nr 3 2010
bu l l e t i n
Sieger Withaar
“De aanschaf van tilliften scheelde zo’n twintig procent”
• Waarom niet inkopen bij de buren? • Gezocht: inkopers met mandaat • Samen sterk bij inkoop medicijnen
Intrakoop, dé inkoopcoöperatie van de zorg
advo
Van Aviko kunt u meer verwachten Uw total solutions partner
Door voortdurende productinnovatie biedt Aviko steeds nieuwe, verassende en smaakvolle aardappelproducten aan. Daar kunt u als lid van Intrakoop extra van profiteren. Het brede assortiment bevat voor elke zorginstelling in Nederland en in elke gebruikssituatie het juiste product. Zowel in vers als vriesverse varianten. Voorbeelden zijn onze nieuwe diepvries gratin taartjes en puree’s, als ook ons versconcept Steamfresh: met stoom voorgegaarde aardappelproducten voor bakplaat, steamer en regenereer-apparatuur. Aviko biedt een breed scala producten van topkwaliteit gecombineerd met goede prijscondities en zorg voor het milieu. Bovendien heeft Aviko onlangs de overeenkomst met Intrakoop wederom verlengd met 2 jaar. Van Aviko kunt u meer verwachten.
"WJLP#7r1PTUCVTr""4UFFOEFSFOr/FEFSMBOE 5 r' r www.aviko.com
We hebben de smaak te pakken!
inhoud INHOUD 15
12 06 4
9 Nieuws klaar voor gebruik
Aanbesteding ’s Heeren Loo vertelt
10 Intrakoop Services
over succesvolle
Thebe en Intrakoop
Sieger Withaar van
aanbesteding van
slaan handen ineen bij
tilliften en hulpmiddelen
aanbesteding medicijnen
6 Inkopen bij de buren Waarom neemt grens-
12 Tevredenheids onderzoek
14 Intrakoop Facilitair
16 In gesprek met St. Anna Zorggroep over gebundelde
Textielverzorging
inkoopkracht
in de zorg
14 Intrakoop Energie
18 Lopende zaken Overzicht
Warmtekrachtkoppeling
aanbestedingen en lopende projecten
in de zorg
7,4 voor Intrakoop
15 Prestatiemeting
overschrijdend inkopen nog geen vlucht?
16
Voedingscontracten
12 Ledenbijeenkomst
Handige tool om
Gastvrijheid binnen
prestaties leveranciers
budget
te meten
VOORWOORD
Drie vliegen in één klap
Frank Kaptein Directeur Intrakoop
3,6 miljard euro per jaar. Dat is het bedrag waarvoor de Nederlandse zorg jaarlijks aan medische diensten en middelen inkoopt. Een substantiële som geld, zeker als u bedenkt dat deze kosten met name in ziekenhuizen worden gemaakt. Als u zich vervolgens realiseert dat Intrakoop al meer dan vijftig jaar ervaring heeft in inkoopsamenwerking, dan zou je denken dat ziekenhuizen hier dankbaar gebruik van maken. Toch ligt dat niet zo eenvoudig. Inkoopsamenwerking in het medische domein is ingewikkelder dan bij andere disciplines. Dat komt door de grote variatie aan wensen van medisch specialisten en maatschappen. Intrakoop gaat zich,
samen met enkele geïnteresseerde ziekenhuizen, toeleggen op deze uitdagende inkoopmarkt. Als we slim samenwerken op nationaal niveau kunnen onze leden op individueel niveau een keuze maken tussen concurrerend geprijsde diensten van meerdere aanbieders. Dat is onze visie. Daar komen nog twee andere voordelen bij. Als u namelijk inzicht heeft in de opbouw van de kosten drivers van individuele diensten ('cost to serve') helpt dat betere keuzes te maken. Hierdoor kunt u de kwaliteit van de dienstverlening optimaal borgen en de integrale kosten van de diensten en middelen verlagen. Dat zijn niet twee, maar drie vliegen in één klap!
dé inkoopcoöperatie van de zorg
3
Sieger Withaar
“Je kunt geen producten met elkaar vergelijken op basis van emotie”
4
intrakoop
tactisch inkopen
Tilliften met draagvlak Tilliften, douchebrancards en andere transfermiddelen staan letterlijk en figuurlijk dicht bij de cliënt, maar ook bij de
apparaat wordt een logboek gemaakt waarin staat hoe oud de lift is, in welke staat hij verkeert, wie de leverancier is en
verzorgenden. Daarom werden de budgethouders van
wanneer gepland onderhoud nodig is. Je
’s Heeren Loo zo goed mogelijk betrokken bij de aanbesteding
voorkomen en het juiste moment van
en implementatie van deze producten. Dat creëerde draagvlak.
kunt op basis van zo’n logboek storingen vervanging bepalen.”
Dat klinkt allemaal positief. Zijn de medewerkers ook tevreden? Op meer dan honderd locaties biedt
148 vragen van leveranciers terug, de
“Ja. Dat komt omdat de we de implemen-
’s Heeren Loo zorg aan mensen met een
antwoorden werden in een nota van
tatie van de til- en transfermiddelen
verstandelijke beperking. Sieger Withaar is
inlichtingen gezet. Complex is het ook
zorgvuldig hebben aangepakt. We wilden
er tactisch inkoper en vanuit die functie
omdat til- en transfermiddelen dicht bij de
vestigingsmanagers, locatiemanagers,
betrokken bij de aanbesteding en
cliënt staan, er spelen daarom gevoelsma-
gemandateerde bestellers en tactische
implementatie van til- en hulpmiddelen,
tige aspecten mee. De medewerkers en
inkopers zo veel mogelijk bij het proces
zoals vaste en verrijdbare tilliften,
patiënten zijn vaak al jarenlang gewend
betrekken. Mijn voorganger heeft veel tijd
douchebrancards.
aan bepaalde liften. Maar je kunt niet op
gestoken in het realiseren van betrokken-
basis van emotie producten met elkaar
heid. Er zijn werkgroepen geweest en een
Wat was de omvang van de aanbesteding?
vergelijken. Het gaat om functionaliteit,
dag waarop de producten beoordeeld
veiligheid en prijs. Door de mensen bij de
konden worden. Voor de aanschaf van
“Je praat over circa tweeduizend tilliften
aanbesteding te betrekken, zijn ze
til- en transferhulpmiddelen zijn drie
en het onderhoud daarop. In totaal een
medeverantwoordelijk voor de keuzes die
leveranciers geselecteerd, zodat de
bedrag van 1,2 miljoen euro op jaarbasis.
gemaakt worden en creëer je draagvlak.”
gebruikers kunnen kiezen en niet gebonden zijn aan één leverancier. Verder
De aanbesteding was in twee percelen verdeeld: de aanschaf van de til- en transfermiddelen zelf, en het onderhoud.”
