních oborů, organizované pro prezentaci a následnou diskusi o vědeckých zprávách. (Kongressnyi turizm, 2005, s. 46). Schůze - setkání zaměstnanců jedné organizace k projednání nebo řešení praktických otázek fungování dané organizace. (Kongressnyi turizm, 2005, s. 46). Seminář - prezentace – je setkáním organizovaným pro prezentování jakýchkoliv výrobků nebo služeb a následné diskuse s pozvanými odborníky. (Kongressnyi turizm, 2005, s. 47). Kolokvium – je setkání, ve kterém jsou diskutovány vědecké otázky s konkrétní problematikou s cílem systematizace znalostí. (Kongressnyi turizm, 2005, s. 47). Kulatý stůl – je setkání, které se koná s cílem projednat nějaké problémy podle různých hledisek s komentáři a udělat společné závěry z diskuse účastníků (Kongressnyi turizm, 2005, s. 47). Burza obchodních kontaktů – je to setkání zástupců zákazníků, poskytovatelů služeb a výrobců produktů, která je organizována ve formátu jednání podle předem sestaveného jednacího řádu pro zajištění maximálního počtu obchodních kontaktů. (Kongressnyi turizm, 2005, s. 47).
14
Business snídaně – je to neformální setkání během speciálně organizované snídaně nebo oběda, které je pořádáno pro seznámení členů kongresových akcí mezi sebou. (Kongressnyi turizm, 2005, s. 47). Je tedy zřejmé, že se kongresová turistika vyznačuje bohatou mnohotvárností typů setkání a jejich vlastností.
1.1.3 Geografie kongresového cestovního ruchu Nejdynamičtějším segmentem trhu obchodních cest je kongresová turistika. Ve světě roste zájem o sympozia, konference, setkání, semináře a také o výstavy a veletrhy. Podnikatelé a vědci se účastní fór, aby získali nejnovější informace, setkali se s kolegy a vyměnili si s nimi názory, prováděli jednání či se připojili k předpokládanému kulturnímu programu. Systematickým sběrem informaci o kongresovém cestovním ruchu se již více než padesát let zabývá Unie mezinárodních sdružení (UIA – Union of International Associations)17. Na jejich základě je možno analyzovat vývoj a následně zpracovat prognózy rozvoje trhu kongresového cestovního ruchu v mezinárodním a světovém měřítku. Ve statistických přehledech UIA jsou zahrnuty:
a) setkání na národní úrovni s mezinárodní účastí organizovaná národními pobočkami mezinárodních organizací, která splňují další kritéria: - akce trvá nejméně 3 dny (Orieška, 2004, s. 18), - setkání se účastní nejméně 5 účastnických států, - počet účastníků je minimálně 300, - zahraničních účastníků je minimálně 40;
17
Pramen: Union of International Associations. Dostupné na internetu:< http://www.uia.org/>.
15
b) akce financované a organizované mezinárodními organizacemi publikované v mezinárodním kalendáři kongresových akcí (International Congress Calendar) a v ročence mezinárodních organizátorů (Yearbook of International Organizators). Jde o výroční shromáždění, zasedání vedoucích orgánů mezinárodních organizaci, sympozia, kongresy a regionální zasedání organizací sdružujících několik zemí. Pokud se v 30. letech 20. století každoročně konalo kolem 200 mezinárodních konferencí, tak v 90. letech počet kongresových akcí přesáhl 9400 kongresů ročně. Většina
z
nich,
asi
80%,
připadá
na
země
západní
Evropy
a Severní Ameriky. První tři pozice si podle počtu mezinárodních sympozií a jednání pevně udržují USA, Francie a Velká Británie. Německo zaujímá čtvrtou pozici, je známé svými výstavami a veletrhy. Jejich popularita si lze vysvětlit příznivým stavem v mnoha průmyslových odvětvích v této zemi, zvýšenou poptávkou po investičních produktech a vyspělou infrastrukturou. (Orieška, 2004, s. 14 – 17). UIA registruje vice než 180 zemí, v nichž se uskutečňují významné kongresové akce. Tabulka 1 dokumentuje, že se v posledních letech více než 50 % všech akcí uskutečnilo v prvních deseti zemích. Pro úplnost vyznačíme, že na prvních 20 zemí připadá zhruba 70 % všech akcí. Hovoříme o těch zemích, které si na světovém trhu kongresového cestovního ruchu udržují stabilní pozici. Pro porovnání uvádíme údaje i za Českou republiku.
16
Tabulka č. 1 - Počet kongresových akcí prvních 10 zemí podle UIA Počet akcí
Procentuální podíl na všech akcích
USA
1085
9,4
1.
2.
Singapur
689
6,0
3.
Francie
632
4.
Německo
5.
Počet akcí
Procentuální podíl na všech akcích
USA
936
8,1
2.
Japonsko
741
6,5
5,5
3.
Singapur
725
6,4
555
4,8
4.
Francie
686
6,0
Japonsko
538
4,7
5.
Belgie
597
5,2
6.
Belgie
470
4,1
6.
Španělsko
572
5,0
7.
Nizozemsko
458
4,0
7.
Německo
499
4,3
8.
Rakousko
421
3,7
8.
Korea
464
4,0
9.
Itálie
391
3,4
9.
V. Británie
375
3,3
10.
Španělsko
365
3,2
10.
Rakousko
362
3,1
2009
Země
1.
2010
Země
Pramen: International Meetings Statistics 2009 a International Meetings Statistics 2010 by UIA.19 Vlastní zpracování. Nejvíce kongresových akcí mezi městy se v roce 2009 uskutečnilo v Singapuru, který se zásadním odskokem následují evropská města. Z mimoevropských destinací je tady zastoupeno už jen asijské město Soul. V TOP 10 se na sedmé pozici umístila Praha. V roce 2010 zůstalo pořadí na prvních čtyřech příčkách nezměněno. Potom se v TOP 10 nově umístilo Madrid a Tokio, Stockholm a Praha TOP 10 naopak opustili.
19
Dostupné na internetu: <www.uia.be/node/325603> a <www.uia.be/sites/uia.be/files/documents/statistics/press/press11.pdf>
17
Největšími centry kongresově-výstavní činnosti v Evropě a Americe jsou Paříž, Brusel, Londýn, Vídeň, Amsterdam, Ženeva, Kodaň, Washington, Madrid, Berlín a Štrasburk. Dalšími vyhledávanými kongresovými městy v celosvětovém meřítku jsou Barcelona, Hamburg, z mimoevropských měst Singapur, Sydney a další. Každoročně se státní a podnikatelské osoby shromažďují v Davosu (Švýcarsko), kde se konají fóra o aktuálních problémech rozvoje světového hospodářství. Tato města mají odpovídající materiálně-technické
zázemí
a
disponují
širokými
možnostmi
pro
organizaci
volnočasových aktivit zahraničních návštěvníků. Konference se konaly v kongresových centrech, hotelech, divadlech a koncertních sálech, univerzitách a jiných vzdělávacích institucích. V 80. letech, kdy si naplánovala tendence konvergence kongresových a výstavních aktivit, vznikl a rozšířil se americký model centra sjezdů. Tyto speciálně postavené budovy se skládají z velkých místností, které mohou být použity pro výstavy a zároveň zaměřeny na příjem účastníků konference. V posledních letech jsou mezinárodní akce častěji organizovány v budovách historického významu, na hradech a v netradičních budovách (Tabulka 2). Také jsou populární kongresy na palubách lodí. Tabulka č. 2 - Využití jednotlivých míst konání kongresu (v %) Místo
%
Kongresová centra
63
Hotely a hotelové komplexy
55
Vysoké školy a univerzity
26
Netradiční místa
74
Pramen: vlastní zpracování dle ICCA20 - 2010 Výstavní hnutí nabírá sílu po celém světě. Zvyšuje se počet výstav a veletrhů, rozšiřuje se jejich geografie a počet účastníků, stává se rozmanitější orientace. V současné době se konají specializované výstavy hotelového a restauračního hospodaření, životního prostředí a sportovního vybavení atd. Za krátkou dobu se tento segment trhu cestovního ruchu stal jedním z největších a nejstabilnějších.
20
ICCA (International Congress and Convention Association) – Mezinárodní asociace kongresů a konferencí; Dostupné na internetu:
18
1.2 Kongresový cestovní ruch v České republice
„Česká republika se podílí na světovém cestovním ruchu méně než 1% a nachází se průměrně na 30. místě světového zebřičku, který je publikován UIA. Tím je Česká republika ve stejné řadě se zeměmi s „významným postavením“ v tomto žebříčku, jako jsou Maďarsko, Brazílie, Irsko, Polsko, a Mexiko“ (Orieška, 2004, s. 16-17). Česká republika představuje destinaci s pozitivní image, neboť je považována za bezpečnou a politicky, ekonomicky a kulturně vyspělou zemi, která nabízí vhodné podmínky
pro
cestovní
ruch.
