VYSOKÁ ŠKOLA HOTELOVÁ V PRAZE 8, SPOL. S.R.O. Zuzana Vanžurová

VYSOKÁ ŠKOLA HOTELOVÁ V PRAZE 8, SPOL. S.R.O.

Zuzana Vanžurová

Analýza nabídky kongresových sálů v hotelech Plzně (na základě analýzy webů)

Bakalářská práce

2015

Analýza nabídky kongresových sálů v hotelech Plzně (na základě analýzy webů)

Bakalářská práce

Zuzana Vanžurová

Vysoká škola hotelová v Praze 8, spol. s.r.o.

Katedra Hotelnictví

Studijní obor: Hotelnictví Vedoucí bakalářské práce: Mgr. Liubov Ryashko, kandidát věd Datum odevzdání bakalářeské práce: 10.4.2015 E-mail: [email protected]

Praha 2015

Bachelor’s Dissertation

Analysis of congress ballrooms offer in Pilsen hotels (on base of web analysis)

Zuzana Vanžurová

The Institute of Hospitality Management in Prague 8, Ltd.

Deartment of Hotel Management

Major: Hotel Management Thesis advisor: Mgr. Liubov Ryashko, candidate od science Date of Submission: 10.4.2015 E-mail: [email protected]

Prague 2015

Čestné prohlášení

Prohlašuji,

Že jsem bakalářskou práci na téma Analýza nabídky kongresových sálů v hotelech Plzně (na základě analýzy webů) zpracovala samostatně a veškerou použitou literaturu a další podkladové materiály, které jsem použila, uvádím v seznamu použitých zdrojů a že svázaná a elektronická podoba práce je shodná.

V souladu s § 47b zákona č. 552/2005 Sb., o vysokých školách v platném znění souhlasím se zveřejněním své bakalářské práce, a to v nezkrácené formě, v elektronické podobě ve veřejně přístupné databázi Vysoké školy hotelové v Praze 8, spol. s.r.o.

............................................... Zuzana Vanžurová

V Praze dne 10.4.2015

Abstrakt Bakalářská práce na téma Analýza kongresových sálů hotelů Plzně začíná úvodem výběru práce a lehkým uvedením do současné situace v plzeňském kongresovém cestovním ruchu. V úvodní části práce je stanovena hypotéza, zda Plzeň jako město dokáže pojmout i obrovský kongres s počtem okolo 1.000 účastníků. Následně se práce zaměřuje na vysvětlení, charakteristiku a klasifikaci pojmů spojených s kongresovým cestovním ruchem. Další kapitola je věnována současnému stavu kongresů v ČR a v Evropě. Kapitola uvádí několik statistických údajů a poukazuje na současné problémy či nedostatky v kongresovém cestovním ruchu. Díky tomu je kapitola značně obsáhlá. Poslední sub kapitolou v teoretické části je organizace kongresových akcí. Zde se uvádí způsob organizace eventů a nejdůležitější kritéria pro zvolení finální destinace ze strany organizátora akce. V praktické části bakalářské práce se již zaměříme na konkrétní trh, tedy město Plzeň a jeho současnou situaci a budoucí očekávání v kongresovém oboru. Zanalyzujeme 4 vybrané kongresové hotely Plzně a následně je mezi sebou porovnáme v rámci možnosti nabídky, umístění a také ceny. Z provedeného dotazníku rozeslaného mezi organizátory akcí uvedeme nejčastější odpovědi a tedy nejčastější preference a přání těchto klíčových zákazníků. Poté budeme schopni porovnat nabídku služeb hotelů s očekávanými službami ze strany organizátorů. V praktické části této práce bude současně zodpovězena hypotéza o účasti 1.000 osob při kongresu v Plzni. Posledními kapitolami závěrečné práce je návrhová část, kdy na základě uvedených a zjištěných dat a za pomoci průzkumu ze strany organizátorů, jsme schopni navrhnout patřičné změny a vylepšení v rámci nabídky kongresového cestovního ruchu v Plzni. V závěrečné části si zopakujeme veškeré uvedené poznatky a konečné názory v analýze kongresových sálů města Plzně.

Klíčová slova Dotazník organizátorů kongresových akcí, Kongresový cestovní ruch, Kongresové hotely v Plzni, Kongresová kapacita v ČR, Kongresový turismus v Plzni, MICE

Abstract The bechelor’s thesis in theme Analysis of congress ballrooms offer in Pilsen hotels begins by introdution of selected theme and shows a view at current situation in Pilsen congress tourism. In this introdution part the hypothesis is wrote down and the issue is wether has Pilsen the possibility to contain a huge congress for 1.000 attendees. Then the thesis follows in explaining of several subjects, their characteristics, and clasification of these issues in congress touruism. Next chapter is aiming at current condition of congresses in Czech Republic and Europe. The chapter includes several statistic items and reveals current problems and lack of congress tourism. Because of this issues the chapter is quite wide. The last sub chapter in theoretical part of bechelor thesis is the organisation of congress evenets. In this sub chapter is written not only the organisation issues, but also the most important requirments for choosing the final destination by event organizers. In practical part of bechelors thesis we will concentrate at the Pilsen market and its current situation and future forecasts in congress tourism. We analyze four chosen congress hotels situated in Pilsen and after that we will compare them regarding their complete offer, location and price. From the executed questionnare answered by event organizers we will select the frequently chosen responds which shows us the most often requirments and wishes of these key clients. Then we will be able to compare the hotels service offers and the expectaions of these offers from clients side. In practical part of this bechelor thesis will be answered also the hypothesis regarding the 1.000 attendees in congess located in city of Pilsen. Last chapters of the thesis are suggestion part, when on base of stated and detected information and with a help of questionnare responded by event organizers, we are able to suggest some changes and upgrades of congress offers in Pilsen. In the final part we summarize all written vital information and final opinion in analysis of hotel congress ballrooms in Pilsen.

Key words Congress capacity in czech republic, Congress hotels in Pilsen, Congress tourism, Congress tourism in Pilsen, MICE, Questionnare of congress organizers

Obsah ÚVOD ......................................................................................................................................................... 1 1

TEORETICKÁ ČÁST ............................................................................................................................... 4 1.1 KONGRESOVÝ CESTOVNÍ RUCH A JEHO VÝZNAM ............................................................................................. 4 1.1.1 Pojem „kongresový cestovní ruch“ ............................................................................................. 4 1.1.2 Klasifikace .................................................................................................................................. 5 1.1.3 Rozvoj a role kongresového cestovního ruchu v ČR a Evropě..................................................... 7 1.2 ORGANIZACE KONGRESOVÝCH AKCÍ........................................................................................................... 14 1.2.1 Výběr místa a jednacích prostor............................................................................................... 15 1.2.2 Technické zařízení .................................................................................................................... 16 1.2.3 Výběr ubytovacích a cateringových služeb............................................................................... 17 1.2.4 Realizace kongresové akce ....................................................................................................... 18

2

ANALYTICKÁ ČÁST ..............................................................................................................................20 2.1 PLZEŇ A KONGRESOVÝ CESTOVNÍ RUCH...................................................................................................... 20 2.2 METODIKA VÝZKUMU ............................................................................................................................ 23 2.3 HOTELOVÉ KONGRESOVÉ SÁLY V PLZNI ..................................................................................................... 24 2.3.1 Courtyard by Marriott .............................................................................................................. 24 2.3.2 Angelo hotel ............................................................................................................................. 27 2.3.3 Parkhotel .................................................................................................................................. 29 2.3.4 Primavera ................................................................................................................................. 31 2.3.5 Porovnání kongresových sálů Plzně ......................................................................................... 32 2.4 VÝSLEDKY DOTAZOVÁNÍ ORGANIZÁTORŮ KONGRESOVÝCH AKCÍ ....................................................................... 35

3

NÁVRHOVÁ ČÁST ...............................................................................................................................42

4

ZÁVĚR ................................................................................................................................................45

5

SEZNAM LITERATURY .........................................................................................................................47

Úvod Město Plzeň ležící v západních Čechách je čtvrtým největším městem v České republice. Je to město známé zejména díky svému pivu, které se zde vyrábí a které je celosvětově populární. Dále je město spojené s průmyslovou činností, především díky rozlehlému areálu Škoda a také je třeba zmínit městskou kulturu, památky a sportovní vyžití. Nejenom díky těmto faktorům se Plzeň stane pro rok 2015 hlavním evropským městem kultury. Navzdory stále se vyvíjející obchodní a průmyslové činnosti v Plzni a nabývajícímu zájmu o město jako destinaci ze strany turistů je v Plzni jen málo dostatečně kvalitních hotelů, které by mohly všechny hosty pojmout a nabídnout jim odpovídající kvalitu ubytování a konferenčních služeb, která se očekává v takto oceněném evropském městě. Jak již název mé bakalářské práce napovídá, mým hlavním cílem v této práci bude provést analýzu nabídky kongresových sálů hotelů v Plzni. Z hotelů, které jsou ve městě postaveny jsem si k analýze vybrala všechny dostupné čtyřhvězdičkové hotely, které se ve městě nacházejí a které disponují sály s možností pojmout 100 účastníků a více. Do mé práce a závěrečné analýzy jsem nezařazovala menší hotely s nízkou ubytovací kapacitou a malými jednacími prostory. V mé analyzované úrovni jsou takovéto hotely v Plzni pouze čtyři. Bohužel se doposud v Plzni nenachází ani jeden hotel s ohodnocením pěti hvězd. Tyto čtyřhvězdičkové hotely následně v mé práci porovnám dle veřejně uvedených informací z webu. Na závěr mé bakalářské práce bych ráda díky provedené analýze z vyhotovených dotazníků vyplněných organizátory různých eventů a akcí zhodnotila nejdůležitější požadavky a očekávání těchto osob a navrhla tak možné změny či vylepšení v analyzovaných plzeňských kongresových hotelech. Analyzovanými hotely v mé práci budou hotel Courtyard by Marriott Pilsen, Angelo hotel Pilsen, Congress centre Parkhotel Pilsen a TOP CityLine Primavera. Hotely Courtyard by Marriott a Angelo jsou řetězovými hotely, které podléhají určitým nadnárodním standardům. Oproti tomu hotely Parkhotel a Primavera jsou privátními hotely vedené českými podnikateli. Každý z těchto hotelů je svým způsobem unikátní., ať už se

1

jedná o jeho lokaci, zaměření na klienty, konferenční prostory či jeho možné volnočasové vyžití. Předpokládám, že plzeňské hotely nejsou schopny pojmout nadnárodní kongres o velikosti okolo 1.000 návštěvníků a více. Potvrzení této hypotézy bude znamenat, že město Plzeň není schopné konkurovat v tomto případě Praze, Brnu či jiným městům s velkými kongresovými a ubytovacími kapacitami. Při psaní bakalářské práce, zejména teoretické části, budou mými sekundárními zdroji knihy vztahující se k tématu kongresového cestovního ruchu. Knihami, které mi v teoretické části práce velmi pomohly, jsou převážně knihy od autora Jána Oriešky, který se velmi soustředí na popsání a vysvětlení pojmů kongresového cestovního ruchu a jeho součástí. Dalšími často využívanými odkazy jsou mé citace z knih autorky Moniky Palatkové, která se v knihách zabývá převážně mezinárodním cestovním ruchem a která znázorňuje rozdíly mezi Českou Republikou a zahraničními státy v tomto odvětví. Neposledním avšak důležitým sekundárním zdrojem je kniha Vademecum pro profesionály ve světě MICE, která byla vyžita převážně při klasifikaci eventů. Anglickými sekundárními zdroji jsou v práci knihy od autorů Tonyho Rogers, Milton T. Astroff a James R. Abbey. Z knih těchto autorů byly čerpány převážně informace o struktuře kongresového průmyslu a také informace o způsobu organizace kongresových akcí. Při psaní praktické části budou mými primárními zdroji dotazníky. Dotazníky byly rozeslány organizátorům různých akcí. Bylo pro mne velmi těžké najít vhodné osoby pro vyplnění dotazníků, které by se neurazili či neměli podezření možného zneužití dotazníků v rámci hotelu ve kterém pracuji. Nicméně celkem bylo rozesláno 25 dotazníků mezi české i zahraniční organizátory. Během tří dnů se dotazníky v hojné míře navracely vyplněné. Celkem bylo zaznamenáno 18 kompletně vyplněných dotazníků. Na dotazníky odpovídali lidé z eventových agentur, farmaceutických či průmyslových firem i lidé organizující sportovní akce. Vyplněné dotazníky jsou přílohou závěrečné práce. Metody mé práce a sbíraných dat k použití v práci bylo dlouhodobé sledování analyzovaných hotelů, jejich vzájemná komparace a analýza jejich nabídek, cenové hladiny, možnosti a množství nabízených služeb. Další metodou byl sběr informací pomocí dotazníků, který v práci umožní závěrečnou dedukci k nabízeným a požadovaným službám ze strany klientů.

2

Struktura bakalářské práce bude následující. Po výše sepsaném úvodu bude následovat shrnutí a vysvětlení pojmu cestovní ruch, nutnost jeho specializace a krátké vysvětlení klasifikace akcí v kongresovém cestovním ruchu. Následující kapitola bude pojednávat o kongresovém cestovním ruchu v ČR a Evropě a jeho možném a očekávaném vývoji. Poté se v práci již zaměřím na konkrétní organizační strukturu kongresů a následně budou vysvětleny priority a požadavky organizátorů akcí při výběru vhodného kongresového zázemí. Další kapitola bude patřit Plzni a jejímu konkrétnímu kongresovému cestovnímu ruchu. V kapitole bude uveden současný stav kongresů v Plzni a jejich možný vývoj a budoucnost. Následně budou popsány konkrétní kongresové hotely, které se ve městě nacházejí a které jsou předmětem analýzy mé závěrečné práce. Po sepsání nabídky zmíněných hotelů bude vytvořen dotazník pro organizátory kongresů / konferencí.. V závěru práce spojím analýzu z webů a vyplněných dotazníků, z čehož bude jasné které služby hotely nabízejí a které požadují zákazníci. Budeme poté schopni navrhnout možné změny a vylepšení, které by hotely mohli zákazníků poskytnout.

3

1 1.1

Teoretická část Kongresový cestovní ruch a jeho význam V první kapitole mé práce bych nejdříve uvedla a zkonkretizovala předmět

kongresového cestovního ruchu, uvedla jeho funkce a zdůraznila jeho vliv na region, v němž se daný hotel s kongresovými službami nachází. Dále bude v této kapitole uvedena klasifikace eventů, které jsou celosvětově používané. V neposlední řadě bude v kapitole popsán kongresový cestovní ruch v ČR a v Evropě a následně se změříme na jeho potencionální vývoj.

