nr 3 2011
bu l l e t i n
Sam van Buuren
“Online is met minder geld meer doen”
Intrakoop, de inkoopcoöperatie van de zorg
Online diensten voor betere inkoop Met kwaliteit kosten reduceren Inkoper en leverancier gaan voor dikke 8
“Ik ben Bewust Bunzl en houd het graag op een milieubewuste manier schoon en hygiënisch!”
De hygiëneproducten van Bewust Bunzl Maak kennis met Bewust Bunzl, hét gezicht voor het groene assortiment van King (onderdeel van Bunzl). Met Bewust Bunzl spelen we in op onze maatschappelijke verantwoordelijkheid met betrekking tot het milieu. En daarom bestaat ons groene assortiment alleen uit milieubewuste verpakkingen, disposables en hygiëneproducten. Het Bewust Bunzl-assortiment is zeer uitgebreid. Neem onze hygiëneproducten: bent u op zoek naar handdoek- of zeepdispensersystemen, RVSafvalbakken of vaatwasproducten? Bewust Bunzl heeft het allemaal. Kijk voor het volledige assortiment op: www.bewustbunzl.nl of neem contact op met één van onze accountmanagers via: (0344) 673 673.
inhoud INHOUD 10 14
06
16
04 Nieuws
12 Intrakoop Online
Nieuwe folders en
Meer transparantie,
overeenkomsten
betere inkoopbeslissingen
05 Intrakoop Energie
09 Geneesmiddelenwet
EnergyConcern:
Handhaving wet vraagt
online alles bij de hand
om kwaliteitsslag
en grote besparingen
06 In gesprek met
10 E-inkopen
inkoopstructuur van
Sam van Buuren
De eerste en honderdste
Vivium Zorggroep
Inkoper Vierstroom BV: “Dit model voorkomt dat je zelf het wiel moet
14 Intrakoop Services De nieuwe rendabele
over het inpassen van
16 Leveranciersprestatiemeting
gebruiker aan het woord
uitvinden”
18 Lopende zaken Overzicht aanbestedingen en lopende projecten
online middelen in
bedrijfsprocessen
VOORWOORD In de wolken
Frank Kaptein Directeur Intrakoop
Cloud computing. U bent deze term vast wel eens tegengekomen. Weet u ook wat het inhoudt? Het is een model dat het traditionele ict-landschap op zijn kop zette. Met cloud computing zijn applicaties als dienst in te kopen en online benaderbaar. Hierdoor hoeven bedrijfsgegevens in theorie niet meer intern te worden opgeslagen. Het is Software as a Service (SaaS). Software die op één centrale plaats draait en wordt gebruikt door vele organisaties. Dit maakt samenwerken nog eenvoudiger, daarom noemen wij het bij Intrakoop Samenwerking as a Service. Want dankzij SaaS kunnen wij u online oplossingen bieden die uw bedrijfs-
processen ondersteunen. Meer gemak, transparantie en kostenbesparing. ‘Hoe?’, vraagt u zich dan af. Neem als voorbeeld een zorginstelling die na verschillende fusies met medewerkers op diverse locaties werkt. De applicaties van iedere locatie afzonderlijk zijn niet voor iedereen toegankelijk. Er één omgeving van maken kost veel tijd, moeite en geld. Cloud computing biedt de oplossing, omdat iedereen vanaf zijn eigen plek van dezelfde bron en software gebruikmaakt en via de cloud met elkaar én de buitenwereld communiceert. Dat is waarom wij als coöperatie inzetten op SaaS. Zo komt coöperatief samenwerken nog beter tot zijn recht.
dE inkoopcoöperatie van de zorg
3
Als warme broodjes… Vanaf 1 september kunt u profiteren van de nieuwe Intrakoop-overeenkomst met Smilde Bakery. Een breed assortiment bake-off producten, specifiek afgestemd op de zorg. Van brood tot saucijzenbroodjes en van kaasbroodjes tot (mini) appelflappen. De snacks zijn van ambachtelijke kwaliteit en bereid met knapperig
2 nieuwe overeenkomsten
bladerdeeg. Onder het merk ZoGood
Kijk voor meer informatie op www.intrakoop.nl en teken in.
5% extra korting.
biedt Smilde Bakery bovendien verantwoorde snacks: minder vet, zout en calorieën. Alles tegen een aantrekkelijke Intrakoop-bonus van 5%. Tot en met 31 december 2011 ontvangt u nog eens
Duurzame sanitaire producten Hygiëne, veiligheid, bedieningscomfort en
Grohe Nederland levert via de Technische
betrouwbaarheid. Het zijn de belangrijkste
Unie al jarenlang aan zorginstellingen.
uitgangspunten voor sanitair producten in
Dat blijft zo, alleen krijgt u via deze
uw zorginstelling. Grohe weet dat als geen
nieuwe Intrakoop-overeenkomst extra
ander. Het bedrijf staat bekend om de
korting op de standaardverkoopprijzen
kwaliteit en duurzaamheid van zijn kranen,
van Grohe. Tekent u in op de Intrakoop-
thermostaten, douchegarnituren, inbouw-
overeenkomsten met Grohe en Technische
systemen en overige accessoires voor
Unie, dan profiteert u dus van nog
badkamers, toiletten en keukens. U hebt
aantrekkelijkere condities.
vijf jaar garantie. Ontstaan er dan toch problemen, dan zorgt Grohe voor een snelle oplossing.
Intrakoop breidt foldermateriaal uit Nieuwe folders voor Intrakoop Online
Inkoopdiensten op maat
en Intrakoop Services. U vraagt ze op
Steeds meer leden doen een beroep op
via onze Ledenservice (0418) 65 70 70.
