Raads inforrnatiebrief

gemeente Eindhoven

Raadsnummer o8.Rzq.6o.oox Inboeknummer o8bstoozrz Dossiernummer 8o8.207 si februari zoo8

Raads inforrnatiebrief Betreft beeindiging Pro Tour en aanbieding onderzoeksrapport Collegeonderzoek Pro Tour Eindhoven artikel aruba van de Gemeentewet. 1 Inleiding Wij hebben op 12 februari 2007 besloten te stoppen met ProTour. In deze raadsinformatiebrief wordt een korte toelichting gegeven op dat besluit en op het onderzoeksrapport Collegeonderzoek ProTour Eindhoven artikel 213a van de Gemeentewet ter voorbereiding op de vergadering van de commissie jeugd en gezin, onderwijs, sport en cultuur op 19 februari 2008.

2 Actuele ontwikkelingen Drie jaar lang heeft de ploegentijdrit ProTour plaatsgevonden in Eindhoven. Vanaf 2008 zal dit niet meer het geval zijn. Belangrijkste argumenten om dit jaar te stoppen zijn het uitblijven van voldoende publieke belangstelling en belangstelling van sponsoren. Daardoor is de balans tussen kosten en opbrengsten onvoldoende in evenwicht. Ook de bevindingen uit het Collegeonderzoek ProTour artikel 213a van de Gemeentewet versterken het besluit van ons om de vierde editie niet te

laten doorgaan. Sport is en blijft een belangrijke pijler in onze stad, zeker in het jaar ’Eindhoven Sports 2008’. Dat geldt zeker ook voor de wielersport, een sport die wij als sportstad een warm hart toedragen. Echter, het specifieke evenement ProTour ÃćâĆňâĂİ een

ploegentijdrit ÃćâĆňâĂİ past kennelijk niet bij onze stad, gezien de geringe belangstelling

van Eindhovenaren en sponsoren. Het collegebesluit om te stoppen met ProTour is genomen in goed overleg met de UCI (Union Cycliste Internationale). Natuurlijk betreurt de UCI het besluit van ons, maar zij heeft hier ook begrip voor. Het onderzoeksrapport Collegeonderzoek ProTour Eindhoven artikel 213a van de Gemeentewet (dossiernummer 807.408) geeft de navolgende bevindingen.

Sinds de aanvang bleek dat het evenement niet zonder aanvullende gemeentelijke middelen georganiseerd kon worden. Hiermee voldoet het project financieel gezien niet aan de oorspronkelijke verwachtingen ("budgettair neutraal over vier

Raadsnummer O8.RZq6O.OOZ

jaar"). Vastgesteld is dat deze verwachtingen op korte termijn ook niet kunnen worden ingevuld.

Aanvankelijk is uitgegaan van een rooskleurig beeld ten aanzien van de publieke belangstelling en het binnenhalen van sponsorgelden. De ProTour 2005 kende een moeizame start vanwege het ontbreken van een gestructureerde aanpak met uitgangspunten en randvoorwaarden, onder andere ten aanzien van de organisatie en projectinvulling. Dat was debet aan het feit dat de gemeente eerst kort voor het evenement plaats zou vinden voor de opgave geplaatst werd om zelf voor een adequate organisatie zorg te dragen. De ProTour 2005 kende daarmee een valse start. In de periode na 2005 zijn vooral aan de inhoudelijke kant diverse verbeteringen aangebracht en zijn de uitgaven beter in de hand gehouden. De wijze waarop het project - na opgestart te zijn door City Dynamiek- weer op het laatste moment is "teruggegeven" aan de gemeente, vraagt overigens een goede orientatie op een (zakelijke) regierol van de gemeente, waarbij heldere afspraken/ contracten dit soort moeilijke situaties kunnen voorkomen.

Achteraf bezien blijkt een evenementenproject van deze aard, importantie en omvang minder goed te passen bij de faciliterende en voorwaardenscheppende rol die de gemeente in dit kader zou moeten vervullen. Ondanks deze constatering magzeker gezien door de bril van de wielerwereld ÃćâĆňâĂİ over de ProTour Eindhoven voor de

jaren 2005, 2006 en 2007 worden gesproken van een inhoudelijk sportief gezien succesvol verlopen evenement. De bezoekersaantallen en het optredende financieel tekort blijven zorgen baren. Het evenement is nu in eigen beheer uitgevoerd. Bij de keuze in een toekomstige situatie om een vergelijkbaar project opnieuw op te starten binnen de gemeentelijke organisatie - waar niet voor wordt gepleit ÃćâĆňâĂİ biedt het project ProTour

Eindhoven een aantal leerpunten. Deze leerpunten zijn verzameld aan de hand van de criteria Strategie en Beleid, Organisatie, Planning en Control, Informatievoorziening en Contractering en Afspraken. Geconstateerd is dat de volgende sturings- en beheersingsitems niet of onvoldoende aandacht hebben gekregen. Hierdoor is de reguliere controlfunctie, behorende bij de staande organisatie, niet voldoende benut. De items kunnen als volgt worden samengevat.

A Strategie en Beleid Bij de start van een initiatief dient op basis van geformuleerd beleid een afweging plaats te vinden. Een projectplan moet beschikbaar zijn. Met garantiestelling dient zeer terughoudend te worden omgegaan.

Raadsnummer O8.RZq6O.OOZ

8 Organisatie In het projectplan wordt expliciet aangegeven wie opdrachtgever en wie opdrachtnemer is, zowel bestuurlijk als ambtelijk. De verantwoordelijkheden moeten zowel bestuurlijk als ambtelijk helder zijn. In het projectteam moeten voldoende passende afgebakende competenties zijn. In de staande organisatie moet iedere schijn van belangenverstrengeling worden voorkomen (verleend mandaat). C Planning en Control In het projectplan wordt een (meerjaren-)raming opgenomen. De vakdienstcontroller wordt tijdig ingeschakeld bij afwijkingen van de ramingen en/of optredende risico’s (projectcontrol). Via de planning en control cyclus (begroting, tussentijdse rapportages, jaarrekening) vindt signalering en verantwoording met een deugdelijke toelichting plaats van oorzaken van belangrijke (financiele) afwijkingen. D lnforma ti evoorzi eni ng

Aan de hand van beslisdocumenten (dossiers) wordt relevante (inhoudelijke) informatie doorgeleid binnen de projectorganisatie en de reguliere bestuurlijke en ambtelijke organisatie. Periodiek wordt een evaluatie opgesteld die ter vaststelling wordt doorgeleid naar alle betrokken gremia. Aan de hand van voortgangsrapportages en projectevaluaties vindt zo nodig bijstelling van uitgangspunten en randvoorwaarden plaats. E Contractering en Afspraken Wanneer gewerkt wordt met contracten moet voldoende tijd en capaciteit beschikbaar zijn c.q. vrijgemaakt worden om deze contracten op te stellen en juridisch te begeleiden (juridische control). De strategie die gevolgd moet worden bij het afsluiten van sponsorcontracten zou beter overgelaten kunnen worden aan een instantie op enige afstand van de gemeentelijke organisatie. Het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid dient altijd als toetsingscriterium te worden gehanteerd.

3 Besluit van college van burgemeester en wethouders Wij hebben besloten; 1 af te zien van de organisatie van de TTT ProTour 2008; 2 kennis te nemen van het rapport Collegeonderzoek ProTour artikel 213a van de Gemeentewet; 3 de algemene conclusie uit het rapport te onderschrijven en de 16 aanbevelingen uit de rapportage over te nemen en de gemeentesecretaris op te dragen hieraan invulling te geven.

Raadsnummer O8.RZq6O.OOZ

4 Ter inzage gelegde stukken Rapport Collegeonderzoek ProTour artikel 213a van de Gemeentewet, februari 2008.

Burgemeester en wethouders van Eindhoven,

A. Brunninkhuis, secretaris

Raadsnummer O8.RZq6O.OOZ

EN08002602

gemeente Ktndhoven

Collegeonderzoek Pro Tour

Concern f Concerncontrol Februari 2O08

Februari 2008 Coilegeonderzoek ProTonr-art. 21 %6W Concernstaf Concerncontrai

Colofon

gemeente Eindhoven Conoernstaf Orrlttrs

Februari 2008

Febrtrari AKANT Coilegeondsrumk ProTour- art.2>Sa6W Concernstaf Concemcnntrol

Inhoudsopga Inhoudsopgave 3 Managemurstsumeawuttlng 4 1

1.1

1.2 1.3

inleldincj 7 Aanleiding 7

Probleem aagsteliing 8 Indeling rapport 8

Situatieschets ProTour Bndheven 9

3 Ondermek 12 3.1 Onderzoeksmodel (referentie- en normatief kader) 12

3.2 Aanpak 13

Conclusies eu aanbevelingen 31 Bijlage 1 intarvlewschema 36 II’

, ! ] f!> i I’,’ ; ’@gegil!(paring r ’ a p.- .b ’-’iPre ’.

o i i",:"g," ’,wgArZgtSt v7 s”’i "’pr!anita ’:.’.r .5rr i. ’l lS Y! ttria ) Qiii’.!utllj ISiiiiSS%1rc&’ iSiiu." "Jsl%8< A8

. iMAaaaaaa

Februari 2008 Coaegeonderaoek Prorour - art. 213a GW Concernstaf Concemcnntrol

Managementsamenvatbng Onderhavig rapport heeft betrekking op een onderzoek volgens artikel 21 3a van de Gemeentewet naar de organisatie van de ProTour Eindhoven. Gevraagdis te kijken naar het verloop van de bestuurl/jke besluitvorming en de kwaliteit van het (financieel) projectbeheer hierbij. Ais onderzoeksopdracht ls het volgende meegegeven: "ln welke mate beheerst de gemeente Eindhoven de voorbereiding en uitvoering van het project ProTour?" De Pro Tour Eindhoven is een jaarlijks terugkerend wieierevenement (tijdrit), dat sinds 2005 onder verantwoordelijkheid van de gemeente. Eindhoven ls georganiseerd. De gemeente Eindhoven heeft hiervoor een licentie verkregen van de internationale wielerbond UCl.

Sinds de aanvang bleek dat het evenement niet zonder aanvullende gemeentelijke middelen georganiseerd kon worden. Hiermee voldoet het project financieel gezien niet aan de oorspronkeiijke verwachtingen (’budgettair neutraal over vier jaar"). Vastgesteld is dat deze verwachtingen op korte termijn ook niet kunnen worden ingevuld. Aanvankelijk ls een rooskleurig beeld geschetst ten aanzien van de publieke belangstelling en het binnenhalen van sponsorgelden. Een opmaat of projectvoorstel met daaraan gekoppelde uitgangspunten en randvaorwaarden ontbreekt. Een brede bestuurlijke afweging over de organisatie en projectlnvu(ling heeft daarmee dan ook niet plaatsgevonden. De ProTour 2005 kende daarmee een valse start. In de periode daarna zijn vooral aan de inhoudelijke kant diverse verbeteringen aangebracht en zijn de uitgaven beter in de hand gehouden, De wijze waarop het project ÃćâĆňâĂİ na opgestart te zijn door City Dynamiek- weer

op het laatste moment is teruggegeven"aan de gemeente vraagt overigens een goede oriÃńntatie op een (zakelijke) regierol van de gemeente, waarbij heldere afspraken/contracten dit soort moeilijke situaties kunnen voorkomen. Achteraf bezien blijkt een evenementen project van deze aard, importantie en omvang minder goed te passen bij de faciliterende en voorwaardenscheppende rol die de gemeente in dit kader zou moeten vervullen. Ondanks deze constatering mag ÃćâĆňâĂİ zeker gezien door de br8 van de wielerwereid - over

de ProTour Eindhoven voor de jaren 2005, 2006 en 2007 worden gesproken van eeninhoudelijk sportief gezien succesvol veriopen evenement. De bezoekersaantallen en het optredende financieel tekort blijven zorgen baren.