1.1.1 Pojem „kongresový cestovní ruch“ Velmi obecná charakteristika kongresového cestovního ruchu je sepsána v knize pana Oriešky (Orieska Jan, 2004, s.7), která informuje, že „předmětem kongresového cestovního ruchu se v odborné literatuře označuje nejčastěji organizování kongresů, konferencí, sympozií, seminářů, výstav a veletrhů. Zároveň je sem začleňován incentivní cestovní ruch a služební (pracovní) cesty.“ Dále pan Orieška upozorňuje na nutnost doprovodných předkongresových a pokongresových aktivit. Tyto aktivity nemusí nabízet pouze hotel ve spolupráci s dalšími subjekty. Aktivity by měly být zřejmé již z návštěvy regionu, ve kterém se daný kongres uskuteční. Tyto aspekty vedou ke skutečnosti, že valná většina kongresů a sympózií se odehrává ve velkých městech zvyklých na zahraniční klientelu. Pro organizátory daných eventů je v tomto případně snadnější vymyslet účastníkům kongresů volnočasové programy. Další charakteristikou kongresového cestovního ruchu může být přirovnání k tak zvanému pojmu MICE. (Heřmanová Eva, 2012, www.artslexikon.cz) „MICE (Meetings, Incentives,

Conference/Conventions,

konference/shromáždění,

výstavy/akce)

Exhibition/Events, je

tj.

charakteristický:

setkání, vysokou

incentiva, úrovní

a

komplexností služeb; odborným charakterem akcí; vysokými nároky na organizační a technické zabezpečení; výrazně nadprůměrnými – dle výzkumů dvojnásobnými až trojnásobnými – výdaji účastníků ve srovnání s běžnými turisty. (...), vysokou náročností klientely na dopravu, stravování a doprovodné služby a doprovodné akce, jež souvisí s prestiží mezinárodních akcí tohoto typu.“ Také tato definice poukazuje na nutnost doprovodných programů při MICE akcích.

4

Shrnutím výše uvedených definic můžeme kongresový cestovní ruch označit jako cestovní ruch s vědeckým či pracovním podtextem, obsahující nejen ubytování pro účastníky kongresu, ale také prostorné jednací místnosti se zajištěním cateringových služeb. Důležitým faktorem kongresových akcí, který uvedená citace obsahuje, jsou nadprůměrné finanční výdaje účastníků kongresových eventů. Oproti turistovi, který si za své ušetřené peníze uhradí dovolenou, tito hosté utrácejí po většinu času firemní peníze, neb na konferenci jsou povinně v rámci zdokonalování jejich profese. Účastník kongresu má mnoho výdajů, které převážně zůstávají v hotelu či v místě / regionu pořádání konference. Jsou jimi především transfery (z a na letiště), ubytování, kompletní stravování (snídaně, obědy, kávové přestávky, večeře), doprovodný organizovaný program typu prohlídek města, turistických pamětihodností či sportovních aktivit, dále materiály obdržené během školení a mnoho dalších. Kongresový cestovní ruch můžeme převážně řadit do tak zvaného Business Turismu, neb kongresy a konference mají ve své podstatě vzdělávání, zdokonalování či řešení problematik v oboru, kterému se daný kongres věnuje. Mezinárodní asociace pro podporu kongresů, ICCA, tento termín vysvětluje následovně. (www.iccaworld.com, 2013) „Turistický průmysl lze dělit na dvě části, volnočasový turismus a pracovní / business turismus. IMEX používá následující definici business turismu: Business turismus je zajištění potřeb a služeb pro miliony delegátů, kteří anuálné navštěvují kongresy, výstavy, pracovní eventy, incentivní výjezdy a korporátní pohoštění.“ Lze tedy říci, že kongresový a business turismus je téměř jeden a ten samý pojem. Kongresový cestovní ruch navíc od business turismu nevyžaduje vždy ubytování pro účastníky.

1.1.2 Klasifikace Na začátku kapitoly byl již uveden pojem MICE shrnující několik typů akcí pořádaných v kongresovém cestovním ruchu. Níže jsou uvedeny nejzákladnější a nejčastější formy akcí. Pod pojmem Meeting neboli setkání či schůze si můžeme představit menší obchodní či vědecké jednání. Počet osob je v tomto případě akce většinou nízký a meeting obsahuje jen menší catering a základní technické vybavení. Často tento ty akce neobsahuje ubytování či specifický doprovodný program. Jednání jsou krátká v rámci několika hodin.

5

Seminary neboli seminář je také typ akce s menším počtem účastníků. Oproti meetingům mají semináře více vzdělávací a méně jednací charakter.“Podstatou semináře, mnohdy formy kolektivního a odborného studia, je spojení přednášky nebo série na sebe navazujících přednášek s diskusí a dotazy posluchačů k probíranému tématu.“ (Havel Milan, 2008, s.7) Incentives neboli incetiva již nemohou být jednoznačně zařazena mezi menší akce. Vždy záleží na firmě, která incentivní program zajišťuje. „Jedná se o formu cestovního ruchu a současně i motivační nástroj managementu, který využívá cestovní ruch pro motivaci zaměstnanců a nalezení těch, u kterých lze zvýšit míru ztotožnění s cíli firmy Nejčastější formou incentivního cestovního ruchu je zájezd zaměstnanců organizace placený organizací.“ (Havel Milan, 2008, s.7) . U incentivních akcí je kromě zájezdů s ubytováním velmi častý tak zvaný Teambuilding, který se v poslední době velmi rozmáhá a organizace pro své zaměstnance vymýšlejí různé Teambuildingové aktivity. Velmi často se pro tento typ akcí používají resorty a hotelové komplexy na okrajích měst či mimo města, kde je širší nabídka sportovních aktivit a kde nehrozí, že by se hosté rozutekli. Podstatným bodem v klasifikaci akcí je uvedení a vysvětlení rozdílu mezi pojmy kongres a konference. Velmi často se tyto pojmy zaměňují a mnoho lidí má dokonce tyto názvy za synonyma. Jak je blíže specifikováno na stránkách mezinárodního sdružení pro kongresy a konference (International Congress & Convention Association, ICCA) Iccaworld.com (Iccaworld.com, 2013, web) „Běžná návštěvnost kongresů činí několik set až několik tisíc jedinců, kteří náleží do stejné profesní, kulturní, náboženské či jiné skupiny. Kongres je často zaměřen na diskuzi o konkrétním předmětu. (...) Kongresy většinou trvají po dobu několika dnů, během kterých probíhá současně několik sekcí.“ Oproti kongresům jsou konference spíše menším setkání. Citace z Iccaworld.com dále stručně shrnuje, že „konferenční setkání je určeno pro diskuze, hledání faktů, řešení problémů a jejich konzultaci. V porovnání s kongresem je konference v menším měřítku a detailněji zaměřena na diskutovaný předmět.“ Je třeba také dodat, že konference bývají oproti kongresům uskutečňované častěji, avšak doba jejich trvání je kratší. Nejčastěji se jedná o jednodenní či dvoudenní akce. Nicméně v posledních letech se i doba kongresů zkracuje. Více informací k těmto změnám je uvedeno v další kapitole 1.1.3 Rozvoj kongresového cestovního ruchu.

6

Exhibitions neboli výstavy či veletrhy jsou prostorově nejnáročnějším typem akcí. Charakteristikou těchto akcí je „pravidelně pořádané, obvykle tematicky nebo i regionálně komponované kontraktační a prodejní akce produktů a služeb širokého okruhu, zpravidla přístupné veřejnosti. Nejčastěji se jedná o prezentaci výsledků práce subjektů nejrůznějších oborů, tedy vystavování reálných exponátů.“ (Havel Milan, 2008, s.13) Veletrhy a výstavní akce se většinou konají v halách či stadionech a nikoliv v hotelových kongresových sálech. Veletrhy jsou nejčastěji zpřístupněny veřejnosti a umožňují koupi vystavovaných produktů a služeb. Výše uvedené typy akcí jsou nejčastěji pořádané a podílí se na hlavní části uskutečněných akcí každým rokem. Klasifikaci můžeme nadále rozvíjet například typem eventu zvaný Garden party či Cocktail party, kdy hlavním motivem těchto akcí bývá poděkování klientům či zaměstnancům za jejich služby a loajalitu. Akce je většinou neformálního rázu a za účelem uvolnění se a zábavy. Nicméně hlavními druhy organizujících se akcí jsou – Konference, kongresy, semináře, meetingy, incentivní akce a veletrhy.

1.1.3 Rozvoj a role kongresového cestovního ruchu v ČR a Evropě Česká republika v posledních letech zažívá zvyšující se zájem ze strany turistů a také organizátorů MICE eventů. Vzhledem ke klesající hodnotě měny je naše země velmi lákavou pro turisty ze západních zemí. Zároveň i mezi nadnárodními koncerny má Česká republika dobré jméno a mnoho velkých továren z Německa, Francie, ale také z USA je přemisťováno právě na naše území. Úhel pohledu jakým cizinci vnímají Českou republiku je dle ředitelky agentury Czech tourism Moniky Palatkové (všudybyl, 2015, 10 s.) daný následujícími aspekty. „K pozitivnímu obrazu naší země jednoznačně přispívají výborné výkony našich sportovců, objevy českých vědců a skvělé interpretační výkony a tvorba českých umělců. Faktory ovlivňující vnímání Česka jako turistické destinace zkrátka daleko přesahují rámec cestovního ruchu.“ Dále paní Palatková dodává, že „mínění zahraničních turistů bývá dle průzkumu po jejich první návštěvě země lepší než před jejich příjezdem.“ Je třeba mít na paměti, že přijíždějící hosté jsou v dnešní době stále více a více náročnější a mají daleko více požadavků na hotelové služby než tomu bylo dříve. V rámci kongresového cestovního ruchu a nejen jeho se vytvořilo několik druhů turismu. V mezinárodním žurnálu Turizam jsou tyto novodobé formy turismu rozděleny do skupin.

7

(Turizam, 2014, s. 178,179) „Více a více turistů jezdí do destinací individuálně či v malých skupinách, organizovanými na základě preferencí cestovatelů, kteří si přejí nejen vidět památky, ale opravdu cítit a ochutnat lokální způsob života, pokrmů a dalších věcí. Na základě toho máme nyní nové druhy turismu, které mohou být rozděleny na: Zdravotní a Wellness turismus, Spa turismus, Městský turismus, Venkovní turismus, Kulturní turismus, Eventový a manifestní turismus, Námořní a okružní turismus, Sportovní turismus, Vzdělávací turismus.“ Z těchto forem turismů lze vyčíst nejčastější zaměření a zájmy hostů. Nejedná se pouze o volnočasové turisty, ale také účastníky kongresů a konferencí. Mnoho akcí je v současnosti organizováno například v rustikálním stylu a s občerstvením skládajícím se z Bio či farmářských pokrmů. Současní manažeři a kongresoví hosté zkrátka dbají na své zdraví a tento životní styl se odráží v celkové organizaci eventů po celém světě. I přes skutečnost, že v rámci turismu Česká republika již není jen Praha, ale také Morava, Západní Čechy či Jižní Čechy, převážná většina nadnárodních konferencí a kongresů se uskuteční právě v hlavním městě. Jedním z nejzásadnějších důvodů je největší dostupná kapacita konferenčních prostor, kterou znázorňuje níže uvedený graf vypracovaný dle zadání Ministerstva pro místní rozvoj a který představuje počty míst v divadelním uspořádání konferenčních sálů. S nejvyšší kapacitou kongresového vyžití se pojí samozřejmě také největší dostupná kapacita ubytovacích zařízeních umístěných v hlavním městě.

Tab. 1 : Celková konferenční kapacita v jednotlivých krajích ČR

Zdroj:(Ministerstvo pro místní rozvoj ČR, 2011, www.mmr.cz)

8

Z grafu je jasně viditelné, že Praha má dominantní postavení na trhu kongresových akcí v ČR. Dle vyjádření Prague Convention Bureau je kongresový cestovní ruch v rostoucích číslech a mělo by tomu tak být i nadále. (Travel Trade Gazette, 2013, www.ttg.cz) „Podle statistik Prague Convention Bureau se v Praze koná nejvíce korporátních konferencí a setkání, a dále asociačních konferencí či kongresů, nejčastěji v oboru farmacie, IT a telekomunikace, ekonomie a lékařských věd. Průměrná délka akcí se zkrátila z 2,29 dnů v roce 2011 na 2,06 dnů v roce 2012. Stejně jako v předchozím roce i loni dominovaly jednodenní akce, s čímž souvisí také výrazné zvýšení počtu akcí bez ubytování o 61%. Nejvíce využívaným typem zařízení pro konání akcí v minulém roce zůstaly i nadále hotely, na druhém místě se však oproti roku 2011 umístila zařízení označená jako ostatní, kam spadají všechna zařízení mimo kategorie hotely a kongresová centra, nejčastěji univerzity.“ Co se týče vybraného prostoru pro uspořádání akcí v rámci kongresového cestovního ruchu,

disponuje

Prague

Convention

Bureau

statistikou

ukazující,

že

nejvíce

uskutečněných akcí proběhne ve čtyř-hvězdičkových hotelech. Následným největším objemem konferencí a kongresů jsou poptávané tří-hvězdičkové hotely a až na třetím místě v počtu uskutečněných akcí jsou pěti-hvězdičkové hotely. Z této statistiky je pochopitelné, že většina organizátorů hledá určitou výši kvality, ale v nižších cenách. Tab. 2 : Konference v hromadných ubytovacích zařízeních podle kategorie ubytovacího zařízení v ČR

Zdroj:( (www.pragueconvention.cz/cz/statistiky/, 2014)

9

Při pohledu na tabulku můžeme vyčíst nejen počty akcí a jejich četnost výskytu v ubytovacích zařízeních, ale současně můžeme vypočítat, že akce konané v posledním statisticky zaznamenaném roku v hotelech s pěti hvězdami jsou dle výpočtu nejobjemnější. Průměrný počet hostů na kongresové akci v pěti-hvězdičkovém hotelu je 174 účastníků. Oproti tomu hotely s ohodnocením čtyř hvězd, které jsou nejčastějšími místy pro uskutečnění akcí, mají průměrný počet účastníků jen 139. Posledním hodnotícím typem hotelů - tří-hvězdičkovým, je průměrný počet návštěvníků kongresových akcí jen 100 osob. Z těchto výpočtů je patrné, že i průměrná velikost akcí je poměrně nízká a objemné kongresy o stovkách či tisících hostů se uskutečňují mimo hotelová kongresová zařízení. Těmito alternativními místy k pořádání objemných akcí mohou být různé výstavní haly, stadióny či univerzity. Dalším faktem, který z výše uvedené tabulky lze vyčíst je značný nárůst počtu konferencí mezi lety 2008 a 2012. Jedná se o nárůst téměř o 8.000 akcí a 780 000 účastníků. Oproti tomuto nárůstu byl počet uskutečněných akcí před rokem 2008 ve stagnaci. Za značné navýšení počtu akcí můžeme přikládat vinu finanční krizi, která byla ve světě od roku 2007 a dále rozšiřujícímu se počtu průmyslových zón v ČR, které do země přinesly mnoho mezinárodních hostů a pro které je ČR jako destinace s levnou pracovní silou. Jedná se o mnoho německých, francouzských, amerických či japonských společností. Vzhledem k uvedeným číslům je jasné, že Česká republika jako destinace je atraktivní pro organizátory MICE akcí a že má co klientům nabídnout. Tímto tématem se také zabýval ve své knize Milan Havel (2008, s. 39) „Mezi výhody České republiky jako ideální destinace pro konání MICE akcí patří výhodná geografická dostupnost, poměrně kvalitní infrastruktura, věhlas Prahy nebo široké spektrum nabízených aktivit pro využití volného času. Tradice lázeňství nebo dostatek historických památek v rámci celé České republiky přímo vybízí pro organizování doprovodných akcí MICE programu.“ Případnými hrozbami pro ČR v rámci konání kongresových akcí jsou přilehlé státy, které mohou konkurovat levnějšími cenami. Těmito státy jsou myšleny Slovensko, Polsko, Maďarsko. V případě, že by česká koruna výrazně posílila, existuje pravděpodobnost, že by se více akcí konalo v sousedních, převážně východních, státech.

