Functiekaart. Werkt onder leiding van en rapporteert aan de bestuurssecretaris (Algemene zaken - Financiën)

Gemeente Lede

Functiekaart Functie Graadnaam: deskundige

Afdeling: Algemene zaken

Functienaam: boekhouder

Dienst: Financiën

Functiefamilie: deskundig

Subdienst: Administratie

Functionele loopbaan: B1-B3

Code:

Doel van de entiteit De financiële dienst staat in voor het beheer van de volledige uitgaven-en ontvangstencyclus van het gemeentebestuur en het voeren van de gemeentelijke boekhouding.

Plaats in de organisatie Werkt onder leiding van en rapporteert aan de bestuurssecretaris (Algemene zaken Financiën).

Kernresultaten Beheer boekhouding Instaan voor de verwerking van alle boekhoudkundige documenten en gegevens. Doel: de juistheid van de financiële informatie verzekeren. Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: 

het uitvoeren van de verschillende eindejaarsverrichtingen met het oog op het opstellen van de jaarrekening



opmaken en doorboeken van de aanrekenlijsten



registratie en beheer kasboeken (onder de functionele leiding van de financieel beheerder)



samen en onder begeleiding met de financieel beheerder de jaarrekening opstellen



voorbereiden van de jaarrekening



inventarisbeheer



boekhoudkundige verwerking van alle girale verrichtingen



volledig klassement van de boekhoudkundige stukken



financiële verrichtingen registreren in de boekhouding voor bepaalde rekeningen



boekhoudkundige verwerking van alle financiële verrichtingen



opvolgen van te ontvangen subsidies en aan te gane leningen



instaan voor debiteuren- en crediteurenbeheer

pagina 1 van 5

Gemeente Lede

Functiekaart Controle boekhouding Uitoefenen van boekhoudkundige en financiële controles. Doel: zekerheid verschaffen over de juistheid van de boekhoudkundige verrichtingen. Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: 

inschrijving in dag- en kasboek en het journaal



boekingen rekeninguittreksels



bijhouden van een grootboek



controle van de thesaurieën met rekeninguittreksels



controle van de maandelijkse afsluitingen



controleren van de juistheid en volledigheid van de facturen



controles op boekhoudkundige registraties van de medewerkers

Ondersteuning boekhouding Ondersteunen van de werkzaamheden betreffende de gemeentelijke boekhouding. Doel: ervoor zorgen dat de verschillende entiteiten hun boekhoudkundige opdrachten verrichten in overeenstemming met het financieel beleid van de organisatie. Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: 

verantwoordelijk voor opmaken van bestelbons, mandaten, betaalopdrachten, facturen en invorderingsstaten en problemen oplossen dienaangaande



boekhoudkundige registraties van ontvangsten en uitgaven



opvragen van ontbrekende gegevens bij de betreffende entiteiten



instaan voor het debiteuren- en crediteurenbeheer



ondersteuning bieden bij de opmaak van bestelbons



opmaken van de kwartaalaangifte btw

Budget en budgetwijzigingen uitvoeren Zorgen voor de opmaak en opvolging van het budget en de meerjarenplanning. Doel: de inkomsten en uitgaven op een correcte wijze voorzien zodat het gewenste beleid kan uitgevoerd worden. Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: 

coördineren van de opmaak van het budget



het budget dagelijks opvolgen



het budget en de budgetwijzigingen opmaken, opvolgen en uitvoeren



kredietbehoeften van de diverse entiteiten opvragen en deze kritisch analyseren



actief meewerken in verband met subsidiering en toelagen



bijwonen van de budgetscommissie en de besluiten voortvloeiend uit deze commissie verwerken in de budgetopmaak



volledig klaarmaken van de nodige documenten van het budget en ter goedkeuring voorleggen aan het bestuur

pagina 2 van 5

Gemeente Lede

Functiekaart 

financieel advies verstrekken, in het bijzonder met betrekking tot de buitengewone dienst



opmaak en opvolging investeringsfiches

Administratie Uitvoeren van administratieve handelingen. Doel: administratieve ondersteuning bieden aan de entiteit. Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: 

tijdig opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse administratieve procedures



instaan voor verzenden, verspreiden, klasseren, archiveren en kopiëren



uitvoeren van administratieve taken in opdracht van de leidinggevende



opmaken van verslagen en nota's



opstellen van ontwerpbeslissingen voor bestuursorganen



opmaken van uitgaande brieven



voorbereiden, opvolgen en/of afwerken van dossiers door middel van het verzamelen van informatie en materieel om het dossier te vervolledigen



administratieve ondersteuning bij de opmaak van strategische plannen en beleidsnota's



administratieve opvolging subsidieaanvragen



opstellen artikels voor het infoblad en de website



behandelen van inkomende en uitgaande post

Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de andere entiteiten en het bestuur. Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren. Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: 

meewerken aan een optimaal interne communicatie binnen de entiteit



afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen



signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse entiteiten en medewerkers

Externe communicatie Instaan voor een open externe communicatie. Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden. Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: 

instaan voor een vlot contact met de burger



telefonische en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele manier afhandelen



afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen

pagina 3 van 5

Gemeente Lede

Functiekaart Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit. Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken. Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: 

de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie



vertalen van wetgeving en regelgeving in richtlijnen naar de medewerkers van de eigen entiteit



briefen van de medewerkers om het benodigde kennisniveau op peil te houden



wetgeving en regelgeving kunnen toepassen



volgen van bijscholing, vorming,… voor het op peil houden van het benodigde kennisniveau



vakgerichte informatie raadplegen



correct gebruiken van de prikklok



naleven van het arbeidsreglement

Verruimende bepaling: op vraag van de bestuurssecretaris, de financieel beheerder of de secretaris verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten.

pagina 4 van 5

Gemeente Lede

Functiekaart Functieprofiel De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven.

Technische Competenties Gradatie

X X X X X X X X X X

X

grondig

Wetgeving en regelgeving

voldoende

Werking en werkmiddelen

Competentie Algemene PC-vaardigheden Outlook Rekenbladen (Excel) Software eigen aan de functie Tekstverwerking (Word) Procedures en procesbeheer Projectmatig werken Werking van de organisatie Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie

elementair

Cluster PC-Vaardigheden

X X X X X X X X

X

X

Gedragscompetenties Gradatie

Probleemoplossend gedrag Waardegebonden gedrag

gradatie 3

Persoonsgebonden gedrag

gradatie 2

Interactief gedrag

Competentie Plannen en organiseren

gradatie 1

Cluster Beheersmatige vaardigheden

X

Voortgangscontrole Mondelinge communicatie Overtuigingskracht Teamwerk en samenwerken Leerbereidheid

X X X X X

Kwaliteit en nauwgezetheid Veranderingsbereidheid Klantgerichtheid

X X X

Resultaatgerichtheid Loyauteit

X X

X X X

X

pagina 5 van 5