nr 1 2013
bu l l e t i n
André de Reus, FM Gezondheidszorg:
“Niet alleen de kostprijs telt” Textiel Nu ook collectief én op maat Prestatie-inkoop houdt schoonmaak binnen budget Telefonie Ga een partnership aan met je leverancier
Intrakoop, de inkoopcoöperatie van de zorg
Als zorgverlener draagt u een grote verantwoordelijkheid.
Maar heeft u voldoende inzicht en grip op de daaruit voortkomende risico’s? In samenwerking met Intrakoop hebben wij als Register Makelaar in Assurantiën (RMiA) diverse risiconancieringsoplossingen ontwikkeld. Hiermee kunt u rekenen op het beste advies inzake uw risicobeheer. Transparantie staat daarbij voorop. Omdat u recht heeft op een helder verhaal. Door onze ervaring en materiedeskundigheid krijgt u niet alleen inzicht in de risico’s, maar ook grip daarop.
Raetsheren van Orden Leeuwarden Heliconweg 52 | 8914 AT Leeuwarden | 058 - 294 16 90
Wij zien het daarnaast ook als onze verantwoordelijkheid om u te ontzorgen. Wilt u dit ervaren? Nodig ons dan uit voor een oriënterend gesprek. U kunt hiervoor contact opnemen met Wim Mulder, accountmanager Zorg: telefoonnummer 072 711 34 99 of kijk op de ledenpagina van Intrakoop voor meer informatie.
Raetsheren van Orden Alkmaar Arcadialaan 36a | Postbus 1015 | 1810 KA Alkmaar | 072 - 541 41 51
www.rhvo.nl
[email protected]
inhoud INHOUD 06
04 Nieuws
13 14
09
09 Cliëntenvervoer
12 Verzekeringen
3G
4:08 PM
14 Telefonie
Profiteer van nieuwe
Drie maatregelen om met
Ziekenhuis Rijnstate is het
De veranderende telecom-
overeenkomsten
minder budget het cliën-
eerste Intrakoop-lid dat
markt vraagt om meer
tenvervoer te organiseren
profiteert van de nieuwe
flexibiliteit in telecom-
overeenkomst met Raets-
contracten
05 Intrakoop Energie Verdien aan de nood-
10 Textiel
stroomvoorziening
André de Reus, voorzitter
16 Intrakoop Services
De collectivering van textielverzorging in de
06 In gesprek met
heren van Orden
13 E-inkopen
Novadic-Kentron vindt
gezondheidszorg is
Wim Janssen van Zorg-
met prestatie-inkoop de
eindelijk een feit
balans: “Een wereld van
juiste schoonmaker
van FM Gezondheidszorg
verschil met het papieren
geeft zijn kijk op facilitair
tijdperk”
18 L opende zaken
management anno 2013
Overzicht aanbestedingen en lopende projecten
VOORWOORD Facilitaire topsport
Frank Kaptein Directeur Intrakoop
Om aan de groeiende wensen van de steeds mondigere cliënt te blijven voldoen, is een uitstekende facilitaire ondersteuning van groot belang. Mede door de ontwikkelingen in de AWBZ krijgen instellingen steeds vaker met uiteenlopende wensen van cliënten te maken, wat de facilitaire organisatie voor grote uitdagingen stelt. Ook André de Reus, voorzitter van FM Gezondheidszorg, onderstreept dat in dit bulletin. Hij stelt dat de facilitair manager met zijn expertise en ervaring richting moet geven aan het beleid in plaats van achter de troepen aan te lopen. De facilitair manager is assertief en verwacht dat ook van zijn leveranciers. Zo zocht Leon van de Wijdeven, van
Novadic-Kentron, een schoonmaakleverancier die meedenkt. “Een proactieve houding, dat is wat we zochten.” De aanbesteding voor een nieuwe schoonmaakleverancier verliep vooral naar wens, omdat Novadic-Kentron durfde te vertrouwen op Best Value Procurement. Naast het meer voor de hand liggende facilitaire thema schoonmaak, bezorgen ook textielverzorging, telefonie, verzekeringen en cliëntenvervoer de facilitaire organisatie de nodige hoofdbrekens. Het zijn typische domeinen met steeds wisselende personeelsen cliëntenbestanden waarop instellingen ontzorgd willen worden. Intrakoop ondersteunt u daar graag bij.
dE inkoopcoöperatie van de zorg
3
Nieuwe overeenkomsten Kijk voor meer informatie op www.intrakoop.nl en teken in.
1
Verzekeringen
Trainingen in de zorg
Een transparant en onafhankelijk advies,
zonder gebonden te zijn aan een beperkt
aantal leveranciers. Dat mag u verwachten van de nieuwe Intrakoop-leverancier
Raetsheren van Orden. Een Registermakelaar in Assurantiën (RMiA), gespecialiseerd in de zorgsector. Raetsheren van Orden kan u ondersteunen bij uw
2
Telefonie
komst met MediMix. Het bureau
verzorgt trainingen voor inkopers in de
gezondheidszorg. Direct toepasbaar in de
eigen praktijk en gericht op effectiever en
verzekerings- en risicomanagementbeleid
Intrakoop gaat een samenwerking aan met
efficiënter werken om betere zorg tegen
en inkoopstrategie voor uw verzekerings-
KPN voor vaste en mobiele telefonie en
een lagere kostprijs te realiseren. De
portefeuille. Ze kunnen u volledig
geïntegreerde vast/mobiel-oplossingen.
onderwerpen lopen uiteen. Van specifieke
ontzorgen. Het bureau geeft advies en
We kunnen u voortaan begeleiden bij
thema’s als de inkoopwereld van de
bemiddelt bij verzekeringen, kan uw
onderhandelingen met KPN, op basis van
cardiologie of medische disposables tot
portefeuille online beheren en de afhan-
onze kennis en ervaring met veel telecom
aan slimmer werken of het effectief
deling van schades en de financiële
aanbestedingen. Samen met u bekijken we
oplossen van conflicten. MediMix biedt
afwikkeling voor zijn rekening nemen.