10

Aby se Česká republika vyhnula případným rizikům a přesunům MICE akcí do jiných států, měla by dbát o globalizaci svých zařízení, neb integrace a globalizace cestovního ruchu je důležitým prvkem k udržitelnému rozvoji kongresového cestovního ruchu v dané zemi. Nejvýdělečnějšími kongresy pro hoteliéry a jejich region jsou vždy ty nadnárodní. Váženým faktorem pro uskutečnění velkých kongresů je samozřejmě vyvinutost a profesionalita zařízeních nacházejících se ve zvolené lokalitě. Jistotou, že požadovaná úroveň služeb splňuje očekávání, mohou být řetězové hotely či zařízení v rámci Franchisingu. Nutnost dostupnosti těchto zařízení také shrnuje Jarmila Indrová ve své anglické studii (Indrová Jarmila, 2007, s. 13) „V dnešní době proces koncentrace a připojování se k mezinárodním hotelovým společnostem a stravovacím řetězcům je velmi důležitý. Mnoho zahraničních společností proniknutých na trh České republiky vytváří konkurenční prostředí a podporuje růst kvality poskytovaného servisu služeb. Tato skutečnost se odráží v chování turistické klientely.“ V České republice se nachází mnoho hotelů spadající pod mezinárodní řetězce. Nejznámějšími z nich jsou Hilton Hotels Corp., Marriott International Inc., Four Seasons, Holiday Inn, Ibis Hotels, Vienna International hotels a mnoho dalších. Známým českým hotelovým řetězcem je Orea Hotels. Mezi české nejznámější stravovací řetězce patří Staropramen restaurace Potrefená husa, které jsou hojně rozšířené v rámci franchisingu. Výhodou řetězců jsou jasné manuály a požadavky na kvalitu poskytovaných služeb či produktů. Spolu s nimi jsou zaměstnancům zajištěny tréninky a různá školení pro zdokonalování se v oboru a poznávání nových trendů v pohostinství. V případě neplnění požadovaných podmínek může být na základě provedeného auditu daného zařízení odebráno jméno společnosti, které je patronem standardů a veškeré image podniku. Tyto audity standardu se v mezinárodních řetězcích konají minimálně jednou ročně bez ohlášení. Toto je hlavní důvod, proč jsou nadnárodní hotelové řetězce preferovány zahraniční klientelou, neb hosté mají relativní jistotu v úrovni služeb, které znají z hotelové značky v jiných zemí. Dalším důležitým aspektem, který má značný vliv na rozvoj či udržení kongresového ale i volnočasového neboli leisure turismu v České Republice je zajištění zajímavých a populárních eventů. Eventem je myšlena událost či akce, která je přístupná široké veřejnosti a která je spjatá s destinací, ve které se koná či s jejími zvyky. Státní či regionální eventy mají možnost přitáhnout na své území velký počet osob z různých států.

11

V České republice jsou velmi populární hlavně hudební eventy typu Colors of Ostrava, Pražské jaro či v Plzni jím bývá festival Živá ulice či Smetanovské dny specializující se převážně na vážnou hudbu. Dalším oblíbeným typem eventů jsou filmové akce. Asi nejznámějším filmovým festivalem v České republice je filmový festival v Karlových Varech, který každoročně přiláká stovky tisíc hostů z různých koutů země a zahraničí. Dalším faktorem ovlivňující udržitelný rozvoj cestovního ruchu, nejen kongresového, v České Republice je úzká spolupráce státu, regionů, měst a také konkrétních hotelů s tour operátory z jiných zemí. V dnešní době globalizace velmi záleží na tom, aby zahraniční klienti měli dostatečné informace o dané zemi či regionu, který by mohli navštívit. Destinace musí být pro klienta lákavá s možností sportovního, kulturního, vědeckého či jiného vyžití. „Za hlavní tour operátory (na evropském trhu) lze považovat společnosti TUI a Thomas Cook jako subjekty zahrnující síť dalších tour operátorů, cestovních agentur, hotelů i leteckých společností. Největšími touroperátory jsou typicky touroperátoři zaměřující se na výjezdový turismus. Každý z významných subjektů má zpracovanou strategii sociální odpovědnosti, která se zabývá udržitelným turismem ve vztahu k fyzickému, sociokulturnímu či ekonomickému pilíři.“ (Palatková Monika, 2011, s. 139) Vzhledem ke globální síti tour operátorů je v rámci zajištění udržitelného rozvoje kongresového cestovního ruchu v ČR nutností zajistit spolupráci s těmito subjekty. Můžeme být svědky skutečnosti, kdy nadnárodní kongresy a konference, které mění každoročně místo svého konání, poptávají touroperátory právě pro výběr finální destinace a konkrétního místa pro svou akci. Přejdeme-li ke statistickým číslům posledních let, uvidíme nejen zkracování doby konferencí, které již bylo zmíněno výše. Dalším faktem je i převaha jednodenních návštěvníků v ČR. Tuto skutečnost sděluje odborný časopis COT (COT business, 2015, s. 76) „ V roce 2013 přijelo do ČR 24,7 mil. zahraničních návštěvníků. Polovinu z nich však tvořili pouze jednodenní návštěvníci (hlavně ze sousedních zemí, s motivací nákupů). Z návštěvníků, kteří v ČR přenocovali (9,7 mil.) jich 80% připadalo na hromadná ubytovací zařízení (...) mimopražské regiony se mezi navštívenými místy (u hostů ubytovaných v Česku) objevily v 37% případů.“ Aby hosté v ČR zůstávali déle než jen jeden den se snaží centrála českého turismu, společnost CzechTourism. Společnost se spoléhá na online a TV kampaně, kterými se snaží oslovit co největší spektrum zahraničních osob. Asi nejznámější kampaní, která

12

v poslední době proběhla médii byla Česko – země příběhů. O kampaních zvýrazňují ČR informuje Marek Mráz, marketingový ředitel agentury CzechTourism. „Naše kampaně na zahraničních trzích soustavně podporují positioning naší země jako romantické příběhové destinace. Pro kampaň 2014 jsme vytvořili nový set spotů, které jsou diferenciovány pole specifik jednotlivých trhů.“ (COT business, 2015, s. 44) Dále pan Mráz konkretizuje zmíněné spoty, kdy pro asijskou klientelu bude připraven romantický až pohádkový spot s ukázkou renesančních měst. Naopak americká klientela bude zasažena dobrodružným klipem, znázorňující partu přátel na cestě přes historické památky až po ochutnávku české gastronomie. Co se týče Evropy jako cílové destinace, zde je popularita značně vyšší oproti České republice. Nejvíce vyhledávanými místy Evropy jsou města jako Paříž, Londýn či Barcelona. Evropa jako kongresová destinace je stále na první pomyslné příčce v rámci počtu uskutečnění kongresů a konferencí po dobu jednoho roku. Můžeme se domnívat, že tuto dominanci mezi ostatními destinacemi způsobuje blízká dostupnost jiných států. Snadný přesun mezi státy, minimum celních prohlídek, bezvízová politika pro mnoho mimoevropských občanů či koncentrace světových podniků a služeb. „Vstup České republiky do Evropské unie přinesl celou řadu výhod i pro oblast cestovního ruchu. Základní ekonomické pilíře Evropské unie – volný pohyb osob, zboží, služeb a kapitálu – podstatně zjednodušili cestování mezi původními členskými státy a jejich novými členy.“ (Petrů Zdenka, 2007, s. 111) Bohužel i přes tuto pestrost nabídky různých států a kultur začíná Evropa ztrácet své dominantní postavení. Jak uvádí ve své knize Monika Palatková, důvodem jsou levnější a neprobádané destinace mimo Evropu. (Palatková Monika, 2014, s.116) „Evropa ztrácí v celém poválečném období svoji váhu, a to zejména ve prospěch Asijsko-pacifického regionu. Tlak levných mimoevropských destinací způsobuje problémy tradičním evropským destinacím (Rakousko, Švýcarsko, Itálie, Francie), které se dnes snaží konkurovat na mezinárodním trhu zejména kvalitou nabízených služeb.“ Asijské země známé pro svou extrémně levnou pracovní sílu se v poslední době stále častěji stávají vítěznými destinacemi pro různé druhy Expo a nadnárodních konferencí a kongresů. V důležitosti Číny jako budoucí cestovní destinace věří také řada hoteliérů, kteří ve velkých počtech otevírají své hotely ve všech větších čínských městech jako Hong Kong, Beijing, Shanghai či Shenzen a nabízejí tak své ubytovací a kongresové služby.

13

Dalším faktorem, který ovlivňuje kongresový cestovní ruch a v posledních letech byl důvodem menšího poklesu či recese v Evropě je stav mezinárodní ekonomiky. Jak uvádí ve své knize Tony Rogers (Rogers Tony, 2006, s. 66) „Stejně tak jako mnoho dalšího průmyslu, tak i poptávka po konferencích je podřízena rozsahu vývoje národní a vzrůstající globální ekonomiky. Existuje silná evidence, kdy během recese v 90. let a poté opět na začátku 21. století se snížila ekonomická aktivita a konference byly rušeny, nebo ještě častěji probíhali při velmi nízkých rozpočtech. V těchto dobách společnosti rušili a redukovali počty účastníků, rušili místní konference, utráceli méně na cateringu a používali méně kvalitní prostory.“ V současnosti se již evropská ekonomika stabilizuje a dochází opět k růstu ekonomických aktivit. V příloze číslo 1 je uvedena tabulka znázorňující počty uskutečněných akcí ve světě v roce 2013, řazeno od států s největším podílem konferencí. Česká republika je na obdivuhodném 26 místě.

1.2 Organizace kongresových akcí Organizací kongresových akcí se zabývá nespočetně mnoho společností a agentur. Je nutné zmínit, že v rámci diversifikace služeb se mnoho hotelů snaží částečně pojmout služby srovnatelné s těmi agenturními. Hotely se snaží klientovi poskytnout kompletní servis, zahrnující nejen ubytovací a konferenční potřeby, ale také volnočasové aktivity a doprovodné programy ke konferencím. Je velmi obtížné shrnout způsob organizace kongresových akcí do jednoho stručného manuálu. Každá kongresová akce je svým způsobem rozdílná. Je nutno dále podotknout, že v kongresových prostorech se neorganizují jen kongresové akce. Lze v nich uskutečnit také sociální akce jako jsou svatby, různé oslavy, firemní večírky a podobně. Každá z těchto akcí má při organizaci své specifikum a nelze ji jednoduše organizovat jako předešlou uskutečněnou akci. Nicméně při organizaci kongresů, konferencí, sympózií a podobných objemných eventech musí organizátor dbát o následující zastřešení služeb spojených s průběhem akce. „Určení místa akce a výběr jednacích prostor – místností, včetně návrhu technického zařízení, příprava odborného programu a zpracování časového plánu (harmonogramu) akce, zajištění dopravních služeb, zajištění ubytovacích služeb, zajištění stravovacích služeb, zajištění doplňkového programu a doplňkových služeb, cenová kalkulace akce včetně kalkulace účastnického poplatku, příprava a tisk kongresových materiálů, propagace akce.“ (Orieška Ján, 2004, s.69)

14

1.2.1 Výběr místa a jednacích prostor Veškeré výše uvedené organizační činnosti zastřešuje dle velikosti akce jeden organizátor ze strany klienta, či tým organizátorů rozdělen na osoby odpovědné za dopravu, ubytování, kongresový program a podobně. Další možností je organizace akce skrze specializovanou agenturu, která je klientem najata. Prvním zmíněným bodem pro organizaci akce je zvolení místa a jednacích prostor. Klient vždy zvolí konkrétní město, ve kterém se bude kongres konat. Většinou se k městu váže určitá asociace spojená s konáním akce. Výběr jednacích prostor poté zajišťují zvolení organizátoři, kteří mají samozřejmě povinnost najít nejlevnější možnou variantu v požadované kvalitě a úrovni služeb. Zvolené prostory musí splňovat určité podmínky zadané klientem, které se vztahují k typu plánované akce. Nejčastějšími a nejoblíbenějšími jednacími prostory jsou takové, ve kterých má klient vše tak zvaně pod jednou střechou. Je tím myšleno nejen kongresové jednání, ale také ubytování, stravování hostů a blízká dostupnost doplňkových služeb. Takovými prostory jsou například: „Hotely s vhodnými jednacími prostory, označované jako kongresové nebo seminární hotely. Specializovaná zařízení a budovy – kongresová centra, kulturněspolečenská centra, kongresové paláce a kongresové sály. Některé druhy dopravních prostředků různých provozovatelů – lodě a letadla.“ (Orieška Ján, 2004, s.43) Z uvedené citace je zřejmé, že nabídek pro kongresové účely je mnoho a konkurence těchto zařízení je vysoká. Pokud se organizátoři akce rozhodnou pro variantu hotelu, velmi se jim usnadní další rozhodovací procesy. Každý hotel s kongresovými službami má své Eventové oddělení jehož pracovníci jsou zodpovědní za pořádané akce a jsou vždy přiděleny každému klientovi, aby mu pomohli s uspořádáním konference a zajistili tak hladký průběh objednaných služeb a poskytnutých ze strany hotelu. Jak ve své knize uvádí Milton T. Astroff (Astroff T Milton, 2006, s. 369) participace této osoby na organizaci eventu je velmi podstatná a důležitá. „Hotelový kongresový manažer je naprosto nezbytný zaměstnanec. Je spojen s klientem a s hotelovým personálem. Není to přehnané, pokud zvažujeme kongresového manažera jako klíč k úspěchu či neúspěchu akce. On nebo ona je zodpovědný za precizní naplánování eventu a za rychlé a pozitivní reakce, pokud se během akce vyskytne jakýkoliv problém.“

15

Mezi hotely je samozřejmě velká konkurence a soutěživost k získání poptávané konference pro své zařízení. Hotely se předhánějí nejen v nabídce externích služeb ale zároveň v podávané kvalitě a cenové hladině všech nabízených služeb. O tématu získávání kongresů pro určité destinace se také zabýval odborný časopis C.O.T. (COT business, 2013, s. 52) „Na začátku je potřeba zjistit co nejvíce o předcházejících ročnících, co rozhodlo o výběru destinace, jak probíhá lobbování a jaká jsou oficiální kritéria. (...) Praha a Česká republika obvykle vyhrávají dokonale zpracovanou přípravou, kvalitními podmínkami a ekonomickou stránkou kongresu.“ V tomto ohledu je nutné, aby destinace a umístěné hotely znali podstatné informace o plánované konferenci a případně o historii či zajímavostech předešlých konferencí společnosti, pro kterou je akce organizována. Organizátor akce vždy tento postoj ocení, neb ví, že daný hotel zná ideologii firmy a může své služby upravit ke splnění očekávání a přání zaměstnanců a zaměstnavatelů dané společnosti.