„Těmi
jsou
různorodost
a
kvalita
kulturních
a historických památek, vhodné přírodní podmínky, jako i technické vybavení mnohých velkých hotelových zařízení pro organizování mezinárodních setkání nejenom v Praze, ale také i v jiných městech. V jednacích místnostech je možné nejenom účastníky usadit, ale i v konferenčních sálech větších prostorů promítat na promítací plochu detaily tváře přednášejících a diskutujících“ (Orieška, 2004, s. 19). K pozitivní image České republiky jako kongresové destinace přispívá také úspěšná organizace významných akcí kongresového cestovního ruchu. Proto má Česká republika však všechny předpoklady stát se špičkovou destinací kongresového cestovního ruchu. V České republice se již konaly významné světové akce, mezi něž patří zejména Summit NATO, který probíhal v Kongresovém centru Praha na podzim v roce 2002 a Výroční zasedání Mezinárodního měnového fondu a Skupiny Světové banky, konané v roce 2000 na témže místě.23
23
Zdroj: Kongresy – CZeCOT – dovolená a ubytování v ČR. Dostupné na internetu: < czecot.cz>
19
Kongresová turistika v Česku v roce 2013 zažívala útlum. Počet kongresů a konferencí se v první polovině roku propadl meziročně o téměř pětinu na 5256. Návštěvníků
kongresových
akcí
ubylo
o 21,5 % na 656.000. Vyplývá to z údajů Českého statistického úřadu. Počet kongresů v ČR od roku 2006 trvale rostl, za tu dobu se zvýšil z 3230 na 11.547 v roce 2012. Jak uvedl na webové stránce http://student.finance.cz analytik cestovního ruchu Jaromír Beránek ze společnosti Mag Consulting „propad počtu konferenčních akcí pokračoval i ve druhé polovině roku 2013. V minulém roce jsme očekávali meziroční pokles počtu konferenčních akcí
v
ČR
o
15
až
20
%
a
ještě
výraznější
pokles
jsme
očekávali
v případě počtu účastníků konferenčních akcí, a to o 17 až 21 %“24
1.2.1 Nabídka kongresových sálů V České republice se nachází velké množství objektů vhodných pro konání akcí kongresového cestovního ruchu. Jejich úplný seznam lze najít v oficiální databázi kongresových kapacit, která se nachází na turistickém serveru České republiky www.CZeCOT.com.V České republice jsou k dispozici i objekty s kapacitou pro více než 5000 osob, ale převládají spíše objekty s kapacitou menší. Největšími kongresovými prostory v Praze disponují Veletržní palác, Kongresové centrum Praha, O2 Aréna, Pražský hrad a Palác Žofín. Co se týče regionů, lze zmínit například Congress Centre Parkhotel Pilsen (Plzeň), Kongresové, společenské a výstavní centrum ALDIS (Hradec Králové), Veletrhy Brno, Dům kultury v Teplicích, Dům kultury Žďár nad Sázavou, Dům kultury Akord Ostrava a Kongresové centrum Brno.25
24
Zdroj: Studentské finance. Dostupné na internetu: 25 Pramen: CzechTourism a Český statistický úřad: Cestovní ruch - časové řady. Dostupné na internetu:
20
Na internetových stránkách agentury CzechTourism26 je poskytnuta databáze kongresů a konferencí v celé České republice. Zde lze vyhledávat konference a kongresy podle různých kritérií – roku, měsíce, města, počtu účastníků, oboru akce, poměru zahraničních turistů, nebo lze získat kompletní výpis řazený chronologicky.27
1.2.2 Teorie organizace kongresové turistiky v hotelu Konference, seminář nebo sympozium jsou vážné pracovní akce, proto taková jednání vyžadují rozsáhlé práce, perfektní maximální efektivitu pro všechny její účastníky, zejména pro organizátory konferencí. Obrovský podíl odpovědnosti padá na ramena organizátorů konferencí, seminářů, sjezdů, kongresů a sympozií, protože jednání na tak vysoké úrovni, jako jsou tyto události (konference – později v latině conferentia, z lat. confero - sbíraní) vyžadují důkladnou a do detailu promyšlenou přípravu. Za hlavní úkol je pro pořadatele obchodního jednání považován správný pronájem konferenční místnosti. Na tom záleží úspěch celé akce jako celku. Segmentace trhu kongresové turistiky může být prováděna podle cíle svolání, charakteru práce, počtu účastníků a jejich kvalitativního složení, úrovně kompetence svolaných setkání, periodicitou svolání. Nicméně hlavním kritériem, podle kterého je možné provádět segmentaci trhu kongresového cestovního ruchu, je povaha iniciátora svolání veškerých jednání. Právě povaha iniciátora určuje druh organizované konference a také seznam důležitých služeb. Mohou být přiděleny dva segmenty: korporativní trh konferencí a nekorporativní trh konferencí - oblast působnosti vládních agentur a průmyslových asociací.
26
Zdroj: Oficiální databáze kongresových kapacit. Dostupné na internetu: <www.czecot.com> Zdroj: CzechTourism, QCM. Dostupné na internetu: < http://www.qcm.cz/reference-tvorba-webovychaplikaci/ceska-centrala-cestovniho-ruchu-czechtourism> 27
21
Hlavním cílem při organizování konferencí je vybrat vhodné konferenční prostory. V závislosti na účelu a formátu akce je nutné zajistit i polohu pronajatého prostoru. Významnou roli hraje i okolí místa konání konference, protože čistota životního prostředí je vizitkou pořádajícího města, hotelu, organizace. Vybraná místnost by měla odpovídat požadovanému počtu pozvaných účastníků. Při té příležitosti speciálně technicky vybavená konferenční místnost poskytuje konferenci potřebné zázemí určené právě pro dané setkání.. Je třeba zvážit, nakolik jsou nutné během události zasedací místnosti, výstavní prostory, mikrofony a laserová ukazovátka, televizory, rekordéry, audio a video zařízení, včetně simultánního překladu do několika jazyků. Možná bude zapotřebí i několika konferenčních místností s moderním vybavením. Přitom ovšem nelze opominout rozpočet, který je pro realizaci konference k dispozici. Cílem konferencí – získat výsledek z obchodní komunikace. To do značné míry závisí na organizaci konference.
1.2.3 Pojem kongresový sál Kongresový sál jako pojem definující komplex moderních multimediálních systémů instalovaných v sále má poměrně neurčité hranice. Pod tímto pojmem se rozumí celá řada různých technických systémů, které plní určité úkoly v rámci celého komplexu konferenčních sálů. Proto kongresový sál může být buďto jeden jediný s mikrofonem na tribuně , nebo úplně automatizovaný multifunkční komplex " intelektuální konferenční místnost", která obsahuje velké množství různých technických zařízení. (Orieška, 2004, s. 43).
22
1.2.4 Příprava a konání konferenčních akcí v hotelu Přípravou a organizaci těchto akcí v hotelech se zabývá speciální služba nebo osoba – manažer konference. Vyčlením základní etapy přípravy a konání konferenčních akcí v hotelu: 1. Pokud je ubytování pro skupiny účastníků zarezervováno, manažer konference má prozkoumat veškerou korespondenci týkající se této činnosti proto, aby bylo možné zjistit, co je známo o povaze požadovaných služeb a jaké otázky stále zůstaly nevyřešené. Příchozí informace musí být v oblasti neustálé pozornosti manažera konference, který je analyzuje až do zahájení akce; 2. Manažer konference informuje zákazníka o svém jmenování a poté realizuje přímý kontakt s ním; 3. Pomocí dopisů, telefonů a osobních kontaktů manažer konference začíná připravovat odpovědi na tři hlavní otázky: rezervace, program akce a náklady na obsluhu; 4. Podrobnosti programu jsou probrány během bezprostředního projednání s organizátory setkání. V ideálním případě, se takové setkání a projednání koná nejpozději do čtyř měsíců před zahájením akce. Během diskuse manažer konference postupně, bod za bodem definuje každý prvek programu; 5. Přibližně měsíc před zahájením akce se koná porada se všemi vedoucími služeb, která se zabývá otázkou, kdy, jak a jaké skupiny budou přijíždět do hotelu, a také se upřesňuje podrobný plán (specifikace poskytovaných služeb) konání události. Takový plán (specifikace)
je
nejdůležitějším
dokumentem
procesu
obsluhy
konference
a dává zaměstnancům hotelu příležitost všestranného výzkumu programu akce; 6. 2-3 dny před zahájením konference se koná předkongresové setkání, kde jsou přítomni vedoucí všech služeb hotelu. V přítomnosti organizátorů akce se diskutuje o všech detailech programu obsluhy. Taková společná porada umožňuje stranám pozorně prohlédnout celý program obsluhy a zajistit tak,, že vedoucí chápou svůj úkol. Kromě toho to umožňuje upřesnit podrobnosti. Setkání vede manažer konference. Proces provádění porady dovoluje všem stranám klást navzájem otázky, které se týkají toho, kdo hraje jakou roli v té či jiné době podle specifikací;
23
7. V průběhu zasedání nebo konference má být manažer konference podle možnosti blízko. On musí předem prohlédnout místa konání porady, restaurace a další místa, spojená s prováděním akcí, aby se osobně přesvědčil, že vše je připraveno pro příjem a obsluhu; 8. Po ukončení akcí se provádí post-kongresové jednání, na kterém se v přítomnosti všech osob, které se účastnily na před-kongresním jednání, dělají závěry. Tady se kontroluje správnost vystavení faktur, a pokud se všechno uskutečnilo úspěšně, může být udělaná nová objednávka na provádění následující akce. (Orieška, 2004, s. 64,67). Organizátoři akcí mají z hlediska konkurenčního boje na relevantním trhu zájem získat výhodné nabídky a kvalitní služby. Proto hotely, kterým se podařilo zorganizovat takové služby podle pravidel režimu ekonomiky, budou mít zisk. Zkušenost ukazuje, že žádná reklama není schopna zvýšit popularitu hotelu jako jeho kvalitní práce. Hotely mohou investovat hodně peněz do reklamy pro přilákání skupinových objednávek, zatímco pro stejný efekt může stačit provádění jednoho nebo dvou kongresů, neboť uspokojený delegát se stává nejlepším a nejvíce ekonomickým reklamním prostředkem, nepředpojatým, nezávislým a proto tím, který je přijímán bez jakýchkoliv pochyb. Na druhou stranu opomenutí v obsluze jsou zpravidla drahá, protože organizátoři oceňují úspěch provádění akcí z hlediska stupně splnění závazků hotelu. Proto hotelový podnik, který se nemůže vypořádat s převzatými závazky, již nemůže víc počítat s opakovanou návštěvou (Foret, 2009, s. 91 – 104). Všechny výše uvedené fáze přípravy a provádění kongresové akce v hotelu – to je vzorek ideálního plánu, který je třeba dodržovat. Kromě toho konference předpokládají také zajímavý kulturní program, obědy a přestávky na kávu, menu, která je potřebí pečlivě promyslet tak, aby bylo po chuti všem účastníkům. To znamená, že bude nutné vytvořit potřebný brainstorming používaný v podobných případech, který obyčejně vede k optimálnímu výsledku. Pro účastníky konference je setkání na takovém úrovni skutečným svátkem, během něhož je možné si vyměnit zkušenosti, dozvědět se něco důležitého a nezbytného, v práci nastínit cestu vpřed.
