Aan: alle medewerkers van V&W Van: de Secretaris-Generaal Onderwerp: brochure Internetbeleid ~~
Internet verovert stormenderhand de wereld. Ook ons ministerie wil veerwaarde uit Internet halen. Ik denk dat Internet onder meer Ikan bijdragen aan de toekomst van V&W als een meer open en transparante xganisatie. We kunnen met internet beter zichtbaar maken wat we doen en aten zien dat we dat goed doen. We moeten er daarbij wel rekening mee houden dat we onderdeel uit maken van de overheid en dat we opereren in een mondige en kritische maatschappij. De voor u liggende brochure biedt inzicht in de Internet-beleidsontwikkeling die binnen ons ministerie in gang is gezet en die er op is gericht de positieve aspecten van internet te stimuleren en negatieve bijwerkingen te beperken. Zo is onder meer aandacht besteed aan de bescherming van uw privacy. Ook wordt ingegaan op wat we van u verwachten als u Internet gebruikt en daarmee de virtuele werkelijkheid betreedt. Dat wijkt eigenlijk niet af van wat we in de fysieke wereld van u vragen. Natnelijk dat u zich gedraagt als een goed ambtenaar. Wat dat bij het gebruik van internet inhoudt, wordt weergegeven door tien geboden en is nader uitgewerkt in een gedragscode. Geboden en gedragscode zijn op V&W-intranet te vinden. Kortom, voor een voorspoedige inzet van het medium Internet gerelateerd aan onze taakuitvoering is een aantal randvoorwaarden ingevuld. Ik hoop dan ook dal: we ons imago als departement, dat op dit terrein voorop loopt, blijven waarmaken én ik wens u veel plezier in uw werk met Internet.
Omgaan mat Internet, het beleid en de toekomst.
Internet. Een decennium geleden had niemand er van gehoord. Inmiddels is het een onlosmakelijk deel van het dagelijks leven geworden. Surfen op het World Wide Web en e-mailen behoren voor veel mensen tot de werkzaamheden van alledag. Het via Internet winkelen, musea bezoeken, bibliotheken raadplegen, bankieren, discussiëren, telefoneren en contacten leggen is voor sommigcn reeds de normaalste zaak van de wereld. Welke toepassingen van Internet de Itomende jaren het licht zullen zien, is grotendeels onbekend. Wel duidelijk is dat de ontwikkeling van Internet razendsnel verloopt. Deze ontwikkeling heeft grote gevolgen
voor de maatschappij, het openbaar bestuur en dus ook voor het ministerie van Verkeer en Waterstaat. Vele gevolgen zijn positief: de infortnatievoorziening wordt gemakkelijker, sneller en goedltoper. Negatieve gevolgen Ikunnen ook optreden. Het is raadzaam dat u zich op de hoogte stelt van deze gevolgen voordat u zich op Internet begeeft. Deze brochure beoogt hieraan bij te dragen. De inhoud ervan is ontleend aan de in de Bestuursraad goedgekeurde Nota internetbeleid. Overigens spreken we liever over beleidsontwiklteling dan over beleid. Internet is in ontwikkeling. Zo ook het Internetbeleid van V&W!
V&W wil zoveel mogelijk de vruchten plukken van Internet en tegelijkertijd de negatieve effecten van dit medium beperken. Deze brochure is een voor iedereen toeganltelijlte samenvatting van de internet-beleidsontwiklteling bij V&W. In deze brochure leest u wat Internet is en hoe u er op een goede manier mee kunt omgaan.
Omgaan mct internet, het bcleicl en de toekomst.
Wereldwijde communicatie
Internet is een infrastructuur die ervoor zorgt dat computers wereldwijd met elkaar kunnen communiceren. Internet kent vele mogelijkheden, waarvan het World Wide Web en de elektronische post (e-mail) het bekendst zijn. U kunt via Internet op elk moment
goedkoop en snel informatie in vele van haar verschijningsvormen versturen naar op Internet aangesloten computerbezitters waar ook ter wereld. Deze 'virtuele werkelijkheid' wordt ook wel 'cyber space' genoemd.