1.2.2 Technické zařízení Technickým zařízením je na mysli nejen potřebná AV technika dostupná v místě konání konference ale také další subjekty spojené s průběhem akce. Organizátor musí zajistit v kongresovém sálu nejen AV techniku zahrnující data-projektor s plátnem, mikrofony, ozvučení sálu, pódium pro řečníky s předsednickým stolkem, dostupnost světelných efektů během akce a další. Jinými subjekty, které nejsou běžně dostupné v kongresovém sále, mohou být v rámci mezinárodních shromáždění například překladatelské kabinky pro simultánní překlad, speciální technika pro videomapping a jiné extra technické produkty či služby. Dnešní hotely s kongresovými prostory již nabízí klientům také mobilní aplikace v rámci technického zajištění akce. Tyto aplikace jsou možné ke stažení pro Android i IOS verzi a jednoduše umožňují klientovi rychlou komunikaci s organizátorem akce ze strany hotelu. Klient v aplikaci označí navrhované rychlé volby či napíše poznámku, pokud aplikace rovnou nenabízí jeho žádost. V rychlých volbách jsou například uvedeny položky jako zesílení či zeslabení klimatizace, časové posunutí kávové přestávky či nefunkční AV technika v sále. Klient tak může snadno vyřešit změny či drobné nepříjemnosti aniž by odcházel ze sálu a hledal odpovědného člověka, který mu může pomoci problém či změnu vyřešit.

16

Tento krok ze strany hotelů pro usnadnění komunikace během konferencí a kongresů je pro část lidí vyhovující, naopak část hostů se může bát o ztrátu osobní komunikace, neboť i přes to, že veškerá technologie se vyvíjí mílovými kroky, hotelnictví a organizování akcí by mělo i nadále nést větší část osobního kontaktu a lidskosti. Tuto ideu uvádí také odborný časopis Asociace Hotelů a Restaurací. „Co je třeba mít na paměti je, že jsme a vždycky budeme odvětví, které se stará o pohodlí člověka a tato péče nikdy nemůže být nahrazena strojem. Když přijde host, chce být uvítán a nejlepší způsob, jak toho dosáhnout není v nedostatečně empatické obrazovce, ale lidské tváři. Technologie by měla být nástrojem, se kterým můžeme lépe sledovat, měřit a zvýšit úroveň našich služeb, ale neměli bychom ji brát jako prostředek k odstranění osobního přístupu a lidské pohostinnosti.“ (Valtr Richard, 2015, s. 9) V rámci technického zařízení hotelů můžeme hovořit také o mobilních rezervacích. Již téměř každý hotel, pension či jiné hromadné ubytovací zařízení disponuje webovými stránkami a možností skrze tyto stránky provést rezervaci. Novou důležitou vlastností těchto stránek je možnost jejich mobilního zobrazení. Tedy aby lidé, kteří nejsou na počítači si mohli stránky otevřít a prozkoumat veškeré uvedené informace. O této skutečnosti informuje odborný časopis C.O.T. (COT business, 2014, s. 86) „Zajímavé je, že mobilní zařízení (tím jsou myšleny mobilní telefony a tablety) mají největší váhu během vlastního vyhledávání a rozhodování, nikoliv při rezervaci. Tento údaj je důležitý z hlediska očekávání hoteliérů – konverze může být nižší, nicméně vliv kvality mobilního prostředí na dokončení rezervace je jednoznačný.“ Můžeme se domnívat, že absence rezervací skrze mobilní prostředky je nižší vzhledem k menšímu zabezpečení těchto prostředků, což může uživatele odrazovat a proto finální rezervace hotelových zařízení jsou již vytvářeny skrze počítače. Nicméně v technickém zařízení hotelu všechny tyto internetové zdroje hrají velkou roli při výběru hotelu výsledným klientem.

1.2.3 Výběr ubytovacích a cateringových služeb V rámci organizace kongresů a konferencí je preferováno umístění celé akce do jednoho prostoru. Hotely nabízející kongresové služby mívají zároveň větší počet pokojů a objemné stravovací prostory. Ubytování účastníků se vždy soustředí do jednoho hotelu, kde často hosté mají vyblokovaná patra, aby nerušili ostatní hosty v případě, že mají po ukončení kongresu společenský večer s nabídkou alkoholických nápojů.

17

Cateringové služby pro kongresové účely se během dne dělí na snídani, dopolední a odpolední kávové přestávky, oběd – povětšinou formou bufetu, slavnostní gala večeři. Při realizaci cateringu je třeba, aby hotelový organizátor znal národnosti hostů, případné alergie účastníků na pokrmy a další podobné restrikce. Například pokud se organizuje nadnárodní akce, je třeba dbát na národnosti hostů, kteří by mohli z náboženských či kulturních důvodů určité pokrmy odmítat. Pokud je organizátor eventu schopen těmto věcem předejít, vyhne se tak případným nepříjemnostem a mezinárodním faux pas. Catering na kongresové akce je možné dodávat také externě. Pokud se event neodehrává v hotelu ale například v hale, která nemá standardní stravovací zařízení na požadované úrovni, je poté možné zařídit si outsourcingovou cateringovou službu. Není výjimkou, že hosté, kteří jsou ubytováni v hotelu, ale mají kongresové zázemí v jiných prostorech, se domluví s hotelovým organizátorem a veškeré stravování zařídí hotel. Klient má poté jistotu kvalitního občerstvení, jedná stále jen s jednou osobou ze strany hotelu a celková částka za občerstvení může být připsána k faktuře za ubytování. Klient tak tedy nemusí řešit více plateb a dodavatelů.

1.2.4 Realizace kongresové akce Po výběru vhodných prostor ke kongresovým účelům, dostatečné ubytovací kapacity a kvalitních cateringových služeb následuje podepsání smlouvy s vybraným hotelem a upřesňování detailů akce. V této fázi již komunikuje organizátor akce pouze s organizátorem ze strany hotelu a společně se podílejí na úspěšném provedení akce. Je důležité, aby tyto dvě osoby si důvěřovali a předávali si veškeré informace potřebné k realizaci akce. Organizátor ze strany hotelu v rámci akce komunikuje s klientem a s téměř všemi odděleními hotelu. V rámci rezervací organizátor hotelu komunikuje s rezervačním oddělením, recepcí a s oddělením Housekeepingu. V době vysoké obsazenosti je ve spojení také z obchodním a revenue oddělením. Kvůli zajištění cateringu musí být v kontaktu se šéfkuchařem a F&B oddělením. Pokud má klient specifické požadavky (klimatizace, parkování, nahrávání konference aj.) komunikuje organizátor také s technickým a security úsekem hotelu. Po ukončení akce musí organizátor být ve spojení s účetním oddělením pro ujištění správného vyúčtování a rychlé fakturace akce. Při akcích většího rozsahu mívají organizátoři často ve smlouvě zakomponované slevy neboli gratuity, kdy například za odbydlení každé 40 pokoj-noci má klient zdarma jeden pokoj. Toto vše musí hotelový organizátor shrnout k vyúčtování, aby byl klient spokojen.

18

„Jakmile je finalizován program akce, každá část programu by měla být v pozornosti. Přehled všech podrobností je ukázkou efektivních služeb. Tento přehled se nazývá Banquet Event Order (BEO),(...) Ideálně BEO by měl být vyhotoven dva až tři týdny před akcí a měly by být vytvořeny dvě kopie. Jedna zaslána organizátorovi akce a druhá by měla být distribuována patřičným hotelovým oddělením. Tento zaslaný materiál by měl být doplněn dopisem žádajícím organizátora o zhlédnutí kopie, zaznamenání jakýchkoliv změn a podepsaného navrácení hotelu alespoň týden před akcí.“( Astroff T. Milton, 2006, s.377, 378) Tímto způsobem má organizátor akce i organizátor ze strany hotelu jasně dané stejné informace, které si mohou společně měnit a zachovat tak přehled v organizaci. Velmi dobrým krokem k plynulému průběhu akce je schůzka hotelového a kongresového organizátora před akcí, kdy si společně projdou veškerou agendu. V praxi během emailové korespondence může často dojít k různým nedorozuměním jak ze strany organizátora akce tak ze strany hotelového organizátora. Při osobní schůzce před akcí se mohou oba utvrdit, že se navzájem chápou a mohou si případně doupřesnit poslední změny a požadované informace. Hotelový organizátor se zaměřuje především na časy začátku a konce akce, časy přestávek a zakládání pokrmů hostům. Dále je třeba mít jasno v technickém zařízení, jaké klient bude potřebovat a pro jaké účely. V kolik hodin a jak budou hosté přijíždět na hotel pro případné posílení směn na určitých odděleních hotelu. Především recepčním a restauračním oddělení. Při předání jmenného listu se ujistit v potravinových restrikcích hostů. Pro hotelového organizátora je vždy snazší akci zajistit, pokud o ní má hlubší informace. Například jaký typ osob se bude účastnit, za jaké příležitosti, jaké jsou témata či zaměření přednášek nebo i celé akce. Jakou historii má firma a jakou budoucnost plánuje. Tyto informace mohou hotelovému organizátorovi pomoci v pochopení přání a požadavků klienta, případně může klienta i příjemně překvapit s dárkem či službou ze strany hotelu vycházející právě z konkrétních informací o společnosti. V teoretické části práce jsme shrnuli vymezení pojmu kongresový cestovní ruch. V kapitole byly uvedeny klasifikace typu akcí, zaznamenání současného stavu kongresového cestovního trhu a jeho očekávaný pozitivní vývoj. V neposlední řadě byly v kapitole sepsány body pro výběr a realizaci kongresové akce. V následující kapitole se již budeme věnovat konkrétnímu kongresovému cestovnímu trhu ve městě Plzni a konkrétním analyzovaným hotelům.

19

2

Analytická část

2.1 Plzeň a kongresový cestovní ruch Jak již bylo uvedeno v úvodu této práce, město Plzeň je velmi průmyslově a technologicky založeným městem, které svou popularitu a povědomost získalo především díky svému celosvětově známému pivu Pilsner Urquell. Město není nikterak rozlehlé a má pouze cca 170.000 obyvatel. Nicméně na okraji Plzně se nachází velké průmyslové areály a parky, kde sídlí společnosti z celého světa. Nejčastějším zaměřením těchto továren bývá automobilový průmysl, který je s Plzní úzce spojen díky areálu Škoda. V Plzni se tím pádem odehrává mnoho konferencí a kongresů s automobilovou tématikou. Za tímto směrem kongresů však nezaostává ani farmaceutický, informační a hospodářský, převážně pivní průmysl. Dalším aspektem, který vyzdvihuje Plzeň a může být velmi nápomocný při organizování MICE akcí je umístění Plzně jako destinace v celosvětově nejprodávanějším průvodci zvaném Lonely Planet. „Město Plzeň se zde umístilo mezi 10 nejlepšími místy doporučovaných k navštívení v rámci Evropy. K dalším top místům doporučovaných ke zhlédnutí jsou například francouzské Toulouse či dánské městečko Viking.“ Údaje byly čerpány z oficiálních stránek Lonely planet (www.lonelyplanet.com, 2014). Toto celosvětové doporučení může Plzni jako destinaci velmi pomoci při hledání vhodného místa pro anuální kongresy, které se organizátoři snaží každým rokem měnit a nabídnout účastníkům vždy novou destinaci. Zajímavým a podstatným údajem v rámci turismu v Plzni je níže uvedený graf shrnující ubytované hosty v Plzni dle jejich národnosti. Graf byl zpracován a zveřejněn Českým statistickým úřadem, bohužel aktuálnější verze grafu prozatím není vytvořena. Z grafu je zřejmé, že největším podílem na cestovním ruchu se v Plzni podílí německá klientela. Plzeň oproti jiným krajským městům v České republice má velkou výhodu ve své poloze. Díky jejímu postavení blízko k hranicím s Německem a poloze u frekventované cesty Praha – Mnichov se Plzeň stala vhodným centrem setkávání německočeské klientely. V plzeňské industriální zóně se současně nachází mnoho německých firem, které přispívají značnou mírou k ubytovací kapacitě a zároveň velký počet cestovních kanceláří v Německu má pravidelné zájezdy do Plzně za poznáním a ochutnávkou piva.

20

Graf. 3: Počet hostů v hromadných ubytovacích zařízeních podle zemí v Plzeňském kraji v roce 2012

Zdroj:(www.czso.cz, 2013) Národnostmi, které nejsou v grafu konkrétně uvedeny a jsou zajisté velkou mírou obsaženy v Ostatních státech znázorňující 25,9% jsou především Asijské národy jako Čína, Japonsko, Jižní Korea a Taiwan. Skupinky hostů z těchto zemí se podílí především na ubytování a stravování, nicméně kongresové účely nevyužívají. Jedná se především o poznávací jednodenní zájezdy. Dle mého osobního názoru se v Plzni oproti roku 2012 zvýšil podíl hostů z USA, kterých nyní navštěvuje Plzeň větší množství a to zejména v rámci obchodních cest a kongresů. Důvodem je především otevření amerických továren v industriální plzeňské zóně či rozšíření již otevřených a zavedených továren. Stejně tak jako ve světě i v Plzni se kongresový cestovní ruch rozvíjí a postupně se navyšuje. Pro lepší znázornění níže uvádím tabulku z českého statistického úřadu, která ukazuje růst počtu akcí v České republice do roku 2012. Pro rok 2013 tabulka ukazuje mírný pokles počtu uskutečněných akcí v ČR. Tento pokles se však netýká plzeňského kraje, který je stále na vzestupné tendenci. Z tabulky je jasně patrné, že Plzeň jako kongresová destinace začíná být pro společnosti poptávající konference a MICE agentury více atraktivní a neprobádaná. Na rozdíl od Prahy také Plzeň nabízí již srovnatelnou kvalitu služeb za poměrně nižší a

21

přijatelné ceny. Neposledním ukazatelem je také dostupnost řetězových hotelů v Plzni, které tak zaručují značkový standard klientům, kteří jedou do destinace poprvé a chtějí mít jistotu perfektních služeb. Tab. 4. - Kongresová turistika v Plzeňském kraji

Počet akcí

2008

2009

2010

2011

2012

2013

3 832

9 411

10 146

10

11 547

9981

ČR

601 Počet

761

1

účastníků

901

09

287

459

597

663

Plzeňský Počet akcí

154

427

334

415

430

518

40 645

43 205

43 321

44

53 251

56 261

celkem

Kraj

Počet

192 1

účastníků

259 1 350 1

535 1

277

552

Zdroj: (ČSÚ, 2013, web) Město, i přes rostoucí tendenci pořádání konferencí, má stále stejný počet hotelů, ve kterých se konferenční a kongresové akce uskutečňují. Mimo hotelové prostory se větší kongresy dají také uspořádat v areálu Západočeské University, která má prostory pro maximální počet cca 750 osob. Celkem však do největšího sálu lze usadit jen okolo 340 účastníků. Nicméně, tento areál se příliš mezinárodními kongresy nevyužívá, neb je na okraji města a v jeho těsné blízkosti se nevyskytuje mnoho ubytovacích zařízení ani volnočasových center. Jak již bylo zmíněno, Plzeň díky svému průmyslovému bohatství má jistotu v navazujícím kongresovém ruchu i v budoucích letech. Mnoho výročních konferencí ze strany velkých podniků se v Plzni každoročně opakuje. Vzhledem k pominuté finanční krizi zároveň několik velkých konferencí za rok přibývá. V neposlední řadě je třeba zmínit Plzeň jako hlavní evropské město kultury pro rok 2015. Toto ocenění nemá v České Republice obdoby a západočeská metropole si od tohoto označení slibuje větší prestiž a hlubší povědomí o Plzni mezi zahraničními hosty a s tím spojený vyšší zájem ze strany cestovních kanceláří a MICE agentur. Mezi kongresové aktivity, které v Plzni nemohou chybět se řadí také různá sportovní utkání a s nimi spojené ubytování týmů a konference sportovních svazů a spolků. Za tyto velké sportovní eventy se zasloužil především plzeňský fotbalový klub FC Viktoria, který

22

se v letech 2011 – 2013 účastnil prestižních soutěží UEFA, především Ligy mistrů a Evropské ligy. Díky těmto soutěžím do Plzně přijelo mnoho slavných fotbalových týmů, jako například FC Bayern Mnichov, FC Arsenal, Athletico Madrid či FC Olympic Lyon. Zároveň s týmy přijelo i mnoho fanoušků, kteří navštívili plzeňské pamětihodnosti a samozřejmě také pivovar. Plzeňské hotely tak sledují počínání fotbalového klubu, který se současnými výsledky může postoupit opět do Ligy Mistrů, která by Plzni zajistila znovu bohatou sezónu na sportovní akce a kongresy. Budoucnost Plzně jako turistické destinace současně závisí na úspěšnosti projektu Plzně 2015. Tento projekt značící Plzeň jako evropské město kultury pod dobu celého roku 2015 má za úkol město vyzdvihnout a ukázat široké veřejnosti plzeň jako vhodnou turistickou destinaci. Vzhledem ke svým plánovaným eventům by měl projekt do Plzně přilákat co největší množství turistů. Plzeň se hodně v tomto projektu zaměřuje na Touroperátory, které město v zahraničí prodávají. Zájmem je, aby prodej plzeňské destinace vstoupl nejen v roce 2015, ale aby si zachoval narůstající tendenci i v následujících letech a aby byla Plzeň turisticky atraktivní a ČR jako destinace měla více co nabídnout přijíždějícím turistům.

