nr 1 2012
bu l l e t i n
Frido Kraanen (PGGM) over coöperatief ondernemen
“We hebben geen geheimen, werken open source” Transparantie van (verborgen) kosten zorgt voor scherpe prijzen Pijnpunten leveranciers nóg sneller verwerkt Papierloze toekomst dankzij E-inkopen
Intrakoop, de inkoopcoöperatie van de zorg
Alle diensten van Welzorg onder één dak. Kortdurende uitleen Welzorg heeft een groot assortiment uitleenhulpmiddelen beschikbaar. Alle uitleenhulpmiddelen kunnen kosteloos geleend worden voor de eerste 3 maanden met een maximale verlenging van nog eens 3 maanden. Om gebruik te maken van onze uitleenhulpmiddelen is het niet nodig om lid te zijn of te worden van Welzorg. Voor veel hulpmiddelen geldt dat kortdurende uitleen door de zorgverzekeraar wordt vergoed. Het lenen kost dan niets.
Welzorg Nederland B.V. , Camerastraat 17, 1322 BB Almere, T 020-5840100 , I www.welzorg.nl
Total Equipment Care Het operationeel houden van uw outillage hulpmiddelen volgens de HKZ-normering is noodzakelijk. Welzorg helpt u hier graag mee middels onze speciale Total Equipment Care (TEC) service. Want TEC levert u winst op. Ga maar na. Vele contracten zijn efficiënter en beheersmatiger in te delen. En de kwaliteit gaat vooruit omdat alle hulpmiddelen HKZ-proof zijn. Bovendien is er een duidelijk inzicht in het totale hulpmiddelenbestand en een betere budgetbeheersing. Kortom, winst in tijd, kosten, overzicht, kwaliteit en inzicht.
inhoud INHOUD 06
12
16
10
LE PRIJS KA T PRODUC
PRODUC
T
04 Nieuws
09 E-inkopen
12 Intrakoop Services
PRIJS KA LE 16 Prestaties meten
Inkoopnotes 2012 en
Nooit meer zoekgeraakte
Hans den Hartog,
Laurens heeft de leve-
voordeel uit nieuwe
facturen dankzij digitale
Koninklijke Kentalis:
ranciersprestatiemeting
overeenkomsten
aanpak
“Aanbestedingsproce-
in het interne proces
dures verlopen sneller
geïntegreerd
04 Intrakoop Energie
10 Wat kost dat?
en we werken efficiënter
Intrakoop maakt met
en accurater”
Groene stroom in de lift
18 Lopende zaken
Cost to serve overeen-
Overzicht van
06 In gesprek met
komsten inzichtelijk en
13 Het Spoorboekje
aanbestedingen en
Frido Kraanen van PGGM
transparant
Een duidelijke leveran-
lopende projecten
over de kracht van een
ciersselectie en innova-
coöperatie
tieve inkoopactiviteiten
VOORWOORD Samen meer
Frank Kaptein Directeur Intrakoop
Nederlanders zijn gek op ‘gratis’ of ‘voordelig’. Maar gratis bestaat niet. Aan alles hangt een prijskaartje, dat overigens niet altijd zichtbaar is. Een gemiste kans, tenminste als je de markt in beweging wilt brengen en de kosten wilt verlagen. Transparantie is een belangrijke voorwaarde. Inzicht in Total Cost of Ownership en Cost to serve leidt veelal tot betere besluiten en lagere kosten. Intrakoop streeft daarom in overeenkomsten naar zoveel mogelijk keuzes bij aankoop, aflevering en het gebruik van producten en diensten. Want hoe meer keuzes onze leveranciers leden kunnen bieden, hoe transparanter het contract. Een mooi voorbeeld
van transparant werken is de coöperatievorm. Wereldwijd van grote betekenis voor algemene economische ontwikkeling. 2012 is het Jaar van de Coöperatie. Coöperatief samenwerken doen wij al 52 jaar. Het is prettig om gebruik te maken van ieders kennis en volume, doelen te bereiken en je te realiseren dat juist het samenspel – met wederzijds respect, feedback en transparantie – hiervoor cruciaal is. Frido Kraanen van de coöperatie PGGM verwoordt het in deze uitgave treffend: “Collectiviteit bewerkstelligt dat dingen goedkoper kunnen. Gaat ieder voor zich, dan heb je samen minder. Houd je rekening met elkaar, dan heb je samen meer.”
dE inkoopcoöperatie van de zorg
3
Nóg meer lezers(plezier) Wij hebben de adreslijst van het Intrakoop Bulletin vernieuwd. Behalve onze contactpersonen bij zorginstellingen en Intrakoop-leveranciers ontvangen nu ook andere mensen bij deze organisaties dit kwartaalmagazine over inkoop en inkoopsamenwerking. Wij wensen u veel leesplezier. Wilt u het Intrakoop Bulletin liever niet ontvangen? Stuur dan een mailbericht naar
[email protected].
Groene stroom groeit Zorginstellingen tonen steeds meer belangstelling voor de verduurzaming van hun stroomvoorziening. Dat is de conclusie van Intrakoop Energie op basis van de nieuwe overeenkomst met Eneco. In deze nieuwe overeenkomst met Eneco – die tot en met 2015 loopt – besteden we expliciet aandacht aan duurzaamheid. Daarmee willen we maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) stimuleren.
Ze zijn er weer:
de Inkoop notes 201 2
De unieke voordelen van alle Intrakoop-o vereenkom sten en -leverancier s bij elkaar , overzichte en in hand lijk zaam form aat. Zo heb altijd en ove t u ral gemakke lijk toegan tot uw info g rmatie ove r Intrakoop de digitale . En versies zijn altijd actuee het voorjaa l. In r zijn de In koopnotes er weer in 2012 boekvorm. Maar u ku ze nu al do nt wnloaden op uw iPad mobiele te of lefoon! Via de Apple A Store of An pp droid Marke t.
