nr 2 2012
BU L L E T I N ggz Delfland: van visie naar passende leverancier 5 redenen om uw assortiment te laten scannen ‘Lekker Betrokken’ nieuw project streeft naar duurzaamheid
thijs geerdink
“Vergeet nooit je klanten en ga met ze in gesprek”
Intrakoop, de inkoopcoöperatie van de zorg
Drinkvoeding met zóveel smaak Voor meer informatie kijk op www.fresenius-kabi.nl
sinaasappel-ananas abrikoos-perzik • kers cassis • praliné • vanille bosaardbei • cappuccino appel • lemon (citroen) ananas • noten • aardbei tropische vruchten • perzik sinaasappel • zwarte bessen neutraal • framboos • biscuit banaan • caramel • chocolade
2011-11-07/10
Scan de QR code met uw smartphone en ga direct naar de website!
inHoUD 06
12
16
10
04 intrakoop Energie
09 assortiment scan
12 intrakoop Services
16 koken of inkopen
Energiebelasting:
Inzicht in uw assortiment
Van visie naar passende
De keuken aanhouden
geen cent te veel
Eten & Drinken
leverancier bij GGZ Delfland
of maaltijden inkopen?
05 nieuws
10 Lekker Betrokken
Nieuwe folder en
Landelijk project stimuleert
15 Service Level agreements
18 Lopende zaken
overeenkomsten
verduurzaming voedselketen
Accolade Zorggroep: "regie en
Overzicht aanbestedingen
binnen de zorg
goede afspraken kunnen veel
en lopende projecten
Ervaringen op de werkvloer
06 in gesprek met
extra werk voorkomen"
Wim Pannekoek over maatwerk en specialisatie in de voedingsmarkt
VOORWOORD Visie op voeding
Frank Kaptein Directeur Intrakoop
Samen eten en drinken voor de gezelligheid en de aanspraak heeft meer invloed op een goede gezondheid dan we ons misschien realiseren. Maar met de meer dan 1,7 miljard euro die jaarlijks omgaat in voeding in de zorg, is het ook een grote kostenpost. Voor zorginstellingen wordt het steeds belangrijker om een gedegen visie en beleid te ontwikkelen op het gebied van eten en drinken. Welke plaats neemt dit aspect van de zorg in binnen uw organisatie en welke keuzes zijn noodzakelijk? Hoe kunnen leveranciers actief meedenken over oplossingen voor uw instelling? En als de visie en het beleid zijn ontwikkeld en de leveranciers geselecteerd,
komt de crux: een succesvolle implementatie om de verwachte kostenbesparingen en meerwaarde ook echt te realiseren. Intrakoop ondersteunt leden al sinds jaar en dag met een scala aan voedingsgerelateerde dienstverlening. Met adviezen over voeding en gastvrijheid als verhoging van de klantwaarde, met best value afspraken die we hebben gemaakt met leveranciers en met praktische ondersteuning. Zo maken we samen goede voeding beter betaalbaar.
DE inkoopcoöpEratiE van DE zorg
3
intrakoop
JaarcongrES
5 JUni vErkaDEFaBriEk
DEn BoScH
TRANSPARANTIE EN SAMENWERKING IN DE KETEN, OM KOSTEN TE BESPAREN EN MEER WAARDE TE REALISEREN. HET THEMA VAN HET INTRAKOOP JAARCONGRES VOOR ONZE LEDEN EN LEVERANCIERS. WAT KUNT U VERWACHTEN?
Energiebelasting: geen cent te veel? Zorginstellingen betalen regelmatig te veel energiebelasting. U ook? Hellemans Consultancy vorderde alleen in 2011 al ruim 450.000 euro terug.
>>Inkopen gaat om meer dan alleen een scherpe prijs.
Vaak gaat het om dezelfde situaties. Een paar voorbeelden:
Voor de beste inkoopkeuzes is inzicht in alle kosten nodig.
• Een grote zorginstelling had op één locatie een warmtekracht-
Van de kale productprijs en additionele kosten voor extra diensten (cost to serve) tot de kosten tijdens de levensduur van het product. Hebt u dit inzicht? Kunnen
koppeling (WKK). De leverancier had over het aardgasverbruik – onterecht – geen teruggave van energiebelasting toegepast. • Bij meer aardgas- of elektriciteitsaansluitingen op één adres,
leveranciers deze transparantie geven? Wij onderzochten
waarvoor de gemeente één WOZ- beschikking heeft
het de afgelopen maanden in Nederland en presenteren u
afgegeven, hebt u recht op restitutie van energiebelasting.
samen met Krist'l Krols, Director Research Network Healthcare van de Vlerick Leuven Gent Management School, de onderzoeksresultaten in Nederland en België.
• Instellingen met aanleunwoningen die via één aardgasaansluiting worden verwarmd vallen in het hoogste energiebelastingtarief (blokverwarming), maar er zijn restitutiemogelijkheden. • Door de Belastingdienst als ‘Algemeen Nut Beogende
>>Wie wordt er beter van meer van hetzelfde?
Instelling’ aangemerkte organisaties kunnen, onder bepaalde
Theo Camps, hoogleraar organisatie- en bestuurskunde
voorwaarden, gebruikmaken van de regeling om 50%
aan Tias Business School van de Universiteit van Tilburg en bestuursvoorzitter van Berenschot, schetst in zijn presentatie het belang van kennis delen, ervaringen uitwisselen en samenwerken buiten de gebaande
energiebelasting terug te vorderen. • Bij zeer grote panden die vaak meer dan 10 miljoen kWh per jaar verbruiken, wordt soms het verkeerde energiebelastingtarief in rekening gebracht. Wilt u weten of u voor (gedeeltelijke) restitutie in aanmerking
paden. Met praktische handvatten en tips.
komt? Neem contact op met Hellemans Consultancy. Restitutie >>Onder de vakkundige leiding van dagvoorzitter
aanvragen bij de Belastingdienst kan tot maximaal 5 jaar met
Frénk van der Linden (freelance
terugwerkende kracht.
journalist) vertellen leden en leveranciers over hun ervaringen met TCO, cost to serve en MVO. Tijdens de afsluitende paneldiscussie krijgt iedereen de kans om standpunten uit te wisselen met de sprekers.
