Raads inforrnatiebrief

gemeente Eindhoven

Raadsnummer o8. Rz gr8. oor Inboeknummer o8BSToo66g Dossiernummer Brr.zoa r april zoo8

Raads inforrnatiebrief Betreft subsidiering Stichting Marathon Eindhoven aoo8-aozr. Inleiding De Stichting Marathon Eindhoven heeft voor de organisatie van de marathon de afgelopen vier jaar jaarlijks een subsidie ontvangen van 6 68.000,ÃćâĆňâĂİ (prijspeil 2007).

Daarnaast heeft de stichting in 2007 eenmalig een aanvullende subsidie gekregen van E 69.000,ÃćâĆňâĂİ. Deze extra bijdrage was bedoeld voor een eerste aanzet tot profes-

sionalisering van de marathonorganisatie alsmede voor de opvang van meerkosten vanwege het gewijzigde parcours. De periode 12003/2007 is geevalueerd en er is inmiddels door ons een besluit genomen voor de komende vier jaar. Hierin is ook de motie van uw raad betrokken met daarin het verzoek om in beeld te brengen wat er voor nodig is om de marathonorganisatie te professionaliseren. Zoal u weet was die motie mede ingegeven door de "noodkreet" van het bestuur van de Stichting Marathon Eindhoven waarin zij stelt dat een evenement met een dergelijke omvang meer en meer professionalisering van het uitvoeringsapparaat vergt. Een organisatie die louter en alleen op vrijwilligers draait, acht zij niet langer verantwoord.

Besluit van college van burgemeester en wethouders Wij hebben besloten: 1 a de Stichting Marathon Eindhoven voor de periode 2008 t/m 2011 jaarlijks een subsidie te verlenen van E 175.000,ÃćâĆňâĂİ (prijspeil 2008);

b de subsidie als volgt te dekken uit: de middelen (8 68.000,-) die al in de begroting van de dienst Maatschappelijke Ontwikkeling voor dit doel zijn opgenomen; de middelen (6 107.000,-) die in het kader van het evenementenbeleid jaarlijks beschikbaar worden gesteld voor de vaste evenementenkalender; 2 a voor de inzet van specifiek professionele ondersteuning van de marathonorganisatie voor 20086 50.000,ÃćâĆňâĂİ beschikbaar te stellen;

b deze eenmalige bijdrage te dekken uit de restantmiddelen BreedteSportlmpuls;

3 voor de inzet van specifiek professionele ondersteuning van de marathonorganisatie voor de jaren 2009 t/m 2011 E 100.000,ÃćâĆňâĂİ beschikbaar te stellen, onder

Raadsnummer O8.RZgZ8.OOX

voorbehoud van toekenning van deze middelen in het kader van de Voorjaarsnota 2009-2012;

4 de begrotingswijziging vast te stellen. Argumenten De marathon van Eindhoven is om meerdere redenen van belang voor onze stad. Dit evenement heeft nadrukkelijk toegevoegde waarde voor het bevorderen van de breedtesport en tevens voor het bereiken van onze doelstellingen op het gebied van citybranding, citymarketing en evenementenbeleid.

Stimulans voor de breedtesport De Marathon Eindhoven heeft de afgelopen jaren in Eindhoven en omgeving voor een ware explosie van het aantal lopers gezorgd. Daarmee is de marathon een sportevenement dat een enorme bijdrage levert aan de breedtesport in Eindhoven. De samenwerking die met de Atletiek Unie en de atletiekverenigingen in Eindhoven vorig jaar is opgestart, heeft dit effect nog versterkt.

Sport wordt in toenemende mate ingezet als middel om maatschappelijke doelen te bereiken te weten: sporten biedt ontspanning en is gewoon leuk om te doen, bestrijding overgewicht (obesitas), voorkomen criminaliteit (minder hangjongeren), verbetering leefbaarheid buurt, versterking waarden en normen, integratie, etc. De inzet van de marathon als zodanig, samen met ons structureel (breedtesport)activiteitenaanbod en onze uitstekende sportinfrastructuur, levert een bijdrage aan de gezonde leefstijl van de Eindhovense burgers en aan het sportieve imago van onze stad.