In totaal nemen Intrakoop-leden voor 950 miljoen KWh af via de overeenkomst met Eneco. 100 miljoen KWh daarvan is nu al groene stroom. Dat is een groei van maar liefst 25% ten opzichte van de oude overeenkomst. Met de nieuwe contractuele afspraken tussen Intrakoop en Eneco is het nu nog aantrekkelijker om energie te verduurzamen. Efficiënt omgaan met elektriciteit is natuurlijk de beste manier voor verduurzaming. Immers een niet verbruikte KWh is het meest ‘duurzaam’. Daarvoor zijn er diverse tools in de energiemarkt. Zo heeft Intrakoop Energie het dashboard EnergyConcern, een online monitoring service. U kunt bij Intrakoop Energie ook terecht voor een EnergieBesparingsPlan. Een uitgebreid plan dat aangeeft hoe u energie kunt besparen. Inclusief een lijst met besparingsmaatregelen en een inschatting van de terugverdientijden. U voldoet met het EnergieBesparingsPlan meteen aan de eisen die een gemeente in het kader van de Wet milieubeheer kan stellen aan energieverbruikers met een verbruik van meer dan 50.000 KWh. Twee vliegen in een klap. Goed voor u, voor uw instelling én voor het milieu. Meer informatie Intrakoop Energie, (0418) 65 70 70 en Hellemans Consultancy, (030) 22 55 011. Onder de naam Intrakoop Energie biedt Intrakoop met Hellemans Consultancy leden collectieve en individuele dienstverlening aan op het gebied van energie.
4
intrakoop
nieuws Efficiënt gebouwbeheer Sinds 1 januari 2012 is de Normatieve Huisvestingscomponent (NHC) voor de zorg van kracht. De bedragen die u als zorginstelling via de zorgzwaartepakketten voortaan krijgt voor uw huisvestingskosten, maken efficiënt gebouwbeheer en -onderhoud nog belangrijker. Intrakoop Services kan u daarbij individueel ondersteunen, samen met adviesbureau Bonum Zorg en Vastgoed. Dit bureau is als beste uit onze marktverkenning gekomen. Onafhankelijk en objectief, met veel goede referenties in de zorg en actuele kennis om te kunnen inspringen op de uitdagingen van de NHC. Geïnteresseerd? Bel met Intrakoop Services voor een advies op maat, (0418) 65 70 70.
7,7
is het waarderingscijfer van de leden voor de laatste ledenbijeenkomst. Graag tot de volgende bijeenkomst op 5 juni!
Nieuwe overeenkomst
afdrukapparatuur Wist u dat 25% van het besparingspotentieel in apparatuur zit en maar liefst 75% in verbetering van de logistiek van uw informatieprocessen? Goede informatieprocessen zijn cruciaal voor de beste zorg aan uw cliënten. Naast Konica Minolta heeft Intrakoop nu ook een overeenkomst met Ricoh Nederland om uw processen te verbeteren en op uw kosten te besparen. Met goede multifunctionals en printers, software en advies. Tegen de beste condities die Ricoh zorginstellingen in Nederland biedt. Ricoh is
Intrakoop on tour
Evenement: NL Doet
innovatief op het gebied van informatielogistiek én
Wat: Intrakoop-medewerkers steken hun handen uit de mouwen bij
heeft verstand van de specifieke processen en
enkele zorginstellingen in het kader van NL Doet, de grootste vrijwilligers-
ontwikkelingen in de zorg. Kijk voor meer informatie
actie van het Oranjefonds in Nederland.
op www.intrakoop.nl en teken direct in.
Waarom: We zien ernaar uit om eens op een andere manier actief te zijn in de zorg.
Activiteiten: Bij Aveant krijgen enkele terrassen en de hal een opknapbeurt en maken we de wijktuin voorjaarsklaar. Schoenen poetsen en rolstoelen schoonmaken is de klus die we klaren bij Stichting BerneZorg. Bij Stichting Quarijn gaan we de balkons opfleuren en met de cliënten poffertjes en pannenkoeken bakken.
Wanneer: Vrijdag 16 maart.
dE inkoopcoöperatie van de zorg
5
Frido Kraanen:
"De coöperatie heeft ons tijdens de ontdekkingsreis believers gemaakt"
6
intrakoop
in gesprek met
Samen heb je meer Voor de Verenigde Naties is 2012 het Jaar van de Coöperatie. Coöperatief ondernemen leidt immers tot een duurzaam betere wereld. Dat vindt ook Frido Kraanen, directeur Coöperatie & Leden bij pensioenuitvoeringsorganisatie PGGM.
Trots
“PGGM is een coöperatie. Dat zijn we met trots, zoals het grote bord in de hal aangeeft. Veel coöperaties ontstaan geleidelijk, maar bij ons is de geschiedenis kort. Vier jaar geleden gingen pensioenfonds en pensioenuitvoeringsorganisatie uiteen. Het fonds bleef een stichting. Wij, pensioenuitvoeringsorganisatie, wilden het kompas gericht houden op de mensen zelf voor wie wij uitvoeren. Natuurlijk, ik weet het, het zijn bekende geluiden: klant staat centraal, de mens is ons kapitaal… Maar wij wilden het borgen in het besturingsmodel en daarbij past de coöperatie het best. Onze leden zijn (oud-)werknemers en werkgevers in zorg en welzijn. Het zijn er inmiddels 565.000.”
