Werken aan de optimale organisatie van verpleegeenheden:

Werken aan de optimale organisatie van verpleegeenheden: GZA ziekenhuizen trachten werkdruk te verminderen door in te spelen op de indirecte patiëntenzorg

Studiedag NVKVV – 1 april 2011

Ellen Ceulemans Geert De Groof Ann Proost Herman Van der Mussele

Agenda • aanleiding • doelstelling en projectaanpak • tussentijdse evaluatie

Concrete uitwerking op een verpleegeenheid • plan van aanpak • resultaten – aanbevelingen

2

1

GasthuisZusters Antwerpen zijn sinds 1238 actief in de gezondheidsen welzijnszorg Ze bestaan op dit moment uit: GZA Ziekenhuizen (gefusioneerd in 2009) Sint-Vincentius, Antwerpen Sint-Augustinus, Wilrijk Sint-Jozef, Mortsel

302 bedden 610 bedden 120 bedden

GZA Woon- en zorgcentra Sint-Bavo, Wilrijk Sint-Gabriël, Antwerpen De Bijster, Essen Gemeenschapshuis Sint-Camillus, Antwerpen

3

Cel beleidsondersteuning heeft als opdracht (mee) sturing te geven en ondersteuning te bieden op het vlak van: • • • •

Strategieontwikkeling Interne zorgorganisatie en -sturing, kwaliteit van zorg Operationeel management (efficiëntieverbeteringen) Ontwikkeling van managementsystemen

4

2

Project optimalisatie organisatie VE

begin 2009 uitten de hoofdverpleegkundigen hun bezorgdheid omtrent de stijgende werkdruk, het behoud en aantrekken van voldoende verpleegkundigen om zo kwaliteitsvolle en veilige zorg te kunnen blijven aanbieden. “When nurses are understaffed and overstressed, patient mortality spikes” NEJM

Actieplan 1) Participatie van hvk - stuurgroep hvk 1+ 2) Verbeteren ondersteuning op korte termijn 3) Compensatie afwezigheden 4) Intervisie / teambuilding 5) Project optimalisatie van de organisatie op de VE 6) Functie omschrijving – verloning

5

Doelstelling Verminderen werkdruk op de VE om zo de directe patiëntenzorg te verhogen 1. Inzicht te krijgen in de tijdsbesteding en het takenpakket van de medewerkers op een verpleegeenheid • • • • • • •

overbodige activiteiten schrappen of efficiënter maken activiteiten versus inzet medewerkers beter op elkaar afstemmen meer controle op onverwachte gebeurtenissen activiteiten organiseren buiten de VE betere planning via procedures / klinische paden goede samenwerking binnen een team extra middelen zoeken voor bijkomend personeel

2. In overleg met zorgdepartement de beste verbetervoorstellen te selecteren 3. Hoofdverpleegkundigen op weg te helpen bij de implementatie van de verbetervoorstellen 6

3

Projectaanpak 2009 juni – aug:

Uitwerken methodiek

• obv literatuur, • pragmatisch, beperkte belasting equipe • objectiveren/ consensus verbetervoorstellen

sept – dec : Uittesten op pilootdienst

SA VE 7 gynaecologie

• gewenste resultaat ? • vast stramien / timing - tijdsbesteding

2010 jan – maart april – mei mei – juni juni - juli sept - dec

SA VE9 Orthopedie SJ DC3 Urologie / Gastro-enterologie SA VE6 Pneumologie / Nefrologie SV D16 Gastro-enterologie / Oncologie / Pneumologie SV Materniteit – verloskwartier

in overleg met de stuurgroep hvk 1+

2011 april – juni SV Geriatrie Verkorte werkwijze ? 7

13/09 23/09 24/09

Startvergadering met HVK, adjunct, clustermanager Werkoverleg verpleegafdeling Stafvergadering artsen gynaecologie

7/10 11-13-14/10

try-out tijdstudie materniteit & couveuse (voormiddag) tijdstudie materniteit & couveuse ( 6.30 tot 21.15 uur) logboek nacht

18/10

start registratie werkdruk (3 formulieren)

25/10 26/10-27/10

try-out tijdstudie bevallingskwartier (dagdienst) tijdstudie bevallingskwartier (dagdienst)

31/10

einde enquête – einde registratie werkdruk

november

verwerking tijdstudie : in kaart brengen hoofdprocessen en dagindeling analyse enquêtes : oplijsten knelpunten

29/11 – 3/12

terugkoppeling met kerngroep hoofdprocessen en dagindeling belangrijkste knelpunten

6/12-10/12

verdere analyse

13/12 – 17/12

terugkoppeling met kerngroep : selectie knelpunten en verbetervoorstellen + opmaken van plan van aanpak

Tweede helft januari 2011 Werkoverleg verpleegafdeling : verbetervoorstellen presenteren Voorjaar 2011 Presentatie resulaten stuurgroep HVK 1+ Presentatie resultaten coördinatiecomité Beleid & Strategie Presentatie resultaten Managementteam Presentatie resultaten stafvergadering artsen (gynaeco + pediatrie)