4
intrakoop
an meld u naaar Ga enda op g a e d p.nl a intr koo
meer informatie Hellemans Consultancy, Lisanne Nagtegaal, (030) 767 01 20 of via
[email protected]. Onder de naam Intrakoop Energie biedt Intrakoop met Hellemans Consultancy leden collectieve en individuele dienstverlening aan op het gebied van energie.
nieUws
Nieuwe overeenkomsten Kijk voor meer informatie op www.intrakoop.nl en teken in.
Portiedesserts Een Intrakoop-overeenkomst voor portiedesserts. Dat was de grote wens van veel leden. Het verwachte volume voor zo’n overeenkomst liep zelfs op tot bijna 1 miljoen euro. Het resultaat: een best deal garantie met zuivelhoeve én met Heida. De producten van Zuivelhoeve zijn rijk van smaak, zonder toevoeging van vet, en ook zeer geschikt voor mensen met slikproblemen. De boerenstand-yoghurt van Heida is dit jaar gekozen tot de beste en lekkerste boerenyoghurt van Nederland. Als u intekent op deze overeenkomsten profiteert u van een aantrekkelijke bonus. Naar de administratieve afhandeling van de bonus hebt u geen omkijken. Dat regelt Intrakoop voor u.
Pacemakers Zeer scherpe condities. Intrakoop heeft een nieuwe overeenkomst met medtronic, wereldmarktleider in medische technologieën. U kunt nu pacemakers, leads en bijbehorende accessoires tegen zeer interessante kortingen inkopen. Hebt u al een overeenkomst met Medtronic? Dan kunt u deze omzetten naar de Intrakoop-overeenkomst, zodat u direct profiteert van de verbeterde condities.
Medische voeding Bij de behandeling van ondervoeding hebben patiënten vaak moeite om trouw hun drinkvoedingen te gebruiken door de mindere smaak. Fresenius kabi heeft een breed assortiment drinkvoedingen met uitstekende en bijzondere smaken, samenstellingen en consistenties. Fresubin®-drinkvoedingen hebben een melk-, soja of sapbasis. Ze bestaan uit drankjes, poeders, crèmes en verdikte drinkvoedingen voor dysfagiepatiënten. U kunt ze nu inkopen tegen scherpe condities. Bovendien gelden speciale Intrakoop-prijzen voor voedingspompen en ontvangt u een interessante individuele ledenbonus.
Slim inkopen van eten en drinken De Intrakoop-folder ‘Eten en drinken 2012’ is uit. Daarin vindt u alle overeenkomsten overzichtelijk bij elkaar. Met beknopte informatie over de producten, merken, distributeurs en natuurlijk de Intrakoopcondities en unieke voordelen. Slim inkopen was nog nooit zo eenvoudig. De folder zit bijgesloten bij dit bulletin. Is dat niet het geval, vraag de folder dan aan via onze Ledenservice (0418) 65 70 70.
DE inkoopcoöpEratiE van DE zorg
5
Wim Pannekoek:
‘Ondervoeding? Zorg dat je maaltijd in elk geval smakelijk is’ 6
intrakoop
in gesprek met Als relatief kleine partij levert Coöperatie Langerhuize dagelijks duizenden vooral ‘speciale’ maaltijden aan zorginstellingen, maar ook aan luchtvaart, horeca, Defensie en gevangeniswezen. “De markt van eten en drinken in de zorg is volop in beweging en wij daardoor ook”, zegt directeur Wim Pannekoek.
‘Specialisme zorgt voor onderscheid’ De ontwikkelingen in de branche “Eten in de zorg is geprofessionaliseerd. Het gros van de zorginstellingen heeft geen eigen keuken meer. In plaats daarvan richten ze zich op de service voor en tijdens het eten. Vroeger leverden producenten de voorbestelde maaltijden in porties op een bord. Nu is de productie anoniemer en meer gestandaardiseerd, waardoor je ook grote partijen de markt ziet betreden. Bovendien staan andere cateringmarkten en de horeca onder druk, waardoor er meer spelers in de zorg komen rondkijken. Instellingen nemen hun kans waar en kopen meer en meer in op prijs. Eten en drinken is een vechtmarkt aan het worden.”
Specialisatie als onderscheidend vermogen “Langerhuize levert 4000 maaltijden per dag. Andere partijen leveren soms vele tienduizenden maaltijden af. Door het grote verschil in volumes zoeken leveranciers steeds vaker naar specialisatie en vernieuwende concepten. Je kunt je prijs immers niet blijven verlagen. De branche staat voor een uitdaging. Langerhuize heeft ervoor gekozen om speciale maaltijden uitgebreider te vermarkten. We gaan bijvoorbeeld specials in meer ziekenhuizen aanbieden. Verder nemen de kansen op de thuismarkt toe. Denk aan verse maaltijden van topkwaliteit, met een nieuw regenereersysteem, een nieuwe manier van opwarmen die de magnetron in de schaduw stelt. Plus onderscheidende service. Wij zien de markt echt die kant op bewegen.”