Februari 2008 Collegeonderzoeir prorour-art,213a GW Conoernstaf Âńoneerncontrol

Het evenement is nu ln eigen beheer uitgevoerd. Bij de keuze in een toekomstige situatie om een vergelijkbaar project opnieuw op te starten binnen de gemeentelijke organisatie ÃćâĆňâĂİ waar niet voor wordt gepleit - biedt het

project ProTour Eindhoven een aantal ieerpunten. Deze leerpunten zijn verzameld in hoofdstuk 5 Conclusies en aanbevelingen, waarin aan de hand van de criteria Strategie en beleid, Organisatie, Planning en Cootrol, informatievoorziening en Contractering en afspraken aanbevelingen zijn opgesteld. Geconstateerd is dat de volgende sturings- en beheersingsiterns niet of onvoldoende aandacht hebben gekregen. Hierdoor is de reguliere controlfunÂńtie behorende bij de staande organisatie niet voMoende benut.

De items kunnen ais volgt worden samengevat. A. Strate ie en Beleid Bij Âńie start van een initiatief dient op basis van geformuleerd beleid een afweging plaats te vinden. Een projectplan moet beschikbaar zijn. Met garantiesteiling dient zeer terughoudend te worden omgegaan.

In het projectplan wordt expliciet aangegeven wie opdrachtgever en wie opdrachtnemer is, zowel bestuurlijk als ambtelijk. De verantwoordelijkheden moeten zowel bestuurlijk als ambtelijk helder zijn. ln het projectteam moeten voldoende passende afgebakende competenties zijn, In de staande organisatie moet iedere schijn van belangeoverstrengeNng worden voorkomen (verleend mandaat).

ln het projectplan wordt een (meerjaren-)raming opgenomen. Oe vakdienstÂńontrouwer wordt tijdig ingesÂńhakend bij afwijkingen van de ramingen en/of optredende risico’ s (projectcontroi). Via de planning en control cyclus

(begroting, tussentijdse rapportages, jaarrekening) vindt signalering en verantwoording met een deugdelijke toelichting plaats van oorzaken van belangrijke (financiÃńle) afwijkingen.

Aan de hand van beslisdocurnenten (dossiers) wordt relevante (inhoudelijke) informatie doorgeleid binnen de projectorgaaisatie 4n de reguliere bestuurlijke en ambtelijke organisatie. Periodiek wordt een evaluatie opgesteld die ter vaststelling wordt doorgeleid naar alle betrokken gremia. Aan de hand van voortgangsrapportages en projectevaluaties vindt zonodig bijstelling van uitgangspunten en randvoorwaarden plaats.

Februari 2008 Cellegeoudermek ProTour-ert,2$3e GW Corrcemstaf corrcerrrcontrol

E. Contracterin en a raken Wanneer gewerkt wordt met contracten tnoet voldoende tijd en capaciteit beschikbaar zijn c.q. vrijgemaakt worden om deze contracten op te stellen en juridisch te begeleiden Juridische control). De strategie die gevolgd moet worden bij het afsluiten van sponsorcontracten zou beter overgelaten kunnen worden aan een instantie op enige afstand van de gemeentelijke organisatie. <et ge ee telijk inkoop- en Âńanbestedingsbeleid dient altijd als toetsingscriterium te worden gehanteerd,

februari 2008 Colfegeondermek Prorour- arl.213a GW Concernsref Concerneontrol

x Inleu5ng

I.I ARD18ldlKlg In het kader van de periodieke onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur op basis van artikel 213a is de sturing en beheersing rondom de ProTour als thernaonderzoek mor 2007 voOrgedragen door het COllege. Sinds juni 2005 Vindt binnen de gemeenten EindhOVen, BeSt en HelmOnCI een ploegentijdrit wielrennen in het kader van de PraTour plaats. De ProTourge tart in 2005 ÃćâĆňâĂİ kan worden vergeleken met de Champions League bij het

voetballen. De UCI ProTour omvat etappewedstrijden (grotere en kleinere rondes) en eendaagse wedstrijden (waaronder klassiekers). De gemeente Eindhoven is de organisator van het evenement en heeft hiervoor van de IViondlale Wielerbond UCI een licentie van vier jaar gekregen (2005-20062007-2008}. De ProTour ploegentijdrit als eendagswedstrijd is in.de wielersport met name van belang als voorbereiding op de ploegentijdrit in de Tour de France (2005) status van de ploeg en ÃćâĆňâĂİ vanaf 2007- wielrenner die punten kan

verdienen voor het individuele klassement status van de ProTour zelf als "wereldbeker’. de ploegentijdrit in Eindhoven is speciaal voor de ProTour in het leven geroepen Eindhoven heeft zich voor vier jaar verbonden aan het evenement en de drie genoemde gemeenten staan in principe garant voor tekorten in deze periode van vier jaar voor ln totaal C 400.000,-.

Initieel was beoogd het evenement in vier jaar kostendekkend te organiseren (de Inkomsten uit met name sponsoring en subsi+Oring dekken dan het totaal aan uitgaven). Inmiddels heeft het evenement drie keer plaatsgevonden. Twee jaar was het evenement niet kostendekkend en ook voor het derde jaar overtreffen de uitgaven de inkomsten. Begin 2008 moet de gemeente Eindhoven besluiten of de licentie voor de ProTour voor een nieuwe periode van vier jaar wordt aangevraagd (2009 t/m 203 2).

Februari 20G8 CollegeOnderrOek PrOTOur -art.2 l3a CiW Coooemstaf Corrcerncaotrol

x.a Probleem-/vraagsteBing In welke mate beheerst de gemeente Eindhoven de voorbereiding en uitvoering van het project ProTour7 En meer specifiek Hoe heeft de overschrijding van uitgaven kunnen plaatsvinden, dan wel dat einder inkomsten zijn gegenereerd dan verwachte

Welke lering kan hieruit worden getrokken en welke maatregeien zijn nodig om herhaling in de toekomst te voorkomende

x.3 Indeling rapport Hoofdstuk 2 Situatieschets ProTour Eindhoven Hierin vindt een toelichting plaats op het fenomeen ProTour: wat het betreft: achtergrondinformatie hoe het is verlopen

Hoofdstuk 3 Onderzoeksaanpak Hierin vindt een toelichting plaats op: wat hierin opvallende aandachtspunten casu quo risico’s zijn het gehanteerde onderzoeksmodel (referentie- en normatief kader)

de gekozen onderzoeksrnethode Hoofdstuk 4 Resultaten Hierin wordt verslag gedaan van de bevindingen met name aan de hand van

documentenstudie en gehouden interviews. Hoofdstuk 5 Conclusies en aanbevelingen Hierin staan de conclusies en aanbevelingen genoemd aan de hand van de gekozen invalshoeken (criteria A tot en met E).

Februari 2M8 CtrilegeorrtiarteekProreur -art.213aGW Cancarnstof Corrcerrrcoatrol

Situatieschets ProTour Eindhavem

Ultimo 2004 vindt oprichting plaats van de Stichting City Dynamiek Eindhoven. De stichting levert met activiteiten eo evenementen een bijdrage aao een sterker stadshart, in sodaal, economisch en cultureel opzicht. in hetzelfde jaar is de discussie begonnen om de ploegentijdrit voor prof-teams (ProTour-wieler-wedstrijd) naar Nederland te halen. De ProTour is te vergelijken met de Charnpioos League bij het voetballen. Centraal bestuur van de ProTour-cydus ligt bij de UCl. Er wordt een bidboek ontwikkeld Dit bidboek wordt vervolgens door burgemeester Sakkers aangeboden aao de UCl. De UCI gaat akkoord met verlening van de licentie aan de gemeente Eindhoven. De overeenkomst is ondertekend op 1 maart 2005, namens de gemeente Eindhoven door de gemeentesecretaris.

Uitgegaan wordt van een begroting van ongeveer f 500.000,-. De verwachting is budgettair neutraal te kunnen afsluiten als gevoig van sponsorinkornsten. in de begroting staan onder andere verplichte kosten UCi: Licentiekosten (4 24.000) Startgelden (6145,000) Prijzengelden (6 40.000) Er heerste op dat moment wel een algemeen gevoel dat het organiseren mogelijk het eerste jaar (2005) niet zou lukken voor het begrote bedrag.

De ProTour (2005) zou starten onder de nieuwe Stichting City Dynamiek Eindhoven SCDE. Echter na de officiÃńle oprichting besloot het bestuur van de Stichting in maart 2005 zich te distantiÃńren van de organisatie van de Pro Tour (brief 2 maart 2005 van SCDE), Het bestuur geeft daarbij aao geen risicodrager voor het project te kunnen en willen zijn. Belangrijke overweging voor het bestuur is het feit dat de stichting geen eigenaar van het project ProTour kan zijn gelet op de omvang en financiÃńle risico’s vao het project in relatie tot de opstartfase waarin de stichting zich bevindt.

Nadat de Stichting City Dynamiek Eindhoven de organisatie van de ProTour "teruggegeven had aan de gemeente Eindhoven moest op zeer korte termijn besloten worden over de verdere organisatorische aanpak. Onderbrenging in een aparte stichting is daarbij overwogen. De aanwezige tijddruk eo het reeds moeten inspelen op allerlei gemaakte uitvoeringsafsprakeo en verplichtingen hebben ertoe geleid dat het project in de ambtelijke organisatie ls ingebed. Als projectleider is het hoofd van de toenmalige sector Stadsdeelkantoren aangezocht. De projectleider constateert al vrij vroeg dat de kostenraming van 4 500.000.- te iaag zou zijn (te optirniStisCh. Hij is begooneo met de

Februari 200$ Cogegeonderaoek ProTour- art. 21)a 6w Corrcemaraf Coneemaetrol

sponsorwerving voort te zetten, hetgeen reeds door SCDE in gang gezet was. Ondertussen is er een (bestuurlijke) Stuurgroep en een (ambtelijke) projectmanagementgroep ingesteld. In de Stuurgroep zijn naast de gemeente Eindhoven de gemeenten Helmond en Best vertegenwoordigd. Beide gemeenten zijn gekozen omwille van de meest ideale route. Oe UCI heeft na afloop van de wedstrijd een positief rapport geschreven over de organisatie van de wedstrijd in Eindhoven. Er is voor 2005 nooit vooraf een budget gereserveerd. Er werd vanuit gegaan dat het geheel door een zelfstandige stichting (KDE) zou worden geOrganiseerd, in mei 2005 hebben de gemeenten EindhoVen (f 258.000,-), Helmond(f 106.00O,-) en Best (6 36.000,-) zich garant gesteld voor een totaalbedrag van < 400.000,ÃćâĆňâĂİ voor afdekking van eventuele tekorten.

Inhoudelijk gezien kwam uit de evaluatie dat er kleine ploegen aan de start verschenen. Reglementair moesten er ploegen van 6 deelnemers zijn. In de praktijk betekende dit dat ze ook met 5 deelnemers aan de start mochten verschijnen. Dit had ook gevolgen voor de werving van sponsors die hierdoor minder snel zijn met toehappen". Tekort 2005 ongeveer 23G.OOO Euro.

Op basiÂżan de evaluatie ProTour 2005 is een aantal noodzakelijke veranderfngen vastgeste(dl doorgevoerd. In verband met tegenvallende bezoekersaantalien is gesteld dat het aantrekkeiijker gemaakt moest worden door met ploegen van 8 renners in plaats van met ploegen van 6 te starten. Daarbij meer grote namen, hetgeen mogelijk is door niet tegelijkertijd in Zwitserland een concurrerend evenement te organiseren. Ook het tijdstip van organiseren bijvoorbeeld niet laten concurreren met internationale voetbalevenementen. En verder door ook renners individueel punten te laten scoren in plaats van alleen ploegenscores. Deze "eisen" zijn richting de UCI gesteld. Oe eerste eis is reeds in 2006 gehonoreerd (ploegen van 8 renners). Invullfng hiervan is vooral van belang om sponsors meer bereid te krijgen. In januari was er sprake van een go-no go moment. Besiuitvarming was echter, doordat de benodigde informatie vanuit de Uo eerst (te) iaat beschikbaar was, niet tijdig mogelijk, In dat kader was het negatieve imago, door de krant gecrefierd als gevoig van financiÃńle tegenvallers, eveneens geen positieve factor ten aanzien van de sponsoring.

