VERGADERING COMMISSIE MIDDELEN Notulen van de openbare vergadering van de commissie Middelen gehouden op 13 juni 2012. Aanwezig: Voorzitter Commissieleden
: de heer P.A.M. Kehl (VVD) : mevrouw E.T.M. Groten-Verheijen (PvdA), de heer J.R. Mulder (PvdA), de heer S.A. Braamhaar (Groen Links), de heer M.C.A. Klein (Christenunie), de heer W.A.M. van Waes (CDA), de heer C.J. Gerkens (CDA), de heer A.H.J.J. Luijten (VVD), de heer H.M. Bellaart (VVD), mevrouw F.M.W.C. Clijsen (D66), Commissieleden, niet : de heer P.H. Petiet (BussumsBloei) niet zijnde raadsleden Portefeuillehouder : burgemeester de heer M. Schoenmaker, de wethouders mevrouw G.N. van Ramshorst, de heer P.C. Barneveld, de heer G.H.F. Boekhoff Gast : accountant de heer J. Wisse, de heer G.W. Scheele Voorts aanwezig : mevrouw F.J. Box (hoofd Financiën), de heer B. van Leeuwen (Hoofd BMO) Commissiegriffier : de heer L.A. Wieringa Notulist : mevrouw M. Prinsen (Het Notuleercentrum) Afwezig : de heer K. Kingma (CLNZRL, D66), de heer G.J. van Rosmalen (CLNZRL, BussumsBloei) Opening De voorzitter opent de vergadering om 19.30 uur en heet iedereen welkom. Na de extra vergadering van de commissie Middelen (met als punten het sociaal jaarverslag en het voorjaarsoverleg) wordt het vierluik behandeld. Sociaal Jaarverslag De voorzitter stelt in zijn inleiding dat het sociaal jaarverslag wordt behandeld ter advisering aan de burgemeester en niet terug zal komen in een raadsvergadering. Alle fracties spreken in de eerste termijn hun waardering uit voor de uitvoering en de inhoud van het sociaal jaarverslag. De heer Braamhaar staat stil bij het ziekteverzuim dat, ondanks de reorganisaties en veranderingen, erg laag is. Hij informeert wanneer de bij Keuzes in Activiteiten (pagina 8) genoemde punten worden opgepakt en hoe de raad wordt geïnformeerd en betrokken bij Het Nieuwe Werken (pagina 10). De heer Bellaart zou graag een toelichting krijgen op de (positieve) sprong in het ziekteverzuim van 4,4% naar 3,0%. Tevens is hij benieuwd wat de gemeente doet aan de naderende vergrijzing. Tot slot constateert hij dat slechts 11 van de 24 vacatures zijn vervuld. Hoe komt dat? De heer Van Waes was positief verrast door de goede resultaten die zijn gerealiseerd en de wijze waarop ze zijn behaald. Hij hoopt dat de gemeente zo door kan blijven gaan. Ook complimenteert hij de burgemeester en de organisatie met de mediation trainingen. Volgens het jaarverslag is het aantal incidenten gedaald. Houdt dat verband met de agressietraining of met een betere dienstverlening? Voorts vraagt de heer Van Waes zich af of er (gezien de uitdagingen waar Bussum en de regio voor staan) voldoende gespecialiseerde kennis aanwezig is en in hoeverre Bussum een rol heeft bij het oplossen van problemen op dit gebied. Mevrouw Clijsen spreekt waardering uit voor het aantal hoog gekwalificeerde vrouwen binnen de gemeentelijke organisatie. De heer Klein constateert dat Bussum een prettige gemeente is om voor te werken. De heer Petiet sluit zich aan bij de eerder gemaakte complimenten. Mevrouw Groten wijst nog op de goede leesbaarheid van het sociaal jaarverslag. Ondanks de herindelingsplannen en de omvangrijke bezuinigingen was de productiviteit van de medewerkers hoog en het ziekteverzuim laag. Kennelijk zitten mensen, van hoog tot laag, man of vrouw, op de juiste plek. De Burgemeester de heer Schoenmaker brengt de complimenten over naar de medewerkers. Hij reageert als volgt op de vragen en opmerkingen van de commissieleden:
1
•
•
• •
•
•
•
•
Vanwege de op handen zijnde besluitvorming over herindeling en de bezuinigingen was 2011 inderdaad een rommelig jaar. Vanuit de organisatie zelf zijn zaken goed opgepakt. Ondertussen is het personeelsbestand fors teruggebracht. Er is gestuurd op het ziekteverzuim: bij ziekmeldingen hebben afdelingshoofden contact gehouden met de betrokken medewerker om na te gaan wat er aan de hand was en in hoeverre de werkgever een rol had. Uit een tevredenheidonderzoek is gebleken dat medewerkers het prettig vinden om bij de gemeente Bussum te werken. De op pagina 8 genoemde activiteiten zijn bewust niet opgepakt in 2011 omdat men eerst zekerheid wilde hebben