Intrakoop Services. Onze consultants en ontwikkelaars die u ondersteunen met specialistische kennis, ervaring en
4
Online besparen voor betere zorg
capaciteit. Op het gebied van inkoop,
Uw inkoopprocessen eenvoudig en snel
logistieke en facilitaire dienstverlening.
optimaliseren met een uitgebreid pakket
U kunt rekenen op de meest effectieve
aan online diensten. Voor elektronisch in-
oplossing voor uw instelling. De consul-
kopen, factuurscannen, het monitoren van
tants zijn volstrekt onafhankelijk in hun
contracten, vergelijken van inkoopkosten
advies. Tegelijkertijd verliezen ze de missie
en het meten van prestaties. U kunt
van Intrakoop niet uit het oog: samen
ze afzonderlijk inzetten of combineren.
maken we goede zorg beter betaalbaar.
intrakoop
nieuws Ledenbijeenkomst: 7,9 Met dit cijfer waardeerden leden en leveranciers de ledenbijeenkomst van dinsdag 21 juni. De reacties waren lovend. Wat spreekt de bezoekers aan? Enthousiaste geluiden hoorden we bijvoorbeeld over de presentaties van Jeroen van de Rijt (senior management consultant bij Scenter) en Theo Poiesz (hoogleraar economische psychologie aan de TiasNimbas Business School van de Universiteit van Tilburg). Van de Rijt is ervan overtuigd dat prestatie-inkopen de nieuwe aanpak is om betere inkoopresultaten te bereiken. Poiesz geeft aan dat er virtual guardian angels (VGA’s) ontstaan. Organisaties die voor hun klanten selecteren, organiseren, coördineren en regisseren. Om ‘rompslomp’ uit handen te nemen, kosten te besparen en kwaliteit te verhogen. Waarom komen bezoekers naar de ledenbijeenkomst? Om op de hoogte te blijven, te netwerken en ervaringen met collega’s te delen. Dit keer vertelden Huug van
Online inzage in al uw energiezaken Hoe verhoudt uw energieverbruik zich tot uw ingekochte energie? Hoe zijn uw totale energiekosten opgebouwd? Met EnergyConcern bent u 24 uur per dag op de hoogte van al uw energiezaken.
der Velden (manager facilitaire zaken bij Stichting Prisma), Alice Abrahamse
Hellemans Consultancy, partner in Intrakoop Energie, biedt u EnergyConcern aan.
(manager facilitair beheer bij Bouman
Deze online monitoring service, ook wel dashboard genoemd, toont de meest actuele
GGZ) en Hans de Krijger (senior inkoper
gegevens van uw meetbedrijf en leverancier(s). Ook de data uit uw individuele inkoop-
bij de Mutsaersstichting) respectievelijk
contract kunt u erin opnemen. Bovendien krijgt u in het dashboard de specificatie van
over hun aanbesteding medicijnen,
uw transportkosten, zodat u precies ziet hoe uw totale energiekosten zijn opgebouwd.
aanbesteding voeding en keuze voor
U hebt dus al uw energiegegevens in een oogopslag bij de hand.
energie. Verder praatte adviseur Gijs
Maar EnergyConcern gaat verder. Het dashboard geeft u een signaal, wanneer u de
van Leeuwen iedereen bij over de
afgesproken bandbreedte en contractcapaciteit overschrijdt of daar te ver op achterblijft.
Intrakoop leveranciersprestatiemeting.
U kunt dan direct ingrijpen en aanzienlijke kostenbesparingen realiseren. Ook benchmarking is mogelijk. U kunt uw verbruik zowel concernbreed als per locatie vergelijken.
Presentatie gemist?
Bij afwijkend verbruik kunt u tijdig reageren.
Was u niet aanwezig of wilt u een van de presentaties nog eens nalezen? Dat kan. Kijk op www.intrakoop.nl.
ende de volg denle omst: k n bijee ber 8 decem
Meer informatie:
Dashboard geeft inzicht in:
Hellemans Consultancy, Ingrid de
• Ingekochte energie en werkelijk verbruik
Koning, (030) 225 50 11 en op
• Budget en kosten
www.hellemansconsultancy.nl/energy-
• Specificatie van uw transportkosten
concern-energie-dashboard.
• Prognose en verbruikte energie
Onder de naam Intrakoop Energie biedt
• Contractcapaciteit/gecontracteerd
Intrakoop met Hellemans Consultancy leden collectieve en individuele dienst-
vermogen en benutte capaciteit • CO2 footprint van uw energieverbruik
verlening aan op het gebied van energie.
dE inkoopcoöperatie van de zorg
5
6
intrakoop
in gesprek met
Meer met minder Alles kan slimmer, ook inkopen. Online middelen
betekent dat je door anders te organiseren en in te kopen een werknemer meer laat doen. Hard nodig, want de vraag neemt toe bij steeds minder beschikbaarheid van personeel.”
Zorg 2.0 “Dat is een project van Lucien Engelen vanuit het UMC St Radboud. Een initiatief is bijvoorbeeld een online community voor jonge mensen met kanker. Zij delen ervaringen, geven elkaar adviezen en steun, in hun eigen woorden. Het algemene idee is patiënten online te verbinden zodat ze elkaar op therapieën, diëten, artsen en boeken wijzen en elkaar steun geven. Dit ontlast het verplegend personeel, dat steeds minder tijd heeft om zich ‘aan het bed’ in verhalen te verdiepen. Bovendien zijn zulke uitwisselingen voor zorgprofessionals een bron van
genoeg, maar een andere manier van denken is
informatie over wat er leeft; zo krijgen ze inspiratie om de
noodzaak. Hoe pas je de bedrijfsprocessen aan?
raadzaam fundamenteel anders te gaan denken: breder te
Sam van Buuren, voorvechter van Het Nieuwe Werken, belicht zeven kanten van deze medaille.
kwaliteit van de zorg te verbeteren. Kortom, het is kijken, anders in te kopen.”
