Functiebeschrijving. Staat aan het hoofd van de organisatie en geeft op basis hiervan leiding aan alle medewerkers van de organisatie

CC Consult

Gemeente Kortemark

Functiebeschrijving Functie Graadnaam: secretaris

Afdeling:

Functienaam: secretaris

Dienst:

Functiefamilie: strategisch leidinggevende

Subdienst:

Functionele loopbaan: decretale graad

Code:

Doel van de entiteit De gemeente probeert een zo optimaal mogelijke dienstverlening voor de bevolking te ontwikkelen en te realiseren in die domeinen waar zij verantwoordelijk is of al naargelang ze in het kader van de plaatselijke behoeften zelf initiatieven genomen heeft. Als ambtelijk verantwoordelijke en hoofd van de organisatie, draagt de secretaris zorg voor de uitvoering van deze opdrachten. Hij zal het beleid ondersteunen, uitvoeren en bijdragen tot de evaluatie van de uitgevoerde opdrachten in het kader van de uitvoering van het beleid.

Plaats in de organisatie Staat aan het hoofd van de organisatie en geeft op basis hiervan leiding aan alle medewerkers van de organisatie

Voor kennisname Schrijf “voor kennisname”, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid

Direct Leidinggevende

“Voor kennisname” Datum Handtekening Naam

pagina 1 van 8

CC Consult

Gemeente Kortemark

Functiebeschrijving Kernresultaten Wettelijke en decretale bevoegdheden Uitoefenen van de wettelijke en decretale bevoegdheden. Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: 

afsluiten van een afsprakennota met het bestuur



bevoegd voor het 'dagelijks personeelsbeheer'



verantwoordelijk voor de uitvoering van de betalingen van de uitgaven en voor het chartaal kasbeheer



instaan voor de organisatie van de behandeling van de briefwisseling



verantwoordelijk voor het beheer van het archief en de titels



eindverantwoordelijke voor de opmaak van de notulen van de beraadslagingen van de organen



kasprovisies toekennen en toelating verlenen aan personeelsleden tot inning van geringe dagontvangsten en tot kasverrichtingen



instaan voor het opzetten en de organisatie van een intern controlesysteem

Strategische beleidsvoering Concipïeren en uitwerken van de strategische en operationele beleidsdoelstellingen, binnen de budgettair voorziene ruimte van de entiteit. Deze beleidsdoelstellingen toetsen aan de visie en missie van de organisatie en bijsturen. Doel: op een efficiënte en effectieve manier uitvoering geven aan beleidsdoelstellingen Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: 

opmaken van een voorstel van strategische nota en meerjarenplanning



waken over de efficiënte en effectieve vertaling van de strategische visie in operationele doelstellingen



toezien op een goede integratie van het financiële luik in het geheel van de strategische nota



jaarlijks een voorstel van beleidsnota opmaken



bespreken met en rapporteren aan de beleidsorganen



evalueren van de effecten van het gevoerde beleid met het oog op eventuele vernieuwing ervan

Management organisatie Ondersteunen, als lid van het managementteam, van de coördinatie van de verschillende entiteiten. Doel: de gemeentelijke werking optimaliseren om te komen tot een efficiënte beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en beleidsevaluatie Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: 

deelnemen, voorbereiden en opvolgen van de taken en opdrachten van het managementteam



mee bewaken van de eenheid in werking, kwaliteit van de organisatie en de werking van de gemeentelijke diensten

pagina 2 van 8

CC Consult

Gemeente Kortemark

Functiebeschrijving 

aanbrengen van problemen en gezamenlijk uitwerken van oplossingen



suggesties formuleren en projecten initiëren en opvolgen m.b.t. de optimalisering van de werking van de entiteiten



meewerken en opvolgen van taken met betrekking tot globaal personeelsbehoeftenplan (ganse organisatie)



