OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
Halaman: 1 / 9
BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI
No. Semakan: 02
Kod Dokumen: UPM/OPR/BKU/AK04/SIASATAN ARAHAN KERJA SIASATAN DALAMAN
No. Isu: 02 Tarikh: 30/01/2012
1.0 TUJUAN Arahan kerja ini bertujuan untuk menerangkan tatacara pengendalian siasatan dalaman yang dijalankan ke atas laporan yang diterima daripada pelanggan. 2.0 SKOP Skop arahan kerja ini merangkumi semua tindakan yang dijalankan ke atas laporan yang diterima daripada pelanggan dan laporan yang dimajukan oleh unit-unit lain di dalam Bahagian Keselamatan.
AL
3.0 DOKUMEN RUJUKAN
Tajuk Dokumen
KA
W
Nombor Dokumen
Manual Kualiti Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 -Kaedah-kaedah Universiti Putra Malaysia (tatatertib) Pelajar-pelajar 2005 -Universities and University Colleges Act 1971 (Act 30) -Perlembagaan Universiti Putra Malaysia Kanun Acara Jenayah Akta 953 (semua pindaan hingga April 2006) Arahan Kerja Pengendalian Barang Kes Arahan Tetap Operasi (S.O.P)
TI
D
AK
TE
R
UPM/PGR/MK/001 -
M
EN
-
D
O
KU
UPM/OPR/BKU/AK04/BRG-KES UPM/OPR/BKU/AT01/SOP 4.0 TERMINOLOGI / SINGKATAN : BHEP PGH KB PK PPK Ketua PTJ PP Pelanggan / Pengadu
-
JKPAU ADU PYB
-
Bahagian Hal Ehwal Pelajar Pengarah Ketua Bahagian Pegawai Keselamatan Penolong Pegawai Keselamatan Dekan/Ketua Bahagian/Pengetua/Ketua Jabatan Pegawai Penyiasat Pegawai, pelajar, orang awam dan unit-unit dalam Bahagian Keselamatan Jawatankuasa Pengurusan Aset Universiti Audit Dalam Universiti Pegawai Yang Bertanggungjawab
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
Halaman: 2 / 9
BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI
No. Semakan: 02
Kod Dokumen: UPM/OPR/BKU/AK04/SIASATAN ARAHAN KERJA SIASATAN DALAMAN
No. Isu: 02 Tarikh: 30/01/2012
5.0 TANGGUNGJAWAB
D
O
KU
M
EN
TI
D
AK
TE
R
KA
W
AL
PGH, KB, PK, PPK, PP, Pelanggan / Pengadu, JKPAU, ADU dan PYB yang terlibat dengan proses ini bertanggungjawab menentukan arahan kerja Pengendalian Siasatan Dalaman ini dilaksanakan.
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
Halaman: 3 / 9
BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI
No. Semakan: 02
Kod Dokumen: UPM/OPR/BKU/AK04/SIASATAN ARAHAN KERJA SIASATAN DALAMAN
No. Isu: 02 Tarikh: 30/01/2012
7.1
Terima Laporan
7.2
Laksanakan Siasatan Awal
7.3
Kenalpasti Kes
7.4
KA
W
Mula
AL
6.0 CARTA ALIR
Tidak
Pasti?
TE
R
7.5
7.6
TI
D
Majukan Laporan kepada PP
AK
Ya
7.7
Tindakan
7.15
Polis
7.16
EN
Laksanakan Siasatan Lanjut
7.8
O
KU
M
Majukan Laporan kepada PGH/KB/PK/PPK
7.9
Pasti?
7.10
D
Majukan Laporan kepada PGH/KB/PK/PPK
Ya
Pelajar
7.11
Staf
7.12
BHEP
7.13
Pendaftar/JKPAU/ADU/KJ
7.14
Rekod
7.17
Tamat 7.18
7.0
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
Halaman: 4 / 9
BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI
No. Semakan: 02
Kod Dokumen: UPM/OPR/BKU/AK04/SIASATAN ARAHAN KERJA SIASATAN DALAMAN
No. Isu: 02 Tarikh: 30/01/2012
PROSES TERPERINCI Tindakan
Tanggungjawab
7.1
Mula
7.2
Terima Laporan PP
KA
Laksanakan Siasatan Awal
R
7.3
W
AL
7.2.1 Menerima laporan kejadian daripada pelanggan atau enerima laporan kejadian dan arahan daripada PGH / KB / PK / PPK dalam bentuk lisan atau secara bertulis untuk membuat siasatan awal.
