Gemeente en OCMW Kuurne
Functiekaart Functie Graadnaam: diensthoofd
Afdeling: Wonen en Omgeving
Functienaam: diensthoofd publieke ruimte
Dienst: Publieke ruimte
Functiefamilie: leidinggevenden
Subdienst:
Functionele loopbaan: A1a-A3a
Code:
Doel van de entiteit De afdeling Wonen en Omgeving heeft tot doel het beleid van de gemeente m.b.t. duurzame ontwikkeling, leefmilieu, ruimtelijke ordening en ruimtelijke planning, mobiliteit, werken en nutsvoorzieningen te plannen, uit te werken, uit te voeren en op te volgen. Ze is tevens verantwoordelijk voor de duurzame optimalisatie en het onderhoud van de gemeentelijke infrastructuur en het gemeentelijk patrimonium. De afdeling vervult een belangrijke rol om Kuurne uit te bouwen tot een aantrekkelijke gemeente waar het goed is om te wonen, te leven en te ondernemen. De dienst Publieke ruimte staat in voor het beheer en onderhoud van het publiek en privaat gemeentelijk domein voor wat betreft de groenvoorzieningen, wegenis en riolering en openbare gebouwen en scholen. De dienst staat daarbij zowel in voor het voorbereiden, onderzoeken, opvolgen, evalueren, controleren en bijsturen van alle uitbestede werken als de uitvoering van werken in eigen beheer.
Plaats in de organisatie Werkt onder leiding van en rapporteert aan: afdelingshoofd(Wonen en Omgeving) Geeft leiding aan: alle medewerkers van de dienst
Voor kennisname Schrijf “voor kennisname”, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid
Direct Leidinggevende
“Voor kennisname” Datum Handtekening Naam
CC Consult
25 augustus 2015
pagina 1 van 7
Gemeente en OCMW Kuurne
Functiekaart Kernresultaten Coördinatie en leiding van de entiteit Instaan voor de oordeelkundige planning, organisatie, aansturing en opvolging van de werking van de entiteit en deze vertalen naar concrete doelstellingen voor de directe medewerkers. Doel: continuïteit en kwalitatieve werking van de entiteit garanderen Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
begeleiden en optimaal inzetten van medewerkers
in overleg met het managementteam bepalen van ken- en stuurgetallen, kwantitatieve en kwalitatieve meetcriteria voor de dienstverlening van de entiteit
tijdig opstarten, zorgvuldig (doen) toepassen en opvolgen van de diverse projecten en administratieve procedures
nemen van ambtelijke eindverantwoordelijkheid van alle beslissingen binnen de entiteit
instaan voor de continuïteit van de entiteit
uitwerken van procedures voor het vlotte verloop van de werkzaamheden binnen de entiteit
coördineren en opvolgen van specifieke belangrijke dossiers en projecten
organisatie van de voorbereiding van de dossiers van de entiteit die aan de bestuursorganen moeten worden voorgelegd
zorgen voor een projectmatig en gestructureerde aanpak van het werk
Coördinatie, opvolging en controle uitbestede werken Het voorbereiden, uitwerken en controleren van uitbestede werken. Doel: bijdragen tot een efficiënt en effectief gebruik van de gemeentelijke middelen conform de wettelijke bepalingen en afspraken Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
het organiseren van planningsvergaderingen en het uitwerken en opvolgen van een planning
controleren van vorderingsstaten
verantwoordelijk voor de definitieve oplevering der werken
tijdig opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse overheidsopdrachten en procedures binnen de entiteit
controle en opvolging van werken uitgevoerd door nutsmaatschappijen: controleren naar kwaliteit, kwantiteit en timing
bijwonen van de werfvergaderingen met aannemers
opvolging werven
opmaken van plaatsbeschrijvingen
contacten met studiebureaus en aannemers van werken
CC Consult
25 augustus 2015
pagina 2 van 7
Gemeente en OCMW Kuurne
Functiekaart
beoordelen van de inschrijvingen, vergelijking van offerten, ontwerp van gunningsbesluiten
controle van de eigen dossiers op naleving wetten, reglementeringen en vergunningen
opmaken en opvolgen van werkbrieven/ werkopdrachten
Veiligheid Treffen van veiligheidsmaatregelen en doen naleven van minimale veiligheidsnormen. Doel: de mogelijke risico's en schade beperken. Het veiligheidsbeleid moet het personeel beschermen, de beschikbaarheid en de integriteit van de goederen en diensten vrijwaren en de continuïteit van de werking van de entiteit garanderen Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
rapporteren van onveilige situaties
duiding geven over de nodige veiligheidsinstructies
nemen van preventieve maatregelen op gepaste tijdstippen in het jaar
coachen van de medewerkers
ingrijpen bij onveilige situaties
het uitwerken van een voorstel ter verbetering of oplossing van een onveilige situatie
toepassen van de veiligheidsinstructies
Personeelsbeleid Instaan voor het personeelsbeleid van de dienst in overleg met de dienst HR & personeelsbeheer Doel: het ontwikkelen en behouden van de aanwezige competenties rekening houdend met de veranderende mogelijkheden en behoeften Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
leiden, coachen, motiveren en sensibiliseren van de medewerkers van de entiteit volgens de principes en richtlijnen van het personeelsbeleid
coördineren, plannen en organiseren van taken m.b.t. personeelsbeheer
instaan voor het voeren van functionerings- en evaluatiegesprekken met de medewerkers op regelmatige basis. Hierbij staan taakplanning, opvolging, jobcoaching en resultaatgerichtheid centraal