voorzitten van het managementteam

Beleidsvoorbereiding en beleidsevaluatie Op basis van de prioriteiten van het bestuur en in overleg met het managementteam, opmaken van een voorstel voor strategische en operationele beleidsdoelstellingen en ze regelmatig toetsen en bijsturen. Doel: voor het bestuur en de administratie een kader creëren dat richting geeft bij het nemen van de dagelijkse operationele beslissingen en acties Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: 

jaarlijks een voorstel van beleidsnota opmaken en toezien op een goede integratie van de budgettaire aspecten



beleidsvoorstellen en -adviezen voorbereiden voor de beleidsorganen



opmaken van een voorstel van strategische nota



toezien op een goede integratie van het financiële luik, opgemaakt door de financieel beheerder, in het geheel van de strategische nota



bespreken met en rapporteren aan de beleidsorganen



evalueren van de effecten van het gevoerde beleid met het oog op eventuele vernieuwing ervan



voorstellen of adviezen formuleren om het beleid te verbeteren en te professionaliseren



waken over de efficiënte en effectieve vertaling van de strategische visie in operationele doelstellingen; regelmatig aftoetsen aan de realiteit en aanpassen waar nodig

Beleidsuitvoering en organisatie Plannen, organiseren, opvolgen en evalueren van de dagelijkse werking van de administratie. Doel: de doelstellingen van het bestuur helpen realiseren en een effectieve en efficiënte dienstverlening verzekeren Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: 

aansturen van de dienstverantwoordelijken en eigen medewerkers



verzekeren van de uitvoering van beslissingen van de bestuursorganen



coördineren van dienstoverschrijdende dossiers



instaan voor de voorbereiding en verspreiding van documenten aan alle belang- en rechthebbenden



verzekeren van de dossiers en van de ontwerpen van besluit voor de bestuursorganen



bijwonen van de raad, het college en eventueel de commissies

pagina 3 van 8

CC Consult

Gemeente Kortemark

Functiebeschrijving Communicatiestroom managementteam Actief bijdragen als lid van het managementteam tot de goede communicatiestroom tussen het managementteam en het bestuur. Doel: efficiënte beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering, beleidsevaluatie in functie van de globale missie Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: 

meewerken aan en waken over een optimale interne communicatie met het bestuur



toelichting geven aan de bestuursorganen



beslissingen van het bestuur communiceren aan de medewerkeres en de uitvoering ervan verzekeren



samenwerking tussen de entiteiten bevorderen



informeren van de leden van het managementteam over de projecten en zaken waarmee de entiteit bezig is

Budgetbeheer Waken over het opstellen en opvolgen van budgetvoorstellen en het opmaken van een meerjarenplanning van de gemeente. Doel: behalen van de financiële doelstellingen van de organisatie Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: 

inzetten van de beschikbare middelen op de meest efficiënte manier



aanbrengen van voorstellen naar optimalisatie in uitvoering m.b.t. middelen en kosten



zorgen voor een gefundeerd, samenhangend, tijdig en nauwkeurig budgetvoorstel en voor een accuraat budgetbeheer en -controle



opvolgen van het dagelijks financieel beheer



advies verlenen



afstemming van / verbanden leggen met de budgetten van de hogere overheid en de gemeentelijke begroting

Intern controlesysteem (ICS) Uitwerken en opvolgen van een intern controlesysteem. Doel: verhogen van de efficiëntie, de kwaliteit en de transparantie in de organisatie Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: 

rapporteren en communiceren van de wijze waarop de interne controle wordt georganiseerd aan het managementteam en de medewerkers



opstellen van maatregelen en procedures die bepalen op welke wijze de interne controle wordt georganiseerd



opvolgen en indien nodig bijsturen van het intern controlesysteem

Personeelsbeleid Instaan voor het personeelsbeleid van de gemeente in overleg met de verantwoordelijke van de personeelsdienst.

