gemeente Eindhoven
Raadsnummer o8. Rz g 6 z. oor Inboeknummer o8BSToo86r Dossiernummer Bry.ao8 zz april zoo8
Raads inforrnatiebrief Betreft ge manifestatie "Doe de Dommel".
Inleiding In zowel 2004 als in 2006 vond er een manifestatie "Doe de Dommel" plaats. De manifestaties hadden tot doel om een breed, Eindhovens publiek te laten zien hoe mooi de Dommel is en hoe hard eraan wordt gewerkt om dit riviertje en de aanliggende gebieden nog aantrekkelijker te maken. Op deze manier kan de gemeente Eindhoven ook laten zien hoe samen met partners invulling wordt gegeven aan de
diverse raadsprogrammalijnen. Daarnaast was er ook aandacht voor vermaak met gebruikmaking van de recreatieve kwaliteiten van de Dommel.
Argumenten Tegen deze achtergrond is voorgesteld om de derde manifestatie "Doe de Dommel’ te laten plaatsvinden en wel op 6 juli 2008. Dit is de eerste dag van de schoolvakantie in deze regio en er zijn op die dag geen direct concurrerende, andere evenementen en manifestaties.
De doelstelling blijft dezelfde als bij de voorgaande manifestaties: zoveel mogelijk Eindhoven laten kennismaken met de bijzondere kwaliteiten van de Dommel en de ontwikkelingen in de aanliggende gebieden. In dit verband zal bijzondere aandacht worden besteed aan het gereedkomen van het plan "De Dommel door Eindhoven". Het ligt in de bedoeling op 6 juli 2008 een samenwerkingsovereenkomst inzake dit plan te ondertekenen tussen het Waterschap en de gemeente.
U wordt van harte uitgenodigd aan de manifestatie deel te nemen.
Besluit van college van burgemeester en wethouders Wij hebben besloten: 1 in te stemmen met het organiseren van de 3’ manifestatie "Doe de Dommel" op 6 juli 2008; 2 in te stemmen met de beoogde, gemeentebrede opzet onder coordinatie van de heer C. van Dijk, Concernstaf;
Raadsnummer O8.RZg6X.OOX
3 in te stemmen met het op die dag ondertekenen van de samenwerkingsovereenkomst "De Dommel door Eindhoven" tussen het Waterschap en de gemeente Eindhoven. De burgemeester te verzoeken wethouder Fiers te machtigen de overeenkomst te ondertekenen.
Ter inzage gelegde stukken Evaluatierapport 2’ manifestatie "Doe de Dommel".
Burgemeester en wethouders van Eindhoven,
A. Brunninkhuis, secretaris
EE08002924
november 2007
Evaluatie manifestatie "Doe de Dommel"
Inleiding Op 2 juli 2006 vond, voor de tweede maal, de manifestatie "Doe de Dommel" plaats, De manifestatie had tot doel om een breed, Eindhovens publiek te laten zien hoe mooi de Dommel is en hoe hard eraan wordt gewerkt om dit riviertje dwars door de stad nog mooier te maken. Aan de Dommel gelegen instellingen en bedrijven zetten hun deuren open en gaven de bezoekers een kijkje in hun keuken. Daarnaast was er ook aandacht voor vermaak en ontspanning met gebruikmaking van de recreatieve kwaliteiten van de Dommel.
De manifestatie was een initiatief van de gemeente Eindhoven, onder coÃűrdinatie van de dienst Stedelijke Ontwikkeling en Beheer, maar is vooral ook mogelijk gemaakt door actieve bijdragen van een groot aantal externe partners en medewerkers van a ndere diensten.
Belangstelling en waardering In bijgaand overzicht is een korte omschrijving opgenomen van iedere afzonderlijke activiteit met, waar beschikbaar, de geregistreerde bezoekersaantallen en een korte impressie van de waardering door het publiek. De activiteiten hebben gezamenlijk naar schatting 1000 bezoekers getrokken en dat is exclusief de mensen die de route hebben gefietst, gewandeld, geskaat of gevaren zonder een attractie te bezoeken. Daar staat tegenover dat veel bezoekers meerdere locaties hebben aangedaan. l3e waardering bij het publiek was hoog. En dat geldt ook voor de deelnemende partners die, zonder uitzondering, spreken van een succesvol evenement. Er zijn naast lovende reacties die werden opgetekend uit de monden van de bezoekers en de partners, ook enkele schriftelijke reacties met een ronduit positieve toon, Daarnaast zijn er opbouwende voorstellen tot verbetering naar voren gebracht.