Social media “Hier moet je als zorgbedrijf zakelijk gebruik van maken om de uitdagingen van de komende jaren aan te gaan. De kosten zijn laag. Je werkt samen over bedrijfsgrenzen heen, efficiënt en transparant,
Online
in de vorm van kennisuitwisseling. Het gebeurt al op “Met online valt veel te winnen voor
grote schaal. Op LinkedIn heb je de groep ZNetwerk met
bedrijven en als onderneming geleide instellingen. Zo kun
ruim 6500 leden, waar discussies lopen over ondernemen
je bestaande bedrijfsprocessen goedkoper maken. Je
in de zorg. Er is het portaal acutezorg.nl. Je aansluiten bij
koopt slimmer in en bespaart bijvoorbeeld de helft op de
zulke platforms of Lucien Engelen volgen op Twitter – via
kosten voor ICT. Microsoft, Google en IBM leveren vanuit
account @zorg20 – kan inspireren tot het andere denken.
hun datacenters basale en zelfs meer geavanceerde
Op 2 april 2012 vindt in Maastricht TEDx – zie ook
kantoorfunctionaliteit, voor een paar euro per gebruiker
tedxmaastricht.nl – weer plaats, een congres over de
per maand. Als bedrijf heb je geen eigen servers en dure
toekomst van de zorg, een podium voor vernieuwers.
infrastructuur meer nodig en kun je met minder personeel
Eigenlijk mag je daar niet ontbreken.”
en minder in- en extern beheer toe. Toch heb je e-mail, gedeelde agenda’s, document- en klantbeheer, opslag-
Leveranciers “Misschien werken jouw leveran-
ruimte, noem maar op. Tegenwoordig heet dat cloud
ciers nog niet op een digitale manier, maar dat is geen
computing.”
reden om te zitten wachten. Zelf heb ik toen ik een
Organisatie “Naast het bestaande proces
nieuwe accountant nodig had via Twitter kandidaten gevraagd zich te melden. Drie kregen toegang tot mijn
goedkoper inrichten, kun je ook overwegen het huidige
online boekhoudsysteem waarna ik de beste deal koos en
proces te veranderen. Hoe? Met online oplossingen. Dat
zei: heren bedankt! Ook een zorginstelling kan op inschrij-
heeft zijn weerslag op het inkoopbeleid. Stel je kunt altijd
ving te werk gaan. Snel, soepel, via Twitter. De werkwijze
overal online bij, via laptops, iPads en andere handhelds.
is transparant: kandidaten zien op Twitter de link naar een
Een zorgverlener die zijn ronde langs cliënten doet en
tab of knop op de website en krijgen inzage in de wens,
vroeger af en toe naar kantoor moest om op een vast
of het pakket van eisen. Je kunt daar zelfs de inkoopover-
werkstation de administratie bij te werken, doet nu alles
eenkomst met de huidige leverancier plaatsen zodat
online. In de tijd dat hij vroeger heen en weer naar de
degene die een betere deal heeft zich kan kwalificeren.
thuisbasis reed, bezoekt hij voortaan extra cliënten. Dat
Het veilingidee. Kosten: nul.”
dE inkoopcoöperatie van de zorg
7
Weerstand
“Een derde van de werknemers vindt dit nieuwe
denken en werken helemaal te gek. Artsen in ziekenhuizen lopen in plaats van met dossiers al met zelf aangeschafte iPads rond. Een ander derde deel wacht niet onwelwillend af. De rest ziet het niet zitten. Er zijn, afhankelijk van de bedrijfscultuur, twee manieren om deze groep toch over de streep te trekken. Top-down, dus gewoon aankondigen dat de manier van werken verandert. Of bottom-up, een voorhoede vragen: wie doet mee? En aan de slag, iPads uitdelen. Dan olievlekwerking faciliteren. De laatste verzetshaard kun je na verloop van tijd dwingen – ‘nu is het echt klaar met die pc’s met software van drie jaar geleden – of ze zullen via natuurlijk verloop wegvloeien.”
Privacy “Natuurlijk zijn er keerzijdes aan de omwenteling. Valkuilen, zoals ouderen die niet overweg kunnen met internet of de hardware. Je moet daarom goed opletten: schiet je de doelgroep niet voorbij? En dan is er nog het kennisniveau van de eigen mensen. Je moet niet alleen de infrastructuur inkopen om online te kunnen werken, met communities en social media, maar ook de juiste trainingen. Nieuw personeel moet langs een andere meetlat dan voorheen. En privacy, inderdaad. Die moet gewaarborgd zijn, net als veiligheid. Daarbij dien je als inkoper alert te zijn. Neem je af van een Amerikaanse leverancier op wiens server al jouw Sam van Buuren Leeftijd
data staan, weet dan wel dat de FBI alles door mag nemen.”
41
Opleiding economie UvA, Master informatiemanagement en management van Nieuwe Media Werkte bij KLM, CTG, Telegraaf Media Groep Functie
informatiemanager
Ondernemer Nederlandwerktonline.nl
onlindes tren
gevormd door een groep van inkopers in ongetwijfeld volgen. Op Twitter, LinkedIn
Activiteit Het Nieuwe Werken Software wordt gratis
(onder andere NEVI) of in een veilige
ondernemende
“Dat verwacht onderzoeksbureau Gartner.
business-to-business-omgeving als de
managers’. Met online
Het komende decennium zal de prijsontwik-
Intrakoop-portal en Intrakoop E-inkopen.
software en sociale
keling richting nul gaan.”
Zij zullen kennis delen en deze in de eigen bedrijfsprocessen integreren, richting
media Website
een ‘expertisecentrum aanbesteden’, overheidsland. Andere inkopers zullen
(sinds 2008) ‘voor ondernemers en
Inkoopcommunities vormen zich “Ook inkopers verenigen zich. PIANOo is
samvanbuuren.nl
Mensen zorgen voor zichzelf “Je ziet al dat mensen eerst op internet
eindafnemer. Beginnen maar, zou ik zeggen.” www.pianoo.nl
zoeken en dan pas, geïnformeerd, naar de huisarts gaan. Ze zoeken elkaar op in
8
intrakoop
Kantoren worden kleiner
communities en op social media. In een
“Dat zal steeds sneller gaan. Werknemers
gelijke hebben ze meer vertrouwen dan in
zullen in het kader van Het Nieuwe Werken
iemand die geld aan ze wil verdienen of
meer tijd- en plaatsonafhankelijk werken.