24
1.2.5 Příprava obsluhování kongresových akcí. Kongresové obsluhování je jedním ze specifických typů služeb cestovního obsluhování. Proto aby se konference nebo jednání konaly na nejvyšší úrovni, organizátor dané akce, zejména hotelový podnik, má zjistit řadu otázek u zákazníka před konáním akce.
Za prvé je nezbytné zjistit formát akce: seminář, školení, konference, sympozium atd.
Za druhé je nutné mít na mysli, že čím je nadcházející událost rozsáhlejší, tím více času je zapotřebí na její přípravu. Např. školení obvykle trvá nejméně tři až čtyři týdny.
Za třetí je nezbytné zjistit rozpočet konference a určit její délku.
Za čtvrté je třeba jasně pochopit preference a počet účastníků na místě konání. Ve velkých hotelech existuje široký výběr konferenčních místností s různou kapacitou.
Za páté nelze zapomenout na technickou stránku akce. Je nutné napsat, jaké vybavení bude zapotřebí v zasedací místnosti: projektor, notebook, plátno, flip chart a další. Kromě toho je předem nezbytně nutné určit konfiguraci místnosti. (Orieška, 2004, s. 68).
1.2.6 Uspořádaní interiéru jednacích místností Takovým uspořádáním interiéru jednacích místností se rozumí hlavně rozmístění sedacího a stolového nábytku. Kapacita jednací místnosti se vyjadřuje počtem míst k sezení při školním (včetně stolů), divadelním nebo jiném uspořádání. Počet míst závisí také
na
uspořádání
sedacího
a
stolového
nábytku
s ohledem
na
půdorys
a plošnou výměru místnosti, druh a případně program kongresové akce. Kapacita by se měla dát zmenšit nebo zvětšit pomocí skládacích dělicích stěn, aby bylo možné vytvořit optimálně velký prostor pro danou akci.
25
1.2.7 Styly rozmístění Pro provádění jednání mohou být nabízeny různé možnosti (styly) rozmístění židlí v místnosti. Nejvíce rozšířené jsou tyto možnosti usazování: Divadelní tvar. Židle jsou umístěny v řadách jako v divadle. Přístup k místům se uskutečňuje přes dva
boční
průchody,
přičemž
se
audio-vizuální
zařízení
umisťuje
na speciální plošině nebo scéně. Někdy využití předmětu multimediální projekce názorného materiálu nutí ke snížení počtu míst. (Orieška, 2004, s. 48). Učebna. Jak už název napovídá, účastníkům jsou během jednání, nabízeny lehké standardní stoly. Takové uspořádání vyžaduje třikrát více prostoru než divadelní verze a mnohem více času pro rozmístění a uklízení nábytku. (Orieška, 2004, s. 49). Tabulové uspořádání. Tento styl je vhodný zejména pro organizování sjezdů, konferencí, školení, schůzí, apod. Je možné takový styl využít všude jinde v případech, při nichž je možné předpokládat, že si účastníci budou činit poznámky a nepotřebují na sebe vzájemně vidět, případně ani vidět na předsednický pult. (Chromý, 2014a, s. 8). Tvar podkovy. Takové schéma uspořádání se používá, pokud se mezi účastníky předpokládá větší interakce, jako například školení nebo výměna zkušeností. Stůl pro mluvčí, na kterém může být namontován projektor, video monitor je umístěn proti vnitřnímu zakulacení podkovy. Tam se také umístí mluvčí nebo vedoucí, který má k dispozici tabule (černá nebo bílá) a soubor velkoformátových listů pro demonstraci potřebné informace. (Orieška, 2004, s. 46-48).
26
Polední tvar. Při
obědě
jsou
hosté
obvykle
usazeni
v počtu
osm
až
deset
lidí
u kulatých stolů a čtyři lidé u čtvercových stolů. Počet lidí může být samozřejmě různý. (Orieška, 2004, s. 50). Dále je nutné vypočítat množství potřebných přestávek na kávu, raut a večeři. Obvykle se v den konference plánují dvě přestávky na kávu a obchodní oběd.
1.2.8 Požadavky pro vybavení konferenčních místností v mezinárodních kongresových hotelech Rychlý rozvoj průmyslu obchodního cestovního ruchu a podílu na trhu kongresových hotelů vedl k výraznému růstu požadavků na technické vybavení moderního mezinárodního hotelu včetně jeho konferenčních místností (Chromý, 2014b). I když organizace obchodních schůzek a konferencí nejsou zahrnuty do seznamu hlavních poskytovaných služeb hotelu, stejně musí být konferenční místnost vybavena podle nejmodernějších technologií. Konferenční prostory mají být zvukotěsné, mají mít výborné ozvučení, akustiku, klimatizaci a osvětlení (Chromý, 2011, s. 92).
1.2.9 Akustická a ozvučovací technika Jestli prozkoumávat konferenční místnosti, které klasifikovat podle funkčních úkolů, tak se v první řadě je třeba zastavit na provádění jednání. Pro konání jednání s počtem účastníků vyšším než 10 osob nemá mluvčí dost silný hlas pro normální sluchové vnímání, i když jsou všichni účastníci
umístění u kulatého stolu v malé místnosti.
Aby během konání jednání mluvčí nemusel zvyšovat hlas a aby publikum nemuselo namáhat sluch, používají se konferenční systémy pro zesílení hlasu mluvčího. Místo každého účastníka je vybaveno mikrofonem pro vystoupení a reproduktorem pro poslouchání ostatních účastníků. Přitom je důležité, aby konferenční systém poskytoval vysokou srozumitelnost řeči. V opačném případě řeč, i když je dost hlasitá, 27
přinutí zaposlouchávat se a snažit se pochopit všechna slova, což vede k odvedení pozornosti od diskutovaného tématu a ke vzniku rychlé únavy účastníků jednání. V současné době se používají také klopové mikrofony. „To jsou malé mikrofony, které se připínají na klopu saka, halenky, košile apod. Ty jsou spojeny kablíkem s vysílačem, který může byt ukryt například v kapse saka nebo připevněný na opasku. Výhodou pro řečníka jsou volné ruce, a proto může používat počítač, zpětný projektor nebo jiné zařízení. Nevýhodou těchto mikrofonů je vysoká citlivost na jakékoliv zvuky (například počítač, ventilátor zpětného projektoru atd.) a nelze je používat v místnostech s nízkým stropem.“ (Orieška 2004, s. 51) Také vyžadují neustálou přítomnost zvukaře, protože jsou náchylné na zpětnou vazbu. „Součástí ozvučovací techniky je i ekvalizér – zařízení, které umožňuje nastavení jednotlivých frekvencí (pásem) samostatně. Používá se v sálech se špatnou akustikou nebo pro zvlášť náročné zákazníky.”(Orieška 2004, s. 52) Dalším úkolem konferenčního systému je uspořádání procesu diskuse, když se mikrofony zapínají v pořadí a nebo když počet mluvčích ve stejnou dobu je omezen. Proto je místo účastníka jednání vybaveno vypínačem mikrofonu a vyžádaní na vystoupení a také indikace okamžiku, kdy je možné mluvit. Aby konferenční místnost mohla být použita pro průběh jednání, na kterých se dochází k řešení podle diskutovaných otázek, majitelé hotelů by měli přemýšlet o instalaci konferenčního systému s možností jiného hlasování. Tento systém poskytuje automatické počítání hlasů a protokolování výsledků hlasování pro vytváření výkazů.