2.2 Metodika výzkumu Sekundárními zdroji pro psaní analytické části a celkové analýzy této bakalářské práce budou převážně webové stránky analyzovaných hotelů a kongresové příručky města Plzně odkazující se na tyto hotelové komplexy. Z těchto internetových a příručkových zdrojů jsou čerpány informace o hotelových nabídkách a možnostech. Další informace o hotelech, které nebyly uvedeny v příručkách či internetových stránkách byly poskytnuty na základě osobních zkušeností v rámci spolupráce a osobních návštěv každého z analyzovaných hotelů. Primárními zdroji pro můj výzkum byly dotazníky zaslané organizátorům různých akcí a eventů. V těchto dotaznících byly otázky mířené na preference klientů. Tedy jaké prostředí a jaký typ zařízení klientům vyhovuje. Dále se dotazník soustředil na rozhodovací položky. Tím jsou myšleny předměty, které mají váhu na rozhodnutí klienta pro který produkt na trhu se rozhodne. V neposlední řadě dotazník plnil funkci návrhovou a identifikační. Tedy dotazovaní navrhovali, jaké služby by ideálně hotely měli v rámci jejich akcí zajistit a následně se hosté identifikovali jako segment velikostní skupiny.

23

V dotazníku byly navrženy celkem 4 možnosti velikosti segmentu. Hosté organizující akce pod 50 účastníků, organizátoři zajišťující akce pro méně než 100 hostů, či organizátoři akcí pro 100 – 300 účastníků a posledním segmentem byli organizátoři akcí s návštěvností nad 300 lidí.

2.3 Hotelové kongresové sály v Plzni V Plzni se nachází mnoho hotelů a penzionů nabízejících ubytovací služby. Nicméně jen několik z těchto hotelů nabízí i kongresové prostory a služby pro 100 a více hostů. Jak je již napsáno v úvodu této práce, v Plzni se nachází jen 4 čtyř-hvězdičkové hotely nabízející kongresové služby v odpovídající velikosti a úrovni. Těmito hotely jsou Courtyard by Marriott, Angelo – tyto hotely jsou jako jediné v Plzni řízené řetězovými nadnárodními společnostmi. Dalšími analyzovanými hotely jsou čtyřhvězdičkové hotely Parkhotel a Primavera, které jsou řízeny českými podnikateli a nepodléhají tak žádným nadnárodním předpisům. Na následujících stránkách budou uvedeny veřejné informace o každém z hotelů, především informace o jejich ubytovacích a konferenčních kapacitách a rozsáhlosti nabídky s tím spojené.

2.3.1 Courtyard by Marriott Hotel Courtyard by Marriott Pilsen spadá pod světoznámý americký řetězec společnosti Marriott International, který vlastní a provozuje stovky hotelů po celém světě. Mezi nejznámější hotelové značky společnosti Marriott International patří Ritz Carlton, JW Marriott, Bvlgari hotels či Autograph collection hotels. Historie společnosti Marriott je velmi dlouhá. Prvním historickým ukazatelem bylo založení rychlého občerstvení v roce 1927, které založil J. Williard Marriot a ve kterém se vařila mexická kuchyně a pilo zázvorové pivo. Až v roce 1957 se k občerstvení také připojil motorest s možností ubytování. Následně se v roce 1983 otevírá první značka hotelu Courtyard, zaměřující se na obchodní cestující. Informace o celé historii až po současnost společnosti jsou uvedeny v bodech na oficiálních stránkách Marriott.com. (marriott.com, 2012, official web page) Vzhledem k tomu, že si společnost Marriott inc. velmi potrpí na dodržování svých globálních standardů, je i plzeňský hotel Courtyard by Marriott často vyhledáván jako první volba cizinci, kteří přijíždí do Plzně poprvé. Hotel se nachází přímo v centru města, jen pár minut chůze od hlavního náměstí s gotickou katedrálou svatého Bartoloměje. Přímo

24

naproti hotelu je situováno muzeum plzeňského Prazdroje a vstup do plzeňského podzemí. Na pravo od hotelu se nachází plzeňský Prazdroj, který je asi 5 minut chůze od hotelu a zároveň je zde situován fotbalový stadión FC Viktoria Plzeň. Okolí hotelu je velmi čisté a pestrobarevné, za hotelem je pro hosty k dispozici zahrada, která náleží budově, ve které je umístěn hotel. Mimo hotelovou zahradu je také v blízkém okolí hotelu tak zvaná Mlýnská strouha, která je velmi oblíbená v létě na posezení u vody a focení svateb. Na druhou stranu se u hotelu také nachází největší parkovací dům ve městě, který tak může pojmout automobily, které hotel nepojme například v průběhu velkých akcí či během dnů 100% obsazenosti. Hotel Courtyard by Marriott je mezi plzeňskými hotely největší v oblasti ubytovací kapacity. Celkem hotel nabízí 195 pokojů ve čtyřech kategoriích. Kategorie se děli na Quality pokoje, Superior, Junior Suite a Studio. Všechny pokoje jsou vybavené širokoúhlou TV, ledničkou, trezorem, neomezenou konzumací kávy a vody, placenou minerální vodou, žehlicím prknem spolu se žehličkou a internetem dostupným skrze wifi i kabelové připojení. Hoteloví hosté zároveň k pokoji mají zdarma vstup do fitness centra umístěném v 6. patře budovy s výhledem na Plzeň. Konferenční prostory má hotel ve společném patře s recepcí a restaurací, které jsou v bezbariérové zóně. Hotel nabízí celkem 5 sálů. Sál Plzeň, Plzeň A, Plzeň B, Chmel a Slad. Sály Plzeň A a B jsou propojitelné zvukotěsnou posuvnou zdí a jejich společnou maximální kapacitou je 250 osob v divadelním uspořádání. Propojitelné sály mají ve své variabilitě výhodu, neb klienti mohou dopoledne jednat ve dvou sálech po skupinách a po obědě mohou mít dostupný celý sál spojený odtažením zdi. Tab. 5 kapacity a plán konferenčních prostor hotelu Courtyard by Marriott Pilsen

25

Zdroj:(www.courtyardpilsen.com, 2014) Velkou výhodou sálů v tomto hotelu je denní světlo, neb každý sál má prosklenou stěnu s dveřmi na hotelovou terasu a zahradu, je to tedy nerušené prostředí. V sále se nachází moderní AV technika. Data-projektory, audio a plátna jsou vestavěná, tudíž neubírají prostor v místnostech. Sály mají dostupné wifi a kabelová připojení. Každý sál má své wifi heslo, aby hosté různých konferencí si při přihlášení neubírali rychlost internetu v sálech. Všechny sály mají umístěné východy na terasu, v letních měsících si hosté mohou kávové přestávky užívat na hotelové terase, která se dále pojí s hotelovou zahradou. Konferenční sály v tomto hotelu jsou díky dostupnosti terasy a zahrady často vyhledávané pro svatební obřady s hostinou či firemní barbecue večírky. Standardně jsou kávové přestávky umístěny ve Foyer či Foyer koridoru, případně při akcích nad sto osob se zakládají kávové přestávky na obě místa. Ve stejném patře jako jsou konferenční sály se také nachází hotelová restaurace Pils’n’Grill, která hosty uvítá svým příjemným prostředím, kterému dominuje výroba piva a jeho nejpodstatnější suroviny chmel a slad. V restauraci se nachází otevřená kuchyň, neboli Show Kitchen, kde hosté mohou pozorovat kuchaře připravující objednávané pokrmy. Kapacita restaurace činí 140 osob, lze ji však při zvolení jiného uspořádání navýšit. Restaurace lze částečně také využít na konferenční účely. Je možné do její zadní části umístit pojízdné plátno s projekcí a školním uspořádáním až pro 60 osob. Ceny hotelu Courtyard by Marriott Pilsen jsou mezi plzeňskými hotely nejvyšší, nicméně hosté si připlácí za lokaci v srdci města, kvalitní a osvědčený servis, prvotřídní suroviny v rámci cateringu a profesionální a přátelský přístup ze strany personálu.

26

2.3.2 Angelo hotel Angelo hotel je druhým řetězovým hotelem v Plzni. Tento hotel spadá pod rakouskou společnost Vienna International Hotelmanagement AG, která provozuje hotely v devíti evropských zemích a je na trhu od roku 1989. Plzeňský hotel Angelo se nachází přímo naproti pivovarskému prazdroji, který s hotelem spojuje lávka přes silnici. Toto umístění je pro hotel velmi stěžejním, jelikož mnoho hostů zaujme možnost pouhého přejetí lávky a ocitnutí se v největší kulturní památce města Plzně. V těsné blízkosti hotelu se nachází také vlakové nádraží a menší obchodní dům. Hotel je umístěn přímo u hlavního silničního tahu směrem na Prahu. Příjezd a odjezd na hotel je tedy velmi snadný. Menší nevýhodou umístění hotelu Angelo je absence jakékoliv zeleně. Hotel je ze všech stran obklopen betonovými silnicemi či parkovištěm. Hotel Angelo je velmi pestrobarevný a designový hotel, hned při vstupu do lobby můžou hosté spatřit tapety jazzových velikánů a zároveň je v lobby postavené piano, na které si hosté mohou zahrát. Současně je image hotelu propojena s exotickou tématikou, která na hosty dýchne skrze barevné látkové lustry a další světelné vybavení interiéru hotelu. „Hotel disponuje celkem 144 pokoji, z čehož 12 pokojů je vyšší kategorie. Pokojové kategorie se dělí na Superior, Executive a Apartmá. Pokoje jsou vždy vybaveny satelitní TV s DVD přehrávačem, rádiem, trezorem a minibarem. Při rezervaci pokojů vyšší kategorie host dostává navíc župan a pantofle, 1 láhev minerálky, zapůjčení DVD filmů zdarma, vstup do fitness centra a volnou konzumaci kávy a čaje v pokoji.“ Zdroj: (www.vi-hotels.com/cz/angelo-pilsen, 2014) Konferenční patro je ve společném patře s restaurací Sunlight nacházející se přímo nad patrem s recepcí a fitness centrem. Výhled z chodby konferenčního patra je přímo na světoznámý plzeňský Prazdroj. V konferenčním patře je umístěno celkem 7 meetingových místností o různých velikostech. Kapacita největšího sálu Opal činí 350 osob v divadelním uspořádání. Sály disponují také posuvnými stěnami, které dělí všechny sály s označením Opal. Prostor je tak velmi variabilní a možnosti velikosti sálu Opal jsou početné. Níže uvedená tabulka ukazuje počty jen vždy za 1 konkrétní Opal sál či za celý propojený prostor. Neukazuje již početní možnosti při propojení například pouze sálů Opal A + B.

27

Tab.6 : Konferenční prostory hotelu Angelo Sál

Plocha

Raut

Divadlo Škola

Blok

Tvar U

(m²) OPAL

341

280

350

188

160

137

OPAL A

84

70

85

47

40

34

OPAL B

85

70

85

47

40

34

OPAL C

85

70

85

47

40

34

OPAL D

87

70

85

57

40

34

SMARAGD 44

40

34

27

24

19

SAFIR

26

20

17

13

10

10

TOPAZ

26

20

17

13

10

10

SAFIR

OPAL A

OPAL B

OPAL C

TOPAZ

OPAL D SMARAGD

Zdroj: (Plzeň nová kongresová destinace, 2010, 27 s.) S uvedené tabulky je vidět, že hotel Angelo disponuje většími konferenčními prostory než hotel Courtyard by Marriott. Velkou výhodou sálů v hotelu Angelo je jejich variabilita. Sály jsou standardně vybavené vestavěným projektorem a plátny. V sálech je dále wifi, další technické vybavení je v nabídce velmi podobné jako v předešlém analyzovaném hotelu. Umístění sálů v hotelu poskytuje denní světlo, na druhou stranu výhled z konferenčních místností je na parkoviště, které je přímo u sálů, což může být nepříjemné a odtahovat pozornost účastníků akcí či se musí výhled skrýt závěsy. Na druhou stranu, umístění sálu přímo u parkoviště s bezbariérovým přístupem umožňuje hotelu schopnost zavést výstavní vozidlo dovnitř konferenčních prostor, což je v Plzni, městě automobilového průmyslu, velkou výhodou pro pořádání odborných konferencí. Občerstvení formou kávových přestávek je umisťováno do chodby před sály, ze které hosté hledí přímo na plzeňský pivovar. Jak již bylo zmíněno výše, v patře s konferenčními sály je umístěna i hotelová restaurace zvaná Sunlight s kapacitou 130 osob. Restaurace je taktéž prosklená s výhledem směrem na centrum města. V restauraci se vaří mezinárodní kuchyně. 28

Ceny hotelu Angelo jsou druhé nejvyšší mezi plzeňskými hotely. Vzhledem k lokalitě a mezinárodním dodržovaným standardům jsou hotely Angelo a Courtyard by Marriott největším konkurenty mezi sebou v rámci poptávek spadajících na plzeňské hotely.