Wat heeft de aanbesteding jullie gebracht?
hebben we iedereen van het feit proberen te doordringen dat keuzes die naar
“We besparen een fiks bedrag op het
aanleiding van een aanbesteding worden
Hoe lang duurde het traject?
onderhoud. Verder zijn we van zeven naar
gemaakt, niet vrijblijvend zijn.”
“Eigenlijk was in 2008 al een begin
drie leveranciers gegaan en scheelde de
gemaakt. Maar de inkoopafdeling had te
aanschaf van de tilliften ons circa twintig
Hoe werd daarop gereageerd?
weinig capaciteit om dit tijdrovende karwei
procent. Maar het gaat niet alleen om
“Op vrijwel alle locaties verliep de
te doen. Omdat we niet verder kwamen, is
geld. Ook efficiency en kwaliteit tellen
implementatie goed, maar je hebt altijd
toen de expertise van Intrakoop ingescha-
mee. Het onderhoud op de tilliften was tot
wel een locatie waar gedacht wordt dat
keld. Vorig jaar is het voorbereidend werk
voor kort versnipperd. De ene locatie heeft
het toch anders kan… En die moet dan
gedaan, dit jaar volgde de aanbesteding en
een technische dienst, de andere liet het
teruggefloten worden. Uiteindelijk geven
de uiteindelijke gunning. Intrakoop heeft
door de leverancier doen en weer een
wij als afdeling Inkoop waarde aan het
het hele proces begeleid.”
andere besteedde het uit aan derden. Nu is
contract door handhaving van de
het eenduidig geregeld via Welzorg.
afspraken. Je moet de vinger dus goed
Waar lagen de knelpunten?
Eerstelijns storingen worden eerst
aan de pols houden. Dat geldt ook
“Het is een complexe materie. Het pakket
beoordeeld door iemand van de technische
andersom: leveranciers zijn ondernemers
van eisen bevatte bijvoorbeeld 226
dienst voordat Welzorg wordt ingescha-
en die zijn creatief. Ze zullen dus altijd
voorwaarden waar leveranciers aan
keld. Belangrijk is verder dat Welzorg bezig
proberen om via een andere route weer
moesten voldoen. Daarop kregen we weer
is met een nulmeting. Kosteloos. Van elk
binnen te komen.”
dé inkoopcoöperatie van de zorg
5
Inkopen bij de buren Met prijsverschillen die voor veel medische verbruiks- en investeringsgoederen oplopen tot 25 procent lijkt Duitsland een Luilekkerland voor inkopers. Toch neemt grens overschrijdend inkopen nog niet echt een vlucht. Dat inkopen in het buitenland, en dan met name in Duitsland, nog niet echt doorzet is vreemd. Bepaalde productgroepen lenen zich namelijk uitstekend om puur op prijs te worden ingekocht. Door samenwerking met twee groothandels verlaagt Intrakoop de drempel om bij de buren in te kopen. Intrakoop heeft sinds anderhalf jaar goede
6
afspraken met de Duitse groothandel
keer zo groot als Nederland en telt ruim
van bestuur hebben gewoon veel meer
VMP en met Vivas Medica, een in Neder-
vijf keer zoveel inwoners. Het is voor
beslissingsbevoegdheid bij de keuze van
land gevestigde dochteronderneming
buitenlandse producenten dus heel
medische artikelen dan in Nederland.
van de Duitse medische groothandel
belangrijk om te zorgen dat ze daar
Daardoor kunnen assortimenten van
BB-Medica. Via deze twee groothandels
binnen zijn, de rest van Europa volgt dan
ziekenhuizen veel beter op elkaar
kunnen bij Intrakoop aangesloten
vaak min of meer vanzelf. Ze benaderen
afgestemd worden.” Bepalend hierbij is
ziekenhuizen en verpleeg- en verzorgings-
de Duitse markt daarom vaak op agres-
ook dat de specialisten in Duitsland over
instellingen uiteenlopende medische
sieve wijze en dat vertaalt zich ook in
het algemeen in loondienst van ziekenhui-
gebruiks- en verbruiksartikelen en
lagere prijzen. De fabrikanten nemen
zen zijn, en dat maakt het een stuk
investeringsgoederen tegen Duitse prijzen
vanwege het uitstralingseffect van de
makkelijker om te standaardiseren, een
inkopen.
Duitse markt met minder marge genoe-
voorwaarde voor het goed laten functio-
gen.” Een tweede aspect waarom
neren van gezamenlijke inkooporganisa-
Prijsverschillen
Duitsland historisch gezien een lagere
ties. “Dit alles vertaalt zich in meer
Dat de prijsverschillen met onze ooster
bruto prijslijst heeft, komt omdat het land
slagkracht en lagere prijzen.”
buren zo groot zijn is volgens Jeroen de
zelf veel medische artikelen produceert.
Graaf, manager inkoop, goed te verklaren.
Naast dit alles is echter vooral de beslis-
Draagvlak
Voor een deel ligt die verklaring in de
singsbevoegdheid een factor van belang.