Pijler voor het bereiken van doelstellingen op het terrein van ci tymarketi ng Op dit moment wordt er intern nagedacht over de doorontwikkeling van het beleid op het terrein van stadspromotie naar citybranding/citymarketing. Daarin is herbevestigd dat sport een van de pijlers moet zijn van het citybranding/citymarketingprofiel van onze stad. Om tot een krachtige profilering te komen, is het noodzakelijk keuzes te maken binnen het brede aanbod van de sportwereld. Zwemmen, voetbal en hockey zijn sporten die al een gedegen traditie in Eindhoven kennen. Tennis en wielrennen zijn de laatste jaren daarbij met aansprekende evenementen aangesloten. En last but not least behoort de Marathon Eindhoven zonder twijfel in het rijtje van de Eindhovense sportevenementen thuis.

"Volksfeest" De Marathon Eindhoven heeft zich tot nu geafficheerd als de gezelligste marathon van Europa. Onder de subtitel STEEDS 10 SECONDEN SNELLER heeft de Stichting

Marathon Eindhoven nu een ontwikkelvisie voor de jaren 2007 t/m 2011 afgegeven. Die visie moet er toe leiden dat dit Eindhovense evenement meer "smoel" krijgt waardoor de marathon uitgroeit van een "volksfeest" naar een activiteit dat

Raadsnummer O8.RZgZ8.OOX

structureel van belang wordt voor partijen, zoals de Atletiekunie, het bedrijfsleven (sponsoring) en de nationale en internationale media. Zodra dat belang is gevestigd krijgt de marathon als pijler van het citybranding/citymarketingprofiel een nog steviger fundament. De komende jaren zal worden gezocht naar een afgewogen combinatie van topsport/ breedtesport om via media aandacht de nodige extra middelen te genereren. Overeind moet blijven dat de Eindhovense marathon toch vooral een "volksfeest" is waarin nadrukkelijk de breedtesport de overhand heeft.

Noodzakelijke professionalisering Het tempo waarin de Eindhovense marathon zich heeft doorontwikkeld van een eenvoudig regionaal volkssportevenement naar een evenement met (inter)nationale uitstraling, heeft de druk op de organisatie sterk doen toenemen. Tot nu toe wordt de organisatie nagenoeg volledig gedragen door vrijwilligers. De omvang van de marathon, de betekenis voor de stad, de complexiteit en de risico’ s die zo’n evenement met zich meebrengt, noodzaakt tot een verdere professionalisering van de marathonorganisatie en een grotere betrokkenheid van de gemeente. Voor de verdere professionele ondersteuning van de marathonorganisatie zal in het kader van de Voorjaarsnota 2009-2012 worden voorgesteld om structureel 6 100.000,ÃćâĆňâĂİ uit te trekken. De bedoeling is dit bedrag aan te wenden voor de inzet

van specifieke deskundigheid bij de organisatie van de Eindhovense marathon. Met het bestuur van de Stichting Marathon Eindhoven maken we nadere afspraken over aard, omvang en periode wat betreft de inzet van menskracht.

Structureel hogere subsidie Door de omvang en uitstraling waarmee de marathon zich de laatste jaren in de stad en ver daarbuiten manifesteert, heeft zij zich een positie op de vaste evenementenkalender van onze stad verworven. Die positie rechtvaardigt een structureel hogere subsidie.

Overgangsmaatregel 2008 Tussen de situatie 2007 en die met het perspectief van de Voorjaarsnota 2009-2012 valt er wat betreft de noodzakelijke en onzerzijds gewenste inzet van ondersteunde beroepskrachten in 2008 een gat. Voor de continuiteit en doorontwikkeling van de marathonorganisatie is dat geen goede zaak. Voor 2008 stellen wij als "noodverband" eenmalig 6 50.000,ÃćâĆňâĂİ beschikbaar voor de inhuur van tijdelijke

beroepskrachten.