PP
EN
TI
D
AK
TE
7.3.1 Pergi ke tempat kejadian, mengambil catatan, mendapatkan maklumat, mendapatkan barang bukti sekiranya ada, mengenalpasti kesan-kesan kejadian, membuat lakaran tempat kejadian dan merakamkan gambar di tempat kejadian.
PP
KU
M
7.3.2 Sekiranya barang bukti dapat ditemui di tempat kejadian Anggota perlu mengisi butir-butir barang kes ke dalam Borang Laporan Barang Kes (OPR/BKU/BR04/BRG-KES).
D
O
Sila Rujuk - Arahan Kerja Pengendalian Barang Kes (UPM/OPR/BKU/AK04/BRG- KES). 7.3.3 Dapatkan maklumat daripada saksi-saksi dan orang yang disyaki. 7.4
Kenalpasti Kes 7.4.1
7.5
PP
Satu laporan lengkap menggunakan Borang Siasatan Awal (OPR/BKU/BR04/AWAL) akan dimajukan kepada PGH / KB / PK / PPK untuk dikenalpasti samada kes perlu dibuat siasatan dalaman.
PP
Pasti ? 7.5.1 Jika ya, ikut langkah 7.6. 7.5.2 Jika tidak, ikut langkah 7.14.
PGH / KB / PK / PPK
7.6
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
Halaman: 5 / 9
BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI
No. Semakan: 02
Kod Dokumen: UPM/OPR/BKU/AK04/SIASATAN ARAHAN KERJA SIASATAN DALAMAN
No. Isu: 02 Tarikh: 30/01/2012
Majukan Laporan kepada PP 7.6.1 Laporan kejadian dimajukan untuk melaksanakan siasatan lanjut. Laksanakan Siasatan Lanjut PP
7.7.2 Buka fail kes (kertas siasatan).
PP
AL
7.7.1 Menerima laporan kejadian dan arahan daripada PGH/KB/PK/PPK untuk melaksanakan siasatan.
W
7.7
PGH / KB / PK / PPK
PP
R
KA
7.7.3 Sediakan Diari Siasatan (OPR/BKU/BR04/DIARI SIASATAN) (jika perlu) dan siasatan lanjut akan dijalankan.
PP
EN
TI
D
AK
TE
7.7.4 Mengambil keterangan daripada saksi dengan menggunakan Borang Penyataan (OPR/BKU/BR04/NYATA). Selepas selesai keterangan diambil baca semula keterangan yang diambil tadi kepada saksi dan minta saksi menandatangani Borang Penyataan.
PP
D
O
KU
M
7.7.5 Jika orang yang disyaki/suspek dikenalpasti, dikehendaki membuat soal siasat. Jika orang yang disyaki/suspek mengakui kesalahannya, dikehendaki mengisi Borang Pengakuan (OPR/BKU/BR04/AKUAN) dan menandatangani Borang Pengakuan. 7.6.6 Sediakan laporan hasil siasatan. 7.8
Majukan Laporan kepada PGH/KB/PK/PPK 7.8.1 Kertas siasatan akan dimajukan kepada PGH/KB/PK/PPK.
7.9
PP
PP
Kenalpasti Kes 7.9.1 Satu laporan lengkap menggunakan Borang Hasil Siasatan (OPR/BKU/BR04/SIASAT) akan dimajukan kepada PGH / KB / PK / PPK untuk dikenalpasti kes samada lapor kepada HEP / Pendaftar / Ketua Jabatan / Jawatankuasa Pengurusan Aset Universiti / Audit Dalam Universiti.
PGH / KB / PK / PPK
7.10
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
Halaman: 6 / 9
BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI
No. Semakan: 02
Kod Dokumen: UPM/OPR/BKU/AK04/SIASATAN ARAHAN KERJA SIASATAN DALAMAN
No. Isu: 02 Tarikh: 30/01/2012
Pasti ? PGH / KB / PK / PPK
7.10.1 Jika ya melibatkan Pelajar, ikut langkah 7.11. 7.10.2 Jika ya melibatkan Staf, ikut langkah 7.12. 7.11
Pelajar
Staf
KA
7.12
TE
R
7.12.1 Kes melibatkan staf hendaklah dilaporkan kepada Pendaftar / Pendaftar / JKPAU / ADU / KJ.
PGH / KB / PK / PPK
AK
Lapor kepada BHEP
D
7.13
PGH / KB / PK / PPK
W
AL
7.11.1 Kes yang melibatkan Pelajar hendaklah dilaporkan kepada BHEP.
PGH / KB / PK / PPK
KU
Lapor kepada Pendaftar / JKPAU / ADU / KJ
D
7.14
M
EN
TI
7.13.1 Kes yang melibatkan Pelajar, PGH / KB / PK / PPK akan memajukan laporan hasil siasatan kepada BHEP untuk tindakan selanjutnya.