1.2.10 Osvětlení „Osvětlení zasedacích místností musí být plynule regulovatelné podle požadavků mluvčího nebo podle charakteru akce, eventuálně umožňovat rozdílnou intenzitu osvětlení jednotlivých částí jednací místnosti. Zároveň musí být možno zatemnit místnost během dne, nejlépe elektricky ovládanými žaluziemi“ (Orieška 2004, s. 53)
28
1.2.11 Překladatelské zařízení Pokud
chce
hotel
odpovídat
hrdému
názvu
"kongresový
hotel"
a chce zajišťovat konání mezinárodních konferencí, neobejde se bez systému simultánního překladu v konferenční místnosti. Účastníci konference poslouchají překlad vystoupení pomocí sluchátek připojených do voliče kanálů překladu. Systémy simultánního tlumočení se dělí na kabelové a bezdrátové. V kabelových systémech jsou voliče kanálů oddělené elektronickými panely s tlačítky výběru kanálů, nastavení hlasitosti a indikací zvoleného kanálu nebo vestavěné do mikrofonního ovladače. Proto je při vybavení konferenční místnosti žádoucí okamžitě "založit" ovladače s vestavěnými voliči kanálů. Je-li je v konferenční místnosti již nainstalován diskusní systém a chce-li ji hotel vybavit systémem simultánního tlumočení nebo plánuje postupné investice do místnosti, je možné vybrat bezdrátový systém simultánního tlumočení. Zde účastník vybírá kanál překladu na kapesním přijímači infračerveného signálu. Hlavní výhodou bezdrátového systému je svoboda pohybu účastníků konferenční místnosti. Použití bezdrátového systému simultánního tlumočení je také ideálním řešením v případě, že hotel nedisponuje oddělenými konferenčními místnostmi
a plánuje
organizovat konferenci v multifunkčních místnostech, např. v kině nebo v restauraci. V tomto případě se v průběhu konference vydávají účastníkům kapesní infračervené přijímače se sluchátky a instalují se infračervené zářiče na podlahové stojany. Po ukončení konference může být veškeré vybavení lehce uklizeno do kufříku pro skladování. (Orieška, 2004, s. 52).
29
1.2.12 Prezentační technika Ani konferenční místnost se nemůže obejit bez videozobrazení. Patří sem různé zvukové systémy, projektory, videopřehrávače, počítače, monitory, televizní přijímače, velkoplošné obrazovky, lasery, světelná technika a další zařízení, která napomáhají ke správnému fungování sálu (Chromý, 2012). Pro prezentaci slajdů, zobrazení výsledků hlasování, textovou a videoinformaci je třeba nainstalovat videoprojektor nebo plazmový panel, aby se na obrazovce v místnosti ukazovala přednášející osoba – je to videokamerový systém. Pokud se v průběhu konference předpokládá organizace "telekonference" s účastníky nacházejícími se v jiných místnostech hotelu, městech či zemích, konferenční systém by měl být doplněn systémem audio a videokonference. V každém sálu by měl být plně funkční vysokorychlostní internet. Dále by v sále měli být různé typy kopírovacích zařízení, různé řezačky a laminátory, případně také skartovače s ručním nebo automatickým ovládáním, s košem nebo bez koše na papírový odpad. (Orieška, 2004, s. 54 – 59).
1.2.13 Shrnutí Během posledních let se Česká republika stále výrazněji profiluje jako místo, které je z řady praktických důvodů jakoby stvořeno pro pořádání nejrůznějších mezinárodních setkání, tedy pro kongresovou turistiku. Účastníky kongresů do České republiky lákají především historické památky. V Česku, jak jsme již zjistili z výše uvedené informace34, je řada měst, v nichž se mohou konference pořádat. Česká republika velmi vyspěla, pokud jde o úroveň a kvalitu veškerých služeb souvisejících s organizací a realizací kongresových akcí a dnes se řadí mezi vyhledávanou evropskou a světovou špičku. Hoteliéři, restauratéři, agentury organizující kongresové akce na klíč, destinační management a další dodavatelé služeb uspokojí nejnáročnější klientelu a poskytnou servis na vysoké profesionální úrovni a přitom za rozumné a konkurenceschopné ceny.
34
Zdroj: turistický portál České republiky CZeCOT. Dostupné na internetu: < http://www.czecot.cz>
30
2 Analytická část Analytická část se bude zabývat zkoumáním, charakteristikou a srovnáním konferenčních místností v kongresových hotelech Plzně. Také budu provádět analýzy tří hypotéz, které jsem položila na začátku své bakalářské práce v úvodu. Zaprvé bude uvedená krátká informace o kongresové a incentivní turistice v Plzeňském kraji. Protože město Plzeň nemá pětihvězdičkové hotely, zanalyzuji nabídku kongresových sálů ve 4 **** a v 3*** hotelech. Nejdříve uvedu seznam 18 čtyřhvězdičkových a tříhvězdičkových hotelů, které na svých webových stránkách uvádí Český statistický úřad, a následně zjistím u jednotlivých hotelů, zdali vůbec nabízejí kongresové služby. Pokud ano, zjistím počet a kapacitu kongresových sálů u těchto hotelů a v neposlední řadě se zaměřím také na jejich polohu. Jak už jsem uvedla v úvodu, poté prozkoumám, zdali všechny mnou zkoumané hotely s kongresovými sály mají odpovídající kongresové balíčky služeb. Dále zjistím, jestli je možné konání konferencí pro lidi tělesně postižené. Dále jsem na základě celkových dat o poskytování kongresových služeb níže uvedených hotelů s konferenčními sály zpracovala dotazník. Po vyhodnocení průzkumu budou následovat moje vlastní návrhy.
31
2.1 Plzeňský kraj
Plzeňský kraj se nachází v západní části České republiky a to jej předurčuje být vstupní branou, křižovatkou a místem, kde se setkávají návštěvníci z celé Evropy. Svou rozlohou je Plzeňský kraj třetím největším krajem v České republice, avšak počtem obyvatel se řadí na deváté místo.35 Plzeňský kraj má v nabídce řadu možností, jako jsou poznávací turistika, pěší turistika, zimní a letní sporty, rekreace, cykloturistika, hipoturistika, adrenalinové aktivity, venkovská
turistika,
agroturistika,
kongresová
a
incentivní
turistika
a industriální turistika. Základními předpoklady pro rozvoj kongresové a incentivní turistiky (KIT) jsou příznivé ceny, dobrá dopravní dostupnost a vysoký stupeň kultury ubytovacích a kongresových zařízení. Požadavky na kvalitní úroveň v dnešní době splňuje již velké množství zařízení v Plzeňském kraji, zejména v jeho hlavním centru. Silnou stránkou kraje je výhodná poloha a dobrá dopravní dostupnost díky dálnici D5 spojující Prahu s Plzní. Výhodou je také blízkost letiště Václava Havla Praha. Atraktivitě regionu pro organizaci kongresů kromě základních předpokladů dále napomáhá potenciál kraje pro doplňkové aktivity účastníků KIT, který je podobně jako v celé ČR zajištěn zejména místním kulturním dědictvím a nepoškozenou přírodou. 36
35
Zdroj: Agentura Czech Convention Bureau. Dostupné na internetu: 36 Zdroj: Portál Plzeňského kraje: Národní kulturní památky v Plzeňském kraji. Dostupné na internetu:
32
2.1.1 Hromadné ubytovací zařízení Plzně V dnešní době počet hromadných ubytovacích zařízení (HUZ) v okresu Plzně činí celkem 7437. Z údajů ČSÚ počet hromadných ubytovacích zařízení v Plzeňském kraji činil v roce 2011 – 468 (2012 –476), přičemž z toho bylo 15 hotelů****, 57 hotelů***. V současnosti se počet ubytovacích zařízení podle ČSÚ38 následovně změnil:
15 hotelů****
14 hotelů***
1 hotel garni
20 penzionů
3 kempy
7 turistických ubytoven
14 ostatních zařízení, která nejsou jinde specifikovaná.