over de herindeling. Nu daar duidelijkheid over is, worden deze activiteiten opgepakt: de volgorde zal worden bepaald en tevens wordt gekeken of er nog andere activiteiten toegevoegd moeten worden aan de lijst. De organisatie moet in elk geval een moderniseringsslag gaan maken. Zodra er keuzes zijn gemaakt wordt de commissie daarover geïnformeerd via de bestuursrapportage of de begroting. Ook over stappen naar het nieuwe werken zal de commissie worden geïnformeerd. Medewerkers vragen zelf of ze thuis mogen werken. In overleg met het afdelingshoofd kan dat, als er prestatieafspraken zijn gemaakt, worden toegestaan. Een tweede ontwikkeling is de druk op de huisvesting die ontstaat door de toename van gemeentetaken. Het zal in de toekomst niet meer mogelijk zijn om iedereen een eigen werrkplek te geven. De heer Van Leeuwen geeft uitleg over de vacatures: het aantal openstaande vacatures is een momentopname (per 31 december 2011). De wervings- en selectieprocedures liepen door in 2012. Overigens wordt bij nieuwe vacatures eerst gekeken of ze überhaupt ingevuld moeten worden en in hoeverre ze op een andere wijze kunnen worden ingevuld. Over het algemeen is het niet zo lastig om gekwalificeerde medewerkers te vinden, behalve voor Financiën en ICT. De burgemeester de heer Schoenmaker vult aan dat gemeenten binnen de regio via het shared service centrum samenwerken op dit punt. Ze zien van elkaar waar gekwalificeerde medewerkers beschikbaar zijn voor werk elders. De heer Van Leeuwen deelt mee dat nog geen specifieke acties zijn ingezet voor de vergrijzing. Het heeft wel de aandacht en de gemeente zal actiever via stageplekken en contacten met opleidingen proberen te voorzien in de personeelsbehoefte. Maar er is nog e geen acuut probleem en zittende werknemers zullen langer doorwerken (tot hun 67 ). De burgemeester de heer Schoenmaker denkt dat de daling van het aantal incidenten zowel komt door de agressietraining als door de goede dienstverlening. In hoeverre elk van beide oorzaken daar aan bijdraagt, is niet aan te geven.
Voorjaarsoverleg met accountant A. Verslag van bevindingen Mevrouw Groten wijst op de oproep tot extra aandacht voor de verwachte risico’s en de weerstandscapaciteit (pagina 6). Het is inderdaad goed om daar vervolg aan te geven. Verder informeert zij naar de verstrekte garantstellingen en hoe de gemeente daar grip op houdt. De heer Braamhaar staat stil bij de kwalificatie “goed genoeg” die door de accountant wordt gegeven. Is dat beter dan de kwalificatie “tevreden” van vorig jaar? Verder leest hij op pagina 1 dat er onduidelijkheid was over het inboeken van inkomende subsidies. Welke verbeteringen worden getroffen en hoe wordt de raad daarover geïnformeerd? De heer Bellaart stelt, gezien de problemen bij veel corporaties in Nederland, de garantie van € 72 miljoen voor de corporaties aan de orde. Hoe kijkt de accountant daar tegenaan? De heer Van Waes merkt op dat de gemeente al jaren op een rij een uiterst positief resultaat boekt. Van de € 4,5 miljoen positief is zo’n € 2 miljoen te danken aan toeval. Hij hoopt dat dit resultaat niet leidt tot verslapping van de aandacht en dat er geen zeperds uit de kast gaan komen, zoals bij Ronde Venen het geval was. De heer Van Waes benadrukt dat de gemeente niet mag rekenen met subsidies. De aandachtspunten die de accountant noemt in de management letter zijn substantieel, hoewel ze geen afbreuk doen aan de kwaliteit van het ambtelijke apparaat. Zeker met de opmerking over de tussenrekening voor de subsidies is de heer Van Waes niet gelukkig. Hij verneemt graag van de accountant of verdere controle op deze punten tot verrassingen zou kunnen leiden. Mevrouw Clijsen deelt de mening van de heer Van Waes over de tussenrekening en gaat er vanuit dat de aanbevelingen van de accountant snel worden opgevolgd. Hetzelfde geldt voor de opmerking over de actualisatie van de prognoses van grondexploitatieberekeningen. Hopelijk vloeien daar nu geen boetes uit voort. 2