Inkopen en leveren “Wij zijn leverancier, maar kopen natuurlijk ook in. Als lid van Intrakoop maken we graag gebruik van de geboden diensten. Grondstoffen zijn dertig procent van onze omzet, terwijl eten en drinken in zorginstellingen één tot vijf procent van de omzet behelst. Het is voor ons zo belangrijk om goede ingrediënten voor de maaltijden te hebben dat we niet bij één enkele groothandel kopen, zoals veel instellingen doen, maar bij de beste specialisten. Die zijn op hun gebied ook nog eens goedkoper dan de groothandel, als je tenminste in onze hoeveelheden afneemt.” Langerhuize als coöperatie “Coöperatie Langerhuize bestaat sinds 2004 en komt voort uit een samenwerkingsverband van een ziekenhuis, een groep verzorgingshuizen en een psychiatrische instelling. Respectievelijk Amstelland, Brentano Amstelveen en het Sinai Centrum. Gezien onze doelen is het de ideale rechtspositie. Van huis uit maken we met name speciale maaltijden voor zowel leden als de vrije markt en zoeken we continuïteit en kwaliteit. We willen dat bedrijfsmatig verantwoord doen, in nauwe onderlinge samenwerking en zonder focus op winstmaximalisatie.” De ontstaansgeschiedenis “Vanwege historische redenen voelen we ons verbonden met inkopende zorginstellingen. In de jaren negentig had ziekenhuis Amstelland, waar ik hoofd Hoteldienst was, behalve een algemene functie in de streek, de verpleging dE inkoopcoöperatie van de zorg
7
van orthodox-joodse patiënten als specialiteit. Het was uniek in WestEuropa dat er in het ziekenhuis ook een koosjere keuken was. Duur in exploitatie, maar er kwam iets goeds uit. Ik dacht: misschien kunnen we met al die capaciteit en kennis nog meer doen. Ik ging naar de KLM en vanaf 1994 verzorgden we dus voor dat luchtvaartbedrijf alle koosjere maaltijden. We zaten nog intern in het ziekenhuis, maar de cateringactiviteit begon zich uit te breiden. Niet alleen vanuit de koosjere keuken, ook vanuit de algemene keuken. We leverden aan steeds meer commerciële en zorginstellingen.”
Aanbod creëert vraag ”Marketingtechnisch gezien was, en is, de professionele koosjere keuken vaak een binnenkomer. Als je eenmaal binnen bent, leren klanten je werkwijze kennen: echte koks, kwaliteit, service, goede basismaterialen. Aanbod creëert dan vaak een nieuwe vraag. Afnemers zagen dat we ook reguliere maaltijden konden leveren en andere specials, zoals medische diëten, consistentie en wensdiëten. Wij richtten de bedrijfsprocessen daar vervolgens op in. Het idee om ook formeel los van het ziekenhuis verder te gaan kwam als een logisch vervolg.”
Wim Pannekoek Opleiding: Facilitaire Dienstver lening (voorheen THW), Deventer; MBA, Business School Nederland
Maatwerk “Als leverancier willen wij graag bijdragen aan oplossingen voor problemen die bij zorginstellingen spelen. Bijvoorbeeld ondervoeding, een kwestie die vooral speelt in verzorgingshuizen. Leveranciers kunnen er in ieder geval voor zorgen dat de maaltijd smakelijk is, zodat mensen worden uitgenodigd om te gaan eten. Verder zijn de wijze waarop de maaltijd wordt geregenereerd en opgediend van groot belang, net als de service en de ambiance. Als leverancier heb je daar deels invloed op, maar je kunt wel meedenken. In dat opzicht ben je toch een keuken op afstand. Wat ik gelukkig wel kan zeggen is dat in de huizen waaraan wij leveren en waarmee wij overleggen ondervoeding nauwelijks een issue is.”
Huidige directeur Coöperatie functie: Langerhuize U.A. sinds 2004. Langerhuize: ‘De omzet is € 8,2 miljoen en er zijn 90 medewerkers’ Werkte bij: hoteldienst Ziekenhuis Amstelland (Hoofd, 1990-2004).
Cijfers &s Trend
Bezuinigingen: in 2011 is in de zorg de omzet van voeding & drinken met 2,3% gedaald naar 1281 miljoen. Trend: meer keuzevrijheid. Cliënt kiest pas ’s middags wat er ’s avonds op zijn bord ligt. Ook steeds vaker mogelijk om te kiezen of je op je kamer eet of in het restaurant.
Trend: meer creativiteit. Gedwongen door krappere budgetten is in verzorgingshuizen meer aandacht voor restverwerking. Er wordt ook vaker slim samengewerkt met lokale leveranciers van versproducten.
8
intrakoop
op maat Instellingen kunnen zowel kwalitatief als financieel vaak nog een flinke slag maken bij de samenstelling van het assortiment Eten & Drinken. Intrakoop introduceert daar om een nieuwe service: de assortiment scan.
5 REDENEN OM ETEN & DRINKEN TE SCANNEN Peter Oudijn, inkoper/productmanager en verantwoorde-
soms wel 10%. Sommige zorgorganisaties hebben hun
lijk voor de uitvoering van assortiment scans: “We hebben
assortiment en afspraken dusdanig goed op orde, dat er
veel kennis in huis over fabrikanten en distributeurs en
onder de streep eigenlijk weinig voordeel meer te behalen
adviseren onze leden graag waar de kansen liggen.“ Hij
is. Toch zijn leden ook in zo’n geval tevreden met de
zet de 5 voordelen van de assortiment scan op een rij:
uitkomst van de scan. Het is altijd prettig om te horen
Brede kijk
dat je de zaken goed geregeld hebt.” “Bij een opdracht voor een assorti-
ment scan ligt de focus niet meteen op de afnamecijfers.
Snel en kosteloos
We gaan eerst in gesprek met de zorginstellingen: wat
loos voor u aan het werk. Het enige wat u hoeft te doen, is
willen ze precies met Eten & Drinken? Is switchen naar
ons vooraf van de benodigde informatie voorzien. Meestal
een ander product of merk een optie? Overstappen naar
kunt u al binnen twee weken een advies op maat verwach-
een A-merk is door interessante bonusafspraken soms
ten. Daarin staan niet alleen tips voor quick wins, maar ook
maar een fractie duurder of zelfs gelijk in prijs, terwijl je
adviezen voor structurele besparingen.“
meer kwaliteit biedt. Uiteraard kijken we ook naar de vraag
“Intrakoop gaat koste-
achter de vraag. Elke zorginstelling heeft een eigen visie en
Beste voorwaarden
daar houden we rekening mee in ons advies na de scan.”