kritisch welke dienstverlening en contract-
op hun locatie in Leusden eendaagse en
Tegen een transparante vergoeding
er Lees me a op pagin 12>
vorm het beste bij uw specifieke situatie
meerdaagse trainingen aan. Het complete
gekoppeld aan de omzet
passen. Het accountmanagement van KPN
cursusaanbod staat op www.medimix.nl.
van uw zorginstelling en
zal actief met ons samenwerken en
Daarnaast zijn ook incompany trainingen
niet afhankelijk van de
garandeert via Intrakoop de scherpste
mogelijk. Deze overeenkomst is extra
prijsontwikkelingen van
tarieven. De deal met Intrakoop is dus de
aantrekkelijk, omdat Intrakoop-leden
verzekeringen.
beste KPN-deal in de zorg!
geen 21% btw hoeven te betalen.
Beter inzicht in gebouwbeheer Sinds de invoering van de Normatieve Huisvestingscomponent (NHC) staan huisvestingskosten bij veel zorginstellingen onder druk. Efficiënt gebouwbeheer en -onderhoud wordt steeds belangrijker. Intrakoop en Bonum Zorg en Vastgoed gaan meer samenwerken om u nog beter van dienst te zijn. We gaan dit jaar een benchmark ontwikkelen, zodat u in een oogopslag kunt zien hoe uw onderhouds- en beheerkosten zich verhouden tot de kosten bij andere zorginstellingen. Bonum Zorg en Vastgoed kan u daarnaast ondersteunen met het opstellen van een strategisch vastgoedplan, afgeleid van de zorgvisie van uw instelling en eventueel aangevuld met een meerjarenonderhoudsplanning. Verder kunnen ze uw onderhoudscontracten inhoudelijk beoordelen. Intrakoop legt zich toe op het verzorgen van inkoopscans en het begeleiden van aanbestedingen voor onderhoud. Zo vullen we elkaars expertise prima aan en profiteert u van op elkaar aansluitende dienstverlening én efficiënter gebouwbeheer en -onderhoud. Meer informatie: inkoper/productmanager Errit Gravenberch, (0418) 65 70 70.
4
3
Intrakoop sloot onlangs een overeen-
intrakoop
nieuws Ledenbijeenkomst
Louter enthousiaste reacties na de Intrakoop-ledenbijeenkomst op 13 december. De presentaties vindt u op www.intrakoop.nl.
“Interessant en gevarieerd programma, goede sprekers en druk bezocht”
Verdien met noodstroom Dankzij een goede noodstroomvoorziening is stroomuitval
“Geweldig hoe prof. dr. André Wierdsma inhoud, snelheid en humor verbindt met een hele goede visie!” “Veel gehoord, veel mensen gesproken”
11 juni 2013p
Intrakoo gres Jaarcon
voor ziekenhuizen geen probleem. Sinds kort kunt u aan de betrouwbaarheid van deze voorziening enkele keren per jaar verdienen. Door op afroep van de landelijke netbeheerder TenneT uw noodstroomaggegraten in te schakelen en zo noodvermogen beschikbaar te stellen aan het landelijk elektriciteitsnet. NL Noodvermogenpool heeft samen met Hellemans Consultancy het systeem opgezet en beheert dit ook. De noodstroomvoorzieningen worden gebundeld en als ‘pool’ aangeboden aan TenneT. Zo helpt uw noodvoorziening netbeheerder TenneT om het landelijk elektriciteitsnet in balans te houden. TenneT werkt alleen met grote noodvermogens (een back-up installatie van minimaal 0,5 MW). Individuele instellingen bereiken de acceptatiedrempel niet. Inmiddels nemen al zestien ziekenhuizen deel aan de NL Noodvermogenpool. Andere deelnemers zijn onder andere datacentra en waterleidingbedrijven. Alle voordelen nog even op een rij: Deelnemers behouden de volledige beschikking over de eigen noodvoorziening. Ongeacht het aantal afroepen krijgt u een forse vergoeding. Deelname is de ultieme test voor uw back-upvoorziening. Vooraf krijgt u een risicoanalyse. Deelname is kosteloos en de pool financiert de standaardinvestering. Zonder risico een hoge en vaste vergoeding per jaar én een vergoeding van de energiekosten. Deskundige, proactieve service. Een succesvol draaiende pool biedt zekerheid en continuïteit. Transparante bedrijfsvoering en financieel beheer. NL Noodvermogenpool is gericht op uw voordeel en uw continuïteit. Meer informatie: Lisanne Nagtegaal van Hellemans Consultancy, partner van Intrakoop Energie,
telefoon (030) 767 01 20 of
[email protected]
dE inkoopcoöperatie van de zorg
5
in gesprek met
Prettige atmosfeer draagt bij aan welzijn Facilitair management wordt steeds belangrijker om de kwaliteit van dienstverlening te verbeteren en kosten te beheersen. Is de facilitair manager klaar om beleid mede vorm te geven? Een gesprek met André de Reus, voorzitter FM Gezondheidszorg.