Voor 2006 is de begroting afgeleid van de realisatie 2005 (totaai aan uftgaven ongeveer 6 1 miljoen) en vervolgens door de projectorganlsatfe teruggebracht qua uitgaven naar ongeveer f 750.000,- door post voor post te bekijken wat wel en niet noodzakelijk vras en wat eventueel goedkoper kon. Voor de wedstrijd van 2006 was ook de sponsorwerving heel lastig. De kosten zijn dat

Februari 2008 Collegeondermek ProToor-ere.2>3a 6W Coocemstaf Coecerncootrol

Jaar binnen de begroting gebleven maar ais gevolg van de lage sponsoring is wel een tekort ontstaan (i’ekort 2006 ongeveer 310.000 Euro).

in 2007 is de financiÃńle impact het grootst geweest (tekort 2007 ongeveer 600.000 Euro) omdat er dat Jaar contacten waren om twee grote sponsors aan te trekken. De contacten waren in een vergevorderd stadium. Op het laatste moment is dit niet door gegaan. In de voorbereiding van 2007 zijn voor de sponsorwerving twee externe partijen ingeschakeld. Met beide is het voor 2007 op het laatste moment niets geworden. Oe projectleider heeft nagenoeg aHe energie ingezet op die grote sponsors (die zouden hebben gezorgd voor een sluitende begroting) waardoor er nu relatief weinig kleine sponsors zijn

geweest. O }veri

Voorafgaand aan de ProTour zijn er ook nog andere gerelateerde evenementen zoals de Chaiienge (amateurs kunnen de tijdrit rijden op hetzelfde parcours}, de Bedrijvenrace en de Prominentenwedstrijd. Bij de Amstel Gold RaÂńe bijvoorbeeld komt 25% van de inkomsten uit de amateurrit van de dag ervoor. Na de eerste ProTour in 2005 is in de jaren 2006 en 2007 in toenemende mate hieraan extra aandacht geschonken om het totaalevenement aantrekkelijker te maken voor een breder publiek.

Februari z008 coiregeondeeoek pro Tour-art. >13a Gw Concernstaf Concerncontrol

Onderzaek g.x Onderxoeksmodel (referentie- en norxnatief kader)

Uit vorenstaande context zijn met name de volgende aandachtpunten cg. risico’s gebleken. Het onderzoek heelt zich hier vervolgens verder op gerkht: voorbereiding {haalbaarheid) en besluitvorming {kaderstelling) aangaan licentie opdrachtgeverschap en besturing project/ opzet en functioneren projectorganisatie financieel en risicobeheer bestuurlijke informatievoorziening sponsoring en contractering Aansluitend op de met de contextanaiyse vastgestelde aandachtspunten casu quo risico’s is een onderzoeksmodel opgesteld. Hiervoor is uitgegaan van de theorie op prOjeCtmatig Werken en de managementcyduS. Dit betekent dat vooral is gekeken naar:

A. Strategie en beleid 1.Beleidsuitgangspunten bij evenementen 2.Uitvoering project binnen kaders gemeentelijk beleid evenementen 3.Doorvertaling beleid naar project en definlkring daarvan 4,Beschikbaarheid Opmaat

B. Organisatie I.Bestuurlijk opdrachtgeverschap 2.Ambtelijk opdrachtgeverschap 3,Relatie projectorganlsatie en staande ambtelijke organisatie 43aken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden

Structuur projectorganisatie 6.inschakeling externe inhuur binnen afgesproken kaders

C. Planning en control 1.Projectbegroting 2.Risico management 3,Projectadministratie

4.8udgetbeheer

Februari 2098 Collegeondermek Prorour -art. 213a GW Conoernstaf Coneerneontrol

D. Informatievoorziening 1.Beslisdocumenten vooraf 2.8esiisdocumenten tijdens en achteraf 3.Voo rtgangsrapportages 4,Projectevaluatie

E. Contractering en afspraken 1.Contracten binnen bestuurlijke doelstellingen en kaders 2.inhoud contracten 35trategie overeenkomsten 4.Randvoorwaarden contracten

Aanpak Onderzoeksteam Voor de uitvoering van het onderzoek is een team samengesteld met daarin expertise op het terrein van operational, financial en legal audits. Het onderzoekstearn is als volgt samengesteld. mr D.H.L Hendrix drs N.F. Otter drs 3.1.H. Roos

Gegeven sverzameiing Voor de gegevensvermmeiing is gekozen voor de methode van desk research (documentenonderzoekj en interviews.

Eindverantwoordeiijkheid De eindverantwoordelijkheid van het onderzoek is ondergebracht bij de concerncontroller van de gemeente Eindhoven, de heer A.M.M.M. VerbakeL

’ ".I" ""’ ’ -’ ’ "’9’ ’a ’ Q /’!! r!.’:..

Valren’ ’ ”" ’ ’-’gACV "’ ":!IPrzr.’.’..’. !’I VXML’.’:!’ zcSIKgr(!I I!! %&h(i ( ILA! 48-Ij7 I("’JRHIIRJ3lla IILWISI’::I!II1ltERMRhii>tlSIIIIILI!Rtb Jlal

februari 2008 Coilegeonclerzoek Prorour-art 2>3a GW Concernslaf Concerncontrol

Resultaten Het cOllege heeft 28 auguStuS 2007 beSloterl de lOpende evaluatie uit te laten voererl onder regie van de concerncontrolier. Deze evaluatie mondt dan uit in het onderhavige themaonderzoek teneinde een totaalbeeld te krijgen van de ervarirlgen de afgelopen drie jaar vanuit de volgende invalshoeken: A. Strategie en beleid

B,Organisatie C. Planning en control p. lnformatievoorziening E. Contractering en afspraken Overigens heeft wethouder Mittendorff eerder aan de raadscomrnissle toegezegd met een evaluatie te komen. Deze (inhoudelijke) evaluatie wordt gelijktijdig met dit rapport aan het college aangeboden en na besluitvorming aan de raadscornmissie aangeboden. in de volgende nadere uitwerking worden per onderdeel de vragen weergegeven die bij de interviews zijn gesteld waarna vervolgens de nadere uitwerking wordt geformuleerd.

A. S ie ea befeld A 1 Beleidsuitgangspunten bij evenementen 1z. Is er inhoudelijk beleid waarbinnen het Project past? 1.b. >o ja, heeft een toetsing aan dit belekl plaatsgevonden? 1.c. Zo nee, is er dan tochbestuuriijk draagvlak gecreÃńerd?

ln de nota ’Evenementenvisie Eindhoven 2005-2008, een STAD met ambitie is in algemene termen aangegeven wat de rol van de gemeente bij evenementen is, welke evenementen passen bij Eindhoven en op basis van welke criteria de gemeente evenementen moet beoordelen. In de visie is op basis van uitgangspunten in de stadsvisie, ervaringen met de subsidieverordening en ervaringen en ontwikkelingen geko men tot een ordening van evenementen. Daarbij zijn zogenaamde prograrnmalijnen aangegeven. De ProTour is ondergebracht in de programmalijn Eindhoven stad van dynamiek, innovatie, technologie en design bij het onderdeel sport . Aan de programmalijnen zijn budgetten gekoppeld. Aan de hand van projectvoorsteiien vindt vanuit de programmalijnen al dan niet honorering plaats. Bij de afweging van het wel of niet starten met de ProTour heeft een wat andersoortige weging in het college plaatsgevonden (27 juli 2004). De ProTour bleek ÃćâĆňâĂİ nadat de UC1 in 2004 kenbaar had ge aakt een ploegentijdrit

te wiHen opnemen in de wielerkaiender - een unieke kans te zijn om Hndhoven sterk te profileren. Over de unieke profiieringkans voor Hndhoven staat in het bidboek onder meer: Door middel van top wielersport de doelen van de gemeenschap Eindhoven verwezenlijken en onder de aandacht

Februari 2008 Coaegepnderzpek ProTpor-art.2i3a GW Concernstaf Concernoontrol

brengen bij een breed internationaal publiek als ook bevolking van de stad en omgeving. Waarbij sporttechnlsche factoren zoals parcoursveiligheid, techniek, infrastructuur, media, ceremonie en ethiek ais basis gelden voor het evenement.’ En voorts: "Mede door de internationale media-aandacht die hieraan verbonden is draagt de wielersport bij aan de bekendheid van Eindhoven als kenniscentrum voor sport en technologie welke hier gaat ontstaan." in de visie is nog een alinea opgenomen die ÃćâĆňâĂİ nu toegespitst op de ProTour-

niet onvermeld mag bHJven: "Met garantiestelling bij tegenvallende sponsorinkomsten dient terughoudend te worden omgegaan, Een evenement moet maatschappelijk en commercieel gedragen worden. Voorkom een te grote afhankelijkheid van de gemeente. In incidentele gevallen is garantiesteIHng een goed ondersteuningsrniddel, samen met resultaatverplichtingen van een organisator." De gemeente Eindhoven heeft zich desondanks op 3 mei 2005 voor een bedrag van E 258.000,- garant gesteld voor eventuele tekorten,

Er is evenementenbeleid waarbinnen sport" een pijler is die gedragen wordt door het bestuur. Er is echter geen sprake van een expliciet c.q. scherp gefortnuleerd evenementenbeleid waaraan getoetst kan worden. ln concrete zin heeft er dus geen toetsing aan het evenementenbeield plaatsgevonden. In 2004 is vooral getoetst aan ervaring en verwachtingen. Momenteel vormt het plaatsvinden van evenementen een economische factor, die niet meer uit de stad is weg te denken. Evenementen zijn van groot belang voor de stad. Achterafbezien lag de keuze voor wielrennen als evenement niet zo voor de hand, wel de keuze voor een evenement met regionale uitstraling. En de uitstraling die een dergelijk evenement kan hebben door de internationale media-aandacht is goed voor de bekendheid van Eindhoven. A2 Uitvoering project dinnen kaders gemeentelijk beleid evenementen 2z. is beleidsmatig bepaald of de uitvoering van het project al dan niet binnen de gemeeltteHjke OrgartiSatie heeft plaatS te Vinden? 2.b. Zo ja, was er een passende ambtelijke projactstructuur voorhanden Of moest die apart ingericht worden? 2.c. Zo nee, is de uitvoering op een goede wijze aanbesteed/weggezet?

Er is in de periode dat Eindhoven zich kandidaat stelde nog niet nagedacht of en hoe het project beieidsrretig paste binnen de gemeentelijk organisatie (bidboek fase). Nog niet bekend was of Eindhoven de licentie toegewezen zou krijgen. Na de toewijzing in december 2004 is hiermee gestart. Over de wijze van uitvoering was feitelijk toen nog niets besioten. De organisatie van het project leek in eerste instantie (ProTour 2005) in handen van de Stichting City Dynamiek Eindhoven (SCOE) te gaan liggen.

Febrirarl 2G08 coliegeoniierzaek proroor-art.2isa Gw Concerro4a< Concerncentrol

Op 2 maart 2005 gaat er een brief uit van het bestuur van de KDE, voorzitter wethouder A. Pastoor en secretaris E, Soselie, waarin SCDE verklaart het besluit te hebben genomen geen risicodrager voor het project te kunnen en willen zijn, Deze problematiek is aangeduid als "de weeffout . 8elangrljke overweging voor het bestuur is het feit dat de Stichting geen eigenaar van het project ProTour kan zijn gelet op de omvang en financlele risico’s van het project in relatie tot de opstartfase waarin de Stichting zich bevindt. In

bedoelde brief worden tevens handreikingen en aanbevelingen gedaan om de organisatie van de ProTour toch mogelijk te maken. Ekn van de aanbevelingen is te komen tot het oprichten van een zellstandige rechtspersoon (stichting) waarin de exploitatie van de Pro Tour wordt

ondergebracht. Per 2 maart 2005 is de verantwoordelijkheid voor de organisatie expliciet (terug) gelegd bij de licentiehouder, de gemeente Eindhoven. Op dat moment is nog binnen de Stuurgroep overwogen om het project buiten de gemeentelijke organisatie te plaatsen. De wielerwedstrijd moest echter hoe dan ook in juni 200S werden georganiseerd. De periode was kort, Derhalve is er gekozen voor een inbedding van het project in de ambtelijke organisatie.
Het beleid (voor zover aanwezig) is doorvertaald naar het project. Daarvoor is geen projectplan gehanteerd. Gebru/k is gemaakt van ervaringen vanuit het verleden (de organisatie van de Grand Prix de la Liberation), met name bij de samenstelling van de projectmanagementgroep. In het bidboek dat de gemeente Eindhoven als kandidaat-organisator aanbood aan de UQ werd een jaarlijks benodigd budget (totaal aan uitgaven) genoemd van 6 488.000,-. Begin 2005 is deze begroting als gevolg van voortschrijdend inzicht door de Stuurgroep ProTour 2005 bijgesteld tot 4 760.000,-. Bij de realisatie is dit bedrag aan uitgaven ongeveer f 1 miljoen geworden. Bij de aanvaarding van de licentie is als uitgangspunt gehanteerd dat de organisatie over het totaal van de vier edities budgettair neutraal zou kunnen worden afgesloten. Dit met het oog op het verwerven van sponsorgelden die ÃćâĆňâĂİ op termijn ÃćâĆňâĂİ de uitgaven zouden gaan compenseren.