te maken van de Best Value Deal-bonusregelingen die
transparant
“Besluit u gebruik
Intrakoop met fabrikanten heeft afgesloten, dan regelen “Om een goede scan en een
wij de volledige administratieve afhandeling. Van het
gedegen advies mogelijk te maken, hebben we niet alleen
verzamelen van afnamegegevens bij distributeurs tot de
inzage nodig in de samenstelling van het huidige pakket,
controle en afrekening van bonus bij fabrikanten. Daarna
maar ook in bestaande bonusafspraken. Zowel van fabri-
maken we alle bonusbedragen van verschillende fabrikan-
kanten waar Intrakoop zelf afspraken mee heeft, als van
ten in één keer aan een Intrakoop-lid over. Zorginstellin-
fabrikanten waar Intrakoop geen afspraken mee heeft.
gen hoeven niet meer aan de slag met verschillende om-
Hiermee maken we samen de markt van Eten & Drinken
zetrapportages en bonusafrekeningen van verschillende
transparant! Uiteraard gebruiken we deze informatie al-
fabrikanten. Daarmee nemen we ook fabrikanten werk
leen om een zo volledig mogelijk advies te kunnen geven
uit handen, wat weer leidt tot de beste condities. Deze
en te kunnen controleren welk voordeel deze afspraken
werkwijze is voor alle partijen voordelig en zo
opleveren voor de betreffende instelling.”
maken we goede voeding samen beter betaalbaar.”
Financieel voordeel
“Of een switch
in een assortiment lucratief is verschilt per instelling en
Meer informatie
per fabrikant. Variërend van een minimaal voordeel tot
Uw Intrakoop-adviseur: (0418) 65 70 70.
DE inkoopcoöpEratiE van DE zorg
5 9
Betrokken bij duurzaamheid Het project ‘Lekker Betrokken’ ondersteunt verduurzaming van de voedselketen in de zorgsector. Een gesprek met
vergroten van de bewustwording hebben we partijen in beweging kunnen krijgen; zorgverleners maar ook leveranciers”, zegt
projectleider Phyllis den Brok: “Eten en drinken zijn bij
Den Brok, die van het Brabantse project de
uitstek geschikt om maatschappelijk verantwoord onder
leveranciers zien we dat accountmanagers
nemen in de zorg vorm te geven”.
trekker was: “Bij veel voedingsmiddelenin het zuiden van het land in hun klantgesprekken meer nadruk leggen op duurzaamheid. Simpelweg omdat ze meer instellingen spreken die daarmee bezig zijn.
Landelijk gaan zorginstellingen erg
Op den duur gaat het elkaar versterken.”
verschillend om met duurzaamheid op
10
intrakoop
het gebied van voeding. De provincie
Duurzaam proces
Noord-Brabant loopt voorop, mede door
De onderlinge verschillen tussen zorg-
een initiatief als ‘Een Mooie Maaltijd in
instellingen waren voor de landelijke
Brabant’, een regionaal project dat het
vereniging voor Food en Hospitality
gebruik van biologische en streekeigen
Management binnen de Gezondheids-
producten stimuleerde. “Door het
zorg (VHVG) aanleiding om het nationale
actUeeL
1
Waarom sponsort intrakoop ‘Lekker Betrokken’?
2
Edward Mutsaers, directeur advies en communicatie bij Intrakoop: “Meer variatie in de contracten voor eten en
3
drinken en een opsplitsing van de total cost of ownership in de kale productprijs en de kosten voor aanvullende diensten (cost to serve), zijn speerpunten van Intrakoop. Ze sluiten goed aan bij de
1
doelstellingen van 'Lekker Betrokken'.”
project ‘Lekker Betrokken’ te starten.
Doelen
Dit project gaat een stap verder dan het
Onder de paraplu van ‘Lekker Betrokken’
Brabantse initiatief. “We willen duurzaam-
zullen diverse deelprojecten ontstaan.
heid breder insteken dan het gebruik van
“Iedere instelling kan er via zo’n deel-
biologische, fairtrade en/of streekproduc-
project zijn eigen invulling aan geven.
Mutsaers: “Maatschappelijk verantwoord
ten. Ook non-foodproducten en proces-
Alleen op die manier is er kans van slagen
inkopen staat hoog op het wensenlijstje
sen kunnen duurzamer. Denk daarbij aan
dat duurzaamheid structureel wordt
van veel zorginstellingen. Maar inkopers
het transport van voedingsmiddelen of
ingebed in de concepten, het beleid en de
hebben de angst dat verantwoorde
het tegengaan van verspilling. En we
vastgestelde werkwijzen van een orga-
producten duurder zijn. De kale product-
willen meer aandacht voor de ‘P’ van
nisatie.” Kennisuitwisseling en het naar
prijs van biologische voedingsmiddelen is
people, door bijvoorbeeld het personeels-
buiten brengen van best practices zijn
weliswaar vaak hoger, maar intensieve
beleid onder de loep te nemen, cliënten
andere belangrijk onderdelen van ‘Lekker
samenwerking met leveranciers en
aan te spreken of cliëntenraden bij het
Betrokken’. “Instellingen kunnen inspiratie
afstemming van gezamenlijke processen
onderwerp eten en drinken te betrekken.
opdoen en leren van elkaars ervaringen.
kunnen de verspilling in de keten en de
Binnen instellingen willen we een discussie
Eten en drinken is binnen het project het
cost to serve omlaag brengen. Door dat
op gang brengen over hoe zij duurzaam-
vehikel om de discussie en de uitvoering
kostenvoordeel te delen met de zorginstel-
heid in hun eigen dagelijkse praktijk
vorm te geven.”
ling is er voor beide een win-winsituatie”.
2 Hoe duur is duurzaam?
3
1
2
structureel kunnen vormgeven.”