Samen
“Als coöperatie houd je je bezig met wat mensen belangrijk vinden. Samen met hen, in gedeelde verantwoordelijkheid, stem je af welke producten en diensten gewenst zijn. Een fonds mag met deelnemers alleen over het pensioen zelf praten; wij gaan breder. Een goede oude dag is meer dan pensioen alleen. Daarvan zijn wij doordrongen geraakt toen we in gesprek gingen met de leden, wat je als coöperatie voortdurend hoort te doen. Zij bleken bijvoorbeeld voor de oude dag sociale contacten belangrijker te achten dan inkomen. Ze hopen op meer burgerschap: mensen zouden op buurtniveau beter voor elkaar moeten zorgen. PGGM ziet het daarom als missie leden te helpen een waardevolle toekomst te realiseren. Een goed pensioen is daar onderdeel van, niet het enige doel. In samenwerking met coöperaties zoals de
Rabobank, zijn we bezig sociaal kapitaal te ontsluiten; zo start er binnenkort een marktplaats voor diensten.”
Kostenbesparing “Wij opereren in een markt, net als Intrakoop en haar leden. Wij moeten ons best doen, efficiënt zijn. Solidariteit, zoals tussen onze leden en onszelf bestaat, zorgt ervoor dat risico’s gedeeld worden. Collectiviteit bewerkstelligt dat zaken goedkoper kunnen. Gaat ieder voor zichzelf, dan heb je samen minder. Houd je rekening met elkaar, dan heb je samen meer. Dat is de kern van coöperatief denken.” Succes
“We hebben de slagkracht, de middelen, de kennis van duurzaamheid, het Haagse netwerk en, met al die leden, de infrastructuur om te investeren in wat mensen nodig hebben. Dit alles maakt ons aantrekkelijk als club in zorg en welzijn. Dat is ons succes – al zijn we als relatieve beginners nog aan het leren. Bovendien is het voor een coöperatieve onderneming goed mogelijk klantgerichte business te combineren met sociale doelstellingen. Dat laat PGGM zien.”
Kennisbundeling
“Die wordt beter uitgenut bij coöperatieve ondernemingen. Ten eerste hebben andersoortige ondernemingen een relatie met een klant die zelf buiten de organisatie staat. Het gaat puur om een transactie: geld in ruil voor product of dienst. De klant zal geneigd zijn kennis bij zich te houden. Een lid van een coöperatie dat een product afneemt, staat binnen de organisatie en deelt belangen; hij zal zijn kennis ruimschoots delen. Ten tweede hebben reguliere bedrijven om competitieve redenen belang bij bedrijfsgeheimen. Dus delen zij kennis in mindere mate. De coöperatie denkt zo niet. Die is open source, al voor het begrip ingang vond.”
Transparantie
“Open source, ik zei het al. Bij PGGM moet de CEO, wanneer hij de strategie uitlegt aan het hoogste orgaan, de ledenraad, volledige openheid geven. Daar vragen de leden om, dichtbij als zij staan: zij zijn niet zoals aandeelhouders geïnteresseerd
dE inkoopcoöperatie van de zorg
7
in dividend en aandeelhouderswaarde, maar in de kwaliteit van de relatie. In wat het betekent voor hun eigen toekomst, ook op lange termijn, in de ruimste zin.”
Zorgsector
“Die kan iets van ons leren – al zeg ik erbij dat we onze beperkingen kennen en niets zaligmakend is. Onze geschiedenis is kort, dat heeft nadelen. Maar er is een groot voordeel: we hebben alles bewust gedaan. Over lidwaarde bijvoorbeeld hebben we nagedacht. Na de rationele keuze voor de coöperatieve vorm zijn we tijdens de ontdekkingsreis believers geworden. Zorginstellingen zijn meestal stichtingen, in mijn ogen een lelijke vorm van governance. Niemand is echt aanspreekbaar als er iets misgaat. De openheid laat ondanks goede intenties vaak te wensen over en mensen – werknemers, klanten, naaste familie, de buurt – voelen weinig binding. De zorg zou er, ook al gezien het dreigende personeels–tekort, goed aan doen de binding te versterken. Dat zou in een aantal gevallen kunnen door de coöperatieve vorm of een variant daarop.”
Frido Kraanen Leeftijd: 41
Aantal coöperaties in Nederland ingeschreven bij KvK
8
intrakoop
in Nederland groeit de
6400
6000
5600
laatste jaren aanzienlijk, zo blijkt uit cijfers van de KvK. Op 31 december 2011 stonden er in Nederland al 6086 ingeschreven. Dat betekent gedurende 2010 en 2011 een toename van 13,4%, want op 31 december 2009 waren er 5365 geregistreerd. In 5 jaar tijd – van 2007 tot en met 2011 – kwamen er in ons land 2671 nieuwe coöperaties bij. Om een idee te geven: het CBS meldt dat Nederland in 2004 nog maar 1795 coöperaties telde. Hoe dan ook, het gaat hard.
3500
Neven- Raad van Toezicht activiteit: Eerstelijnsgezondheidscentra
Het aantal coöperaties
5200
Activiteit: Hoe PGGM met enerzijds zijn coöperatieve identiteit en anderzijds met zijn ledenvereniging leden kan helpen bij het realiseren van een waardevolle toekomst
4800
Werkte bij: Ministeries van VROM en VWS
atie Coöper fers in cij
3500
Beroep: Directeur Coöperatie & Leden pensioenuitvoeringsorganisatie PGGM
2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012
e-inkopen
Nooit meer zoekgeraakte facturen
Paauwe: “We kunnen de routing van facturen nu nauwkeurig volgen. Heeft een budgethouder nog een aanvullende opmerking? Dan verschijnt dat meteen in het systeem. Ook richting leveranciers is onze nieuwe werkwijze correcter: zij krijgen hun facturen tegenwoordig sneller betaald.” Paauwe schat de totale tijdwinst voor Juvent op zo'n 10 uur per week.
