De staat van de organisatie Presentatie aan de raad van de gemeente Dordrecht op 22 april 2008 Jan Lagendijk, wethouder P&O Henk Wesseling, gemeentesecretaris
Aanleiding 1 april Stadswerven… • Hoe effectief werkt de ambtelijke organisatie van de gemeente Dordrecht? • Weten we waar we staan en wat we moeten doen? • Doen we wat we moeten doen? 2
Opbouw presentatie 1. 2. 3. 4.
Inleiding Algemeen beeld en globaal oordeel De Staat van de organisatie De Agenda van de organisatie
3
Wat er om ons heen gebeurt • • • • • • • •
Digitalisering / ICT ‘De mondige burger’ Schaalvergroting en schaalverkleining Regiovorming Netwerkvorming Gemeente als eerste loket voor de overheid Toenemende decentralisatie Grote integrale investeringsopgaven
Veranderende overheidsorganisatie
4
Veranderende overheidsorganisatie • • • • • • • • • •
Van inzet naar rendement Van beleid naar uitvoering Van bureaucratie naar netwerken Van de overheid naar maatschappelijk partnerschap Van nivellering naar kwaliteit Van generiek naar maatwerk Van binnen naar buiten Van mono naar multi Van stad naar regio Van stad naar wijk 5
INK ambities • INK-managementmodel als leidraad voor systematisch verbeteren – – – – –
fase 1: activiteit gericht fase 2: proces gericht fase 3: systeem gericht fase 4: ketengericht fase 5: excelleren
• Klassiek beproefde organisatie ontwikkelings gebieden – Structuur – Processen – Cultuur 6
Organisatieontwikkeling Dordrecht in INK-fasen Huidige positie concern; sectoren divers !
OO&S
Innovatief bezuinigen
Flexibele netwerkorganisatie
Fase 1
Fase 2
Fase 3
Fase 4
Fase 5
activiteitengericht
procesgericht
systeemgericht
ketengericht
excelleren
OO&S: bijna afgerond Innovatief bezuinigen: gaande Flexibele netwerkorganisatie: beginstadium
Wat we meten 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
Klanttevredenheid (minimaal 1 x per 2 jaar) Medewerkertevredenheid (1 x per 2 jaar) Benchmarks (afh. van onderzoek) Positiebepalingen obv INK-model (concern, 1 x per 2 jaar) Interne audits op rechtmatigheid (volgens auditjaarplan) Monitor Dagelijkse Kwaliteit (maandelijks) Rekenkameronderzoeken (volgens jaarplanning) College onderzoeksprogramma (volgens jaarplanning) Burgerpeilingen (volgens jaarplanning) Jaarplannen en jaarverslagen (jaarlijks)
Naar behoefte: 11. Bestuurskrachtmeting (2005) 12. Risicobeheersing grote projecten (Deloitte, 2007) 13. Brede Doorlichting (2005/2006) 14. Exitonderzoek vertrokken ambtenaren (2007)
8
Meetinstrumenten per organisatiethema geordend processen
structuur Benchmarks
cultuur Medewerkertevredenheid
Positiebepalingen INK Burgerpeilingen
Burgerpeilingen Rekenkameronderzoeken
Klanttevredenheid
Risicobeheersing Grote projecten Rechtmatigheidsaudits/accountantsonderzoek Monitor Dag. Kwaliteit Management Informatie Systeem College onderzoeksprogramma Jaarplannen / verslagen Brede Doorlichting Bestuurskrachtmeting
Algemeen Beeld Toetsingskader / norm
Bronnen
Rechtmatigheid / financieel beheer
Accountantsverklaring
•Jaarverslagen •Audits •Rekenkamerrapporten •Managementletter
Effectiviteit
MJP
•Jaarplannen en -verslagen •Monitors •Benchmarks •COP / audits •Mgt Informatie systeem
Draagvlak
Waarderingscijfers van burgers / klanten (streefcijfer per onderzoek)
•KTO’s / MTO’s •Burgerpeilingen •Monitors •Klachten
Efficiency
Landelijke benchmarks (best practices)
•Benchmark Formatie •Bestuurskrachtmeting
Continuïteit organisatie
INK-managementmodel
•Positiebepalingen Concern •Positiebepalingen sectoraal 10
Rechtmatigheid / financieel beheer ‘Ordelijk financieel beheer is de beste voorspeller van rechtmatigheid’ Bron
Oordeel
Aandachtspunten
Rechtmatigheidsverklaring / managementletter 2007
Voldoende
O.a.(eerder verkregen dan gepland) •Subsidieproces (in ontwikkeling) •Dossiervorming investeringen bij aanbestedingen (in ontwikkeling)
Indicatie rechtmatigheid 2008
Eind april bekend
De verwachting is dat in 2008 de rechtmatigheidsverklaring, gezien de ontwikkelingen sinds 2007, verkregen zal worden.