Raadsnummer O8.RZgZ8.OOX

Ter inzage gelegde stukken Ontwikkelingsvisie Stichting Marathon Eindhoven "Steeds 10 seconden sneller". Burgemeester en wethouders van Eindhoven,

A. Brunninkhuis, secretaris.

Raadsnummer O8.RZgZ8.OOX

sr08005035

Gntwikkelingsvisie Marathon Eindhoven 2967-2611 Stichting Marathon Eindhoven Gemeente Eindhoven

STEEDS 16 SECONDEN SNELLER DOORONTWIKQELING MARATHON EINDHOVEN 2007 t/rn 205’I

Onder de vleugels van de Stichting Marathon Eindhoven (SME) is gedurende de afgelopen 25 jaar de Marathon Eindhoven gestaag uitgegroeid tot een set van evenementen voor jong en oud die zich concentreren rond de eigenlijke marathonwedstrijd. De ambitie van SME is om het evenement door te ontwikkelen. Enerzijds zijn daartoe nog tal van mogelijkheden, anderzijds moet voor instandhouding van het huidige evenement een aantal basisvoorwaarden versterkt worden. 1. Identificeren Het ontbreekt de huidige Marathon Eindhoven aan ’smoel’. Zij afficheert zich als de gezelligste marathon van Europa maar deze pay-off is voor de doelgroepen weinig relevant en commercieel niet van toegevoegde waarde. Deze matcht ook niet met het huidige en gewenste imago van Eindhoven. Niettemin is de marathon populair bij jong en oud en trekt meer dan 340.000 bezoekers.

2. Professionaliseren In zijn huidige vorm heeft de SME de grenzen van zijn mogelijkheden bereikt. Bovendien worden er door overheden, deelnemers en media steeds hogere eisen aan de organisatie gesteld. Medewerkers zijn het kapitaal van de SME. De honderden vrijwilligers zullen de kurk blijven waarop de Marathon Eindhoven drijft, maar gelet op de huidige eisen en de risicobeheersing dienen zij beter toegerust te worden en is een gefaseerde aanstelling van een kleine kern van beroepskrachten noodzakelijk. 3. Positioneren In brede kring Iaat men zich complimenteus uit over de Eindhoven Marathon, maar deze sympathie vertaalt zich nog onvoldoende in structurele scores voor SME bij prominente partijen zoals de Atletiekunie, Zuidoost-Brabantse multinationals, de landelijke pers, (inter)nationale TV, e.d.

Het SME-bestuur heeft een aantal strategische keuzes gemaakt, namelijk de Marathon Eindhoven: - wil een ’topevenernent voor iedereen’ zijn in de regio Eindhoven - realiseert dat vanuit een solide bedrijfsvoering - is tevreden als (top)lopers, sponsors, stadspartners, medewerkers en media tevreden zijn.

@% T
VDHO<

Vaststellen en implementeren van nieuwe identiteit ambitie: De Marathon Eindhoven loopt voorop; de toekomst van de ioopsport begint hier