De heer Wisse (accountant) reageert als volgt op de vragen en opmerkingen: • Naarmate een organisatie beter in controle is, verloopt de accountantscontrole soepeler. Meer controles impliceren echter hogere kosten. Op dit moment is Bussum goed genoeg in control. Accountants zullen altijd aandachtspunten noemen om de organisatie kritisch en scherp te houden. Qua aantal zijn het er voor Bussum echter niet veel en qua aard zijn ze niet zorgelijk, hoewel de organisatie er wel wat mee moet doen. • Bussum was al voornemens om de subsidies onder de loep te nemen, maar de nu gemaakte opmerking is daartoe nog een extra stimulans. Een voortgangsregister kan een goed hulpmiddel zijn om de subsidies te stroomlijnen. In dit verband wijst de heer Wisse ook op het belang van een goede urenregistratie. Voor bepaalde subsidiabele (personeels)kosten is een accountantsverklaring nodig. Die wordt alleen verstrekt bij een sluitende urenregistratie. • In het verslag is extra aandacht gevraagd voor de garanties aan corporaties. Door de situatie bij Vestia geeft WSW geen garantie meer voor de derivatenportefeuille, maar nog wel voor leningen. Corporaties lopen echter, gezien de waarde van hun woningbezit, niet zo gauw risico’s op leningen, maar wel op hun kasstroompositie. Ook sportverenigingen (waar gemeenten vaak garant voor staan) lopen het risico dat ze niet meer aan hun aflossingsverplichtingen kunnen voldoen nu sponsorinkomsten terugvallen. Daarom wordt de gemeente geadviseerd het beleid ten aanzien van garantstelling te evalueren en duidelijk te formuleren wat de uitgangspunten en voorwaarden zijn. Zo zal men tijdig informatie willen ontvangen van de desbetreffende instellingen. • Ook is aanbevolen de tussenrekeningen grondexploitatie aan te pakken. De tussenrekeningen worden gebruikt om bedragen te parkeren totdat duidelijk is waar ze precies op geboekt moeten worden. Bij het opmaken van de jaarrekening zijn alle tussenrekeningen leeg, maar bij tussentijdse rapportages kunnen er nog wel bedragen op staan. Daardoor kan de tussentijdse informatie niet helemaal actueel zijn. De heer Scheele (accountant) verwijst naar pagina 5 van het Verslag van bevindingen voor de toelichting op de hoogte van het resultaat. Het werkelijke overschot bedraagt niet € 4,5 miljoen, maar € 333.000. De wethouder de heer Boekhoff merkt in dit verband op dat is bekeken of er verkeerd is begroot dan wel zaken in de uitvoering zijn blijven liggen. Dat is echter niet het geval. Op de vraag van de heer Braamhaar over de inkomende subsidies antwoordt hij dat ze geregistreerd zullen worden via het programma Processioneel Beter. De commissie zal periodiek worden geïnformeerd over dit programma. B. Gehouden onderzoeken in 2011 De heer Wieringa merkt op dat de stukken en het jaarplan van de Rekenkamercommissie in januari zijn besproken. Hij stelt vast dat er vanuit de fracties geen behoefte meer is om nog op die stukken te reageren. Ook zijn er geen opmerkingen over andere gehouden of te houden onderzoeken in dit verband. C. Inventariseren onderwerpen om uit te werken voor het najaarsoverleg De heer Scheele geeft een toelichting op de controle van verbonden partijen en reikt een sheet uit met informatie over dit onderwerp. In december 2011 had de commissie verzocht om deze toelichting. De accountants controleren de verbonden partijen niet diepgaand: er is immers geen directe invloed op de jaarcijfers en er vindt geen consolidatie plaats. De echte bijdrage aan die partijen staat in de jaarrekening. Voor de paragraaf risico wordt gebruik gemaakt van openbare informatie. De accountants kijken ook naar de zeggenschapsverhoudingen, alsmede naar de financiële positie en de begroting van de verbonden partij. De heer Scheele gaat in zijn toelichting in op de Veiligheidsregio en het Gewest. Bij de Veiligheidsregio is het weerstandvermogen gedaald en is een negatief resultaat ontstaan. Ook de liquide middelen zijn negatief. De gemeentelijke bijdrage is en blijft (tot 2015) stabiel. Voor 2012 wordt een kleine plus in de begroting verwacht en daarna is een sluitende begroting voorzien. Er zijn geen risico’s gevonden die direct van belang zijn voor de gemeente. De situatie bij het Gewest is beter: een positief jaarresultaat, een positieve kasstroom, en een sluitende jaarrekening. Ook hier is de gemeentelijke bijdrage stabiel.