Gezien de prijsverschillen is De Graaf
omvang van de markt. “Duitsland is acht
De Graaf: “De Duitse inkoper en de raad
enigszins verbaasd over het feit dat nog
intrakoop
kostenbewust
betrekkelijk weinig ziekenhuizen en
heid vaak opgeslagen in hetzelfde
fouten in het product en we hebben ook
zorginstellingen gebruikmaken van de
magazijn. Hij beklemtoont dat er eigenlijk
afspraken met betrekking tot spoedleve-
afspraken die met de twee Duitse
geen haken en ogen aan deze constructie
ringen en recalls vastgelegd.” Waar zit de
groothandels zijn gemaakt. “Het gaat nog
zitten. “Voor de juridische aansprakelijk-
aarzeling dan in? Gebrek aan draagvlak
niet hard, en dat terwijl de prijsverschillen
heid van de producten maakt het niet uit
binnen de organisatie is volgens De Graaf
tot 25 procent oplopen.” Het zijn dezelfde
dat instellingen inkopen in Duitsland. De
een van de redenen. “Je moet als afdeling
producten met dezelfde verpakkingseen-
producent blijft verantwoordelijk voor
Inkoop je gebruikers weten te overtuigen dat je hetzelfde of een vergelijkbaar product kunt leveren, maar dan tegen een
Pionier
lagere prijs. En dat is een traject waar veel
Het Elkerliek ziekenhuis in Helmond en Deurne is een van de pioniers als het gaat om
tijd in gaat zitten.”
inkopen in Duitsland. Dit blijkt uit een publicatie in de online versie van het tijdschrift
Een ander potentieel struikelblok kan in de
Skipr. Vanaf 2007 is 25 procent bespaard op de exploitatieomzet via Duitsland. Daarnaast
after sales zitten, zo vermoedt hij. “Bij een
bespaarde het ziekenhuis zo’n 30 procent op investeringen via Duitsland en nog eens
aantal productgroepen biedt de leveran-
15 procent op investeringen in Nederland via Duitse afspraken. Maar het traject verliep
cier een bepaalde service. Wanneer je die
niet vanzelf. De afdeling Inkoop heeft veel tijd en energie gestoken in de voorbereiding.
producten in Duitsland gaat inkopen,
Het draaide daarbij vooral om het creëren van voldoende draagvlak binnen de organisatie.
stopt ook de service. Je zult dus ook met de artsen moeten afstemmen hoe groot
dé inkoopcoöperatie van de zorg
7
kostenbewust
kelen via Vivas Medica te laten lopen.” Intern kostte het hem betrekkelijk weinig moeite om de gebruikers te overtuigen, zo blijkt uit zijn woorden. “Er was eerst wel wat scepsis, maar zolang het dezelfde merken zijn, maakt het hen niet uit. Feit is dat de A-merken in Duitsland gewoon een stuk goedkoper zijn”, aldus Kraaij. De voordelen lopen nu weliswaar al flink op, maar er is volgens Kraaij nog veel potentieel. “Maar dan moeten zorginstellingen wel meer gaan standaardiseren. Dan kun je de krachten bundelen. De echte winst zit in meer van hetzelfde bestellen. Eerst het volume per leverancier opvoeren, dan het volume per product. Dan ben je effectief bezig.” Of toename van het volume voldoende
Feit blijft dat A-merken in Duitsland een stuk goedkoper zijn
inkoopkracht geeft om ook in Nederland `Duitse’ prijzen te bedingen, betwijfelt Kraaij echter. “Duitsland heeft de macht van de grote getallen, de markt is daar zoveel groter dan in Nederland.”
Wat maakt Duitsland goedkoper? • Marktomvang: leveranciers doen water bij de wijn om in Duitsland voet aan de grond te krijgen. •Uitstralingseffect: andere Europese landen volgen ‘vanzelf’.
8
de noodzaak van die service en ondersteu-
Meer standaardiseren
ning door de leverancier is.” De Graaf zelf
De Zorgboog, een organisatie voor
zet daar zijn vraagtekens bij. “Je moet
verpleging, verzorging en wonen in de
kritisch kijken naar de toegevoegde
regio Helmond, koopt sinds eind vorig jaar
samenwerkingsverbanden bieden
waarde op dit gebied. In Duitsland wordt
in bij Vivas Medica en heeft sindsdien
tegenwicht aan leveranciers,
verbaasd gereageerd als ze horen hoeveel
aardig wat besparingen weten te realise-
vertegenwoordigers van leveranciers op
ren. “Het is nog klein”, vertelt strategisch
• Specialisten in loondienst maakt
Nederlandse operatiekamers en verpleeg-
inkoper en logistiek adviseur Sjaak Kraaij,
standaardiseren van assortimenten
afdelingen rondwandelen en meekijken.”
“maar we besparen nu toch al vijftien tot
Bovendien zijn er volgens De Graaf
dertig procent op stomaproducten. En dat
genoeg productgroepen waarbij service en
is fors. We zijn nu ook bezig om specialis-
ondersteuning geen issue is.
tische wondzorgartikelen en verpleegarti-
intrakoop
• Duitsland kent veel producenten, wat leidt tot een ander prijsniveau. • Zeer goed functionerende inkoop
gebruikers en specialisten.
gemakkelijker. • Ander service- en begeleidings niveau van leveranciers.
nieuws Nieuwe voedingscontracten klaar voor gebruik
Nieuwe medewerker Anne Marie Kolkhuis Tanke is sinds 1 juni adviseur bij Intrakoop. Ze werkte jarenlang als facilitair manager bij Woonzorggroep
De voedingscontracten met Van Hoeckel,
Wilgaerden. Daarvoor was zij werkzaam in diverse functies
Huuskes Versproducten en Distrivers zijn
in het bedrijfsleven. Anne Marie brengt haar gedegen
rond. Dat levert een unieke combinatie van
Noord-West Nederland.
kennis van facilitaire processen in als adviseur voor rayon
collectieve inkoopvoordelen én maatwerk op. En één prijslijst per distributeur voor alle leden.