De SME laat zich door Korteweg Communicatie ondersteunen in het formuleren van haar nieuwe identiteit. Het bestuur heeft inmiddels ingestemd met het in de afgelopen maanden ontwikkelde concept. Daarbij is er voor gekozen om een uitgangspunt te nemen dat inhoudelijk onderscheidend ls en past bij de regio en het evenement: Marathon Eindhoven loopt voorop. Deze boodschap bevat een aantal elementen Eindhoven afficheert zich met ’leading in technology’, dus ook in de marathon herken je vernieuwende elementen; SME gaat hiertoe ondermeer een samenwerking aan met de Stichting Brainport en het daaraan verwante Sports 8 Technology, die als een commissie ’innovatie’ gaat functioneren de duizenden jeugdige deelnemers en de nationale talenten vormen de toekomst van de loopsport de Marathon Eindhoven streeft naar de beste lopers(talenten) de Marathon Eindhoven streeft naar de beste tijden. De overtuiging bestaat dat als de Marathon Eindhoven zich richt op ’vernieuwing l innovatie’ alle doelgroepen zich hierin kunnen vinden: sponsoren willen hun merknaam graag koppelen aan innovatie, lopers willen de beste voorzieningen en bezoekers en media zijn nieuwsgierig naar het vernieuwende. Het is spannend om te gaan kijken ’waar ze dit jaar weer mee verrast worden’. Zo wordt het evenement nog lieer een beleving, hetgeen deelname van recreanten bevordert Bovendien zuilen grote lopersnamen ook meer bezoekers en deelnemers trekken. Orn het imago van de Marathon Eindhoven internationale aliure te geven worden pay off en website zowel in het Nederlands als in het Engels ontwikkeld. De presentatie van de nieuwe identiteit vindt plaats tijdens de persconferentie op 09.10.2007 in het Eindhovense Stadhuis. De start van de implementatie is voorzien aan de vooravond van de a.s. editie op 13.10.200T tijdens de ’pastaparty’ in Donnt Hotel Eindhoven. (Tot dat moment rust er een embargo op de keuze voor de nieuwe identiteit).

2. Professionaliseren op bestaand solide fundament ambitie: De Stichting Marathon Eindhoven is een betrouiiirbare en professionele organisator.

SME heeft zich de afgelopen jaren onderscheiden als een solide organisatie op financieel en organisatorisch gebied. Jaarlijks wordt stapsgewijs voortgebouwd op het reeds opgebouwde. Aan de hand van evaluaties worden verbeteracties geformuleerd en uitgevoerd. De basis van de marathon staat; als er geen sponsorgelden zouden worden geworven, kan de marathon toch doorgang vinden als breedtesport evenement. Zo is de marathon gegroeid tot de huidige omvang en heeft daarmee zijn grenzen van de groei bereikt. Organisatiestructuur en personele invulling moeten voor een volgende fase in de ontwikkeling van het evenement opnieuw geformuleerd en ge7mplemeriteerd worden. Bovendien vergrijst het vrijwi]ligersbestand en zijn hierin verjonging, uitbreiding en deskundigheidsbevordering noodzakelijk. Verdere klantgerichtheid (klantcommunicatie), kwaliteitsbeleid en innovatie moeten expliciet een plaats krijgen binnen de medewerkergroep en de structuur.

2a. Bevestigen van de huidige besturingsfilosofie SME wil vasthouden aan het beproefde uitgangspunt dat de Marathon Eindhoven een . breedtesportevenement is waar entertainment en met name topsport aan gekoppeld kunnen worden voor zover de financien dat mogelijk maken. 2b. Herinrichting organisatie Het SME -bestuur wordt omgevormd tot een bestuur dat zich beperkt tot voornamelijk het strategisch niveau (meerjarenbeleidkader, Anancien, HRM, marketing communicatie, juridische zaken) en het onderhouden en uitbouwen van het netwerk. Het SME -bestuur benoemt een organisatiecomitb dat onder leiding staat van een eventmanager (beroepskracht), die eveneens deel uitmaakt van het bestuur. Bestuur en organisatiecornite worden ondersteund door het Marathonbureau dat onder leiding staat van een bureaucoordinator (beroepskracht).

