Stad Halle
Functiebeschrijving Functie Graadnaam: diensthoofd Functienaam: Project-& beleidsmanager Functionele loopbaan: A1a-A3a Code: IZ2BEL01
Sector: Interne Zaken Dienst: Project-& Beleidsmanagement Subdienst:
Doel van de entiteit Het hoofddoel van de stafdiensten is dat ze, elk vanuit hun specialisatie, bijdragen tot een efficiënte en optimale werking van de verschillende lijndiensten van de stad en het bestuur. Deze ondersteuning gebeurt op het vlak van secretariaat, juridische zaken, personeel, communicatie, archief en beleids- en projectmanagement. De dienst project- en beleidsmanagement ondersteunt de secretaris, het managementteam en het bestuur bij het uitstippelen en het vorm geven van de strategische lijnen van het beleid en de implementatie van kwaliteitsmanagement en projectmanagement in de organisatie.
Plaats in de organisatie Werkt onder de leiding van en rapporteert aan directeur (Interne Zaken) Geeft leiding aan alle medewerkers van de dienst
Voor kennisname Schrijf “voor kennisname”, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid
Direct Leidinggevende
“Voor kennisname” Datum Handtekening Naam
CC Consult
pagina 1 van 8
Stad Halle
Functiebeschrijving Kerntaken Strategisch beleidsplan Opzetten en opvolgen van een strategisch beleidsplan voor de dienst Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken: •
de coördinatie en begeleiding van de opmaak van een strategische beleidsplanning waarin missie, visie en strategie worden bepaald en dit in overleg met bevoegde mandataris(sen) en de direct leidinggevende
•
opvolging van de uitvoering van het beleidsplan
•
evalueren van de uitvoering van het beleidsplan en het neerschrijven van deze evaluaties in werkings- en jaarverslagen.
•
de redactie van de jaarlijkse actieplannen in functie van wat in het beleidsplan is bepaald
Budgetbeheer en meerjarenplanning Opstellen en opvolgen van budgetvoorstellen en opmaken van een meerjarenplanning van de dienst teneinde de financiële doelstellingen van de organisatie te behalen. Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken: •
zorgen voor een gefundeerd, samenhangend budgetvoorstel en voor een accuraat budgetbeheer en budgetcontrole teneinde een financieel verantwoord beleid te helpen realiseren.
•
aanbrengen van voorstellen naar optimalisatie in uitvoering m.b.t. middelen en kosten teneinde het resultaat en de kost van de dienst op een aanvaardbaar niveau te houden
•
de beschikbare middelen op de meest efficiënte manier inzetten
•
jaarplanning van de dienst opvolgen
•
opsporen en melden van bijkomende subsidiemogelijkheden
Coördinatie werking dienst Coördineren van de werking van de dienst en de opdrachten vertalen naar concrete doelstellingen voor de directe medewerkers Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:
CC Consult
•
zorgen voor een projectmatige en gestructureerde aanpak van het werk
•
verantwoordelijk voor de continuïteit van de dienst
pagina 2 van 8
Stad Halle
Functiebeschrijving •
in samenwerking met de project- en beleidsmanager het uittekenen van de processen van de sector organiseren
•
nemen van ambtelijke eindverantwoordelijkheid van alle beslissingen binnen de dienst
•
tijdig opstarten, zorgvuldig (doen) toepassen en opvolgen van de diverse projecten en administratieve procedures
•
actief bijdragen tot de nodige veranderingsprocessen en hierbij een voorbeeldfunctie uitoefenen
•
superviseren van en ondersteuning bieden aan de administratieve procedure i.v.m. overheidsopdrachten, contracten en verzekeringen
•
verantwoordelijk voor de opdrachten die in het kader van procesbeheer en intern controlesysteem worden toevertrouwd.