De volgende ronde Vanaf 1 januari van dit jaar, is Juvent bezig met de volgende uitdaging: het volledig
April 2010. Chris Paauwe
digitaliseren van het bestelsysteem in “We kwamen al snel uit bij E-inkopen van
samenwerking met Tblox. Ook nu is er
Intrakoop.” Op 1 januari 2011 is het
gekozen voor een stapsgewijze uitrol.
zover: Juvent start met een gefaseerde
Paauwe: “We zijn op het hoofdkantoor
service bij Juvent, een organi-
implementatie van een nieuw factuurver-
begonnen bij de afdeling Inkoop. Als alle
satie die jeugdhulp biedt.
werkingssysteem. Alle rekeningen worden
kinderziektes zijn verholpen, gaan we een
voortaan door Jeremy Hill, medewerker
pilot doen met drie andere locaties. Als
En waar bijna alles nog met
crediteurenadministratie, meteen na
daar alles probleemloos verloopt, gaat de
binnenkomst gescand en gecodeerd.
rest over. Een mooi vooruitzicht, zo’n
papieren formuliertjes gaat.
Vervolgens worden de facturen op basis
toekomst zonder papier.”
start als hoofd Organisatie-
Dat kan anders!
van de ingevoerde workflow automatisch digitaal verstuurd. Budgethouders krijgen nu dus geen papieren exemplaar meer op
De situatie was als volgt: als een mede-
hun bureau, maar een mailtje in hun
werker een order wilde plaatsen, moest hij
mailbox. Ook komen er veel minder
eerst op papier een verzoek naar de
aanmaningen binnen, heeft de crediteu-
afdeling Inkoop sturen. Daar faxte iemand
renadministratie veel minder last van
de bestelling naar de leverancier. Als
zoekgeraakte facturen en zijn ze minder
daarna de factuur binnenkwam, stuurde
tijd kwijt aan het beantwoorden van
de administratie die eerst ter controle naar
aanmaningen en telefoontjes van
de verantwoordelijke budgethouder. Pas
leveranciers.
als hij zijn handtekening had geplaatst en
Inmiddels zijn er bij Juvent ook al zo'n
het document had teruggestuurd, ging
vijftien leveranciers die gebruikmaken van
Juvent over tot betaling. “Maar we
de mogelijkheid om hun facturen digitaal
hebben veertig locaties, waar gemiddeld
aan te leveren. Deze facturen worden dan
zo’n tien tot vijftien mensen werken”,
geupload in het nieuwe bestel- en
benadrukt Paauwe, “dus het duurde altijd
factuurverwerkingssysteem waarna ze
even voordat zo’n factuur weer terug-
digitaal worden geaccordeerd. Ook dit
kwam. En dan heb ik het nog niet eens
draagt weer bij aan een stuk efficiency."
over de zoekgeraakte exemplaren…”
Grote tijdwinst Minder aanmaningen
Ondanks de aanloopmoeilijkheden, hield
En de leverancier? Die moest gewoon
iedereen de moed erin. Rudie Grim,
even geduld hebben. Geen ideale situatie,
coördinator van de financiële administratie
vond ook het merendeel van de medewer-
en salarisadministratie van Juvent: “Nu
kers. Toen Paauwe voorstelde om het
de kinderziektes zijn opgelost, gaat het
proces ingrijpend te gaan automatiseren,
allemaal een stuk sneller en efficiënter.
stuitte dat dan ook op weinig weerstand.
Precies zoals we voor ogen hadden.”
s
s
s
Rudie Grim Chris Paauwe Jeremy Hill
dE inkoopcoöperatie van de zorg
9
LE PRIJS KA T C U D O R P
Gratis bestaat niet PRODUC T PRIJS KA LE
Wat iets kost, is niet altijd zichtbaar. Die transparantie is echter wel belangrijk om de juiste keuzes te maken en uitgaven te
hebben we een collectieve raamovereenkomst waarbinnen leden een best deal contract met Van Gansewinkel kunnen
beheersen. Daarom streeft Intrakoop naar transparante over-
sluiten voor hun specifieke situatie.
eenkomsten, ook voor de additionele kosten (Cost to serve).
gemaakt tussen vijftien afvalstromen en
In de overeenkomst wordt onderscheid ongeveer tien aanvullende diensten zoals een jaarlijkse quick scan, advies over de interne logistiek en reiniging van de containers. Per afvalstroom kunnen leden kiezen welke maat container of ander inzamelmiddel ze willen gebruiken en hoe vaak die moet worden geleegd.
Van oudsher willen de meeste inkopers
diensten – ook wel de Cost to serve
De prijs bestaat uit de kosten voor het
graag extra service ontvangen, zoals een
genoemd – en de kosten tijdens de
legen en de kosten voor de huur van
goede gebruikersinstructie. Maar extra
levensduur van het product.”
de inzamelmiddelen. De prijs is volledig transparant. Bovendien
betalen? Nee, dat is niet de bedoeling.
Prijs per afvalstroom
hebben leden nu meer inzicht in de
voorspellen Intrakoop-inkopers Peter
Intrakoop streeft ernaar om dit
logistieke voordelen die ze behalen als ze
Oudijn en Irving Lieveld. “Inkopers willen
onderscheid bij nieuwe raamovereen-
de frequentie van het legen of de maat
hun Total Cost of Ownership (TCO)
komsten helder te maken. Irving Lieveld
van de container aanpassen. Tel daarbij
kunnen opdelen in drie glasheldere
noemt als voorbeeld het recent afgesloten
de uiterst scherpe inkoopprijs op en
componenten: de prijs van het kale
contract met afvalverwijderaar Van
zorginstellingen kunnen gemiddeld al snel
product, de additionele kosten voor extra
Gansewinkel. “Sinds 1 januari 2012
tussen de 10 en 25 procent besparen.”
