Functieprofiel: Operationeel Manager Organisatie De operationeel manager ontvangt leiding van en is verantwoording schuldig aan de directeur. Geeft leiding aan en werkt samen met de vrijwilligers en de planner van het hospice. Doel van de functie Het ondersteunen van het primaire proces van het hospice door: • • • • •
het plannen, coördineren en organiseren van de inzet, de werkzaamheden en het begeleiden van de vrijwilligers, gerelateerd aan de zorgvisie; een optimale woon- en leefomgeving voor de bewoners tot stand te brengen en te onderhouden; een goed ingerichte en adequate werkomgeving voor medewerkers en vrijwilligers tot stand te brengen en te onderhouden; gastheer/gastvrouw in algemene zin; dagelijkse leiding voor de vrijwilligers buiten de zorg.
Resultaatgebieden 1. Vrijwilligers beleid • is verantwoordelijk voor het voorbereiden, ontwikkelen, uitvoeren en evalueren van het vrijwilligers beleid; • voert intake/evaluatie/begeleiding en exit gesprekken en legt verslag hiervan • neemt initiatief voor werving en selectie teneinde een adequate bezetting van vrijwilligers te bewerkstelligen; • maakt roosters voor de inzet van alle vrijwilligers en neemt actie op en verwerkt mutaties om continuïteit van inzet te waarborgen; • houdt relevante administratie bij. 2. Ontwikkeling deskundigheid vrijwilligers • enthousiasmeert de vrijwilligers en bevordert het wij gevoel; • organiseert themabijeenkomsten voor vrijwilligers; • houdt het introductieplan en Johannes Netwerk voor nieuwe vrijwilligers actueel; • organiseert (bij)scholing voor vrijwilligers; • organiseert jaarlijks een vrijwilligers dag. 3. Facilitaire zaken • is verantwoordelijk voor en regelt alle voorkomende zaken m.b.t. facilitaire zaken, draagt zorg voor de planning en verdeling van taken en werkzaamheden op dit gebied. • is eindverantwoordelijk voor het resultaat van de huishouding en keuken, voornamelijk op het gebied van de voedings- en hygiëne regels en bewaakt hierbij de kwaliteit;
•
• •
draagt zorg voor een veilige omgeving voor bewoners, medewerkers en vrijwilligers; o (brandveiligheid, legionella beheer, veiligheid apparatuur en werkomgeving); bewaakt de ontwikkeling en de uitvoering van het meerjarig onderhoudsplan. is verantwoordelijk en aanspreekpunt voor de dagelijkse gang van zaken m.b.t. onderhoud en technisch beheer van gebouwen, installaties en de tuin.
4. Inkoop • draagt zorg voor de inkoop van diensten en goederen(exclusief de medisch gerelateerde producten); • evalueert regelmatig de prestaties van de leveranciers, onderhandelt over de prijzen en beheert de contracten voor het leveren van producten en diensten; • adviseert de directeur over wijzigingen in de inkoop en de leveranciers. 5. ICT beheer • adviseert de directeur op het gebied van ICT en ontwikkelt en beheert het meerjarig ICT beleidsplan; • beheert de ICT contracten; • draagt zorg voor de beschikbaarheid van adequate hardware en software; • draagt zorg voor de ontwikkeling en het onderhoud van de website; • is verantwoordelijk en aanspreekpunt voor de automatisering. 6. Public Relations • Is verantwoordelijk en eerste aanspreekpunt voor de public relations; Contacten • • • •
Heeft dagelijks contact met vrijwilligers en periodiek contact met de vrijwilligersgroepen Draagt zorg voor goede communicatie met andere disciplines binnen het hospice Neemt deel aan het diverse overleggen; Onderhoudt externe contacten met relevante partijen.
Functie eisen Kennis • • • • •
HBO werk en denk niveau en functiegerichte kennis en werkervaring; Kennis van projectmatig werken en kan deze kennis toepassen; Heeft kennis en inzicht van de hospicezorg; Heeft kennis en inzicht in de palliatieve zorg; Houdt ontwikkelingen binnen het vakgebied bij.
Zelfstandigheid • • •
Werkt zelfstandig binnen de vastgestelde beleidskaders. Kan zelfstandig de problemen oplossen ook als er geen regels of procedures beschikbaar zijn; Er worden eisen gesteld aan creativiteit, het nemen van initiatieven en het organisatievermogen; Is flexibel, heeft inlevingsvermogen en is standvastig.
Sociale vaardigheden • • • • • •
Kan de verhoudingen tussen mensen herkennen en doorzien en weet het handelen hierop af te stemmen; Kan effectieve relaties aangaan en onderhouden; Hoge eisen worden gesteld aan luistervaardigheden, intermenselijke aandacht, empatisch vermogen, motiveren en stimuleren. Tact is nodig bij het hebben van contacten op uitvoerend en leidinggevend niveau, waarbij hoge eisen worden gesteld aan het houdingselement; Overbrugt tegenstellingen en weerstanden, wekt belangstelling op en kan overtuigen; Heeft overwicht bij het begeleiden van projecten en kan omgaan met conflictsituaties.