Personeelsbeleid Instaan voor het personeelsbeleid van de dienst in overleg met de verantwoordelijke van de personeelsdienst en de direct leidinggevende Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:
CC Consult
•
leiden, coachen, motiveren en sensibiliseren van de medewerkers van de dienst volgens de principes en richtlijnen van het personeelsbeleid
•
coördineren, plannen en organiseren van taken m.b.t. personeelsbeheer
•
instaan voor het voeren van functionerings- en evaluatiegesprekken met de medewerkers op regelmatige basis. Hierbij staan taakplanning, opvolging en jobcoaching en resultaatgerichtheid centraal teneinde de medewerkers te begeleiden en hun prestaties te optimaliseren.
•
personeelsbehoeften van de dienst objectiveren en opvolgen
•
signaleren van wervings- en vormingsbehoeften
•
verantwoordelijk voor de opvolging van de persoonlijke ontwikkeling van de medewerkers
pagina 3 van 8
Stad Halle
Functiebeschrijving Communicatie (intern/ extern) Instaan voor een open communicatie naar de medewerkers, de hiërarchische oversten, de andere diensten ,het beleid en externen, zodat iedereen toegang heeft tot de informatie die belangrijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken: •
als eindverantwoordelijke instaan voor de informatiestroom van de dienst naar de dienst communicatie (intranet, info voor website, folders en brochures, jaarverslag, pers…)
•
organiseren en opvolgen van het werkoverleg
•
samenwerking met andere diensten bevorderen
•
rapportering aan de direct leidinggevende
•
meewerken aan en waken over een optimale communicatie met de functioneel bevoegde schepen
•
informeren van de medewerkers van de eigen dienst over het strategisch beleid, veranderingsprocessen
•
instaan voor een adequate externe communicatie
Wetgeving en regelgeving Zich voortdurend op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving m.b.t. de dienst; deze assimileren en implementeren binnen de eigen dienst teneinde de procedures, werking en de kennis actueel te houden Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken: •
de nodige vakkennis opdoen, studiedagen bijwonen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie
•
vertalen in nieuwe richtlijnen naar de medewerkers
•
instrueren van de medewerkers en organiseren van sessies voor het op peil krijgen en houden van het benodigde kennisniveau
Adviserende en beleidsondersteunende taken Instaan voor het geven van adviezen en het uitvoeren van beleidsondersteunende taken.
Gemeenteraad en college
CC Consult
•
voorbereiden en afwerken dossiers voor college en gemeenteraad
•
zorgen voor een goede doorstroming naar de andere diensten
pagina 4 van 8
Stad Halle
Functiebeschrijving Projectmatig werken stimuleren Interne diensten sensibiliseren in het projectmatig werken teneinde een efficiënte en effectieve werking te garanderen en deelnemen aan specifieke projecten over de diensten heen Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken: •
coaching, advies, kwaliteitsbewaking, opvolging en eventuele bijsturing van projecten en deelprojecten
•
uit de projecten de leermomenten voor de organisatie halen en deze ter beschikking stellen aan de organisatie
•
ervoor zorgen dat de principes van projectmanagement worden toegepast, geëvalueerd en bijgestuurd
•
opstarten en ondersteunen van projectgroepen
•
op een gestructureerde wijze coördineren en opvolgen van afdelingsoverschrijdende projecten en projecten die de interne werking verbeteren zodat de timing en de doelstellingen gehaald worden
•
formuleren van voorstellen naar optimalisatie in uitvoering met betrekking tot middelen en kosten teneinde het resultaat en de kost van de projecten op een aanvaardbaar niveau te houden
Procesmanagement Het opstarten en uitwerken van procesmanagement met het oog op verhoging van efficiëntie, kwaliteit en transparantie. Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken: •
opmaken van eenduidige systemen om bepaalde taken uit te voeren
•
waken over de goede uitvoering van de processen
•
verbeteringen aanbrengen om processen efficiënter en effectiever te maken
•
stimuleren van kwaliteitsdenken en integrale kwaliteitszorg