10
LE PRIJS KA T PRODUC
ELAK SJIR P TCUDOR P
Aan dat tijdperk komt een einde,
intrakoop
cost to serve
PRODUC T PRIJS KA LE Extra diensten
verd. Leden kunnen ervoor kiezen om
Keuzemogelijkheden
Ook het contract voor zorg- en kantoor-
tegen meerprijs extra diensten af te
Minstens zo belangrijk als de prijsvoorde-
meubilair met Ahrend is helemaal
nemen: ultrasnelle levering, montage,
len vinden beide inkopers de toegenomen
vernieuwd. Oudijn: “In de oude situatie
meerdere afleveradressen, het afvoeren
transparantie en de kwaliteitsborging. “Je
leverde Ahrend een heleboel diensten
van verpakkingsmateriaal en het leveren
biedt de inkoper beïnvloedbare para
die in de prijs van het meubilair waren
van proefmeubilair. “Op deze manier
meters waardoor keuzemogelijkheden
inbegrepen. Lang niet ieder Intrakoop-
betaalt de instelling alleen voor de
ontstaan. Het is volledig inzichtelijk wat
lid maakte daar gebruik van. Denk aan
diensten waar zij ook echt gebruik van
de financiële consequenties van bepaalde
proefmeubilair of de mogelijkheid om
maakt. Dat leidt tot scherpe prijzen”, zegt
keuzes zijn. De organisatie krijgt zo meer
meubels te laten monteren en installeren
Oudijn. Naast de Intrakoop Ahrend-lijn
grip op zijn inkoop en dus op zijn kosten”,
op locatie. Maar iedereen betaalde daar
zijn er nog twee pakketten: het Ahrend
vindt Lieveld. Voor de productgroep eten
wel voor.”
meubilair dat niet in de Intrakoop-lijn is
en drinken bestaan dergelijke overeen-
Daarom is er exclusief voor Intrakoop-
opgenomen en het meubilair van derden
komsten ook. Andere productgroepen
leden een Ahrend meubilairlijn vastge-
waar Ahrend dealer voor is. Voor alle
zullen volgen. Oudijn: “Ons uitgangspunt
steld. Het betreft de hardlopers in het
pakketten zijn zeer scherpe condities
is dat we alle nieuwe overeenkomsten op
assortiment. De prijs is volledig transpa-
afgesproken. “De condities zijn ten
deze manier gaan afsluiten. Dus als je ons
rant gemaakt. De netto prijs bestaat uit
opzichte van het oude contract verbeterd
volgend jaar weer vraagt, zullen heel veel
een franco levering op één adres; het
met 15 en 20 procent”, zegt Oudijn niet
contracten de opsplitsing kennen tussen
meubilair wordt ongemonteerd afgele-
zonder trots.
kale productprijs en Cost to serve.”
Wat wij gaan doen
1
Transparantie
Met TCO (Total Cost of Ownership) en Cost to serve maak je alle
2
Online vragenlijst
In het voorjaar vragen we leden online naar hun inzicht in TCO
3
Presentatie Alle deelnemers ontvangen een samenvatting. De conclusies en
(verborgen) kosten transparant,
en leveranciers naar hun mogelijk-
acties worden gepresenteerd tijdens
zodat je daar grip op krijgt.
heden tot Cost to serve.
de ledenbijeenkomst op 5 juni.
dE inkoopcoöperatie van de zorg
11
intrakoop services Naam: Hans den Hartog Functie: senior inkoper bij Koninklijke Kentalis
beste die
“Vorig jaar begeleidde Intrakoop Services ons bij een aanbesteding, en zo kwamen we in aanraking met de online software van Negometrix. Daarmee konden we een beduidend deel van de administratieve rompslomp wegautomatiseren. De software helpt je vorm en inhoud te geven aan een tender en om deze volgens de wet- en regelgeving te doorlopen. Of het nu gaat om een onderhandse of openbare aanbesteding, al dan niet Europees. De communicatie met de markt en met collega’s die inhoudelijke input geven en meedoen bij de offertebeoordeling, verloopt via het systeem. Je kunt vastleggen wie welke rol heeft in het inkoopproces en aan die rol rechten toekennen. Een groot voordeel is dat collega’s vanaf hun eigen werkplek direct actueel inzicht hebben én hun input en beoordeling kunnen geven. We hoeven daarom veel minder vaak te vergaderen. Sinds we met dit systeem werken, doorlopen we aanbestedingsprocedures sneller. We werken accurater en de efficiency is toegenomen. Last but not least zijn we vele malen transparanter, zowel naar de markt als naar collega’s intern. We maken zichtbaar wat we doen en winnen daar veel vertrouwen mee. Als advies wil ik meegeven: bekijk hoe je jouw inkoopprocedure anders kunt inrichten en uitvoeren. Wellicht kun je de kwaliteit en doelmatigheid van je trajecten, maar ook je draagvlak, beduidend verbeteren.”
t
samen
Intrakoop Services kiest bij alle individuele aanbestedingen voor e-aanbestedingssoftware van Negometrix. De voordelen: • Elke aanbesteding is objectief en transparant. • Leveranciers kunnen aanbiedingen direct in het systeem invoeren. • Beoordelingscriteria liggen vast en zijn bij iedereen bekend, en voor iedereen gelijk.