De kern van de reacties Doe de Dommel is een ’echt Eindhovense manifestatie’. Met heeft de inwoners laten
kennismaken met voor veten helaas nog verborgen kwagteiten van de stad. Een manifestatie die geschraagd wordt door zoveel vrijwilligers (300!) mag rekenen op sympathie. De manifestatie was interessant voor jong en oud. De gratis toegankelijkheid van de activiteiten zorgde voor een lage drempel, De manifestatie was een mooi voorbeeld van wat samenwerking vermag.
Verbeterpunten Hoewel er dus alom waardering bestaat voor het gevarieerde programma, zijn er verbeteringen en aanvullingen mogelijk, Deze zijn in het kader van deze evaluatie verzameld om er voor de volgende keer lering uit te trekken. De meest gehoorde opmerking betreft de leemtes die zich nog in de route bevonden op locaties die zich op zich goed lenen voor een activiteit. Deze zouden bij voorkeur moeten worden ingevuld door nabij gehuisveste organisaties. Vooral de noordkant behoeft nog een impuls, Voorbeelden van aanvullende activiteiten van zuid naar noord: presentatie van de Groenschool aan de Locatellistraat; presentatie van scoutinggroep Roncalli aan de Locatellistraat, activitelt voormalige Sterrensauna aan de Anton Coolenlaan; presentatie van Pleincogege Van Maerlant (leerlingenconcert?) op het bordes aan de Dommelzijde; presentatie van NRE aan het Havenhoofd; open dag villa (en tuin) De Laak; evenement/aankleding fietstunneltje onder spoorlijn; presentatie Fontys Hogeschool (aan fietspad O.L Vrouwestraat); presentatie gilde en scouting St. Martinus, Orpheuslaan; open dag Vrije School Nuenenseweg; open dag Rioolwaterzuiveringsinstallatic Van Oldebarneveltlaan (kon deze keer door omstandigheden niet meedoen); activiteit ter hoogte van AirbornelaanâĂđ.
De "doe-activiteiten" (Technific HTCE, kinderdoemiddag MEC, kanovaren, raften, kleurwedstrljd TD, verhalenwedstrijd Anne Frankplantsoen) bleken zeer succesvol en zouden nog meer over de hele route kunnen worden gespreid. Er kunnen ook op diverse plaatsen roelbootjes worden ingezet om het actieve karakter te vergroten.
Er waren deze keer meer plaatsen met muzikale optredens in combinatie met terrassen die fungeerden als pleisterplaats. Het was een verbetering ten opzichte van de eerste keer. Aan de noordzijde zou nog een dergelijke pleisterplaats moeten worden toegevoegd bijvoorbeeld bij de Black Box op de TU/e campus. Het succes van "schrijvers en dichters aan de Dommel" (Anne Frankplantsoen) is gecontinueerd en doorgetrokken naar het thema "schilders en beeldhouwers aan de Dommel", (het Festicumexfestival, Van Abbemuseurn) en "dansers aan de Dommel"
(Tipo Tango Marienhage). Wellicht zou deze activiteit kunnen worden uitgebreid met ’toneelspelers" aan de Dommel.
De suggestie om scoutinggroepen en/of studentengroepen te vragen om bijvoorbeeld vlotten te bouwen en bruggen over de Dommel te maken verdient zeker te worden gevolgd. Echte actie spreekt sterk tot de verbeelding. Verenig ingen in de stad, zoals bijvoorbeeld Rotaryclubs, Lionsclubs, zouden hun leden kunnen verleiden deel te nemen door het organiseren van hun eigen Domrneltoer, met bijvoorbeeld oude Dafjes, koetsen, bijzondere rijwielen en dergelijke en daarmee bijdragen aan een verdere verlevendiging van het gebeuren.
De scouting zou mensen met een iichamelijke of geestelijke beperking kunnen helpen de activiteiten bij te wonen door vervoer te verzorgen. Van diverse kanten is ook het signaal afgegeven dat de manifestatie aan allure kan winnen als op de zaterdagavond eraan voorafgaand, een openingsact plaatsvindt. Daarbij kan gedacht worden aan een feeÃńrieke vaartocht over de Dommel met fakkels, culminerend in een avondconcert met bijzondere lichteffecten en een ’night picknick" op een nader te bepalen verzamelplaats. Aan kunstenaars kan worden verzocht de bruggen over de Dommel van een speciale, tijdelijke verlichting te voorzien op deze Dornelavond.