3
De heer Van Waes informeert of de Zandzee en ‘t Spant ook vallen onder verbonden partijen. Verder is hij benieuwd of accountants in voorkomende gevallen bij collega’s navragen of openbare informatie over partijen klopt. De heer Scheele legt uit dat niet elke subsidierelatie een verbonden partij is. De accountants gaan ten aanzien van verbonden partijen alleen uit van gecontroleerde cijfers. De heer Wieringa inventariseert de onderwerpen voor het najaarsoverleg in oktober. De heer Braamhaar verzoekt om in het vervolg de vaste agendapunten voor het voorjaars- en het najaarsoverleg duidelijker aan te geven. Mevrouw Clijsen gaat via het fractieoverleg na of er onderwerpen zijn voor het najaarsoverleg en zal de griffier daar ruimschoots voor het najaarsoverleg over informeren. De heer Klein zou in het najaarsoverleg informatie willen ontvangen over het risico dat men loopt ten aanzien van corporaties. Mevrouw Groten wil dan geïnformeerd worden over de wijze waarop de commissie controle kan houden op organisaties waarvoor garantstellingen lopen. 1. Vaststellen jaarstukken 2011 (RV2012-062) Algemene dekkingsmiddelen, paragrafen, ed. Mevrouw Groten leest in de perspectiefnota (pagina’s 5 en 31) dat er meerkosten zijn voor het onderhoud van het gemeentehuis. Zij verzoekt om inzicht in de werkelijke kosten die gemaakt moeten worden om het pand in stand te houden. De heer Klein kan zich vinden in het opheffen van niet actuele reserves en het instellen van nieuwe reserves. Voor de bouwleges wordt incidenteel een storting van € 800.000 in de algemene reserves voorgesteld. Gezien de oplopende verliezen op bouwleges betwijfelt hij of dit een goede oplossing is. Voorts constateert hij dat de bestemmingsreserves en de totale reserve afnemen. Vindt men de reserves structureel te hoog of wil men daarmee de begroting sluitend houden? De heer Van Waes komt in de perspectiefnota vaak PM (Pro Memorie) tegen. Hij veronderstelt dat daar uiteindelijk een negatief bedrag komt. Verder zitten er veel onzekerheden in de perspectief nota. Daardoor zou het resultaat wel eens heel negatief uit kunnen pakken. Hij begrijpt dat B&W desondanks uitgaat van een sluitend verhaal. Uit de Nota reserves en voorzieningen blijkt dat de gemeente stopt met het toerekenen van rente aan voorzieningen en reserves. De heer Van Waes betwijfelt of dat, gezien de inflatie, wenselijk is. Ook vinden er onttrekkingen plaats aan de reserves terwijl vervolgens een even hoog bedrag wordt bijgestort. Reserves zijn bedoeld om kosten over meerdere jaren te egaliseren en hebben geen zin als telkens het onttrokken bedrag weer wordt toegevoegd. Dan kunnen de kosten beter meteen ten laste van de winst- en verliesrekening worden gebracht. Bij de reserveringen wordt rekening gehouden met de verschuiving van AWBZ-taken naar de gemeente, maar er is niets voorzien voor de Wmo. Tot slot wijst de heer Van Waes op het effect dat het vrijvallen van voorzieningen heeft op de rioolbelasting (die wordt gerelateerd aan de kosten). De heer Braamhaar zou graag een nadere toelichting krijgen op de op pagina 31 van de perspectiefnota genoemde nieuwe ontwikkeling rond het onderhoud van het raadhuis. Ook zou de tekst aangepast moeten worden aan de actuele informatie ten aanzien van de herindeling. Wat betreft de jaarstukken vraagt hij of het op