12
intrakoop
Accuraat en transparant!
transparantie samen
vraaggestuurd
bes
individuele enstverlening differentiatie shoppen
transparantiecommitmen
beste transparan dienstverlening
n shoppen
beste
individuele transparantie beste dienstverlening
differentiatie commitment
Mis de trein niet Intrakoop zorgt met een dui-
tie), naast een uitleg over de totstandko-
gebruikt voor deze inkoopprojecten.
ming van overeenkomsten, een nieuwe
De reacties op het ‘Spoorboekje’ waren
Intrakoop-werkwijze. Los van de geplande
bijzonder positief en daarmee zijn voor
innovatieve inkoopactiviteiten
contractontwikkeling komen er in 2012
Intrakoop de seinen op groen gezet. De
voor goede én beter betaal-
meer vraaggestuurde inkoopprojecten:
eerste treinen zijn inmiddels onder weg.
aanbestedingen, heronderhandelingen en
delijke leveranciersselectie en
bare zorg.
aankopen van partijen. Door vergelijkbare behoeften, kennis en volumes te bundelen kunnen we een optimale dienstverlening
Tijdens de goed bezochte ledenbijeenkomst
bieden tegen de beste condities.
in december introduceerde Edward
Onder de welluidende naam ‘Intrakoop
Mutsaers (directeur advies en communica-
Spoorboekje’ worden treinen als metafoor
ver en lees o we u onze nie ijze werkw
dE inkoopcoöperatie van de zorg
13
vraaggestuurd
Marktleiders met een marktaandeel van 65% Moet Intrakoop een overeenkomst sluiten met een marktleider die 65% marktaandeel heeft binnen zorg en welzijn? Dat was de de stemmers liet duidelijk weten dat Intrakoop ook met marktleiders overeenkomsten moet gaan afsluiten. Als zo’n leverancier aantoonbaar een goede leverancier is, ook al heeft hij niet de laagste stuksprijs, maar wel de beste dienstverlening, dan is hij natuurlijk van harte welkom. Maar dat moeten we wel kunnen toetsen. We moeten u kunnen uitleggen waarom Intrakoop heeft besloten om met zo’n leverancier in zee te gaan.
Leveranciersselectie: ‘best value for money’ Inkoop is meer dan de laagste inkoopprijs. Het gaat om de Total Cost of Ownership en de meerwaarde. Die zijn per instelling namelijk verschillend, afhankelijk van uw individuele wensen. Daarom is Intrakoop bij collectieve overeenkomsten altijd op zoek naar individuele differentiatie en bijbehorende kostenverschillen. Na onze leveranciersselectie kunt u op basis van uw volume en uw wensen voor logistiek en service steeds meer van onze collectieve overeenkomsten nauwer laten aansluiten op uw organisatie. Zo krijgt u: best value for money.
14
intrakoop
beste dienstverlening
vraag die wij u op de laatste ledenbijeenkomst stelde. 65% van
individuele differentiatie
commitment
Intrakoop Spoorboekje: drie treinen en een taxi voor efficiënte inkoop Intrakoop wil in 2012 drie soorten treinen laten rijden: voor heronderhandeling, aanbesteding en partijen. De treinen zijn illustratief voor vraaggestuurde inkoopprojecten. Een inkooptrein gaat pas rijden bij deelname van voldoende leden en een commitment van minimaal twee miljoen inkoopvraag en Intrakoop zet een nieuwe bestemming op. Bijvoorbeeld een aanbestedingstrein voor drukwerk. Intrakoop zoekt onder leden medereizigers en bij voldoende belangstelling en commitment gaat de ‘aanbestedingstrein’ rijden. Natuurlijk kunt u ook nog steeds gebruikmaken van de individuele dienstverlening van Intrakoop Services. Stap dan in onze inkooptaxi.
Meer transparantie is een van onze speerpunten. In de loop van dit jaar informeren wij u als Intrakoop-lid uitgebreider over de totstandkoming van nieuwe overeenkomsten. Wat is de marktomvang en potentie in de zorg? Welke marktontwikkelingen worden er verwacht? Welke marktpartijen spelen een rol? Deze en andere resultaten uit onze marktverkenningen kunt u op onze portal tegemoet zien. Net als welke factoren hebben geleid tot de keus voor een specifieke leverancier. Zo krijgt u van ons meer achtergrondinformatie om ook uw achterban mee te nemen in uw besluitvorming om deel te nemen aan nieuwe Intrakoopovereenkomsten.
transparantie
Meer informatie op Intrakoop-portal
samen shoppen
euro. Het werkt eenvoudig. U stelt een
De inkooptrein is geen verplichting, maar het is jammer om hem te missen
U bent natuurlijk niet verplicht om aan onze inkoopprojecten deel te nemen. Intrakoop kent geen gedwongen winkelnering, dus leden mogen altijd shoppen. Maar we bieden u hiermee wel een uitstekende manier om vergelijkbare behoeften aan producten en diensten te bundelen, kennis met collega’s te delen en volumes samen te voegen. Met als resultaat betere dienstverlening tegen de beste condities. Op veel markten kunnen we een trein inzetten. Het is dan wel handig om in te stappen. Mis ‘m niet. Zo maken we samen goede zorg beter betaalbaar!
dE inkoopcoöperatie van de zorg
15 5
LPM is geen paarse Ouderenzorginstelling Laurens, met 35 locaties in Rotterdam en omstreken, slaagde er met hulp van Intrakoop in de
haakte vervolgens aan bij Intrakoop, dat bezig was met het opzetten van een systematische vorm van LPM voor haar
Leveranciersprestatiemeting (LPM) in de interne procedures
leden, waarbij data en metingen online
te integreren. Richard van Oosten, centraal inkoper, vertelt.