4

Tussentijdse evaluatie Inzicht in werking ? % tijdbesteding op VE zijn gekend, en vrij gelijklopend naast bezetting en zorgzwaarte bepalen onverwachte gebeurtenissen (opnames, overlijden) de werkdruk • Verminderen one days op gewone VE • Bij verdeling fte ook rekening houden met opnames uit vreemde disciplines mogelijkheden om beter te plannen • Project opnameplanning C diensten Actieplan per verpleegeenheid geobjectiveerd, consensus binnen team mee op weg geholpen Dienstoverschrijdend actieplan meeste acties uitgevoerd, lopend - aantal lange termijn inzichten worden meegenomen in nieuwe beslissingen

9

Agenda • aanleiding • doelstelling en projectaanpak • tussentijdse evaluatie Concrete uitwerking op een verpleegeenheid • plan van aanpak • resultaten – aanbevelingen

10

5

Plan van aanpak Enquête medewerkers

•

•

•

• •

-

Wat ervaart u als positief in de huidige werking • a. elementen van de eigen dienst • b. elementen van andere diensten Wat ervaart u als storend in de huidige werking • a. elementen van de eigen dienst (werkplek, organisatie, …) • b. elementen van andere diensten (samenwerking met …) Werkdruk & stress: • Op welke tijdstippen van de dag ervaart u de hoogste werkdruk. • Welke gebeurtenissen zorgen voor u voor extra werkdruk / stress. Welke taken nemen volgens u (te) veel tijd in beslag. Geeft minstens drie verbetervoorstellen

anonieme enquête wisselende responsgraad belangrijke bron van informatie !! verwerking enquêtes is redelijk tijdrovend 11


-

•

Wat ervaart u als positief in de huidige werking van de verpleegeenheid ?

•

Wat ervaart u als storend in de huidige werking van de verpleegeenheid ?

•

Geeft minstens drie verbetervoorstellen

Enquête Artsen

toelichting project en enquêtes op stafvergadering artsen in samenspraak met medisch diensthoofd lage responsgraad belangrijk onderdeel met oog op terugkoppeling resultaten 12

6


Statistieken

Enquête Artsen

voorbeeld C-dienst met - opname piek - sterke aanwezigheid van daghospitalisatie 13


Statistieken

Enquête Artsen

Voorbeeld D-dienst met : - meer gespreide opnames - opnames via spoed - 14 groot aantal overlijdens

7


Statistieken

Enquête Artsen

Sterk wisselende bedbezetting: ° doorheen het jaar ° wekelijks - Personeelserosie naar einde van het jaar

15


Statistieken

Tijdsstudie

Enquête Artsen

- gedurende 2 à 3 dagen (vroege en late dienst) - logboek voor de nacht - alle medewerkers - géén observaties in de patiëntenkamer -> geeft kwantitatief inzicht -> geeft beter inzicht op wat er effectief gebeurt op de werkvloer -> verloopt steeds in positieve sfeer 16

8


Statistieken

Tijdsstudie + bevraging werkdruk

Enquête Artsen

- individuele bevraging van de werkdruk tijdens tijdstudie (2 à 3 dagen) - algemene meting werkdruk gedurende 14 dagen (één score per shift)

17


Statistieken


Enquête Artsen

Directe patiëntenzorg • varieert tussen 35 en 42 % Indirecte patiëntenzorg • dossiervorming: 10 tot 15 % • briefing: 8 tot 10 % • logistiek: 15% • communicatie: 5 % • indirect-verpleegkundig : 3 tot 10% -> afhankelijk van medicatie op afdeling Overige tijd Persoonlijke tijd 18

9


Statistieken


Enquête Artsen

19


Statistieken


Enquête Artsen

In kaart brengen hoofdprocessen / dagindeling Lijst knelpunten Bespreking, analyse en selectie met HVK Verbetervoorstellen en rapport Artsen

Dienstgebonden actieplan Dienstoverschrijdend actieplan 20

Stuurgroep HVK1+

Managementteam

10

Resultaten - aanbevelingen 1. PC tijd verminderen Verpleegeenheid: verslagen inkorten bijscholing van frequent gebruikte programma’s Dienstoverschrijdend: opstart/veralgemening protocol voor inbreng van post-operatieve medicatie op OK bijsturing werking klinische paden 2. Briefing inkorten Verpleegeenheid: werkgroep inhoudelijke regels opstellen en organisatorische afspraken Dienstoverschrijdend aandacht voor hulpmiddelen/aangepaste briefing in ETBV 3. Logistiek Verpleegeenheid duidelijke afspraken maken / hernieuwen afspraken Dienstoverschrijdend onderzoek of een deel van patiëntentransport buiten de verpleegeenheid kan georganiseerd worden 21

Resultaten - aanbevelingen 4. Artsen afspraken maken over vast toermoment per verpleegeenheid heropstarten Regelmatig Overleg Comté (ROC) gebruik van eenduidig uniform opnameformulier (papier –> C2M) 5. Ruimtelijke indeling Verpleegeenheid: orde, reorganisatie van berging (5S methode) reorganisatie/verhuis van lokalen in overleg met technische dienst 6. Werking dienst Verpleegeenheid - herbekijken algemene organisatie (bemanning desk, taakverdeling, …) - werkafspraken in herinnering brengen, wie doet wat wanneer Dienstoverschrijdend - project Déhora : optimaliseren planning personeel - project voor onderzoek van uitbreiding preoperatief circuit - project optimalisering opnameplanning C-diensten - n.a.v. bedherschikking : vermijden van one-days op gewone VE 22

11

Vragen ?

12

Werken aan de optimale organisatie van verpleegeenheden:

Recommend Documents