‘boven’ ze staat. Neem Buurtzorg Nederland,
Zorginstellingen zullen vele oppervlakteme-
een nieuwe trend in thuiszorg. Professional
ters kantoor afstoten. Inkopen wordt anders:
en cliënt zijn in dat concept veel meer
het wordt minder inkopen. En flexibeler. Dat
gelijkwaardig dan in traditionele zorg. De
leidt tot meer kennis, betere zorg, blijer
zorgcliënt informeert en emancipeert zich.”
personeel, sluitende begrotingen. Met
www.buurtzorgnederland.com
minder geld meer doen.”
geneesmiddelenwet In de keuken INHOUD
Apotheek de deur uit
Voldoen aan elenwet Geneesmidd vergt kwaliteitsslag
Per 1 januari 2012 wordt de
geen complete elektronische ‘closed loop’.
kan gaan. De apotheek maakt voor de
Dat maakte het voor ons lastig om de
distributie van medicijnen gebruik van de
nieuwe kwaliteitseisen te waarborgen.”
logistieke dienst van GGZ Noord-Holland-
ook echt gehandhaafd. GGZ
GGZ Noord-Holland-Noord bekeek drie
Noord, zodat ook deze al bestaande
Noord-Holland-Noord grijpt
alternatieven: het aantal ziekenhuis-
synergie behouden blijft.
apotheken waarmee de organisatie
Hoewel GGZ Noord-Holland-Noord
de noodzakelijke kwaliteits-
samenwerkt beperken tot één; in zee gaan
momenteel de enige klant van de nieuwe
met een dorpsapotheek; of een overeen-
apotheek is, hoopt Van Emden dat meer
slag aan om ook de kosten
komst sluiten met een grote landelijke
instellingen aansluiten. “Hoe meer partijen
partij. Het werd dat laatste en daarbij viel
gebruikmaken van deze apotheek, hoe
de keus op Mediq. “We hebben Intrakoop
goedkoper het voor ons allemaal wordt.”
Geneesmiddelenwet 2007
te reduceren.
om advies gevraagd en samen concludeerden we dat Mediq het beste aansloot op Per 1 januari 2012 is het elektronisch
onze wensen. Verstrekking van genees-
voorschrijven van geneesmiddelen
middelen is deels een logistiek proces.
verplicht – al is er discussie over uitstel.
Mediq is een commerciële logistieke
En zorginstellingen moeten werken naar
dienstverlener, die beheerst dat aspect als
de ‘Handreiking werkvoorraad geneesmid-
geen ander”, meent Van Emden. Boven-
delen’. Dat betekent dat de voorschrijving
dien wordt er nu een schakel in de keten
en verstrekking van medicijnen tot in de
tussenuit gesneden, waardoor de kosten
puntjes geregeld moet zijn. Patrick van
dalen. De bestaande instellingsdepotheek
Emden, interim manager inkoop bij GGZ
in Heiloo wordt overgenomen door
Noord-Holland-Noord, gebruikte deze
Mediq, inclusief het personeel. Dat heeft
die het beste bij uw situatie past:
aanleiding om de kosten en kwaliteit te
diverse voordelen: er wordt gebruikge-
aansluiten bij een Intrakoop-
vergelijken van de ziekenhuisapotheken
maakt van de faciliteiten die er al zijn en
waar zijn instelling mee samenwerkte. Hij
de bestaande, zeer capabele medewerkers
leverancier, hernieuwde samenwerking met de
schrok van de grote prijsverschillen. “We
krijgen een nieuwe toekomst, terwijl
huidige leverancier(s) of specifiek
hadden met alle apotheken de afspraak
tegelijkertijd hun (GGZ-)kennis behouden
dat zij geneesmiddelen tegen kostprijs
blijft voor de organisatie. Dit betekent dat
zouden leveren, maar toch bleken er grote
er minimale overgangsrisico’s zijn en dat
verschillen te zijn. Daarnaast was er nog
de nieuwe apotheek veel sneller van start
Aan de Geneesmiddelenwet voldoen of besparen op medicijnverstrekking? Intrakoop kan u ondersteunen bij:
1. a nalyse van de kwaliteit en
de kosten van het huidige proces;
2. a dvies over de oplossing
aanbesteden voor uw organisatie
3. d e implementatie, waarbij Intrakoop de rol van project-
manager op zich kan nemen. dE inkoopcoöperatie van de zorg
9
Van Caroline Bruggink-Bisschop, hoofd financiële administratie bij Stichting Medisch Centrum Jan van Goyen
Zorginstellingen besparen liever op inkoopprocessen dan op kwaliteit van zorg. Daarom kiezen steeds meer organisaties voor Intrakoop E-inkopen. Intrakoop ver-
t
welkomde onlangs de 100e gebruiker: een mijlpaal! Een interview met de 1e én 100e deelnemer.
10
Caroline Bruggink-Bisschop: “Medisch
leverancier inkopen, dan staat het systeem
Besparen met E-inkopen
Centrum Jan van Goyen is een buitenpoli
dat simpelweg niet toe. We merken ook
Ruim honderd zorginstellingen
van het Onze Lieve Vrouwe Gasthuis
dat medewerkers voorzichtiger inkopen,
maken gebruik van Intrakoop
(OLVG) in Amsterdam waar voornamelijk
omdat alle processen zo transparant zijn.