Audit betaalproces
Redelijk
•Functiescheiding (opgelost) •Tijdige betaling facturen (actie; verbetering zichtbaar) •Scans bij termijnbetalingen (idem)
Audit inkopen en aanbesteden
Voldoende
•Opleiding en voorlichting door BIA (gerealiseerd) •Ontwikkelen en implementeren checklist aanbestedingsvorm (gerealiseerd) •Ontwikkelen en implementeren database leveranciers en contracten (in ontwikkeling) •Bewaken juiste toepassing beleidsregels en bij bewust afwijken de geëigende procedures doorlopen •Melden voorgenomen inkopen en aanbestedingen > € 35.000 •Dossiervorming (in ontwikkeling)
Audit gegevensverwerking belastingen
Goed
•Vaststellen WOZ-waarde (5% ontbrekend, betr. nietwoningen)
Audit Subsidieverstrekkingen
Goed
•Dossiervorming en archivering (reeds gestart) •Verdere implementatie subsidiebureau (o.a. processen) 11
Effectiviteit Bron
Oordeel
Aandachtspunten
MJP
Veel gaat goed, op onderdelen is verbetering / bijsturing nodig
•Aantal grote projecten baart zorgen Zie rapportage ‘Balansdag’
COP •Inhuur externen (2005)
Redelijk
•Bewustere afweging inhuur –uitbesteding –tijdelijke aanstellingen •Risicomanagament bij inhuur aanscherpen •Standaard pakket normen voor inhuur ontwikkelen •Verbeteren registratie inhuur
COP •Totaalbeeld benchmarks 20012003
Matig
•Beter sturen op evenwichtige inzet van benchmarks als kwaliteits- en verbeterinstrument •Borg de benutting van resultaten •Stuur beter op vervolgacties en implementatie nav benchmarkmetingen
Monitor Dagelijkse Kwaliteit (maandelijks)
Balie: goed Post: matig Intakes: slecht Telefoon: goed
•Afhandeling brieven en intakes •Wegwerken achterstanden brieven
Benchmark Publieksdiensten (2006)
Goed
•Opnieuw vaststellen nota Lokale heffingen (in ontwikkeling) •Bewegwijzering en indeling hal / balie stadswinkel (infopunt)
12
Draagvlak (1) Klanttevredenheidsonderzoek 2007 / monitor
oordeel
Burgerzaken
7,7
Wijklijn
7,3
Schuldhulpverlening
7,1
(incl. Zwijndrecht)
WVG (alle Drechtsteden)
7,8
Essenhof
6,3
MO subsidierelaties
‘tevreden’ 13
Draagvlak (2) Bron Klachten (burgerjaarverslag 2007)
Klachten (Ombudsman) Rapportage via stadsjaarverslag
Bewonersoordeel Openbaar Groen
Oordeel Goed 2007: 75 klachten waarvan 40 gegrond Goed 2007: 17 klachten waarvan 1 rapport, 1 tussentijds beëindigd, 7 herkansing Groen in de stad: 6,6 Groen in de buurt: 6,7
(2007)
Aandachtspunten In vergelijking met andere 100.000+ gemeenten heeft Dordrecht opvallend weinig klachten van burgers.
In vergelijking met andere 100.000+ gemeenten dienen burgers opvallend weinig klachten in bij de ombudsman.