FM Gezondheidszorg “Wij zijn geen inkoopvereniging, maar een landelijke beroeps vereniging voor facilitair management binnen het hele spectrum van de zorg. FM Gezondheidszorg telt circa 260 leden uit de zorgsector en 90 uit het bedrijfsleven. De eerste groep bestaat uit ziekenhuizen, verpleeghuizen, psychiatrische instellingen, zorginstellingen en bejaardenhuizen. De ‘bedrijfsleden’ zijn organisaties die als leverancier kunnen optreden voor deze vijf deelgebieden in de zorg. Aan FM Gezondheidszorg de taak om onze leden optimaal te informeren over nieuwe ontwikkelingen in facilitair management, kennis met elkaar te delen en branchepartijen tot elkaar te brengen. Wij bieden een platform in de vorm van voorlichting, symposia en congressen. Of en hoe het tot een feitelijke samenwerking komt, is aan de leden zelf.” Facilitair manager anno nu
“De taak van facilitair manager in de zorg wordt steeds belangrijker. Steeds vaker is hij (of zij) lid van het managementteam en moet hij zich bekwamen in nieuwe rollen. In de praktijk zie je nog vaak dat de facilitair manager zich laat leiden door bestaand beleid, terwijl hij er op basis van zijn expertise en ervaring juist
6
intrakoop
richting aan kan geven. De moderne facilitair manager zit hoger in de organisatie, is deskundig, flexibel en assertief. Een belangrijke taak is kostenbeheersing. De eerste winst kan worden geboekt met de keuze van de afwerkmaterialen in een ziekenhuis of zorginstelling, zoals vloerbedekking en raamdecoratie. Niet alleen de kostprijs telt, maar vooral ook de kosten van reinigen en onderhoud. Een specifieke materiaalkeuze kan bijvoorbeeld een veelvoud van de ‘normale’ onderhoudskosten met zich meebrengen. Als adviseur in de schoonmaakbranche heb ik daar heel wat voorbeelden van gezien. Zoals bij een grote organisatie, waarvoor de architect in een nieuw kantorencomplex op iedere etage een ander thema had bedacht, ‘met allemaal een eigen beleving’. Prachtig ontwerp hoor, maar de facilitair manager zag zijn geest al dwalen bij het becijferen van de reinigingskosten voor alle verschillende materialen. Door dit aan de directie te rapporteren, verantwoordde hij vooraf het benodigde schoonmaakbudget. Veel beter was het geweest als de facilitair manager in dit geval al had kunnen aanschuiven toen de inrichting van het gebouw werd bepaald. Met zijn kennis en praktijkervaring kan op voorhand ingrijpend op onderhoudskosten worden bespaard. Niet onbelangrijk, in een tijd dat de zorg flink moet bezuinigen.”
Healing environment
“Dit is een nieuwe ontwikkeling in de zorg. Het is een van de speerpunten voor ons in 2013-2014. Healing environment is het optimaliseren van de leefomgeving op basis van geur, kleur, temperatuur, geluid, licht en gevoel. De praktijk toont aan dat aangename zintuiglijke waarnemingen bijdragen aan de genezing en gezondheid van patiënten en aan het welzijn van mensen in het algemeen. Dit laatste gaat ook op voor medewerkers, bezoekers en leveranciers in een zorginstelling. Door
André de Reus:
“De moderne facilitair manager zit hoger in de organisatie, is deskundig, flexibel en assertief” dE inkoopcoöperatie van de zorg
7
extra aandacht voor de aankleding en inrichting voelen gebruikers van een gebouw zich prettiger. Een mooi voorbeeld is het Elkerliek ziekenhuis in Helmond, waar een modern, open keukenrestaurant gestalte kreeg. Personeel, bezoekers en patiënten verblijven hier gezamenlijk in een gastvrije, toegankelijke omgeving. Dit soort voorbeelden wordt ook gedeeld tijdens de symposia van FM Gezondheidszorg, waardoor partijen elkaar weten te vinden voor advies. Zo hoeft een andere zorginstelling bij vergelijkbare wensen niet opnieuw het wiel uit te vinden. Tijdens deze bijeenkomsten is er ook de verkiezing van ‘het slimste idee’. Uit de drie beste inzendingen, beoordeeld door een vakjury, kiezen de aanwezigen de winnaar.”
Veranderingen AWBZ ANDRÉ DE REUS Opleiding: 1970-1976 Marketing Nima A/B, Business School Nederland Huidige functies: • Voorzitter FM Gezondheidszorg • Lid Raad van Advies SVS Opleidingen • Reinigingsexpert PUM Netherlands Senior Experts • Docent vak- en managementopleidingen schoonmaakbranche • Publicist in vakbladen • Beëdigd makelaar schoonmaakdiensten Over FM Gezondheidszorg: ‘FM Gezondheidszorg informeert zijn leden over nieuwe ontwikkelingen in facilitair management, biedt een landelijk platform voor kennisdeling en brengt branchepartijen tot elkaar.’
“De politiek zal snel concreet moeten maken wat de nieuwe AWBZ-regels precies inhouden. We houden het scherp in de gaten, want dit heeft grote impact op het facilitair management voor wonen en zorg. Zo geldt bijvoorbeeld een toewijzing van mensen met een beperking, die met ondersteuning zelfstandig wonen. Als blijkt dat mensen met een grotere beperking straks ook tot die groep gaan behoren, moet het facilitair management daarop inspringen met aangepaste inrichting en diensten. Zodra alles duidelijk is omtrent de AWBZ wijden wij er onmiddellijk een themacongres aan. Interessant bij dit soort veranderingen is de steeds terugkerende vraag: wat besteed ik uit en wat los ik binnen m’n eigen instelling op? Intrakoop is in beide gevallen een interessante partner, door hun expertise en uitgebreide netwerk. Samenwerking biedt vaak inkoopvoordelen bij de volledige uitbesteding van bepaalde diensten, maar ook bij de aanschaf van producten in eigen beheer.”