V roce 2012 se v Plzeňském kraji dle ČSÚ v HUZ konalo 430 akcí s celkovým počtem 53 251 účastníků (přibližně 123 účastníků na 1 akci). Tyto akce se konaly v 9 HUZ. Mezi roky 2011 a 2013 došlo ke zvýšení všech hodnot, jak vyplývá z dat podle ČSÚ.V roce 2011 se konalo 415 konferencí s celkovým počtem 44 552 účastníků a v roce 2013 už 518 konferencí s 56 261 účastníků39. Z oficiální databanky kongresové a incentivní turistiky40 je očividné, že Plzeňský kraj má k dispozici 43 zařízení vhodných ke konání akcí kongresového cestovního ruchu. Jasně zde dominuje krajské město Plzeň, ve kterém se nachází 18 z těchto zařízení. V Plzni se nalézá Kongres Center Plzeň, které má maximální kapacitu spojených sálů 10 až 2000 míst. Dalšími zařízeními v Plzeňském kraji jsou Courtyard by Marriott Pilsen (Plzeň, 250 míst), Darovanský dvůr Resort Kongres Golf Hotel (Břasy, 400 míst), Městské kulturní středisko v Sušici (max. kapacita 400 míst), Hotel Šumava (Kašperské Hory, 250 míst), OREA Wellness Hotel Horizont, atd. 37
Zdroj: Český statistický úřad - Hromadná ubytovací zařízení České republiky, okres Plzeň. Dostupné na internetu: 38 Zdroj: Český statistický úřad, Hromadná ubytovací zařízení, okres Plzeň-město. Dostupné na internetu: 39 Zdroj: Český statistický úřad. Dostupné na internetu: 40 Zdroj: Odborný portál pro cestovní ruch. Dostupné na internetu: <www.cot.cz>
33
Centrem kongresového cestovního ruchu Plzeňského kraje je krajské město Plzeň. Kongresový cestovní ruch se prolíná celou 2. částí Programu rozvoje České republiky Plzeňského kraje nazvanou Potenciál města Plzně z pohledu cestovního ruchu. Kongresový cestovní ruch by měl patřit mezi základní pilíře cestovního ruchu v Plzni v roce 2012. Cílem je, aby se Plzeň zařadila mezi pět nejvyhledávanějších destinací kongresového cestovního ruchu v České republice. Prozkoumala jsem všechny hotely Plzně, které mají v nabídce kongresové služby, zejména kongresové sály, a udělala jsem následující seznam: 1. Kongresové centrum Parkhotel Plzeň**** (maximální kapacita 2000 osob)41 2. Darovanský dvůr Resort Hotel***/**** (maximální kapacita 400 osob)42 3. Angelo Hotel Plzeň**** (maximální kapacita 350 osob)43 4. PRIMAVERA Hotel & Congress centre**** (maximální kapacita 300 osob)44 5. Hotel PURKMISTR Pivovarský dvůr Plzeň**** (maximální kapacita 300 osob)45 6. Pilsen Hotel Courtyard by Marriott**** (maximální kapacita 250 osob)46 7. GOLDEN FISH Hotel Apartments**** (maximální kapacita 150 osob)47 8. Hotel Central*** (maximální kapacita 100 osob)48 9. Hotel Gondola**** (maximální kapacita 100 osob)49 10. Hotel Victoria*** (maximální kapacita 90 osob)50
41
Zdroj: Kongresové centrum Parkhotel Plzeň - konferenční prostory. Dostupné na internetu: <www.parkhotel-czech.eu/kongresove-centrum> 42 Zdroj: Kongresové centrum Darovanský dvůr. Dostupné na internetu: <www.darovanskydvur.cz/kongresy/kongresove-centrum> 43 Zdroj: Angelo Hotel - Konference a zasedání. Dostupné na internetu: <www.vi-hotels.com/cz/angelopilsen/konference-a-zasedani> 44 Zdroj: PRIMAVERA Hotel & Congress centre – Kapacita a plánky. Dostupné na internetu: <www.primaverahotel.cz/kapacity-a-planky> 45 Zdroj: Hotel PURKMISTR Pivovarský dvůr Plzeň - Kongresy – nabídka prostor. Dostupné na internetu: <www.purkmistr.cz/kongresy-nabidka-prostor-plzen.php> 46 Zdroj: Pilsen Hotel Courtyard by Marriott – Meetings & Events. Dostupné na internetu: <www.marriott.com/meeting-event-hotels/meeting-planning.mi> 47 Zdroj: GOLDEN FISH Hotel Apartments - Pořádání konferencí. Dostupné na internetu:<www.gfhotel.cz/poradani-konferenci> 48 Zdroj: Hotel Central - Firemní akce. Dostupné na internetu: < www.central-hotel.cz/cz/firemni-akce> 49 Zdroj: Hotel Gondola – Kongress. Dostupné na internetu:<www.restauracegondola.cz/cze/kongress.php>
34
11. Hotel Ibis*** (maximální kapacita 70 osob)51 12. Hotel Hazuka*** (maximální kapacita 70 osob)52 13. Hotel Bayer*** (maximální kapacita 60 osob)53 14. BEST WESTERN HOTEL TREND Plzeň*** (maximální kapacita 60 osob)54 15. Hotel Palace**** (maximální kapacita 40 osob)55 16. Hotel ASTORY**** (maximální kapacita 35 osob)56 17. Hotel Rous**** (maximální kapacita 18 osob)57 18. Hotel Plzeň*** (žádná informace o kapacitě)58 Ostatní cca 55 HÚZ (ubytovny, apartmány, penziony, hostely) nemají kongresové sály. Z tohoto seznamu názorně vidíme, že kongresové služby poskytují jenom čtyřa tříhvězdičkové hotely. Můžeme proto dospět k závěru, že se zejména takové hotely zaměřují na poskytování daných služeb. Dále podrobněji zanalyzujeme služby, které poskytují výše uvedené kongresové hotely.
50
Zdroj: Hotel Victoria – Semináře a školení. Dostupné na internetu: <www.hotel-victoria.cz/cs/seminare-askoleni> 51 Zdroj: Hotel Ibis – Konferenční prostory. Dostupné na internetu: <www.hotelibisplzen.cz/post/detail?postId=4> 52 Zdroj: Hotel Hazuka - Konferenční sál. Dostupné na internetu:<www.hotelhazuka.cz/s25-konferencnisal.html> 53 Zdroj: Hotel Bayer. Dostupné na internetu: <www.hotelbayer.cz> 54 Zdroj: BEST WESTERN HOTEL TREND Plzen - Školící místnost. Dostupné na internetu: <www.trendhotel.cz/cs/hotelove-sluzby/skolici-mistnost.html> 55 Zdroj: Hotel Palace – Konference. Dostupné na internetu:<www.hotelpp.cz/cz/konference-c31.htm> 56 Zdroj: Hotel ASTORY. Dostupné na internetu: <www.astory.cz> 57 Zdroj: Hotel Rous – Konferenční místnost. Dostupné na internetu: <www.hotelrous.cz/pages.php?language=cz&page=konference> 58 Zdroj: Hotel Plzeň – Konferenční místnost. Dostupné na internetu: <www.hotelplzen.cz/sluzby/konferencni-mistnost.htm>
35
2.1.2 Analýza kongresových hotelů a jejich sálů V této kapitole budu provádět analýzu výše uvedených 18 hotelů, které poskytují kongresové sály, a zjistím, jestli dané hotely poskytují řadu zásadních služeb. Po důkladném průzkumu oficiálních webových stránek daných hotelů lze vyčlenit několik hlavních kritérií, podle kterých se dá ocenit úroveň hotelů s kongresovými sály (Chromý, 2014a, s. 38 - 45):
Celkové množství sálů v hotelu
Doplňkové služby pro klienty kongresových hotelů
Technické vybavení včetně Wi-Fi
Situování hotelu
Možnost konání konferencí pro lidi tělesně postižené
Pro lepší názornost jsem vytvořila grafy.
Celkový počet kongresových sálů v hotelu Graf č. 1 - Celkový počet kongresových sálů v hotelu
Zdroj: Vlastní zpracování
36
Z daného grafu vidíme, že většina plzeňských hotelů má jednu nebo dvě konferenční místnosti – 43 % (cca 8 hotelů). Dále graf ukazuje, že o 12 % méně hotelů (31 % - cca 6 hotelů) má 3-5 sálů. Ostatních 26 % má maximálně 9 místností.
Doplňkové služby pro klienty kongresových hotelů Graf č. 2 - Doplňkové služby pro klienty kongresových hotelů (ubytování, stravování, přestávky na kávu atd.)
Zdroj: Vlastní zpracování Tady vidíme, jaké procento hotelů (66 %) poskytuje doplňkové služby. Z průzkumu webových stránek hotelů vyplývá, že průměrná cenová hladina základního balíčku služeb pro jednu osobu na den (pronájem konferenční místnosti, konferenční set - flipchart, popisovače, blok a tužka, základní coffeebreak (káva, čaj, voda), nocleh ve dvoulůžkovém pokoji činí kolem 1800 Kč. Ostatních 34 % nemá v nabídce kongresové balíčky nebo to neuvádí na svých webových stránkách.
37
Technické vybavení včetně Wi-Fi Graf č. 3 - Poskytovaní Free Wi-Fi
Zdroj: Vlastní zpracování Přibližně 11 hotelů (54 %) poskytuje bezplatnou Wi-Fi síť. Vidíme ale, že skoro polovina (46 %) nemá internet nebo ho nemá v ceně. Co se týče technického vybavení – každý hotel má základní technické vybaveni (ozvučení, digitální projektor, plátno, televizní techniku, videotechniku apod.), ale většina z nich nemá v konferenčních místnostech klimatizaci. Situování hotelu Jednou z hlavních kritérií hotelu je jeho geografické situování. Je dobře, že většina z daných osmnácti hotelů se nachází v centru města Plzně nebo v jeho přímé blízkosti. Skoro každý z hotelů má výbornou dopravní dosažitelnost (vedle se nachází tramvajové nebo autobusové zastávky) a také se lze dostat autem od centra na Mezinárodní letiště Václava Havla za pouhých 40 minut.
38
Moznost konání konferencí pro lidi tělesně postižené Dále po důkladném zkoumání webových stránek výše uvedených hotelů jsem se snažila najit potvrzení mojí třetí hypotézy, zda všechny zkoumané hotely umožňují konání konferencí pro lidi tělesně postižené. Samozřejmě většina z hotelů má v nabídce řadu různých druhů akcí, jako jsou například svatby, rauty, plesy, koncerty, sportovní soustředění, bankety atd., ale krátká informace o provádění konferencí pro hendikepované lidi byla uvedena jen u dvou hotelů z osmnácti. Tím mohu dospět k závěru, že moje třetí hypotéza nebyla potvrzená. Níže pro lepší názornost jsem vytvořila graf, který procentuálně zobrazuje daný výzkum. Graf č. 4 - Konání konferencí pro lidi tělesně postižené
10% Uvádí Neuvádí
90%
Zdroj: Vlastní zpracování
39
2.2 Dotazníkový výzkum
Velký seriózní výzkum by byl nad rámec práce, a proto jsem vytvořila krátký dotazník pro získání základní představy, jak probíhají kongresová setkání a čemu dávají přednost jejich účastnici. Můj dotazník má jen 10 otázek a oslovila jsem pouze 30 respondentů, mezi kterými byli obchodní společnosti, živnostníci, státní podniky, tedy ti, kteří alespoň jednou uskutečnili kongres či jednání v Plzni. Většina respondentů samozřejmě byla z České republiky, ale cca 15 % lidí bylo také z mého rodného Ruska, které aspoň jednou využilo kongresové služby daných hotelů. Po sestavení dotazníku jsem přemýšlela nad tím, jakým způsobem ho budu interpretovat respondentům. Z důvodu geografické vzdálenosti mezi Českou republikou a Ruskem jsem musela posílat tento dotazník elektronicky s poznámkou, že zpracovávám bakalářskou práci. Ostatních 85 % jsem oslovila pomocí internetového portálu www.vyplnto.cz59, který se přímo zabývá různými průzkumy a tvorbou dotazníků. Zde mi na mé otázky mohli odpovědět respondenti z různých koutů republiky. Navíc je to rychlé a efektivní. Během přímého dotazování jsem oslovovala větší firmy a podnikatele v mém blízkém okolí a dále je pak požádala, aby i oni tento dotazník předali svým klientům. Kontakty na respondenty jsem hledala například na internetu, také s pomocí mých rodičů, kteří bydlí v Rusku, požádala jsem o pomoc internetové portály, které se zabývají databází obchodních společností v České republice. Snažila jsem se oslovovat firmy, které jsou známé, úspěšné na trhu a u kterých se dá předpokládat, že kongresové služby využívají. Nyní přejdeme k samotnému vyhodnocení jednotlivých otázek a jejich vysvětlování. Použila jsem grafické znázornění pro lepší a pochopitelnější interpretaci výsledků. Danou otázkou jsem chtěla zjistit, jaké množství respondentů využívá právě služby kongresových hotelů, ne kongresová centra.