Februari 2008 Collegeenderzqek Prerour - ari. 2 Ha GW Coocemstei Concernconuol

Zoals eerder gesteld werd er ln 2004 impliciet van uitgegaan dat de ploegentijdrit ProTour TeamTirneTrail 2005 niet door de gemeente Eindhoven zelf zou worden georganiseerd. Pas bij brief van 2 maart 2005 van de Stkhting City Dynamiek Eindhoven is deze verantwoordelijkheid expliciet gemaakt en neergelegd bij het college van burgemeester en wethouders van Eindhoven. Met coilege heeft vervolgens per 2 maart 2005 een projectorganisatie ingesteld onder leiding van een bestuurlijke stuurgroep. Deze stuurgroep is als volgt samengesteld (situatie Pro Tour 2007):

Voorzitten wethouder Mittendorff (Eindhoven)

Leden: wethouder Melrnond en wethouder Best Bij de stuurgroepvergaderingen is tevens de projectleider aanwezig en adviseurs op ad hoc basis. De Stuurgroep ProTour heeft een Projectmanagernentgroep ProTour ingestelcf die de opdrachten van de Stuurgroep ten uitvoer brengt. De voorzitter hiervan ÃćâĆňâĂİ tevens projectleider ProTour ÃćâĆňâĂİ is de heer J.v.d. Eijnden. ln deze groep zijn

"trekkers" aangewezen voor: Spart Hospltality, Openbare Orde Veiligheid 4 Route Verkeer, PR/Communicatie, Challenge/ranciprogramma. Het college heeft de regie over de uitvoering van de organisatie volledig in handen gesteld van de Stuurgroep ProTour met als (flnanciiHe)

randvoorwaarden: in principe over het totaal van de vier edities budgettair neutraal garantstelling van totaal f 400.000 (waarvan Eindhoven f 258.000,-) jaarlijkse verantwoording aan de hand van een op te stellen evaluat/e.

ln de administratie ProTouris een onderverdeling gemaakt in kostenplaatsen waarmee is aangeduid weike onderdelen tot het project gerekend worden,- De reikwijdte of het bereik van het project kan daarmee als volgt worden aangegeven. Sport (start- en prijzengeld, accommodatie of8cials, fee UCI, licenties, breedtesport) 2. Faciliteiten/route (verkeersmaatregelen, contract CS, medisch, tijdmeting, drukwerk)

3. Pers 4. Communicatie 5. Keerpunt Helmond (leges, units, aankleding, beeldscherm) 6. Keerpunt Best (leges, units, aankleding, beeldscherm) 7. Start 5. Finish Eindhoven {units, permanence, beeldschermen, faciliteiten parcours)

Februerl 2008 Collegeo PrOTOÂżr- art. 2’l Ra GW Coocernstaf Cor>cer»oonrrol

8. Algemeen (onvoorzien, publiciteit, media, inzet SCDE, vrijwilligers, draaiboek, overig) 9. inkomsten (sponsors, catering, uitzendrechten, bijdrage FF SRE, vordering KOE, garanties) De Stuurgroep heeft met name vanaf ProTour 2006 nadrukkelijk aangegeven welke bedragen uitgegeven konden worden. Het streven was erop gericht de ProTour niet een afgang te laten zijn voor Hndhoven. Gelukkig bleek de televisie lovend in zijn commentaar. De negatieve publiciteit van het Eindhovens Dagblad heeft volgens diverse gelntervtewden averechts gewerkt op het binnenhalen van sponsors. Door de slechte start in 2005 is de projectorganisatie steeds achter de feiten blijven aanhollen. De vraagstelling was of er sprake was van een concreet projectvoorstel met definities en doelen; dat is niet het geval geweest. In zijn algemeenheid is dit een algemeen ontwikkelpunt binnen de gemeente Eindhoven: er wordt wel projectmatlg gewerkt maar het vooraf stellen van kaders middels een uitgewerkt, concreet projectvoorstel vindt te weinig plaats. A4 Beschikbaarheid Opmoor 4. Is het prajectvoorstei op professionele wijze doorvertaald naar een bidboek en/of andere opmaat?

Ten behoeve van de ProTour 2005 is in 2004 een bidboek opgesteld. Voor de uitwerldng in 2005, 2006 en 2007 is gewerkt met een (aangepaste) begroting. Ook zijn draaiboeken opgesteld voor sport, openbare orde en veiligheid. De Projectrnanagementgroep heeft in opdracht van de Stuurgroep zorg gedragen voor de totstandkoming van de wielerwedstrijd. Er was dus geen projectvoorstel, alleen een bldboeken uitwerldng. Het bidboek omvat niet de gehele projectepzet. Er is begonnen met de vorming van een projectgroep, waarbinnen is onderzocht wat er (nog niet) was geregelcL Er zijn werkgroepen ingesteld. Een goed projectplan ontbrak. Tijddruk was hiervoor de reden. In 2006 en 2007 is evenmin een projectplan opgesteld. Op basis van de ervaringen in 2005 had men een aardig idee hoe een en ander moest gaan. De uitgangspunten, condities en randvoorwaarden zijn successievelijk geformuleerd door de Stuurgroep en als opdracht meegegeven aan de Projectmanagementgroep. Gesteld kan worden dat sturing in de praktijk veelal bijstelling of reparatie bleek te zijn.

B. Organisatie 81 Bestuurlijk opdrachtgeverschap I. Is het bestuurlijk opdrachtgeverschap vanuit de gemeente Eindhoven eenduidig be’legd? 2. Is het bestuurlijk opdrachtgeverschap vanuit het projectbestuur eenduidig belegd?

r Ctlrtu

’IP’ "I I’ ’" ’II Igtrlgel - eel”I IoI’ ’, ’el /P ’na’,’ IIII rPIIt– II glle I”’,I n III[rrJP’ ’ ’, ;"IllllelgyZ rl gI lffau e [.rLePP/PgtrkJ SJVwtt+Z p iSggp

Februari 2
Coliegeootiertoek Prorour - art. 2>aa GW’

Coneemttef Concerocontrol

Op het moment waarop de organisatie van de ProTour door SCDE expliciet in handen is gelegd van de gemeente ÃćâĆňâĂİ te weten 2 maart 2005 ÃćâĆňâĂİ is het bestuur-

lijk opdrachtgeverschap vanuit de gemeente Eindhoven eenduidig belegd. Wethouder Mittendorlf was voor de projectleider ProTour, namens het college, rechtstreeks opdrachtgever. Er was een Stuurgroep ingericht, waarvan wethouder Mittendorff voorzitter was en eveneens fungeetde als vertegenwoordiger van het gemeentelijk bestuur. Wethouder Mittendorff draagt zorg voor terugkoppeling in het college. Er zijn beperkt (inhoudelijke) dossiers over de ProTour in het college geweest (zie bijlage 2 Documentenoverzicht). 82 Ambtelijk opdrachtgeverschap 3. Is het atnbtefijke opdrachtgeverschap eenduidig belegd?

Formeel is het ambteiijke opdrachtgeverschap voor dit project niet eenduidig belegd.J.v.d. Eijnden werkte ais Sectorhoofd Stadsdeelkantoren onder de verantwoordelijkheid van de directeur DAPZ. Hij heeft echter rechtstreeks mandaat van het college gekregen om in het kader van de ProTour sponsorovereenkomsten, overeenkomsten tot het verrichten van diensten en overeenkomsten tot het aanschaffen van goederen, zulks voor zover deze overeenkomsten verband houden met de organisatie van de ProTour Eindhoven, aan te gaan. De projectleider werkte in dit project in opdracht van de Stuurgroep en onder rechtstreekse verantwoordelijkheid van wethouder Mittendorff. Dossiers voor college en raad liepen via de reguliere kanalen, derhalve ook via de Âńontrollingunit van DAPZ en de directeur DAPZ, Bij deze dossiers er ook overleg geweest tussen de projectleider en de directeur DAPZ. Daarenboven was het sectorhoofd gemandateerd vergunningen te verlenen. De aanvraag (projectleider) en vergunningverlening (sectorhoofd) werden door dezelfde persoon getekend.

B3 Relatie projectorganisatie en staande ambtelijke organisatie 4. Is de positionering van het project ten opzichte van de vaste organisatie duidelijk

bepaald?

De positionering van het project ten opzichte van de vaste organisatie is globaal wel duidelijk doch de indruk bestaat dat het project er een beetje bijgedaan werd. Of sprake is van voldoende functiescheiding is niet hekler. De formule werkt verwarrend. Er is niet gedefinieerd of de projectorganisatie los staat van de gemeentelijke organisatie danwei onder verantwoordelijkheid van de directeur DAPZ vieL

84 Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden 5. Zijn de taken. verantwoordelijkheden en bevoegdheden duidelijk vastgelegd/geregehj? 6. is de werkwijze van de projectorganlsatie duidelijk vastgelegd/geregeld? 7. Zijn de werkprocessen van de uitvoerirtgstaken duidelijk vastgelegd/geregeld?

Februari 2008 Collegeondermek Pro rarrr - art. 213a GW Cancerrrstaf Conearrrcontrol

In de Stuurgroep is de werkwijze van de projectorganisatie’aangegeven (rol, disciplines, inrichting). De werkgroepen worden door de projectleider als voorzitter van de Projectmanagementgroep rechtstreeks aangestuurd. Deze bemoeit zich nauwelijks met de uitvoering, maar tekent wel voor de uitgaven. BS Structuur projectorganisatie 8. IS bij de SalnenStelilng van het PrOjectteam gezOrgd VOOr VOldeende pamende

competenties in het team?

De projectleider fungeert tevens als projectcontroller en ook als sponsorwerver. ln de interviews is door diverse personen aangegeven dat genoemde rollen beter vanuit een wat meer onafhankelijke positie zouden moeten worden ingevuld. Projectcontrol had in deze situatie vanuit de controilingunit DAPZ geleverd moeten zijn. Het invullen van de sponsorwerving vereist niet alleen een specifieke competentie. Het feit dat het project niet elders is ondergebracht ÃćâĆňâĂİ waarbij gedacht kan worden aan een onafhankelijke stichting voor de gehele organisatie ÃćâĆňâĂİ draagt bij aan de

onduidelijke taakafbakening. Bb inschakeling externeinhuur binnen afgesproken kaders 9.ls de inschakeling van derden (vanbinnen of buiten de organisatie afkomstig) goed geregeld?

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is voor de ProTour 2005 niet aan de orde geweest. in het eerste jaar zijn door SCDE al contracten aangegaan casu quo afspraken gemaakt. De gemeente zelf heeft veelal het gemeentelijke modeicontract toegepast.