De openingsact biedt tevens een uitstekende gelegenheid voor ontmoeting van vertegenwoordigers van sponsoren en deelnemende instanties, alsmede vrijwilligers die de volgende dag op de diverse locaties paraat moeten zijn en derhalve dan niet bij elkaar kunnen komen. Er moet overigens voor worden gewaakt de manifestatie door te ontwikkelen tot een groots commercieel evenement. De essentie is en moet blijven: voor en door Eindhoven; lokale initiatiefnemers en deelnemers zijn de dragers van het concept en dat moet zo blijven,
Cornrnunicatie De manifestatie Doe de Dommel is door een intensieve bemoe!enis van Communicatie Centraal (DAPZ) en Communicatie DSOB stevig promotioneel
ondersteund. Er werd gebruik gemaakt van de volgende middelen: website ’Doe de Dommel" met een steeds geactualiseerd activiteitenoverzicht; mupi-campagne (162 plekken in de stad) in de periode van 22 juni tot 3 juli; vooraankondiging op intranet; vooraankondiging in het Eindhovens Dagblad; vooraankondiging in Groot Eindhoven; vooraankondiging in de Trompetter en de Weekendkrant; vooraankondiging op FM-radio en Radio Royal; vooraankondiging in 5oeps; vooraankondiging in diverse eigen media van de partners (bijv. Cursor TWe) en verwijzingen naar elkaars evenementen via de website; vooraankondiging op iichtjournalen en website VVV; opname in evenementenkalender van gemeente en VVV. De manifestatle zelf lokte artikelen uit in:
het Eindhovens Dagblad, Groot Eindhoven (interview); Zondagsnieuws; interview met terugblik Radio EFM. En de stadsdlchter maakte er een gedicht over (zie bijlage). Uit de reacties kan worden opgemaakt dat verbetering mogelijk is door: actieve inschakeling Omroep Eindhoven en Omroep Brabant TV; meeliften met publicaties van betrokken Stadsdeelkantoren, respectievelijk wijken buurt bladen; verspreiden van affiches en prentbriefkaarten via culturele instellingen en horeca; vooraankondIging op de bekende banieren aan de binnenring en bij de bruggen over de Dommel.
Organisatie De manifestatie is tot stand gekomen op initiatief van DSOB,
Het "kernteam" bestond uit:
Karel van Dijk DSOB/STR (voorzitter)
Els Nagel DSOB/STR (secretariaat) Wim Holdrinet DSOB/STR (vaaractiviteiten)
Ali Manders DAPZ/Communicatie Fancy van de Vorst DSOB/PLO (organisatie deelname TD; kleurwedstrijd) Frans Oijstelbloem DSOB/STR (financiÃńn) Intensieve ondersteuning werd geleverd door
E line Segers DSOB/DS Tom Spanjerdt DSOB/DS Ankie Schoonhoven DSOB/STR
Corine Theuns DAPZ/Communicatie Saskia van Doesburg DAPZ/Communicatie N anna Sonnernans DAPZ/Communicatie
Tinus Kanters DAPZ Patrick van lersel DSOB/REA Ellen van Rosmalen DSOB/REA
Rolf Simons DSOB/REA Eugenie Bruins DSOB/REA Solange Beekman DSOB/STR
Fons Spijkers DSOB/BWT Daarnaast hebben zeker 25 collega’s op vrijwillige basis tijdens de dag zelf hun bijdrage geleverd. Het kernteam werkte met
een zich in de tijd uitbreidend programma; een zich In de tijd ontwikkelend draaiboek; een communicatieplan, een zich in de tijd ontwikkelende begroting.
De deeinemende partners zijn in twee algemene bijeenkomsten geTnformeerd en in de gelegenheid gesteld vragen naar voren brengen en idee5n te uiten, Overige contacten verliepen veelal bilateraal. Enige weken na de manifestatie vond een evaluatiebijeenkomst plaats in het Van Abbemuseum. De resultaten daarvan zijn betrokken bij het samenstellen van deze nota.