59
Pramen: Online dotazník. Dostupné na internetu:
40
1. Využíváte pro svá jednání (meetingy) služby kongresových hotelů? a) Ano b) Ne Graf č. 5 - Využití služeb kongresových hotelů
43%
Ano Ne 57%
Zdroj: vlastní zpracování
Jak vidíme z Grafu č. 4, na otázku ohledně využití služeb kongresových hotelů většina respondentů odpověděla, že ano (57 %). V opačném případě to bylo o trochu méně – 43 % dotazovaných. Následující otázka ukazuje na to, jak často v současné době lidé využívají služby kongresových hotelů nebo center.
41
2. Jak často využíváte kongresové hotely či centra? a) 1 -2 x ročně b) 3 – 5x ročně c) 5x a více Graf č. 6 - Využívání kongresových hotelů za rok 28%
41%
3 – 5x ročně 1 -2 x ročně
5x a více 31%
Zdroj: vlastní zpracování
Z Grafu č. 5 můžeme názorně vidět, jak často respondenti využívají služby kongresových hotelů nebo center. Nejčastější odpověď udávala využitelnost 3 – 5x ročně (41%). O 10% méně dotazovaných odpovědělo, že využívají kongresové služby 1 -2 x ročně (31%). Nejmenší množství odpovědí bylo 5x a více (28%). Z těchto výsledků by se dalo usoudit, že v dnešní době firmy pro svá jednání hodně využívají své prostory a šetří tím své finanční prostředky. K těmto prvním dvěma otázkám bych ráda připojila ten fakt, který zveřejnil v dubnu roku 2011 časopis COT Business a z něhož relativně vyplývají i výsledky mého průzkumu.„V projektu TLT Benchmark jsme se zaměřili také na hotely s konferenčními kapacitami. Z jejich analýzy vyplynulo, že mírný růst ekonomiky měl vliv i na tuto oblast a konferenční turistika je snad již konečně na cestě z krize. Ačkoli se firmy stále snaží šetřit, ukázalo se, že počet akcí i účastníků meziročně stoupá, stejně jako další ukazatele. Firmy však nadále šetří zejména na doprovodných službách, jako je pronájem techniky či cateringové a další služby.“ (COT Business, 2011).
42
Moje třetí otázka pomáhá zjistit úroveň kvality konferenčních sluzeb v Plzni. 3. Jak jste byl (a) spokojen (a) s místem konání akce (lokalitou hotelu)? a) velmi spokojen (a) b) dostatečně spokojen (a) c) nespokojen (a) Graf č. 7 - Spokojenost s místem konání akce 11%
25%
velmi spokojen(a) dostatečně spokojen(a) nespokojen(a) 64%
Zdroj: Vlastní zpracování Podle grafických výsledků můžeme vidět, že vice než polovina respondentů (64%) byla velmi spokojena se službami kongresových hotelů v Plzni. Nejmenší počet lidí (11%) byl nespokojený. Z toho můžeme shrnout, že se Plzeň nachází na dostatečně vysoké úrovni poskytování kongresových služeb. Výběr míst k provádění různých jednání, akcí, konferencí atd. je jedním z důležitých měřítek pro pořadatele a samozřejmě i pro účastníky různých business meetingů. Z toho důvodu jsem položila následující otázku, podle které zjistím, čím se většinou řídí respondenti. 4. Co je pro Vás nejdůležitější při výběru místa pořádání Vašeho meetingu (kongresu, konference…)? a) Lokalita hotelu (nejbližší hotel s konferenčním sálem) b) Cena pronájmu sálu c) Vybavení konferenčního sálu d) Reference a postavení kongresového hotelu na trhu
43
e) Jiné, uveďte příklad:……………………… Graf č. 8 - Největší priority při výběru místa pro firemní meeting 29%
20%
23%
14% 14% Lokalita hotelu (nejbližší hotel s konferenčním sálem) Cena pronájmu sálu Vybavení konferenčního sálu Reference a postavení kongresového hotelu na trhu Jiná odpověd´
Zdroj: Vlastní zpracování Výsledky této otázky jsou zajímavé, neboť rozhodujícím faktorem při výběru místa, kde si firma uspořádá své jednání, je lokalita hotelu, myšlen nejbližší hotel s konferenčním sálem (29%). Dalším důležitým aspektem je také cena pronájmu sálu, neboť tuto možnost volilo 23% respondentů. Jinou odpověď v dotazníku vyplnilo 20% oslovených. V této možnosti se objevily odpovědi například: kombinace ceny, prostředí, personálu a dalších poskytovaných služeb kongresového hotelu; kvalita poskytovaných služeb; kapacita konferenčního sálu. Se stejným počtem procent (14 %) si konkurují odpovědi označující reference a postavení kongresového hotelu na trhu a vybavení konferenčního sálu. Po podrobnějším vyhodnocení otázky bylo zřejmé, že respondenti by nejraději volili všechny odpovědi, protože všechny tyto možnosti jsou pro výběr místa jednání důležité a podstatné. Proto volili nejčastěji v libovolné odpovědi slova jako kombinace nebo mix všech odpovědí, které byly na výběr.
44
V následující otázce jsem se snažila zjistit, který typ akce je nejpopulárnější. 5. K jakým typům akcí (centů) nejčastěji využíváte konferenční sál? a) Školení b) Přednáška c) Kongres d) Konference e) Seminář f) Sympozium
Graf č. 9 - Typy akcí, pro které je nejčastěji využíván konferenční sál 5%
15%
32%
Školení Přednáška Kongres Konference
22%
Seminář 17% 9%
Sympozium
Zdroj: Vlastní zpracování V případě otázky „K jakým typům akcí nejčastěji využívá váš podnik konferenční sál?“ firmy nejvíce odpovídaly variantou a) školení (32 %). Z toho mohu dospět k závěru, že daný druh konference je využívanější u firem pro školení zaměstnanců a pro zvyšování jejich kvalifikace. S dvaceti dvěma procenty se na druhém místě umístila akce typu konference. Dále jsou konferenční sály využívány pro přednášky (17 %) a potom pro semináře (15 %). Kongresy z oslovených respondentů uskutečňuje pouze 9 %. Jenom 5 % dotazovaných odpovědělo za f) sympozium, které z důvodu vědeckého zaměření není pro obyčejné firmy produktivního charakteru typické.
45
Další otázku jsem položila, abych zjistila úroveň profesionality týmu kongresových hotelů Plzně celkově. 6. Jak jste byl (a) spokojen (a) s chováním a přístupem pracovníků v kongresových hotelech? a) velmi spokojen (a) b) dostatečně spokojen (a) c) nespokojen (a) Graf č. 10 - Spokojenost klientů s chováním a přístupem pracovníků v kongresových hotelech 14% 48%
velmi spokojen(a) dostatečně spokojen(a) nespokojen(a) 38%
Zdroj: Vlastní zpracování Dobrým ukazatelem je, že většina dotazovaných (48%) byla velmi spokojena s chováním a přístupem pracovníků v kongresových hotelech Plzně a skoro stejné procento respondentů (38%) bylo také dostatečně spokojené. Jenom 14% odpovědělo, že příčinou jejich nespokojenosti většinou byly: příprava konferenčních prostor po příjezdu hostů; pomalá práce recepční (ho) apod. V dnešní době technika dosáhla vysokého stupně rozvoje, a proto je již nedílnou součásti vybavení kongresových prostorů. Z toho důvodu jsem položila otázku, abych zjistila, jak je vysoká úroveň technického vybavení kongresových hotelů v Plzni.
46
7. Jak jste byl (a) spokojen (a) s technickým vybavením kongresových sálů? a) velmi spokojen (a) b) dostatečně spokojen (a) c) nespokojen (a) Graf 10: Spokojenost s technickým vybavením kongresových sálů Graf č. 11 - Spokojenost s technickým vybavením kongresových sálů 8% 49% velmi spokojen(a) dostatečně spokojen(a) nespokojen(a) 43%
Zdroj: Vlastní zpracování Jak vidíme z Grafu č. 10, technické vybavení velmi uspokojilo 49% respondentů a dostatečně uspokojilo 43%. Pouhých 8% odpovědělo, že jim chybělo některé vybavení (projektor, flipchart, vysokorychlostní Internet), a proto byli nuceni si s sebou některé přivézt.
