1 Inhoudstafel 7 Inhoudstafel DEEL 1 Gevallenstudie: voorstelling van de onderneming Protoy Fictivo BVBA 1 De start Een boekhoudpakket kiezen en van s...
De start............................................................................................................... 13 Een boekhoudpakket kiezen en van start gaan.............................................. 14 2.1 2.2 2.3
3 4
6.3
Werken met ProAcc
Inleiding ............................................................................................................. 67 Hoe gebruikt u dit praktijkboek ....................................................................... 68 Opstarten van ProAcc ...................................................................................... 70 Algemene gebruiksregels ................................................................................ 71 4.1 4.2
5
Aankopen en verkopen van handelsgoederen, diensten en diverse goederen .. 60 Kortingen en terugzendingen bij aankopen ........................................................ 60 6.2.1 Kortingen bij aankopen........................................................................... 60 6.2.2 Uitgaande terugzendingen van handelsgoederen .................................. 61 Kortingen en terugzendingen bij verkopen ......................................................... 61 6.3.1 Kortingen bij verkopen............................................................................ 61 6.3.2 Inkomende terugzendingen .................................................................... 62
Oprichting .......................................................................................................... 21 Overname.......................................................................................................... 22 Het begin van de gevallenstudie ........................................................................ 35 4.3.1 Boeking van de oprichting ...................................................................... 35 4.3.2 Afdrukken van de dagboeken ................................................................. 36 4.3.3 Afdrukken van de balans en de resultatenrekening per 31 januari 2000 . 42
Het boekhoudplan en de rubrieken ................................................................. 46 Toelichting bij het rekeningenstelsel .............................................................. 60 6.1 6.2
7 8
De keuze van het boekhoudpakket .................................................................... 14 ProAcc gebruiksklaar maken ............................................................................. 16 Van start gaan met de gevallenstudie Protoy Fictivo.......................................... 16
Het assortiment ................................................................................................. 18 De oprichting van Protoy Fictivo: de beginbalans na de oprichting ............ 21 4.1 4.2 4.3
5 6
Gevallenstudie: voorstelling van de onderneming Protoy Fictivo BVBA
Algemene gebruiksregels voor muisgebruikers.................................................. 71 Algemene gebruiksregels voor toetsenbordgebruikers ...................................... 71
Schermindeling .................................................................................................. 73 Opdrachten selecteren via de Reisgids Boekhouding ........................................ 74 Opdrachten selecteren via de Menubalk ............................................................ 75 Schermen openen door gebruik van de werkbalk .............................................. 75 Iconen om een opdracht te valideren of te annuleren ........................................ 77
8
6
Computerboekhouden met ProAcc
Invoeren van gegevens .................................................................................... 78 6.1 6.2 6.3 6.4
7
Schermen en invulvelden ................................................................................. 83 7.1 7.2 7.3
7.4
7.5
7.6 7.7
8
8.2
Leveranciers- en klantfiche ................................................................................126 8.1.1 Een fiche opvragen .................................................................................126 8.1.2 Een fiche wijzigen ...................................................................................128 8.1.3 Detail boekhouding .................................................................................129 8.1.4 Jaaroverzicht ..........................................................................................130 8.1.5 Algemene rekeningen op leveranciers- of klantfiches ............................131 8.1.6 Leveringsadressen .................................................................................132 8.1.7 Detail order .............................................................................................133 De dagboeken ....................................................................................................133 8.2.1 Details uit de dagboeken ........................................................................133 8.2.2 Volledige dagboeken ..............................................................................136
Bijwerken van dagboeken .............................................................................. 138 9.1 9.2
10 11