De contracten voor hospltality bleven onder de Furopese aanbestedingsnorm. Deze kwamen niet boven de 4 50.000,- uit. Er is verder ook gbhn aanbestedingsstrategie gevolgd. B waren destijds twee huiscateraars. Belangrijk hierbij was dat er gekeken wordt wie er bij zo’n evenement past. De gekozen cateraar paste volgens de Projectmanagementgroep goed in het concept en bieef in 2006 en 2007 verbonden aan de Pro Tour. Voor wat betreft het afsluiten van het contract met de tentenbouwer geldt dat dit gedeelte vanaf ProTour 2006 is overgelaten aan een extern bedrijf. Binnen de totaalopdracht (Challenge/randprogramma) konden door bundellng van opdrachten bij het uitzetten in de markt flinke kortingen worden bedongen. Vooral op de voorbereidingen ProTour 2005 worden nogal wat bedenkingen geuit door een aantal geÃŕnterviewden: veel te laat gestart, het evenement kende een uitstraling van ’even uitpakken, onvoldoende profiessionele organisatie, videoschermen met toebehoren die voor dit doel erg duur waren, etc. Vanuit de Projectmanagementgroep wordt hierbij met teleurstelling opgemerkt; "een feestdis inkopen, zelf klaarmaken en vervolgens komen de gasten niet opdagen....’ Voor latere ProTours heelt de Projectmanagement-

"’" ’ rr ’ u ’%EO. 5 ".l83!i.,’ .,: : ". -,:. OA!I Om,".’..’ eFZitezii Bul ! ".!!uurren i . rEe .3 lgre"tfzgi,. ’5 %int!yrieeaiiElrâĂđ’:. 5 WBOIOt lntsti

Februari 2008 coaeg k proronr-art.ztau Crw Cantemrtar Centernrnntrol

groep erop ingezet veel meer aandacht te schenken aan het aantrekken van publiek in de breedte, bijvoorbeeld door extra energie te steken in de Challenge/ het randprogramma, hetgeen in 2007 ook redelijk is gelukt. Begin 2005 werd van een heel hoog kwaliteitsniveau uitgegaan. De Projectmanagementgroep werd hierdoor ÃćâĆňâĂİ volgens de geintetviewdenÃćâĆňâĂİ

geconfronteerd met een veel te exdusieve aangelegenheid. In de volgende jaren, toen de verantwoordelijkheid expgciet binnen de gemeente lag, zijn de uitgaven over een breed front flink naar beneden bijgesteld. C. Planning en control C I. Projecrbegroring {\}, Is er een sluitende begroting opgesteld en bestuurlijk vastgesteld)

Voorafgaande aan de interviews is met de controllingunit DAPZ contact opgenomen over de financiele resultaten van de ProTour over de jaren 2005-20062007. Met behulp van de formele vastlegging in de ftnanc16)e administratie in Decade (gebruikt door de gemeente Eindhoven) is een overzkht gemaakt van de gerealiseerde bedragen per 20 november 2007 (peildatum) voor ProTour 2005, 2006 en 2007. Bovendien is de verantwoording mals opgenomen in de Jaarrekening DAPZ 2006 (blz 40) ter toelichting van de vraagstelgng bij het onderdeei "projectbegroting aan de vakdienstcontroller voorgelegd. PI%WCIEEL RESULTAAT 2005-2006-2007 ProTour Eindhoven (in Euro)

015 orl 02 Fac/route 03 Pers 04 Commun 05 Helmond 06 Best 07 Start/Anish

249.000 29OA39 150,000 248.145

6.000 19297 70.000" 3.340 20.000 35.791

229AI3’I

228.770

125.437 3.130 33.074

79211

212242

-242.000 -532.1 40

-339A159

275 55.688 220.469 -35.139

519.000 452AI56

373 $64

583A27)

09 Inkomsten

Saldo ) correctie Garantie/SCDE

64$45 53AI70

18.0GO 29.373 63.000 142382 DS AI emme 185.000 215.428

17.170 75.460

452.794

6.221 28.’I 31

17AI79

46A118

273$30 -760.747 1.379A68

-29.779 I

500000 -220,000 19.000 232A556 Kolom 1 Kolom 2

-220AIOO

Kolom 3

553AI48

1.’I 59A68

Kolom 4

Kolom 5

Modules "" Inclusief SRE 6 100.000 (later vervallen) """ Gefaseerde betaling SCDE 2008/2009 Pro Tour 2005 (totaal 4 xt 110,000)

Februad 2008 Coaegeonderzoek Prorqgr - art, 21 3a 6W Concermtaf Concerncontrol

Toeiichtin o overzicht Financieei Resultaat 2M5-2006-2007 Pro Tour F.ind 2004 is in het kader van de licentie-aanvraag bij de UCI een zogenaamd bidboek opgesteld. ln dit bidboek’Team Time Trial Bndhoven 19 juni 2005 is een indicatie van de uitgaven opgenomen:

01 Sport f 208.000 02 F ac/ route E 100.000

03 Pers 5.000 07 Start/ Rnish 6 130.000

08 Algemeen 4 45.000

Totaal E’ 488.000

Vanuit deze opstelling is begin 2005 een bijgestelde raming gemaakt die terug te vinden is in kolom 1. Het stramien, later gebruikt voor administratieve vastlegging, is daarbij herkenbaar. De regel 04 Communicatie was in deze opstelling/raming nog opgenomen ais Modules". Bij de realisatie (administratieve vastlegging van de werkelijke uitgaven en inkomsten) is in de jaren 2005 t/m 2007 uitgegaan van een vast stramien. Daarmee zijn de reaiisatiebedragen vergelijkbaar. Opvallende verschillen in raming 2005 en indicatie bldboek (geschatte uitgaven/inkomsten) zijn: uitgavenramingen zijn 2,5 ton hoger een lnkomstenraming voor sponsoring en dergelijke van bijna 2,5 ton afdekking van het saldo van 5 ton door middel van overheidsgaranties

in kolom 2zijn de realisatiebedragen opgenomen van de ProTour 2005, ln deze kolom is rekening gehouden met nagekomen resultaten, correcties na vaststelling rekening 2005, alsmede het verwerken van een deel van de toegezegde garanties van Helmond (4 62.350) en Best (C 21.175) als inkomsten, De toegezegde garantie van de gemeente Hndhoven(f 258.000) ls administratief-technisch niet als zodanig verwerkt maar komt expliciet tot uitdrukking in het bijpassen van het nadelig saldo. in de Jaarrekening 2005 is hiervoor 6 122.181 opgenomen en in de Jaarrekening 2006 als nagekomen resultaat 6 454.677 ofwel in totaal 6 576.858. Overigens wordt dit totaalbedrag door naijlende inkomsten afkomstig van de Stichting City Dynamiek Eindhoven in 2007 met 6 124802 gecorrigeerd. Het uiteindelijke saldo voor de ProTour 2005 bedraagt dan f 452.056 nadelig. Wordt hierbij nog rekening gehouden met toegezegde inkomsten- de af te dragen bedragen in 2008 (4 110.000) en 2009 (C 110.000) door SCDE bestemd voor de Pro Tour

2005 - dan wordt het uiteindelijke resultaat 6 232,056 nadelig.

in kolom 3 zijn de realisatiebedragen opgenomen van de ProTour 2006. in het bedrag aan inkomsten is een bedrag begrepen van 6 176.1 70; als bijdrage uit het Financieringsfonds Strategische Projecten vanuit het SRK. Ook zijn hierin de resterende garantiebedra gen van Helmond (f 43.640) en Best (t 14825)

Febraeri 2008 CoilegeondermekPraraur - ert.213n GW CanCernetaf Canaernaontrol

begrepen {geboekt in 2007). Het garantiebedrag van Eindhoven komt tot uitdrukking in het bijpassen van het nadelig saldo. In de jaarrekening 2006 is voor de Pro Tour 2006 hiervoor een bedrag opgenomen van 6 615.699. Rekening houdend met na-ijlende bedragen {inkomsten geboekt in 2007) is het totaalresultaat van de ProTour 2006 een bedrag van 4 373.564,- nadelig. In kolom 4 zijn de resultaten opgenomen ÃćâĆňâĂİ met peildatum 21 november 2007 ÃćâĆňâĂİ van de ProTour 2GG7. Deze komen uit op een bedrag van C 5533348 nadelig.

Overigens zijn in de gemeentebegroting 2007 de uitgaven en inkomsten voor een bedrag van 4 800.000,ÃćâĆňâĂİ formeel opgenomen {saldo nihil).

In kcdorn 5 is het resultaat van de ProTour 2005 t/m 2007 opgenomen. Dit komt uit op een bedrag van 4 1.379.46S minus nog te ontvangen bedragen van SCDE van 2 x% 110,000 ofwel per saldo een bedrag van 41.159A68 nadeiig. Hiervan is via de jaarrekening 20054 122.181 bijgepast en vla de jaarrekening 20G6 t 1.072,914. Totaal dus 6 ’l.l 95.095. Bij de jaarrekening 2007 zal het verschil verrekend kunnen worden (ongeveer C 36.000,-

voordeel, rekening houdend met genoemde vordering van 4 220.000 op SCDE).

2. Heeft op 6estuurlijk en ambtelijk niveau afstemming/overleg plaatsgevonden over de (financilile) risico’ s?

Onderscheid moet worden gemaakt in terugkoppegng in de Stuurgroep (met daarin vertegenwoordigd de wethouders van de drie gemeenten) en terugkoppeling naar het gemeentebestuur {B&W en raad/raadscommissie).

In zijn algemeenheid heeft regelmatig mondeling en vh verslagen/notulen terugkoppeling vanuit de Projectmanagementgroep casu quo projectleider plaatsgevonden naar de Stuurgroep, in het bijzonder naar de voorzitter. Deze heeft vervoigens op ad hoe basis mondeling teruggekoppeld naar B&W. Daarbij kwam met name aan de orde de mate van onzekerheid van de sponsorgelden. Terugkoppeling naar de raad heeft plaatsgevonden door de betreffende wethouder en door de projectleider door middel van een raadsinformatiebrief en door mondelinge toelichting in de raadscommissie. Beperkt heeft inhoudelijke terugkoppeling plaatsgevonden naar het gemeentebestuur door middel van een formeel dossier. Ook aan de hand van beantwoording van raadsvragen is informatie verstrekt. Summier is ook bij rapportering in de planning en controlcyclus informatie richting gemeentebestuur gegaan. In de jaarrekening 2005 en 2006 en ir! de 2’ Tussentijdse rapportage 2007 wordt de ProTour genoemd. Daarbij is geen adequate toelichting aangetroffen bij de bedragen zoals deze in de tabellen voorkomen. Oe drie ProTours vergen in totaal een gemeentelijke bijdrage van bijna% 1,2 miljoen terwijl daar een garantieverstrekking door de raad van 4 2583)00;

Februari 20tta Colleae trProTovr - art.? tse QV Âńoncemstaf Âńorrcerncontrol

tegenover staat. In de jaarrekening 20OS en 2006 is het verschil niet specifiek zichtbaar. Met de vaststelling van de rekening 2005 is wel formeel de zaak afgedekt. De vraag kan hierbij worden gesteld of sprake is van een behoorlijke inhoudelijke verantwoording. De tekst bij de jaarrekening 2006 duidt daar niet

op. 3. Zijn de ramingen en risico s-onafhankelijk-getoetst?

De bedragen zoals deze fn de begroting en rekening zijn meegenomen zijn dOor de pTOjeCtmanagementgroep ÃćâĆňâĂİ beheerStechniSÂńh ÃćâĆňâĂİ VOOr de ukgaVenkant

goed in de gaten gehouden. Daarbij is de rol van "projectcontroller" vervuld door de projectleider. Voor de inkomstenkant is deze controltaak uitsluitend vervuld door de projectleider. Volgens de projectleider ls het ontvangen van lage sponsorbljdragen vooral te wijten aan omstandigheden die buiten het project Hggen casu quo het te laat opstarten van de acties daartoe. In de evaluatie 2OOI wordt daar uitgebreid op ingegaan.