47
8. Jakou velikost konferenčních místností preferujete? a) malou (do 80 osob) b) střední (80-300 osob) c) velkou (300 a víc osob) Graf č. 12 - Preference velikosti konferenčních místností
20%
40% malou (do 80 osob)
střední osob)
(80-300
velkou (300 a víc osob) 40%
Zdroj: Vlastní zpracování Tento Graf nám znázorňuje stejný počet procent (40%) odpovědí ohledně malých a středních místností. Ostatních20% preferuje velké místností. V následující otázce jsem zjišťovala, jak dobře je rozvinutá marketingová stránka kongresových hotelů v Plzni (jejich webové stránky).
48
9. Jak je pro Vás snadné vyhledávání informace o poskytování kongresových sálů na webových stránkách hotelů? a) dost rychle b) trvá to několik minut c) často je obtížně vyhledat Graf č. 13 - snadné vyhledávání informace o poskytování kongresových sálů na webových stránkách hotelů 19% 46%
dost rychle trvá to několik minut často je obtížně vyhledat
35%
Zdroj: Vlastní zpracování Nejčastěji
zazněly
odpovědi,
že
vyhledávání
informace
o
poskytování
kongresových sálů na webových stránkách hotelů je dost snadné (46 %). Pro další skupinu lidí (35 %) to trvalo několik minut. Pro ostatních 19 % bylo obtížné je vyhledat a navíc zmínili, že některé webové stránky hotelů absolutně nemají rozšířenou informaci o kongresových službách. Poslední otázkou jsem chtěla shrnout závěr celého dotazníku a zjistit celkový dojem respondentů z úrovně týmové práce všech služeb hotelů.
49
10. Navštívil (a) byste ještě jednou hotel, ve kterém jste naposledy měl (a) obchodní setkání (přednášku, kongres, konferenci, seminář apod.)? a) Ano. B) Ne. c) Nevím. Graf č. 14 - Opakovaný příjezd do kongresového hotelu 11% 25% Ano Nevim Ne 64%
Zdroj: Vlastní zpracovaní Z daného Grafu můžeme dospět k závěru, že většina respondentů (64 %) by ráda přijela znovu do kongresového hotelu, aby znovu uskutečnila své kongresy, školení atd. Jiná procentní část (25 %) se pohybovala mezi odpovědí „Ano“ a „Ne“, a proto zvolila odpověď „Nevím“. Ostatních 11 % řeklo, že by nechtěli přijíždět znovu do hotelu, ve kterém naposledy měli obchodní setkání, ale většinou z důvodu zkoušení nových míst.
50
2.2.1 Hodnocení průzkumu Po vyhodnocení jednotlivých otázek dotazníku dojdeme k těmto výsledkům. Firmy v Plzni ve velké míře využívají nabízené služby kongresových hotelů. Svoje meetingy v kongresových hotelích uspořádávají tři až pětkrát do roka. V případě výběru místa, kde své jednání uspořádají, ve velké míře rozhoduje lokalita hotelu, konání akce se tedy zaměří na nejbližší hotel s konferenčním sálem. Dále pak pronajaté hotelové konferenční sály používají ke školení svých zaměstnanců. Co se týče spokojenosti klientů s chováním a přístupem pracovníků v kongresových hotelech a technickým vybavením kongresových sálů, z dotazníku vidíme, že velký počet lidí byl zcela spokojený, což hovoří o vysoké profesionalitě zaměstnanců hotelů Plzně a o vysoké úrovni hotelů vůbec. Dále přejdeme k velikosti konferenčních místností. Z dat dotazníků vyplývá, že většina firem preferuje malé a střední kongresové sály s kapacitou od osmdesáti do tří set osob. Proto můžeme předpokládat, že firmy mají dostatečně velký počet zaměstnanců. Ohledně webových stránek můžeme zmínit další informaci – většina respondentů zvládla rychle vyhledat informaci na stránkách daných deseti hotelů Plzně, ale byli i takoví lidé, kterým se nepodařilo najít potřebnou informaci dost rychle, nebo ji vůbec nenašli. Naposledy bych chtěla zmínit opakovanou návštěvu. Četla jsem hodně kladných ohlasů od dotazovaných podnikatelů o plzeňských kongresových hotelech a z toho lze usoudit, že více než polovina by s radostí navštívila tyto hotely znovu.
51
3 Návrhová část Pro utvoření závěrů analýzy nabídky kongresových sálů v hotelích Plzně bych chtěla zdůraznit následující. Jak jsem zjistila z vlastního průzkumu webových stránek hotelů a s pomocí dotazníku, kongresové sály v Plzni celkově odpovídají požadavkům klientů, ale také existují některé nuance a nedostatky. Co se týče webových stránek, chtěla bych zmínit ten problém, že některé hotely, které se zaměřují především na kongresové služby, poskytují o tom málo informací (žádná informace o počtu konferenčních prostorů, o jejich kapacitě, o kongresových balíčkách, o cenách služeb). Podle mě je řešení tohoto problému velmi jednoduché a spočívá jenom v doplnění chybějících informací, pomocí nichž se hotelu podaří přilákat více klientů. Také bych chtěla upozornit na nutnost rozšířit informovanost klientů ve více světových jazycích. Co se týče techniky – některé hotely by se měly zaměřit na rozšíření nabídky technického vybavení a na výměnu starého za nové. Závažný problém vidím v zanedbávání tělesně postižených osob. Většina hotelů neuvádí možnost pořádání kongresových akcí pro tělesně postižené. V některých případech půjde o zanedbání této informace, což lze snadno napravit. V případech, že tato možnost skutečně neexistuje, lze doporučit, aby vedoucí představitelé hotelu zvážili částečnou rekonstrukci či vhodnou úpravu.
52
Závěr Závěrem bych chtěla shrnout poznatky ze všech předchozích částí se zaměřením zejména na postavení města Plzně v kongresovém cestovním ruchu v dnešní době. V naší současné době, kdy se vyskytuje nekonečný tok informací absolutně ve všech oblastech (ve vědě, v medicíně, v módě, v umění, v turismu, v pohostinství apod.) oblast kongresového cestovního ruchu má nesmírný význam, protože v mnohém napomáhá výměně informací. Výměnu informací zároveň zjednodušuje technické vybavení. Z toho plyne, že čím dostupněji, vhodněji a lépe bude vybaven kongresový hotel a konferenční místnost, čím lepší bude celý servis, tím větší a častější bude poptávka zákazníků. Na základě mých průzkumů, které jsou vypracované výše, mohu s jistotou říct, že město Plzeň je jedním z důstojných evropských měst, které disponuje dostatečným počtem hotelů s kongresovými sály vysoké úrovně a oprávněně má právo aspirovat na místo mezi městy na světové úrovni. Dle návrhu kategorizace kongresových měst patří Plzeň mezi kongresová města první volby. Na druhou stranu v Plzeňském kraji existuje organizace, která se zabývá rozvojem a propagací kongresového cestovního ruchu a je to Pilsen Convention Bureau, které bylo založeno v roce 2010 s hlavním cílem propagace nejenom města Plzně, ale i celého Plzeňského kraje jako ideální kongresové a incentivní destinace. Ale po celé provedené práce a po srovnání s agenturou Czech Convention Bureau jsem zjistila, že Pilsen Convention Bureau není tak dobře rozvinuta. Z toho vyplývá zásadní myšlenka, jež by mohla zlepšit postavení Plzeňského kraje a zejména města Plzně. Cílem je snaha o propagaci Plzeňského kraje jako kongresové destinace. To by mělo pomoci v prosazení Plzně, jejíž propagace je zatím nedokonalá. K docílení tohoto stavu by se měly rozvíjet regionální kanceláře Czech Convention Bureau, jež by měly být schopny nabídnout komplexní nabídku služeb v daném regionu. V případě úspěšné realizace této myšlenky by mohlo dojít k nárůstu počtu akcí kongresového cestovního ruchu v Plzni.
53
Úplným závěrem bych chtěla říct, že aby bylo plně využito potenciálu, který má Plzeňský kraj, tedy zejména jeho město Plzeň, je nutné, aby se kraj zaměřil na zlepšení vlastních nedostatků. Těmi jsou především mezery v ubytovacích kapacitách a souvisejících službách, v první řadě v kongresových hotelech a jejich sálech a v neposlední řadě v ucelené propagaci. Přesto má Plzeň perspektivu stát se významným kongresovým městem. Má tedy oč usilovat. usilovat. Ve své práci jsem pracovala s následujícími hypotézami, které mi pomohly k dosažení cílů práce. 1. Hypotéza č. 1 - Většina mnou zkoumaných hotelů má kongresový sál - byla potvrzena. 2. Hypotéza č. 2 - Zkoumané hotely většinou nabízejí odpovídající balíčky kongresových služeb - byla potvrzena. 3. Hypotéza č. 3 - Zkoumané hotely umožňují konání konferencí pro lidi tělesně postižené - byla vyvrácena. Hotely buď neuvádí možnost pořádání kongresových akcí pro tělesně postižené, nebo tuto možnost opravdu nemají. Cíle stanovené v úvodu práce byly dosaženy.