Leveranciersfiches beheren .................................................................................84 7.1.1 De invulvelden ..........................................................................................84 7.1.2 De gevoelige knoppen ..............................................................................89 Klantfiches beheren .............................................................................................91 7.2.1 De invulvelden ..........................................................................................92 7.2.2 De gevoelige knoppen ..............................................................................96 Het Aankoopdagboek beheren ............................................................................98 7.3.1 Het boekingsdeel van het scherm ..........................................................107 7.3.2 Invulvelden voor de BTW .......................................................................112 7.3.3 Sjablonen................................................................................................112 Het Verkoopdagboek beheren ...........................................................................106 7.4.1 Het boekingsdeel van het scherm ..........................................................109 7.4.2 Invulvelden voor de BTW .......................................................................112 7.4.3 Sjablonen................................................................................................112 Het Financieel Dagboek beheren.......................................................................113 7.5.1 Invulvelden met betrekking tot de basisgegevens ..................................114 7.5.2 Invulvelden met betrekking tot de boeking .............................................115 7.5.3 Invulvelden met betrekking tot de btw ....................................................118 Het Dagboek Diversen beheren .........................................................................119 7.6.1 Invulvelden met betrekking tot de basisgegevens ..................................120 7.6.2 Invulvelden met betrekking tot de tegenrekeningen ...............................121 De Algemene rekeningfiche beheren .................................................................123
Opvragen, wijzigen en overzichten ............................................................... 126 8.1
9
Invulvelden ...........................................................................................................78 Invullen van data ..................................................................................................78 Aanvinkvakjes en keuzerondjes ...........................................................................78 6.3.1 Aanvinkvakjes...........................................................................................79 6.3.2 Keuzerondjes ............................................................................................79 Vervolgkeuzelijsten en selectielijsten ...................................................................79 6.4.1 Vervolgkeuzelijsten (Drop down list boxes) ..............................................79 6.4.2 Vervolgkeuzelijsten met invoerbak (Drop down combo boxes) ................80 6.4.3 Selectielijsten............................................................................................80
Controle van boekingen vóór bijwerking ............................................................138 Bijwerken van boekingen en nieuwe controles ..................................................138
De helpfunctie ................................................................................................. 141 Synthese ......................................................................................................... 142
Inhoudstafel
DEEL 3 1 2
2.2
2.3
DEEL 4
Ontleding van de te boeken documenten......................................................... 338 ProAcc: boeking van verkoopfacturen en uitgaande creditnota’s ..................... 338 Ontleding van de te boeken documenten......................................................... 348 ProAcc: boeking van bankafschriften en kasverslagen .................................... 348
Afpunten van leveranciers – en klantenrekeningen, vervaldagenlijsten ... 368 Correcties en controles vóór bijwerking....................................................... 372 Bijwerken ......................................................................................................... 373 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7
8 9 10 11
Ontleding van de te boeken documenten......................................................... 313 ProAcc: boeking van aankoopfacturen en inkomende creditnota’s .................. 313
Inleiding: de situatie op 31 oktober ............................................................... 311 Dagelijkse verrichtingen: aankopen .............................................................. 313 2.1 2.2
Waarom bijwerken ........................................................................................... 373 Wat kunt u niet meer doen na bijwerking ......................................................... 373 Wat kunt u wel nog doen na bijwerking ............................................................ 373 Wanneer gaat u over tot het bijwerken van dagboeken ................................... 373 Hoe werkt u een periode bij ............................................................................. 374 Hoe kunt u makkelijk zien welke periodes zijn bijgewerkt ................................ 374 Rapporten die ter beschikking komen na bijwerking ........................................ 374
Manueel afpunten van algemene rekeningen na bijwerking ....................... 375 Controles na bijwerking ................................................................................. 377 Afdrukken na bijwerking ................................................................................ 378 Synthese .......................................................................................................... 379
10
Computerboekhouden met ProAcc
DEEL 5 1 2
Inleiding: de beginsituatie op 1 december.................................................... 401 Dagelijkse verrichtingen: aankopen .............................................................. 402 2.1 2.2
3
6.2 6.3
8.2 8.3 8.4