Oe vakdienstcontroller is in verband met afspraken over "integraal management" slechts ingeschakeld voor het vastleggen van de financiÃńle gegevens (begroting en rekening) alsmede bij de doorgeleiding van dossiers en rapportages in het kader van de planning en controlcyclus, ln dit kader geeft de vakdfenstcontroiier aan dat de verantwoording van de ProTour in de jaarrekening 2006 cijfermatig zichtbaar is maar onderkent dat de bijbehorende tekst die vanuit de sector aangeleverd ls in deze situatie als verantwoording mager is. De rol van de vakdienstcontroller ten aanzien van projecten is ten aanzien van toetsing beperkt otndat bij projecten de controltaak in deze wordt ingevuld door de sector-projectcontroller (afspraak binnen DAPZ in het kader van integraal management). Daarenboven kennenÃćâĆňâĂİ

in zijn algemeenheid - de uitgaven een rechtmatigheldstoets in tegenstelling tot de inkomsten. En bij de inkomsten (de realisatie daarvan) zit in het kader van de ProTour met name het probleem voor vrat betreft het financMIe resultaat, De toetsende rol van de vakdienstcontroller kan derhalve slechts gestalte krijgen voor zover formele dossiers in procedure worden gebracht. ln het kader van de planning en control cyclus (Begroting, Tussentijdse Rapportage, jaarrekening en verantwoording) kunnen uiteraard vanuit vakdienstcontrolling adviezen worden uitgebracht. 4a. Is voldoende rekening gehouden met vastgestelde risico’s (aannames/tegenvallers)? 4b. Zo nee, is het bestuur hierover passend gefnfermeerd? 4c. Indien ja, heeft het bestuur bij de besluitvorming hieraan condities en maatregelen verbonden?

Het totaalbedrag dat de gemeente Eindhoven moet bijpassen voor de drie edities is ongeveer C 1,2 miljoen. De raad van de gemeente Eindhoven h via de garantstelling aangegeven dat een tekort van 6 2S8.000; via garantie zou kunnen/mogen worden afgedekt.

Februari 200S Cpllegepnderapeir Prprour-art.213a GW Cpnpernstaf Concernpontrol

impliciet heeft de raad bij het vaststellen van de jaarrekening 2005 en 2006 reeds ongeveer C 1,2 miljoen via het resultaat afgedekt. Een relatief klein bedrag zal worden afgewikkeld via het resultaat 2007.

Het college van burgemeester en wethouders heeft inmiddels door middel van onderhavig thernaonderzoek expliciet aan de concerncontroller gevraagd de projectresultaten te bezien en zonodig hieraan voorstelLen te verbinden. C?l. Risicornariayement l. ls de haalbaarheid van de doelstellingen van te voren getoetst (marktonderzoek/risicoanalyse)? 2. Heeft op bestuurBjk niveau afstemming/overleg plaatsgevonden over algemene risico’ s?

3. Heeft op ambtelijk niveau afstemming/overleg plaatsgevonden over algemene risico’ s?

4. Zijn de risico’s geborgd in het projectplan? 5. Wordt het verloop/voordoen (actualiteit) van risico’s bewaakt? 6a. Worden er verschiilenanalyses uitgevoerd en besproken (ambtelijk/bestuurtijk)? 6b. Zo ja vormen verschQlenanalyses de basis voor aanpassiiigen (financieel/Inhoudehjk)?

Het ontbreken van een projectplan beperkt de mogeBjkheid van toetsing aan kaders (doelstellingen, aanvaardbaarheid risico’s, afdekkingsmogeiijkheden risico’s en dergelijke).

De projectleider heeft vooral gestuurd op het binnen de begroting blijven van de uitgaven, niet op inkomsten. Het binnenhalen van sponsoren is aan te merken als een manco, te wijten aan: valse start in 2005; meteen discussie over haalbaarheid ProTour; niet veel steun van pers Eindhoven; terughoudendheid bedrijven gelet op mogelijke dubbelrol sponsor/ leverancier; ontbreken van een adequate sponsorstrategie en van voldoende ervaring op dit terrein met sponsorwerving; ontbreken van voldoende organisatorisch vermogen ln de stad op dit terrein. Cfii. Projectadministratie i. Bevat de administratieve vastlegging relevante items zoals: Oorspronkelijk budget (primitieve begroting), Mutaties (wijzigingen tov het oorspronkelijke budget bijgehouden in mutatieregister), Actueel budget (uitgaven en inkomsten), Rechtenoverzicht (sponsorgeiden, subsidies, e.d.), Verplichtingen (aangegane contractuele

Februari 2008 Callegeorrrterzoek proTorrr-art.213a Gleuf Concerrrstaf Corrcemcoatrol

verplichtingen vermeerderd met prognose nog aan te gaan, gecorrigeerd voor minderwerk), Facturenoverzicht (inkoopfacturen en verkoopfacturen; uitgaven en ontvangsten)? 2. Kunnen vanuit het systeem naar verschigende aggregatie(management)niveaus overzichten worden uitgedraaid? 3. Worden periodiek ftnancille overzichten gepresenteerd en besproken? 4. Hoe is de organisatie van de administratie geregeld?

De projectleider heeft zelf de projectadministratie bijgehouden in ExceL Dit is eigenlijk een schaduwadministratie, aangezien de formele (project-) administratie bij Controlling van DAPZ in Decade wordt verricht. De projectleider geeft echter aan dat gedurende de looptijd van de projecten de administratie in Decade niet klopt, er zijn gegevens niet of niet op de juiste wijze verwerkt. Er is geen goede aansluiting tussen Decade en administratie van de projectleider. Yolgens de projectleider leent Decade zich niet voor een project als ProTour, waar in de laatste maanden voorafgaand aan het evenement dagelijks van alles gebeurt.

Overigens kan uit de administratie van de projectleider worden afgeleid: welke verplichtingen zijn aangegaan; welk budget; wat is afgetekend richting DAPZ/CTL

Volgens de vakdienstcontroller geeft de projectleider zelf aan op welke items hij de administratie wil inrichten. Daarbij is voor de ProTour gekozen voor 9 kostenplaatsen. Controlllng zorgt er vervolgens voor dat de gegevens in Decade komen (de elflci8e administratie). Volgens de vakdienstcontrolier mag de projectleider daarnaast best een eigen administratie hebben. Vooral omdat in Decade de rechten en verplichtingen over de jaren heen minder snel kunnen worden vastgelegd. C ll/. Btrdgefbeheer ’i. is het budgethouderschap en -beheer geregeld? 2. is de AO/IC ap orde?

3. Is de budgettering gebaseerd op een gesloten systeem (geen budgetverhoging/verschuiving mogelijk binnen de begroting zonder goedkeuring)2 4. Vindt er actieve budget(risico)bewaking plaats? 5. Wordt er door de budgethouder adequaat gereageerd op (dreigende) budgetoverschrijding (kostenreductie, budgetverhoging ed.)2 6. Wie is budgethouder (verantwoordelijk voor uitgaven en inkomsten)?

De projectleider is gemandateerd tot het doen van uitgaven en het aangaan van verplichtingen. Er zijn geen AO-handboeken. Uitgegaan wordt van een totaalbudget uitgaven waarbinnen een verdeling is gemaakt. Aan de hand van een schaduwadmlnistratie vindt er 100% bewaking plaats en dan vooral op uitgaven. Bij overschrijding van uitgavenbudgetten wordt adequaat

Februari2008 coib onderze4praToug -art.213aGvr Concemstaf Coocemcoouol

gereageerd door de aangewezen budgethouder, in casu de projectleider. In de gemeentebegrotlng zijn met ingang van 2007 bedragen voor de ProTour opgenomen. Uoor de jaren 2005 en 2006 is dat niet het gevaL

D. Inforrnatlevoarziening D? Beslisdocurnenten vooraf l. Wordt bij de start van een project(fase) een beslisdocument opgesteld met daarin alle relevante informatie voor een go/no go besluit c.q. het bepa/en van

randvoorwaarden?

Er is niet gewerkt met een besiisdocument. Wei is de raadscommissie geinformeerd over een aantal zaken zoals, het feit dat de uitgaven het eerste Jaar opvallend hoger uitpakten dan de raming, dat de sponsorinkomsten niet goed van de grond kwamen, dat het evenement sportief minder aantrekkelijk bleek dan de UCI had voorgespiegeld. Als een project aan de voorkant niet goed is geregeld, dan krijg je het moeilijk weer op orde. Dan is ook uitbesteding nauwelijks mogelijk. Voor 2006 en 2007 was een en ander wel wat meer op orde. Oat was ook de reden om in 2007 voor een structurele oplossing een partner te zoeken die zou participeren voor 50%. Echter nieuwe ontwikkelingen op het terrein van UCI en wereldbeker hebben deze mogelijkheid sterk bemoeilijkt. Voor 2008 wordt een beslisdocument opgesteld. DZ Bes(/sdocurnenten tijdens en achteraf 2. Wordt Âńan het einde van iedere projectfase een besiisdocument opgesteld met daarin alle relevante informatie en ter besluitvorming voorgelegd aan Stuurgroep, BSW, raad?

Jaarlijks is binnen de Stuurgroep bezien of wel doorgegaan moest worden. Wat voorop stond was: betrouwbare overheid die geen contractbreuk zou plegen. Tenzij de andere partij in gebreke blijft. Yoor de ProTour 2008 zal dit punt expliciet aan de orde komen in een dossier richting het college en cle raad.

D3 I/oortgangsrapportages 3. Ontvangen Stuurgroep, I%W, Raad periodiek in het kader van de reguliere PLCcyclus irrforinatie over de voortgang in tijd, geld en kwaliteiten eventuele risico’s van de projectleider?

Zoals eerder aangegeven bij phnning en control is de verstrekte informatie aangaande de ProTour ÃćâĆňâĂİ ook in de cyclus ÃćâĆňâĂİ beperkt. Er is ÃćâĆňâĂİ naast de

garantieverstrekking van 6 258.000- geen voorstel In het college geweest om 27

- S" zfr i’%r’r-"" e ir’" "2’r rllia ic’ g4e’errvriiqiiiisiizr atrainer rrarier *

Februari 2008 COaegenndermek Pro TOVr - art. 213rr GW Cnncernstaf Coneernenntrol

het budget te verruimen. Vla de Jaarrekening 2006 is door de raad impliciet extra geM beschikbaar gesteld via het rekeningresultaat. Extra middelen dienen echter in prindpe vooraf - met het oog op transparantie en budgetrecht - door middel van een dossier ’regulier’ aangevraagd te worden. 94 Proj eet evaluatie 4. Wordt jaarlijks een integrale projectevaluatie uitgevoerd gericht op beheersing en verbetering?

Een projectevaluatie wordt jaarlijks opgesteld door de Projectmanagementgroep en wordt voorgelegd aan de Stuurgroep. De evaluatie bestaat uit kanttekeningen (+/-) en voorstellen tot operationele verbetering. De evaluatie gaat niet in dossiervorm naar het college. En komt derhalve ook niet bij de vakdlenstÂńontroiler.

Formeel en informeel is het college geinformeerd zodra er iets te melden vieL Ultimo 2007 blijkt binnen het college duidelijk behoefte aan een integrale evaluatie gecombineerd met onderhavig artikel 213a onderzoek. Eerste voorlopige conclusies van de wethouder, met de ProTour in portefeuille, op basis van ervaringen en het onderdeel informatievoorziening zijn: nooit zo aan een project beginnen (’valse start in 2005’); een dergelijk project past niet bij de rol die de gemeente moet invullen (faciliterend, voorwaardenscheppend, niet zelf organiseren); pas de goede formule toe; op deze wijze blijft het project voornamelijk’iapwerk’.

E. Contraatering en afspraken Ei Contracten binnen bestuurlijke doelstellingen en kaders 1. Zijn voor de te leveren diensten/producten contracten/afspraken opgestekl/ gemaakt? 2. Voldoet de uitbesteding van opdrachten (voor zover van toepassing) aan het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid, landelijke en Europese wet- en regelgeving?