•
aandacht voor vorming, training en coaching
Intern controlesysteem (ICS) Uitwerken en opvolgen van een intern controlesysteem teneinde een efficiënte en effectieve werking te garanderen Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken: •
CC Consult
rapporteren en communiceren van de wijze waarop de interne controle wordt georganiseerd aan het MT en de betrokken medewerkers
pagina 5 van 8
Stad Halle
Functiebeschrijving •
opvolgen en indien nodig bijsturen van het interne controlesysteem
•
opstellen van maatregelen en procedures die bepalen op welke wijze de interne controle wordt georganiseerd
Ondersteuning van het managementteam Het managementteam bijstaan in verschillende projecten en opdrachten Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken: •
budgetopmaak
•
interne controle
Veranderingsmanagement Begeleiden en ondersteunen van de verbeterprocessen in functie van een kwaliteitsvolle dienstverlening voor de hele organisatie teneinde een samenhangende visie op kwaliteit afgestemd op het organisatie- en maatschappijbeeld te stimuleren en uit te dragen Dit omhelst ondermeer de volgende concrete taken: • begeleiden van interne audits van de organisatie •
afstemmen van de verschillende projectgroepen binnen de organisatie die werken aan kwaliteit en organisatieontwikkeling
•
algemene coördinatie verbeterprocessen
Kwaliteitszorg Uitwerken van projecten in het kader van een kwaliteitsvolle dienstverlening voor de hele organisatie teneinde de kwaliteit in de gemeentelijke organisatie te verhogen en de dienstverlening te verbeteren. Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken: •
ontwikkelen en implementeren van een geïntegreerde visie op dienstverlening in de organisatie
•
ontwikkelen van projecten in het kader van kwaliteitsverbetering
Coördinatie beleid en administratie Het coördineren van het beleid binnen de gekozen visie en speerpunten teneinde beleidsmensen en administratie in toe te laten in dezelfde richting te kijken en te werken. Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken: •
CC Consult
het uitschrijven van het algemeen beleid op basis van de op de visie en de speerpunten afgestemde beleidsdocumenten betreffende specifieke materies
pagina 6 van 8
Stad Halle
Functiebeschrijving •
het toetsen en afstemmen van de beleidsdocumenten betreffende specifieke materies aan en op het algemeen beleid in het kader van de gekozen visie en de speerpunten
Dagontvangsten Kan overeenkomstig art. 162, §2 van het gemeentedecreet belast worden met de ontvangst van geringe dagontvangsten.
Thesaurieverrichtingen Kan overeenkomstig art. 163 §1 van het gemeentedecreet belast worden met geringe thesaurieverichtingen
Budgethouderschap Kan overeenkomstig art. 159, §2 van het gemeentedecreet aangesteld worden als budgethouder Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de functiehouder ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten.
Functieprofiel De definities en niveaus van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lager gelegen gradatie ook is verworven.
Gedragscompetenties Gradatie
Probleemoplossend gedrag
CC Consult
grondig
Leiderschap Waardegebonden gedrag
Veranderingsbereidheid Mondelinge communicatie Relatienetwerking (sociale vlotheid) Empathie Teamwerk en samenwerken Leidinggeven Integriteit Resultaatgerichtheid Klantgerichtheid
voldoende
Interactief gedrag
Competentie Kwaliteit en accuraatheid
elementair
Cluster Persoonsgebonden gedrag
3 3 2 3 3 3 3 3 3 3
pagina 7 van 8
Stad Halle
Functiebeschrijving Technische Competenties Gradatie
Wetgeving en regelgeving
CC Consult
grondig
Werking en werkmiddelen
voldoende
PCVaardigheden
Competentie Strategisch management
elementair
Cluster Management en beleid
2
HRM-beleid Financieel management Communicatiemanagement Tekstverwerking
2 2 2 2
Rekenblad Presentaties Databanken Software eigen aan de functie Procedures en procesbeheer
2
Projectmatig werken Werking van de gemeentelijke organisatie Werkmiddelen en werkmethodieken Kennis van de wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie Kennis van de wetgeving en regelgeving m.b.t. de gemeente
1 1 2 2 3 3 2 3 3
pagina 8 van 8