2.3.3 Parkhotel Dalším hotelem s kongresovými službami v Plzni je soukromý hotel Parkhotel, vedený českým podnikatelem. Tento komplex je velmi moderní a mezi plzeňskými hotely má monopolní postavení vzhledem k velikosti sálů a nabídce sportovních aktivit. Hotel byl zrekonstruován v roce 2005 – 2006 do nynější podoby. Parkhotel se nachází na kraji města ve čtvrti zvané Bory. Jen kousek za hotelem lze najít rozlehlý Borský park s možností různých sportovních aktivit, od minigolfu přes běh až po jízdu na koních. Vzhledem k umístění zařízení mimo centrum nabízí hotel prostorné parkoviště a jen kousek od hotelových prostor se nachází MHD zastávky s možností přesunu do centra města. Naproti hotelu je bohužel sídlištní zóna, která kazí dojem z hotelového výhledu. Nicméně Parkhotel nabízí širokou možnost sportovních aktivit. Hotelu náleží několik tenisových kurtů s antukovým povrchem a na zimní měsíce i krytá hala s kurty. Na hotelové terase je umístěn plavecký bazén s prostorem pro možné letní grilování. Kapacita ubytování v Parkhotelu není příliš velká. Navzdory velikosti sálů, které jsou největší v Plzni, má hotel pouze 148 pokojů. Při větších kongresech obsahující ubytování tak hotel musí řešit přesun části hostů do jiných hotelů ve městě. S tím jsou poté spojeny vyšší náklady zahrnující transfery hostů z místa kongresu na místo ubytování. „Typy pokojů, které hotel nabízí jsou Standard, Economy a First class, dalšími kategoriemi jsou Junior, Business a Family apartment. Posledním typem pokoje je Presidential apartment, který je pouze jeden v celém komplexu. Pokoje jsou vždy vybaveny manželskou postelí či 2 oddělnými lůžky, LCD televizí, minibarem, trezorem a wifi. V ceně pokojů je vstup do fitness centra a v letních měsících také vstup do venkovního bazénu. „ Zdroj: (http://www.parkhotel-czech.eu, 2013) Parkhotel disponuje největšími sály ve městě a zároveň má na rozdíl od hotelů Angelo a Courtyard by Marriott wellnes centrum a již zmiňované sportovní možnosti. Především díky své nabídce volnočasových aktivit v areálu je hotel často vyhledáván na různé sjezdy a kick-off meetingy, které mají za úkol účastníky vzdělávat a držet pohromadě na jednom

29

místě. Hotelové kongresové prostory jsou vhodné také pro výstavy a veletrhy, které se v hotelu často odehrávají. Kongresové patro se nachází v přízemní části hotelu. Blíže k recepci se nacházejí menší salonky a wellnes centrum a dále od recepce je hlavní sál, který má ve své horní části balkonový prostor. V horní části nad hlavním sálem je umístěno zároveň několik menších salónků. Celkem Parkhotel disponuje devíti sály a zároveň třemi venkovními prostory, které lze pronajmout pro pořádání akcí. Tab. 7: Konferenční prostory hotelu Parkhotel Sál Plocha Raut Divadlo Škola

Blok

Tvar U

(m²) Big Hall

1000

1000

950

450

100

250

Confereza

360

250

250

160

50

120

Emporio

154

150

130

88

40

80

Bellevue

108

100

80

45

30

N/A

Alto A

72

40

50

36

20

N/A

Alto B

72

40

50

36

20

N/A

Basso A

72

40

50

36

20

N/A

Basso B

72

40

50

36

20

N/A

Meeting room

35

N/A

N/A

N/A

20

N/A

Winter garden

77

40

40

N/A

26

N/A

Terrace I +II+III

700

600

N/A

N/A

N/A

50

Terace IV

176

200

N/A

N/A

N/A

80

Zdroj: (Plzeň nová kongresová destinace, 2010, s. 23) Z tabulky je jasné, že Parkhotel co do velikosti sálů nemá v Plzni konkurenci. Zároveň jeho kongresové sály jsou velmi moderní, disponují velkoplošnou projekcí, možností nahrávání konference na audio i video záznam, mají variabilní pódium, které lze měnit dle druhu a velikosti akce. V kongresových sálech Parkhotelu se často kromě odborných kongresů pořádá také mnoho plesů, vyhlašování kulturních cen v přímém přenosu s TV či hudební koncerty. Velkou výhodou hlavního sálu je právě jeho balkónová část, která často při akcích slouží pro VIP hosty. Naopak nevýhodou hotelu je jeho poloha. Do centra lze jet pouze autem či jinými dopravními prostředky, v pěší vzdálenosti nejsou žádné pamětihodnosti či zajímavosti. 30

V přízemí hotelu se nachází hotelová restaurace zvaná Emporio restaurant, nabízející 120 míst a přípravu jak evropským pokrmů tak také tradiční české kuchyně. Ceny v restauraci jsou velmi příznivé v porovnání s jinými čtyř-hvězdičkovými hotely. Zároveň ceny ubytování jsou v Parkhotelu také na nižší úrovni oproti hotelům v centru města. Na druhou stranu v rámci kongresů si Parkhotel může určovat vyšší ceny, neb v Plzni nemá co do velikosti konferenčních prostor žádnou konkurenci.

2.3.4 Primavera Posledním analyzovaným kongresovým hotelem v Plzni je Top CityLine Primavera, který je také v soukromém vlastnictví a nespadá k žádnému mezinárodnímu řetězci. Hotel byl postaven v roce 2006 a nachází se také mimo centrum v části Plzeň Černice. Tato část Plzně je velmi populární mezi místními obyvateli ve výstavbě nových domů. Okolí hotelu je pro hosty poměrně nezajímavé. Na jedné straně hotelu se nachází část louky, podél které lze jít k řece na procházku. Ostatní strany hotelu jsou obklopené silnicí vedoucí z města směrem k velkému nákupnímu středisku a nájezdu na dálnici. Hotel disponuje dostatečně velkým parkovištěm a hosté s auty velmi snadno k hotelu přijedou z dálnice a nejsou nuceni jezdit skrze město. Hotel je co se týče pokojové kapacity tím nejmenším ze čtyř popisovaných hotelů. „Hotel Primavera nabízí celkem 91 pokojů převážně stejného typu. 4 pokoje z celkového počtu jsou vyšší kategorie. Nicméně hotel neuvádí rozdíl mezi těmito typy pokojů. Standardní pokoje jsou vybaveny LCD TV, koupelnou s vanou a sprchou a bidetem. Zajímavostí nabídky tohoto hotelu je pravidelné divadelní vystoupení, které se odehrává v konferenčních prostorech.“ Zdroj: (www.primaverahotel.cz, 2015) Kongresové sály jsou v hotelu rozmístěny do několika částí a pater. Hlavní sál je umístěn ve druhém patře společně s foyer a šatnou pro hosty. Další salonky jsou umístěny po jednom na prvním a třetím patře a poslední 2 salonky jsou v podzemní části hotelu spolu s vinárnou. Maximální počet osob v divadelním uspořádání v největším sále je 250 osob.

31

Tab. 8: Konferenční prostory hotelu Primavera Sál Plocha Raut Divadlo Škola

Blok

Tvar U

(m²) Primavera Hall

270

280

250

180

50

54

Žlutý salonek

105

100

90

60

42

42

Červený salonek

105

100

90

60

42

42

Salonek C

28

N/A

N/A

N/A

14

N/A

Salonek D

54

N/A

50

36

24

24

Zdroj:(Plzeň nová kongresová destinace, 2010, s. 25) Rozmístění sálů po celém hotelu může být bráno jako značná nevýhoda, kdy nelze kongresovou akci s případnými současně probíhajícími meetingy koncentrovat do jednoho prostoru. Žádný ze sálů se nenachází ve společném patře s hotelovou restaurací. Všichni účastníci konferencí jsou tedy nuceni docházet po schodech či pomocí výtahů do restaurace. Další nevýhodou posledních dvou salonků je absence denního světla, která je při celodenních jednáních hlavním důvodem unavenosti účastníků jednání. Vybavení sálů je moderní a rozsáhlé. Hotel nabízí nejen klasickou projekci, ozvučení či wifi, ale také disponuje různými světlomety pro nasvícení sálů dle příležitosti, kamerovým záznamem a současným televizním vysíláním konference. Restaurace hotelu Primavera, zvaná taktéž Primavera se nachází v přízemní části hotelu a nabízí mezinárodní kuchyni a velmi často obměnu sezónních menu. Velikost restaurace je na oficiálních stránkách hotelu Primavera uvedena v maximálním počtu 190 osob. Tento počet je však uveden jak u banketového tak divadelního uspořádání. Kromě restaurace má hotel také v dispozici vinárnu a kavárnu, které jsou obě v kapacitní velikosti pro 40 návštěvníků. Cena služeb hotelu Primavera je v rámci ubytování nabízena dle sezóny hotelové obsazenosti, kdy během letních měsíců a vánočních svátků jsou ceny pokojů nejnižší. I přes nevýhodnou lokaci hotelu a absenci zajímavých míst v okolí hotelu jsou ceny poměrně vysoké a Primavera hotel je tak třetím nejdražším ubytovacím zařízením v Plzni.

2.3.5 Porovnání kongresových sálů Plzně Vzhledem k uvedeným informacím o dostupných hotelech v Plzni s kongresovými sály pro 100 a více osob máme nyní přehled o možnostech hotelů, jejich lokacích,

32

cenových pořadích a kapacitách ubytování a banketových prostor. Dva ze čtyř hotelů se nacházejí v centru města, nabízejí hostům jistotu kvalitních a mezinárodně kontrolovaných služeb v rámci jejich řetězového řízení. Tyto hotely mají vyšší množství poptávek právě díky těmto aspektům. Oproti tomu dva zbylé hotely, řízené soukromými subjekty, se nacházejí na okraji města s možností lepšího parkování, ale s absencí pamětihodností a zajímavých turistických míst v jejich blízkém okolí. Parkhotel na rozdíl od hotelu Primavera nabízí alespoň sportovní vyžití, které může absenci kulturních aktivit vystřídat. Všechny hotely disponují vlastním cateringem pro své konferenční účely. Hotely mají své kuchyně a jsou schopné pojmout cateringové služby v rámci plných konferenčních prostor i ubytovacích kapacit. Hotely Primavera a Parkhotel jsou navíc schopné zajistit pravidelný catering mimo jejich prostory. Hotely Angelo a Courtyard by Marriott neuvádí dostupnost těchto služeb z jejich strany. Je však možné, že při individuální domluvě by byli i tyto hotely schopné podobné služby zajistit. Technické zařízení mají hotely velmi podobné. Nabízejí standardní technické vybavení sálů zahrnující projekci, ozvučení, nasvícení sálu. Všechny sály analyzovaných hotelů mají dostupné wifi připojení. Při speciálních požadavcích u větších akcí využívají hotely outsourcingové firmy. Jedná se například o simultánní tlumočení, audiovizuální interaktivní prvky, jako jsou například tabule, interaktivní bannery či videomapping produktů u konferencí zavádějící nové subjekty na trh. Mezi hotely nepanuje žádná velká rivalita či nepřátelství. Plzeňské hotely se snaží navzájem si pomáhat a společnými silami například pojmout akce větších rozměrů, které by samostatně jeden jediný hotel nedokázal uspokojit. Jedná se například o pojmutí akcí, které vyžadují několik sálů najednou a velký počet ubytovací kapacity. Velmi často si tak dva hotely mezi sebou akci rozdělí s tím, že jeden hotel má převážně ubytování a méně banketového využití a druhý hotel naopak pojme většinu poptávané konference a ubytuje jen menší část účastníků akce. Tato spolupráce je často mezi hotely i nutná. Jak již bylo uvedeno v úvodu mé práce, stanovenou hypotézou bylo zjištění, zda plzeňské hotely jsou schopné pojmout kongresy o velikosti 1.000 účastníků a za jakých podmínek. Vzhledem k využití knižních a webových sekundárních zdrojů s informacemi o velikostech konferenčních sálů hotelů v Plzni a počtu dostupných pokojů těchto zařízení můžeme tuto hypotézu zodpovědět.

33

Největším kongresovým sálem města Plzně je Big Hall v Parkhotelu s maximální kapacitou 950 osob v divadelním uspořádání. Pokud by konference mohla být rozdělena na další část, sál Conferenza pojme současně 250 osob v divadelním uspořádání. Tímto je Parkhotel schopen pojmout i více jak 1.000 účastníků. Otázkou je však ubytovací kapacita města. Pokud by hosté požadovali ubytování v jednolůžkových pokojích a v úrovni čtyř-hvězdičkových hotelů, kapacita by nebyla dostačující. Jestliže budeme počítat celkový počet pokojů všech čtyř analyzovaných hotelů, dojdeme k počtu 578 pokojů. K tomuto počtu můžeme přidat pokoje čtyř-hvězdičkového hotelu U Zvonu, který se nachází v centru města a který nedisponuje meetingovými prostory. Hotel má celkem 27 pokojů. Po přičtení této kapacity může Plzeň nabídnout 605 pokojů ve čtyř-hvězdičkových zařízeních, což je minimálně 1.210 lůžek. V případě, že by hosté kongresu nevyžadovali jednolůžkové pokoje, je teoreticky možné tento počet hostů ve městě mezi čtyř-hvězdičkovými hotely ubytovat. Musíme ale počítat i s tím, že ve městě se mohou vyskytovat také jiní hosté, kteří rezervují hotely a kteří by nepatřili ke kongresu. Kongresové ubytování by se tedy muselo rezervovat dlouho dopředu před uskutečněním akce, aby se hotely neplnily jinými rezervacemi mimo ty kongresové. V případě, že by ke konferenci nebyl požadavek jen na čtyř-hvězdičkové ubytování, bylo by poté možné nabídnout tří-hvězdičkový hotel Ibis se 130 pokoji a hotel Central se 77 pokoji. Hotel Central má označení čtyř hvězd, avšak jeho služby, pokoje ani čistota tomuto označení neodpovídá, proto jej nezařazuji mezi ostatní čtyř-hvězdičkové hotely. Tímto by bylo možné nabídnout 812 pokojů s 1.624 lůžky. V tomto případě je několik možností na zodpovězení dané hypotézy. -

Kongresové prostory pro počet do 1.000 hostů je možné v Plzni poskytnout

-

Pokud hosté kongresu nebudou požadovat jen jednolůžkové pokoje, je možné všechny účastníky ubytovat v hotelech s označením 4 hvězd.

-

V případě, že by hosté preferovali jednolůžkové pokoje, museli by se nabídnout i hotely nižší kategorie. Nicméně i přes to by nebylo možné ubytovat všechny hosty na jednolůžkový pokoj.

I když by byla Plzeň teoreticky schopná pojmout takto velký kongres s ubytováním, s největší pravděpodobností by ji výsledný klient nevyužil, z důvodu rozdělení hostů na 34

příliš mnoho skupin v rámci ubytování a nemožnosti mít všechny hosty pod jednou střechou během konference i mimo ni. Pro Plzeň jsou ideálními eventy akce o menším počtu účastníků. Pro komfort hostů a plynulou organizaci jsou pro hotely Courtyard by Marriott a Primavera vhodný počty hostů okolo 150 účastníků. Pro hotel Angelo je vhodným počtem 180 hostů na akci a hotel Parkhotel jako vhodný počet osob s ubytováním by mohl pojímat okolo 220 lidí, aby nemusel žádat ostatní hotely o pomoc s pokrytím ubytovacích požadavků. Tímto můžeme potvrdit, že Plzeň nedokáže konkurovat ve velkých nabídkách městům jako je Praha. V Plzni chybí velký kongresový sál pro více jak tisíc osob, tak také dostatečný počet ubytovacích zařízení v náležité úrovni, kterou hosté velkých kongresů požadují. Na druhou stranu, Plzeň jako destinace ještě není vyhledávaná pro velké mezinárodní kongresy a poptávka ze strany klientů a MICE organizátorů na velké akce není natolik objemná, aby se v Plzni vyplatilo postavení nového ubytovacího zařízení s objemnými sály.