Plaats en tijd niet van belang
Een groot onderscheid tussen de virtuele werkelijkheid en de werkelijkheid zoals we die tot voor kort kenden, is dat het in de virtuele wereld niet uitmaakt waar of wanneer de gebruiker handelingen verricht. Zo kunt u per e-mail een brief versturen vanuit uw werk,
Omgaan met Internet, het beleid en de toekomst
dezelfde brief vanavond verzenden vanuit huis of morgen vanuit een Internet-café waar ook ter wereld. U kunt dat bovendien doen vanuit een willekeurig virtueel adres. Zender en ontvanger weten nooit zeker van elkaar waar zij zich in levende lijve bevinden.
Makkelijk toegang tot informatie
Het gebruik van Internet kent vele voordelen. Eén voordeel is al genoemd: bepaalde handelingen kunnen onafhanI<elijl<(er)van plaats en tijd worden verricht. Dit vergemakkelijkt onder meer het verkrijgen van informatie. Vroeger was u voor het verkrijgen van bepaalde in'formatie afhankelijk van
(vestigingc)plaats en (0penings)tijd van bijvoorbeeld een bibliotheek, of van de aanwezigheid van de juiste persoon achter het juiste bureau. Tegenwoordig kunt LI met een computer en een Internetaansluiting in principe altijd en overal toegang tot elektronisch vastgelegde informatie hebben.
Sneller en goedkoper
€en ander voordeel van Internet is dat sommige handelingen sneller en goedkoper kunnen worden verricht. Zo kunt u een document in elektronische vorm in een paar
seconden tegen relatief lage kosten afleveren op andere locaties. Daarbij maakt het niet uit of die locatie om de hoek is of aan de andere kant van de wereld.
internet verkennen
Gebruik van Internet leidt ertoe dat u bepaalde werkzaamheden beter en makkelijker kunt uitvoeren dan voorheen. Of, om in termen van de V&W-organisatie t e spreken, door gebruik t e maken van internet is V & W beter in staat haar doelen te realiseren. Het zou mooi zijn als u
zich voortaan voor de aanvang van uw werk afvraagt of u tot een beter resultaat komt wanneer u gebruik maakt van Internet. We nodigen u dan ook van harte uit om Internet te verkennen. Liever vandaag dan morgen!
Orngaaii mcl Internet, het Iicleid en de tockonist.
Toegang tot internet
Heeft u nog geen toegang tot Internet en wilt u dat wel, dan kunt u daar om vragen bij uw hoofd van dienst. Hij of zij beslist over uw aanvraag en ziet toe op een juist gebruik. Als het diensthoofd akkoord is, ligt de elektronische snelweg via het VenWnet voor u
open. Een virtuele snelweg met vele mogelijkheden die uw werk kunnen vergemakkelijken en verbeteren. Het is aan u om de mogelijkheden te benutten: u bent en blijft zelf verantwoordelijk voor alle gebruik dat u van internet maakt.
Hulp bij gebruik Internet Wilt u meer weten over het gebruik van Internet, dan kunt u hulp inroepen via de Directie Voorlichting (DVO). DVO heeft opleidingsinstituten geselecteerd waar u kunt leren 'surfen'. Ook heeft DVO een selectie gemaakt van instituten
I
Omgaan met Internet, het beleid en de toekomst
waar u kunt leren hoe u websites maakt en hoe u de redactie ervan voert. Meer informatie hierover kunt u vinden op: www.venwnet.minvenw.nl/werkplaats/opleidingen/opleid.html
,
Ophalen en achterlaten
Iedereen die ervaring heeft met het doorzoelken van het World Wide Web zal merlten dat het gemakkelijk is om zaken op te halen van Internet. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om programmatuur, teksten en foto's. Een regelmatige gebruiker weet ook dat het gemakkelijk is om zalen achter te laten op Internet. Zo wordt op vele plekken gevraagd om een reactie. Wanneer
u op dit verzoek ingaat door een eleldronisch bericht t e sturen bent u herkenbaar als medewerker van VBW. Wat velen niet weten is dat u bij hel bezoeken van Internetpagina's ('siles') door de bctreffende beheerder herkend kan worden als medewerker van VBW. Dit Itan bij verkeerd gebruik van Internet vervelende gevolgen hebben. Voor uzelf, en de organisatie.