Voor de te leveren diensten/producten zijn contracten opgesteld en afspraken gemaakt. Vaak werd op basis van een offerte deze offerte afgetekend en werd tot levering overgegaan. Hierbij zijn weinig knelpunten opgetreden. Steeds is hierbij gebleven binnen de begroting. Bijvoorbeeld zijn wielerploegen gecontracteerd. Hierbij ls geen gebruikgemaakt van modelcontracten van de gemeente, omdat men zich dient te houden aan de contracten van de wielersport. Contractering viridt piaats via de computer. Hier liggen vaste prijsafspraken onder van de UG, Ook zijn voor de ProTour

Februari 2008 COllegeenderaoeft PrOl Oer- art.2’l3a 6W Concernstef Coneerneontrot

2005 contracten waarover overleg is geweest met Juridische Zaken van DAPZ. Ook zijn in 2005 meerdere contracten bij Juridische Zaken getoetst. ln 2006 en 2007 is op deze contracten voort geborduurd. Het ingehuurde externe bedrijf ÃćâĆňâĂİ tevens lid van de Projectmanagementgroep-

geeft het volgende aan. Voor 2005 was er gewoonweg veel te weinig tijd om de opdrachten uit te werken. Ook in 2006 was dit een knelpunt. Met de Pro Tour 2007 bleek een tijdige start meteen zijn vruchten af te werpen. Gewerkt kon worden met pakketdeals waarbij met een combinatie van opÂńachten veel voordeliger gewerkt kon worden. Het in handen geven van de opdrachten aan een leverancier houdt tevens in dat de leverancier gehouden is aan de vigerende wet- en regelgeving. Voor zover in het kader van dit onderzoek kan worden nagegaan voldoet de uitbesteding van opdrachten (voor zover mogelijk en van toepassing) aan het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid, landelijke en Europese wet-

en regelgeving. E2 Inhoud Contracten >. 2ijn de contracten/afspraken met partijen tijdig, volledig en correct opgesteld?

ln het eerste jaar zijn contracten veelal getoetst bij Juridische Zaken DAPZ. In de daaropvolgende jaren is het in het eerste jaar gehanteerde format steeds

opgevolgd. Het ingehuurde externe bedrijf geeft het volgende aan. in hoeverre voor het geheie project contracten/afspraken tijdig, volledig en correct zijn opgesteld is moeilijk te zeggen. Als leverander was het bedrijf gehouden volledige openheid van zaken te geven. De financiÃńle projectbewaking door de gemeente van het totale evenefnent speeide zich buiten het gezichtsveld van het bedrijf af. De eigen inbreng bestond veelal uit noodzakelijkheden als stroom, water, tenten, podia, bogen, etc. ln zijn algemeenheid werd er door de gemeente eerder geadministreerd dan gebudgetteerd, zo is de indruk van het bedrijf. Wellicht is deze rol in het kader van dit project voor de gemeente ook niet echt geschikt, Wet bedrijf noemt dit je moet kunnen hakken" (beslissen of je iets doet of niet en wel op dat moment).

E3 Strategie overeenkomsten 4. ls er een adequate sponsoringstrategie gevoiyd?

ln 2006 en 2007 is er een sponsorstrategie gevoigd (inzetten van professionele sponsorwervers). Het is evenwel de vraag of er sprake is van een adequate sponsorstrategie. Het resultaat is niet bevredigend. Wet ls als gemeente/ overheidsinstantie heel moeilijk om sponsoren te werven. Bovendien is de Pro Tour mogelijk niet interessant genoeg voor sponsoren (ondergrens kijkers e.d.). Zowel in 2006 ais in 2007 heeft zekerheid over het evenefnent en de

Februari 2008 COuegaonderzeek Prornur-art,213a GW Concernstaf Conoarncontrol

status daarvan (onder andere wel of geen rechtstreekse tv-uitzending) relatief lang op zich laten wachten. Gewenste sponsorresuttaten zijn niet bereikt. De sponsorstrategie heeft niet tot het gewenste resultaat geleid. Er zit hierbij een zeker spanningsveld wanneer de gemeente de sponsors moet zien te

vinden. E4 Randvoorwaarden Contracten S. Wordt in de contracten aandacht besteed aan de borging van leveringsaspecten? 6a. Zijn er modelcontracten beschikbaar? 6A. Zo ja, is gebruik gemaakt van deze modeicontracten? 6c. is juridische deskundigheid ingeschakeld om de rechtmatigheid en doelmatigheid

te bewaken/beoordelen? 7. Zijn contracten aangegaan/ afspraken gemaakt door functionarissen die daartoe bevoegd zijn? S.a. Is er gemeentelijk toezicht gehouden op de naleving van de comracten/afspraken? 8.b. Heeft de gemeente zonodig (adequate) actie ondernottien?

Volgens leden van de projectmanagementgroep is het vanzelfsprekend dat er aandacht is besteed aan de borging van leveringsaspecten. Er is ook gebrujk gemaakt van contracten van de leveranciers. Alleen in het eerste jaar is juridische expertise ingeschakeld voor het beoordelen van de contracten. De verantwoordelijkheid voor het tekenen van contracten lag en ligt bij de projectleider. Om praktische redenen zijn ook contracten "in opdracht’ getekend. Overigens hg hiervoor in het begin van 200$ de "verantwoordelijkheid" bij de SCDE, zij het dat daar enige discussie over blijkt te bestaan. Hoe dan ook, vanaf 2 maart 2005 (brief bestuur SCDE) lag de verantwoordelijkheid expliciet bij de gemeente Eindhoven.

Door de externe leverander wordt verwezen naar de algemene voorwaarden. Contracten zijn beschikbaar met een model gebaseerd op open begroting met keuzemogeiijkheden (basisbegroting, uitbreiding scenario i, optioneel). De contracten zijn aangegaan met daartoe bevoegde personen. Er is van de zijde van de leverancier volop mogelijkheid geboden om vanuit de gemeente toezicht te houden en zo nodig bij te sturen. Overigens zijn alle documenten voor inzage beschikbaar. Er is goed op de naleving van contracten toegezien, aldus de leden van de Projectmanagementgroep. Er zijn geen onregelmatigheden in de naleving

geconstateerd.

Februari 2008 Collegennderzaek Prorour-art.2tSe eirr Concetnstef Cnnrernrontrnl

Conclusies en aanbevelingen Als onderzoeks-opdracht is het volgende meegegeven: in welke mate beheerst de gemeente Eindhoven de voorbereiding en uitvoering van het project ProTour?’ Vanuit control-oogpunt is het nodige aan te merken op de wijze waarop de bedrijfsvoering ÃćâĆňâĂİ sturing en beheersing project - is geborgd in de organisatie.

Een aantal factoren heeft bij de start van de organisatie van de ProTour Eindhoven niet in het voordeel van de gemeente gewerkt. Zo was er vooraf sprake van enige onderschatting van de uitvoeringscornplexiteit. Een te late operationele start van de organisatie (onder andere door een "weeffout": zie brief 2 maart 2005 SCDE over eigenaarschap project) met als gevolg een hoge tijdsdruk in combinatie met nogai wat negatieve publiciteit in lokale media hebben de ProTour 200S geen goed gedaan. Ook is er vooraf soms gerefereerd aan niet bestaande kaders en uitgangspunten, zoals het verwachte aantal bezoekers, deelnemers potentieel en dergelijke. Daarnaast was een aantal noodzakelijke randvoorwaarden niet goed ingevuld zoals aantal renners per ploeg, behalen van punten voor individuele klassement en dergelijke. Ook het verschil van inzicht tussen UCi en organisatoren van de grote (meerdaagse) rondes (Tour de France, Ronde van Spanje, Ronde van itaHO maken geen deel uit van de ProTour-formule) hebben in negatieve zin invloed gehad op de uitstraling van het evenement in Eindhoven,

Het Pro Tour evenement is de afgelopen drie jaren - ondanks de valse start" en de ieder Jaar terugkerende onduidelijke situatie van "gaan we wel of niet door - sportief en organisatorisch gezien goed verlopen en heeft bijgedragen aan een positief beeld van Eindhoven als sport- en wielerstad. Vanuit de wieiersportwereld en de landelijke media is steeds enthousiast gereageerd op het evenement. De publieke belangstelling viel niet echt mee. Relatief gezien is, gelet op de omvang van de noodzakelijke activiteiten, het evenement geen duur" evenement. Er wordt net ais bij de marathon gebruik gemaakt van de bestaande infrastructuur. De uitgaven zijn daarmee goed in te kaderen. Daar staat tegenover dat de inkomsten waarop implidet was gerekend niet zijn gehaald via sponsorwerving, En het ziet er ook niet naar uit dat hierin veel verbetering zal komen. Voor het organiseren van een volgende Pro Tour moet dan gerekend worden met een uitgavenpost van omstreeks 500.000 Euro, ambtelijke ondersteuning daarin niet begrepen, voor een evenement dat in principe%n dag duurt.

Februari 2008 Collegeonderzoek ProTour - art. 213a GW Concernrtaf COnrermenOOl

inmiddels zijn de sportieve condities van het contract met de UCI - zowel in positieve als in negatieve zin ÃćâĆňâĂİ gewijzigd. De ploegentijdrit zou als

evenement, ondanks de negatieve conditie over het afhaken van de grote rondes bij de Pro Tour, toch nog wel potentie kunnen hebben voor de toekomst. Het evenement biedt mogelijkheden om aan te sluiten bij de uitgangspunten van Eindhoven technologie-innovatie en design, zoals in 2004 bij het aanvragen van de licentie ook in de afwegingen is betrokken. Daarnaast bieden de breedtesportactiviteiten mogelijkheden voor de burger om de ProTour tot een totaalevenement met veel draagvlak bij de bevolking te laten uitgroeien. Bij de beStuurlijke afweging Oln het evenement in 2008 en eVentueel later Wel of niet te organiseren zijn- naast de financiÃńl randvoorwaarde over het beSchikbaar Stellen van vOidOende dekkingSmiddlaien ÃćâĆňâĂİ nog de Volgende

punten van belang die zijn verwoord in de vorm van aanbevelingen. Deze aanbevelingen kunnen tevens van belang zijn bij de afweging een nieuw evenement te (doen) organiseren. Oe gekozen volgorde van de aanbevelingen strookt met de indeling van de criteria A tot enmet E van het vorige hoofdstuk, De volgorde geeft hiermee dus niet de zwaarte van de aanbevelingen aan.

Februari 2008 Celfeyeanderzrrek PreTour - art. 213a 6W Cencernstaf Concerncentrel

AANBEVEUNGEN ORGAN5ATIE PRO TOUR HNDHOVEN PER CRITERIUIQINVAlSHOEK

De aanbevelingen zijn opgesteld uitgaande van het besiuit: de gemeente Eindhoven organiseert zhlf het evenement ProTour, De consequentie daarvan leidt tot een reeks van in acht te nemen regels en richtlijnen (onderstaande aanbevelingen). Benadrukt wordt dat bij een voigend initiatief (omvangrijk evenement met afdekking uitgaven via sponsorwerving) ernstig overwogen moet wordenÃćâĆňâĂİ

gelet op de facillterende en voorwaardenscheppende rol van de gemeente bij evenetnenten ÃćâĆňâĂİ de uitvoering van het project niet binnen de gemeentelijke

organisatie te laten plaatsvinden. Gedacht kan worden aan een afzonderlijke zelfstandige rechtspersoon, waarin de exploitatie van het evenement kan

worden ondergebracht. Per criterium (A t/m E) worden eerst constateringen gedaan waarna de

aanbevelingen volgen.

A Str t ie en Beleid Geformuleerd beleid voor dit initiatief was onvoldoende aanwezig. Een proj eet plan ontbrak. Garantstelling is gebruikt als inkornstenbron.

Bij de start van een initiatief dient op basis van gelormuieerd beleid een afweging plaats te vinden aan de hand van vooraf vastgestelde criteria. Is er geen geformuleerd beleid (visie/uitgangspunten) en/of toetsingscriteria dan moet het initiatief niet worden gehonoreerd, tenzij hiervoor raadsbrede steun wordt verkregen. Een vastgesteld projectplan of opmaat moet voor de start van het project beschikbaar zijn. Het uitvoeren van een initiatief vereist immers ntMdelen en menskracht. Zo kan worden voorkomen dat een initiatief van deze omvang "er even bij wordt gedaan in de staande organisatie". Met garantiestelllng bij mogeHjk tegenvallende sponsorinkomsten dient ÃćâĆňâĂİ conform bestaand beleid - zeer terughoudend te worden

omgegaan.