Intrakoop sluit overeenkomst met Hero Nederland B.V. Intrakoop heeft onlangs een overeenkomst afgesloten met Hero Nederland B.V., expert in smaakvolle en verantwoorde producten op basis van fruit. Tegen goede condities kunt u profiteren van Hero’s fruitige successen: Hero Jam en honingcups, potten Hero Jam en Fruitstroop, Hero TOVA Dessert sauzen & Betuwe Bessensap en Hero B’tween Big fruitrepen. Kijk voor meer informatie op
Intrakoop heeft het kader van de raamovereenkomsten met
www.intrakoop.nl en teken in.
de voedingsdistributeurs afgesproken. U kunt individuele afspraken maken over onder meer de looptijd van de overeenkomst, het totaalpakket/deelpakket, de bestelwijze, de bestelgrootte, de afleverfrequentie, de afleveradressen, het afleverniveau, de betalingswijze, de facturering, de projectbe-
Succesvolle uitonderhandeling Scholten Medische Groothandel
geleiding en aanvullende dienstverlening. Volop keuzevrijheid dus. Ook als het gaat om de voedingsdistributeur: Van
Scherpe brutoprijzen, aantrekkelijke kortingen en een
Hoeckel, Huuskes Versproducten of Distrivers. Intrakoop
ledenbonus tot 7%. Dat is het resultaat van de uitonder
bewaakt het contract, waaronder de prijzen, en meet de
handeling met Scholten Medische Groothandel. Op verzoek
geleverde prestaties. Dat houdt de leveranciers scherp en de
van twintig leden speelde Intrakoop een actieve rol bij de
prijzen laag.
nieuwe driejarige overeenkomst voor medische en verpleegartikelen. De overeenkomst tussen Scholten Medische
Leveranciersbezoeken
Groothandel en Intrakoop en tussen Scholten Medische
In september en oktober organiseert Intrakoop samen met Van
Groothandel en de deelnemende leden is in juli getekend. Ook u kunt profiteren van dit scherpe onderhandelingsresultaat. Voor meer informatie neemt u contact op met inkoper Bas Cillessen, (0418) 65 70 70.
Hoeckel, Distrivers en Huuskes Versproducten leveranciersbezoeken, zodat u inzicht krijgt in hun inkoopoplossingen. Kijk voor informatie en om u aan te melden op www.intrakoop.nl (agenda).
Profiteren van de nieuwe intekenovereenkomsten? Kijk voor meer informatie op www.intrakoop.nl bij Van Hoeckel, Huuskes Versproducten en Distrivers. Interesse? Teken in of laat het uw adviseur of Ledenservice weten, (0418) 65 70 70.
dé inkoopcoöperatie van de zorg
9
Bram Hoogendorp
“Een win-winsituatie is belangrijker dan leveranciers uitknijpen”
10
intrakoop
intrakoop services
Samen sterker dan alleen Thebe en Intrakoop werken samen aan een individuele aanbesteding voor medicijnen. Het doel: een goede deal voor Thebe en een basis leggen waarop andere leden in de toekomst kunnen inhaken. Bram Hoogendorp, inkoop adviseur bij Thebe, licht de plannen toe.
creëren, dan de leveranciers tot de laatste cent uit te knijpen. Het verbeteren van de gezamenlijke processen, zoals logistieke en farmaceutische dienstverlening, kan veel kosten besparen.”
Hoe willen jullie de inkoop en ver spreiding van medicijnen organiseren? “We zijn ons nog aan het oriënteren, maar ik denk dat de Baxter-methode het beste is.
Wat doet Thebe?
ervaring dan bij elkaar voegen. Meer
Dan weet je zeker dat een patiënt het juiste
“Thebe is een intra- en extramurale zorg-
mensen weten samen altijd meer dan één
medicijn krijgt. Nu moeten de verpleegkun-
en dienstverleningsinstantie voor jong en
persoon. Intrakoop is bovendien een
digen op sommige locaties de medicijnen
oud in Midden en West-Brabant. Thebe
sterke organisatie die probeert zo veel
zelf nog in bakjes uitzetten. De vraag is hoe
biedt haar cliënten onder andere thuis-
mogelijk volume binnen te halen bij de
we dit gaan regelen voor zo’n heel grote
zorg, kraamzorg, jeugdgezondheidszorg,
leden. Leveranciers zijn dan meer genegen
groep instellingen. Het kan een combinatie
woonzorgcentra, voeding- en dieetadvies
om grote kortingen te geven.”
worden van een leverancier en de apotheker op locatie die de controle heeft. Wat de
en thuiszorgwinkels.”
Hoe verloopt de samenwerking met Intrakoop?
leverancier betreft, hebben we er het liefst
“Het bevalt heel goed. Het zijn allemaal
zijn of een landelijke organisatie die lokale
“Thebe is de afgelopen jaren gefuseerd met
vakmensen, inkoop is hun core business.
apotheken heeft. Alles is nog mogelijk.”
verschillende organisaties die allemaal
Hoewel dit project nog maar net loopt, sta
andere methoden hebben voor het inkopen
ik er dus positief tegenover om ook in de
Waar staan jullie op dit moment?
van medicijnen en het verspreiden onder de
toekomst met Intrakoop samen te werken.”
“We zijn nu nog in de beginfase van de
Hoe verloopt de inkoop van medicijnen op dit moment?
cliënten. Er zijn zestien woonzorgcentra die
één, maar het zouden er ook meer kunnen
aanbesteding. We zijn met Intrakoop in
Wat verwachten jullie van deze aanbesteding?
gesprek over hoe we dit willen gaan
is er de thuiszorg die het ook weer anders doet. De een heeft afspraken met de
“Ik denk dat we op de inkoop van
van eisen opstellen. Als dat klaar is, gaan
apotheker, de ander met een ziekenhuis in
medicijnen twintig tot dertig procent
we kijken welke organisatie dit voor ons
de buurt. Het is versnipperd. We willen
kunnen besparen. Als je bedenkt dat we
kan doen. Eind dit jaar willen we alles
meer uniformiteit, zowel voor verbetering
binnen onze organisatie jaarlijks tussen de
afgerond hebben, want dan loopt één
van de veiligheid van onze cliënten als om
1,2 en 1,5 miljoen euro aan medicijnen
van de contracten af.”
redenen van kostenbesparing.”
uitgeven, dan gaat dat om heel veel geld.
het op hun eigen manier doen en daarnaast
Waarom werken jullie samen met Intrakoop aan deze aanbesteding?
inrichten. De volgende stap is een pakket
Als we op de inkoop kunnen besparen,
Jullie doen dit niet alleen voor jezelf?
dan kan dat geld ten goede komen aan
“We proberen samen met Intrakoop een
de kwaliteit van de zorg.”
algeheel pakket van eisen op te stellen dat anderen ook kunnen gebruiken om
“Ik ben bij een bijeenkomst van Intrakoop geweest over de aanbesteding van
Draait alles om geld?
leveranciers te selecteren. We willen
medicijnen. Intrakoop oriënteerde zich op
“Het gaat niet zozeer om de prijs van het
hiermee een basis neerzetten waarin de
de mogelijkheden van een aanbesteding
pilletje. Ik vind het ook belangrijk dat onze
voorwaarden en condities zo beschreven
en wij wilden zelf ook een aanbesteding
leveranciers gezonde bedrijven zijn. Het is
zijn dat andere verzorgings- en verpleeg-
opstarten. Laten we onze kennis en
belangrijker om een win-winsituatie te
huizen er ook gebruik van kunnen maken."
dé inkoopcoöperatie van de zorg
11
onderzoek Jan van Faassen • Pleyade Waalstaete
Tevreden leden
Samen sterk Silvana Papenburg • Pleyade Waalstaete
Goed voorbeeld
Onze leden zijn tevreden. Zo blijkt uit een ledentevredenheidsonderzoek dat onlangs door een extern bureau werd uitgevoerd. Gemiddelde score: 7,4.