2.4 Výsledky dotazování organizátorů kongresových akcí V rámci analýzy kongresových sálů hotelů Plzně jsem vytvořila a rozposlala krátký a jasný dotazník organizátorům různých akcí, se kterými jsem měla tu čest osobně spolupracovat. Záměrně jsem oslovila osoby, které organizují jak menší tak větší akce. Jejichž akce jsou jak lokální tak mezinárodní a oslovila jsem hosty nejen z ČR ale také z Anglie či Švýcarska, aby úhel pohledu ze strany organizátorů byl co nejširší. Vyplněné a zaslané dotazníky jsou přílohou mé práce, slouží jakožto primární zdroj pro analýzu této závěrečné práce a jména a společnosti dotazovaných organizátorů jsou dle jejich přání anonymní. Jak již bylo uvedeno v úvodu mé práce, bylo rozesláno 25 dotazníků a 18 dotazníků bylo kompletně vyplněných navráceno. Někteří organizátoři dotazníky odmítli vyplňovat, je možné že toto odmítnutí bylo zaviněno možnou zneužitelností informací v rámci hotelů a jejich konkurenceschopnosti. Dotazník byl sestaven tak, aby znázornil jakou lokalitu hosté preferují. Jaké typy zařízení pro své akce vyhledávají, které faktory jsou při výběru zařízení stěžejní a s čím si hosté přejí při organizaci eventu ze strany hotelu pomoci. Posledními dotazy byly otázky o velikosti organizovaných akcí a způsobu dopravy hostů na akci. Odpovědi jsem seřadila dle velikosti organizace akcí, aby bylo patrné, zda organizátoři stejně velkých akcí mají

35

podobné požadavky a priority či zda má na výběr lokality a finálního zařízení vliv něco jiného. Začneme li se schématem odpovědí organizátorů, kteří se podílí na přípravě menších akcí nepřesahující 50 účastníků, uvidíme, že některé odpovědi vybírali organizátoři stejně. Nejčastější shodnou odpovědí v tomto segmentu bylo místo konání akce, a to v menším městě pod 1 milion obyvatel či ve sportovním a rekreačním středisku. Téměř všichni dotázaní preferovali pro své hosty 5 a 4 hvězdičkové hotely. Odpovědi v rámci nejdůležitějších faktorů ovlivňujících výběr daného zařízení se velmi různili, opakovali se cena, flexibilita a přístup personálu. Pomoc, kterou by uvítali organizátoři menších akcí je dle dotazníku často opakovaná asistence se zajištěním volnočasových aktivit. Osob organizující akce pro více než 50 a méně než 100 účastníků není dle dotazníků mnoho. Nicméně, odpovědi jsou podobné předchozímu segmentu zejména v dotazech ohledně lokace akce a kritérií pro výběr vhodného hotelu. V dalších otázkách se dotazníky tohoto segmentu vůbec neshodují. Nelze tedy říci, jaké jsou preference této skupiny. Organizátorů zaštiťujících eventy pro 100 až 300 osob je o něco více a jejich preference se často neshodují. Téměř u každé otázky byly zaškrtnuty organizátory různé odpovědi. Zajímavé je, že buď organizátoři těchto akcí preferují 5 a 4 hvězdičkové hotely a nejlépe řetězové, nebo naopak vůbec nepreferují hotelová zařízení. Oproti tomu v čem se shodují odpovědi těchto osob, jsou priority při výběru hotelového či jiného kongresového zařízení. Dotazovaní zaškrtli vše jako důležité při jejich rozhodování s důrazem na lokaci a přístup personálu. Poslední dotazovanou skupinou byly osoby zařizující akce nad 300 účastníků. Těchto osob jsem v mé analýze zaznamenala také méně. Z odpovědí je jasné, že při organizaci větších eventů chtějí mít organizátoři jistotu v kvalitě a servisu kongresového místa. Proto preferují hotely se 4 a 5 hvězdami, řízené řetězově pro pocit jistoty a umístěné ve velkém městě s dostupnou škálou volnočasových aktivit a zajímavých pamětihodností. Shrneme li dotazníky dohromady, aniž bychom hleděli na počty účastníků akcí, nejčastějšími poptávanými typy zařízení pro konferenční účely jsou 5 a 4 hvězdičkové hotely a často hosté preferují řetězově řízené hotely pro pocit jistoty kvalitních a odpovídajících služeb. Ve výběru finálního zařízení nejčastěji rozhoduje cena a flexibilita

36

hotelu či přístup personálu. Organizátoři téměř všech akcí zajišťují svým hostům transfery z a na letiště a uvítali by pomoc s jejich organizací ze strany hotelu. Níže v analytické části budou uvedeny grafy vypočítané z každé otázky všech zaslaných dotazníků. Budeme tak mít přehled, jaké odpovědi byly nejčastější. Otázka č. 1: Preferovaná lokalita k pořádání akce Odpovědi:

1) 2) 3) 4)

Velké město s počtem obyvatel nad 1 mil. Menší město s počtem obyvatel pod 1 mil Sportovní či rekreační rezort mimo města Jiné

Preferovaná lokalita 8 6 4 2 0 1

2

3

4

Nejčastějšími odpověďmi byli resorty, menší města a „jiné“. V odpovědích „jiné“ se uvádělo například město, které má spojitost s firmou, dle rozhodnutí managementu, dle požadavku klienta a akce, dostupnost k letišti a krátké transfery z letiště či město s velkou kulturní a historickou tradicí. Z odpovědí je viditelné, že destinace musí nabídnout hostům buďto možnost kulturního vyžití či volnočasových a sportovních aktivit. Kupodivu mnoho organizátorů nevyhledává velká kosmopolitní města s počtem obyvatel nad 1 milion. Otázka č. 2: Preferovaný typ hotelu pro konference Odpovědi:

1)

5 a 4 hvězdičkové hotely

2)

3 a méně hvězdičkové hotely

3)

Pensiony

4)

Nepreferuji hotely ani jiná ubytovací zařízení

37

Preferované typy hotelů 14 12 10 8 6 4 2 0 1

2

3

4

Ve druhé otázce mého dotazníku byly odpovědi jasné, více jak polovina dotázaných preferuje hotely s ohodnocením 5 a 4 hvězd. Toto je jasným znakem, že si organizátoři akcí potrpí na kvalitě a vyšší úrovni hotelů pro pořádání konferencí a kongresů. Otázka č. 3: Preference řetězových hotelů Odpovědi:

1)

Ano, mám pocit jistoty kvalitních služeb

2)

Někdy ano, ale není to pravidlem

3)

Nevím

4)

Ne, nezáleží mi na tom

Preference řetězových hotelů 10 8 6 4 2 0 1

2

3

4

I v tomto bodě se odpovědi dotázaných značně shodují. Klienti raději preferují řetězové hotely, buď klienti odpovídali, že je řetězec nutností a nebo že tyto hotely využívají, ale nemusí to být pravidlem. Oproti tomu část respondentů odpověděla že jí na tomto kritériu nezáleží. Nicméně někteří hosté tuto odpověď doplňovali, že nejde o to, zda je hotel řetězec, ale jde o jeho kvalitu a lokaci. Není tím tedy myšleno, že v případě nevybrání hotelového řetězce musí být nutně nižší cena hotelového zařízení.

38

Otázka č. 4: Kritéria při výběru konferenčního zařízení Odpovědi:

1)

Umístění zařízení (v centru města, na okraji, a pod.)

2)

Cena

3)

Přístup personálu

4)

Flexibilita

5)

Jiné

Kritéria při výběru vhodného zařízení 12 10 8 6 4 2 0 1

2

3

4

5

V odpovědích jsou nejdůležitějšími aspekty při výběru vhodného konferenčního zařízení umístění a cena, následně přístup personálu a flexibilita. Mezi ostatními požadavky jsou – dobrá komunikace, infrastruktura v okolí hotelu, získané reference či kvalita a rozmanitost nabízených služeb. Můžeme z dotazníku tedy zjistit, že pokud má hotel dobrou lokaci a příznivé ceny, je to pro klienty více stěžejní něž jeho servis. Otázka č. 5: Očekávané „extra“ služby Odpovědi:

1)

Transfery hostů

2)

Pomoc se zajištěním volnočasových aktivit pro hosty

3)

Roznosy dárků na pokoje

4)

Zajištění překladatelským a jiných AV služeb mimo klasickou nabídk

5)

Jiné

39

"Extra" služby 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 1

2

3

4

5

Služby, které klienti očekávají či si přejí mít nabídnuté od hotelů, jsou převážně pomoc se zajištěním transferů, volnočasových aktivit a speciálních technických či jiných služeb. Klienti opět opakovali flexibilitu ze strany hotelu, neb i toto považují za extra službu. Dále také extra službou může být zajištění speciálního odděleného prostoru. Tento požadavek je častý převážně u VIP a sportovních eventů, kdy se týmy stravují separátně od hotelových hostů. Otázka č. 6: Nejčastější velikosti akcí organizátorů Odpovědi:

1)

Pro 300 osob a více

2)

Pro 100 až 300 osob

3)

Pro méně než 100 osob

4)

Pro méně než 50 osob

Velikosti akcí 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 1

2

3

4

40

Nejčastější dotazovanou skupinou byli organizátoři zajišťující akce pro maximálně 50 účastníků. Dalším nejčastějším segmentem organizátorů byli lidé zaštiťující akce pro 100 až 300 osob. Tento typ dvou akcí, je v Plzni nejčastějším typem eventů v hotelových sálech. Otázka č. 7: Zajišťování transferů Odpovědi:

1)

Ne, hosté jezdí individuálně svými auty

2)

Ano, zajišťujeme různou dopravu z a na letiště

3)

Ano, zajišťujeme hromadnou autobusovou dopravu pro hosty

Transfery 12 10 8 6 4 2 0 1

2

3

Z uvedeného gradu je zřejmé, že valná většina organizátorů zajišťuje transporty svým hostům z a na letiště. To dále svědčí i o tom, že valná většina eventů je mezinárodní a nikoliv ryze česká. Hotel, který organizátorovi poskytne své ověřené taxi služby se tak vyhne případným nepříjemnostem při vyzvednutí hosta jiným dopravcem. Je důležité si uvědomit, že při transferech z letiště je řidič a jeho zaslané taxi první vizitkou hotelu, do kterého host míří. Nemělo by se tedy na této službě nikterak šetřit.

41

3

Návrhová část Na základě dostupných informací o kapacitách a možnostech čtyř-hvězdičkových

hotelů v Plzni a s pomocí zodpovězených dotazníků a lepšímu porozumění preferencí výsledných klientů, lze nyní navrhnout možné změny či vylepšení pro kongresovou hotelovou nabídku v městě Plzni. Vzhledem k nejčastěji probíhajícím akcím ve městě o počtu do padesáti hostů nebo o počtu mezi stem a tří stem účastníků se lze více zaměřit na tuto klientelu. Pro menší skupinky využívající jednací prostory v hotelu je možné vzhledem k nižšímu počtu účastníků se více věnovat těmto hostům, více se na ně zaměřit. Tyto skupinky jsou často výše postavení manažeři, obchodní zástupci či obchodní partneři při přátelském obchodním jednání a především, tito hosté mají často rozhodovací možnosti v rámci výběru konferenčního prostředí. Hosty je možné individuálně překvapovat. Například na kávové přestávky připravit občerstvení s logem firmy či přestávky na občerstvení pro hosty různě diferencovat. Jednoduchým příkladem může být při jednání hostů, kde je většina návštěvníků mužů, připravení sportovní aktivity ke kávové přestávce. Hosté se tak rozproudí a budou hotel díky originalitě doporučovat dál. Při organizaci podobných meetingů může hotelový organizátor rovnou nabídnout možnost využití hotelového taxi, které bývá levnější a zaslat například program zajímavých akcí ve městě, které se konají v době akce, kdy jsou hosté na hotelu a mají volné večery po celodenním jednání. Skupinkám hostů s počtem pod 100 osob by měl hotelový organizátor také nabídnout možnost pomoci při zařizování transferů hostů. Pro takto vyšší počty se hůře organizují doprovodné aktivity, proto lze klientům nabídnout možnosti aktivit, které mohou být rezervovány pro skupiny a s absencí veřejnosti. Skupinám obsahující 100 až 300 účastníků je třeba se více věnovat a vynaložit na jejich organizaci více času a úsilí. Kromě transferů, se kterými by si přáli organizátoři pomoci, by měl organizátor ze strany hotelu nabídnou také jeho / její služby v rámci zajištění externích služeb. Koordinátoři takto větších skupin mají často plno práce s dopravením všech hostů do cílové destinace. Běžně se jedná o hosty z celého světa přijíždějící individuálně letadly či jinými dálkovými prostředky. Toto je důvod, proč segment těchto organizátorů volil všechny navrhnuté priority při výběru hotelového

42

zařízení. Hotely by tak pro tyto skupiny měly být značně flexibilní. Například v rámci účtování storna ubytování účastníků při pozdním rušení nedojetých pokojů či při náhlém požadavku rezervace dodatečného pokoje. Současně je třeba, aby hotely byly flexibilní i u cateringu, kdy může docházet k navyšování či snižování počtu osob o kterých organizátor akce neměl tušení. U skupinek nad 300 osob jsou možná zdokonalení podobná těm, které jsou navrhované u předešlého segmentu. Celková navrhovaná zlepšení v rámci poskytovaných kongresových služeb hotelů v Plzni jsou především flexibilita, větší ochota pomoci klientům s externími službami, transfery a asistence při zajišťování volnočasových aktivit pro účastníky konference. Vzhledem k menším uskutečňovaným akcím v Plzni, které nevyžadují vysoce specifické technické zařízení, hosté ani nevyžadují tento druh zlepšení mezi plzeňskými hotely. Technická úroveň je tedy dostačující. Flexibilita – hotely při jednání s klienty by měli dosahovat vyšší flexibility. Hotelový organizátor by měl být v době akce neustále přítomen a jeho prioritou by měla být vždy ta akce, která právě na hotelu probíhá. Další známkou navrhované flexibility je cateringová flexibilita. Klient v případě zvýšení se počtu účastníků nesmí pocítit žádný úpadek na straně cateringu. Pokud se akce zvětší o několik lidí, měl by mít hotel k dispozici dostatečnou rezervu surovin na přípravu objednaných pokrmů. V neposlední řadě je třeba být flexibilní při účtování storen a případných sankcí. U mezinárodních akcí se často stává, že někteří hostí nedorazí kvůli změně letového režimu, stávkám u dopravců a podobně. Samozřejmě ve smlouvách má každá akce naspané jasné storno poplatky, jejich uplatňování je však na managementu hotelu. Organizátoři ocení, pokud hotelový management má pochopení pro některé nedojezdy a odmítne jejich naúčtování i když má na sazbu plný nárok. Extra pozornost – Jak již bylo zmíněno, v Plzni jsou nejčastějšími typy akcí meetingy do 50 osob a konference s počtem 100 až 300 účastníků. Při takto méně objemných eventech lze zesílit pozornost na konající se akce. Tato pozornost lze vytvářet jednoduše a nemusí hotel stát moc peněz. Hotelové řetězce jsou v tomto směru trošku napřed a oba plzeňské řetězové hotely již tyto služby svým klientům poskytují. Jedná se například o nabídku tematických kávových přestávek, zakládání dárečků na stoly v konferenčním sále