E-inkopen: een nieuwe
dagbehandelingen plaatsvinden. Toen we
Dat is een goede zaak. Zeker in deze tijd is
generatie online bedrijfssoft-
begin 2009 startten met Intrakoop
het belangrijk dat zorginstellingen
ware van TBlox. Speciaal
E-inkopen waren we echte pioniers. Het
kostenefficiënt werken. Wij zijn erg
ontwikkeld voor ondersteuning
was allemaal nog nieuw in zorgland. Ook
tevreden over onze keuze om de module
van de bedrijfsvoering in de
de leveranciers waren er nog niet zo voor
E-inkopen te combineren met E-factuur-
zorg. Samenwerking tussen
te porren. Dat is nu wel anders. Zij zijn er
scannen. De facturen worden daarbij
zorginstellingen en leveranciers,
nu ook blij mee. Niet verwonderlijk
onderworpen aan een elektronisch
transparante processen en grip
eigenlijk, als je terugkijkt op hoe het
goedkeuringsproces. Er vindt automatisch
op de uitgaven dragen direct
vroeger ging: er was geen centrale inkoop.
een match plaats tussen bestelling, ont-
bij tot besparingen. Belangstel-
De afdelingen deden zelf bestellingen bij
vangst en factuur. Ideaal! Dat levert ons
ling? Vraag een starterspakket
leveranciers via fax of telefoon. Heel
veel tijdwinst en uiteindelijk geld op. Het
aan met een gratis account
ongestructureerd allemaal. Nu hebben we
scheelt een halve fulltimer. Bovendien raken
voor één gebruiker. Meer
een veel beter zicht op wat we inkopen.
facturen niet meer kwijt. Ik kan het iedereen
informatie: www.intrakoop.nl.
Dat proces kunnen we sturen. Als we niet
aanraden. Kies je voor E-inkopen, neem
willen dat medewerkers bij een bepaalde
dan de module E-factuurscannen erbij.”
intrakoop
e-inkopen Anton François: “Binnen De Zorggroep
verandering in de organisatie. Dat is even
meer omzet genereren. Ik ben ervan
ben ik verantwoordelijk voor huisvesting,
wennen voor veel mensen. Het is daarom
overtuigd dat dat ook gaat gebeuren. We
ICT, inkoop en logistiek. We zijn Intrakoop
belangrijk om de toegevoegde waarde
hopen dat de totale workflow rondom
E-inkopen gaan gebruiken, omdat we de
duidelijk te maken; niet alleen aan de
inkopen op een heel efficiënte manier gaat
magazijnfuncties in de vijf regio's van de
regionaal opererende facilitair verantwoor-
verlopen. De geschatte kostenbesparingen
Zorggroep wilden integreren in één
delijken, maar ook aan de leveranciers.
zijn fors: we denken op de financiële
centraal magazijn. Daarvoor was er een
Wat we enigszins hebben onderschat, is
administratie 2,5 fte te kunnen besparen.
koppeling nodig tussen onze huidige
het belang om de leveranciers tijdig over
Daarnaast zijn er natuurlijk veel 'onzicht-
ERP-software en inkoop. Een tweede
de overgang op E-inkopen te informeren.
bare besparingen' als je decentraal digitaal
overweging was dat de administratie naar
De dagelijkse boodschappen zijn keurig
gaat bestellen, omdat tijdswinst niet altijd
mogelijkheden zocht om de facturen-
geregeld, maar nog niet alle artikelen staan
direct in geld is uit te drukken. We hebben
stroom te digitaliseren. Inmiddels draait de
goed in het systeem. Voor leveranciers is
dus hoge verwachtingen van deze
software een paar dagen. Tot nu toe gaat
het ook belangrijk om goed aangesloten te
implementatie.”
het prima. Het is natuurlijk wél een grote
zijn op E-inkopen. Daarmee kunnen ze
ot
Anton François, concernmanager facilitaire zaken a.i. bij Stichting De Zorggroep
dE inkoopcoöperatie van de zorg
11 5
Hoe kunnen we samenwerking tussen onze leden faciliteren? Hoe kunnen we de transparantie van de markt vergroten? En hoe kunnen we zorginstellingen helpen betere inkoopbeslissingen te nemen en zodoende te besparen? Het antwoord is: Intrakoop Online.
Samenwerking als Service Intrakoop maakt van vele één-op-één relaties een één-op-veel relatie. Software as a Service (SaaS) doet dat ook: software die op één plaats draait en wordt gebruikt door vele organisaties. SaaS leent zich dan ook uitstekend om nieuwe inkoopdiensten aan te bieden. En dat allemaal onder de noemer Intrakoop Online.
Minder rompslomp Intrakoop had de ambitie om een webshop te maken waarin leden eenvoudig kunnen bestellen bij de aangesloten leveranciers. Maar uit een pilot bleek dat leden het onhandig vonden dat ze alleen bij aangesloten leveranciers konden bestellen, en niet bij alle leveranciers waar ze zaken mee doen. Ook wilden ze graag rapportages maken over hun totale inkoopportefeuille. Dit was aanleiding om één integrale omgeving te ontwerpen waarin leden zowel bij Intrakoop-leveranciers
12
als bij eigen leveranciers kunnen bestellen. Deze basis is
Vergelijken
aangevuld met allerlei extra diensten. Intrakoop-directeur
SaaS heeft veel voordelen: u hoeft zelf niets te installeren;
Frank Kaptein: “Ons doel is om via de cloud applicaties
u werkt altijd met de laatste softwareversie en u betaalt
ter beschikking te stellen waar onze leden gelukkig van
voor het gebruik in plaats van voor de aanschaf. Maar het
worden; diensten waardoor zij minder administratieve
belangrijkste voordeel is toch wel het benchmarken met
rompslomp hebben en betere beslissingen kunnen nemen
andere instellingen, vindt product manager e-business
doordat ze meer inzicht hebben.” Bij de ontwikkeling van
Daan van Gent. “Omdat alle leden op hetzelfde platform
die applicaties werkt Intrakoop samen met partners. Zo
werken, wordt inkoopinformatie makkelijker vergelijk-
ontwikkelde TBlox de modules E-inkopen en E-factuur
baar.” De Inkoopcheck is daarvan een voorbeeld. Deze
scannen en wordt voor de business intelligence die onder
dienst levert een gedetailleerde vergelijking van de inkoop-
meer in de Inkoopcheck (zie kader) is opgenomen
kosten van vergelijkbare instellingen. “Zo weten leden of
gebruikgemaakt van QlikView.