Feiten cijfers
&
86% van de leden noemt •Intrakoop spontaan, op de vraag welke inkoopsamenwerkingsverbanden ze kennen. Ruud Hollander • Pleyade Eldenstaete
•professionalisering van de Intrakoop draagt bij aan de
inkoop van leden, vindt 81%. 84% zou Intrakoop zeker •aanbevelen aan inkopers van andere zorginstellingen.
Leden associëren Intrakoop met •resultaatgericht, betrouwbaar, ondernemend en deskundig.
De dienstverlening van •Intrakoop scoort een 7,5. Leden waarderen vooral de telefonische bereikbaarheid en de snelheid waarmee Intrakoop reageert op vragen en problemen. 12
intrakoop
Zorg vs. horeca
Uitdaging Silvana
Regie in eigen hand, dat spreekt me erg aan. Of het voor ons toepasbaar is? Dat denk ik niet, maar elementen uit het concept uiteraard wel.
Jan Samenwerken is de sleutel tot succes. Dat werd vanmiddag weer duidelijk. Maar de helpende hand van zorgpersoneel in het restaurant gaat mij een stapje te ver.
De aankomende nieuwbouw stelt ons in staat meer richting een zorghotel te gaan, een andere manier van werken. Onze aanpak lijkt wel op die van Schakelring.
Wil Het kostenplaatje zal voor ons een probleem zijn, maar de factor tijd niet. Een maaltijd serveren binnen 45 minuten na de bestelling, dat moet haalbaar zijn.
Ruud
gastvrijheid binnen budget Rodney de Haas • Van Hoeckel
Van één plus één drie maken
Hans van Megen • ZZG Zorggroep
Fieke van Deutekom • Schakelring
Betaalbare kwaliteit
Focus op welzijn en beleving Esther Yedema • Stichting het Parkhuis
Stap voor stap Wil van Loon van de Laar • Vitalis Woon Zorg Groep
Het onmogelijke loslaten
of mission impossible? Geen advocaatje meer op zondag, weg met het
Gastvrijheid binnen de zorg. Dat was het thema van de leden
gebakje bij de koffie. Bezuinigen op de extra’s
Schakelring vertelden hoe zij omgaan met gastvrijheid binnen
om binnen de ZZP-bandbreedte te blijven.
Fieke Negentig procent van onze bewoners eet in het restaurant. Wij zien een absolute meerwaarde. Gezamenlijk eten legt de focus op beleving en welzijn, en ontzorgt de zorg.
Rodney Een maaltijdvoorziening kan pas renderen als het concept is afgestemd op de wensen van de doelgroep. Het gaat om de wissel werking tussen leverancier en klant om het concept beheersbaar te houden.
bijeenkomst van Intrakoop. Ziekenhuis Gelderse Vallei en Stichting budget, en drie leveranciers presenteerden hun inkoopoplossingen binnen ZZP-budget. Wat vinden Intrakoop-leden ervan?
Esther De aanpak van Ziekenhuis Gelderse Vallei gaat voor ons te ver, maar ik zie wel mogelijkheden. Vooral de keuzevrijheid spreekt me erg aan. Maar laten we beginnen bij het scherper stellen van processen.
Kwaliteit voor een betaalbare prijs, voor die keuze staan we allemaal. De mogelijkheden die ik vandaag gehoord heb, zijn inspirerend en op bepaalde fronten zeker voor ons toepasbaar.
Hans
dé inkoopcoöperatie van de zorg
13
Dienstverlening
Textielservice
Warmtekrachtkoppeling in de zorg
Invoering van bekostiging op basis van zorgzwaarte, steeds meer
Energie besparen met
zorghotels, uitbreiding van woon-zorgzones en nieuwe zorg
warmtekrachtkoppeling
boulevards in ziekenhuizen en woonzorgcentra. Ontwikkelingen
(WKK) is eenvoudig.
met gevolgen voor textielverzorging in de zorg. De financiën voor
Het totale energierendement
de textielverzorging die deels in de tarieven zaten, nemen af.
ligt rond de 80%. Daarmee is
Tijd voor bezinning, een nieuwe visie en een planmatige aanpak.
een WKK-installatie tweemaal zo rendabel als een elektriciteitscentrale.
Mede door de invoering van de ZZP-financiering, hebben veel
Bijkomend voordeel is dat u over het gas dat de
instellingen hun beleid rond de bewonerswas herzien. Sommige
installatie als brandstof verbruikt, geen energiebelasting hoeft
instellingen bieden bewoners de keus om het wasgoed door hun
te betalen. Het lijkt dus logisch om een WKK aan te schaffen.
kinderen of de wasserij te laten verzorgen. Ze moeten zelf de kosten betalen. Niet alle instellingen zijn overgestapt op het exact door
Een WKK-installatie – een gasmotor gekoppeld aan een
berekenen van waskosten. Soms berekenen zij nog een vast bedrag.
generator die elektriciteit opwekt en warmte produceert – levert
De tendens is echter dat instellingen de verzorging van persoons
niet voor iedereen een fikse besparing op. Het hangt af van uw
gebonden wasgoed steeds vaker overlaten aan de bewoners. Textiel-
warmteverbruik, dat moet namelijk groot genoeg zijn. Vooral
verzorgers spelen daarop in door werkzaamheden over te nemen
organisaties die meer dan 300.000 m3 gas per jaar verbruiken,
en de kosten rechtstreeks aan bewoners in rekening te brengen.
kunnen voordeel behalen. Daar staat tegenover dat een WKK complexer is dan een verwarmingsketel. Met als gevolg dat u
Visie op textielverzorging
het onderhoud niet zelf kunt doen, maar moet uitbesteden. Er
Hoe gaat uw zorgorganisatie zo’n koerswijziging aanpakken? Wat
zijn diverse bedrijven die dit goed kunnen verzorgen. Zij bieden
is uw visie op textielverzorging en welke uitgangspunten kiest u?
ook mogelijkheden om de hele installatie te huren en als een
• Eén dienstverleningsconcept of per locatie verschillend?
compacte module op uw terrein of op uw dak te plaatsen.