43

pro hosty přicházející na odpolední část konference a podobně. Tyto služby jsou velmi nenáročné a cenově nízké. Hotely se začaly nyní zaměřovat hlavně na kávové přestávky, které mají hosté nejčastěji a při kterých se hotely snaží diferencovat. Například řetězové hotely v Plzni se spoléhají kromě tematického zaměření občerstvení také na sportovní aktivitu. Například hod šipkami či montáž basketbalového koše do Foyer. Současně by hotely měli být také proaktivní a zaměřovat se na ubytované hosty konferencí. Například pokud je akce pro hosty z celého světa a účastníci si nesmějí přivést partnery a partnerky, může hotel těmto hostům připravit na pokoj pohledy s poštovními známkami, aby hosté mohli poslat pozdrav svým milovaným. Transfery – častokrát tuto službu dotazovaní organizátoři zmiňovali a informovali o jejím každodenním využívání během konferencí. Plzeňské hotely bohužel nemají vlastní auta pro hosty, nicméně každý z hotelů má kontrakt s taxi službou, která pro hotel jezdí a nabízí hotelovým hostům speciální ceny. Při výběru těchto taxi služeb by hotely neměly vybírat jen podle ceny či provize, tak jak to v Plzni bývá, ale měly by se rozhodovat podle kvality, počtu aut a vzhledu a jednání řidičů dané taxi služby. Klientela v plzeňských hotelech je velmi různorodá a řidiči by tedy měli umět alespoň anglicky na komunikativní úrovni a měli by jezdit náležitě oblečení. Nikoliv v teplákových soupravách, které mohou být pohodlné, ale hosté si poté přehodnotí mínění o daném hotelu a taxi společnosti. Přístup personálu – Mnohokrát zmiňovaný přístup personálu je dalším prvkem, které by měly plzeňské hotely zdokonalit. Každý hotel může mít sebelepší pokoje, kvalitnější pokrmy či přátelské ceny, pokud ale personál hotelu není vlídný, host se do zařízení zřídka vrátí. Dle osobních zkušeností a také na základě popsaných dotazníků, vlídnost je často brána jako extra služba a ne každý hotel tuto službu nabízí. Při výběru zaměstnanců na recepci, restauraci ale i housekeeping by měl být hotel obezřetný, neb tito lidé vytváří tvář hotelu a ovlivňují značnou mírou hostovo mínění. Hotelové řetězce jsou v tomto ohledu vyhledávanými prostory, neb díky jasně daným manuálům zaměstnanci na každém oddělení ví, jak se mají chovat k hostům standardně ale i za krizových situacích. Zaměstnanci jsou ročně přeškolováni, aby tak hotel měl jistotu, že personál je zběhlý ve stanovených normách. Zavedení těchto standardů bych doporučovala i do soukromých hotelů, aby hosté dostali náležitý servis i v těchto hotelech, které se označují 4 hvězdami.

44

4

Závěr Na závěr mé bakalářské práce bych ráda provedla rekapitulaci všech vypsaných

informací a skutečností, kterých jsme v práci dosáhli a které byly v práci zaznamenány. Po vysvětlení základních pojmů a charakteristik kongresového cestovního ruchu jsme přešli k jeho klasifikaci a následnému popisu současného stavu v České republice a Evropě. Můžeme potvrdit, že kongresový cestovní ruch je na vzestupné tendenci a po uplynulé finanční krizi mají hotely opět vysoké obsazenosti a navyšující se ceny za nabízené služby. Následnou kapitolou v mé práci bylo zaměření se na konkrétní organizaci kongresových akcí, kdy bylo vysvětleno co je nutné k zajištění akce, jaké jsou prvky mezi kterými se organizátor rozhoduje k vybrání nejvhodnějšího kongresového sálu. Tímto byla zakončena teoretická část práce a následovala její analytická část. Vzhledem k vyplněným dotazníkům i k této části závěrečné práce můžeme přidat získaný fakt, že klienti při výběru kongresových zařízení požadují především odpovídající cenu k nabízeným službám, flexibilitu ze strany kongresových center a hotelů a také je podstatný přístup personálu. V analytické části jsme se již zaměřili na konkrétní analyzovanou destinaci a to Plzeň. Shrnuli jsme výhody a možnosti města a následně jsme popsali vybrané analyzované hotely. Následně byly sepsány jejich lokace, nabídky ubytování, konferenčních sálů, technického vybavení a cenové hladiny každého z hotelů. Po tomto souhrnu bylo možné hotely mezi sebou porovnat a poukázat na výhody a nevýhody každého z vybraných zařízeních. Došli jsme k závěru, že hotely mají velmi podobné zařízení v rámci kongresové nabídky a hotely Primavera a Parkhotel navíc nabízení cateringové služby mimo jejich zařízení. Dalším krokem v analytické části bylo odpovězení na stanovenou hypotézu, zda je Plzeň schopna pojmout kongres o velikosti okolo 1.000 účastníků. Zde jsme zjistili, že v rámci banketových služeb by tato případná poptávka byla splnitelná, nicméně Plzeň nenabízí dostatek ubytovací kapacity v reprezentativní úrovni. Hosté takto velké konference by byli nuceni přenocovat v několika zařízeních a byli by tak separovaní na několik odlišných skupin. Tímto výzkumem jsme došli k závěru, že Plzeň není připravena na takto objemné kongresy a není tedy schopna konkurovat jiným českým městům jako je Praha či Brno. Současně jsme uvedli, že Plzeň zatím nemá ani potenciál pro velké kongresy a MICE eventy.

45

Poslední částí mé bakalářské práce bylo vyhodnocení dotazníků, které byly poskytnuty organizátorům akcí a které byly mým primárním zdrojem v čerpání informací ohledně analýzy kongresových sálů hotelů města Plzně. Z dotazníků jasně vyplynulo, že většina organizátorů preferuje hotely vyšší kvality, tedy 5 a 4 hvězd a zároveň jsou tito lidé jistější při výběru mezinárodních řetězových hotelů. Priority při výběru finálního hotelového kongresového zařízení se dotazovaní shodli na preferencích cen, flexibility a přístupu personálu. Většina organizátorů také v dotaznících přiznala, že často svým hostům zajišťuje transfery z a na letiště a že by uvítali pomoc s těmito transfery a volnočasovými aktivitami ze strany hotelu. Návrhem pro zlepšení kongresových služeb a nabídek v analyzovaných hotelech v Plzni byla větší úroveň flexibility a servisu v rámci poskytovaných konferenčních ale i ubytovacích služeb a vyšší angažovanost hotelových organizátorů při pomoci klientům s jejich transfery a volnočasovými aktivitami. Hoteloví organizátoři žijí v daném městě a znají jej dobře, měli by toho tedy využít a pomoci tak klientovi, který je ve městě například poprvé a nezná nabídku města a jeho případných kulturních, sportovních, gurmánských či dopravních možností.

46

5

Seznam literatury

[1] AHR Forum: Zpravodaj asociace hotelů a restaurací ČR. Praha: Cortina Park, s.r.o., leden 2015. 9 s., ISSN 17303. [2] Angelo hotel Pilsen [online]. 2014 [cit. 2015-03-07]. Dostupné z: http://www.vihotels.com/cz/angelo-pilsen/hotel/ [3] ASTROFF, Milton T. a James R. ABBEY. Convention Management and Service. Cranbury: Watrerbury Press, 2006, s. 369. ISBN 9780866122801. [4] ASTROFF, Milton T. a James R. ABBEY. Convention Management and Service. Cranbury: Watrerbury Press, 2006, s. 377. ISBN 9780866122801. [5] CESKY STATISTICKY URAD. Animovaný graf: Počet hostů v hromadných ubytovacích zařízeních podle zemí v Plzeňském kraji v roce 2012 [online]. 2013 [cit. 201504-02]. Dostupné z: https://www.czso.cz/csu/xp/animovany_graf_pocet_hostu_v_hromadnych_ubytovacich_zarizenich_podle_zemi_v_plzenskem_kraji_v_ roce_2012 [6] CESKY STATISTICKY URAD. Cestovní ruch v Plzeňském kraji ve 4. čtvrtletí 2013 a v roce 2013 [online]. 2014 [cit. 2015-04-02]. Dostupné z: https://www.czso.cz/csu/xp/cestovni_ruch_v_plzenskem_kraji_ve_4_ctvrtleti_2013_a_v_r oce_2013 [7] COT business. Praha: C.O.T. media, s.r.o., 2015, roč. 2015, č. 01., s. 76, ISSN 12124281. [8] COT business. Praha: C.O.T. media, s.r.o., 2015, roč. 2015, č. 02., s. 44, ISSN 12124281. [9] COT business. Praha: C.O.T. media, s.r.o., 2013, roč. 2013, č. 10., s. 52, ISSN 12124281. [10] COT business. Praha: C.O.T. media, s.r.o., 2014, roč. 2014, č. 10., s. 86, ISSN 12124281. [11] COURTYARDPILSEN.CZ. Konference [online]. 2014 [cit. 2015-02-21]. Dostupné z: http://www.courtyardpilsen.cz/hotel-meetings-events [12] HERMANOVA, Eva. Turismus kongresový. Arts Lexikon [online]. 2012, č. 1 [cit. 2015-02-08]. Dostupné z: http://artslexikon.cz/index.php/Turismus_kongresov%C3%BD [13] Definition for the term "business tourism". ICCA - International Congress and Convention Association [online]. 2013 [cit. 2015-03-28]. Dostupné z: http://www.iccaworld.com/aeps/aeitem.cfm?aeid=107

47

[14] Http://www.iccaworld.com. What is the difference between a congress and a conference? [online]. Amsterdam, 2013 [cit. 2015-02-21]. Dostupné z: http://www.iccaworld.com/aeps/aeitem.cfm?aeid=909 [15] INDROVÁ Jarmila, Monika.Globalization and Integration Poccesses in Tourism in the Czech Republic. Praha: Oeconomia, 2007., s.13. ISSN 18026591 [16] LONELY PLANET. Lonely Planet's Best in Europe 2014 [online]. 2014 [cit. 201503-31]. Dostupné z: http://www.lonelyplanet.com/europe/travel-tips-and-articles/lonelyplanets-best-in-europe-2014 [17] MILAN, Havel. MANAGEMENT CONSULTING GROUP S.R.O. Vademecum pro profesionály ve světe MICE: 1.díl "Průvodce světem MICE". Ministerstvo pro mstní rozvoj ČR. Praha, 2008., s.7 [18] MILAN, Havel. MANAGEMENT CONSULTING GROUP S.R.O. Vademecum pro profesionály ve světe MICE: 1.díl "Průvodce světem MICE". Ministerstvo pro mstní rozvoj ČR. Praha, 2008., s.13 [19] MILAN, Havel. MANAGEMENT CONSULTING GROUP S.R.O. Vademecum pro profesionály ve světe MICE: 1.díl "Průvodce světem MICE". Ministerstvo pro mstní rozvoj ČR. Praha, 2008., s.39 [20] Ministerstvo pro mistni rozvoj CR. Zkvalitnění informací o kongresovém a incentivním cestovním ruchu [online]. 2011 [cit. 2015-02-08]. Dostupné z: https://www.mmr.cz/cs/Podpora-regionu-a-cestovni-ruch/Cestovni-ruch/StatistikyAnalyzy/Zkvalitneni-statistickych-dat-o-cestovnim-ruchu/Zkvalitneni-informaci-okongresovem-a-incentivnim [21] MARRIOTT.COM. Our history [online]. 2012 [cit. 2015-02-21]. Dostupné z: http://timeline.marriott.com/#/?era=1 [22] JAN ORIESKA. Kongresovy cestovni ruch. 1. vydani. Praha: IDEA SERVIS, 2004. 7 s. ISBN 8085970457. [23] JAN ORIESKA. Kongresovy cestovni ruch. 1. vydani. Praha: IDEA SERVIS, 2004. 69 s., 43 s., ISBN 8085970457. [24] PALATKOVÁ, Monika. GRADA PUBLISHING A.S. Mezinárodní cestovní ruch. Praha: Grada Publishing a.s., 2011. 139 s., ISBN 978-80-247-3750-8. [25] PALATKOVÁ, Monika. Mezinárodní turismus. 2. aktualizované a rozšířené vydání. Praha: Grada Publishing a.s., 2014. 116 s., ISBN 978-80-247-4862-7. [26] Parkhotel Congress Center Plzen [online]. 2013 [cit. 2015-03-07]. Dostupné z: http://www.parkhotel-czech.eu/ [27] PETRŮ, Zdenka. Základy ekonomiky cestovního ruchu. Praha: Idea Servis, 2007, s. 111. ISBN 978-80-85970-55-5.

48

[28] Plzen nova kongresova destinace. Praha: Karolinum, 2010, s. 27. ISBN 978-80-2461786-2. [29] Plzen nova kongresova destinace. Praha: Karolinum, 2010, s. 23. ISBN 978-80-2461786-2. [30] Plzen nova kongresova destinace. Praha: Karolinum, 2010, s. 25. ISBN 978-80-2461786-2. [31] Www.pragueconvention.cz. Prague Convention Bureau [online]. 2014, 14.2.2014 [cit. 2015-03-21]. Dostupné z: http://www.pragueconvention.cz/cz/statistiky/ [32] Hotel & Congress Center Primavera [online]. 2015 [cit. 2015-03-07]. Dostupné z: http://www.primaverahotel.cz/ [33] ŠIMKOVÁ, Eva. Sustainability in Tourism and Rural Areas. Hradec Králové: Gaudeamus, 2013. 16 s., ISBN 978-80-7435-361-1. [34] TONY, Rogers. Conferences and Conventions: A global industry. Oxford: Butterworth-Heinemann, 2006, s. 66. ISBN 0 7506 5747 2. [35] Travel Trade Gazette. Podle statistik kongresový turismus v Praze roste [online]. 2013 [cit. 2015-02-08]. Dostupné z: http://www.ttg.cz/podle-statistik-kongresovy-turismus-vpraze-roste/ [36] TURIZAM: International scientific journal. Novi Sad: Faculty of science, 2014., s. 178, 179. ISSN 1821-1127. [37] Všudybyl. Praha: Graspo CZ, a.s., 2015. 10 s., ISSN 1211-6564.

49

Příloha 1 Žebříček zemí s největším počtem uskutečněných konferencí v roce 2013

Zdroj ICCAworld.com1

1

ICCA. ICCA Statistics Report 2013 -Public abstract [online]. 2013 [cit. 2015-03-21]. Dostupné z: http://www.iccaworld.com/npps/story.cfm?nppage=3537

Příloha 2 Dotazníky organizátorů kongresových akcí