Meer addertjes onder het gras
Bij het ophalen en het achterlaten van zaken op Internet schuilen er meer addertjes onder het gras. Ook deze Ikunnen gemakkelijk leiden tot vervelende situaties, zowcl voor uzelf als voor de organisatie. Zo kan het bijvoorbeeld voorkomen dat de ontvanger het bericht verkeerd begrijpt omdat er geen sprake is van persoonlijk contact. Een andere 'valkuil' is het opslaan van het werk van anderen op de eigen PC en het, al dan niet bewust, verspreiden van dit werk
als eigen werk. Een doeltreffende remedie hiertegen is bronvermelding. Verder kan het opslaan van programmatuur van Internet op de eigen PC tot problemen leiden. Programmatuur Itan besmet zijn met een computervirus of de stabiliteit van het systeem verstoren. Ook kan het zijn dat u programmatuur gebruikt die u van Internct heeft gehaald, die zonder licentie door (medewerlers van) V&W niet gebruikt mag worden.
Oingaari mcl Intcriicl. Iict I>elcid eii dc tockomrl
I
Vervelende.. situaties voorkomen
Op Internet geldt, net als in de fysieke wereld, dat u zich moet gedragen als 'goed ambtenaar'. Wat dat voor Internet-gebruik precies betekent, is omschreven in de gedragscode. De gedragscode is
samengevat in de tien geboden, die u achterin deze brochure vindt. Daar leest u ook waar u de gedragscode kunt vinden op het VBW-intranet.
Surfen voor privb-zaken
Internetgebruik is alleen functioneel als het iets te maken heeft met uw taken als functionaris van V&W. Het is dus niet de bedoeling dat u structureel surft op Internet ten behoeve van privé-zaken. Let wel:
niemand zal erover vallen als u af en toe een site bezoekt die niet direct met uw werk te maken heeft. Wat dit betreft gaat de vergelijking met telefoongebruik op.
..................................... Ministerie van Verkeer PP \#atWbLddL informatie en Docurnmdtle Postbus 20901
Omgaan met Internet. het beleid en de toekomst
Registratie en gebruik van persoonsgegevens beperkt
De opslag van tot persoonsgegevens herleid bare netwerkgegevens is een apart punt van aandacht. Feit is dat het gebruik van Internet op allerlei plaatsen, ook binnen V&W, continu wordt geregistreerd. Dit zit ingebakken in de programmatuur van het computersysteem. V&W registreert geen persoonsgegevens, maar kan door middel
van koppeling met gegevens uit een ander bestand wel achterhalen wie wat doet op het gebied van Internet. Als er een redelijk vermoeden is van misbruik van Internet door een medewerker van V&W, Ikan de leidinggevende de systeembeheerder verzoeken netwerkgegevens te herleiden tot persoonsgegevens.
Reglement
O m onnodige aantasting van de privacy van de betrokkenen te voorkomen, heeft V&W, overeenkomstig de geldende privacywetgeving, een privacy-reglement opgesteld. Hierin staan de voorwaarden die gelden bij registratie en gebruik van via Internet-gebruik verkregen persoonsgegevens. Zo is onder meer bepaald dat alleen het bevoegd gezag bestanden kan (laten) Ikoppelen, dat hiervoor een
redelijk vermoeden van misbruik aanwezig moet zijn, dat alleen personen toegang tot die gegevens hebben die door het bevoegd gezag geautoriseerd zijn, en dal gegevens over Internet-gebruik maximaal twee maanden bewaard mogen worden. U vindi. het gehele privacyreglement, voorzien van een toelichting, op het V&W-intranet onder www.venwnet.minvenw.nl/ cend/doi/internet/privacy. html
Oiirgann
inct intcincl, h e l I>elPid en ùe torùoiiist