Droom “Eten en drinken leent zich bij uitstek
De interne discussie zou niet alleen
om aan te haken op het people-aspect
moeten worden gevoerd binnen de voe-
van duurzaamheid”, vindt Den Brok:
dingsdienst. Maar ook met verzorgenden,
“Denk aan eigen verantwoordelijkheden,
Mutsaers: “In veel nieuwe raamcontrac-
artsen, inkopers, raden van bestuur,
gezondheid, behoud van vaardigheden
ten maakt Intrakoop onderscheid tussen
cliënten en hun familie. Den Brok: “Om
en de sociale aspecten van het samen
de kale productprijs en de cost to serve.
zaken structureel te veranderen, heb je
genieten van de maaltijd. Bovendien
Hiermee geven we leden meer
een breed draagvlak nodig. Dat is vaak
gebruiken instellingen hun beleid op
keuzemogelijkheden en een goed
lastig te realiseren en kost veel tijd. Instel-
voeding steeds vaker als middel om
uitgangspunt voor een gesprek met hun
lingen kunnen daarom ook aan laagdrem-
zich van anderen te onderscheiden.”
leverancier over de inrichting van
pelige onderdelen van ‘Lekker Betrokken’
Het project gaat drie jaar lopen en er zijn
processen. Als we de gedachte ‘zo
meedoen. Je zou bijvoorbeeld een student
diverse kwantitatieve doelen geformu-
goedkoop mogelijk inkopen’, vervangen
kunnen vragen onderzoek te doen naar
leerd, maar het echte doel van Den Brok
door ‘samen de keten zo efficiënt
voedselverspilling in de keten. Hoeveel
overstijgt die cijfers: “Het is mijn droom
mogelijk inrichten’, komen we tot heel
voeding wordt weggegooid? Daarmee
dat instellingen die hieraan meedoen,
andere concepten en meer toegevoegde
creëer je relatief eenvoudig een startpunt
duurzaamheid straks als vanzelfsprekend
waarde.”
voor discussie en verbetering.”
criterium meenemen bij elke beslissing.”
DE inkoopcoöpEratiE van DE zorg
3
Welke rol speelt intrakoop?
Breed draagvlak
11
GGZ Delfland ontwikkelde een nieuwe visie op eten & drinken. Al snel bleek dat daar een nieuwe voedingsleverancier bij hoor de. Ellen Dekker, manager facilitair bedrijf en vastgoedbeheer, en Roy Martini van Intrakoop vonden samen de juiste match.
Gastvrijheid en genieten Aan de Sint Jorisweg, de hoofdlocatie van GGZ Delfland
voldeed. “Daarnaast hadden we te maken met een
in Delft, kunnen cliënten en medewerkers kiezen wat ze
10-jarig contract dat wel erg voordelig was voor de
willen eten tijdens de dagelijkse maaltijden. Neem het
leverancier. We zijn niet eens meer met die partij gaan
avondeten: iedereen eet wat de pot schaft, maar er is
onderhandelen.” GGZ Delfland moest dus op zoek
niet één pot, er is ruime keuze. De tafels zijn gezellig
naar een leverancier die aansloot bij de nieuwe visie
aangekleed en iedereen schept zelf op. Tijdens het
en goedkoper was.
gezamenlijk eten is er aandacht voor elkaar en de maaltijden zijn hoogtepunten van de dag geworden.
Pittige stellingen
Dat was tot voor kort heel anders. Via plateservice
Om die twee doelen te bereiken, werd samenwerking
kreeg iedereen tijdens de gezamenlijke maaltijd het eten
gezocht met Intrakoop, of zoals Dekker zegt: “Roy
op een dienblad aangereikt. Die maaltijd was bereid door
Martini werd ingevlogen. Wij hadden al een ‘commissie
een andere instelling. “Er was weinig aandacht voor de
eten & drinken’ gevormd, die bestond uit vertegenwoor-
maaltijden en zaken daaromheen, terwijl dat belangrijke
digers van de cliëntenraad, de diëtist, afdelingsvertegen-
momenten zijn voor onze cliënten”, vertelt Ellen Dekker.
woordigers van de hoofdlocaties in Delft en Schiedam, facilitair coördinator André Kokshoorn (zie kader op
Te duur
pagina 14) en ikzelf. Roy heeft veel ervaring met dit
Vorig jaar besloot ze dat rond eten & drinken een
soort zaken en sloot soepel in die commissie aan. Hij is
passende visie moest komen. Dekker: “Onder de titel
scherp op details en financiële zaken. Tijdens de bijeen-
‘Eten & drinken, Gastvrijheid en Genieten’ hebben we de
komsten poneerde hij pittige stellingen om discussies aan
nieuwe visie vastgelegd in een beleidsnota. In het kort
te zwengelen. Dat was prettig werken en droeg veel bij
komt het erop neer dat we bij de maaltijden beleving
aan onze nieuwe visie op voeding.”
(ambiance en sfeer) en gastvrijheid (aandacht voor
12
elkaar) willen creëren.”
Voorwerk door Intrakoop
Al snel bleek dat daarbij keuze uit maaltijden hoorde en
Tegelijkertijd werd de zoektocht naar een andere leveran-
de plateservice van de bestaande leverancier niet meer
cier in gang gezet. “We konden een aanbesteding doen
intrakoop
intrakoop services
Ellen Dekker, manager facilitair bedrijf en vastgoedbeheer GGZ Delfland
bij leveranciers of een keuze maken uit de drie partners van Intrakoop. Daar heb ik niet lang over hoeven nadenken”, vertelt Dekker. “Waarom zou ik het voorwerk dat Intrakoop al gedaan had, negeren?” Uiteindelijk werd het leverancier Huuskes, wegens de scherpe prijs, de goede kwaliteit en het gebruiksvriendelijke bestelsysteem HUIB. Dekker: “In dat systeem kunnen onze medewerkers de maaltijden bestellen op het aantal personen, in plaats van het aantal grammen. Bij dat laatste voorzag ik problemen. We hadden alles rond voedsel uitbesteed aan de leverancier en daardoor was er op dit gebied weinig kennis in huis. De kennis bij Huuskes over voedsel en alles wat daarmee samenhangt, is erg belangrijk voor ons.”