• Naleving richtlijnen en volgen van mogelijkheden voor doorberekeningen versus geen ‘dief van eigen portemonnee’? • Beheersbaarheid / herkenbaarheid en codering
Keuze Als u overweegt om een WKK aan te schaffen of te huren, heeft
- Elektronische informatiedrager of blijft het een tekstlabel
u een grondige analyse van uw energieafname nodig. Verder
- Stuksgewijze verrekening of centraal per kilo
maakt u een keuze voor de lange termijn, waarbij ook de
• Voor de zorg zo min mogelijk handelingen en aandacht: de zorg ontzorgd? • Persoonsgebonden wasgoed merken in eigen linnenkamer of extern? • Alle aandacht bij de zorgorganisatie of continuïteit van de dienstverlening ‘naar buiten’?
exploitatiekosten voor een tijdsbestek van 15 jaar vergeleken moeten worden met de mogelijke alternatieven. Intrakoop Energie kan u begeleiden bij de keuze. Zij kunnen de warmteen elektriciteitsvraag in kaart brengen en een kosten-baten analyse maken. Zo kunt u een goed onderbouwde beslissing nemen voor uw energievoorziening voor de komende jaren.
• Afwegingen over doorlooptijd Zeker is dat bewoners en familie grip willen houden op de kosten. Zij verwachten een kloppende stuksgewijze verwerking!
14
Meer informatie: Inteon, Edward Mutsaers en Alger
Meer informatie: Hellemans
Vissers, telefoon (0418) 65 70 70.
Lucas Pollemans, telefoon (030) 225 95 21.
Onder de naam Intrakoop Facilitair biedt Intrakoop
Onder de naam Intrakoop Energie biedt Intrakoop met
met Inteon individuele dienstverlening aan op facilitair
Hellemans Consultancy leden collectieve en individuele
en logistiek gebied.
dienstverlening aan op het gebied van energie.
intrakoop
Consultancy,
meten is weten
Prestaties
op een presenteerblaadje Elke inkoper wil graag weten hoe zijn leveranciers presteren.
“De inkoper heeft er veel minder werk aan,
Tot nu toe was het veel werk om het oordeel van de eindge-
zoek aangeboden waarmee hij zijn
de leverancier krijgt gratis een marktonder-
bruikers boven water te krijgen. Maar met de nieuwe leveran-
prestaties kan verbeteren. Ook voor ons is
ciersprestatiemeting van Intrakoop is het kinderlijk eenvoudig.
prestaties van de leveranciers.” Hoeksma
het goed om inzicht te hebben in de werkte mee aan een pilot om het programma te testen. “We brachten de prestaties van
Om te voldoen aan de harmonisatie
vinden van de leverancier. “Het is een
onze twee leveranciers van incontinentie
kwaliteitsbeoordeling in de zorg (HKZ)
kwestie van vragen opstellen en die vanuit
materialen in kaart. Via het programma
moet een inkoper elk jaar de prestaties
de tool naar de gebruikers sturen”, vertelt
benaderden we zestig van onze incontinen-
evalueren van zijn twintig belangrijkste
Daan van Gent, inkoper bij Intrakoop. De
tiespecialisten. Het programma houdt bij wie
leveranciers. Anja Hoeksma, inkoper bij
gebruikers kunnen de vragen vervolgens via
al heeft gereageerd. Op mijn verzoek stuurde
Stichting Omring: “Dat is veel werk.
het programma beantwoorden. Ze zien
Intrakoop nog twee keer een reminder aan
Enquêtes rondmailen, erachteraan zitten
precies hoeveel vragen ze nog te gaan
de mensen die de enquête nog niet hadden
om zo veel mogelijk reacties te krijgen en
hebben en hoe lang het nog duurt. Het
ingevuld. Dat werkte heel gemakkelijk.”
vervolgens de resultaten uitwerken. Daar
programma zet de uitkomsten op een rij en
gaat heel veel tijd in zitten.”
‘het enige’ wat de inkoper hoeft te doen, is
Van twee naar één
Reden genoeg voor Intrakoop om de
deze analyseren.
Beide leveranciers scoorden voldoende tot goed, maar blonken niet uit, laat Hoeksma
leveranciersprestatiemeting te ontwikkelen. Een online enquête-instrument dat
Gratis marktonderzoek
weten. “Een van de leveranciers bleek
Intrakoop-leden gratis kunnen inzetten om
De voordelen van het programma zijn
nogal dwingend te adviseren over welk
in kaart te brengen wat hun eindgebruikers
groot voor alle partijen, vindt Van Gent.
type materiaal moet worden gebruikt. Dat commentaar hebben we met de leverancier doorgesproken en we hopen daar de komende maanden verbetering in te zien.” Een andere verbetering was dat Hoeksma op basis van de resultaten met gegronde argumenten terug kon van twee naar één leverancier. “Ze scoorden beide goed, maar verschilden behoorlijk in prijs. Daarom hebben we besloten door te gaan met de leverancier die de beste offerte heeft afgegeven.” De pilot is geslaagd en de leveranciersprestatiemeting wordt na de zomer in gebruik genomen. “Zodra dat gebeurt, sta ik vooraan”, zegt Hoeksma. “Want ik wil nog veel meer productgroepen onder de loep nemen.”
dé inkoopcoöperatie van de zorg
15
Mario van de Sande:
“Als je ziekenhuizen bij elkaar zet die inkoop goed op de rit hebben, kun je goedkoper inkopen en een kwaliteitsslag maken”
Intensieve inkoopsamenwerking Intrakoop met ziekenhuizen • Deelnemers: Intrakoop en gelijkgestemde ziekenhuizen die commitment van hun raad van bestuur hebben. Op projectbasis kunnen ziekenhuizen in wisselende samenstellingen deelnemen. • Doel: Intensieve inkoopsamenwerking en kennisuitwisseling. • Rol Intrakoop: coördineren, zorgdragen voor de contractering en het contractmanagement en indien gewenst faciliteren van volledige, correcte en acute data. Intrakoop voert periodiek bij de gecontracteerde leveranciers prestatiemetingen uit. • Rol inkopers: in de lead bij selectie van leveranciers en het opstellen van PvE’s. •S tart: september 2010 met drie deelnemende ziekenhuizen. Eerste project: harmonisatie van bestaande contracten.