Cijfers &s Trend 55% van de facilitaire organisaties heeft geen service level agreement (SLA) afgesloten met zijn klanten. 14% bespreekt nooit de dienstverlening met de betalende klant, 7% doet dit minder dan 1x per jaar. 72% ziet mogelijkheden om de dienstverlening te verbeteren met betere communicatie en 63% door betere integratie met andere ondersteunende diensten. Bron: Facility Management Magazine en Significant
Het 120 pagina’s tellende rapport (€ 199,-) is te bestellen op: www.waarstaatuwfacilitaireorganisatie.nl/bestellen Een gratis whitepaper kunt u downloaden op: rapporten.fmm.nl/benchmark_ap
8
intrakoop
x 3
s andeern vervoer
cliËntenvervoer Met ingang van 2013 dalen de vergoedingen vanuit de AWBZ fors voor cliëntenvervoer. Zorginstellingen staan voor de grote uitdaging hun vervoer met minder budget te organiseren. Welke maatregelen kunt u nemen? Per 2013 is de mogelijkheid tot nacalculatie vervallen. De financiële druk zal bij veel instellingen tot een noodzakelijke herziening van het cliëntenvervoer leiden. In 2015 wordt de extramurale begeleiding bovendien overgeheveld vanuit de AWBZ naar de WMO bij de gemeenten, waarbij de scheiding tussen wonen en zorg mogelijk invloed heeft op het toekomstige aantal cliënten dat gebruikmaakt van begeleiding. Trafficon, partner van Intrakoop Services en specialist op het gebied van kleinschalig collectief vervoer en begeleiding van opdrachtgevers, zette de drie belangrijkste maatregelen op een rij:
1
Niet of zo weinig mogelijk vervoeren
2
Slimmer vervoeren Er valt voor zorginstellingen vaak voordeel te behalen uit het verbeteren van de bezettingsgraad in voertuigen, vervoer over een zo kort mogelijke afstand, het aanpassen van openingstijden van locaties of het bundelen van volumes in een regio (eventueel op basis KM/U
van een regionale collectieve vervoersovereenkomst).
3
Verbeteringen in contractbeheer Daarbij kan gedacht worden aan het
Optimalisatie van contractbeheer zorgt
leveren van zorg naar de cliënt (in plaats
voor een beter en gedetailleerd inzicht in
van cliënten naar de zorg) of het uitslui-
het cliëntenvervoer. De focus ligt dan
tend vervoeren van cliënten met een
bijvoorbeeld op het registreren van
zorg-in-natura-indicatie. Duidelijke
reisafstanden, extra en ‘no show’-ritten,
afspraken met cliënten met een PGB en
bezochte locaties en het controleren van
intensivering van de samenwerking met
routeplanningen. Soms is aanscherping
collega-zorginstellingen behoren ook tot
van de spelregels nodig, zowel voor de
de mogelijkheden.
vervoerder als voor onderaannemers.
Er zijn tal van maatregelen te bedenken
Voor meer informatie over de wijzigingen
om een daling van de vervoerskosten te
in de vergoedingen of ondersteuning bij
realiseren. Heldere management- en
het beheer van uw cliëntenvervoer, kunt u
stuurinformatie en inzicht in de kosten zijn
terecht bij Sjaak Kraaij van Intrakoop
echter wel vereist om aan de juiste
Services, telefoon (0418) 65 70 70 of Thijs
knoppen te kunnen draaien.
Parren van Trafficon (0475) 77 21 00.
dE inkoopcoöperatie van de zorg
9 3
In vogelvlucht Steeds meer zorginstellingen besteden de textielverzorging uit. >
2008
Intrakoop start medio 2008 een aanbesteding voor een collectieve overeenkomst voor wasserij- en textieldiensten. Leveranciers zitten hier in eerste instantie niet op te wachten. De aanbesteding mondt uit in individuele aanbestedingen en heronderhandelingen.
2009
De klacht die de Federatie Textielbeheer Nederland (FTN) bij de NMa indient tegen inkoopsamenwerking, wordt ongegrond verklaard. Gezamenlijk inkopen leidt niet tot een beperking van de mededinging, oordeelt de NMa.
Textielverzorging: col Jarenlang werd geprobeerd
“Ruimte voor individuele wensen en eisen.
maatwerkmodel. Of het nu gaat om
Keuzevrijheid. Tijdwinst én maatwerk. Dat
platgoed/bedtextiel, persoonsgebonden
zijn de voordelen van de nieuwe collec-
goed of dienstkleding. Per onderdeel
collectivering van textiel-
tieve overeenkomst textielverzorging”,
kunnen zij onder andere aangeven in
verzorging in de gezond-
vertelt Irving Lieveld, inkoper en product-
hoeverre ze de werkzaamheden zelf willen
manager bij Intrakoop. Intrakoop heeft
doen of uitbesteden, waar het textiel moet
heidszorg. Sinds 1 januari
drie leveranciers voorgeselecteerd:
worden afgeleverd – centraal of op
Synergy Health (voormalig LIPS), Rentex
afdelingsniveau – tot aan hoe zij de
2013 is daar verandering in
Floron en Springendal. Deze drie bedrijven
waskosten gefactureerd willen hebben.”
gekomen en kunnen instel-
uiteraard een uitstekende staat van dienst
Minicompetitie
lingen voor een collectieve
in de zorg hebben, maar ook omdat ze
De drie leveranciers gaan een minicompe-
maatschappelijk verantwoord onderne-
titie op kwaliteit en prijs met elkaar aan.
overeenkomst kiezen.
men. “Dat is voor ons als deelnemer van
“Zo’n minicompetitie is een unieke aanpak
MVO Nederland een belangrijk criterium.”
in de branche die eigenlijk alleen maar
om het tegen te houden: de
heeft Intrakoop gekozen omdat ze
voordelen heeft. Onze leden hebben zo
10
intrakoop
Volop keuze
de zekerheid dat ze dienstverlening op het
Met de drie geselecteerde leveranciers
gewenste niveau krijgen tegen een
heeft Intrakoop op hoofdlijnen belangrijke
scherpe prijs”, licht Lieveld toe. Bovendien
kwaliteitscriteria in het Programma van
toetst Intrakoop de prijzen van de
Eisen vastgelegd, zodat zowel leden als
leveranciers op marktconformiteit.
leveranciers veel tijdwinst behalen. Lieveld
Zorginstellingen kunnen dus zeker zijn van
benadrukt dat dit niet ten koste gaat van
een zeer goede prijs-kwaliteitverhouding.
de keuzevrijheid. “Leden hebben volop
De partij die op prijs én kwaliteit samen
gelegenheid om hun individuele wensen
het best scoort, wordt de uiteindelijke
en eisen aan te geven in een eenvoudig
leverancier. En is de keuze gemaakt, dan
textiel
2012
Meer dan 35 succesvolle individuele aanbestedingstrajecten maken dat leveranciers toch belangstelling krijgen voor samenwerking met Intrakoop.