pagina 4 van 8

CC Consult

Gemeente Kortemark

Functiebeschrijving Doel: het ontwikkelen en behouden van de aanwezige competenties rekening houdend met de veranderende mogelijkheden en behoeften Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: 

leiden, coachen, motiveren en sensibiliseren van de medewerkers van de entiteit volgens de principes en richtlijnen van het personeelsbeleid



coördineren, plannen en organiseren van taken m.b.t. personeelsbeheer



instaan voor het voeren van functionerings- en evaluatiegesprekken met de medewerkers op regelmatige basis. Hierbij staan taakplanning, opvolging, jobcoaching en resultaatgerichtheid centraal



toepassen van de principes van het personeelsbeleid rekening houdend met de eigenheid van het bestuur

Ondersteunen raad Het inhoudelijk en administratief ondersteunen van de werking van de raad. Doel: steunen en bevorderen van een kwalitatief en beleid Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: 

bijwonen van vergaderingen



verslaggeving van bijeenkomsten



opvolgen, coachen, sturen van initiatieven van de raad



inwinnen en opvolgen van adviezen

Externe communicatie Instaan voor een open externe communicatie. Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: 

instaan voor een vlot contact met de burger



bestaande relaties met externen (andere openbare diensten, toezichthoudende overheden,…) in kaart brengen en onderhouden



de organisatie en/of entiteit vertegenwoordigen in diverse organisaties of op evenementen, fora,…



verzorgen van public relations



zorgen voor de toepassing van de wet betreffende openbaarheid van bestuur

Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de andere entiteiten en het bestuur. Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: 

meewerken aan een optimaal interne communicatie binnen de entiteit



waken over een optimale interne communicatie binnen de entiteit

pagina 5 van 8

CC Consult

Gemeente Kortemark

Functiebeschrijving 

informeren van de medewerkers van de eigen entiteit over het strategisch beleid, veranderingsprocessen



organiseren en opvolgen van intern overleg



informeren van de leden van het managementteam over de projecten en werkzaamheden van de entiteit



zorgen voor een optimale communicatie met de functioneel bevoegde schepen



bevorderen van communicatie in alle richtingen



toepassen en uitvoeren van het vooropgestelde communicatieplan (systeem)



ontvangen en afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen



signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse entiteiten en medewerkers

Samenwerking gemeente – OCMW In het kader van de samenwerking gemeente en OCMW zal de gemeentesecretaris zo lang de beheersovereenkomst loopt instaan voor de opdrachten die in deze overeenkomst bepaald worden.

pagina 6 van 8

CC Consult

Gemeente Kortemark

Functiebeschrijving Functieprofiel De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven.

Technische Competenties Gradatie

Wetgeving en regelgeving

X X X X X X X X X X X X X X X

X X X X X X X

grondig

Werking en werkmiddelen

voldoende

PC-Vaardigheden

Competentie Communicatiemanagement Financieel management HRM-management Strategisch management Tekstverwerking (Word) Rekenbladen (Excel) Presentaties (Powerpoint) Databanken (Access) PIM (Personal Information Manager) (Outlook) Software eigen aan de functie Procedures en procesbeheer Projectmatig werken Werking van de organisatie Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie

elementair

Cluster Management en beleid

X X

X X X X X X

X X X X

Gedragscompetenties Gradatie gradatie 3

Waardegebonden gedrag

gradatie 2

Leiderschap Persoonsgebonden gedrag Probleemoplossend gedrag

gradatie 1

Cluster Beheersmatige vaardigheden Informatieverwerkend gedrag Interactief gedrag

X

X

X

Visieontwikkeling

X

X

X

Teamwerk en samenwerken Assertiviteit Leiding geven Flexibiliteit

X X X X

X X X X

X X X X

Klantgerichtheid

X

X

X

Initiatief Integriteit Resultaatsgerichtheid

X X X

X X X

X X X

Competentie Plannen en organiseren

pagina 7 van 8

CC Consult

Gemeente Kortemark

Functiebeschrijving Loyauteit

X

X

pagina 8 van 8