2011 stonden Van Oosten en collega’s
ingevoerd en verwerkt worden. Begin voor de noodzaak een procedure op te zetten die deze LPM in de organisatie zou
Het was een nieuwe weg die Richard van
ondernamen alleen actie als de HKZ-audit
inbedden. “Maar er moest wel draagvlak
Oosten en collega’s begin 2011 met LPM
er weer aan kwam. Dan vroegen we bij
voor zijn. Daarom heb ik eerst alles
insloegen, en logisch, daarbij hoort wat
de facilitair managers van de zes regio’s
voorgelegd aan de facilitair managers en
onzekerheid. Die verdween toen Laurens
waaruit Laurens bestaat, beoordelingen
de directeur Innovatie en Ontwikkeling;
eind 2011 de HKZ-certificering* binnen
van belangrijke leveranciers op. Niet omdat
ze waren meteen enthousiast. Ze hadden
kreeg, zonder één enkele kritische opmer-
we er daarna iets mee gingen doen, maar
natuurlijk ook vragen en voorstellen, die
king. De keurmeesters waren tevreden over
om HKZ te laten zien: kijk eens, we doen
ik vervolgens inbracht in het overleg met
de systematische manier waarop beoorde-
het. Een paarse krokodil. De formulieren
Intrakoop. Zo kwamen we tot een
ling van leveranciers in de interne organisa-
moesten ingevuld, dus vulden we
optimale invalshoek die binnen Laurens
tie is geborgd. “Er is nog een weg te gaan”,
de formulieren in.
brede instemming vond.” Van Oosten deed een proef. Hij liet een
zegt Van Oosten, “maar het schip vaart.”
16
De eigen procedures voor leverancierspres-
HKZ had de ‘methode’ door; eind 2010
paar welgekozen leveranciers op de door
tatiemetingen voldeden niet meer. “We
kreeg Laurens een strafpunt. Van Oosten
Intrakoop voorgestelde manier – via de
intrakoop
interview
se krokodil meer digitale snelweg – beoordelen door
complete PDCA-cyclus uitgewerkt, Plan,
heel transparant. Nu al merken we dat het
medewerkers van Laurens. “Dat werkte,
Do, Control en Act, alles transparant en
Laurens wat oplevert; leveranciers werken
waarna we de procedure zijn gaan
controleerbaar.”
bijvoorbeeld pijnpunten sneller weg.”
opstellen. De aanwijzingen van Intrakoop waren een stevige opstap. We moesten bijvoorbeeld tien keer per jaar een beoordeling uitzetten van drie leveranciers in steeds verschillende product/dienstgroepen. Daarnaast was het belangrijk rekening te houden met de specifieke situatie binnen Laurens met haar zes
"Nu al merken we dat leveranciers pijnpunten sneller verwerken"
Er zijn meer voordelen. “We kunnen onze resultaten vergelijken met die van andere stichtingen. Hoe denken zij over die ene leverancier die bij ons zo slecht ligt? Zijn anderen wel positief, dan moet je misschien eens kritisch naar jezelf kijken. Ik merk daarnaast dat de leveranciers zelf
regio’s, én met de HKZ-audit. Die vereist
LPM is binnen Laurens nu een proces dat
de aanpak waarderen. Regelmatig een
een beschrijving van leveranciers die
het hele jaar door loopt. Maandelijks krijgt
overleg op basis van systematische
belangrijk zijn voor de interne processen.
een selectie medewerkers via Intrakoop en
metingen maakt tijdige bijsturing mogelijk,
Daarnaast een planning met wanneer je
internet van Van Oosten het verzoek een
zeker als ook andere zorginstellingen dat
welke leveranciersgroepen ‘doet’ en welke
leverancier te beoordelen. “Je moet het
doen. Dat is voor hen beter dan op zeker
medewerker dat het beste kan doen. Je
proces bewaken, het is nog wennen, maar
moment teruggefloten te worden.”
moet ook omschrijven wat je doet als de
de situatie met leveranciers is dankzij de
uitkomsten onvoldoende zijn, vervolgac-
online verwerking elk moment in kaart te
*HKZ: Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de
ties definiëren en de wijze van terugkop-
brengen. Tot op medewerkerniveau kun je
Zorgsector. De certificering staat voor duurzame
peling en rapportage. Zo hebben we een
terugzoeken wie wat heeft ingebracht,
kwaliteitsverbetering in de zorg.
dE inkoopcoöperatie van de zorg
17
lopende zaken Intrakoop ondersteunt haar leden met collectieve raamovereenkomsten en individuele diensten.