2013
Intrakoop sluit een collectieve overeenkomst met drie leveranciers: Synergy Health (voormalig LIPS), Rentex Floron en Springendal.
2013
Oprichting van de speciale contractbeheergroep textielverzorging met Intrakoop-leden.
llectief én op maat kan Intrakoop een rol spelen bij de implementatie en het contractbeheer voor zijn rekening nemen. “Dat is een zorg minder”, concludeert Lieveld.
Heronderhandelen De minicompetitie is een versnelde manier van aanbesteden. Maar is dit ook de
"Keuzevrijheid. Ruimte voor individuele wensen en eisen. Tijdwinst en maatwerk. Dat zijn de voordelen"
meest efficiënte weg om te bewandelen als de huidige leverancier voldoet en de intentie er is om het contract te verlengen? In plaats van een minicompetitie waar de huidige leverancier een van de drie partijen is, kunnen leden ook kiezen voor een heronderhandelingstraject. “Intrakoop kan de heronderhandeling aangaan en een verscherpt service level agreement (SLA) met de leverancier afsluiten. Het contract wordt dan verlengd waarbij de leverancier de dienstverlening naar een hoger niveau brengt tegen een scherpere prijs. Is de instelling niet tevreden over het resultaat van de heronderhandeling, dan kan zij alsnog besluiten om een minicompetitie te doen.”
dE inkoopcoöperatie van de zorg
11
verzekeringen De kracht van assurantiemakelaar Raetsheren van Orden schuilt in transparantie. Mede daarom sloot Intrakoop onlangs met hen een raamovereenkomst. Ziekenhuis Rijnstate is een van de eersten die hiervan profiteert.
Lars Tiemessen (rechts) is assurantiecoördinator bij ziekenhuis Rijnstate en Royan van Velse is manager inkoop en logistiek. Sinds kort hebben zij hun verzekeringsportfolio ondergebracht bij assurantiemakelaar Raetsheren van Orden.
Lage premie, gelijke dekking
Waarom keken jullie kritisch naar de verzekeringen?
sector. Iedere verzekeraar hanteert andere polisvoor-
Lars Tiemessen, assurantiecoördinator: “Sinds eind 2011
waarden en geeft andere dekkingen. Zij ontrafelen dat
werk ik als stafmedewerker concerncontrol bij Rijnstate en
en maken daarmee appels en peren vergelijkbaar.”
mijn eerste taak was om een overzicht te creëren van alle verzekeringen die wij hebben lopen. Dat viel nog niet
Wat hebben zij voor jullie bereikt?
mee, want sommige afdelingen hebben in het verleden
Van Velse: “Ze hebben op ons verzoek de lopende
onafhankelijk van elkaar verzekeringen afgesloten. Vaak
verzekeringen opgezegd en offertes uitgebracht voor
betaalden we voor verzekeringen die nog niet zo lang
vervangende verzekeringen. We betalen nu een lagere
liepen een lagere premie dan voor verzekeringen die we
premie voor een minstens gelijke dekking. Alle polissen
allang hebben. Als vaste klant profiteer je dus niet van de
staan in ons contractmanagementsysteem. Met één druk
kortingen die verzekeraars bieden aan nieuwe klanten of
op de knop hebben we inzichtelijk welke verzekeringen
voor nieuwe polissen.”
er lopen, hoe de dekking is en welke premie we betalen. Dat geeft ons meer knoppen om aan te draaien.”
Hoe kwamen jullie bij Raetsheren van Orden?
12
Royan van Velse, manager inkoop en logistiek: “Ik kreeg
Waarin onderscheidt deze assurantiemakelaar zich?
een bericht dat wij via Intrakoop konden meeliften op het
Tiemessen: “Allereerst in duidelijkheid tussen premie-
raamcontract en heb dat meteen doorgestuurd naar Lars.
kosten en de kosten voor dienstverlening, waardoor
Raetsheren van Orden heeft veel ervaring in de zorgsec-
advies uit eigenbelang uitgesloten wordt. Ze zijn pro-
tor. Daardoor kunnen ze benchmarkinformatie aanleveren
actief, denken mee en zijn bereikbaar en toegankelijk.
van andere ziekenhuizen. Ze helpen je met een gedegen
Zo hebben we een keer ’s avonds vergaderd, omdat
risicoanalyse, waardoor je tot een betere afweging komt
wij een spoedvraag hadden en het overleg niet op een
welke risico’s je wel en niet moet verzekeren.” Tiemessen
ander moment gepland kon worden. Dat zij op ieder
vult aan: “Ze zijn een soort Independer voor de zorg-
moment voor je klaarstaan geeft vertrouwen.”