54
Seznam použité literatury [1] CHROMÝ, J. Konferenční sály a jejich vybavení pro didaktické účely. 1. vyd. Praha: Extrasystem, 2014. ISBN 978-80-87570-18-0. [2] CHROMÝ, J. Materiální didaktické prostředky v informační společnosti. 1. vyd. Praha: Verbum, 2011. ISBN 978-80-904415-5-2. [3] CHROMÝ J. Didaktika a konferenční sály. In Radka Balakovská. Sborník recenzovaných příspěvků z mezinárodní vědecké konference Hotelnictví, turismus a vzdělávání. Praha: VŠH v Praze 8, spol. s r.o., 2014. s. 122-123, 12 s. ISBN 978-80-87411-60-5. [4] CHROMÝ, J. Kvalita kongresového turismu z hlediska didaktických prostředků a technického zázemí sálů. In Hotelnictví, turismus a vzdělávání. Praha: VŠH v Praze 8, spol. s r.o., 2012. s. 115-127, 13 s. ISBN 978-80-87411-40-7. [5] CHROMÝ, J. - NĚMEČEK, R. - POLGÁR, L. Vybrané vlivy na úroveň vědeckých konferencí. In Media4u Magazine [online]. c.2012. No.3. Dostupný z WWW: . ISSN 1214-9187. [6] BERÁNEK, Jaromír. Provozujeme pohostinství a ubytování. 1. vyd. Praha: MAG Consulting 2004. 180s. ISBN 80-86724-02-6. [7] COT Business: Časopis pro profesionály v cestovním ruchu. Praha: C.O.T. media, s.r.o., 2011, roč. 2011, Listopad 2011. ISSN 1212-4281. [8] COT Business: Časopis pro profesionály v cestovním ruchu. Praha: C.O.T. media, s.r.o., 2011, roč. 2011, Listopad 2011. ISSN 1212-4281. [9] KIRÁLOVÁ, A. Marketing destinace cestovního ruchu. Praha: Ekopress, s.r.o., 2003. ISBN 80-86119-56-4 [10] KIRÁLOVÁ, A.: Marketing hotelových služeb. Ekopress, Praha 2002, ISBN 80-86119440 [11] Kongresový a incentivní cestovní ruch. Praha: Mag Consulting, 2006. 79 str. ISBN 8086724-20-4.
55
[12] ORIEŠKA, Ján. Kongresový cestovní ruch. 1. vyd. Praha: IDEA SERVIS, 2004, 139 s. ISBN 80-85970-45-7. [13] Vysekalova, J., Hrubalová, M., Girgašová, J. Veletrhy a výstavy. Efektivní prezentace pro úspěšný prodej. Praha: Grada Publishing, 2004. 157 s. ISBN 80-247-0894-9. [14] HESKOVÁ, Marie a kol. Cestovní ruch. Praha: Nakladatelství Fortuna, 2006. ISBN 807168-948-3. [15] FORET, Miroslav. Marketingová komunikace. 1. vyd. Brno: Computer Press, 2009. 443 s. ISBN 80-251-1041-9.
Zahraniční zdroje [1] Kongressnyi turizm: tendencii k rasshireniju. Business Travel, Vypusk 3. М.: 2005. - S. 45-47 [2] Rynok kongressnogo turizma. Konjunktura tovarnych rynkov. Vypusk 1. М.: Institut ITKOR, 2007. – S. 77-81
Internetové zdroje [1] Czech Tourism, QCM. CzechTourism - podporujeme incomingový cestovní ruch: CzechTourism a kongresová turistika v r. 2004 [online]. 2003 [cit. 2014-02-15]. Dostupný na internetu: . [2] Czech Tourism, QCM. CzechTourism - podporujeme incomingový cestovní ruch: Kongresy
[online].
2003
[cit.
2014-02-20].
Dostupný
na
internetu:
. [3] CzechTourism, QCM. CzechTourism - podporujeme incomingový cestovní ruch: Oddělení KIT agentury CzechTourism bylo oceněno britským časopisem [online]. 2003, červenec
2008
[cit.
2014-02-15].
.
56
Dostupný
na
intrnetu:
[4] CzechTourism. Vítejte v České republice : Kongresové prostory [online]. 2005-2009 [cit.
2014-02-20].
Dostupný
na
internetu:
. [5] CzechTourism. Vítejte v České republice: Počet kongresů v České republice roste [online].
2005-2009
[cit.
2014-02-21].
Dostupný
na
inrenetu:
. [6] Český statistický úřad. Český statistický úřad: Cestovní ruch - časové řady [online]. 2014
[cit.2014-03-20].
Dostupný
na
internetu:
. [7] Český statistický úřad. Český statistický úřad: Hromadná ubytovací zařízení České republiky – Plzeň-město [online]. 2014 [cit. 2014-03-10]. Dostupný na internetu: [8]
World
Tourism
Organization
UNWTO
[online].
Dostupné
na
internetu:
[9] Union of International Associations [online].2014. Dostupne na internetu: [10] ICCA (International Congress and Convention Association).Mezinárodní asociace kongresů a konferencí [online]. Dostupne na internetu: [11] Kongresy – CZeCOT – dovolená a ubytování v ČR [online]. 2014.Dostupne na internetu < czecot.cz> [12] Portál Plzeňského kraje: Národní kulturní památky v Plzeňském kraji [online]. Dostupné na internetu: [13] Kongresové centrum Parkhotel Plzeň - konferenční prostory [online]. 2010 © [cit. 2014-03-11]. Dostupné na internetu:
centrum/> [14] Kongresové centrum Darovanský dvůr [online]. © 2010 – 2014 [cit. 2014-03-11]. Dostupné
na
internetu:
centrum.html>
57
[15] Angelo Hotel - Konference a zasedání [online]. © 2014 [cit. 2014-04-11]. Dostupné na internetu: [16] PRIMAVERA Hotel & Congress centre – Kapacita a plánky [online]. © 2014 [cit. 201403-11]. Dostupné na internetu: < http://www.primaverahotel.cz/kapacity-a-planky> [17] Hotel PURKMISTR Pivovarský dvůr Plzeň - Kongresy – nabídka prostor [online]. © 2013 [cit. 2014-03-11]. Dostupné na internetu: [18] Pilsen Hotel Courtyard by Marriott – Meetings & Events [online]. © 1996 – 2014 [cit. 2014-03-12].
Dostupné na internetu:
hotels/meeting-planning.mi> [19] GOLDEN FISH Hotel Apartments - Pořádání konferencí [online]. © 2009 - 2014 [cit. 2014-03-12]. Dostupné na internetu: [20] Hotel Central - Firemní akce [online]. © 2008 [cit. 2014-03-12]. Dostupné na internetu: [21] Hotel Gondola – Kongress [online]. © 2008 [cit. 2014-03-12]. Dostupné na internetu: [22] Hotel Hazuka - Konferenční sál [online]. © 2014 [cit. 2014-03-12]. Dostupné na internetu: [23] Hotel ASTORY. Pronájem konferenční místnosti [online]. 2012-2013 [cit. 2014-03-12]. Dostupné na internetu: < http://www.astory.cz/index.php/ru/kontakt> [24] Hotel Palace – Konference [online]. © 2010 [cit. 2014-03-12]. Dostupné na internetu: [25] Hotel Rous – Konferenční místnost [online]. [cit. 2014-03-12]. Dostupné na internetu: [26] Hotel Bayer [online]. 2014 © [cit. 2014-03-12]. Dostupné na internetu: [27] Hotel Ibis – Konferenční prostory [online]. © 2013 [cit. 2014-03-12]. Dostupné na internetu:
58
[28] Hotel Plzeň – Konferenční místnost [online]. [cit. 2014-03-12]. Dostupné na internetu:
[29] BEST WESTERN HOTEL TREND Plzen - Školící místnost [online]. © 2014 [cit. 2014-0312].
Dostupné na internetu:
mistnost.html>
[30] Zdroj: Hotel Victoria – Semináře a školení [online]. [cit. 2014-03-12]. Dostupné na internetu:
59
Seznam grafů a tabulek Seznam grafů Graf č. 1 - Celkový počet kongresových sálů v hotelu ......................................................... 56 Graf č. 2 - Doplňkové služby pro klienty kongresových hotelů (ubytování, stravování, přestávky na kávu atd.) ........................................................................................................ 57 Graf č. 3 - Poskytovaní Free Wi-Fi ........................................................................................ 57 Graf č. 4 - Konání konferencí pro lidi tělesně postižené…………………………………………………..39 Graf č. 5 - Využití služeb kongresových hotelů .................................................................... 59 Graf č. 6 - Využívání kongresových hotelů za rok ................................................................ 59 Graf č. 7 - Spokojenost s místem konání akce ..................................................................... 59 Graf č. 8 - Největší priority při výběru místa pro firemní meeting ...................................... 59 Graf č. 9 - Typy akcí, pro které je nejčastěji využíván konferenční sál ................................ 59 Graf č. 10 - Spokojenost klientů s chováním a přístupem pracovníků v kongresových hotelech ............................................................................................................................... 59 Graf č. 11 - Spokojenost s technickým vybavením kongresových sálů ............................... 59 Graf 12 - Preference velikosti konferenčních místností ...................................................... 59 Graf č. 13 - snadné vyhledávání informace o poskytování kongresových sálů na webových stránkách hotelů .................................................................................................................. 59 Graf č. 14 - Opakovaný příjezd do kongresového hotelu .................................................... 59
Seznam tabulek Tabulka č. 1 -Počet kongresových akcí prvních 10 zemí podle UIA .................................... 23 Tabulka č. 2 - Využití jednotlivých míst konání kongresu (v %) .......................................... 25
60