2c. Formuleren en uitvoeren vrijwilligersbeleid 2c1. Behoud van vrijwilligers De marathon drijft op de kurk die wordt gevormd door de inzet van een vaste kern van tientallen vrijwilligers en een groep van meer dan duizend helpers op de dag zeif. Deze dienen ÃćâĆňâĂİ zeker in het beoogde groeiscenario ÃćâĆňâĂİ alleen al voor de

continuÃŕteit behouden te blijven. Een toonaangevend beleid tot binding van deze groep (communicatie, ’beloning’) dient geformuleerd en uitgevoerd te worden 2c2. Deskundigheidsbevordering van vrijwilligers De ontviikkelingen binnen de atietieksport, evenementenorganisatie en maatschappij veronderstellen een continue deskundigheidsbevordering van medewerkers, HiertOe dient een beleid geformuieerd en uitgevoerd te worden. Door de kernwaarde ’innovatie’ te prononceren en ’voorop te willen lopen’ is dit terneer noodzakelijk. De regionale opleidingsinstituten zouden hierin als vorm van partnership een rol kunnen spelen. Deskundigheidsbevordering heeft invloed op binding van vrijwilligers. 2c3. Rekruteren van nieuwe opgeleide medewerkers, bijvoorbeeld via partnerships met Eindhovense opleidingsinstituten (TUE, Fontys, ROC, Notenboom)

2d. Gefaseerde aanstelling van beroepskrachten Professionalisering van de Marathon Eindhoven impliceert behalve formulering van beleidskaders, aanscherping van competentie-eisen en hogere budgetten ook de aanstelling van een beperkt aantal beroepskrachten. Dit veronderstelt het genereren van extra gelden en het inrichten van het werkgeverschap. Momenteel is een beroepskracht parltime binnen het Marathonbureau werkzaam. Met de gemeente Eindhoven als "kwaliteit- en continuiteitspartner" wordt beoogd de komende tijd invulling te geven aan de verdere professionalisering. Voor de komende marathon is daarbij een eerste stap gemaakt middels de detachering van een rnanagementassistente door de gemeente Eindhoven bij de SME voor de periode tot en met oktober. Mogelijk kan, in afstemming tussen de partners, ook gebruik gemaakt worden van een kleine pool van functionanssen die jaariijkse Eindhovense topevenementen begeleidt. Dit is uiteraard ook afhankelijk van hun competenties, toegevoegde waarde en flexibiTrteit in relatie tot de SME organisatiecultuur.

3. Positiooeren van het evenement ambitie. De Marathon Eindhoven biedt wereldtjiden tjidens een authentiek volkssport evenementin het stadshart van Hndhoven.

De Marathon Eindhoven is momenteel een eendaags evenement. Het ligt voor de hand dat dit in de periode tot en met 201 1 wordt uitgebouwd tot een weekend evenement met topsport, entertainment en breedtesport. De basis van de ’evenementenset’ die momenteel *Marathon Eindhoven’ heet is gelegen in de breedtesport, met name jeugd. Voor die basis kunnen de huidige sympathisanten uit het regionale bedrijfsleven blijven dienen. In toenemende mate is daar echter voor de Gemeente Eindhoven een rol weggelegd. De gemeente heeft daarnaast belang in het versterken van het door haar gewenste internationale imago via de Marathon Eindhoven. Voor het internationale topelement zal vooral een beroep worden gedaan op het bedrijfsleven en eventuele andere daarvoor in aanmerking komende organisaties. 3a. Eindhoven De SME spreekt er met de gemeente Eindhoven over om de marathon structureel op te nemen in de gezondheidprogramma’s van de GGD en beweegprogramma’s op kindercentrai basisscholen (SPILcentra). Verder wordt gewerkt aan de claim ’Eindhoven Loopstad’ (zie: Atletiek Unie) en loopparcoursen in de va]ken bij SPILcentra. In financiÃńle zin wil SME de gemeentelijk subsidie laten groeien van 0 67.000 nu naar 6 200.000 in 200S (vervolgens t/m 2011 te indexeren), exclusief facijitaire kosten In samenhang daarmee wordt van de gemeente een bijdrage gevraagd in de professionalisering van het bureau via gelden of kostenloze detachering van ambtenaren bij SME 31. Atletiekunie