Oe portefeuil(ehouder en proiectleider vorrrtden de kern van de proj ectorganisatie, De relatie van het project met de staande organisatie was niet voldoende geborgd en transparant. in het prOjectplan WOrdt eXplkiet aangegeven Wie OpdraChtyeePer en wie opdrachtnemer is, zowel bestuurlijk als ambtelijk. Voor dit

projectplan: besluitvorming vereist in college.

Februari 2008 ColtegeonrierzoekProTour-arr.213aGw Concernrta
De verantwoordelijkheden ÃćâĆňâĂİ formeel, functioneel, operationeeiÃćâĆňâĂİ

moeten zowel bestuurlijk als ambtelijk helder zijn. In het projectplan wordt daarmee borging gegeven in de staande organisatie(niet los van de staande organisatie een projectorganisatie inrichten). In het projectteam moeten voldoende passende afgebakende competenties zijn(zo min mogelijk dubbele petten ). In de staande organisatie moet iedere schijn van belangenverstrengeling worden voorkomen. In casu: geen gebruik maken van verleend mandaat bij vergunningveriening indien de aanvrager dezelfde persoon betreft.

C. Plannin en Control Bij de start van het proj eet is noodgedwongen uitgegaan van een indicatieve begroting (bidboek). B]jstelllngenin latere edities ProTour zijn niet vooraf ter vaststelling formeel (via de vakdienstcontroller) voorgelegd. Toelichting op afwijkingen in de realisatie zijn summier gerapporteerd. ln het projectplan wordt een (meerjaren-)raming opgenomen waarin de uitgaven en inkomsten zijn weergegeven, De ramingen zijn taaksteliend voor de projectleider (niet "indicatiel’). De vakdienstcontroller wordt tijdig ingeschakeld bijafwijkingen van de ramingen en/of optredende risico’ s. Bij voorkeur Is de vakdienstcontroller in het projectteam vertegenwoordigd door middel van een

projectcontroiler. Via de planning en control cyclus (begroting, tussentijdse rapportages, jaarrekening) vindt signalering en veranturoordlng met een deugdelijke toelichting plaats van oorzaken van belangrijke (financiele) afwijkingen.

D. Inf rm tiev orzienin Informatie vanuit het project is veelal op ad hoc basis en mondeling doorgeleid naar diVerse grernia (Stuurgraep PrOTOur, 8&LP, raadSCOmrniSSi).

3,

Aan de hand van besllsdocumenten (dossiers) wordt relevante (inhoudelijke) informatie doorgeleid binnen de projectorganisatie 4n de reguliere bestuurlijke en ambtelijke organisatie. Periodiek wordt een evaluatie opgesteid die ter vaststelling wordt doorgeleid naar alle betrokken gremia. Aan de hand van voortgangsrapportages en projectevaluaties vindt zonodig bijstelling van uitgangspunten en randvoorwaarden plaats (verkrijging formele goedkeuring).

februart 2G08 Collegeontferzoek Pro Tour - art. 213a GW Concernatat Concerncontrol

E on racterin ena rak n >oor de ProTour2005 is bi j de opstelling van een aantal contracten gebruik gemaakt van juridische deskundigheid buiten de projectorganisatie(DAPZ/IZ). Verdere (onafhankelijke) j uridische control heeft daarna nauwelijks plaatsgevonden. De gevoerde sponsorstrategie heeft niet geleid tot een bevredigende uitkomst. Het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleidis niet expliciet in de afwegingen betrokken,

Wanneer gewerkt wordt met contracten moet voldoende tijd en capaciteit beschikbaar zijn casu quo vrijgemaakt worden om deze contracten op te stellen en juridisch te begeleiden. Aandacht derhalve voor juridische controL De strategie die gevolgd moet worden bij het afsluiten van sponsorcontracten zou beter overgelaten kunnen worden aan een instantie op enige afstand van de gemeentelijke organisatie, <et gemeentelijk inkoep- en aanbestedingsbeleid dient altijd als toetsingscriterium te worden gehanteerd.

Februari?008 Collegeondermek Pro Tour - art. 213’ GVI Gecernstaf Gancerncontrol

Bijlage x Interviemsehexna

09.00-

0930 09,00-

1030 11.00-

1230 17.00ESA)0

11,00-

1230 14.3016.00 09,00-

1030 10,00’l 130

’l3,00-

1430 1$301630

februari 2008 Collegeondereoek prorour-art.213a GW Concernstaf Coneerncontrol

Bijlage z Docuxneatenoverxicht Overzicht dossierstudie Dl-mappen MAP 1

Evenementen Verleende ve unnin n

2007 ’l.754.92 1

Voor de ProTour te houden op zondag 24 juni 2007 is op ’l8 Juni 2007 door de

burgemeester van Eindhoven vergunning verleend, De voorschoten en beperkingen zijn hierbij aangegeven. Bijlagen staan vermeld doch niet (volledig) in dossier aangetroffen. Op 30 mei 2007 is vergunning verleend door de burgemeester van Helmond. MAP 2

Klachten DAPZ

2006 07.355.2 2

in het dossier is een klacht opgenomen van een bewoner uit de Paradijslaan over de ProTour 2006, Ge klacht heeft betrekking op overlast als gevolg van de PraTour niet aileen op zondag maar ook op zaterdag. Klacht is afgedaan met voornemen beter te communiceren bij evenementen.

Evenementen Subsidies: organisatie en sponsoring 2006 1.75492 3 Pro Tour

Op 7 maart 2006 verleent het college van 88 W mandaat aari J. van den Eijnden

voor het aangaan van sponsorovereenkomsten, overeenkomsten tot het verrichten van diensten en overeenkomsten tot het aanschaf van goederen voor de Pro Tour ploegentijdrit op 18 juni 2006. MAP 4

Evenementen Subsidies: Afrekenin ro ect 06tltn08 1.754.92 4 Toekenning eenmalige bijdrage voor project Protour 2006 t/m 2008 door het Financieringsschap Strategische Projecten Stadsregio Eindhoven e.e. (via SRE brief 16 mei 2007) ad% 176.1 70,-. MAP 5

Beheer Ei endom

Bedrijfspanden: verhuur Deken van Somerenstr 4-6

2005 .07351.5 5

Huur tijdelijk kantoor Pro Tour 145 m2 in periode 1 april 2007 tot 12 Juli 2007 per maand.

Februari 2008 COllegeOnrierzgeir Prurour-art,21 3a GVrr Concernstaf Conoemcontrd

MAP 6

Evenementen Vra en raadsleden

2005 1.754.92 6

Beantwoording vragen raadslid Rennenberg dd 3’I mei 2005 over ProTour 2005 over met name garantsteIRng gemeente Eindhoven voor een periode ’van vier jaar met Plafond van 6 258,000,-. MAP 7

Evenementen Vra en raadsleden

2006 1.754,92 7

Na de ProTour 2006 en voor de ProTour 2007 zijn vragen gesteld door het raadslid Schut. Met name over sponsoring en verwachtingen exploitatie 2007 en 2008, Beantwoording van deze vragen op 9 januari 2007. Ingegaan wordt op "cash sponsoring (op jaarbasis) en barterdeals (meerjarig). En voorts: Financieringsfonds SRE Aanvraag: f 360.000. Toekenning f 184.000; (voor afrekening). Pro Tour klassement geldt in 2007 ook voor punten Individueel Idassement. Begroting ProTour 2007 gaat vooralsnog uit van tc 780.0OO,-. MAP 8

Evenementen Vra en raadsleden

2007 1.754.92 8

Vragen van het raadslid Rennenberg over met name het contract uit 2004 aangegaan met de UCI. In de beantwoording dd 27 februari 2007 komt onder meer het volgende aan de orde. Contract voor vier jaar: betrouwbare overheid wil zich daaraan houden. Juridisch gezien kan de gemeente als licentiehouder de licentie niet verkopen. Wel kan zij partners aan zich verbinden die het evenement samen met de gemeente organiseren. Verbreking van het contract: niet ietterlijk een boetedausule. Wel verhaal van kosten en of inkomstendervingen. Alle opbrengsten en kosten zijn thans voor rekening en verantwoording van de gemeente Eindhoven. Helmond en Best hebben zich voor vier jaar (licentieperiode) garant gestekl voor een financiÃńl bijdrage. Gemeente Hndhoven is licentiehouder en organisator en risicodrager. SponsorAnding 2007 direct na editie 2006. Gezocht wordt naar structurele en substantiÃńle partners. Sponsorfinding met behulp van professionele partijen. MAP 9

Evenementen

Subsidies: besluiten organisatie en 2005 1.754.92 9 financiering PraTour

De gemeente Eindhoven heeft in eind 2005 voor de ProTour 2005 een factuur van 4 100.000+ E 19.000 btw gestuurd naar het 5RE. Ha uitvoerig overleg is besloten de vordering af te boeken.

Februari 2008 Cuihgeonderaoek ProTour-art,213a GW Concernstaf ConcernÂńontrol

MAP 10 Adm

Procedures/Facturering door Facilitair 2005 07.3S5.5 1O

0 anisatie

Bedri

Betreft enige discussie ultimo 200S op ambtelijk niveau over de wijze (gedetailleerdheid) van factureren van het Faciiitair Bedrijf ten aanzien van verleende diensten aan de ProTour2005.

AANGELEVERDE DOCUiviENTEN PRO TOUR EINDHOYEN

dd 25 oktober 2007 door J.v.d. Etjnden (projectleider} 1. Overzicht leden Stuurgroep en Projectmanagementgroep 2007/2006/2005 2. Overeenkomst voor de organisator van de UCI PROTOUR-competitie dd 1 maart 2005 3. AÂńÂńountantsverkiaring dd 27 februari 2007 inzake 2006 (raming 4 736.0OO/ realisatie 4 7DS.ODO)

4. Ontheffing Zondagswet (geiuid, helicopter) 5. Garantstelling Helmond 12042005 en Best 22122006 6. Besluit CityDynamlekEindhoven dd 2 maart 2005 (besluit stichting 21 februari en 1 maart 20O5)

7. Raadsvragen 31O505 en 060207/rondvraagpunt B&W 12122006/sheets Cie jG05C ’l 21206/ AANVUL.UNG dd 12 december 2007

S. lnformatiemomenten ProTour richting bestuur gemeente Eindhoven Sa. Rondvraag B&W 27 juli 2004: instemmen met streven ProTour naar Eindhoven te halen; 8b. Agendapunt B&W 3 mei 2005: instemmen met garantste(Bng f 258.O00 voor 2005; SÂń. Agendapunt B&W 17 mei 2O05: verlenen mandaat Hoofd 5DK aangaan

overeenkomsten; Sd. Agendapunt 8&W 31mei 200S. dekking garantstelllng uit rekeningresultaat 2005; Se. Raadsinformatiebrief 31 mei 2005 betrelfende garantstelling ProTour; Sf. Agendapunt B&W 1’i oktober 20OS: gevraagde bijdrage proTour aan FF/projecten 5RE;

Sg. Agendapunt B&W 17 januari 2006: raadsinformatiebrief afrekening ProTour 2005; Sh. Raadsinformatiebrief 17 januari 2006 de eerste etappe’, Si. Agendapunt B &W 18 april 2006: indiening projecten 5RE/FF 2006 voor Pro Tour,

Februarl 2008 Collegeoniierzoet PraTour-art. 213a gh/ Concemstaf Concemcontrol

8J. Agendapunt B&W9 januari 20O7: vragen raadslid 5chut ProTour 2006; Sk. Agendapunt B&W 27 februari 2007: vragen raadslid Rennenberg Proiour 2006;

SL Agendapunt B&W4 september 20O7: afboeken vordering %119,000 5RE ProTour 2005; Sm.Commissie FinanciÃńle Pijler 13 februari 2006: zie punt Sh (toelichting); 8n. Raadsinformatiebrief 19 juni 2007 1’TuRap 2OO7: toelichting op C 440.000 SCDE bijdrage;

So. Commissie )eugd en Gezin 12 december 2006: toelichting 2O05: N239.000; 2006: N 269.000;

8p. Notulen Commissie Jeugd en Gezin van 12 december 2O06 (behandeling januari 2007).

Cc 140208jr