PGH / KB / PK / PPK
7.15.1 Kes akan direkodkan
PP
O
7.14.1 Kes yang melibatkan staf, PGH / KB / PK / PPK akan memajukan laporan hasil siasatan kepada Pendaftar / JKPAU / ADU / KJ. 7.15
Tindakan
7.15.2 Kes yang memerlukan tindakan Polis hendaklah mendapatkan kelulusan PGH / KB / PK / PPK. 7.16
Lapor kepada Polis 7.16.1 Kes dilaporkan kepada pihak Polis untuk tindakan selanjutnya.
PP
7.17
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
Halaman: 7 / 9
BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI
No. Semakan: 02
Kod Dokumen: UPM/OPR/BKU/AK04/SIASATAN ARAHAN KERJA SIASATAN DALAMAN
No. Isu: 02 Tarikh: 30/01/2012
Rekod 7.17.1 Kertas siasatan hendaklah direkodkan dan disimpan di dalam Kabinet Fail Unit Tugas Khas. 7.17.2 Laporan Kejadian dan laporan siasatan awal disimpan di Bilik Dokumen dan Rekod.
O
KU
M
EN
TI
D
AK
TE
R
KA
W
AL
Tamat
D
7.18
PP
PT (PO)
8.0
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
Halaman: 8 / 9
BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI
No. Semakan: 02
Kod Dokumen: UPM/OPR/BKU/AK04/SIASATAN ARAHAN KERJA SIASATAN DALAMAN
No. Isu: 02 Tarikh: 30/01/2012
REKOD KUALITI
Bil
Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
1
UPM/PEND/BKU/LAPORAN KEJADIAN
PT (PO)
PYB
Laporan Kejadian Laporan Kejadian (OPR/BKU/BR01/KEJADIAN) Laporan Siasatan Awal (OPR/BKU/BR04/AWAL)
Tempat dan Tempoh Simpanan Bilik Dokumen dan Rekod
Kuasa Melupus PGH
UPM/PEND/BKU/SIASAT/KES--/--
PP
PYB
R
2
KA
W
AL
Kekal
PGH
D
Kekal
D
O
KU
M
EN
TI
Borang Hasil Siasatan (OPR/BKU/BR04/SIASAT) Laporan Kejadian (OPR/BKU/BR01/KEJADIAN) Borang Laporan Siasatan Awal (OPR/BKU/BR04/AWAL) Borang Penyataan (OPR/BKU/BR04/NYATA) Borang Pengakuan (OPR/BKU/BR04/AKUAN) Diari Siasatan (OPR/BKU/BR04/DIARI SIASATAN) Borang Laporan Barang Kes (OPR/BKU/BR04/BRG-KES)
AK
TE
Kertas Siasatan
Kabinet Fail Unit Tugas Khas
3
Buku Laporan Tugas Harian
PP
PYB
Kabinet Fail Unit Tugas Khas 3 tahun
PGH
9.0
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
Halaman: 9 / 9
BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI
No. Semakan: 02
Kod Dokumen: UPM/OPR/BKU/AK04/SIASATAN ARAHAN KERJA SIASATAN DALAMAN
No. Isu: 02 Tarikh: 30/01/2012
SEJARAH SEMAKAN No. Semakan
No. CPD
Kelulusan Mesyuarat
Disedia dan Disemak
Dilulus/ Diluluskan Semula
Tarikh Kuatkuasa
02
00
-
Keluaran Pertama untuk satu persijilan
PGH
WP
03/01/2011
02
01
4 & 11/2011
Mesyuarat Pengurusan BKU bil 2/2011 & 3/2011
PGH
WP
08/08/2011
02
02
6/2012
Mesyuarat Pengurusan BKU bil 4/2011
WP
30/01/2012
AL
No. Isu
D
O
KU
M
EN
TI
D
AK
TE
R
KA
W
PGH