Voor een volgende versie kunnen de volgende aanbevelingen dienst doen: vorm in een vroegtijdig stadium (circa acht maanden voor aanvang) een kernteam met als samenstelling: o de beoogde coÃűrdinator
o secretaresse
o Anancieel deskundige o communicatiedeskundige het kerntearn start met
o een concept-projectbeschrijving o een concept-begroting o een concept-communicatieplan via een bestuurlijk besluit wordt de go - no go bepaald en de datum vastgelegd. Direct na dit besluit
worden alle beoogde deelnemende partners persoonlijk benaderd en gevraagd een specifiek projectplan voor hun locatiefinitiatief in te dienen; start het communicatietraject met als eerste stap opna me datum in evenementenkalender(s), oproep in de media tot deelname (met name
verenigingen), achtergrondverhaal in diverse media, informeren hulpdiensten; start de sponsorwerving om derden in staat te stellen, binnen de normale procedure, tot een besluit te komen; worden de algemene vergaderingen gepland; wordt het project Anancieel geopend met een projectnummer; wordt een projectplanning gemaakt met fatale termijnen en aanwijzing van voor onderdelen verantwoordelijke medewerkers. Het kernteam regelt de bijeenkomsten, legt verslag en ls verantwoordelijk voor het totale proces. Drie maanden voor aanvang van de manifestatie wordt het kernteam uitgebreid met een deskundige logistiek en een deskundige onderhoud en beheer, omdat beide aspecten cruciaal blijken te zijn voor het welslagen van de dag (zie volgende paragrafen). De voor de leden van het kernteam benodigde capaciteit moet worden ingepland in de betreffende dienstplannen. De ervaring leert dat de functie van coÃűrdinator en secretaresse getotaliseerd een mensmaand vergt, terwijl de inzet van de overige leden een halve mensmaand omvat en dat exclusief ontwerp- en tekenwerk dat apart moet worden begroot. Het gemeentebestuur is betrokken via het vaststellen van de projectbeschrijving; het vaststellen van het definitieve programma; actieve deelname aan de dag.
Financien De financiering van Doe de Dommel is mogelijk gemaakt door gebruikmaking van bestaande middelen en bijdragen van derden,
Bestaande middelen gemeente: communicatiebudget Groenprog ramma communicatiebudget DSOB communicatiebudget concern’
( 7.000,ÃćâĆňâĂİ
6 2.500;5.000,ÃćâĆňâĂİ
Bijdragen derden: Provincie Noord-Brabant
r Waterschap de Dommel CityDynamiek Korteweg Communicatie’
E 1.500;C 3.000;6 12.000;
SRE/MEC
Totaal
( 31.000,ÃćâĆňâĂİ
In de begroting is geen rekening gehouden met personele lasten van medewerkers van de gemeente, Daarnaast hebben alle deelnemers gewerkt meteen eigen begroting voor de door hen georganiseerde activiteit waarvan de kosten eveneens niet inzichtelijk zijn gemaakt. De totale begroting omvat dus een veelvoud van het genoemde bedrag van 4 34.000;- dat met name voor dekking van algemene (on)kosten is aangewend.
Rekening (voorlopig) Beweg wijze ring Podia
Geluidsinstallaties Tenten Kramen Sanitair
Bewaking/beveiliging Vergunningen Vergoedingen optredens
6 2.200; 400;300;E 1.000; 200;300;500;290,ÃćâĆňâĂİ
400,ÃćâĆňâĂİ
’ De kosten voor de promotioneie ondersteuning iijn gedekt uit de reguliere budgetten voor stadsp romotie
’ Kosten ontwerp advertentie/routekaart
Vergoedingen raften Ontvangst stadhuis Kosten affiches drukken Evaluatie in Van Abbe
Fietsenhuur Publiciteit
150,ÃćâĆňâĂİ
6 4.500,– E 2,000,ÃćâĆňâĂİ
150;100;< 8.000,ÃćâĆňâĂİ
Mupi’s VVV lichtkrant+ promotie Kleurplaatwedstrljd Imago skyline Openstelling TD-gebouw
E 2.700;ÃćâĆňâĂİ
Onvoorzien
E 2.700;-
Totaal
600,ÃćâĆňâĂİ
400,ÃćâĆňâĂİ 250,ÃćâĆňâĂİ
2.400,ÃćâĆňâĂİ
30.000,ÃćâĆňâĂİ
De manifestatie zal naar verwachting sluiten met een positief saldo. In verband daarmee wordt een beperkter beroep gedaan op de middelen van CityDynamlek en het communicatiebudget groenprogramma dan eerder voorzien.
Aandachtspunten Benader potentiÃńle contribuanten in een zo vroeg mogelijk stadium op basis van het eerste concept-plan; Zorg voor adequate informatie over de te leveren tegenprestatie; Probeer zo veel mogelijk deelnemers te verzoeken om een bijdrage te leveren aan de algemene kosten; Maak zo veel mogelijk gebruik van bestaande budgetten en leg daarop in een zo vroeg mogelijk stadium een claim; Organiseer een effectieve, financiÃńle administratie,
Logistiek Het succes van een manifestatie is sterk afhankelijk van de logistiek. Juist op dit vlak zijn de nodige opmerkingen gemaakt waar lering uit te trekken valt. Alle aspecten komen hier met het oog daarop, puntsgewijs aan de orde.