ze marktconform inkopen. Het vergroot de transparantie.”
intrakoop
intrakoop online Beter contractbeheer Intrakoop Online omvat vijf diensten die het hele inkoopproces afdekken. Ze helpen niet alleen betere contracten te sluiten, maar ze ook beter te managen. Want dat is minstens zo belangrijk, vindt Kaptein. “Uit onder meer de World Class Purchasing Benchmark van Berenschot blijkt dat zorginstellingen een vrij hoge volwassenheid hebben in de eerste fasen van het inkoopproces. Maar in het contractbeheer valt nog veel winst te behalen.” Daarom ontwikkelde Intrakoop de Contractmonitor, waarmee instellingen het toezicht of leveranciers zich aan hun afspraken houden volledig kunnen uitbesteden. “En dan hebben we het dus niet alleen over de raamcontracten die wij hebben afgesloten, maar over álle contracten”, verduidelijkt Kaptein. Voorwaarde is wel dat de producten en diensten via Intrakoop E-inkopen zijn besteld. Een andere dienst die zich richt op de laatste stappen van het inkoopproces is de Leveranciersprestatiemeting. Door eenvoudigweg de e-mailadressen aan te leveren van de personen die ondervraagd moeten worden, krijgen inkopers inzicht in hoe gebruikers van goederen of diensten over de leverancier denken. Ook Intrakoop gebruikt deze informatie om leveranciers te stimuleren hun dienstverlening verder te verbeteren.
Win-win Intrakoop Online geeft leden gemak en efficiencywinst, en biedt Intrakoop handvatten om nog betere contracten af te sluiten. Een win-win-relatie. Van Gent besluit: “Ons doel is om samenwerking te stimuleren en de transparantie van de markt te vergroten, zodat zorginstellingen beter inkoopbeslissingen kunnen nemen. De instrumenten van Intrakoop Online ondersteunen hierbij.”
besparen
met Intrakoop Online
1
Met E-inkopen kunt u
2
Real-time rapportages
3
Met E-factuur scannen
4
De Contractmonitor ver-
5
Met de Inkoopcheck
6
Met de Leveranciersprestatie-
producten zoeken,
geven u grip op uw
digitaliseert u uw
zekert u ervan dat de
kunt u zien hoe uw
meting krijgt u inzicht
vergelijken en
uitgavenpatroon;
papieren factuurpro-
kostenbesparingen
inkoopkosten zich
in hoe gebruikers de
bestellen bij al uw
ces, waardoor de
die contracten u
verhouden tot die
leverancier beoorde-
leveranciers (dus niet
kosten per factuur
moeten opleveren
van vergelijkbare
len en doet u ideeën
alleen Intrakoop-
dalen tot minder dan
ook echt worden
instellingen;
op om het logistieke
leveranciers);
3 euro;
behaald;
proces te verbeteren.
dE inkoopcoöperatie van de zorg
13
intrakoop services
Met kennis Sinds een jaar besteedt Vivium Zorggroep de inkoop uit aan
wilden de inkoop centraliseren. Inkopen
Intrakoop Services. Met resultaat. “De kwaliteit is toegenomen,
zonder uitzonderingen, en dus niet de
de logistiek verbeterd en we besparen alleen op de voeding nu
Wij legden dit aan Intrakoop voor en al
al tonnen”, zegt bestuurder Rinus Doeser.
zelf inkopen maar de inkoop laten regelen
slager om de hoek alsnog willen inschakelen. pratende kwamen we op deze formule: niet door iemand van Intrakoop Services.”
14
intrakoop
Met 4000 medewerkers en 1200 vrijwil-
Ideale oplossing
ligers levert Vivium Zorggroep woonzorg,
Twee tot drie dagen per week is een vaste
verpleeghuiszorg en (gespecialiseerde)
inkoper van Intrakoop Services bij Vivium
thuiszorg in de Gooi- en Vechtstreek. De
te vinden. Een ideale oplossing blijkt uit de
zorggroep ontstond de afgelopen jaren uit
woorden van Doeser. “Kijk, wij zijn een
diverse fusies. “We komen vanuit een
middelgrote organisatie met een omzet
situatie waarin alle instellingen zelfstandig
van 130 miljoen euro. Bij zo’n omvang kun
waren”, vertelt Doeser. Met als logisch
je een inkoper op de loonlijst zetten, maar
gevolg dat elke locatie nagenoeg alles zelf
dan heb je in negen van de tien gevallen
inkocht. Later werkten de facilitair
een generalist in dienst. Wij kiezen er dan
managers uit eigen initiatief al meer samen.
liever voor om specifieke kennis in te
Onderling werden de taken verdeeld en de
huren. Het voordeel van deze constructie
gezamenlijke inkoop kreeg vorm. "Het was
is dat we iemand in huis hebben die niet
niet strak genoeg gereglementeerd. We
op de loonlijst staat, maar toch bij onze
van buiten organisatie hoort. Een gespecialiseerde
inmiddels. “De facility managers zien de
facturen met tientallen procenten kunnen
inkoper, die natuurlijk niet van alle deel-
voordelen: de kwaliteit is toegenomen, de
verminderen. Dat scheelt niet alleen tijd
gebieden evenveel weet, maar die voor
logistiek verbeterd en we besparen nu al
en geld, je hebt ook een beter debiteuren-
aanvullende kennis terug kan vallen op de
enkele tonnen op alleen voeding. Er is
beheer en minder kans op fouten." Nu de
knowhow van zijn collega’s bij Intrakoop."
geen grotere motivator dan succes.”