16
intrakoop
in gesprek met
Gezocht:
inkopers met mandaat Leveranciers komen pas echt in beweging als ziekenhuizen op grotere schaal hun inkoopkracht bundelen. Intrakoop kan
maken door taken onderling te verdelen. Het potentieel is vrijwel onbegrensd.” Bij eenduidige zaken als elektriciteit of gas is
daarin een belangrijke rol spelen, vindt Mario van de Sande,
dat makkelijker te realiseren dan bij
hoofd inkoop van de St. Anna Zorggroep in Geldrop. Maar
ook met drie of vier leveranciers werken
om dat te bereiken, heb je inkopers met mandaat nodig.
pacemakers, beseft hij. “Maar je kunt en daar een aantal ziekenhuizen bij zoeken. Je kunt dan tactisch prima uit de voeten.”
Vier jaar lang wordt er al verbouwd in het
strategie in een document vastgelegd.
Ideale partij
Geldropse St. Anna Ziekenhuis. Toch is de
Er is commitment van de raad van
Intrakoop is volgens Van de Sande de
patiënttevredenheid bovengemiddeld
bestuur, de lijnmanagers en medisch
ideale partij om gestalte te geven aan die
hoog, vertelt Ed Rutters niet zonder trots.
specialisten. Iedereen weet hoe het spel
gecommitteerde inkoop. “Zij kunnen
Hij vormt sinds drie jaar samen met
gespeeld wordt.”
gelijkgestemde inkopers, organisaties die
Ruurd-Jan Roorda de raad van bestuur
inkoopvolwassenheid hebben bereikt, bij
van de St. Anna Zorggroep, waaronder
Duidelijkheid
elkaar brengen. De tijd is daar rijp voor,
ook Ananz (V&V) en medisch sportge-
Inkoop begint met te weten wat je nodig
want twintig procent bezuinigen binnen
zondheidscentrum TopSupport aan de
hebt, vertelt Van de Sande. “Willen
de zorg kun je als ziekenhuis niet alleen
Tongelreep in Eindhoven vallen. Er waait
specialisten iets nieuws? Dat kan, maar
realiseren. Daar moet een schil overheen
een frisse wind. Rutters: “Toen wij hier
dan wel op basis van een businesscase
en daar is een cultuurverandering voor
kwamen, was een belangrijk doel de
met daarin zaken als total cost of
nodig. Zorgorganisaties moeten zich
concurrentiepositie te verbeteren.
ownership, return on investment en de
realiseren dat je via samenwerking op een
Bijvoorbeeld door betere service, korte
toegevoegde waarde voor het ziekenhuis.
effectievere manier dezelfde of waar-
wachttijden, een een-op-eenrelatie
Pas als dat allemaal klopt, gaan we
schijnlijk betere inkoopresultaten kunt
tussen specialist en patiënt en een hoge
bestellen. Inkoop wordt niet meer
boeken.” In zijn visie is projectmatig
patiënttevredenheid.” Ook is hard
achteraf bij investeringen betrokken. We
inkopen de toekomst. “Als je in één keer
gewerkt aan verbetering van de kwaliteit
hebben nu het proces zodanig geborgd
dertig CT-scanners inkoopt, kun je
van het management en de relatie met
dat iedereen op het juiste moment instapt
stappen maken en krijg je een leverancier
de medische staf. “Die moet gebaseerd
om tot de juiste investeringsbeslissing
echt in beweging.” Er is nog een lange
zijn op wederzijds vertrouwen.” De
of aankoop te komen.”
weg te gaan, maar die is heilzamer dan
St. Anna Zorggroep schrijft al jarenlang
Maar wat hij nog mist, is inkoopsamen-
verhoging van het eigen risico van de
zwarte cijfers en maakt een bovengemid-
werking tussen ziekenhuizen onderling.
zorgverzekering. “Zeker als je ziet
delde groei door. Ook de afdeling Inkoop
“Veel initiatieven stranden bij gebrek aan
hoeveel efficiency je nog kunt behalen bij
kon stappen maken dankzij het nieuwe
mandaat. Als je een aantal ziekenhuizen
de inkoop. Als je tien procent kunt
beleid in de afgelopen jaren. Mario van
bij elkaar zet die de inkoop goed op de rit
besparen op miljarden euro’s, praat je
de Sande: “We zijn een open dialoog
hebben, kun je niet alleen goedkoper
echt over geld.”
gestart, hebben de richting bepaald en de
inkopen, maar ook een kwaliteitsslag
dé inkoopcoöperatie van de zorg
17
lopende zaken Intrakoop ondersteunt haar leden met collectieve raamovereenkomsten en individuele diensten.
Aanbestedingen • Textielvoorziening • Medicijnen • Voeding
Nieuwe inteken overeenkomsten • Textielvoorziening • Zorg- en transferhulpmiddelen • Zorgmeubilair en bedden
Marktoriëntaties • • • • •
Post Gebouwgebonden technisch onderhoud Laboratoriumbenodigdheden Drukwerk ICT-hardware
Intrakoop E-inkopen Intrakoop biedt in samenwerking met TBlox E-inkopen, E-factuurscannen en E-grootboek aan. Al 70 leden gebruiken dit: • 34 verpleeg- en verzorgingshuizen • 11 instellingen voor de gehandicaptenzorg • 10 ziekenhuizen
• Inkoopscan • Individuele aanbestedingen textielvoorziening, voeding, telecom, multifunctionals en automatenvoorziening • Analyse medicijnen • Leveren van tijdelijke inkoopcapa citeit, op operationeel en tactisch/ strategisch niveau • Opzetten van de inkoopfunctie • Professionaliseren inkoopafdeling • Besparingsprogramma’s implementeren
• Inkoop van aardgas en elektriciteit, collectief en individueel • Individueel contractmanagement • Energieadministratie: factuurcontrole, factuurbeheer, gouden bestand • Energiemanagement: energie besparingsplan, energiebeheer, analyse WKK, advies op maat • Advies over subsidies • Advies over duurzaamheid
• 8 GGZ-instellingen Onder de naam Intrakoop Energie biedt Intrakoop in samenwerking met Hellemans Consultancy collectieve en individuele dienstverlening op het gebied van energie.