Kwaliteit, onderhoud en beheer van route en locaties: Door een extra inspanning van DSOB lag de route er perfect bij: alle oneffenheden werden de week voor de manifestatie weggewerkt. Tijdens de manifestatie zorgden diverse medewerkers voor het opruimen van zwerfvuil. De dag na de manifestatie vond een extra opruim- en controleronde plaats. Van een van de deelnemers kwam het verzoek om zo mogelijk nog ’s avonds, direct na afloop, het ergste vuil op te ruimen.
Bevregwijzering: De bewegwijzering bestond uit zelf vervaardigde borden die drie dagen voor de manifestatie zijn gepiaatst. Ten gevolge daarvan zijn, nog voor de manifestatie startte, enkele borden "verdwenen" en vernield. De aanduidingen waren niet op alle locaties adequaat. Bovendien ontbraken op een deel van de route (Woensel-noord) de benodigde borden. Het is zaak in het vervolg uit te gaan van een nog meer gedetailleerd bewegwijzeringsplan en dit met de verantwoordelijken voor de locaties af te stemmen. Er is ook een eindcontrole nodig, direct voor aanvang van de manifestatie.
Alle locaties zijn voorzien van een herkenbaar teken in de vorm van een groot affiche op faam. De affiches bleken tijdens het verloop van de dag los te komen van het foam. Bovendien was het foam te stap om de affiches adequaat staande te bevestigen. Er moet een andere vorm worden bedacht. Op alle locaties lagen routekaarten met een overzicht van de activiteiten. Bij het begin- en eindpunt bleken dit er echter veel te weinig. Bovendien zouden de routekaartjes vooraf beschikbaar moeten worden gesteld, bijvoorbeeld via de VVV.
Ook kan worden overwogen een programrnaboekje uit te geven waarmee bovendien de exposure voor de sponsors wordt vergroot.
Bezetting locaties Op het aangegeven begintijdstip was nog niet iedereen op de diverse locaties aanwezig en/of waren de voorbereidingen nog niet afgerond. Meer aandacht hiervoor is noodzakelijk. Zorgen dat alles klaar is als het publiek komt is het devies.
Podia en geluidsinstallaties: Prima verzorgd inclusief technische bijstand. Tenten, sanitair, kramen, etc.: Prima verzorgd. Wel aandacht voor exacte plaatsing in overleg met initiatiefnemers. Vooraf locatie met instructie van plaatsing op kaart vastleggen en persoonlijk toezien op Juiste plaatsing op de dag zelf,
Bewaking, beveiliging: Prima verzorgd.
Ontvangst stadhuis: Prima verzorgd. Zowel bij aanvang als tijdens de slotmanifestatie. Inschatting aantal deelnemers blijkt moeilijk. Bij de start is iedereen al op locatie en kan men niet aanwezig zijn op centraal punt. Bij het slot is iedereen nog druk doende met opruimen, waardoor men niet tijdig het centrale punt kan bereiken. Daarom het eerder gedane voorstel om een openingsact te verzorgen op de avond ervoor en af te zien van een formele slotbijeenkomst op de dag zelf,
Badges deelnemers: Voor de herkenbaarheid van belang. Er is goed gebruik gemaakt van de hangers (logo CityDynamiek) met vermelding belangrijke telefoonnummers.
Horeca:
Goed verzorgd.
Vergoedingen: Tijdige uitbetaling is zeer belangrijk. Beschikking over een achteraf te verantwoorden "handgeld" voor directe, kleine vergoedingen bleek effectief. Opzet en inrichting tentoon steiHn gen: Prima verzorgd. Professioneel.
Tot slot De manifestatie Doe de Dommel mag als geslaagd worden beschouwd. Voor een voigende keer zijn over de heie lime verbeterpunten aan te merken die in deze evaluatie zijn omschreven. Het belang rijkste ieerpunt is dat de manifestatie als een bijzonder project moet worden benaderd met alle eisen die daaraan dienen te worden gesteld. Het is ook van belang het project neer te zetten als een gezamenlijke onderneming van de gemeente en haar partners, Het werken met en vasthouden aan een duidelijk concept, enthousiaste deelnemers, een goede communicatiestrategie en een perfecte logistiek op de dag zelf zijn de belangrijkste succesfactoren. ln de voorbereiding is het werken met 44n duidelijk aanspreekpunt per deelnemer geboden.
Karel van Dijk coÃűrdinator "Doe de Dommel’