inkooporganisatie staat, doet Vivium nog maar twee dagen per week een beroep op
De opdracht voor Intrakoop Services was een pittige. Realiseer inkoopvoordelen en
Organisatie
de externe expertise van Intrakoop
zet binnen een jaar een goed gestructu-
Voeding was een van de eerste zaken die
Services. Daarmee is een uitstekende
reerde inkooporganisatie op. Zorg er
Vivium aanpakte. De inkoop daarvan is nu
balans gevonden tussen kosten en
bovendien voor dat de inkoper zich als
centraal geregeld, alle deelcontracten zijn
opbrengsten. “Een inkoper in vaste dienst
collega in de organisatie wortelt. Vooral
opgezegd. De thuiszorgorganisatie werkt
lijkt goedkoper, maar wij hebben een
dat laatste was van groot belang. "Je moet
nu met één leverancier, wat enorm in de
businesscase gemaakt voor vier tot vijf jaar.
als extern inkoper draagvlak weten te
kosten scheelt. Tegelijkertijd is ook de
Daarbij zijn we uitgegaan van de kosten en
creëren. Dat doe je door contact te houden
organisatie sterk verbeterd. “Neem de
de mogelijke besparingen en daaruit komt
met de facility managers, vergaderingen bij
facturering. Er kwamen enorm veel
een duidelijk rendement naar voren.
te wonen en vooral door je professionali-
verschillende facturen. Dat loopt nu een
Een buitengewoon rendement zelfs, naar
teit te laten zien."Dat draagvlak is er
stuk gestroomlijnder; we hebben het aantal
nu blijkt.” Na een goed verlopen eerste jaar zet Vivium de samenwerking met
“Draagvlak creëer je door je professionaliteit te laten zien”
Intrakoop Services daarom voort. “Na de voeding breiden we de portefeuille uit met wasserij en schoonmaak. Stap voor stap zullen we nieuwe segmenten toevoegen.”
dE inkoopcoöperatie van de zorg
15
leveranciersprestatiemeting
Liever een dan een Door leveranciers periodiek te beoordelen op basis van uitgekiende criteria krijgt de inkoper een haarscherp beeld van hun prestatie. Arnold van Atten is blij met de leveran-
punten ze hun diensten kunnen verbeteren. Zij zijn net zo gebaat bij deze metingen als wij.”
Opbouwende kritiek Vierstroom opereert vanuit diverse locaties, die
ciersprestatiemeting van Intrakoop. “Dit professionele
vaak specifieke doelgroepen bedienen. Die stellen
model voorkomt dat je zelf het wiel moet uitvinden.”
Van Atten is daarom blij dat de prestatiemetingen
soms verschillende eisen aan dezelfde leverancier. van Intrakoop niet alleen met gemiddelden werken, maar dat met een muisklik zichtbaar wordt hoe die
Vierstroom BV is een grote aanbieder van
cijfers tot stand zijn gekomen. “De totaalscores zijn
thuiszorg, ketenzorg en vele andere zorgdiensten,
bijna altijd redelijk tot goed. Maar bij ons worden
met vijftien locaties in Utrecht-West en Zuid-
de vragenlijsten door meer medewerkers ingevuld.
Holland. Om de grote en diverse stroom goederen
Laatst zagen wij dat een van onze voedingsleveran-
in de organisatie optimaal te houden, is het
ciers over de hele linie ruim voldoende scoorde,
monitoren van de leveranciers cruciaal. “Het is
maar dat één locatie een onvoldoende had
niet bepaald eenvoudig om dat helemaal op eigen
gegeven voor de klachtenafhandeling. We hebben
houtje te doen,” zegt inkoper Arnold van Atten.
gekeken wat er speelde en op basis daarvan een
“Intrakoop heeft de specifieke kennis die nodig is
verbeterpunt geformuleerd. Zo hebben we het
om professionele metingen te houden. Het mooie
probleem uit de wereld kunnen helpen.”
van dit systeem is dat we als individuele afnemers niet allemaal zelf het wiel hoeven uit te vinden.”
Nauwkeurige weerspiegeling Van Atten benadrukt dat hij de prestatiemeting
16
Meer informatie
Meer dan een rapportcijfer
niet zo zeer gebruikt om te controleren of zijn
Wilt u ook weten
De leveranciersprestatiemeting geeft niet alleen
leveranciers voldoen aan de primaire eisen, maar
hoe uw leveranciers
een rapportcijfer, maar registreert ook positieve en
om te kijken wat er nog beter kan. “Natuurlijk is
presteren? Neem voor
negatieve ervaringen. Aan de hand van deze
het mooi dat de methode missers genadeloos
informatie over de
ervaringen worden vervolgens verbeterpunten
signaleert. Als je niet monitort kan het gebeuren
Intrakoop Leveranciers-
aangegeven. Deze worden weer met de leveran-
dat een relatief groot probleem onder de radar
prestatiemeting contact
cier besproken, zodat die zijn prestatie kan
blijft. De vragen van de prestatiemeting zijn zo
op met uw adviseur
verbeteren. “Als het ondanks die communicatie
specifiek, dat het puntentotaal de prestatie
of onze Ledenservice,
onverhoopt toch spaak loopt met een leverancier,
nauwkeurig weerspiegelt. Een 7,4 is slechter dan
(0418) 65 70 70.
dan sta je niet met een mond vol tanden. Je kunt
een 7,8 en je kunt dat verschil aanwijzen en
Of meldt u direct aan
dan aan de hand van de metingen precies laten
benoemen. Omdat dit toetsinstrument zo gevoelig
op www.leveranciers-
zien, waarom het verstandiger is de samenwerking
is, kun je er duidelijk uit aflezen wat er nog kan
prestatiemeting.nl.
te beëindigen. Bij ons is dat nog niet gebeurd. De
worden verbeterd. Wij streven dan ook samen
meeste leveranciers willen graag horen op welke
met onze leveranciers naar achten.”
intrakoop
dE inkoopcoöperatie van de zorg
17
lopende zaken Intrakoop ondersteunt haar leden met collectieve raamovereenkomsten en individuele diensten.