Met de directie van de Atletiekunie (KNAU) worden momenteel besprekingen gevoerd om voor Eindhoven de claim te leggen op de titel ’Eindhoven Loopstad’. Er wordt, zoals recentelijk vastgelegd in een gesprek tussen de SME, de gemeente Eindhoven, de directie van de Atletiek Unie en een vertegenwoordiging van de Eindhovense atletiekverenigingen, toegewerkt naar de ondertekening van een convenant met uitgewerkte aciiepunten. De ondertekening en daarmee titelverlening zal rond de a.s. marathon op 14 oktober 2007 gestalte krijgen. 3c. Seizoentijden Top-10 Qm deze verbeterslag te helpen realiseren wordt in eerste instantie het bedrijfsleven aangesproken. De SME slaagde er in het budget jaarlijks met 10 tot 15/o te laten groeien. Orn de aansluiting bij de top-10 te behouden blijft het de doelstelling de groei van de bijdragen vanuit het bedrjjfsleven op dit nivo te handhaven. Daarnaast zal een beroep gedaan worden op andere daarvoor in aanmerking komende organisaties om een extra impuls te kunnen geven. Daarmee wordt beoogd jaarlijks drie lopers uit de Nederlandse Top-5 aan te kunnen trekken, alsmede internationale toppers die jaarlijks gemiddeld 10 seconden van de snelste Eindhovense parcourstijd afhalen Een dergelijke strategie garandeert weliswaar nog niet de absolute wereldtijd, maar verhoogt de kans daarop - bij wijze van spectaculaire uitschieter - aanzienlijk.

3d. Media

Het binnenhalen van nationale toppers en realiseren van wereldtijden, vergroot de kans op TV- minuten. Beoogd wordt tussen 2008 (NK) en 2011 te groeien naar jaarlijks minimaal 15 minuten NOS-tv en minimaal eenmaal internationale tv-exposure als gevolg van een wereldtijd.

w »o C +

h’aao<W

De ontwikkeling in cijfers De realisatie in de afgelopen 5 jaren, c,q. de begrotingen voor de komende 5 jaren laten het volgende beeld zien.

Begroting

x 1,000 2002 2003 2004 2605 2006 2007 2OOS 2009 20"lG 2011

totaal, wv 366 460 490 666 670 705 900 950 1.000 1.050

lopersveid 145 200 165 260’ 240 300 345 390 415 440 * De Lage Landen gaf eenmalig een extra bedrag ten behoeve van versterking van het toplopersveld, * Bijgesteld budget 2007 – QARATKON

2002

2004 2006

.:. :-’EINDHOVEN

3en6km nieuwe onderden TOTAAL

bezoekeraantal otaal bud et

2087"

2008

2009

2018

2G’l1

Begroting

head from start to finish

antal deelnemers marathon halve marathon

1.050 1.200 5.500 6.500 4.000 5.800

’l.500 7.000 6.200

1.650 7.600 6 500

8.300 10.560 13.500

14.700

15.650

900 4.600 2.800

100.000

pnl

’l SGG

8 000 6.800 pm

16.300

130.GGO 150 000 140.000 l45.000 150.000

65.000 490.000

670.000 705.000 900.000 950.000

1.950 8.500 7.10G prn

17.650

2.000 9.000 7.400 pfn

$8.400

156.000 160.000 1.000.000 1.G50.000

De voor 2007 begrote bedragen en aantallen eelnerners worden in e realisatie ruim overschreden d t"d

2,10.’l2 2.09.20 2,08.18 3 10,05 2.37.33 2.54,34 Top-20

2.08 10 2.35.00

2.34.GO

Top-15 Top-1 0 Top-10

Top-10

2.07.59

2.07.60 2.33.00

l60

150

150

7 pm

10 pm

pnl

10

2.07.40 2.31.30

2.07 30 2.30.00

Top-S

Top-8

150 15 10

160 15 1G

Eindhoven Eindhoven Eindhoven Eindhoven Eindhoven LOO stad LOO stad LOO stad Loo stad Loo stad Eindhoven, juli 2007 Bestuur Stichting Marathon Eindhoven