Risico’s verantwoordelijkheid en invloed • • • •
Door onjuiste advisering betreffende beleid en contracten ontstaat verlies van kwaliteit van de zorg en dienstverlening waardoor er imago schade kan ontstaan; Kans op financiële schade bij onjuiste aanbevelingen; Kans op (im-) materiële schade door verspilling van materiaal en middelen; Het uitvoeren van de functie vraagt een grote verantwoordelijkheid, er is een groot risico voor bewoners, medewerkers en vrijwilligers als de taken niet goed worden uitgevoerd.
Uitdrukkingsvaardigheid •
Mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden zijn nodig voor het adviseren, onderhandelen en de zakelijke correspondentie.
Bewegingsvaardigheid •
Er is geen specifieke bewegingsvaardigheid vereist. Maakt veel gebruik van de PC.
Oplettendheid • • •
Er is een grote mate van oplettendheid vereist, voor de onderdelen van de functie maar vooral ook voor de samenhang van de taken binnen de functie en de afstemming met andere werkzaamheden in de organisatie; Oplettendheid is van groot belang omdat de werkzaamheden verschillende aandacht verstorende factoren kennen door gelijktijdige presentatie van problemen waarbij de consequenties voor de kwaliteit van beleidsontwikkeling groot zijn. Oplettendheid is van belang bij het aansturen en bewaken van diverse processen waarbij frequente verstoringen plaatsvinden
Overige functie eisen • • • • •
Heeft affiniteit met palliatieve zorg Er worden ruime eisen gesteld aan integriteit en betrouwbaarheid Functionaris treedt in externe projectgroepen op als representant van het Johannes Hospitium Er worden eisen gesteld aan voorkomen en gedrag Er moet sprake zijn van volharding, flexibiliteit en doorzettingsvermogen i.v.m. de langdurige processen om een en ander te realiseren
•
Hoge eisen worden gesteld aan ordelijkheid, systematiek en methodiek bij het opstellen van plannen en rapporten.
Inconveniënten Psychische belasting ontstaat door het werken onder piekbelastingen en het moeten omgaan met tegengestelde belangen.
Inschaling Deze functie wordt ingeschaald conform schaal 55 van de CAO Ziekenhuizen.
De functie uren: 28 uur per week
Functieprofiel: Operationeel Manager Organisatie De operationeel manager ontvangt leiding van en is verantwoording schuldig aan de directeur. Geeft leiding aan en werkt samen met de vrijwilligers en de planner van het hospice. Doel van de functie Het ondersteunen van het primaire proces van het hospice door: • • • • •
het plannen, coördineren en organiseren van de inzet, de werkzaamheden en het begeleiden van de vrijwilligers, gerelateerd aan de zorgvisie; een optimale woon- en leefomgeving voor de bewoners tot stand te brengen en te onderhouden; een goed ingerichte en adequate werkomgeving voor medewerkers en vrijwilligers tot stand te brengen en te onderhouden; gastheer/gastvrouw in algemene zin; dagelijkse leiding voor de vrijwilligers buiten de zorg.
Resultaatgebieden Vrijwilligers beleid • is verantwoordelijk voor het voorbereiden, ontwikkelen, uitvoeren en evalueren van het vrijwilligers beleid; • voert intake/evaluatie/begeleiding en exit gesprekken en legt verslag hiervan • neemt initiatief voor werving en selectie teneinde een adequate bezetting van vrijwilligers te bewerkstelligen; • maakt roosters voor de inzet van alle vrijwilligers en neemt actie op en verwerkt mutaties om continuïteit van inzet te waarborgen; • houdt relevante administratie bij. Ontwikkeling deskundigheid vrijwilligers • enthousiasmeert de vrijwilligers en bevordert het wij gevoel; • organiseert themabijeenkomsten voor vrijwilligers; • houdt het introductieplan en Johannes Netwerk voor nieuwe vrijwilligers actueel; • organiseert (bij)scholing voor vrijwilligers; • organiseert jaarlijks een vrijwilligers dag. Facilitaire zaken • is verantwoordelijk voor en regelt alle voorkomende zaken m.b.t. facilitaire zaken, draagt zorg voor de planning en verdeling van taken en werkzaamheden op dit gebied. • is eindverantwoordelijk voor het resultaat van de huishouding en keuken, voornamelijk op het gebied van de voedings- en hygiëne regels en bewaakt hierbij de kwaliteit; • draagt zorg voor een veilige omgeving voor bewoners, medewerkers en vrijwilligers; o (brandveiligheid, legionella beheer, veiligheid apparatuur en werkomgeving); • bewaakt de ontwikkeling en de uitvoering van het meerjarig onderhoudsplan.