intrakoop
e-inkopen
"Papier? Passé!" Naam: Wim Janssen Functie: manager administratieve diensten bij Zorgbalans
We ontvingen jaarlijks wel 12.000 papieren facturen van Deli XL, onze grootste leverancier. Maar sinds we eind vorig jaar op E-factureren zijn overgegaan, gaat het hele proces digitaal. De managers die een bestelling of factuur moeten autoriseren, krijgen automatisch een herinnering via een applicatie die het hele E-inkopen proces via workflows regelt. Ondertussen kunnen de afdeling Inkoop en de financiële administratie het proces op het computerscherm volgen. We weten dus altijd wat de status van een specifieke factuur is. Een wereld van verschil met het ‘papieren tijdperk’! Op dit moment testen we ook de facturen in XML-formaat van Office Depot. De orderverwerking verloopt al digitaal en de eerste ervaringen met de factuurverwerking zijn positief. Het ziet er dus naar uit dat we binnenkort ook de facturen bij deze leverancier elektronisch kunnen afhandelen. Dankzij E-inkopen en digitale en elektronische factuurverwerking heeft Zorgbalans op de crediteurenadministratie al drie fte kunnen besparen. Omdat de applicatie altijd en overal beschikbaar is, kunnen medewerkers hun tijd flexibeler indelen en ook regelmatig thuiswerken. Het order- en factuurverwerkingsproces is volledig te monitoren, zodat we veel beter op het proces kunnen inspelen. Natuurlijk zijn er in het begin altijd dingen die beter kunnen. Zo zijn er nog problemen met de registratie van de emballage. De experts van T-Blox zoeken samen met de leverancier naar een oplossing. Maar verder is de invoering soepel verlopen.
SUCCESFACTOREN BIJ E-FACTUREREN: • Draagvlak binnen het MT. • Goede afspraken over implementatie met leveranciers. • Communicatie. De voordelen, werkwijze en wat er gaat veranderen moeten bekend zijn binnen de organisatie. • Een goede projectplanning. • Geduld en doorzettingsvermogen.
dE inkoopcoöperatie van de zorg
13
Wat hebben de telecom- en zorgsector met elkaar gemeen? Ze zijn beiden volop in beweging. Dat vraagt om flexibiliteit in telecomcontracten, aldus Andor Kemper, telecomspecialist bij Intrakoop.
Partnership
met je leverancier 'Telecomveiling levert 3,8 miljard euro op', kopten de media
"Als een medewerker een toestel verliest, is het belangrijk
onlangs. Terwijl telecombedrijven nog bezig zijn om hun
dat er geen medische gegevens op straat terechtkomen. Dit
3G-netwerken voor mobiel dataverkeer up to date te maken,
vraagt om adequate beveiligingsoplossingen."
staat de investering in de opvolger al voor de deur: het 4G-netwerk. Deze ontwikkeling illustreert de druk waaronder
Flexibiliteit
telecombedrijven momenteel opereren, meent Andor Kemper.
Een ander aandachtspunt is dat het dataverbruik en het aantal
"Het dataverbruik neemt zo sterk toe dat telecomaanbieders
aansluitingen moeilijk zijn te voorspellen. Enerzijds neemt het
moeite hebben dit met hun infrastructuur bij te benen."
algehele dataverbruik toe. Anderzijds staan in de zorg forse
Kemper heeft de telecommarkt de afgelopen jaren sterk zien
bezuinigingen op stapel. Dit vraagt om het inbouwen van
veranderen. Het internetgebruik en het aantal aansluitingen
meer flexibiliteit. "Probeer de mogelijkheid open te houden
zijn enorm gestegen en ook binnen de zorg maken steeds
om bij een toenemend dataverbruik over te kunnen stappen
meer werknemers gebruik van smartphones en tablets.
naar grotere databundels of nieuwe abonnementsvormen",
Tegelijkertijd nemen de bel- en sms-volumes behoorlijk af, een
adviseert Kemper. Krimpende organisaties daarentegen
ontwikkeling waar veel telecomaanbieders financieel onder
kunnen zich volgens hem beter niet vastleggen op een
lijden. "Belminuten en sms-jes vormden voor telecombedrijven een flinke cashcow, want hierop rusten forse winstmarges. Veel bedrijven gebruikten deze inkomsten om andere diensten mee te financieren. Die staan nu onder druk."
Concurrentie
'Laat de korting meegroeien met uw organisatie'
Kemper voorziet dat de concurrentie op de telecommarkt nog verder zal toenemen. Dat lijkt goed nieuws voor inkopers van
minimum volume of een omzetgarantie. "Spreek niet tot in
telecomdiensten. Maar hij is kritisch. "Wie in zee gaat met
detail af wat je afneemt, maar maak de leverancier preferred
goedkope aanbieders moet waarschijnlijk genoegen nemen
supplier. Op die manier ga je een partnership aan met je
met een slechtere kwaliteit: minder faciliteiten, minder service
leverancier."
en een slechtere netwerkdekking", waarschuwt hij. "Dat is
14
onwenselijk in de zorgsector, want juist daar zijn veiligheid,
Korting
bereikbaarheid en continuïteit van groot belang. Je mag niet
Flexibiliteit betekent ook de kortingsstructuur laten meebewe-
het risico lopen dat alarmdiensten onbereikbaar zijn of dat
gen met de behoefte van de organisatie. "Kies niet voor een
privacygevoelige informatie in handen van derden komt."
vaste korting, maar laat deze meegroeien met je organisatie",
Veiligheid zal ook steeds meer een issue worden in het licht
aldus Kemper. Hij adviseert verder om te werken met een
van het toenemende datagebruik via smartphones en tablets.
korting af-factuur, op basis van de daadwerkelijk gerealiseerde
intrakoop
telefonie
aandachtspunten voor uw telecomcontract
1
Flexibiliteit: laat
2
korting meegroeien
Bereikbaarheid:
3
Korting af-factuur: voorkom voorfinan-
goede dekking
ciering
met uw organisatie
4 3G
4:08 PM
5 Veiligheid:
Maatwerk:
privacygevoelige
afstemming op eisen
informatie mag niet
van uw organisatie
in handen komen van derden
omzet, in plaats van een bonus vooraf. "Door elke maand een procentuele korting in mindering te brengen, wordt niet alleen de korting afgestemd op de behoefte, maar wordt ook voorkomen dat steeds een bruto bedrag moet worden voorgefinancierd." Ook in organisatorisch opzicht is dit slimmer. "Je krijgt een beter zicht op de uitgaven en kunt daar beter op sturen. Bovendien zijn facturen zo eenvoudiger te controleren", zegt Kemper, die inkopers adviseert over contracten en door zijn ervaring snel ziet waar de pijnpunten zitten en welke mogelijkheden er zijn om meer uit een contract te halen.