personeelsbehoeften van de entiteit objectiveren en opvolgen
signaleren van wervings- en vormingsbehoeften
verantwoordelijk voor de opvolging van de persoonlijke ontwikkeling van de medewerkers
Strategische beleidsvoering (BBC) Instaan voor een correcte uitvoering van de beheers- en beleidscyclus. Instaan voor de beleidsvoorbereiding,uitwerken van beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties binnen de budgettair voorziene ruimte van de entiteit. Deze beleidsdoelstellingen toetsen aan de visie en missie van de organisatie en bijsturen. Doel: op een efficiënte en effectieve manier uitvoering geven aan beleidsdoelstellingen
CC Consult
25 augustus 2015
pagina 3 van 7
Gemeente en OCMW Kuurne
Functiekaart Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
beleidsvoorstellen voorbereiden voor de beleidsnota's
Budgetbeheer en meerjarenplanning Waken over het opstellen en opvolgen van budgetvoorstellen en het opmaken van een meerjarenplanning van de entiteit. Doel: voeren van een correct en efficiënt financieel beheer en beleid van de organisatie Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
inzetten van de beschikbare middelen op de meest efficiënte manier
aanbrengen van voorstellen naar optimalisatie in uitvoering m.b.t. middelen en kosten
advies verlenen om te komen tot een gefundeerd, samenhangend budgetvoorstel en voor een accuraat budgetbeheer en -controle
opvolgen van het dagelijks financieel beheer
afstemming van / verbanden leggen met de budgetten van de hogere overheid en het gemeentelijk budget
Budgethouderschap Belast met het beheer van een budget dat taakstellend is in de zin dat het de realisatie van beleidsdoelstellingen beoogt. Doel: een normale, vlotte werking garanderen van de organisatie Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
verantwoordelijk voor het toegewezen budget
Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de andere entiteiten en het bestuur. Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
meewerken aan en waken over een optimale interne communicatie binnen de entiteit
informeren van de medewerkers van de eigen entiteit over het strategisch beleid, veranderingsprocessen
organiseren en opvolgen van intern overleg
informeren van de leden van het managementteam over de projecten en werkzaamheden van de entiteit
zorgen voor een optimale communicatie met de functioneel bevoegde schepen
zorgen voor de informatiestroom van de entiteit naar de dienst communicatie (intranet, info voor de website, folders en brochures, jaarverslag, pers,…)
bevorderen van communicatie in alle richtingen (top-down, bottom-up en horizontaal)
CC Consult
25 augustus 2015
pagina 4 van 7
Gemeente en OCMW Kuurne
Functiekaart
toepassen en uitvoeren van het vooropgestelde communicatieplan (systeem)
signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse entiteiten en medewerkers
verstrekken van nuttige informatie omtrent probleemgroepen aan verantwoordelijken van andere entiteiten die dit kunnen aanbelangen
Externe communicatie en externe contacten Instaan voor een open externe communicatie. Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
instaan voor een vlot contact met de burger
bestaande relaties met externen (andere openbare diensten, toezichthoudende overheden,…) in kaart brengen en onderhouden
de organisatie en/of entiteit vertegenwoordigen in diverse organisaties of op evenementen, fora,…
telefonische en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele manier afhandelen
afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen
zorgen voor de toepassing van de wet betreffende openbaarheid van bestuur
Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit. Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie
vertalen van wetgeving en regelgeving in richtlijnen naar de medewerkers van de eigen entiteit
briefen van de medewerkers om het benodigde kennisniveau op peil te houden
wetgeving en regelgeving kunnen toepassen
vakgerichte informatie raadplegen
Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten.
CC Consult
25 augustus 2015
pagina 5 van 7
Gemeente en OCMW Kuurne
Functiekaart Functieprofiel De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven.
Technische Competenties Gradatie
Wetgeving en regelgeving
grondig
Werking en werkmiddelen
X X X X X X X X X X X X X X X X X
voldoende
PC-Vaardigheden
Competentie Communicatiemanagement Financieel management HR-management Strategisch management Algemene PC-vaardigheden Excel Outlook Presentaties Software eigen aan de functie Word Procedures en procesbeheer Projectmatig werken Veiligheid Werking van de organisatie Werkmiddelen en werkmethodieken Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie
elementair
Cluster Management en beleid
X X X X X X X X X X
X X
X X X X
X
Gedragscompetenties Gradatie
CC Consult
X
X
Visieontwikkeling
X
X
Mondelinge communicatie Overtuigingskracht Teamwerk en samenwerken Leidinggeven Kwaliteitsvol werken
X X X X X
X X X X X
Veranderingsbereidheid Klantgerichtheid
X X
X X
Competentie Plannen en organiseren
25 augustus 2015
gradatie 3
Probleemoplossend gedrag
gradatie 2
Leiderschap Persoonsgebonden gedrag
gradatie 1
Cluster Beheersmatige vaardigheden Informatieverwerkend gedrag Interactief gedrag
X X X X
X
pagina 6 van 7
Gemeente en OCMW Kuurne
Functiekaart Waardegebonden gedrag
CC Consult
Integriteit en loyauteit
25 augustus 2015
X
X
X
pagina 7 van 7