Inkoop
•
is verantwoordelijk en aanspreekpunt voor de dagelijkse gang van zaken m.b.t. onderhoud en technisch beheer van gebouwen, installaties en de tuin.
•
draagt zorg voor de inkoop van diensten en goederen(exclusief de medisch gerelateerde producten); evalueert regelmatig de prestaties van de leveranciers, onderhandelt over de prijzen en beheert de contracten voor het leveren van producten en diensten; adviseert de directeur over wijzigingen in de inkoop en de leveranciers.
• • ICT beheer • • • • •
adviseert de directeur op het gebied van ICT en ontwikkelt en beheert het meerjarig ICT beleidsplan; beheert de ICT contracten; draagt zorg voor de beschikbaarheid van adequate hardware en software; draagt zorg voor de ontwikkeling en het onderhoud van de website; is verantwoordelijk en aanspreekpunt voor de automatisering.
Public Relations • Is verantwoordelijk en eerste aanspreekpunt voor de public relations; Contacten • • • •
Heeft dagelijks contact met vrijwilligers en periodiek contact met de vrijwilligersgroepen Draagt zorg voor goede communicatie met andere disciplines binnen het hospice Neemt deel aan het diverse overleggen; Onderhoudt externe contacten met relevante partijen.
Functie eisen Kennis • • • • •
HBO werk en denk niveau en functiegerichte kennis en werkervaring; Kennis van projectmatig werken en kan deze kennis toepassen; Heeft kennis en inzicht van de hospicezorg; Heeft kennis en inzicht in de palliatieve zorg; Houdt ontwikkelingen binnen het vakgebied bij.
Zelfstandigheid • • •
Werkt zelfstandig binnen de vastgestelde beleidskaders. Kan zelfstandig de problemen oplossen ook als er geen regels of procedures beschikbaar zijn; Er worden eisen gesteld aan creativiteit, het nemen van initiatieven en het organisatievermogen; Is flexibel, heeft inlevingsvermogen en is standvastig.
Sociale vaardigheden •
Kan de verhoudingen tussen mensen herkennen en doorzien en weet het handelen hierop af te stemmen;
• • • • •
Kan effectieve relaties aangaan en onderhouden; Hoge eisen worden gesteld aan luistervaardigheden, intermenselijke aandacht, empatisch vermogen, motiveren en stimuleren. Tact is nodig bij het hebben van contacten op uitvoerend en leidinggevend niveau, waarbij hoge eisen worden gesteld aan het houdingselement; Overbrugt tegenstellingen en weerstanden, wekt belangstelling op en kan overtuigen; Heeft overwicht bij het begeleiden van projecten en kan omgaan met conflictsituaties.
Risico’s verantwoordelijkheid en invloed • • • •
Door onjuiste advisering betreffende beleid en contracten ontstaat verlies van kwaliteit van de zorg en dienstverlening waardoor er imago schade kan ontstaan; Kans op financiële schade bij onjuiste aanbevelingen; Kans op (im-) materiële schade door verspilling van materiaal en middelen; Het uitvoeren van de functie vraagt een grote verantwoordelijkheid, er is een groot risico voor bewoners, medewerkers en vrijwilligers als de taken niet goed worden uitgevoerd.
Uitdrukkingsvaardigheid •
Mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden zijn nodig voor het adviseren, onderhandelen en de zakelijke correspondentie.
Bewegingsvaardigheid •
Er is geen specifieke bewegingsvaardigheid vereist. Maakt veel gebruik van de PC.
Oplettendheid • • •
Er is een grote mate van oplettendheid vereist, voor de onderdelen van de functie maar vooral ook voor de samenhang van de taken binnen de functie en de afstemming met andere werkzaamheden in de organisatie; Oplettendheid is van groot belang omdat de werkzaamheden verschillende aandacht verstorende factoren kennen door gelijktijdige presentatie van problemen waarbij de consequenties voor de kwaliteit van beleidsontwikkeling groot zijn. Oplettendheid is van belang bij het aansturen en bewaken van diverse processen waarbij frequente verstoringen plaatsvinden
Overige functie eisen • • • • • •
Heeft affiniteit met palliatieve zorg Er worden ruime eisen gesteld aan integriteit en betrouwbaarheid Functionaris treedt in externe projectgroepen op als representant van het Johannes Hospitium Er worden eisen gesteld aan voorkomen en gedrag Er moet sprake zijn van volharding, flexibiliteit en doorzettingsvermogen i.v.m. de langdurige processen om een en ander te realiseren Hoge eisen worden gesteld aan ordelijkheid, systematiek en methodiek bij het opstellen van plannen en rapporten.
Inconveniënten Psychische belasting ontstaat door het werken onder piekbelastingen en het moeten omgaan met tegengestelde belangen.
Inschaling Deze functie wordt ingeschaald conform schaal 55 van de CAO Ziekenhuizen.
De functie uren: 28 uur per week