pagina 14 genoemde beslispunt van de raad betrekking heeft op de vaststelling van de begroting. Tot slot merkt hij op dat in het raadsvoorstel de bedragen voor het onderzoek Groot Hertoginnelaan en het fusieonderzoek zijn samengevoegd. Hij stelt voor om ze te splitsen. De wethouder de heer Boekhoff reageert als volgt op de vragen en opmerkingen: • Er is sinds 2005 niet meer geïnvesteerd in het raadhuis en zowel aan de binnenkant als aan de buitenkant moet nu wat gebeuren. De komende tijd wordt geïnventariseerd welke werkzaamheden noodzakelijk zijn. De uitkomsten daarvan worden met de raad gedeeld. • Bij de bouwleges worden de tekorten bij de kleintjes gedekt door de grote aanvragen. Vanwege de crisis blijven de groten echter achter. Hoewel de crisis naar verwachting nog wel een tijd zal duren, wil de gemeente dit systeem toch aanhouden en het tekort aanzuiveren uit de algemene reserves. Mevrouw Box merkt in dit verband op dat het bedrag in werkelijkheid wat minder negatief is omdat er begin 2012 extra inkomsten Wabo zijn ontvangen. Voor 2012 wordt aangevuld uit de algemene reserve. Met de eerste bestuursrapportage gaat het tekort naar nul. De voor de komende jaren verwachte tekorten zijn verwerkt in de perspectiefnota. 4
•
•
•
• •
•
De reserves die nodig zijn om risico's af te dekken gaan niet structureel naar beneden. De gemeenteraad heeft vastgesteld dat een reserve van minimaal € 6 miljoen nodig is en momenteel bedraagt de algemene reserve € 8,8 miljoen. Met de accountant is besproken dat de risico's komende jaren meer zal worden gekwantificeerd. PM-posten komen inderdaad meestal negatief uit, hoewel het shared service center een positief bedrag kan opleveren. Het College van B&W wil in het najaar een sluitende begroting presenteren. Het voorstel is om voor komend jaar gebruik te maken van de reserves en daarna te bezuinigen conform suggesties die de raad aanreikt. Wat betreft transities gaat men er vanuit dat extra taken voor de gemeente budgettair neutraal uitpakken. Maar als Bussum minder geld krijgt, zal er ook minder worden uitgegeven. De rentetoerekening gebeurt nu automatisch. Het is niet de bedoeling dat reserves telkens worden verhoogd met rente. Daarom wordt voorgesteld te bekijken wat reëel nodig is. Mevrouw Box vult aan dat ze bij elke P&C cyclus geactualiseerd zullen worden. De accountant zal dan controleren of voorzieningen op niveau zijn. De besluitvorming in deze commissievergadering betreft niet de begroting, maar de kaders voor de begroting. Voor de individuele voorzieningen binnen de Wmo hoeft geen voorziening getroffen te worden aangezien op grond van ervaring inmiddels bekend is hoeveel Bussum daarvoor ongeveer nodig heeft. Bij de overheveling van het AWBZ-deel is nog niet duidelijk wat de gemeente te wachten staat." De bedragen voor het onderzoek Groot Hertoginnelaan en het fusieonderzoek kunnen inderdaad worden gesplitst.
2. Vaststellen Bestuursrapportage 2012-1 (RV2012-053) Zie agendapunt 1. 3. Vaststellen Nota Reserves en Voorzieningen 2012 (RV2012-051) Zie agendapunt 1. 4. Vaststellen Perspectiefnota 2012 (RV2012—057) Zie agendapunt 1. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om 21.00 uur. Aldus vastgesteld tijdens de openbare vergadering van de commissie Middelen op 13 september 2012.
de commissiegriffier,
de voorzitter,
5