Besparing GGZ Delfland besloot het basispakket met multiportiemaaltijden te nemen. “Die leveren ze voor één tot zes personen en er zit veel flexibiliteit in. Van tien kilo
'Op een bedrag van 1,8 miljoen besparen we nu drie ton' aardappelen tot een eenpersoonsportie gebakken aardappelen zonder zout: alles is mogelijk. De voordelen ten opzichte van de vorige leverancier zijn duidelijk. Cliënten en medewerkers kunnen nu dagelijks kiezen uit twee verschillende maaltijden en de afdelingen zijn vrij in hun keuze van maaltijden. Bij de vorige leverancier moest de maaltijdkeuze drie weken van tevoren worden opgegeven, hoewel de leverancier elke dag langskwam.
dE inkoopcoöperatie van de zorg
13
intrakoop services
op de afdelingen samengesteld: een voedingsassistent en een verpleegkundige die zich hardmaken voor deze manier van werken en collega’s helpen, die in eerste instantie wat moeite hebben met bestellen via het HUIB-systeem. Ook zijn we bezig om de ruimte die het Ellen Dekker: "Als je graag een broodje bal wilt eten, dan bestel je dat gewoon."
systeem biedt te ontdekken. Zo laten we de vastgestelde menucyclus waaruit de afdelingen kunnen kiezen, langzaamaan los. Dat betekent dat ze alle mogelijkheden van
Bij Huuskes bestellen we drie dagen van tevoren en
het systeem kunnen gaan benutten. Als bijvoorbeeld een
Huuskes levert vier keer per week. Op een bedrag van
afdeling op zaterdag graag een broodje bal wil eten, dan
1,8 miljoen euro besparen we met de overstap naar deze
bestellen ze dat.”
nieuwe leverancier zo’n 3 ton per jaar. De dagprijs van de maaltijd daalt daarmee van dertien naar acht euro.”
Open communicatie Dankzij open communicatie is de overgang naar het
Broodje bal
nieuwe beleid rond eten & drinken soepel gegaan.
Huuskes is meer dan leverancier alleen, vindt Dekker:
“Natuurlijk waren sommige managers bang dat dit alleen
“Wekelijks komt een accountmanager langs om te kijken
maar meer werk zou opleveren. Maar we hebben vanaf het
hoe het loopt en of er verbeteringen aan het systeem zijn
begin afdelingen en managers erbij betrokken en veel
aan te brengen. Ze zijn echt onze partner op het gebied
gecommuniceerd over de voordelen van de nieuwe visie.
van eten & drinken. En niet onbelangrijk: cliënten en
Daarnaast hadden we alles tot in detail voorbereid, ook de
medewerkers zijn goed te spreken over de kwaliteit van
logistiek van de overzetting. Ik ben daar tevreden over. Op
het voedsel.” Er wordt wel een andere manier van werken
de dag waarop we overgingen, heeft Huuskes zich
van de medewerkers gevraagd: zij moeten de bestellingen
gepresenteerd met lekkere kleine hapjes waarmee ze hun
doen en - samen met de cliënten - afwassen. “Om dat
mogelijkheden en hun concept toonden. Heel verrassend
soepel te laten verlopen, hebben we ‘gastvrijheidsduo’s’
en lekker.”
André Kokshoorn, facilitair coördinator bij GGZ Delfland over het proces: “Er gaat veel aan zo’n overgang vooraf. Voorheen kregen we het eten dagelijks gekoeld aangeleverd. We hadden dus geen koelkasten en juiste stroomaansluitingen op de afdelingen. Die moesten er wel komen, omdat Huuskes vier keer per week levert en de chauffeur per afdeling de zuivel en maaltijden in de koelkast zet. Ook moesten we onze medewerkers intern gaan trainen voor het bestelsysteem van Huuskes. Vervolgens hebben we met Huuskes besloten de overgang in fases te doen. Eerst ons B-paviljoen (de open afdeling) en daarna de gesloten afdeling. Uiteraard waren er kinderziektes: er kwamen klachten over te lauw eten. Uit testen bleek dat het eten langer in de ovens moet staan: geen 30, maar 55 minuten. Nu zijn we het systeem verder aan het verfijnen. Wanneer dit systeem later dit jaar op de andere hoofdlocatie, in Schiedam, en op de verschillende daglocaties wordt ingevoerd, zal ik ze met de kennis die ik nu heb, goed kunnen ondersteunen.”
14
intrakoop
DienstverLening
SLA: gezond samenwerken naam: tsjerk Dijkstra Functie: teamleider restauratieve voorzieningen, accolade zorggroep “Regie en goede afspraken. Als je dat vooraf goed regelt, kun je veel extra werk voorkomen. Toen wij een jaar geleden in zee gingen met twee Intra kooppakketleveranciers moest er zowel admini stratief als logistiek nog veel omgezet worden. We hebben verschillende locaties, met ieder een eigen systeem en wensen. Dan vergt het nogal wat maatwerk en tijd om alles tot in detail goed te regelen. Achteraf gezien was het beter geweest als we, als vervolg op het programma van eisen, direct goede aanvullende afspraken hadden opgesteld, zodat duidelijk was wat we van leveranciers ver wachtten. Aangezien ik lid ben van de Contract beheergroep Eten & Drinken van Intrakoop heb ik samen met Intrakoop een format ontwikkeld voor individuele afspraken tussen zorginstellingen en leveranciers: de Service Level Agreement. Als extra service bij de Intrakoopovereenkomsten met voedingsdistributeurs. Uiteraard waren ook onze twee pakketleveranciers betrokken bij het vastleggen van de nieuwe afspraken. Het resultaat is een SLA waarin niet alleen meetbare eisen staan voor de geleverde kwaliteit en service, maar ook welke sancties er worden opgelegd als de prestaties onder de maat zijn. Overigens hebben wij als afnemer ook een duidelijke verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat onze medewerkers kennis van zaken hebben en de boel strak organiseren. Het werkt dus twee kanten op.” voordelen van een Service Level agreement (SLa): • Meten is weten en gissen is missen. Dat gaat ook op voor kwaliteitsmanagement. • Alles duidelijk op papier en handtekeningen eronder. Iedereen weet waar hij aan toe is. • Bonus-malusregeling stimuleert het leveren van bovengemiddelde kwaliteit. • Ondermaatse prestatie? Geen discussie: de afnemer krijgt de vooraf afgesproken vergoeding.