•Bloeiende beplanting (Noordflank) •Verzorgdheid groen (Binnenstad) •Snoeien en onkruidbestrijding (Staart)
NB Halvering aantal ontevredenen tov 2003
Monitor leefbaarheid en veiligheid
Stad: positief Buurt: matig Toekomstbeeld: positief
•Zie balansdag
14
Efficiency Onderwerp
Aandachtspunten / oordeel
Benchmark Formatie (2007)
•Gemiddeld bruto formatie per 1000 inw. In Dordrecht: 10,8 (uitbesteden, regionalisering zo goed mogelijk gecorrigeerd •Gemiddeld bruto formatie per 1000 inw. 100.000+ gemeenten: 10,3 •Minder dan gemiddelde formatie op Onderwijs •Meer dan gemiddelde formatie bij Staf en Ondersteuning
Innovatief bezuinigen
•Efficiency matig •Bezuiniging bruto 29 mln, netto 18 mln •Voorbeelden: IVH, SDD en SCD
15
Continuïteit organisatie Onderwerp
Oordeel
Aandachtspunten
INK-Positiebepaling CONCERN (2003-2005-2007)
Fase 3/4
2007: •Leiderschap •Mgt van processen (beheer) •Mgt van middelen (kennisdeling) •Zie detailinformatie hierna
INK-positiebepaling SECTORAAL
Divers beeld
•Zie detailinformatie hierna
Medewerkertevredenheid
Divers beeld
•Zie detailinformatie hierna
Rapportage Risicobeheersing (Deloitte)
Matig
•Proces risicomgt verbeteren •Verbetering beheer en sturing ‘governance’ •Versterking rol en positionering PM
16
Conclusies …algemeen… • Trots op onze dienstverlening – – – – –
ICT Stadswinkel Sportbedrijf Wijkgericht werken Openbare ruimte
• Een bijzondere prestatie op de ontwikkeling van de regio – SCD – Sociale Zaken
• Veel verbeterd in de bureaucratie – Begroting en rekening – Informatievoorziening
17
Conclusies …algemeen… Ook serieuze verbeteropgaven: • Onder de gemiddelde scores zitten uiteenlopende scores op onderdelen in de organisatie • Verder verbeteren op processen en structuur • Gedrag en mensen verdienen meer aandacht 18
Conclusies …processen en structuur… • Per onderdeel van matig tot goed • “Slecht” = uitzonderlijk; “goed” = schaars • Knelpunten op breukvlak van interne systeembeheersing en ketenbeheersing: – – – – – –
dossiers beheersing in grote projecten, interne relaties nog beter systematische kwaliteitsbewaking ook van verbonden partijen coalities in de keten 19
AGENDA …processen en structuur… •
INK ambities borgen (fase 2) en verder ontwikkelen (fase 3): concernjaarplan – – – – – – –
Beheer systemen Doorontwikkeling P&C Onderzoek en audits Programma Bedrijfsvoering ICT KCC Bedrijfsvoering SO (incl. Grondbedrijf)
•
Focus op standaardisatie tbv flexibiliteit
•
Focus op grote projecten – – –
Placemat Deloitte Verbeterplan Project Management Verbeterplan Grondbedrijf
20
Conclusies …gedrag en mensen… Diversiteit is groot Weinig “rottigheid” Mensen: • Meer een aantrekkelijke werkgever voor talent en bewezen kwaliteit • Meer mensen die kunnen voordoen wat we willen Gedrag: • Discipline in systematisch handelen • Een betere aanspreekcultuur: afrekenen, goedpraten of leren • Scherpte in het resultaatgerichte werken • Minder onszelf voor de gek houden • Meer kritische éénsgezindheid in de samenwerking • Meer evenwicht tussen verantwoordelijkheid en verantwoording 21
Conclusies …gedrag en mensen… Het is evenwichtskunst: • Disciplinering vs ondernemerschap en scherpte • Professionaliteit vs politieke gevoeligheid “De politiek krijgt de ambtenarij die ze verdient”. En andersom is dat óók zo.
22
AGENDA …gedrag en mensen… •
HR-beleid -
• •
Leiderschaps- en talentontwikkeling Externe beoordeling intern op tafel -
•
Aanscherping Werving & Selectie Waarderingsgesprekken consequenter Opleiding stimuleren Management van mobiliteit scherp uitvoeren Inzet op meesterschap (scherpte, politieke sensitiviteit)
intern focus op uitkomsten KTO, Benchmarks, burgerpeilingen etc.
Aansprekende ambities voor toekomst 23