Thuis in de zorg Wie het maximale uit een contract wil halen, moet de markt goed kennen. "De zorgsector is een heel specifieke markt. Aan een digitaal tijdregistratiesysteem voor de thuiszorg bijvoorbeeld worden heel specifieke eisen gesteld. Het is daarom belangrijk om in zee te gaan met een telecombedrijf dat thuis is in deze sector." Intrakoop kan inkopers hierbij helpen. "Wij kennen zowel de telecommarkt als de zorgmarkt en weten welke telecombedrijven een zorgfocus hebben."
dE inkoopcoöperatie van de zorg
15
intrakoop services
Prestatie-inkoop levert de Een proactieve schoonmaakleverancier die binnen budget
volgens Intrakoop gespecialiseerd zijn in
te realiseren, hebben we besloten de
het schoonmaken in de gezondheidszorg.”
aanbesteding samen met Intrakoop te
blijft en kwaliteit levert.
doen. We hebben gewerkt volgens het
Wat was jullie belangrijkste eis?
Dat waren de doelstellingen
model van prestatie-inkopen.” Aan het
“De leverancier moet zijn diensten binnen
woord is Leon van de Wijdeven, hoofd
het door ons jaarlijks vast te stellen budget
Facilitaire Diensten. Hij vertelt dat Novadic-
kunnen uitvoeren. Het budget voor 2013
Kentron al lange tijd naar volle tevreden-
was het bedrag van ons contract in 2012,
instelling voor verslavings-
heid samenwerkt met Intrakoop. “Die
minus vijf procent. Daarnaast moet hij
zorg, bij de aanbesteding
samenwerking loopt zeker al tien jaar,
binnen dat budget slim kunnen organise-
zolang ik hier werkzaam ben.” Van de
ren. Dat is de kern van prestatie-inkopen.”
van Novadic-Kentron, een
16
“Om bovenstaande doelstelling succesvol
voor een nieuwe schoon-
Wijdeven was een van de drie mensen in de projectgroep van Novadic-Kentron die
Welke eisen stelde u verder?
maakleverancier.
zich bezighield met het contracteren van
“Niet één! We wilden juist op de expertise
een nieuw schoonmaakbedrijf. “Onze
van de leverancier kunnen vertrouwen. De
afdeling Inkoop is beperkt bemand en onze
leverancier moet kwaliteit bieden. Zij zijn
doelstelling op inkoopgebied is snel te
de experts! Daarvan moesten ze ons
kunnen schakelen en een marktconforme
overtuigen. Wel hadden we een hoofdlijn:
prijs te bedingen. Voor de deelnemende
de leverancier moet de AQL-waarden
leveranciers aan de aanbesteding hebben
(Acceptance Quality Limit of aanvaardbaar
we daarom een keuze gemaakt uit de
kwaliteitsniveau, red.) meetbaar kunnen
shortlist van schoonmaakleveranciers die
maken en per ruimte bepalen. Daaraan
intrakoop
juiste schoonmaker op koppelen we het medewerkerstevreden-
weging gegeven. Elke partij moest
praktijkmensen. Daaruit bleek dat onze
heidsonderzoek. Dat is nu 5,8. Dat moet
proberen zich binnen hetzelfde budget te
huidige leverancier heel goed het verschil
naar een 7.”
onderscheiden.”
begreep tussen de ‘oude manier’ van
Hoe werkte de aanbesteding in de praktijk?
Wat gaf de doorslag?
zochten. Een voorbeeld: als er sneeuw ligt
“Al bij de ingeleverde stukken over
en gestrooid wordt, moet de voordeur
“Sjoerd Rijpkema van Intrakoop heeft de
toegevoegde waarde bleken de verschillen
meerdere keren per dag schoongemaakt
kar getrokken. Hij liet het proces soepel
groot. Hago Zorg, het bedrijf dat de
worden. Deze leverancier gaf aan zelf naar
verlopen en gaf ons de regie waar nodig.
aanbesteding heeft gewonnen en waarmee
manieren te zoeken om dat zonder
werken en de dienstverlening die wij
Heel prettig. Hij heeft ons ontzorgd en selecteerde de aanbieders aan de hand van onze doelstellingen: flexibel in kosten, goede kwaliteit en klantbeleving. Deze drie doelstellingen heeft hij vertaald in de
“Binnen budget slim organiseren. Dat is prestatie-inkopen”
volgende vragen aan de aanbieders: 1 Maak een risicobeheersplan: hoe ga je de gevraagde kwaliteit leveren?
we sinds kort werken, stak met kop en
meerwerk te kunnen doen door op die dag
schouders boven de anderen uit. Eén partij
andere handelingen minder te doen. Mét
viel definitief af. Vervolgens hebben we
behoud van kwaliteit. Dat is wat we
waarde is, zoom daarbij in op AQL-
interviews gehouden met leidinggevenden
zochten: een proactieve houding. Onze
waarden en klanttevredenheid.
van de twee overgebleven partijen. We
nieuwe leverancier krijgt van ons de ruimte
3 Maak een implementatieplan.
kozen bewust voor gesprekken met leiding-
om hun kwaliteiten te tonen. Wij hebben
Vooraf hadden we die onderdelen een
gevenden die de schoonmakers aansturen;
er alle vertrouwen in.”