• 6 diensten • 1 thuiszorginstelling
Colofon
Nummer 3, september 2010 Intrakoop Bulletin is een kwartaaluitgave voor alle leden van Intrakoop.
Concept & Realisatie: Axioma Custom Media t (035) 548 81 40
18
intrakoop
• Visieontwikkeling voeding en horecaconcepten en doorberekening in het kader van zorgzwaartepakketten • Inrichtingsconcepten logistiek voor Centrale Distributie Centra • Heroriëntatie aanbesteding en implementatie van textiel, schoonmaak en autolease/wagenparkbeheer • Aanbesteding en implementatie van facilitaire ICT, zoals FMISsystemen • Telefonie inrichtingstrajecten en aanbestedingen voor vaste én mobiele telefonie • Herinrichting en positionering van facilitaire bedrijven en diensten • Interim opdrachten voor vervanging van facilitair manager/directeur • Ondersteuning bij oplossen van vraagstukken rondom Maincontracting • Logistieke simulatie ontwerp nieuwbouw en renovatie zorg complexen Onder de naam Intrakoop Facilitair biedt Intrakoop in samenwerking met Inteon individuele dienstverlening op facilitair en logistiek gebied.
Meer informatie: uw Intrakoop-adviseur of Ledenservice (0418) 65 70 70
Redactie: Communicatie Intrakoop Colette van Bommel en Diederik Wieman (Axioma), Suus van Geffen, Elzemarie Karsdorp
Fotografie: De Beeldredaktie: Ewout Staartjes Erik van der Burgt Bart van Overbeeke Marco Vellinga
Vormgeving: Tamar de Klijn, Pauline Driesprong
Lithografie: Fritz Repro
Illustratie: Anne Jager
Gehele of gedeeltelijke overname of reproductie van de inhoud van het Intrakoop Bulletin, op welke wijze dan
Druk: Drukkerij Ten Brink Intrakoop Regterweistraat 11a 4181 CE Waardenburg t (0418) 65 70 70 f (0418) 65 70 80 e
[email protected] i www.intrakoop.nl
ook, zonder voorafgaande toestemming van de auteursrechthebbende is verboden.
Sluitende begroting? Dat kan! cliën form t-garant ieule®
tin
S
Inri ch
(Aan-)kleding
ing fice r r ti
Ce
t
(producte delen n) Mid
Laagste prijs
g
D et a
r che
ing
n Best e zorg/wel zij
et dg bu
d bud ge iten lu
Au t o ma serin tig
en cliënten bin tevred ne n aar h et a onb fge nto s o r d p aa pr u e ct ok Best en
Bron: Vo
M s e a a lt rv ijd ic e -
sen (diensten) Men
ring €
je c t t Pro gemen na
(bespa
9 € 1,3
d bud ge iten lu
S
gave ale uit integr g Totale a d r ring pe cliënt per jaar) B e sp a per
s
le -formu ie t n a r iënt-ga Inzet cl15% 7 minus € 9,9 n:
O pl e id trai ingen nin g /
Tevreden cliënten
vi e
1 € 1,2 0 € 1,3 8 ,4 3 € 6 € 0,5 8 ,1 5 € 3 € 11,7 7 € 0,3
onScho l an kp ma a
ma
6 € 11,3
ra
r
S er
ZP d a g (Z en per t s n m o o s eel Ink en per rinken Eten, d dag en per Uitgav Ontbijt Lunch d maaltij Warme es tj r o o d Tussen eel Person l a a t o T Tekor t
pa
u tu
t
drinken n e n e t ge egrotin b d l e e b Voor nt per clië tarief )
Ap
Strategie
507,35
edings
: Food st uitgaven
ep Nat
Hoogeveen De Stroom 5 7901 TG Hoogeveen T 0528 229 260 www.distrivers.nl
ionale
Zorgon
derzoe
k
Wij helpen onze klanten goedkoper in te kopen en maaltijden verstrekken, zonder concessies te doen aan kwaliteit, gemak, efficiency en -vooral- zonder enige concessie aan cliënttevredenheid.
Ridderkerk Handelsweg 70 2988 DB Ridderkerk
Hoe we dit doen? Hiervoor hebben we een slimme oplossing bedacht: de cliënt-garantieformule. Dit is een integrale benadering van de maaltijdvoorziening. Alle aspecten rond de maaltijdvoorziening worden meegenomen, van culinaire bereiding tot logistieke aanpak en van automatisering tot uitserveren. Met deze aanpak hebben klanten al meer dan 15% besparing gerealiseerd. Wilt u uw voedingsbegroting ook gegarandeerd sluitend krijgen? Neem dan contact met ons op. Aan de hand van uw wensen en concrete voorbeelden kunnen we samen bekijken wat Distrivers voor uw organisatie kan betekenen.
’’Ik ga naar Huuskes’’
Uw kookkunst in de soep laten lopen door twijfelachtige ingrediënten? Wie Huuskes gewend is, (w)eet beter. Met gemak smakelijk eten. Dat is het recept van Huuskes. De vleesproducten worden vers van het mes direct bereid. Volgens strenge, vaste procedures gebraden zodat smaak, malsheid en kleur behouden blijven. Diezelfde gedachte vindt u terug in onze groentecomponenten. Met die ingrediënten kunnen instellingen, horeca en cateringbedrijven direct aan de slag. Uiteraard naar eigen fantasie en smaak. Waarbij iedereen zich keer op keer weer reikhalzend afvraagt: Huuskes wat maak je menu?
Wat maak je menu?
Huuskes Versproducten, Postbus 6107, 7503 GC Enschede. Tel. 053-480 87 07, Fax. 053-480 87 77, E-mail:
[email protected], www.huuskes.nl