Aanbestedingen • • • •
Textielvoorziening Medicijnen Implantaten Telefonie
Individuele dienstverlening op inkoop-, facilitair en logistiek gebied:
Geplande inteken overeenkomsten • Textielvoorziening • Medicijnen • Zorg- en transferhulpmiddelen • Medische raamovereenkomsten in samenwerking met ziekenhuizen • By pass overeenkomsten voeding
Intrakoop E-inkopen Intrakoop biedt in samenwerking met TBlox E-inkopen, E-grootboek en E-factuurscannen aan. Bijna 100 leden gebruiken dit: • 42 verpleeg- en verzorgingshuizen • 14 instellingen voor de gehandicaptenzorg • 17 ziekenhuizen • 11 GGZ-instellingen • 15 diensten
Colofon Nummer 1, maart 2012
Intrakoop Bulletin is een kwartaaluitgave voor alle leden van Intrakoop. Concept & Realisatie: Axioma Custom Media t (035) 548 81 40
• Intrakoop Inkoopcheck • Inkoopscan en -analyses • Individuele aanbestedingen en implementatie • Visieontwikkeling en doorberekening van zorgzwaartepakketten • Conceptontwikkeling en doorberekening in kader van zorgzwaartepakketten • Implementatie van concepten • Leveren van tijdelijke capaciteit op operationeel, tactisch en strategisch niveau • Opzetten van de inkoopfunctie • Ondersteunen bij inkoopbeleidsplannen • Professionaliseren inkoopafdeling • Herinrichting en positionering van facilitaire bedrijven en diensten • Facilitaire scans en SWOT-analyses • Advies gebouwbeheer en -onderhoud in samenwerking met Bonum • Advies liftinstallaties in samenwerking met Liftintermediair • Besparingsprogramma’s implementeren • Advies over E-inkopen en begeleiden implementatie • Advies en ondersteuning bij transport, middelenvoorziening, textielbeheer en OK-, IC- en CSA-voorziening
Redactie: Communicatie Intrakoop, Colette van Bommel, Karen Feenstra (Axioma), Menno de Boer, Mirjam Hulsebos, André Meulman, Egbert Jan Riethof Vormgeving: Tamar de Klijn
• Inkoop van aardgas en elektriciteit, collectief en individueel • Individueel contractmanagement • Energieadministratie: factuurcontrole (inclusief energiebelasting), factuurbeheer, gouden bestand • Energiemanagement: energiebesparingsplan, energiebeheer en energiedashboard, analyse WKK, advies op maat • Advies over subsidies • Advies over duurzaamheid Onder de naam Intrakoop Energie biedt Intrakoop in samenwerking met Hellemans Consultancy collectieve en individuele dienstverlening op het gebied van energie.
Meer informatie: In de Activiteitenkalender 2012 op www.intrakoop.nl vindt u extra inkoopprojecten: - aanbestedingen - heronderhandelingen - partijenaankoop Bel voor meer informatie uw Intrakoop-adviseur of Ledenservice (0418) 65 70 70.
Illustratie: Ton Boon
Druk: Drukkerij Ten Brink
Fotografie: Ruud van Zwet
Intrakoop Regterweistraat 11a 4181 CE Waardenburg t (0418) 65 70 70 f (0418) 65 70 80 e
[email protected] i www.intrakoop.nl
Lithografie: Fritz Repro
Gehele of gedeeltelijke overname of reproductie van de inhoud van het Intrakoop Bulletin, op welke wijze dan ook, zonder voorafgaande toestemming van de auteursrechthebbende is verboden.
18
In de slappe was Zuidwester, dat in Zuidwest Nederland ondersteuning biedt aan mensen met een verstandelijke beperking en jongeren met sociale of gedragsproblemen, sloot onlangs een nieuw wasserijcontract af. Inkoper Rien van der Boom: “We wilden bij onze eigen leverancier blijven, maar wél tegen een uitstekende prijs. Intrakoop begeleidde ons in het proces. Dankzij hun landelijke aanwezigheid in de zorg hebben ze als geen ander zicht op vergelijkbare contracten. Uiteindelijk levert hun advies ons een jaarlijkse besparing op van 50.000 euro, op een bedrag van ongeveer zes ton. Bovendien hebben we de afspraken en de manier van werken met de leverancier op een hoger niveau gebracht. Als inkoper kun je het in je eentje niet snel beter doen!” Rien van der Boom, inkoper Zuidwester
Samen maken we goede zorg beter betaalbaar Bij uw zorgorganisatie telt elke euro. U wilt de totale kosten van middelen en diensten zo ver mogelijk terugdringen. Intrakoop ondersteunt u daarbij. Denkt u na over innovatieve inkoopprocessen, inkoopstrategieën en raamovereenkomsten? Intrakoop heeft ze al voor u bedacht en in het leven geroepen. Of we ontwikkelen ze samen met u. Zodat u kunt kiezen uit de inkoopoplossing die het beste bij uw organisatie past. We rusten niet voordat we de gunstigste voorwaarden voor u uit het vuur hebben gesleept. Samen met u doen we er alles aan, om goede zorg beter betaalbaar te maken.
www.intrakoop.nl
NAAR HARTELUST SMEREN MET BEBO Omega spread: • Dieetmargarine met verlaagd vetgehalte (59%) • Bevat minimaal 50% m.o.v., waarvan de essentiële vetzuren Omega 3 en 6 Art.Nr.
Product
Verpakking
110.028
Bebo Omega Spread
400 x 10g
110.856
Bebo Omega Spread
6 x (50x10g)
110.027
Bebo Omega Spread
40 x 250g
• Bevat extra vitamines A, B2, B6, B12, D2, E en foliumzuur • Bebo Omega Spread helpt bij het handhaven van esterolgehalte een gezond cholesterolgehalte
Omega light: • Dieethalvarine (35% ) • Bevat minimaal 50% m.o.v., waarvan de essentiële vetzuren Omega 3 en 6 • Bevat extra vitamines A, B2, B6, B12, D2, E en foliumzuur • Bebo Omega Light helpt bij het handhaven van een gezond cholesterolgehalte
Art.Nr.
Product
Verpakking
110.858
Bebo Omega Light
400 x 5g
110.026
Bebo Omega Light
400 x 10g
110.855
Bebo Omega Light
6 x (50x10g)
111.154
Bebo Omega Light
40 x 250g
Vitaal: • Smaakvolle margarine voor senioren • Met roomboter
Art.Nr.
Product
Verpakking
120.021
Bebo Vitaal
400 x 10g
120.018
Bebo Vitaal
400 x 250g
• Bevat extra vitamine D en Calcium; essentieel voor sterke botten • Bebo Vitaal, voor senioren die extra energie kunnen gebruiken
www.bebo.eu