Het nieuwe boekjaar voorbereiden ....................................................................464 8.1.1 Nieuwe periodes aanmaken ...................................................................464 8.1.2 Het nieuwe boekjaar in de instellingen ...................................................465 8.1.3 Het nieuwe boekjaar voor de afschrijvingen ...........................................466 Opdrachten in het Aankoopdagboek en loon- of weddenstaat ..........................467 8.2.1 Loon- of weddenstaat en factuur van het sociaal secretariaat ...............467 8.2.2 Aankoop voor commissie .......................................................................472 Opdrachten in het Verkoopdagboek ..................................................................475 Opdrachten in het Financieel Dagboek ..............................................................475
Semi-automatische ingave van veel voorkomende boekingen .................. 476 Synthese .......................................................................................................... 477
DEEL 6 1 2
Vervaldaglijsten ..................................................................................................456 6.1.1 Leveranciers ...........................................................................................456 6.1.2 Klanten ..................................................................................................457 Afdrukken van aanmaningen .............................................................................457 Teksten van aanmaningen aanmaken ...............................................................461
Bijwerking, afpunten en afdrukken................................................................ 463 Toch al in januari 2001 boeken ...................................................................... 464 8.1
9 10
Overzicht van de verrichtingen...........................................................................450 ProAcc: boekingen in het dagboek diversen ......................................................450
Vervaldaglijsten en aanmaningen ................................................................. 456 6.1
7 8
Ontleding van de te boeken documenten ..........................................................436 ProAcc: boeking van bankafschriften en kasverslagen......................................436
Dagelijkse diverse verrichtingen ................................................................... 450 5.1 5.2
6
Ontleding van de te boeken documenten ..........................................................426 ProAcc: boeking van verkoopfacturen en uitgaande creditnota’s ......................426
Ontleding van de te boeken documenten en keuze van nieuwe periode ...........402 ProAcc: boeking van aankoopfacturen en inkomende creditnota’s ...................402
Afsluitverrichtingen en opening van het nieuwe boekjaar
Inleiding ........................................................................................................... 519 Afsluitverrichtingen op 31 december ............................................................ 521 2.1 2.2
2.3 2.4
1e proef- en saldibalans vóór de inventaris .......................................................521 De inventarisboekingen uitvoeren ......................................................................522 2.2.1 Registratie van de voorraadwijziging van handelsgoederen ..................522 2.2.2 Inventaris in verband met overlopende rekeningen ................................523 2.2.3 Inventaris in verband met schulden, vorderingen en financiële rekeningen ..............................................................................................527 2.2.4 Inventaris in verband met de vaste activa ..............................................534 2e proef- en saldibalans na de inventaris ..........................................................546 Geraamde belastingen en resultaatverwerking..................................................547
Inhoudstafel
3
Afsluiting van het boekjaar ............................................................................ 552 3.1 3.2 3.3
3.4 3.5
4 5 6
Parameters vooraf en tijdens het boeken......................................................... 571 Parameters beheren ........................................................................................ 572 2.2.1 Parameters vóór het boeken ................................................................ 572 2.2.2 Parameters tijdens het boeken ............................................................. 582
Een nieuw dossier aanmaken ........................................................................ 567 Het nieuw dossier gebruiksklaar maken ....................................................... 571 2.1 2.2
3
Voorbereiding van de afsluiting ........................................................................ 552 Afsluiting van de periodes ................................................................................ 553 BTW-verplichtingen voorafgaand aan de afsluiting van het huidige boekjaar ... 554 3.3.1 BTW-klantenlisting ............................................................................... 554 3.3.2 Fiches 281.50....................................................................................... 554 3.3.3 BTW-aangifte voor het laatste kwartaal ................................................ 555 De definitieve afsluiting .................................................................................... 555 3.4.1 Wat gebeurt er als het huidige boekjaar definitief afgesloten wordt ...... 555 3.4.2 Definitieve afsluiting zelf van het huidige boekjaar ............................... 555 Nummering van documenten in het nieuwe boekjaar....................................... 557
Afdrukken van de balans en de resultatenrekening .................................... 559 Openingsbalans in het nieuwe boekjaar ....................................................... 560 Synthese .......................................................................................................... 565