DE inkoopcoöpEratiE van DE zorg
15
interview
Koken?
De keuken aanhouden of maaltijden inkopen; het is een lastige keuze voor veel zorginstellingen. Zorggroep Plantein en Antonius Zieken huis in Sneek vonden in 2008 een bijzondere oplossing. Het geheime recept: de koks werken nauw samen.
16
Thijs Geerdink
zen enigszins vlak moeten zijn – zoutloos
convenience: “Met leveranciers maken
afdelingshoofd Centrale Keuken
en weinig kruiden – vraagt Plantein juist
we nu scherpe prijsafspraken voor een
Maaltijdservice Plantein/ Antonius.
om veel smaak, omdat oudere mensen
heel jaar en we werken regelmatig met
“In Sneek waren te veel instellingskeukens.
minder ruiken en proeven. Door met
leveranciers die aangesloten zijn bij
Schaalvergroting moest leiden tot kosten-
ouderwetse ingrediënten te werken en de
Intrakoop. De kwaliteit is goed en
beheersing. We zijn marktconform gaan
bereidingswijze aan te passen, proberen
Intrakoop doet het papierwerk. Aan het
werken: een lage prijs en gezond, veilig
we zoveel mogelijk een authentieke smaak
eind van het jaar vragen zij onze cijfers
en lekker eten.”
terug te brengen.
op. Op basis daarvan wordt onze korting
De directie van het Antonius Ziekenhuis
Ook dienen we de maaltijd een dag na de
berekend en die vloeit weer terug in de
besloot samenwerking te zoeken met
koelverse aanlevering bij Plantein al op.
maaltijdprijs. Ik ben tevreden met deze
andere instellingen in de omgeving.
Daarnaast zorgen we voor vitaminerijke
constructie.” Instellingen die voor de
In hun keuken worden nu ongeveer 1200
maaltijden met voldoende antioxydanten,
keuze tussen inkopen of zelf koken staan,
maaltijden voor het ziekenhuis zelf én voor
loopt er altijd een volledige vegetarische
raadt hij aan om, welke keuze ook wordt
diverse locaties van Zorggroep Plantein
cyclus mee en zijn wensmaaltijden
gemaakt, altijd de kwaliteit van de maal-
bereid. “Koks uit beide instellingen werken
mogelijk. Soms krijgen we van onze
tijden te waarborgen: “Vergeet nooit je
er samen en overleggen regelmatig wat
kinderafdeling ’s morgens nog de wens
klant! Onze koks hebben geregeld contact
er gekookt wordt. Door die nauwe
om een patat- of pizzadag te houden.
met onze klanten en gaan in gesprek
samenwerking kunnen we veel beter
De maaltijd die we op dat moment maken,
met bewoners.”
inspelen op speciale wensen dan een
wordt meestal ook aangeboden in het
groothandel ooit zou kunnen en wordt
restaurant waar personeel en bezoekers
de kwaliteit van het eten bewaakt”.
eten. Die flexibiliteit is de kracht van
Het is een uitdaging om de maaltijden
zelf koken.”
goed op elkaar af te stemmen, vertelt
Geerdink koopt voor negentig procent in
Geerdink: “Terwijl maaltijden in ziekenhui-
bij versleveranciers, tien procent is
intrakoop
Inkopen?
Tips van p Intrakoo
Roelof Oosterhoff
broodmaaltijden en warme gerechten rond
De keuze voor koken of inkopen is
hoofd keuken Zorggroep Plantein
de hoofdmaaltijd, zoals soep. Daarin heb ik
sterk afhankelijk van de visie, ambitie
in Sneek (De Lelânen).
alle vrijheid. Geregeld houden we hier
en marketingstrategie van uw
Ook op de locaties van Zorggroep Plantein
thema-avonden, waarvoor ik ook zelf kook.
zorginstelling. Gaat uw directie voor
stond men voor de keuze koken of
We hebben nog steeds een kleine keuken
vernieuwing en gastvrijheidszorg? Of
inkopen. “Tien jaar geleden constateerde
met voorraad, en ik ben en blijf kok.” Het
is eten en drinken meer een
een onderzoeksbureau al dat we een
voordeel van het gezamenlijk produceren
noodzakelijk kwaad? Welke keuze u
verouderde keuken en verouderd keuken-
van maaltijden is dat de kwaliteit van het
ook maakt, kies in ieder geval voor
materiaal hadden. Opnieuw investeren
voedsel van goed niveau is.
een integrale aanpak. Betrek een
was niet rendabel. Maar Zorggroep
Een nadeel is dat bepaalde producten
ervaringsdeskundige bij uw proces en
Plantein wilde wel realiseren dat haar
moeilijk te regenereren zijn. “We krijgen
zorg voor voldoende draagvlak in uw
cliënten zelf menu en etenstijd kunnen
dagelijks de maaltijden aangeleverd.
organisatie. Tot slot: houd bij de
bepalen.” Uiteindelijk werd besloten om
Vervolgens portioneren en regenereren wij
implementatie rekening met eerder
samen met het Antonius Ziekenhuis één
die. Bij gepaneerde gebakken aardappelen
gemaakte keuzes om de verwachte
centrale keuken te realiseren in het
en bloemkool luistert het qua smaak en
meerwaarde of kostenbesparing
Antonius. “Het heeft prima uitgepakt. Er is
look bijvoorbeeld nauw in het regeneratie-
daadwerkelijk te realiseren. Intrakoop
niet echt sprake van een partij die levert en
proces. Door veel over dit soort zaken
heeft diverse leden bij hun voedings-
een partij die ontvangt. We stellen samen
te overleggen zijn we constant bezig het
trajecten begeleid en kan u ook van
een menuplan op waarbij iedereen
eindproduct te verbeteren. Als ik een
dienst zijn bij de keuze tussen koken
inspraak heeft en we hebben maandelijks
zorginstelling zou moeten adviseren over
of inkopen.
kokoverleg. Dan bespreken we de
inkopen of zelf blijven koken, dan zeg ik:
voortgang en eventuele verbeterpunten.
houd datgene waar je goed in bent, in
Het zijn korte lijnen, dus kunnen we snel
eigen hand. Dan blijft het werken leuk.
schakelen. Daarnaast bereid ik zelf nog de
Dat is heel belangrijk.”
dE inkoopcoöperatie van de zorg
17
LopenDe Zaken Intrakoop ondersteunt haar leden met collectieve raamovereenkomsten en individuele diensten.