2 Maak duidelijk wat jullie toegevoegde
dE inkoopcoöperatie van de zorg
17
lopende zaken Intrakoop ondersteunt haar leden met collectieve raamovereenkomsten en individuele diensten.
Geplande inteken overeenkomsten • Autolease • Bloedafnamesystemen • By pass overeenkomsten eten & drinken • Farmaceutische dienstverlening • Hechtmaterialen • Interventie radiologie en cardiologie • Laboratorium disposables • Onderhoud medische apparatuur • Orthopedie • Pathologie
Intrakoop E-inkopen Intrakoop biedt in samenwerking met TBlox E-inkopen, E-factuurscannen en E-grootboek aan. Honderd leden gebruiken dit: • 42 verpleeg- en verzorgingshuizen • 14 instellingen voor de gehandicaptenzorg • 18 ziekenhuizen • 11 instellingen voor geestelijke gezondheidszorg • 15 diensten
Colofon Nummer 1, februari 2013 Intrakoop Bulletin is een kwartaaluitgave voor alle leden van Intrakoop. Concept & Realisatie: Axioma Custom Media t (035) 548 81 40
Aanbestedingen • Aardgas • Farmaceutische dienstverlening • Telefonie • Textielverzorging
Individuele dienstverlening op inkoop-, facilitair en logistiek gebied: • Intrakoop Inkoopcheck • Inkoopscan en –analyses • Individuele aanbestedingen en implementatie • Leveren van tijdelijke capaciteit op operationeel, tactisch en strategisch niveau • Opzetten van de inkoopfunctie • Ondersteunen bij inkoopbeleidsplannen • Professionaliseren inkoopafdeling • Herinrichting en positionering van facilitaire bedrijven en diensten • Facilitaire scans en SWOT-analyses • Advies gebouwbeheer en – onder houd in samenwerking met Bonum • Advies liftinstallaties in samenwerking met Liftintermediair • Advies cliëntenvervoer in samenwerking met Trafficon • Advies over E-inkopen en begeleiden implementatie • Advies en ondersteuning bij transport, middelenvoorziening, textielbeheer en OK-, IC- en CSA-voorziening
Redactie: Communicatie Intrakoop, Colette van Bommel (Axioma), Menno de Boer, Mirjam Hulsebos, Susanne Woning, Sjaak van Hal Vormgeving: Axioma Custom Media
• Inkoop van aardgas en elektriciteit, collectief en individueel • Individueel contractmanagement • Inkoop duurzame energie en advies over duurzaamheid • Energieadministratie: gouden bestand aansluitingen, factuurcontrole (inclusief energiebelasting), factuurbeheer en restitutie energiebelasting • Energiemanagement: energiebenchmark, energiebesparingsplan, energiebeheer, monitoring via energiedashboard, analyse WKK, advies op maat • Advies over subsidies • Deelname aan Noodvermogenpool Onder de naam Intrakoop Energie biedt Intrakoop in samenwerking met Hellemans Consultancy collectieve en individuele dienstverlening op het gebied van energie.
Meer informatie: Bekijk de activiteitenkalender op www.intrakoop.nl of bel uw Intrakoop-adviseur of Ledenservice (0418) 65 70 70.
Illustratie: Ton Boon
Druk: Drukkerij Roelofs, Enschede
Fotografie: Ruud van Zwet
Intrakoop Regterweistraat 11a 4181 CE Waardenburg
Lithografie: Fritz Repro
t (0418) 65 70 70 e
[email protected] i www.intrakoop.nl twitter.com/intrakoop
Gehele of gedeeltelijke overname of reproductie van de inhoud van het Intrakoop Bulletin, op welke wijze dan ook, zonder voorafgaande toestemming van de auteursrechthebbende is verboden.
18
intrakoop
Bespaar 20 - 40% op uw printkosten.
Vraag GRATIS advies aan en pak uw voordeel Bezuinigen in de zorg zijn aan de orde van de dag. Ricoh en Intrakoop zorgen dat u in elk geval aanzienlijk kunt besparen op uw printkosten. Dat kan oplopen tot wel 40%! Daarnaast kan Ricoh u helpen om uw documentstromen effectiever te laten verlopen wat u ook nog eens extra tijd en geld bespaart. Pak nu uw voordeel en ga naar ricoh.nl/intrakoop en vraag een GRATIS adviesgesprek aan.
www.ricoh.nl/intrakoop
Ongedierte is uw en onze zorg Zorginstellingen zijn vatbaar voor ongedierte. Dat heeft in de meeste gevallen niets te maken met gebrek aan hygiëne, maar alles met het karakter van dit soort organisaties: open, gastvrij, warm (figuurlijk en letterlijk) en er is altijd voedsel voorhanden. Een ideale verblijfplaats voor allerhande ongedierte dus, met alle risico’s van dien. Uiteenlopend van onrust onder patiënten of bewoners, het overbrengen van ziektes, reputatieschade tot en met de sluiting van bepaalde afdelingen, waarmee hoge kosten gemoeid kunnen zijn. Net als de mensen in de zorg weten de experts van Rentokil dat voorkomen beter is dan genezen. Daarom bieden wij een compleet aanbod op het gebied van ongediertepreventie dat in de zorgsector zijn effectiviteit bewezen heeft. En wie onverhoopt toch geconfronteerd wordt met een ongedierteplaag kan op ons rekenen voor een snelle, doeltreffende en discrete bestrijding. Laat u adviseren over de oplossingen voor uw organisatie. Dat is een hele zorg minder. Kijk op www.rentokil.nl/zorg of bel gratis 0800-7368654
VCA