Aanbestedingen • Textielvoorziening • Medicijnen
Geplande inteken overeenkomsten • • • • • • • •
Textielvoorziening Medicijnen Drukwerk Personeelsdiensten Beveiliging en bewaking Gebouwgebonden onderhoud Zorg- en transferhulpmiddelen Medische raamovereenkomsten in samenwerking met ziekenhuizen • By pass overeenkomsten voeding • By pass overeenkomsten Techniek & Onderhoud
Intrakoop E-inkopen Intrakoop biedt in samenwerking met TBlox E-inkopen, E-factuurscannen en E-grootboek aan. Al 100 leden gebruiken dit: • 42 verpleeg- en verzorgingshuizen • 14 instellingen voor de gehandicaptenzorg • 17 ziekenhuizen • 11 GGZ-instellingen • 15 diensten • 1 thuiszorginstelling
Colofon
• Intrakoop Inkoopcheck • Inkoopscan en -analyses • Individuele aanbestedingen • Leveren van tijdelijke inkoop capaciteit op operationeel en tactisch/strategisch niveau • Opzetten van de inkoopfunctie • Ondersteunen bij inkoopbeleidsplannen • Professionaliseren inkoopafdeling • Besparingsprogramma’s implementeren • Advies over E-inkopen en begeleiden implementatie Verder kunt u terecht voor individuele dienstverlening op facilitair en logistiek gebied, zoals: • Visieontwikkeling voeding en horecaconcepten en doorberekening in het kader van zorgzwaartepakketten • Visieontwikkeling verzorging persoonsgebonden wasgoed en doorberekening in het kader van zorgzwaartepakketten • Inrichtingsconcepten logistiek voor Centrale Distributie Centra • Heroriëntatie aanbesteding en implementatie van textiel, schoonmaak en autolease/wagenparkbeheer • Aanbesteding en implementatie van facilitaire ICT, zoals FMIS-systemen • Telefonie inrichtingstrajecten en aanbestedingen voor vaste én mobiele telefonie
• Herinrichting en positionering van facilitaire bedrijven en diensten • Interim opdrachten voor vervanging van facilitair manager/directeur • Ondersteuning bij oplossen vraagstukken rond Maincontracting • Logistieke simulatie ontwerp nieuwbouw en renovatie zorg complexen
• Inkoop van aardgas en elektriciteit, collectief en individueel • Individueel contractmanagement • Energieadministratie: factuur controle, factuurbeheer, gouden bestand, energiebelasting • Energiemanagement: energie besparingsplan, energiebeheer en energiedashboard, analyse WKK, advies op maat • Advies over subsidies • Advies over duurzaamheid Onder de naam Intrakoop Energie biedt Intrakoop in samenwerking met Hellemans Consultancy collectieve en individuele dienstverlening op het gebied van energie.
Meer informatie: uw Intrakoop-adviseur of Ledenservice (0418) 65 70 70.
Illustratie: Monique Wijbrands
Druk: Drukkerij Ten Brink
Intrakoop Bulletin is een kwartaaluitgave voor alle leden van Intrakoop.
Redactie: Communicatie Intrakoop, Colette van Bommel (Axioma), Mirjam Hulsebos, Aliëtte Jonkers, Melchior Meijer, Egbert Jan Riethof en Diederik Wieman
Fotografie: Ruud van Zwet, De Beeldredaktie: John Peters en Peter Strelitski
Concept & Realisatie: Axioma Custom Media t (035) 548 81 40
Vormgeving: Joost Junte en Tamar de Klijn (Axioma)
Lithografie: Fritz Repro
Intrakoop Regterweistraat 11a 4181 CE Waardenburg t (0418) 65 70 70 f (0418) 65 70 80 e
[email protected] i www.intrakoop.nl
Nummer 3, september 2011
Gehele of gedeeltelijke overname of reproductie van de inhoud van het Intrakoop Bulletin, op welke wijze dan ook, zonder voorafgaande toestemming van de auteursrechthebbende is verboden.
18
intrakoop
advertentie
Assortiment en kennis voor de zorgsector Hoewel de technische infrastructuur van verschillende zorginstellingen veel overeenkomsten kent, kan de behoefte subtiele verschillen vertonen. En dan is het van belang dat je de situatie goed kunt inschatten. Daarom heeft Technische Unie veel tijd geïnvesteerd in het opleiden van eigen zorgspecialisten. Dit team heeft gezorgd voor de logistieke planning en levering van het technisch installatiemateriaal bij o.a. de verbouwing van Zorggroep Vierstroom, UMC St Radboud en academisch ziekenhuis Maastricht. Technische Unie. Daar heb je meer aan.
www.technischeunie.com
O N E S TO P S H O P P I N G
Healthcare VA N DA AG B E S T E L D, M O R G E N G E L E V E R D
ACCOUNT MANAGER & KLANTENSERVICE S P E C I A A L VO O R D E Z O RG S E C TO R
G R AT I S P R O C E S K O S T E N ( T C O ) A N A LY S E
ONE-STOP-SHOPPING BIJ OFFICE DEPOT Office Depot is een van ’s werelds grootste leveranciers van kantoorartikelen, papier, computersupplies, meubilair en facilitaire artikelen. Maar Office Depot biedt méér. Speciaal voor Intrakoop leden is er een raamovereenkomst gesloten op basis van concurrerende voorwaarden en een speciaal voor de zorgsector samengesteld productassortiment. Maak ook kennis met onze NeverEnding Store oplossing waarbij we uw voorraadkasten voor u beheren en aanvullen.
E-INKOPEN BIJ OFFICE DEPOT Office Depot helpt u graag om de inkoop van uw kantoorbenodigdheden te vergemakkelijken. Naast Office Depot Online kunnen onze E-business oplossingen ook deel uitmaken van uw eigen E-procurement systeem. Zo bestelt u uw kantoorartikelen 24 uur per dag, 7 dagen per week. Vraag uw Intrakoop adviseur naar de mogelijkheden of neem direct contact op met Office Depot.
Columbusweg 33 5928 LA Venlo
Postbus 3278 5902 RG Venlo
Tel: 077 - 326 50 85 Fax: 077 - 323 18 24
E-mail:
[email protected] Internet: officedepot.nl
Office Depot Online: online.officedepot.nl