Aanbestedingen • • • •
Textielvoorziening Medicijnen Implantaten Telefonie
Individuele dienstverlening op inkoop, facilitair en logistiek gebied:
Geplande inteken overeenkomsten • • • • •
Textielvoorziening Medicijnen Zorg- en transferhulpmiddelen Personenvervoer Medische raamovereenkomsten in samenwerking met ziekenhuizen • By pass overeenkomsten eten & drinken
Intrakoop Einkopen Intrakoop biedt in samenwerking met TBlox Einkopen, Egrootboek en Efactuurscannen aan. Bijna 100 leden gebruiken dit: • 42 verpleeg- en verzorgingshuizen • 14 instellingen voor de gehandicaptenzorg • 17 ziekenhuizen • 10 instellingen voor geestelijke gezondheidszorg • 15 diensten
coLoFon Nummer 2, mei 2012
Intrakoop Bulletin is een kwartaaluitgave voor alle leden van Intrakoop. Concept & Realisatie: Axioma Custom Media t (035) 548 81 40
• Intrakoop Inkoopcheck • Inkoopscan en -analyses • Individuele aanbestedingen en implementatie • Visieontwikkeling en doorberekening in kader van zorgzwaartepakketten • Conceptontwikkeling en doorberekening in kader van zorgzwaartepakketten • Implementatie van concepten • Leveren van tijdelijke capaciteit op operationeel, tactisch en strategisch niveau • Opzetten van de inkoopfunctie • Ondersteunen bij inkoopbeleidsplannen • Professionaliseren inkoopafdeling • Herinrichting en positionering van facilitaire bedrijven en diensten • Facilitaire scans en SWOT-analyses • Advies gebouwbeheer en -onderhoud in samenwerking met Bonum • Advies liftinstallaties in samenwerking met Liftintermediair • Besparingsprogramma’s implementeren • Advies over E-inkopen en begeleiden implementatie • Advies en ondersteuning bij transport, middelenvoorziening, textielbeheer en OK-, IC- en CSA-voorziening
Redactie: Communicatie Intrakoop, Colette van Bommel, Susanne Woning (Axioma), Menno de Boer, Mirjam Hulsebos, Egbert Jan Riethof Vormgeving: Axioma Custom Media
• Inkoop van aardgas en elektriciteit, collectief en individueel • Individueel contractmanagement • Energieadministratie: factuurcontrole (inclusief energiebelasting), factuurbeheer, gouden bestand • Energiemanagement: energiebesparingsplan, energiebeheer en energiedashboard, analyse WKK, advies op maat • Advies over subsidies • Advies over duurzaamheid Onder de naam Intrakoop Energie biedt Intrakoop in samenwerking met Hellemans Consultancy collec tieve en individuele dienstverlening op het gebied van energie.
mEEr inFormatiE: In de Activiteitenkalender 2012 op www.intrakoop.nl vindt u extra inkoopprojecten: aanbestedingen heronderhandelingen partijenaankoop Bel voor meer informatie uw Intrakoopadviseur of Ledenservice (0418) 65 70 70.
Illustratie: Ton Boon
Druk: Drukkerij Ten Brink
Fotografie: Ruud van Zwet, Goedele Monnens en René den Engelsman/de beeldredactie
Intrakoop Regterweistraat 11a 4181 CE Waardenburg t (0418) 65 70 70 e
[email protected] i www.intrakoop.nl twitter.com/intrakoop
Lithografie: Fritz Repro
Gehele of gedeeltelijke overname of reproductie van de inhoud van het Intrakoop Bulletin, op welke wijze dan ook, zonder voorafgaande toestemming van de auteursrechthebbende is verboden.
18
intrakoop
Profiteer van de Intrakoop korting!
SMEREN AAN TAFEL...
DOE JE MET BEBO
Naast de bekende portieverpakkingen is Bebo ook verkrijgbaar in handige kuipen. Zeer geschikt voor gezamenlijk gebruik in kleinschalige woonprojecten of als artikel in de winkel van de zorginstelling. Kijk op de website voor het brede assortiment!
NAAR HARTELUST SMEREN MET BEBO!
WWW.BEBO.EU
Zet dranken op de kaart!
Vochttekort? Zet in op kwaliteit en gastvrijheid
1 glas = 1 portie fruit
Voldoende vocht is belangrijk voor herstel van ziekte. Helaas lukt het niet altijd om patiënten/cliënten voldoende te laten drinken. FrieslandCampina biedt gevarieerde, smakelijke vruchtendranken. Met een aantrekkelijke presentatie geef je een gevoel van kwaliteit en gastvrijheid en is het mogelijk om op een ongedwongen manier de vochtinname te stimuleren. 1 glas = 1 portie fruit + extra calcium
Stimuleer vochtinname door drankenkar en drankenkaart Een drankenkar met een gevarieerd aanbod en een hoge zichtbaarheid van A-merken verhoogt het gevoel van kwaliteit, gastvrijheid en betrouwbaarheid. Een drankenkaart geeft overzicht en verleidt tot kiezen van een lekkere drank. Tip: geef een aantrekkelijke omschrijving van smaak, merk en overige kenmerken. Meer informatie? Ga naar www.frieslandcampinainstituut.nl en bestel GRATIS de brochure ‘Vochtbalans, zet dranken op de kaart!’
puur sap, milder van smaak.
lekker zoet en vol van smaak
de verfrissende dorstlesser met 15% vruchtensap
Wilt u hulp bij het inrichten van uw drankenkar en/of drankenkaart? Neem contact op met uw Account Manager of bel 033 713 33 33.
